Darbības ar dokumentu

1. Instrukcija nosaka vienotu kārtību, kādā ministrijās un Valsts kancelejā kontrolē to uzdevumu izpildi, kas doti likumos un Saeimas lēmumos, Ministru kabineta tiesību aktos, Valsts sekretāru sanāksmes lēmumos, kā arī Ministru prezidenta rīkojumos un rezolūcijās un par kuru izpildi rakstiski jāinformē Ministru kabinets vai Ministru prezidents vai kuros noteikta dokumentu sagatavošana un iesniegšana Ministru kabinetā (turpmāk — uzdevumi).

2. Ministrijas valsts sekretārs, īpašu uzdevumu ministra sekretariāta vadītājs, Korupcijas novēršanas un apkarošanas biroja priekšnieks un Valsts civildienesta pārvaldes priekšnieks (turpmāk — valsts sekretārs) nosaka amatpersonu (struktūrvienību), kuras pienākums ir kontrolēt uzdevumu izpildi, un par to informē Valsts kanceleju.

(Grozīts ar MK 22.07.2003. instrukciju Nr.6; MK 08.06.2004. instrukciju Nr.4)

3. Par uzdevumu izpildes kontroli atbildīgā ministrijas, īpašu uzdevumu ministra sekretariāta, Korupcijas novēršanas un apkarošanas biroja un Valsts civildienesta pārvaldes (turpmāk — ministrija) amatpersona (struktūrvienība):

3.1. kontrolē ministrijai doto uzdevumu:

3.1.1. apzina, uzskaita un sistematizē dotos uzdevumus;

3.1.2. aktualizē kontrolē esošo uzdevumu datu bāzi;

3.1.3. laikus un regulāri informē valsts sekretāru par ministrijai doto uzdevumu izpildes gaitu (arī termiņu neatbilstību);

3.2. veic Ministru kabineta kārtības rullī noteikto uzdevumu izpildes kontroles koordinatora funkcijas ministrijā;

3.3. seko ministrijas izstrādāto politikas dokumentu projektu un tiesību aktu projektu virzībai Ministru kabinetā un koordinē:

3.3.1. uzdevumu izpildes atbilstību noteiktajiem termiņiem;

3.3.2. uzdevumu savstarpēju saskaņotību;

3.3.3. projektā paredzēto termiņu saskaņotību ar iepriekš noteiktajiem termiņiem;

3.4. iesniedz Valsts kancelejas direktora noteiktajai struktūrvienībai (turpmāk — Valsts kancelejas kontroles vienība) saskaņā ar tās pieprasījumu informāciju par ministrijā noteiktajām kontroles procedūrām;

3.5. pārstāv ministrijas viedokli uzdevumu izpildes kontroles jautājumos Valsts kancelejas kontroles vienības organizētajās sanāksmēs;

3.6. apliecinot uzdevumu savstarpēju saskaņotību un no jauna noteikto termiņu saskaņotību ar iepriekš noteiktajiem uzdevumiem un to izpildes termiņiem, vizē šādus dokumentus:

3.6.1. Ministru kabinetā iesniedzamos politikas dokumentu projektus un tiem pievienotos tiesību aktu projektus;

3.6.2. izskatīšanai Ministru kabineta komitejas sēdē vai Ministru kabineta sēdē iesniedzamos tiesību aktu projektus (arī starptautiskos līgumus vai to projektus un pilnvarojumus);

3.6.3. Valsts sekretāru sanāksmē iesniedzamos tiesību aktu projektus (arī starptautiskos līgumus vai to projektus un pilnvarojumus) un to anotācijas;

3.6.4. Ministru kabinetā iesniedzamos informatīvos ziņojumus un tiem pievienotos tiesību aktu projektus;

3.6.5. Valsts kancelejai nosūtāmos dokumentus, kas saistīti ar ministrijai dotajiem uzdevumiem;

3.7. uzrauga, lai priekšlikumi par uzdevumu izpildes termiņu pagarināšanu un attiecīgie dokumentu projekti tiktu iesniegti saskaņā ar Ministru kabineta kārtības rullī noteikto kārtību.

(Grozīts ar MK 11.03.2003. instrukciju Nr.3; MK 22.07.2003. instrukciju Nr.6; MK 08.06.2004. instrukciju Nr.4)

4. Valsts kancelejas kontroles vienība:

4.1. kontrolē, kā tiek ievēroti Saeimas lēmumos, ministriju rīcību plānos Deklarācijas par Ministru kabineta iecerēto darbību izpildei (turpmāk — rīcības plāni), Ministru kabineta tiesību aktos, Valsts sekretāru sanāksmes lēmumos, Ministru prezidenta rīkojumos un rezolūcijās noteiktie termiņi attiecībā uz dokumentu iesniegšanu Valsts kancelejā un Ministru kabinetā;

4.2. (svītrots ar MK 08.06.2004. instrukciju Nr.4);

4.3. visos kontroles jautājumos sadarbojas ar ministrijas amatpersonām, kas ir atbildīgas par uzdevumu izpildes kontroli, lai nodrošinātu regulāru savstarpēju ministrijas kontroles uzdevumu apzināšanu, aktualizāciju, saskaņošanu un informācijas apmaiņu;

4.4. organizē un vada regulāras par uzdevuma izpildes kontroli atbildīgo ministrijas amatpersonu sanāksmes, kurās:

4.4.1. apspriež jautājumus, kas saistīti ar ministrijām doto uzdevumu izpildes gaitu, ministriju kontroles uzdevumu apzināšanu, aktualizāciju, saskaņošanu, kā arī informācijas apmaiņu ar Valsts kanceleju;

4.4.2. apspriež priekšlikumus Valsts kancelejas un ministriju sadarbības uzdevumu izpildes kontroles modeļa pilnveidošanai;

4.5. piedalās Ministru prezidenta rīkotajās apspriedēs par rīcības plānu izpildi un, ja nepieciešams, informē apspriedes dalībniekus par likumos un Ministru kabineta tiesību aktos minēto termiņu un rīcības plānos norādīto termiņu savstarpēju atbilstību;

4.6. ja ministrija noteiktos uzdevumus nav izpildījusi, sagatavo priekšlikumus Ministru prezidentam par jautājuma turpmāko virzību un informē attiecīgo valsts sekretāru par uzdevumu neizpildi;

4.7. Valsts sekretāru sanāksmē informē par ministrijām doto uzdevumu izpildes gaitu;

4.8. izstrādā ieteikumus kontroles organizēšanas jautājumos.

5. Lai īstenotu vienoto uzdevuma izpildes kontroles procedūru, Valsts kancelejas kontroles vienība, saņemot likumus vai Saeimas lēmumus, kuros ir doti uzdevumi Ministru kabinetam:

5.1. sagatavo un elektroniski nosūta valsts sekretāram vēstuli ar lūgumu triju darbdienu laikā sniegt informāciju par pasākumiem uzdevumu izpildes nodrošināšanai (lai saskaņotu uzdevumu izpildi ar attiecīgo ministriju);

5.2. izvērtē saņemto atbildi un sagatavo attiecīgu Ministru prezidenta uzdevuma projektu.

6. Par uzdevuma izpildes kontroli atbildīgā ministrijas amatpersona (struktūrvienība) katru Ministru kabineta tiesību aktos, Valsts sekretāru sanāksmes lēmumos, Ministru prezidenta rīkojumos un rezolūcijās ministrijai doto uzdevumu nekavējoties ņem ministrijas kontroles sistēmas uzskaitē.

(MK 11.03.2003. instrukcijas Nr.3 redakcijā)

7. Par uzdevuma izpildes kontroli atbildīgā ministrijas amatpersona (struktūrvienība) ne retāk kā reizi nedēļā informē Valsts kancelejas kontroles vienību par kontrolē ņemtajiem uzdevumiem, elektroniski (e-pasta adrese: kontrole@mk.gov.lv) nosūtot saskaņā ar šīs instrukcijas 6.punktu ministrijas kontroles sistēmas uzskaitē ņemto uzdevumu sarakstu (pielikums) un norādot:

7.1. tēmas ailē Subject — “saraksts”;

7.2. e-pasta ziņojuma tekstā — ministrijas nosaukumu, sūtītāja vārdu, uzvārdu, amatu un tālruņa numuru.

(MK 11.03.2003. instrukcijas Nr.3 redakcijā)

8. Valsts kancelejas kontroles vienība, ja nepieciešams, precizē saņemto informāciju un attiecīgi informē par to ministriju.

9. Ministrija, ja nepieciešams, atbilstoši Ministru kabineta kārtības rullī noteiktajai kārtībai sagatavo priekšlikumus par katru uzdevumu atsevišķi un uzdevuma izpildes termiņa pagarināšanai nepieciešamo dokumentu projektus.

10. Valsts kancelejas kontroles vienība izvērtē ministrijas iesniegto informāciju un sagatavo attiecīgus priekšlikumus iesniegšanai Ministru prezidentam.

11. Ja par uzdevuma izpildes kontroli atbildīgā ministrijas amatpersona konstatē, ka vienam uzdevumam ir noteikti dažādi izpildes termiņi, ministrija atbilstoši Ministru kabineta kārtības rullī noteiktajai kārtībai sagatavo priekšlikumus termiņa precizēšanai.

12. (Svītrots ar MK 11.03.2003. instrukciju Nr.3.)

13. Ja Valsts kancelejas kontroles vienība konstatē, ka uzdevums nav izpildīts pilnā apjomā, tā informē ministriju par uzdevuma izpildes kontroles atjaunošanas nepieciešamību un nosūta par uzdevuma izpildes kontroli atbildīgajai ministrijas amatpersonai Valsts kancelejas kontroles vienības izziņu vai sagatavo attiecīgus priekšlikumus Ministru prezidentam.

14. (Svītrots ar MK 11.03.2003. instrukciju Nr.3.)

15. Valsts kancelejas kontroles vienība ne vēlāk kā nedēļu pirms uzdevuma izpildes termiņa beigām informē par uzdevuma izpildes kontroli atbildīgo ministrijas amatpersonu (struktūrvienību), elektroniski nosūtot uz ministrijas norādīto e-pasta adresi Valsts kancelejas uzdevuma izpildes kontroles kartīti (ar iestrādātu reģistrācijas numuru, kas minēts ministrijas elektroniski atsūtītajā sarakstā) par uzdevuma izpildes termiņa beigām.

(MK 11.03.2003. instrukcijas Nr.3 redakcijā)

16. Ja ministrija nav izpildījusi uzdevumu, Valsts kancelejas kontroles vienība Ministru kabineta 2002.gada 12.marta noteikumu Nr.111 “Ministru kabineta kārtības rullis” 229.punktā minēto atgādinājumu elektroniski nosūta par uzdevuma izpildes kontroli atbildīgajai ministrijas amatpersonai.

(MK 11.03.2003. instrukcijas Nr.3 redakcijā)

17. Valsts kanceleja (rezolūcijas autors) piecu darbdienu laikā izvērtē saskaņā ar Ministru kabineta 2002.gada 12.marta noteikumu Nr.111 “Ministru kabineta kārtības rullis” 229.punktu saņemto informāciju un, ja nepieciešams, sagatavo, un iesniedz Ministru prezidentam vai Valsts kancelejas direktoram priekšlikumus par dotā uzdevuma turpmāko izpildes termiņu.

(MK 11.03.2003. instrukcijas Nr.3 redakcijā)

18. (Svītrots ar MK 11.03.2003. instrukciju Nr.3.)

19. Instrukcija stājas spēkā ar 2002.gada 1.jūliju.