Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka:

1.1. gadījumus, kad ziņas par lietošanai nederīgiem personu apliecinošiem dokumentiem un pagaidu dokumentiem un šo dokumentu neaizpildītām veidlapām iekļaujamas valsts informācijas sistēmā "Nederīgo dokumentu reģistrs" (turpmāk – reģistrs), iekļaujamo ziņu apjomu, iekļaušanas kārtību un glabāšanas termiņus, kā arī institūcijas, kurām piešķirama piekļuve reģistrā iekļautajām ziņām, un privātpersonām pieejamo ziņu apjomu;

1.2. kārtību, kādā ziņas par nederīgām jūrnieka grāmatiņām un to veidlapām iekļauj reģistrā;

1.3. kārtību, kādā ziņas par nederīgām transportlīdzekļu vadītāju apliecībām iekļauj reģistrā.

2. Reģistrs ir Iekšlietu ministrijas Informācijas centra (turpmāk – centrs) pārziņā esošās valsts informācijas sistēmas "Integrētā iekšlietu informācijas sistēma" apakšsistēma.

3. Reģistrā iekļauj ziņas par šādiem Latvijas Republikas un ārvalstu izdoto dokumentu un neaizpildīto dokumentu veidlapu veidiem (turpmāk – dokuments):

3.1. personas apliecība;

3.2. pase;

3.3. atgriešanās apliecība;

3.4. pagaidu ceļošanas dokuments;

3.5. transportlīdzekļa vadītāja apliecība;

3.6. jūrnieka grāmatiņa.

4. Pamatojoties uz notikumu, dokumentam reģistrā piešķir šādu statusu:

4.1. nederīgs;

4.2. nav noteikts;

4.3. derīgs.

5. Par ziņu ticamību, ievadi reģistrā un aktualizāciju vai ziņu sniegšanu centram ievadei reģistrā un aktualizācijai ir atbildīgs tās institūcijas vai struktūrvienības vadītājs, kuras ziņas ievada reģistrā un aktualizē vai sniedz centram ievadei reģistrā un aktualizācijai (turpmāk – institūcija).

6. Centrs ir tiesīgs pieprasīt un bez maksas saņemt no reģistra lietotājiem reģistra darbībai nepieciešamo informāciju.

7. Transportlīdzekļa vadītāja apliecības un jūrnieka grāmatiņas statusu "nederīgs" reģistrā nosaka, ja saskaņā ar attiecīgo jomu regulējošajiem normatīvajiem aktiem tā kļuvusi vai atzīta par nederīgu.

(MK 05.09.2017. noteikumu Nr. 520 redakcijā)

7.¹ Ziņas par lietošanai nederīgiem personu apliecinošiem dokumentiem, pagaidu dokumentiem un šo dokumentu neaizpildītām veidlapām, nosakot statusu "nederīgs", reģistrā iekļauj:

7.¹ 1. ja personu apliecinošs dokuments nav nodots, bet personu apliecinošu dokumentu jomu regulējošajos normatīvajos aktos ir paredzēts to nodot šādos gadījumos:

7.¹ 1.1. ir saņemtas ziņas par dokumenta turētāja nāvi;

7.¹ 1.2. dokumenta turētājam ir mainījies tiesiskais statuss;

7.¹ 2. ja mainījušās dokumentā norādītās ziņas par dokumenta turētāju vai konstatētas neprecizitātes ierakstos;

7.¹ 3. ja personu apliecinoša dokumenta vai pagaidu dokumenta turētājs ir rakstveidā ziņojis par attiecīgā dokumenta zudumu Valsts policijai vai Valsts robežsardzei, dokumenta izdevējiestādei vai Latvijas Republikas diplomātiskajai vai konsulārajai pārstāvniecībai;

7.¹ 4. ja par 14 gadiem jaunākas personas likumiskais pārstāvis mēneša laikā pēc likumiskā pārstāvja statusa zaudēšanas nav nodevis personu apliecinošu dokumentu citam likumiskajam pārstāvim, ja tāds ir, vai dokumenta izdevējiestādei, Valsts policijai vai Valsts robežsardzei, vai Latvijas Republikas diplomātiskajai vai konsulārajai pārstāvniecībai ārvalstī;

7.¹5. ja iekšlietu ministrs vai Valsts policijas priekšnieka pilnvarotais darbinieks ir pieņēmis lēmumu par aizliegumu dokumenta turētājam izceļot no Latvijas Republikas.

(MK 05.09.2017. noteikumu Nr. 520 redakcijā, kas grozīta ar MK 11.06.2024. noteikumiem Nr. 347)

8. Dokumenta statusu "nav noteikts" reģistrā nosaka:

8.1. ja ziņas par notikumu ar Latvijas Republikas dokumentu sniedz persona, kura nav dokumenta turētāja vai par dokumenta glabāšanu atbildīgā persona. Šajā gadījumā institūcija tūlīt pēc ziņu ievades veic pasākumus, lai noteiktu dokumenta statusu;

8.2. ja ziņas par notikumu ar ārvalstu dokumentu, kas noticis Latvijas teritorijā, Latvijas tiesībaizsardzības institūcijām sniedz dokumenta turētājs vai cita persona.

(Grozīts ar MK 05.09.2017. noteikumiem Nr. 520)

9. Dokumenta statusu "derīgs" reģistrā nosaka, pamatojoties uz institūciju sniegtajām ziņām par dokumenta atzīšanu par derīgu, šādos gadījumos:

9.1. ja Latvijas Republikas dokumenta izdevēja institūcija atzīst par derīgu dokumentu, kura iepriekšējais statuss bijis "nederīgs" vai "nav noteikts";

9.2. ja kompetentā ārvalstu institūcija atzīst par derīgu attiecīgajā ārvalstī izdoto dokumentu, kura iepriekšējais statuss bijis "nav noteikts".

10. Šajos noteikumos noteiktās institūcijas tūlīt pēc notikuma reģistrācijas vai attiecīgās informācijas saņemšanas iekļauj vai aktualizē reģistrā to rīcībā esošās šo noteikumu 12., 13., 14., 15. un 16.punktā minētās ziņas:

10.1. Valsts policija – ziņas par notikumiem ar Latvijas Republikas un ārvalstu dokumentiem Latvijas Republikas teritorijā;

10.2. Valsts robežsardze – ziņas par notikumiem ar Latvijas Republikas un ārvalstu dokumentiem, kuri reģistrēti, veicot robežpārbaudi un kontrolējot personas, kuras uzturas valstī;

10.3. Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde – ziņas par notikumiem ar šo noteikumu 3.1., 3.2., 3.3. un 3.4.apakšpunktā minētajiem dokumentiem;

10.4. Latvijas Republikas diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības – ziņas par notikumiem ar šo noteikumu 3.1., 3.2. un 3.3.apakšpunktā minētajiem Latvijas Republikas dokumentiem ārvalstīs;

10.5. Ārlietu ministrijas Valsts protokols – tā rīcībā esošās ziņas par notikumiem ar Latvijas Republikā akreditēto ārvalstu diplomātisko vai konsulāro pārstāvniecību, starptautisko organizāciju vai to pārstāvniecību, citu starptautisko tiesību subjektu un konsulāro iestāžu darbinieku, šādu darbinieku ģimenes locekļu un privāto mājkalpotāju personas apliecībām;

10.6. valsts akciju sabiedrības "Latvijas Jūras administrācija" Jūrnieku reģistrs (turpmāk – Jūrnieku reģistrs) – ziņas par notikumiem ar Latvijas Republikas jūrnieku grāmatiņām;

10.7. dzimtsarakstu nodaļas – ziņas par Latvijas Republikas personu apliecinošajiem dokumentiem un pagaidu dokumentiem, kuri nav nodoti pēc to turētāju nāves;

10.8. Ārlietu ministrijas Konsulārais departaments – ziņas par notikumiem ar šo noteikumu 3.3.apakšpunktā minētajiem Latvijas Republikas dokumentiem un ziņas par Latvijas Republikas diplomātiskajām un dienesta pasēm.

(Grozīts ar MK 11.06.2024. noteikumiem Nr. 347)

11. Valsts akciju sabiedrība "Ceļu satiksmes drošības direkcija", reģistrējot notikumus ar Latvijas Republikas transportlīdzekļu vadītāju apliecībām transportlīdzekļu un to vadītāju valsts reģistrā, iekļauj šo noteikumu 14., 15. un 16.punktā minētās ziņas reģistrā automatizētajā tiešsaistes datu pārraides režīmā.

12. Ziņas reģistrā iekļauj latviešu valodā. Attiecīgās ārvalsts valodas oriģinālformas latīņalfabētiskajā transliterācijā norāda:

12.1. ārvalstu dokumenta turētāja vārdu (vārdus), uzvārdu un adresi ārvalstī;

12.2. tās personas vārdu (vārdus) un uzvārdu, kura sniedz ziņas par notikumu (turpmāk – ziņu sniedzējs), ja ziņu sniedzējs ir ārzemnieks.

13. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par dokumenta turētāju:

13.1. vārds (vārdi) un uzvārds:

13.1.1. dokumentā ierakstītais Iedzīvotāju reģistrā iekļautais vārds (vārdi) un uzvārds;

13.1.2. norādītais vārds (vārdi) un uzvārds, ja persona ir ārvalsts dokumenta turētāja;

13.2. personas kods:

13.2.1. dokumentā ierakstītais Iedzīvotāju reģistrā iekļautais personas kods;

13.2.2. ārvalsts personas kods (identifikators), ja tas ir zināms;

13.3. dzimšanas datums;

13.4. valstiskā piederība;

13.5. dzīvesvietas adrese:

13.5.1. Latvijā reģistrētās dzīvesvietas adrese vai, ja personai nav reģistrētās dzīvesvietas adreses, norādītās dzīvesvietas adrese;

13.5.2. dzīvesvietas adrese ārvalstīs;

13.6. ziņas par personas datu maiņu (maiņas datums, iepriekšējie un jaunie dati);

13.7. ziņas par personas nāvi.

14. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par dokumentu:

14.1. norāde, ja dokuments ir neaizpildīta veidlapa;

14.2. veids;

14.3. sērija un numurs;

14.4. izdošanas datums;

14.5. izdevējvalsts;

14.6. izdevēja institūcija;

14.7. derīguma termiņš;

14.8. statuss.

15. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par notikumu:

15.1. veids;

15.2. precīzs vai aptuvens notikuma datums;

15.3. notikuma konstatēšanas datums;

15.4. notikuma reģistrācijas datums;

15.5. institūcija un tās struktūrvienība, kas reģistrēja notikumu ar dokumentu;

15.6. tā dokumenta vai dokumentu kopuma veids un numurs, kas satur ziņas par notikumu un kuru noformē institūcija;

15.7. datums, kad ir saņemtas ziņas par dokumenta atrašanu;

15.8. datums, līdz kuram iekšlietu ministrs vai Valsts policijas priekšnieka pilnvarotais darbinieks ir noteicis aizliegumu izceļot no Latvijas Republikas;

15.9. datums, kad personu apliecinošs dokuments, kurš ir kļuvis lietošanai nederīgs uz iekšlietu ministra vai Valsts policijas priekšnieka pilnvarotā darbinieka pieņemtajā lēmumā par aizliegumu izceļot no Latvijas Republikas noteikto laiku, ir nodots.

(Grozīts ar MK 05.09.2017. noteikumiem Nr. 520; MK 11.06.2024. noteikumiem Nr. 347)

16. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par institūcijas amatpersonu, kas reģistrēja notikumu ar dokumentu:

16.1. vārds;

16.2. uzvārds;

16.3. amats;

16.4. kontaktinformācija:

16.4.1. tālruņa numurs darbā;

16.4.2. e-pasta adrese.

17. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par ziņu sniedzēju, kas nav dokumenta turētājs:

17.1. vārds (vārdi) un uzvārds;

17.2. personas kods:

17.2.1. Iedzīvotāju reģistrā iekļautais personas kods;

17.2.2. ārvalsts personas kods (identifikators), ja tas ir zināms;

17.3. dzimšanas datums.

18. Ja ziņu sniedzējs ir Latvijas pilsonis, nepilsonis vai persona, kurai ir piešķirts bēgļa, bezvalstnieka, alternatīvais statuss vai pagaidu aizsardzība, vai dokumenta turētājs ir ārvalstnieks, kurš normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā saņēmis uzturēšanās atļauju Latvijas Republikā, šo noteikumu 13.1.1., 13.2.1., 13.3., 13.4., 13.5.1., 13.6., 13.7., 17.2.1., 17.3. un 22.1.apakšpunktā minētās ziņas reģistrā iekļauj no Iedzīvotāju reģistra informācijas sistēmas automatizētajā tiešsaistes datu pārraides režīmā.

19. Ja reģistrā iekļaujamas ziņas par:

19.1. Latvijas Republikā izdotu personu apliecinošu dokumentu (izņemot Ārlietu ministrijas izsniegtos dokumentus), šo noteikumu 14.2., 14.3., 14.4., 14.5., 14.6. un 14.7.apakšpunktā minētās ziņas reģistrā iekļauj no Iedzīvotāju reģistra informācijas sistēmas automatizētajā tiešsaistes datu pārraides režīmā;

19.2. Latvijas Republikā izdotu transportlīdzekļa vadītāja apliecību, šo noteikumu 14.2., 14.3., 14.4., 14.5., 14.6. un 14.7.apakšpunktā minētās ziņas reģistrā iekļauj no transportlīdzekļu un to vadītāju valsts reģistra automatizētajā tiešsaistes datu pārraides režīmā.

20. Latvijas Republikas diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības ārvalstīs, kurām nav nodrošināta tehniska iespēja veikt šo noteikumu 10.4.apakšpunktā minētās darbības, tūlīt pēc ziņu saņemšanas par ārvalstīs reģistrētajiem notikumiem ar Latvijas Republikas dokumentiem sniedz centram attiecīgās šo noteikumu 13., 14., 15., 16. un 17.punktā minētās ziņas ievadei reģistrā vai aktualizācijai.

21. Reģistrā iekļautajai informācijai ir trīs pieejas līmeņi – pirmais, otrais un trešais.

22. Pirmais pieejas līmenis nodrošina publisku pieejamību, izmantojot centra uzturētu un neidentificētām personām bez maksas tīmeklī pieejamu elektronisko pakalpojumu, un tam atbilst šāda informācija:

22.1. ziņas par Latvijas Republikas izdoto dokumentu:

22.1.1. veids;

22.1.2. sērija un numurs;

22.1.3. izdevējvalsts;

22.2. dokumentam reģistrā piešķirtais statuss dokumenta pārbaudes brīdī.

23. Otrajam pieejas līmenim atbilst šāda informācija:

23.1. ziņas par dokumenta turētāju:

23.1.1. vārds (vārdi) un uzvārds;

23.1.2. personas kods;

23.1.3. dzimšanas datums;

23.1.4. ziņas par personas nāvi;

23.2. ziņas par dokumentu:

23.2.1. norāde, ja dokuments ir neaizpildīta veidlapa;

23.2.2. veids;

23.2.3. sērija un numurs;

23.2.4. izdevējvalsts;

23.2.5. statuss;

23.3. ziņas par notikumu:

23.3.1. precīzs vai aptuvens notikuma datums;

23.3.2. notikuma reģistrācijas datums.

24. Trešajam pieejas līmenim atbilst otrā pieejas līmeņa informācija un šāda papildinformācija:

24.1. ziņas par dokumenta turētāju:

24.1.1. dzīvesvietas adrese;

24.1.2. valstiskā piederība;

24.1.3. ziņas par personas datu maiņu (maiņas datums, iepriekšējie un jaunie dati);

24.2. ziņas par dokumentu:

24.2.1. izdošanas datums;

24.2.2. izdevēja institūcija;

24.2.3. derīguma termiņš;

24.3. ziņas par notikumu:

24.3.1. notikuma veids;

24.3.2. notikuma konstatēšanas datums;

24.3.3. institūcija;

24.3.4. institūcijas struktūrvienība;

24.3.5. tā dokumenta vai dokumentu kopuma veids un numurs, kas satur ziņas par notikumu un kuru noformē institūcija;

24.4. ziņas par institūcijas amatpersonu;

24.5. informācija par ziņu sniedzēju, kas nav dokumenta turētājs.

25. Pieeja trešā līmeņa informācijai ir:

25.1. Valsts policijai;

25.2. Valsts robežsardzei;

25.3. Drošības policijai;

25.4. Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldei;

25.5. Ārlietu ministrijas Konsulārajam departamentam;

25.6. Latvijas Republikas diplomātiskajām un konsulārajām pārstāvniecībām ārvalstīs;

25.7. Valsts protokolam;

25.8. Satversmes aizsardzības birojam;

25.9. prokuratūrai;

25.10. Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojam;

25.11. Valsts ieņēmumu dienestam;

25.12. Uzņēmumu reģistram;

25.13. Militārajai policijai;

25.14. pašvaldību policijai;

25.15. Jūrnieku reģistram;

25.16. Ceļu satiksmes drošības direkcijai;

25.17. dzimtsarakstu nodaļām;

25.18. tiesām;

25.19. Ostas policijai;

25.20. citām valsts un pašvaldību institūcijām, kurām to darbību regulējošajos normatīvajos aktos ir noteiktas tiesības iepazīties ar attiecīga rakstura informāciju, lai veiktu institūcijas funkcijas.

26. Privātpersonas pēc tam, kad ar centru noslēgts līgums par informācijas sniegšanu, reģistrā iekļauto informāciju var izmantot noziedzīgu nodarījumu novēršanai, kā arī dokumenta turētāja interešu un savu ekonomisko interešu aizsardzībai. Minētajām personām ir pieeja tikai otrā līmeņa informācijai.

27. Pieeju reģistrā iekļautajai informācijai piešķir centra priekšnieks, pamatojoties uz:

27.1. šo noteikumu 25.1., 25.2., 25.3., 25.4., 25.5., 25.7., 25.8., 25.9., 25.10., 25.11., 25.12., 25.13., 25.14., 25.15., 25.16., 25.17., 25.18., 25.19. un 25.20.apakšpunktā minētās institūcijas vadītāja rakstisku iesniegumu;

27.2. Ārlietu ministrijas Konsulārā departamenta direktora rakstisku iesniegumu – šo noteikumu 25.6.apakšpunktā minētās institūcijas darbiniekiem.

28. Ziņu izsniegšanas kārtību no reģistra ārvalstu institūcijām nosaka Latvijas Republikai saistošie starptautiskie līgumi un Eiropas Savienības tiesību akti.

29. Reģistra lietotājs, konstatējot dokumentu, kam piešķirts šo noteikumu 4.2.apakšpunktā minētais statuss, dokumenta izmantošanas laikā veic papildu pasākumus, lai pārliecinātos par dokumenta turētāja identitātes atbilstību dokumentā norādītajiem datiem.

30. Informāciju reģistrā glabā līdz dokumenta derīguma termiņa beigām, bet ne mazāk kā 10 gadu.

31. Informāciju par dokumentiem, kuriem nav zināms derīguma termiņš, par Latvijas pilsoņa pasi, kas izdota laikposmā no 2002.gada 1.jūlija līdz 2007.gada 19.novembrim un kuras derīguma termiņš ir 50 gadu, un Latvijas nepilsoņa pasi, kas izdota laikposmā no 1997.gada 10.aprīļa līdz 2007.gada 19.novembrim un kuras derīguma termiņš ir 50 gadu, reģistrā glabā 50 gadu.

32. Informāciju par nederīgām dokumentu veidlapām reģistrā glabā līdz to meklēšanas izbeigšanai.

33. Pēc glabāšanas termiņa beigām sagatavo aktu par dokumentu iznīcināšanu, aktu saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu un informāciju no reģistra izdzēš arhīvu darbību regulējošajos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.