Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka:

1.1. kārtību, kādā legalizē Latvijā izsniegtu publisku dokumentu, kuru paredzēts izmantot valstī, kas nav 1961. gada 5. oktobra Hāgas konvencijas par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu dalībvalsts (turpmāk – ārvalsts);

1.2. kārtību, kādā legalizē ārvalstī izsniegtu publisku dokumentu tā izmantošanai Latvijā;

1.3. kārtību, kādā pieņem lēmumu atteikt legalizāciju;

1.4. valsts nodevas apmēru par publiska dokumenta legalizāciju, tās samaksas kārtību un atbrīvojumus no valsts nodevas;

1.5. iesnieguma veidlapas paraugu.

2. Latvijā un ārvalstī izsniegta publiska dokumenta (turpmāk – dokuments) legalizāciju nodrošina:

2.1. Ārlietu ministrijas Konsulārais departaments (turpmāk – departaments):

2.1.1. Latvijā izsniegtam dokumentam, ko paredzēts izmantot ārvalstī;

2.1.2. ārvalstī izsniegtam dokumentam, kas legalizēts attiecīgajā ārvalstī un ko paredzēts izmantot Latvijā;

2.1.3. Latvijā akreditētas diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības izsniegtam vai legalizētam dokumentam, ko paredzēts izmantot Latvijā;

2.1.4. diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības, kas nav akreditēta Latvijā, legalizētam attiecīgās ārvalsts dokumentam, ko paredzēts izmantot Latvijā, ja to nav iespējams legalizēt attiecīgās ārvalsts Latvijā akreditētajā diplomātiskajā un konsulārajā pārstāvniecībā.

2.2. Latvijas Republikas diplomātiskā un konsulārā pārstāvniecība (turpmāk – pārstāvniecība):

2.2.1. Latvijā izsniegtam dokumentam, ko paredzēts izmantot akreditācijas valstī;

2.2.2. pārstāvniecības akreditācijas valsts izsniegtam dokumentam, kas ir legalizēts attiecīgajā ārvalstī un ko paredzēts izmantot Latvijā;

2.2.3. citas valsts, kas nav akreditācijas valsts, izsniegtam dokumentam, kas legalizēts attiecīgās valsts diplomātiskajā un konsulārajā pārstāvniecībā akreditācijas valstī un ko paredzēts izmantot Latvijā.

(Grozīts ar MK 14.03.2023. noteikumiem Nr. 117)

3. Ārvalstī izsniegtu dokumentu Latvijā legalizē pēc tam, kad dokumenta izdevējvalsts kompetentā iestāde ir apliecinājusi:

3.1. dokumentu parakstījušās amatpersonas paraksta īstumu un statusu (amatu);

3.2. uz dokumenta esošā zīmoga vai spiedoga nospieduma īstumu.

4. Dokumentu legalizē, apliecinot dokumentu parakstījušās amatpersonas paraksta parauga un uz dokumenta esošā zīmoga vai spiedoga nospieduma (turpmāk – paraksta paraugs) atbilstību Ārlietu ministrijas rīcībā esošajam attiecīgās amatpersonas paraksta paraugam vai pēc rakstiska apstiprinājuma saņemšanas no izdevējvalsts iestādes vai izdevējvalsts diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības par dokumentu parakstījušās amatpersonas paraksta un uz dokumenta esošā zīmoga vai spiedoga nospieduma īstumu.

(MK 14.03.2023. noteikumu Nr. 117 redakcijā)

5. Legalizācijai nepieciešamo amatpersonas paraksta paraugu Ārlietu ministrija pieprasa un saņem no Latvijas un ārvalsts valsts iestādēm. Amatpersonu paraksta paraugi pastāvīgi tiek glabāti Ārlietu ministrijā.

6. Ārlietu ministrija un Latvijas Zvērinātu notāru padome Dokumentu legalizācijas likumā noteikto funkciju veikšanai savstarpēji apmainās ar Latvijas amatpersonu paraksta paraugiem.

7. Dokumenta legalizācijai iesniedz publiska dokumenta legalizācijas pieteikumu (​pielikums) un legalizējamo dokumentu.

(MK 14.03.2023. noteikumu Nr. 117 redakcijā)

7.¹ Dokumenta legalizācijas procesā departamenta un pārstāvniecības konsulārā amatpersona (turpmāk – konsulārā amatpersona) dokumenta iesniedzēja identitāti pārbauda, iesniedzot vai saņemot dokumentu.

(MK 14.03.2023. noteikumu Nr. 117 redakcijā)

8. Konsulārā amatpersona izvērtē dokumentu atbilstoši Dokumentu legalizācijas likuma prasībām un veic šādas darbības:

8.1. legalizē dokumentu;

8.2. pieņem lēmumu pagarināt legalizācijas pieteikuma izskatīšanas termiņu;

8.3. pieņem lēmumu atteikt dokumenta legalizāciju.

(MK 14.03.2023. noteikumu Nr. 117 redakcijā)

9. Dokumentu izskata un legalizē piecu darbdienu vai divu stundu laikā pēc visu šajos noteikumos minēto prasību izpildes, izņemot gadījumus, ja konsulārā amatpersona konstatē šo noteikumu 10., 11. vai 12. punktā minētos apstākļus.

(MK 14.03.2023. noteikumu Nr. 117 redakcijā)

10. Legalizācijas pieteikuma izskatīšanas termiņš var tikt pagarināts, ja konsulārajai amatpersonai nepieciešams:

10.1. izprasīt tās amatpersonas paraksta paraugu, kura dokumentu ir parakstījusi, apliecinājusi vai legalizējusi;

10.2. izvērtēt, vai legalizācijai iesniegtais dokuments atbilst Dokumentu legalizācijas likumā minētajām prasībām;

10.3. veikt papildu pārbaudes saskaņā ar šo noteikumu 11. punktu.

11. Konsulārā amatpersona veic nepieciešamās papildu pārbaudes, ja:

11.1. rodas pamatotas šaubas par legalizācijai iesniegtā dokumenta īstumu;

11.2. rodas pamatotas šaubas par dokumentu parakstījušās amatpersonas paraksta parauga īstumu;

11.3. pastāv apstākļi, kas paredz attiecīgu dokumenta veidu izvērtēt padziļināti, lai novērstu ar dokumentu aprites drošību saistītus riskus;

11.4. to ir lūgušas dokumenta izdevējvalsts kompetentās iestādes.

12. Konsulārā amatpersona pieņem lēmumu atteikt dokumenta legalizāciju, ja:

12.1. dokuments nav legalizējams saskaņā ar Dokumentu legalizācijas likumu;

12.2. Ārlietu ministrijas rīcībā nav tās Latvijas vai ārvalsts amatpersonas paraksta parauga, kura dokumentu parakstījusi, apliecinājusi vai legalizējusi, un pēc Ārlietu ministrijas pieprasījuma attiecīgā Latvijas iestāde minēto paraugu vai šo noteikumu 4.2. apakšpunktā minēto rakstisko apstiprinājumu nav iesniegusi viena mēneša laikā, bet ārvalsts iestāde – triju mēnešu laikā;

12.3. Latvijas vai ārvalsts amatpersonas paraksta paraugs uz legalizācijai iesniegtā dokumenta neatbilst Ārlietu ministrijas rīcībā esošajam attiecīgās amatpersonas paraksta paraugam;

12.4. nav iespējams identificēt uz legalizācijai iesniegtā dokumenta esošo amatpersonas vārdu un uzvārdu vai parakstu, kas apliecinājusi vai legalizējusi dokumentu;

12.5. veicot papildu pārbaudes, no kompetentās iestādes:

12.5.1. tiek saņemta atbilde, kas liedz dokumentu legalizēt;

12.5.2. triju mēnešu laikā atbilde netiek saņemta.

(Grozīts ar MK 14.03.2023. noteikumiem Nr. 117)

13. Lēmums par dokumenta legalizācijas atteikumu un legalizācijas pieteikuma izskatīšanas termiņa pagarināšanu ir administratīvs akts, un to var apstrīdēt, iesniedzot departamenta direktoram attiecīgu iesniegumu. Departamenta direktora pieņemto lēmumu var pārsūdzēt Administratīvajā rajona tiesā.

14. Legalizācijas uzrakstu izvieto uz dokumenta un to veido:

14.1. tā departamenta vai tās pārstāvniecības nosaukums, kas legalizējusi dokumentu;

14.2. legalizācijas reģistrācijas numurs;

14.3. datums, kad dokuments legalizēts;

14.4. tās amatpersonas vārds, uzvārds un amats, kura legalizējusi dokumentu;

14.5. tās amatpersonas paraksts, kura legalizējusi dokumentu;

14.6. tā departamenta vai tās pārstāvniecības ģerboņzīmogs, kas dokumentu legalizējusi.

(Grozīts ar MK 14.03.2023. noteikumiem Nr. 117)

15. Ja uz dokumenta nav pietiekami daudz vietas, legalizācijas uzrakstu noformē uz atsevišķas lapas un pievieno dokumentam ar tehniski noturīgiem līdzekļiem (piemēram, caurauklo).

16. Dokumentu reģistrē elektroniskajā Dokumentu legalizācijas sistēmā. Dokumentu legalizācijas sistēmu uztur Ārlietu ministrija.

17. Iesniegto dokumentu vai lēmumu par atteikumu dokumentu legalizēt un pievienotos dokumentus izsniedz dokumentu iesniedzējam vai arī iesniegumā norādītajai personai.

(MK 14.03.2023. noteikumu Nr. 117 redakcijā)

18. Valsts nodeva par dokumenta legalizāciju ir:

18.1. piecu darbdienu laikā – 25,00 euro;

18.2. divu stundu laikā – 40,00 euro.

(Grozīts ar MK 14.03.2023. noteikumiem Nr. 117)

19. Valsts nodevu valsts budžetā iemaksā pirms dokumenta legalizācijas.

(MK 14.03.2023. noteikumu Nr. 117 redakcijā)

20. Valsts nodevu persona maksā, izmantojot normatīvajos aktos par Ārlietu ministrijas konsulārās atlīdzības cenrādi un kārtību, kādā tiek iekasēta konsulārā atlīdzība un valsts nodevas, noteiktos maksājumu pakalpojumu veidus.

21. Ja pieņemts lēmums par legalizācijas atteikumu vai legalizācijas termiņa pagarinājumu, valsts nodevu neatmaksā.

22. Departamenta direktors vai viņa pilnvarota amatpersona var pieņemt lēmumu par personas atbrīvošanu no valsts nodevas samaksas saskaņā ar Latvijas Republikai saistošajiem starptautiskajiem līgumiem vai valsts interesēs. Pamatojoties uz argumentētu personas iesniegumu, departamenta direktors vai viņa pilnvarota amatpersona var pieņemt lēmumu par personas atbrīvošanu no valsts nodevas samaksas humānu apsvērumu dēļ.

(MK 14.03.2023. noteikumu Nr. 117 redakcijā)

23. Atzīt par spēku zaudējušiem:

23.1. Ministru kabineta 2012. gada 20. marta noteikumus Nr. 186 "Publisku dokumentu legalizācijas noteikumi" (Latvijas Vēstnesis, 2012, 47. nr.; 2017, 21. nr.);

23.2. Ministru kabineta 2012. gada 20. marta noteikumus Nr. 187 "Noteikumi par valsts nodevu par publiska dokumenta legalizāciju" (Latvijas Vēstnesis, 2012, 47. nr.; 2013, 188. nr.; 2017, 21. nr.).

24. Noteikumi stājas spēkā 2019. gada 1. jūlijā.