Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka prasības Latvijas Republikā licencētiem privātajiem pensiju fondiem (turpmāk – pensiju fonds) efektīvas iekšējās pārvaldības sistēmas un tās elementu izveidei un darbībai.

2. Noteikumos lietoti šādi termini:

2.1. pamatfunkciju veicēji – personas (darbinieki), kuru amata stāvoklis dod tām iespēju būtiski ietekmēt pensiju fonda darbības virzību, bet kuras nav pensiju fonda padomes vai valdes locekļi, piemēram, par risku pārvaldības funkciju atbildīgā persona, par iekšējā audita funkciju atbildīgā persona, par aktuāro funkciju atbildīgā persona, par noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas prasību izpildi atbildīgā persona, kā arī persona, kura ir pilnvarota pieņemt lēmumus pensiju fonda vārdā;

2.2. riska profilu ietekmējošie amati – amati, kuros nodarbināto personu (darbinieku) profesionālajai darbībai ir būtiska ietekme uz pensiju fonda vai pensiju plāna riska profilu, un tie ietver vismaz amatpersonas, pamatfunkciju veicējus un citus amatus, kuru veicēji ir pilnvaroti pieņemt lēmumus pensiju fonda vārdā un uzņemties risku, kas būtiski ietekmē pensiju fonda vai tā dibināto pensiju plānu riska profilu.

3. Pensiju fonds pārvaldības sistēmu veido, ņemot vērā pensiju fonda lielumu, veikto darījumu apjomu, to dažādību un sarežģītību, risku lielumu saistībā ar pensiju fonda darbības sfēru, pārvaldes modeli, kā arī informācijas tehnoloģiju un citus faktorus, kuri ir būtiski konkrētā pensiju fonda darbības mērķu īstenošanai, un tā ietver:

3.1. pensiju fonda lielumam atbilstošu organizatorisko struktūru un darbības organizāciju;

3.2. darbības plānošanu, attīstības stratēģijas un ieguldījumu politikas noteikšanu;

3.3. interešu konfliktu pārvaldību;

3.4. atalgojuma sistēmu un personāla politiku;

3.5. risku identificēšanu un pārvaldīšanu, tai skaitā mērīšanu, novērtēšanu, kontroli, stresa testu veikšanu un pašu riska novērtējuma veikšanu;

3.6. grāmatvedības uzskaiti un vadības informācijas sistēmu;

3.7. aktīvu un informācijas sistēmu aizsardzību;

3.8. ārpakalpojumu izmantošanas pārvaldību, ja pensiju fonds tos izmanto;

3.9. iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu, regulāru pārskatīšanu, efektivitātes novērtēšanu un pilnveidošanu, kā arī jebkuru atklāto sistēmas nepilnību savlaicīgu novēršanu.

4. Pensiju fonds ievieš iekšējās kontroles sistēmu, kas nodrošina efektīvu risku pārvaldīšanu pensiju fonda un pensiju plāna līmenī, lai amatpersonām sniegtu pamatotu pārliecību, ka aktīvi ir nodrošināti pret zaudējumiem, darbības riski tiek pastāvīgi novērtēti un pārvaldīti, darījumi notiek saskaņā ar pensiju fondā noteikto kārtību un pensiju fonds darbojas saprātīgi, piesardzīgi un efektīvi, pilnībā ievērojot pensiju fonda darbību regulējošo normatīvo aktu, tai skaitā noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas jomā, prasības.

5. Par pensiju fonda iekšējās pārvaldības sistēmas izveidi un efektīvu funkcionēšanu atbild pensiju fonda amatpersonas.

6. Ja slēgtais pensiju fonds nav izveidojis padomi, pensiju fonda padomes pienākumu izpildi nodrošina pensiju fonda akcionāri vai dalībnieki.

7. Pensiju fonda padome (ja tāda ir izveidota) uzrauga, kā pensiju fonda valde nodrošina pārvaldības sistēmas izveidi un efektīvu funkcionēšanu. Uzraugot pārvaldības sistēmu, pensiju fonda padome:

7.1. nosaka pienākumu sadali starp padomes locekļiem un informācijas apmaiņas kārtību starp padomi un valdi;

7.2. nosaka valdes locekļu pienākumus (vai kontrolē akcionāru vai dalībnieku noteikto pienākumu izpildi) un valdes darbības rezultātu novērtēšanas kārtību;

7.3. apstiprina vai akceptē tālākai iesniegšanai pensiju fonda akcionāriem vai dalībniekiem apstiprināšanai pensiju fonda organizatorisko struktūru, lai nodrošinātu, ka pienākumi un atbildība ir atbilstoši noteikti;

7.4. apstiprina un aktualizē valdes ieteiktās risku pārvaldīšanas politikas gan attiecībā uz jau veicamajiem, gan plānotajiem darījumiem, iekļaujot tajās risku novērtēšanas un kontroles kārtību, pilnvaru piešķiršanas kārtību attiecīgo darījumu veikšanai, kā arī nosakot ierobežojumus attiecībā uz konkrētiem riskiem, pieprasa un saņem informāciju par noteikto ierobežojumu būtiskiem pārkāpumiem;

7.5. kontrolē efektīvas vadības informācijas sistēmas izveidošanu;

7.6. kontrolē, vai iekšējā audita funkcija ir skaidri noteikta, tai ir atbilstoša vieta pensiju fonda organizatoriskajā struktūrā un noteikta loma pensiju fonda pārvaldīšanas procesā, tai ir kvalificēts personāls un tā darbojas efektīvi;

7.7. kontrolē pārmaiņas iekšējās kontroles sistēmā atbilstoši pārmaiņām pensiju fonda darbībā un pensiju fonda darbību ietekmējošajos ārējos apstākļos;

7.8. izskata iekšējā audita funkcijas, zvērinātu revidentu, kā arī Latvijas Bankas un citu institūciju atzinumus un ieteikumus pensiju fonda darbības uzlabošanai un kontrolē atklāto trūkumu novēršanu;

7.9. nosaka ziņojumu, kurus tā saņem, saturu, apjomu, formātu un biežumu, kā arī kritiski izvērtē un vajadzības gadījumā apstrīd šīs informācijas patiesumu;

7.10. nosaka ārpakalpojumu politiku un procedūras;

7.11. nodrošina šo noteikumu 29. punktā noteiktos pienākumus atalgojuma politikas jomā;

7.12. nosaka pazīmes, kas norāda uz interešu konfliktu, un interešu konflikta novēršanas un pārvaldības kārtību;

7.13. nodrošina, ka padomes sēdes protokolē un tajās pieņemtos lēmumus un to pamatojumu fiksē padomes sēdes protokolā.

8. Pensiju fonda valde ir atbildīga par visaptverošas pārvaldības sistēmas izveidošanu, īstenošanu un pilnveidošanu saskaņā ar pensiju fonda noteikto attīstības stratēģiju, tai skaitā:

8.1. nosaka kvalitatīvus un kvantitatīvus mērķus katrai pensiju fonda darbības jomai saskaņā ar pensiju fonda noteikto attīstības stratēģiju;

8.2. izstrādā organizatorisko struktūru, kurā ir skaidri noteiktas pilnvaras un efektīva pienākumu sadale starp valdes locekļiem, pensiju fonda struktūrvienībām un atbildīgajiem darbiniekiem;

8.3. nosaka pensiju fonda personāla kvalifikācijas prasības;

8.4. nodrošina pensiju fonda aktīvu aizsardzību;

8.5. nodrošina darbības risku identifikāciju, novērtēšanu un pārvaldīšanu;

8.6. ievieš un pārvalda vadības informācijas sistēmu, kas aptver visu pensiju fonda darbību;

8.7. nosaka aktīvu, ieņēmumu un izdevumu uzskaites un novērtēšanas principus;

8.8. ievieš kontroles mehānismus, kas nodrošina, lai pensiju fonda darbību regulējošos normatīvos aktus, pensiju fonda apstiprinātās politikas, plānus, iekšējos noteikumus un procedūras ievērotu visi pensiju fonda darbinieki;

8.9. nodrošina pasākumu veikšanu, lai novērstu iekšējās kontroles sistēmas trūkumus, kurus atklājis iekšējais audits, zvērināts revidents, Latvijas Banka vai citas institūcijas;

8.10. vismaz vienu reizi gadā pensiju fonda padomei (ja tāda ir izveidota) sniedz pārskatu par iekšējās kontroles sistēmas darbību;

8.11. nosaka ziņojumu, kurus tā saņem, saturu, apjomu, formātu un biežumu, kā arī kritiski izvērtē un vajadzības gadījumā apstrīd šīs informācijas patiesumu;

8.12. veic šo noteikumu 30. punktā noteiktos pienākumus atalgojuma politikas jomā.

9. Pensiju fonds, ņemot vērā tā darbības apjomu, veidu, kā arī sarežģītību un specifiku, nodrošina atbilstošu tā darbības organizāciju, tai skaitā:

9.1. izveido pensiju fonda lielumam un darbības riskiem atbilstošu organizatorisko struktūru, kas nodrošina pensiju fonda darbības atbilstību tā darbību regulējošajiem normatīvajiem aktiem, tai skaitā noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas jomā. Pensiju fonds ne retāk kā reizi gadā novērtē organizatoriskās struktūras atbilstību;

9.2. nosaka pensiju fonda korporatīvās vērtības, profesionālās rīcības un ētikas standartus;

9.3. izstrādā politikas un procedūras pensiju fonda darbības un darba organizācijas nodrošināšanai.

10. Pensiju fonds nosaka un dokumentē tā organizatorisko struktūru, kurā ir skaidri noteiktas pilnvaras un efektīva pienākumu sadale starp valdes un padomes locekļiem, pensiju fonda struktūrvienībām un atbildīgajiem darbiniekiem, tostarp nosaka darbinieku pilnvaras, pienākumus un atbildību darījumu veikšanā un kontrolē.

11. Pensiju fonds nodrošina, ka gan valdei, gan padomei (ja tāda ir izveidota) kolektīvi ir pietiekama pieredze un zināšanas par visiem pensiju fonda būtiskajiem darbības veidiem un riskiem.

12. Pensiju fonds nodrošina, ka katrai amatpersonai ir pietiekama kompetence un prasmes, lai veiktu amata pienākumus, un nodrošina, ka nepieciešamības gadījumā katrai amatpersonai ir iespēja saņemt atbilstošu iekšēju vai ārēju apmācību vai konsultācijas.

13. Pensiju fonds nosaka informācijas apmaiņas un pārskatu sniegšanas kārtību, tai skaitā konfidencialitātes prasības.

14. Pensiju fonds nodrošina, ka tā darbinieki ir informēti par to pienākumiem (tai skaitā attiecībā uz risku identificēšanu un pārvaldīšanu), saņem un pārzina informāciju, kas saistīta ar to amata pienākumu izpildi, un tiem ir amata pienākumu izpildei atbilstoša kvalifikācija un pietiekama pieredze.

15. Pensiju fonds dokumentē darbiniekiem noteiktos pienākumus un piešķirtās pilnvaras un ievēro pienākumu dalīšanas principu, kas izpaužas kā to pienākumu (funkciju) nodalīšana, kuri, ja tos apvienotu, ļautu kādam darbiniekam vienpersoniski veikt kādu darījumu pilnībā. Pienākumu dalīšanas princips aptver vismaz tādas darbības kā darījuma apstiprināšana, izpilde, novērtēšana, salīdzināšana, glabāšana, grāmatošana un kontrole.

16. Pensiju fonds nodrošina, ka darbinieki tiek iepazīstināti ar tiem piešķirtā pilnvarojuma apjomu, pārpilnvarojuma tiesībām, kā arī visiem piešķirto pilnvaru izmantošanas ierobežojumiem.

17. Darījumus veic atbilstoši pensiju fonda organizatoriskajā struktūrā noteiktajiem atbildības līmeņiem un saskaņā ar darbiniekiem piešķirtajām pilnvarām.

18. Pensiju fonds nosaka un dokumentē darījumu veikšanas un kontroles (pārvaldības) nodrošināšanas kārtību. Pensiju fonds nodrošina, ka ar šo kārtību tiek iepazīstināti darbinieki.

19. Pensiju fonds darījumu veikšanas un kontroles (pārvaldības) nodrošināšanas kārtībā ietver vismaz:

19.1. darījuma veicēja pilnvarošanas kārtību (tai skaitā norāda dokumentus, kurus nepieciešams noformēt lēmumu pieņemšanas procesā, līdz darījuma veikšana tiek apstiprināta);

19.2. amatpersonas vai atbildīgos darbiniekus, kuri apliecina attiecīgo lēmumu pieņemšanu;

19.3. ierobežojumus, lai nodrošinātu darījuma atbilstību pensiju fonda politikai un darbību regulējošiem normatīvajiem aktiem;

19.4. darījuma apstrādes un kontroles kārtību.

20. Pensiju fonds izstrādā un īsteno politikas un procedūras, kurās nosaka:

20.1. jaunu klientu piesaistīšanas kārtību;

20.2. to dokumentu formu un saturu, kurus noformē, veicot darījumus ar klientiem un trešām personām;

20.3. pensiju plānu dalībnieku uzskaites kārtību;

20.4. pensiju plānu dalībnieku atskaitīšanas kārtību;

20.5. dalībnieku statusa pārskatīšanas biežumu.

21. Pensiju fonds nosaka informāciju, kāda ir jāsaņem no klientiem, un nodrošina šīs informācijas aktualizāciju atbilstoši Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulas (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ direktīvu 94/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) prasībām.

22. Pensiju fonds izstrādā un dokumentē tā stratēģiju vismaz triju gadu periodam un tajā nosaka:

22.1. darbības mērķus un rezultātu novērtēšanas kritērijus;

22.2. risku pārvaldības politiku, kas ietver potenciālos riskus un pieļaujamos riska līmeņus;

22.3. mērķus likviditātes, pamatkapitāla un pašu kapitāla pārvaldības jomā, ņemot vērā darbības apjomu, veidu, kā arī sarežģītību un specifiku;

22.4. ieguldījumu politikas aprakstu katram pensiju plānam.

23. Pensiju fonds nodrošina iespēju pensiju fonda darbiniekiem ziņot par faktiskiem vai potenciāliem iekšējās kontroles sistēmas trūkumiem, konstatētajiem pensiju fonda darbību regulējošo normatīvo aktu pārkāpumiem, izteikt priekšlikumus to novēršanai un ziņot par nelikumīgiem vai neētiskiem darījumiem, tai skaitā par interešu konflikta situācijām.

24. Pensiju fonds, nodrošinot interešu konflikta situāciju pārvaldīšanu, īpaši gadījumos, kad pensiju fonds, līdzekļu pārvaldītājs, līdzekļu turētājs, ārpakalpojuma sniedzējs vai darba devējs ir saistītās personas, izveido atbilstošus organizatoriskus un administratīvus pasākumus, kas novērš klientu vai potenciālo klientu interešu nelabvēlīgu ietekmēšanu.

25. Pensiju fonds izstrādā un dokumentē pensiju fonda interešu konflikta situāciju pārvaldīšanas politiku un procedūras, lai nodrošinātu faktisko vai potenciālo interešu konflikta situāciju savlaicīgu identificēšanu un pārvaldīšanu, tai skaitā:

25.1. nosaka rīcību interešu konflikta situāciju novēršanai;

25.2. atbilstoši sadala pienākumus starp pensiju fonda darbiniekiem faktisko un potenciālo interešu konfliktu pārvaldīšanai;

25.3. nodrošina, ka pensiju fonda darbinieks savu amata pienākumu izpildē atturas no lēmumu pieņemšanas par pensiju fonda darījumiem vai cita veida profesionālajām darbībām pensiju fondā, kurās šim pensiju fonda darbiniekam rodas vai var rasties interešu konflikta situācija;

25.4. nodrošina atbilstošu kārtību, kā darbinieki ziņo pensiju fonda valdei vai padomei (ja tāda ir izveidota) par darījumiem, kuros attiecīgajai personai tieši vai netieši rodas vai var rasties interešu konflikts;

25.5. nodrošina, ka to struktūrvienību funkcijas, starp kurām rodas vai var rasties interešu konflikta situācija, nepārklājas (piemēram, ir noteiktas informācijas barjeras, noteikta atšķirīga organizatoriskā pakļautība).

26. Pensiju fonds nodrošina, ka pārvaldības sistēmas ietvaros ir izstrādātas, aktualizētas un piemērotas praksē:

26.1. personāla politika un procedūras, kas nosaka darbinieku atlases kārtību, atalgojuma noteikšanas kārtību, hierarhisko pārraudzību un amata pēctecības plānošanu, prasības dažādiem amatiem nepieciešamajām iemaņām, potenciālo darbinieku atbilstības novērtēšanas kritērijus un kārtību, kā arī dzimumneitrālu darba samaksas un atalgojuma noteikumu piemērošanu darbiniekiem un citus nosacījumus vienlīdzīgai attieksmei pret personālu neatkarīgi no dzimuma ar nodarbinātību saistītajās jomās, piemēram, personāla atlasi iestādes personāla atlases konkursos, apmācības iespējas un profesionālās karjeras izaugsmes iespējas, papildu labumu piešķiršanu monetārā un nemonetārā formā;

26.2. atalgojuma politika riska profilu ietekmējošiem amatiem, ņemot vērā pensiju fonda darbības apjomu, veidu, kā arī sarežģītību, specifiku un organizatorisko struktūru.

27. Ievērojot normatīvos aktus fizisko personu datu aizsardzības jomā, pensiju fonds ne retāk kā vienu reizi gadā atklāj informāciju par īstenoto atalgojuma politiku, tās pamatprincipiem un praksi attiecībā uz riska profilu ietekmējošiem amatiem, izvēloties piemērotu informācijas nesēju un vietu, kā arī nodrošina publiskotās informācijas aktualitāti. Internets tiek uzskatīts par piemērotu publicēšanas vietu. Minētā informācija ietver atalgojuma politikas mērķu un tās pamatprincipu aprakstu, informāciju par riska profilu ietekmējošiem amatiem, kā arī kritērijiem to noteikšanai. Informāciju par pārskata periodā īstenoto atalgojuma politiku, tās pamatprincipiem un praksi pensiju fonds atklāj vienlaikus ar gada pārskata vai konsolidētā gada pārskata publiskošanu par šo pašu pārskata periodu.

28. Pensiju fonds izstrādā, īsteno un aktualizē savai darbībai un riska profilam atbilstošu atalgojuma politiku riska profilu ietekmējošiem amatiem, ievērojot šādus pamatprincipus:

28.1. ir noteikta riska profilu ietekmējošo amatu identifikācijas kārtība;

28.2. atalgojuma politika paredz ne tikai atbilstīgas kvalifikācijas amatpersonu vai darbinieku piesaistīšanu un motivēšanu pensiju fonda noteikto mērķu sasniegšanai, bet tā atbilst arī pensiju fonda ilgtermiņa interešu īstenošanai, veicina darbības efektivitāti un finanšu stabilitāti kopumā, kā arī nodrošina piesardzīgu un efektīvu risku pārvaldīšanu;

28.3. atalgojuma politika atbilst pensiju fonda izveidoto pensiju plānu dalībnieku un papildpensijas saņēmēju ilgtermiņa interesēm;

28.4. ir paredzēti pasākumi interešu konflikta novēršanai, piemēram, izslēdzot iespēju pensiju fonda valdes un padomes locekļiem vai citiem darbiniekiem noteikt savu atalgojumu vai piedalīties sava atalgojuma noteikšanā;

28.5. atalgojuma politika nodrošina darbību regulējošo normatīvo aktu prasību ievērošanu, kā arī veicina piesardzīgu un efektīvu risku pārvaldīšanu un ierobežo risku uzņemšanos virs noteiktā pieļaujamā risku uzņemšanās līmeņa;

28.6. ir noteikti atalgojuma nemainīgās daļas elementi (parasti – darba alga) un atalgojuma mainīgās daļas (ja tāda ir paredzēta) elementi, piemēram, prēmijas, motivējošas shēmas ilgtermiņa darbības rezultātu sasniegšanai, atlīdzība darba līguma vai pilnvarojuma līguma izbeigšanas gadījumā, vienlaikus nodrošinot, ka atalgojuma nemainīgā daļa atalgojumā ir pietiekami liela, lai varētu noteikt elastīgu atalgojuma politiku attiecībā uz atalgojuma mainīgo daļu, tostarp iespēju atlikt, samazināt vai neizmaksāt atalgojuma mainīgo daļu, piemēram, finansiālā stāvokļa pasliktināšanās gadījumā;

28.7. pensiju fonda padomes atalgojumu nosaka un pārrauga pensiju fonda akcionāri vai dalībnieki. Padomes locekļus atalgo vienīgi ar atalgojuma nemainīgo daļu;

28.8. katrai amata kategorijai ir noteikts maksimālais atalgojuma mainīgās daļas procentuālais apmērs no atalgojuma nemainīgās daļas, ir paredzēti noteikumi atalgojuma mainīgās daļas piešķiršanai, piemēram, darbības rezultātu novērtēšana vai atalgojuma mainīgās daļas noteikšanai izmantojamie rādītāji un metodes, ir skaidri nosacījumi atalgojuma mainīgās daļas izmaksāšanai, atlikšanai, samazināšanai vai neizmaksāšanai, ja, piemēram, attiecīgajā darbības periodā ir pieļautas kļūdas, nepilnības vai nepienācīgi veikta profesionālā darbība;

28.9. izvērtējot Privāto pensiju fondu likuma 11. pantā minēto ārpakalpojumu izmantošanas iespējas, kā arī saņemot minētos ārpakalpojumus, pensiju fonds pārliecinās, ka ārpakalpojumu sniedzējs savā darbībā piemēro šajos noteikumos minētos atalgojuma politikas pamatprincipus, ciktāl tie ir attiecināmi uz ārpakalpojumu sniedzēja darbības specifiku. Šajā apakšpunktā minētās prasības neattiecas uz komercsabiedrībām, kurām ir saistošas nozarei specifiskas atalgojuma prasības saskaņā ar citiem Eiropas Savienības tiesību aktiem, t. i., uz ieguldījumu pārvaldes sabiedrībām, alternatīvo ieguldījumu fondu pārvaldniekiem, apdrošināšanas un pārapdrošināšanas sabiedrībām, kredītiestādēm un ieguldījumu brokeru sabiedrībām;

28.10. atalgojuma politikas pamatprincipus regulāri, bet ne retāk kā vienu reizi trijos gados, pārskata un aktualizē, lai nodrošinātu to atbilstību pensiju fonda darbības plānam un pārmaiņām ārējos faktoros, piemēram, ārējos darbību regulējošajos normatīvajos aktos. Atalgojuma politikas pamatprincipus pārskata nekavējoties, piemēram, attiecīgi samazinot atalgojuma mainīgo daļu vai nepiešķirot to, vai paredzot atlikt lielāku tās daļu uz ilgāku laiku, ja pensiju fonda darbībā ir konstatēti riski finanšu stabilitātei nākotnē.

29. Par atalgojuma politikas pamatprincipu noteikšanu, atalgojuma politikas apstiprināšanu, aktualizēšanu un īstenošanas uzraudzību ir atbildīga pensiju fonda padome (ja tāda ir izveidota) vai gadījumos, kad padome nav izveidota, pensiju fonda akcionāri vai dalībnieki.

30. Pensiju fonda valde atalgojuma un personāla politikas jomā ir atbildīga par:

30.1. pensiju fonda personāla politikas un padomes noteiktajiem atalgojuma politikas pamatprincipiem, atbilstošas atalgojuma politikas izstrādi un tai atbilstošu iekšējo normatīvo aktu izstrādi, apstiprināšanu un īstenošanu;

30.2. informācijas atklāšanu saskaņā ar šo noteikumu 27. punktu, pensiju fonda amatpersonu un darbinieku informēšanu par atalgojuma politiku, viņu darbības rezultātu novērtēšanā un atalgojuma mainīgās daļas noteikšanā izmantojamiem rādītājiem un metodēm;

30.3. to, ka atalgojuma politika un iekšējie normatīvie akti atalgojuma noteikšanai, tai skaitā novērtēšanas process un tā rezultāti, ir skaidri, dokumentēti un pieejami darbiniekiem, ciktāl tas nepieciešams viņu funkciju vai darba pienākumu veikšanai vai ciktāl tas attiecas uz konkrēto amatpersonu vai darbinieku.

31. Pensiju fonds izstrādā, dokumentē un īsteno atbilstošas politikas un procedūras visu pensiju fonda un tā izveidoto pensiju plānu darbībai piemītošo būtisko risku identificēšanai un pārvaldīšanai, tai skaitā mērīšanai, novērtēšanai, kontrolei, risku pārskatu sniegšanai un pašu riska novērtējuma sagatavošanai, kurās paredz:

31.1. būtisku risku noteikšanu, novērtēšanu (kvantitatīvi nenosakāmiem riskiem, piemēram, reputācijas riskam, stratēģijas riskam) un mērīšanu (riskiem, kurus iespējams kvantitatīvi izmērīt);

31.2. piemērotas risku kontroles procedūras, tai skaitā saskaņā ar pensiju fonda risku politiku nosaka maksimāli pieļaujamā risku apmēra ierobežojumus un limitus, risku ierobežošanas metodes, kontroles procedūras, lai mazinātu kvantitatīvi nenosakāmus riskus, kā arī atbilstošu ierobežojumu noteikšanu pirms iesaistīšanās jaunu darījumu veikšanā;

31.3. kārtību, kādā pensiju fonda amatpersonas un darbinieki regulāri saņem informāciju par pensiju fonda darbībai piemītošajiem riskiem, to apmēru un tendencēm, risku ietekmi uz pensiju fonda kapitāla apmēru, kā arī citu lēmumu pieņemšanai nepieciešamo informāciju;

31.4. risku pārvaldīšanas politiku un procedūru ievērošanas regulāru pārraudzīšanu un jebkuru noteikto limitu ievērošanas kontroli;

31.5. darbinieku pienākumu, pilnvaru un atbildības sadalījumu risku pārvaldīšanā.

32. Pensiju fonda amatpersona, kura ir atbildīga par visaptverošas risku kontroles funkcijas veikšanu, uzrauga risku pārvaldīšanas sistēmu un koordinē visu pensiju fonda struktūrvienību darbības, kuras saistītas ar risku pārvaldīšanu, un nodrošina, ka būtisko risku identificēšanai izmanto atbilstošus kvantitatīvos un kvalitatīvos kritērijus un novērtējuma rezultāti un secinājumi ir pamatoti un dokumentēti.

33. Atbilstoši pensiju fonda darbības specifikai un veidam riskus izvērtē un pārvalda vismaz šādās jomās:

33.1. risku parakstīšana un rezervju veidošana;

33.2. aktīvu un saistību pārvaldība;

33.3. ieguldījumi, īpaši atvasinātie instrumenti, vērtspapīrošanas darījumi un līdzīgas saistības;

33.4. ar likviditāti saistītā un koncentrācijas riska pārvaldība;

33.5. operacionālā riska pārvaldība;

33.6. apdrošināšana un citas riska mazināšanas metodes;

33.7. ar ieguldījumu portfeli un tā pārvaldību saistītie vides, sociālie un pārvaldības riski.

34. Risku pārvaldības procesā ņem vērā arī riskus, kurus atbilstoši pensiju fonda izveidoto pensiju plānu nosacījumiem uzņemas tā dalībnieki un papildpensijas saņēmēji.

35. Mērot, novērtējot un pārraugot pensiju fonda izveidoto pensiju plānu darbībai piemītošos būtiskos riskus, piemēro tā darbības specifikai un sarežģītībai atbilstošas analītiskās metodes, tai skaitā stresa testēšanu, ko pensiju fonds izmanto gan būtisko risku, gan risku savstarpējās mijiedarbības izvērtēšanai. Pensiju fonds dokumentē un regulāri pārskata izmantojamo analītisko metožu izvēli un būtību, kā arī tajās izmantotos pieņēmumus un aplēses.

36. Pensiju fonds nodrošina noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas riska un sankciju riska integrēšanu iestādes risku pārvaldības sistēmā, kā arī nodrošina to pārvaldīšanu atbilstoši Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likumā, Starptautisko un Latvijas Republikas nacionālo sankciju likumā, kā arī normatīvajos aktos, kas nosaka noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas riska pārvaldīšanu un sankciju riska pārvaldīšanu, noteiktajām prasībām.

37. Pensiju fonds regulāri, bet ne retāk kā reizi trijos gados pārskata un pilnveido risku identificēšanas un pārvaldīšanas politikas un procedūras atbilstoši pārmaiņām pensiju fonda darbībā un pensiju fonda darbību ietekmējošajos ārējos apstākļos. Pensiju fonds izvērtē tā darbības atbilstību risku identificēšanas un pārvaldīšanas politikās un procedūrās noteiktajam, šo politiku un procedūru piemērotību un efektivitāti, kā arī izvērtē pensiju fonda veiktos pasākumus, lai novērstu šajās politikās un procedūrās atklātos trūkumus, piemērotību un efektivitāti.

38. Pensiju fonds izveido un uztur grāmatvedības sistēmu, ievērojot pensiju fonda darbību regulējošos normatīvos aktus, izstrādājot un dokumentējot grāmatvedības politiku (norādot uzskaites un novērtēšanas metodes) un uzskaites, kontroles, novērtēšanas un pārskatu sagatavošanas procedūras.

39. Ja pensiju fonds nodod pensiju plānu citam pensiju fondam, tas veic pasākumus, lai nodrošinātu, ka tam nepieciešamības gadījumā ir pieejami darījumu attaisnojuma dokumenti par pēdējo 10 gadu laikā veiktajiem darījumiem.

40. Pensiju fonds izstrādā vadības informācijas sistēmu, lai pārraudzītu pensiju plānu ieguldījumus, noteiktos ierobežojumus un likviditāti, nodrošinātu regulāru informācijas apmaiņu ar līdzekļu pārvaldītāju un turētāju un sniegtu skaidru priekšstatu par pensiju fonda finansiālo stāvokli. Pensiju fonds nodrošina, ka tā amatpersonām un atbildīgajiem darbiniekiem ir pieeja pilnīgai, ticamai un atbilstošai informācijai, kura nepieciešama to amata pienākumu izpildei gan normālos darbības apstākļos, gan krīzes situācijā, lai laikus atklātu kontroles procedūru neievērošanu, novērtētu procedūru neievērošanas sekas un pieņemtu lēmumus.

41. Vadības informācija aptver vismaz:

41.1. pensiju fonda un pensiju plānu pašreizējo stāvokli un darbības rezultātus salīdzinājumā ar iepriekšējiem periodiem un darbības plāna rādītājiem;

41.2. aktīvu analīzi;

41.3. ienākumu un izdevumu analīzi;

41.4. faktisko kvantitatīvo risku lieluma atbilstības pensiju fonda risku politikai novērtējumu un salīdzinājumu ar noteiktajiem ierobežojumiem un limitiem;

41.5. pieņemto politiku un procedūru neievērošanas gadījumu, kā arī saņemto sūdzību uzskaitījumu un analīzi.

42. Informācijas sistēma nodrošina savlaicīgas, precīzas, pilnīgas, ticamas un atbilstošas informācijas sniegšanu ārējiem lietotājiem (piemēram, Latvijas Bankai) atbilstoši spēkā esošo tiesību aktu prasībām gan normālos darbības apstākļos, gan krīzes situācijā pensiju fonda darbību regulējošajos normatīvajos aktos paredzētajā termiņā un pēc pieprasījuma.

43. Pensiju fonds nodrošina pietiekamus resursus šajā nodaļā minētās informācijas apkopošanai un sniegšanai.

44. Pensiju fonds izstrādā un dokumentē aktīvu un informācijas sistēmu aizsardzības procedūras, kuras:

44.1. nodrošina pensiju fonda materiālo un finanšu aktīvu saglabāšanu;

44.2. nodrošina to materiālo un finanšu aktīvu saglabāšanu, kuri tiek turēti klientu uzdevumā;

44.3. novērš trešo personu nesankcionētu tiešu un netiešu (ar dokumentu starpniecību) piekļūšanu pensiju fonda aktīviem, grāmatvedības, elektroniskās sakaru sistēmas un citiem datiem;

44.4. nodrošina informācijas sistēmu drošu un stabilu funkcionēšanu un informācijas saglabāšanu (tai skaitā informācijas atjaunošanu ārkārtas situācijās).

45. Pensiju fonds organizē informācijas sistēmu aizsardzību atbilstoši normatīvajos aktos par informācijas sistēmu drošību noteiktajām prasībām.

46. Ārpakalpojumu saņemšanai pensiju fonds izstrādā un regulāri pārskata un aktualizē ārpakalpojumu politiku un procedūras.

47. Politikā un procedūrās iekļauj ārpakalpojumu izmantošanas procesa galvenos posmus, ārpakalpojumu izmantošanas principus, atbildību un pienākumus, un nosaka vismaz:

47.1. amatpersonu pienākumus atbilstoši šo noteikumu III un IV nodaļā noteiktajam un lēmumu pieņemšanas procesu pensiju fonda funkciju deleģēšanai ārpakalpojumu sniedzējiem;

47.2. pensiju fonda iekšējās kontroles funkciju (tostarp risku kontroles, aktuāra un iekšējā audita) un biznesa funkciju lomu, kā arī citu personu iesaistīšanu ārpakalpojumu izmantošanas procesā;

47.3. ārpakalpojumu izmantošanas plānošanu;

47.4. ārpakalpojumu izmantošanas uzraudzību un pārvaldību;

47.5. ārpakalpojumu dokumentēšanu un reģistrēšanu.

48. Pensiju fonds pastāvīgi uzrauga ārpakalpojumu sniedzēju darbību attiecībā uz jebkuru līgumu par ārpakalpojumu izmantošanu.

49. Pensiju fonds izveido iekšējā audita funkciju, kuras uzdevums ir veikt iekšējās kontroles sistēmas neatkarīgu uzraudzību un novērtēt tās darbības efektivitāti, lai palīdzētu pensiju fonda amatpersonām un atbildīgajiem darbiniekiem efektīvāk pildīt savus amata pienākumus.

50. Iekšējā audita funkcijas pienākumos iekļauj vismaz:

50.1. pensiju fonda darbības efektivitātes un rezultātu novērtēšanu;

50.2. visu pensiju fonda darbības veidu un struktūrvienību darbības atbilstības stratēģijai, plāniem, politikām, procedūrām un ārējo normatīvo aktu prasībām novērtēšanu, tai skaitā risku pārvaldības jomā;

50.3. grāmatvedības sistēmas pārbaudi;

50.4. informācijas sistēmu novērtēšanu;

50.5. iekšējās kontroles procedūru darbības pārbaudi;

50.6. finansiālās informācijas ticamības un pilnības pārbaudi, kā arī to līdzekļu pārbaudi, ar kuru palīdzību šī informācija tiek identificēta, mērīta, klasificēta un sniegta;

50.7. speciālo pārbaužu un izmeklēšanas veikšanu;

50.8. ārpakalpojumu izmantošanas pārvaldības izvērtēšanu.

51. Lai iekšējā audita funkcija darbotos efektīvi, pensiju fonds:

51.1. skaidri nosaka un dokumentē iekšējā audita funkcijas veicēju pilnvaras;

51.2. nodala iekšējā audita funkciju no ikdienas darījumu veikšanas un kontroles funkcijām, kā arī no uzskaites un kontroles procedūru noteikšanas;

51.3. nodrošina, ka iekšējā audita funkcija ir neatkarīga no darbībām, kuru efektivitātes un rezultātu novērtēšana ietilpst tās pienākumos;

51.4. nodrošina, ka darbiniekiem, kuri veic iekšējā audita funkciju, ir brīva piekļuve visiem dokumentiem, informācijai un personālam;

51.5. nodrošina, ka darbiniekiem, kuri veic iekšējā audita funkciju, ir atbilstoša izglītība un profesionālā pieredze, lai kvalificēti pildītu savus pienākumus;

51.6. nodrošina iekšējā audita funkcijai tiešus kontaktus ar pensiju fonda padomi (ja tāda ir izveidota) un valdi.

52. Iekšējā audita funkcijas vadītāju apstiprina pensiju fonda padome (ja tāda ir izveidota), skaidri norādot un dokumentējot viņa pienākumus, pilnvaras un pārskatu sniegšanas kārtību.

53. Lai nodrošinātu iekšējā audita funkcijas vadītāja darbības un lēmumu pieņemšanas neatkarību no pensiju fonda valdes, nosaka viņa pakļautību pensiju fonda padomei.

54. Iekšējā audita funkcija darbojas saskaņā ar pensiju fonda padomes (ja tāda ir izveidota) apstiprinātu plānu, kurā norāda:

54.1. pārskata periodā auditējamās darbības jomas, pārbaužu regularitāti un pārbaužu veikšanai nepieciešamos resursus;

54.2. riska noteikšanas un novērtēšanas metodes pārbaudāmajām darbības jomām, kā arī riska kontroles procedūru novērtēšanas kritērijus;

54.3. pārbaužu rezultātu dokumentēšanas prasības;

54.4. kārtību, kādā pārbaužu rezultātus sniedz pensiju fonda padomei (ja tāda ir izveidota) un valdei, un ieteikumu īstenošanas pārbaudes kārtību.

55. Ja pensiju fonds nav izveidojis padomi, tā iekšējā audita funkcijas darbības plānu apstiprina pensiju fonda akcionāri vai dalībnieki.

56. Par katras veiktās pārbaudes rezultātā atklātajiem faktiem un iekšējās kontroles sistēmas trūkumiem, politiku un procedūru pārkāpumiem, nepietiekami identificētiem vai nepietiekami pārvaldītiem riskiem iekšējā audita funkcijas veicēji sagatavo ziņojumu un sniedz ieteikumus atklāto problēmu risināšanai.

57. Iekšējā audita funkcija katras veiktās pārbaudes rezultātā atklātos faktus, sniegtos atzinumus un ieteikumus apspriež attiecīgajā vadības līmenī, kā arī uzrauga sniegto ieteikumu izpildi. Iekšējā audita funkcija vismaz reizi gadā sagatavo pārskatu par veikto pārbaužu rezultātiem un galvenajām atklātajām problēmām un sniedz viedokli par iekšējās kontroles efektivitāti.

58. Ja pensiju fonds piedāvā noteikto izmaksu plānu vai noteikto iemaksu plānu ar garantētu ienesīgumu vai pensiju plānā paredz biometrisko risku segumu, tas nodrošina efektīvu aktuāra funkcijas īstenošanu ar mērķi:

58.1. koordinēt un uzraudzīt tehnisko rezervju aprēķināšanu;

58.2. novērtēt tehnisko rezervju aprēķināšanā izmantoto un šajā nolūkā izdarīto pieņēmumu metodiku un to pamatā esošo modeļu piemērotību;

58.3. novērtēt tehnisko rezervju aprēķināšanā izmantoto datu pietiekamību un kvalitāti;

58.4. salīdzināt tehnisko rezervju aprēķināšanas pamatā esošos pieņēmumus ar pieredzi;

58.5. informēt pensiju fonda amatpersonas par tehnisko rezervju aprēķināšanas ticamību un atbilstību;

58.6. sniegt viedokli par vispārējo riska parakstīšanas politiku, ja pensiju fondam tāda ir;

58.7. sniegt viedokli par apdrošināšanas kārtības piemērotību, ja pensiju fondam tāda ir;

58.8. veicināt riska pārvaldības sistēmas efektīvu īstenošanu.

59. Ja pensiju fonds piedāvā noteikto izmaksu plānu vai noteikto iemaksu plānu ar garantētu ienesīgumu vai pensiju plānā paredz biometrisko risku segumu, privātā pensiju fonda valde apstiprina tehnisko rezervju izveidošanas kārtību, norādot šādu informāciju:

59.1. tehniskās rezerves atbilstoši piedāvātajiem pensiju plāniem un dalības līgumu nosacījumiem;

59.2. tehnisko rezervju aprēķina periodiskumu katram pensiju plānam;

59.3. tehnisko rezervju veidošanas procedūras katram pensiju plānam;

59.4. tehnisko rezervju aprēķina kontroles procedūras katram pensiju plānam;

59.5. aprēķināto tehnisko rezervju apstiprināšanas procedūras;

59.5. pensiju tehnisko rezervju un papildu rezerves negatīvo noviržu gadījumiem aprēķināšanas metodiku;

59.6. datubāzes, kuras privātais pensiju fonds izmanto tehnisko rezervju aprēķināšanai, un tajās uzkrājamās informācijas (ierakstu lauku) sarakstu;

59.7. procentu likmju lielumu, biometrijas tabulas un citus statistikas avotus, kurus izmanto tehnisko rezervju aprēķināšanai.

60. Privātā pensiju fonda valde, apstiprinot tehnisko rezervju aprēķināšanā izmantojamās biometrijas tabulas, ievēro piesardzības principu, kā arī ņem vērā pensiju plānu dalībnieku struktūru un pensiju plānus raksturojošās iezīmes, it īpaši paredzamās attiecīgo risku izmaiņu tendences.

61. Atzīt par spēku zaudējušiem Finanšu un kapitāla tirgus komisijas 2022. gada 8. februāra normatīvos noteikumus Nr. 12 "Privāto pensiju fondu pārvaldības sistēmas izveides normatīvie noteikumi" (Latvijas Vēstnesis, 2002, Nr. 32).

62. Noteikumi stājas spēkā 2025. gada 1. janvārī.

Noteikumos iekļautas tiesību normas, kas izriet no Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 14. decembra direktīvas 2016/2341 par arodpensijas kapitāla uzkrāšanas institūciju (AKUI) darbību un uzraudzību (pārstrādāta redakcija).