Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka nederīgo dokumentu un to neaizpildīto veidlapu veidus, kas iekļaujami nederīgo dokumentu reģistrā (turpmāk – reģistrs), kārtību, kādā reģistrā iekļauj ziņas par šiem dokumentiem un veidlapām, kā arī reģistra izveidošanas, uzturēšanas un izmantošanas kārtību.

2. Reģistrs ir valsts informācijas sistēmas “Integrētā iekšlietu informācijas sistēma” sastāvdaļa, kurā iekļautas ziņas par nederīgajiem Latvijas Republikas un ārvalstu personu apliecinošiem dokumentiem, tiesības apliecinošiem dokumentiem un to veidlapām (turpmāk – dokuments).

(MK 11.11.2008. noteikumu Nr.928 redakcijā)

3. Reģistrā iekļauj ziņas par šādiem dokumentiem:

3.1. pase;

3.2. personas apliecība;

3.3. atgriešanās apliecība;

3.4. transportlīdzekļa vadītāja apliecība;

3.5. jūrnieka grāmatiņa.

4. Reģistra izveides mērķis ir nodrošināt dokumentu, kā arī dokumentu statusu ietekmējošu juridisko faktu (turpmāk – notikums) vienotu datorizētu uzskaiti, lai novērstu dokumentu nelikumīgu izmantošanu.

5. Pamatojoties uz notikumu, dokumentam reģistrā piešķir šādu statusu:

5.1. nederīgs;

5.2. nav noteikts;

5.3. derīgs.

6. Valsts informācijas sistēmas “Integrētā iekšlietu informācijas sistēma” pārzinis un turētājs ir Iekšlietu ministrijas Informācijas centrs (turpmāk – centrs).

(MK 11.11.2008. noteikumu Nr.928 redakcijā)

7. Par ziņu ticamību, ievadi reģistrā un aktualizāciju vai ziņu sniegšanu centram ievadei reģistrā un aktualizācijai ir atbildīgs tās iestādes vai struktūrvienības vadītājs, kura ziņas ievada reģistrā un aktualizē vai sniedz centram ievadei reģistrā un aktualizācijai (turpmāk – iestāde).

8. Centrs ir tiesīgs pieprasīt un bez maksas saņemt no reģistra lietotājiem reģistra darbībai nepieciešamo informāciju.

9. Dokumenta statusu “nederīgs” reģistrā nosaka, ja ziņas par notikumu ar Latvijas Republikas dokumentu sniedz tā turētājs, par dokumenta glabāšanu atbildīgā persona vai iestāde, kā arī ja ziņas par notikumu ar ārvalstu dokumentu sniedz attiecīgā kompetentā ārvalsts iestāde. Statusu nosaka, pamatojoties uz šādiem notikumiem:

9.1. dokuments ir zudis;

9.2. dokuments nav nodots (bet normatīvajos aktos par attiecīgo doku­mentu izsniegšanu ir paredzēts to nodot) šādos gadījumos:

9.2.1. dokumenta turētāja nāve;

9.2.2. dokumenta turētāja tiesiskā statusa maiņa;

9.3. mainījies dokumenta turētāja vārds (vārdi) vai uzvārds, vai vārds (vārdi) un uzvārds un Latvijas Republikas dokuments ir tā turētāja rīcībā un nav anulēts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā;

9.4. dokuments ir anulēts (izņemot gadījumus, ja dokuments normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos atrodas tā turētāja, par glabāšanu atbildīgās personas vai pilnvarotās iestādes rīcībā vai ir iznīcināts);

9.5. ir izbeigta dokumenta meklēšana (dokuments ir atrasts);

9.6. dokumentā konstatētas sākotnējā satura izmaiņas (viltojumi).

10. Dokumenta statusu “nav noteikts” reģistrā piešķir, pamatojoties uz attiecīgu šo noteikumu 9.punktā minēto notikumu, šādos gadījumos:

10.1. ja ziņas par notikumu ar Latvijas Republikas dokumentu sniedz persona, kura nav dokumenta turētāja vai par dokumenta glabāšanu atbildīgā persona. Šajā gadījumā iestāde tūlīt pēc ziņu ievades veic pasākumus, lai noteiktu dokumenta statusu;

10.2. ja sniegtās ziņas par notikumu ar ārvalstu dokumentu nav apstiprinā­jušas ārvalstu kompetentās iestādes. Šajā gadījumā centrs triju darbdienu laikā no ziņu ievades dienas sniedz informāciju, lai noteiktu dokumenta statusu, šādām iestādēm:

10.2.1. attiecīgajai ārvalstu diplomātiskajai vai konsulārajai pārstāvniecībai Latvijas Republikā;

10.2.2. ja attiecīgā ārvalstu diplomātiskā vai konsulārā pārstāvniecība Latvijas Republikā nav akreditēta, – Ārlietu ministrijas Konsulārajam departa­mentam, kas nosūta informāciju attiecīgās valsts kompetentajām iestādēm.

11. Dokumenta statusu “derīgs” nosaka, pamatojoties uz iestāžu sniegtajām ziņām par dokumenta atzīšanu par derīgu, šādos gadījumos:

11.1. ja Latvijas Republikas dokumenta izdevējiestāde atzīst par derīgu dokumentu, kura iepriekšējais statuss bijis “nederīgs” vai “nav noteikts”;

11.2. ja kompetentā ārvalstu iestāde atzīst par derīgu attiecīgajā ārvalstī izdoto dokumentu, kura iepriekšējais statuss bijis “nederīgs” vai “nav noteikts”.

12. Reģistra satura veidošanā atbilstoši kompetencei piedalās šādas iestādes:

12.1. Valsts policija;

12.2. Valsts robežsardze;

12.3. Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde;

12.4. Ārlietu ministrijas Konsulārais departaments;

12.5. Latvijas Republikas diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības ārvalstīs;

12.6. Valsts protokols;

12.7. (svītrots ar MK 16.02.2010. noteikumiem Nr.159);

12.8.valsts akciju sabiedrība “Ceļu satiksmes drošības direkcija” (turpmāk – Ceļu satiksmes drošības direkcija);

12.9. valsts akciju sabiedrības “Latvijas Jūras administrācija” Jūrnieku reģistrs (turpmāk – Jūrnieku reģistrs);

12.10. dzimtsarakstu nodaļas.

13. Šo noteikumu 12.1., 12.2., 12.3., 12.5., 12.6., 12.8., 12.9. un 12.10.apakšpunktā minētās iestādes tūlīt pēc notikuma reģistrācijas vai attiecīgās informācijas saņemšanas ievada vai aktualizē reģistrā to rīcībā esošās šo noteikumu 17., 18., 19., 20. un 21.punktā minētās ziņas:

13.1. Valsts policija – ziņas par Latvijas Republikas teritorijā un ārvalstīs reģistrētajiem notikumiem;

13.2. Valsts robežsardze – ziņas par notikumiem, kuri reģistrēti, veicot robežkontroli un kontrolējot personas, kuras uzturas valstī, kā arī par ārvalstīs reģistrētajiem notikumiem ar ārvalstu dokumentiem;

13.3. Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde – ziņas par notikumiem ar Latvijas Republikas dokumentiem;

13.4. Latvijas Republikas diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības ārvalstīs–ziņas par notikumiem ar ārvalstu dokumentiem un ziņas par ārvalstīs reģistrētajiem notikumiem ar Latvijas Republikas dokumentiem;

13.5. Valsts protokols – tā rīcībā esošās ziņas par notikumiem ar Latvijas Republikā akreditēto diplomātisko un konsulāro pārstāvniecību, starptautisko organizāciju un goda konsulātu darbinieku personas apliecībām;

13.6. (svītrots ar MK 16.02.2010. noteikumiem Nr.159);

13.7. Jūrnieku reģistrs – ziņas par notikumiem ar Latvijas Republikas jūr­nieku grāmatiņām;

13.8. dzimtsarakstu nodaļas– ziņas par Latvijas Republikas dokumen­tiem, kuri nav nodoti pēc to turētāju nāves.

(Grozīts ar MK 16.02.2010. noteikumiem Nr.159)

14. Ārlietu ministrijas Konsulārais departaments tūlīt pēc attiecīgo ziņu saņemšanas par Latvijas Republikas teritorijā un ārvalstīs reģistrētajiem notikumiem sniedz centram šo noteikumu 17., 18., 19., 20. un 21.punktā minētās ziņas ievadei reģistrā un aktualizācijai.

15. Ceļu satiksmes drošības direkcija, reģistrējot notikumus ar Latvijas Republikas transportlīdzekļu vadītāju apliecībām transportlīdzekļu un to vadītāju valsts reģistrā, iekļauj tajā šo noteikumu 17., 18., 19., 20. un 21.punktā minētās ziņas automatizētajā tiešsaistes datu pārraides režīmā.

16. Ziņas reģistrā iekļauj latviešu valodā. Attiecīgās ārvalsts valodas oriģinālformas latīņalfabētiskajā transliterācijā iekļauj ziņas par:

16.1. ārvalstu dokumenta turētāja vārdu (vārdiem), uzvārdu un adresi ārvalstī;

16.2. tās personas vārdu (vārdiem) un uzvārdu, kura sniedz ziņas par notikumu (turpmāk – ziņu sniedzējs), ja ziņu sniedzējs ir ārzemnieks.

17. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par dokumenta turētāju:

17.1. vārds (vārdi) un uzvārds:

17.1.1. dokumentā ierakstītais Iedzīvotāju reģistrā iekļautais vārds (vārdi) un uzvārds;

17.1.2. norādītais vārds (vārdi) un uzvārds, ja persona ir ārvalstu dokumenta turētāja;

17.2. personas kods:

17.2.1. dokumentā ierakstītais Iedzīvotāju reģistrā iekļautais personas kods;

17.2.2. ārvalstu personas kods (identifikators);

17.3. dzimšanas datums;

17.4. valstiskā piederība;

17.5. dzīvesvietas adrese:

17.5.1. Latvijā reģistrētās dzīvesvietas adrese vai, ja personai nav reģistrētās dzīvesvietas adreses, norādītās dzīvesvietas adrese;

17.5.2. dzīvesvietas adrese ārvalstīs;

17.6. ziņas par personas datu maiņu (maiņas datums, iepriekšējie un jaunie dati);

17.7. ziņas par personas nāvi.

18. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par dokumentu:

18.1. norāde, ja dokuments ir neaizpildīta veidlapa;

18.2. veids;

18.3. sērija un numurs;

18.4. izdošanas datums;

18.5. izdevējvalsts;

18.6. izdevējiestāde;

18.7. derīguma termiņš;

18.8. statuss.

19. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par notikumu:

19.1. veids;

19.2. precīzs vai aptuvens notikuma datums;

19.3. notikuma konstatēšanas datums;

19.4. notikuma reģistrācijas datums;

19.5. iestāde;

19.6. iestādes struktūrvienība;

19.7. tā dokumenta vai dokumentu kopuma veids un numurs, kas satur ziņas par notikumu un kuru noformē iestāde.

20. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par iestādes amatpersonu:

20.1. vārds;

20.2. uzvārds;

20.3. amats;

20.4. kontaktinformācija:

20.4.1. tālruņa numurs darbā;

20.4.2. e-pasta adrese.

21. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par ziņu sniedzēju, kas nav dokumenta turētājs:

21.1. vārds (vārdi) un uzvārds;

21.2. personas kods:

21.2.1. Iedzīvotāju reģistrā iekļautais personas kods;

21.2.2. ārvalstu personas kods (identifikators);

21.3. dzimšanas datums.

22. Ja ziņu sniedzējs ir Latvijas pilsonis, nepilsonis vai persona, kurai ir piešķirts bēgļa, bezvalstnieka, alternatīvais statuss vai pagaidu aizsardzība, vai dokumenta turētājs ir ārvalstnieks, kurš normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā saņēmis uzturēšanās atļauju Latvijas Republikā, šo noteikumu 17.1.1., 17.2.1., 17.3., 17.4., 17.5.1., 17.6., 17.7., 21.1., 21.2.1. un 21.3.apakšpunktā minētās ziņas reģistrā iekļauj no Iedzīvotāju reģistra informācijas sistēmas automatizētajā tiešsaistes datu pārraides režīmā.

23. Ja reģistrā iekļaujamas ziņas par:

23.1. Latvijas Republikā izdotu personu apliecinošu dokumentu (izņemot diplomātisko pasi, dienesta pasi un nerezidenta personas apliecību), šo noteikumu 18.2., 18.3., 18.4., 18.5., 18.6. un 18.7.apakš­punktā minētās ziņas reģistrā iekļauj no Iedzīvotāju reģistra informācijas sistēmas automatizētajā tiešsaistes datu pārraides režīmā;

23.2. Latvijas Republikā izdotu transportlīdzekļa vadītāja apliecību, šo noteikumu 18.2., 18.3., 18.4., 18.5., 18.6. un 18.7.apakš­punktā minētās ziņas reģistrā iekļauj no transportlīdzekļu un to vadītāju valsts reģistra automatizētajā tiešsaistes datu pārraides režīmā.

24. Reģistrā iekļautajai informācijai ir trīs pieejas līmeņi – pirmais, otrais un trešais.

(MK 11.11.2008. noteikumu Nr.928 redakcijā)

24.¹ Pirmais pieejas līmenis ir publiski pieejams, izmantojot centra uzturētu un neidentificētām personām bez maksas tīmeklī pieejamu elektronisko pakalpojumu, un tam atbilst šāda informācija:

24.¹1. ziņas par Latvijas Republikas izdoto dokumentu:

24.¹1.1. veids;

24.¹1.2. sērija un numurs;

24.¹1.3. izdevējvalsts;

24.¹2. ziņas par to, ja dokuments saskaņā ar reģistra datiem ir lietošanai nederīgs dokumenta pārbaudes brīdī.

(MK 11.11.2008. noteikumu Nr.928 redakcijā)

25. Otrajam pieejas līmenim atbilst šāda informācija:

25.1. ziņas par dokumenta turētāju:

25.1.1. vārds (vārdi) un uzvārds;

25.1.2. personas kods;

25.1.3. dzimšanas datums;

25.1.4. ziņas par personas nāvi;

25.2. ziņas par dokumentu:

25.2.1. norāde, ja dokuments ir neaizpildīta veidlapa;

25.2.2. veids;

25.2.3. sērija un numurs;

25.2.4. izdevējvalsts;

25.2.5. statuss;

25.3. ziņas par notikumu:

25.3.1. precīzs vai aptuvens notikuma datums;

25.3.2. notikuma reģistrācijas datums.

(Grozīts ar MK 11.11.2008. noteikumiem Nr.928)

26. Trešajam pieejas līmenim atbilst otrā pieejas līmeņa informācija un šāda papildinformācija:

26.1. ziņas par dokumenta turētāju:

26.1.1. dzīvesvietas adrese;

26.1.2. valstiskā piederība;

26.1.3. ziņas par personas datu maiņu (maiņas datums, iepriekšējie un jaunie dati);

26.2. ziņas par dokumentu:

26.2.1. izdošanas datums;

26.2.2. izdevējiestāde;

26.2.3. derīguma termiņš;

26.3. ziņas par notikumu:

26.3.1. notikuma veids;

26.3.2. notikuma konstatēšanas datums;

26.3.3. iestāde;

26.3.4. iestādes struktūrvienība;

26.3.5. tā dokumenta vai dokumentu kopuma veids un numurs, kas satur ziņas par notikumu un kuru noformē iestāde;

26.4. ziņas par iestādes amatpersonu;

26.5. ziņas par ziņu sniedzēju, kas nav dokumenta turētājs.

(Grozīts ar MK 11.11.2008. noteikumiem Nr.928)

27. Pieeja trešā līmeņa informācijai ir:

27.1. Valsts policijai;

27.2. Valsts robežsardzei;

27.3. Drošības policijai;

27.4. Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldei;

27.5. Ārlietu ministrijas Konsulārajam departamentam;

27.6. Latvijas Republikas diplomātiskajām un konsulārajām pārstāvnie­cībām ārvalstīs;

27.7. Valsts protokolam;

27.8. Satversmes aizsardzības birojam;

27.9. prokuratūrai;

27.10. Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojam;

27.11. Valsts ieņēmumu dienestam;

27.12. Uzņēmumu reģistram;

27.13. (svītrots ar MK 16.02.2010. noteikumiem Nr.159);

27.14. Saeimas un Valsts prezidenta apsardzes dienestam;

27.15. Militārajai policijai;

27.16. pašvaldību policijai;

27.17. Jūrnieku reģistram;

27.18. Ceļu satiksmes drošības direkcijai;

27.19. dzimtsarakstu nodaļām;

27.20. tiesām;

27.21. citām valsts un pašvaldību iestādēm, kurām to darbību regulējošos normatīvajos aktos ir noteiktas tiesības iepazīties ar attiecīga rakstura informāciju, lai veiktu iestādes funkcijas.

(Grozīts ar MK 11.11.2008. noteikumiem Nr.928)

28. Privātpersonas pēc tam, kad ar centru noslēgts līgums par informācijas sniegšanu, reģistrā iekļauto informāciju var izmantot noziedzīgu nodarījumu novēršanai, kā arī dokumentu turētāju interešu un savu ekonomisko interešu aizsardzībai. Minētajām personām ir pieeja tikai otrā līmeņa informācijai.

(Grozīts ar MK 11.11.2008. noteikumiem Nr.928)

29. Pieeju reģistrā iekļautajai informācijai piešķir centra priekšnieks, pamatojoties uz:

29.1. šo noteikumu 27.1., 27.2., 27.3., 27.4., 27.5., 27.7., 27.8., 27.9., 27.10., 27.11., 27.12., 27.14., 27.15., 27.16., 27.17., 27.18. un 27.19.apakš­punktā minētās iestādes vadītāja rakstisku iesniegumu;

29.2. Ārlietu ministrijas Konsulārā departamenta rakstisku iesniegumu – šo noteikumu 27.6.apakšpunktā minētās iestādes darbiniekiem.

(Grozīts ar MK 16.02.2010. noteikumiem Nr.159)

30. Ārvalstu kompetentās iestādes reģistra informāciju saņem saskaņā ar noslēgtajiem starptautiskajiem līgumiem.

31. Informāciju reģistra aktīvajā datu bāzē glabā līdz dokumenta derīguma termiņa beigām, bet ne mazāk kā 10gadus. Pēc glabāšanas termiņa beigām informāciju ievieto reģistra arhīva datu bāzē.

32. Informāciju par beztermiņa dokumentiem reģistra aktīvajā datu bāzē glabā 50gadus. Pēc glabāšanas termiņa beigām informāciju ievieto reģistra arhīva datu bāzē.

33. Informāciju par nederīgām dokumentu veidlapām reģistra aktīvajā datu bāzē glabā līdz to meklēšanas izbeigšanai.

34. Informāciju par dokumentiem, kuru meklēšana ir izbeigta, tūlīt pēc meklēšanas izbeigšanas ievieto reģistra arhīva datu bāzē.

35. Informāciju par dokumentiem, kuri atzīti par derīgiem, tūlīt pēc statusa “derīgs” noteikšanas ievieto reģistra arhīva datu bāzē.

36. Ja attiecīgā dokumenta veids vai tā modifikācija ir izņemta no apgrozības, informāciju par šādiem dokumentiem 10dienu laikā pēc datu saņemšanas par dokumentu izņemšanu no apgrozības ievieto reģistra arhīva datu bāzē.

37. Reģistra arhīva datu bāzē informāciju glabā 10gadus. Pēc glabāšanas termiņa beigām informāciju arhīvu darbību regulējošos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā nodod Valsts arhīvu ģenerāldirekcijai un, sastādot attiecīgu aktu, izdzēš no reģistra.

38. Atzīt par spēku zaudējušiem Ministru kabineta 2004.gada 30.novembra noteikumus Nr.993 “Noteikumi par nederīgo dokumentu reģistru” (Latvijas Vēstnesis, 2004, 192.nr.).

39. Latvijas Republikas diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības ārvalstīs, kurām nav nodrošināta tehniska iespēja veikt šo noteikumu 13.punktā noteiktās darbības, tūlīt pēc ziņu saņemšanas par notikumiem ar ārvalstu dokumentiem un ārvalstīs reģistrētajiem notikumiem ar Latvijas Republikas dokumentiem sniedz centram attiecīgās šo noteikumu 17., 18., 19., 20. un 21.punktā minētās ziņas ievadei reģistrā vai aktualizācijai.

40. Līdz 2007.gada 1.janvārim dzimtsarakstu nodaļas, kurām nav nodrošināta tehniska iespēja veikt šo noteikumu 13.punktā noteiktās darbības, tūlīt pēc tam, kad reģistrēts notikums ar dokumentu, atbilstoši kompetencei sniedz centram attiecīgās šo noteikumu 17., 18., 19., 20. un 21.punktā minētās ziņas ievadei reģistrā vai aktualizācijai.