Darbības ar dokumentu

2) Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija (VARAM);

3) pašvaldības un pašvaldību dibinātas iestādes:

Rīgas valstspilsētas pašvaldība,

Liepājas valstspilsētas pašvaldība,

Daugavpils valstspilsētas pašvaldība,

Ventspils valstspilsētas pašvaldība,

Kuldīgas novada pašvaldība,

Mārupes novada pašvaldība,

Talsu novada pašvaldība,

Jelgavas novada pašvaldība,

Saulkrastu novada pašvaldība

PKIP ietvaros tika izstrādāts un valsts pārvaldes pakalpojuma portālā Latvija.gov.lv izmitināts pašvaldību e-pakalpojums "Bērna reģistrācija pirmsskolu iestāžu rindā" (EP214) un nodrošināta integrācija ar Iedzīvotāju (pašlaik Fizisko personu) reģistru un Valsts izglītības informācijas sistēmu (VIIS). Projektā "Izglītības jomas informācijas sistēmu vienotā arhitektūra un pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājums" tiks integrēta forma no iepriekš PKIP projektā izstrādātā e-pakalpojuma "Bērna reģistrācija pirmsskolu iestāžu rindā" (EP214).

PKIP ietvaros izstrādātas saskarnes pašvaldībās izmantotajām dokumentu vadības sistēmām LIETVARIS un NAMEJS, izmantojot pakalpojuma apstrādes moduļa (PAM) funkcionalitāti.

Projekta "Izglītības jomas informācijas sistēmu vienotā arhitektūra un pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājums" ietvaros tiks izvērtēta iespēja izmantot iepriekš izstrādātās saskarnes integrācijai lietvedības sistēmās un, ja nepieciešams, radītas jaunas saskarnes.

2. IZM un Rīgas valstspilsētas aģentūras "Rīgas digitālā aģentūra" projekts "Izglītību apliecinošo dokumentu reģistrs".

Apliecinām, ka ar norādīto projektu nepastāv dubultā finansējuma risks.

Apliecinām, ka projekta ietvaros komercdarbības atbalsts netiks sniegts

1. Projekta ietvaros tiks veikta VIIS un saistīto IS izpēte un izglītības jomas informācijas sistēmu vienotās arhitektūras izstrāde, t. sk. tehnoloģiskā ietvara definēšana un konfigurācija. Tiks noteikta kopējo izglītības jomā darbināmo risinājumu sadarbspējas arhitektūra, identificētas prasības un vadlīnijas individuālo risinājumu sistēmas līmeņa arhitektūrai, kā arī definēta pieeja datu apmaiņām. Tiks definēta izglītības jomas informācijas sistēmu nākotnes arhitektūra, iezīmējot ceļa karti pārejai uz jauno arhitektūru.

2. Ievērojot izstrādāto izglītības jomas informācijas sistēmu vienoto arhitektūru, projekta ietvaros tiks izstrādāta koplietošanas platforma, kas nodrošinās šādu funkcionalitāti:

a) valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.gov.lv publicēti unificēti pakalpojumi pieteikuma iesniegšanai izglītības iestādē, kā arī saskarne papīra pieteikumu apstrādei izglītības iestādēs vai pašvaldības klientu apkalpošanas centros;

b) atbalsta sistēma pieteikumu apstrādei un pieteikumu pārvaldībai. Datos balstītas automātiskas un manuāli pārvaldītas prioritātes pieteikumu pārvaldībā. Notikumi un darbības pieteikumu apstrādē, atgādinājumi, lēmumi (par uzņemšanu, par atliktu uzņemšanu, par atteikumu), papildu notikumi (piemēram, iestājpārbaudījumi, klātienes noklausīšanās), iespējams, arī maksājumi;

c) datu izgūšana no Datu izplatīšanas un pārvaldības platformas (DAGR) vai valsts nozīmes informācijas sistēmām un reģistriem. Piemēram, izgūstot Fizisko personu reģistra (FPRIS), VIIS vai bāriņtiesu informācijas sistēmas (BARIS) datus;

d) integrācijas risinājums pašvaldības dokumentu vadības sistēmā saņemto pieteikumu, kā arī sagatavoto dokumentu reģistrācijai;

e) izglītojamo datu nodošana VIIS izglītojamo uzņemšanas gadījumā;

f) publisko datu kopu (piem., bērnu skaits rindā uz pašvaldības pirmsskolas izglītības iestādēm u. c.) sagatavošana un nodošana Latvijas Atvērto datu portālam, ievērojot personu datu aizsardzības prasības

a) VIIS, tās komponentes un sadarbība ar iekšējām un ārējām sistēmām. Pamatojoties uz analīzes rezultātiem, tiks izstrādāta izglītības jomas informācijas sistēmu vienotā arhitektūra, t. sk. tehnoloģiskā ietvara definēšana un konfigurācija. Izstrādātā arhitektūra tiks izmantota pieteikumu risinājumiem valsts un pašvaldību dibinātās izglītības iestādēs;

b) pašvaldībām tiks nodrošināta aizmugures sistēma saņemto pieteikumu uzkrāšanai un apstrādei un uzņemšanas sarakstu sagatavošanai. Tiks nodrošināta pārskatāma izglītojamo uzņemšana izglītības iestādēs. Aizmugures sistēmas darbībā tiks nodrošināta datu izgūšana no valsts nozīmes informācijas sistēmām un reģistriem;

c) izglītojamo likumiskajiem pārstāvjiem tiks nodrošināti valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.gov.lv publicēti e-pakalpojumi izglītojamo pieteikšanai vispārējās izglītības, profesionālās izglītības, profesionālās ievirzes un interešu izglītības iestādēs. Tādējādi izglītojamo likumiskajiem pārstāvjiem būs iespēja attālināti iesniegt pieteikumus ne tikai pirmsskolas izglītības iestādēs, bet arī vispārējās izglītības, profesionālās izglītības, profesionālās ievirzes un interešu izglītības iestādēs;

d) tiks nodrošināta vienota datubāze par bērniem, kuri reģistrēti pašvaldību reģistros uzņemšanai pirmsskolas izglītības iestādēs. VARAM tiks nodrošināta iespēja centralizēti bez pašvaldību iesaistes iegūt datus par reālo bērnu skaitu pirmsskolas izglītības iestāžu reģistrā. Pašreiz nav vienotas datubāzes, no kuras varētu iegūt datus par tiem bērniem, kuriem pašvaldības nevar nodrošināt vietas pašvaldību pirmsskolas izglītības iestādēs. VARAM katru gadu no pašvaldībām manuāli apkopo datus par bērnu skaitu rindā uz pašvaldības pirmsskolas izglītības iestādēm un publicē tos VARAM tīmekļvietnē

Vērtība (pašreizējā/
plānotā)

Sasniegšanas laiks (gads)

0/vismaz 50

2026.

Šī sistēma samazinās pašvaldību un izglītības iestāžu darbinieku darbu pieteikumu reģistrēšanā un apstrādē. Prioritāšu risinājumi sniegs atbalstu pašvaldību un izglītības iestāžu darbiniekiem uzņemšanas sarakstu sagatavošanā. Datu imports Valsts izglītības informācijas sistēmā samazinās datu apstrādei nepieciešamo laiku. Integrācija ar pašvaldību dokumentu vadības sistēmām nodrošinās būtisku darba laika ietaupījumu iesniegumu un citu dokumentu reģistrēšanā pašvaldību dokumentu vadības sistēmās

0/vismaz 50

2026.

Izstrādāts dokuments

2025.

Izmaksu apmērs (indikatīvi)

Maksimālais apmērs⁸

360 000 EUR

n/a

2 978 000 EUR

n/a

562 000 EUR

n/a

100 000 EUR

n/a

2. Izstrādāti IKT risinājuma administratora un e-pakalpojuma lietotāja lietošanas atbalsta materiāli.

3. Visās izglītības iestādēs izstrādāts izglītības iestādēs iesniedzamo pieteikumu vadības risinājuma ieviešanas plāns

Skaits

IKT risinājuma nosaukums

Īss apraksts⁹

Valsts mākonī
(jā/nē)

Termiņš IKT risinājumu attīstības saskaņošanai¹⁰ (gads, ceturksnis)

Ieviešanas termiņš (gads, ceturksnis)

Risinājuma lietotāji (skaits)

Valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.gov.lv tiks izvietoti unificēti pakalpojumi pieteikumu izveidošanai pirmsskolas, vispārējās izglītības, profesionālās izglītības, profesionālās ievirzes un interešu izglītības iestādēm

Vismaz 5 000 e-pakalpojumu lietotāji¹²

Skaits

Pakalpojums (pakalpojumu grupa)

Koplietošanas pakalpojumu lietotāji (institūcijas)

Norāde uz MK lēmumu par attīstības plānu¹³

Ieviešanas termiņš (gads, ceturksnis)

Skaits

Saturu raksturojošs nosaukums

Piekļuves nodrošināšanas termiņš (gads, ceturksnis)

Lai nodrošinātu efektīvu projekta īstenošanu atbilstoši līgumam, kas tiks noslēgts par finansējuma piešķiršanu un projekta īstenošanu, finansējuma saņēmējs paredz projekta pārvaldību organizēt trijos līmeņos. Projekta organizācija tiek veidota, lai nodrošinātu projekta mērķu sasniegšanu apjoma, termiņu, kvalitātes un pieejamo finanšu resursu ziņā. Projekta organizācija tiks izveidota ar IZM iekšējiem noteikumiem un/vai rīkojumiem, kā arī parakstot vienošanos par projekta īstenošanu ar sadarbības partneriem.

Projekta pārvaldības un īstenošanas kapacitāti veidos šādas organizatoriskās struktūras:

Projekta uzraudzības padome – uzraudzības struktūra, kas tiek izveidota uz projekta īstenošanas laiku, lai nodrošinātu projekta mērķa sasniegšanu. Uzraudzības padome uzrauga projekta aktivitāšu īstenošanu un rezultātu atbilstību galalietotāju un sadarbības partneru vajadzībām, kā arī apstiprina ārēju faktoru ietekmē radušos izmaiņu nepieciešamību projektā. Uzraudzības padome var dot uzdevumus projekta vadības grupai vai projekta komandai.

Projekta vadības grupa – vadības struktūra, kas tiek izveidota uz projekta īstenošanas laiku, lai nodrošinātu projekta rezultātu sasniegšanu. Tā ir atbildīga par projekta darbību īstenošanu, rezultatīvo rādītāju sasniegšanu, dod uzdevumus projekta vadītājam un komandai, lemj par nepieciešamajām izmaiņām projektā, atskaitās projekta uzraudzības padomei par projekta rezultātiem un sniedz tai priekšlikumus.

Projektā tiks dota iespēja veidot apakšprojekta vadības grupas dalījumā pa loģiskiem projekta apgabaliem un konkrētiem sasniedzamajiem rezultātiem.

Projekta komanda – īstenošanas organizatoriskā struktūra projekta darbību īstenošanai un ieviešanai. Projektā var veidot vairākas projekta komandas dalījumā pa loģiskiem projekta apgabaliem. Projekta komandu veido:

• projekta darba grupa – sadarbības partneru deleģētie pārstāvji, kas uz rīkojuma pamata piesaistīti projektam un atbildīgi par konkrētu darbu izpildi/uzraudzību saskaņā ar vienošanos par projekta īstenošanu un projekta vadības grupas noteiktajiem uzdevumiem. Projekta darba grupas sastāvā ir projekta īstenošanas personāls, kas tiks nodarbināts, pamatojoties uz darba līgumu, vienošanos un/vai rīkojumu, kur tā pienākumi tiks noteikti amata aprakstā, vai uzņēmuma līgumu. Projekta darba grupu atkarībā no projekta specifikas vada projekta vadītājs vai norīkots atbildīgais speciālists. Projektā var tikt veidotas vairākas projekta darba grupas dalījumā pa loģiskiem projekta apgabaliem (piemēram, projekta darbībām vai izstrādājamiem risinājumiem);

• ārējie izstrādātāji – ja nepieciešams, piesaistīti arhitektūras definēšanas, informācijas sistēmu un risinājumu izstrādes un ieviešanas, kā arī pilnveides pakalpojumu sniedzēji, kas projekta īstenošanā darbojas uz līgumu pamata;

• pieaicinātie eksperti – piesaistīti pēc nepieciešamības, nosakot to pienākumus rīkojumā vai līgumā, ja tie ir trešās puses pārstāvji;

• IKT nozares ministrija – Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija;

• sadarbības partneri – projekta ietvaros kā sadarbības partneri tiks iesaistītas Latvijas Republikas valstspilsētas un novadi;

• Latvijas Pašvaldību savienība.

Projekta komandas personāla atlīdzībai piešķirtais finansējums (gan īstenotājam, gan sadarbības partneriem) paredzēts gan esošo speciālistu, gan uz projekta aktivitāšu īstenošanu piesaistītā personāla atalgojumam

Līdz ar to kvalitatīvie rādītāji plānoti šādi:

a) iedzīvotājiem tiek nodrošināta iespēja attālināti saņemt pakalpojumu – iesniegt pieteikumu pirmsskolas, vispārējās izglītības, profesionālās izglītības, profesionālās ievirzes un interešu izglītības iestādēm. Pieteikumu iesniegšanā tiek veikta nepieciešamo datu pārbaude valsts nozīmes informācijas sistēmās un reģistros, izvairoties no nepieciešamības iedzīvotājiem attiecīgos datus norādīt. Attālināta pieteikumu iesniegšanas iespēja mazinās nepieciešamību izglītojamo likumiskajiem pārstāvjiem apmeklēt izglītības iestādes klātienē;

b) izglītības iestādēm un pašvaldību izglītības pārvaldēm tiek nodrošināts platformas risinājums saņemto pieteikumu apstrādei un pieteikumu pārvaldībai. Tehniskais risinājums nodrošinās uz apstrādātajiem datiem balstītas un attiecīgās pašvaldības saistošajiem noteikumiem atbilstošas automātiskas un manuāli pārvaldītas prioritātes pieteikumu pārvaldībā. Tiks nodrošināts atbalsts dažādu notikumu un darbību apstrādē;

c) tiks nodrošināts pašvaldību darbinieku atbalsts izglītības iestāžu uzņemšanas sarakstu sagatavošanā, dažādu ar uzņemšanu saistītu dokumentu sagatavošanā un šo dokumentu uzskaitē pašvaldību dokumentu vadības sistēmās.

ANM paredz veicināt Eiropas Savienības dalībvalstu digitālo transformāciju, atbalstīt ekonomiku un mazināt ietekmi uz vidi. Šis projekts pilnībā atbilst ANM plānā paredzēto digitālās transformācijas investīciju apguvē, nodrošinot pozitīvu ietekmi valsts pārvaldes attīstībai.

Projekta ieguvumu kvantitatīvie rādītāji plānoti, balstoties uz šādiem pieņēmumiem:

a) 2023./2024. mācību gadā vispārējās izglītības iestāžu 1. klasēs mācības uzsāk 21 584 pirmklasnieki. Vispārējo izglītību 2023./2024. mācību gadā iegūst 220 051 skolēns 563 pašvaldību vispārējās izglītības iestādēs (Izglītības un zinātnes ministrijas informācija, 31.08.2023.). Izglītojamo pārstāvjiem ir pienākums pieteikumus izglītības iestādei iesniegt gan 1. klasē, gan 10. klasē. Atsevišķās vispārējās izglītības iestādēs pieteikumi jāiesniedz arī 7. klasē;

b) 2021./2022. mācību gadā bērnu skaits izglītības iestādēs, kas īsteno pirmsskolas izglītības iestāžu programmas, ir 99 443 bērni (Izglītības un zinātnes ministrijas 2021. gada publiskais pārskats). Pirmsskolas izglītības programmas tiek īstenotas 964 izglītības iestādēs;

c) izglītojamo skaits interešu izglītības programmās 2023./2024. mācību gadā ir 226 282 izglītojamie (Izglītības un zinātnes ministrija, oficiālā statistika);

d) izglītojamo skaits profesionālās izglītības programmās 2022./2023. mācību gadā ir 27 772 izglītojamie (Izglītības un zinātnes ministrija, oficiālā statistika);

e) izglītojamo skaits profesionālās ievirzes izglītības iestādēs 2022./2023. mācību gadā ir 45 010 izglītojamie (Izglītības un zinātnes ministrija, oficiālā statistika).

Lai arī nav apkopotu datu par izglītojamo skaitu, kuri katrā gadā uzsāk mācības kādā no izglītības iestāžu veidiem, tomēr ir iespējams secināt, ka ik gadu izglītojamo pārstāvji sagatavo un izglītības iestādēs iesniedz vismaz 100 tūkstošu pieteikumu par izglītojamo uzņemšanu izglītības iestādēs. Izglītības iestāžu pārstāvjiem vai pašvaldības izglītības pārvalžu darbiniekiem nepieciešams veikt šo pieteikumu uzskaiti, reģistrēšanu pašvaldības dokumentu vadības sistēmās atbilstoši noteiktajai dokumentu aprites kārtībai.

Pieņemot, ka viena pieteikuma apstrādei nepieciešamais izglītības iestādes vai pašvaldības izglītības pārvaldes darbinieka darba apjoms sastāda 15 minūtes un ņemot vērā vidējo darbinieka stundas izmaksu valstī 7 euro/stundā (ieskaitot darba devēja sociālo nodokli), kopējais ieguvums pieteikumu apstrādē ir:

7 euro/stundā x 15 min/pieteikums x 100 000 pieteikumu = 175 tūkstoši eiro/gadā.

Ieguvums aprēķināts, pieņemot, ka sistēmai pievienosies visas valsts un pašvaldības izglītības iestādes.

Pēc pieteikumu apstrādes izglītības iestāžu pienākums ir sagatavot uzņemšanas sarakstus, organizēt komunikāciju ar izglītojamo likumiskajiem pārstāvjiem, ievadīt izglītojamā datus VIIS. Var indikatīvi novērtēt, ka viena izglītojamā datu apstrādei un komunikācijai patērētais izglītības iestādes darbinieka laiks pārsniedz 1 stundu. Pieņemot, ka sistēmas sniegtais ieguvums varētu sniegt 45 minūšu ekonomiju viena izglītojamā datu apstrādei, kopējais ieguvums komunikācijā, izglītojamo uzņemšanā un datu apstrādē ir:

7 euro/stundā x 45 min/izglītojamais x 100 000 izglītojamo = 525 tūkstoši euro/gadā.

Projekta kopējais sociālekonomiskais lietderīgums 10 gadu laikā ir 1,6 miljoni euro, ko aprēķinām, no 7 miljoniem euro ((175 tūkstoši euro + 525 tūkstoši euro) x 10 gadi) atņemot risinājuma uzturēšanā paredzamo finansējumu – 5,4 miljonus euro (540 tūkstoši euro x 10 gadi). Jāņem vērā, ka aprēķinā nav ietverts atalgojuma pieaugums publiskajā pārvaldē, kas atbilstoši Statistikas pārvaldes datiem, salīdzinot 5 gadu periodu no 2018. līdz 2023. gadam, ir bijis vidēji 9 % gadā. Nav vērtēti arī sabiedrības resursu ieguvumi, ko ir grūti aprēķināt. Tādējādi projekta kopējais sociālekonomiskais lietderīgums ir vēl lielāks par norādīto.

Sabiedrības resursu ietaupījumu, salīdzinot attālinātās un klātienes pieteikuma iesniegšanas iespējas, ir sarežģīti aprēķināt, ņemot vērā atšķirīgi patērēto laiku. Sabiedrības vidēji patērētais laiks, saņemot pakalpojumu klātienē, būtu no 1 līdz 2 stundām. Nepieciešams ņemt vērā arī katra sabiedrības locekļa papildu ceļa izdevumus.

Prognozējami šādi konkrēti kvalitatīvie rādītāji:

1) iedzīvotājiem tiek nodrošināta iespēja attālināti saņemt pakalpojumu – iesniegt pieteikumu pirmsskolas, vispārējās izglītības, profesionālās izglītības, profesionālās ievirzes un interešu izglītības iestādēm. Pieteikumu iesniegšanā tiek veikta nepieciešamo datu pārbaude valsts nozīmes informācijas sistēmās un reģistros, izvairoties no nepieciešamības iedzīvotājiem attiecīgos datus norādīt. Attālināta pieteikumu iesniegšanas iespēja mazinās nepieciešamību izglītojamo likumiskajiem pārstāvjiem apmeklēt izglītības iestādes klātienē;

2) izglītības iestādēm un pašvaldību izglītības pārvaldēm tiek nodrošināts platformas risinājums saņemto pieteikumu apstrādei un pieteikumu pārvaldībai. Tehniskais risinājums nodrošinās uz apstrādātajiem datiem balstītas un attiecīgās pašvaldības saistošajiem noteikumiem atbilstošas automātiskas un manuāli pārvaldītas prioritātes pieteikumu pārvaldībā. Tiks nodrošināts atbalsts dažādu notikumu un darbību apstrādē;

3) tiks nodrošināts pašvaldību darbinieku atbalsts izglītības iestāžu uzņemšanas sarakstu sagatavošanā, dažādu ar uzņemšanu saistītu dokumentu sagatavošanā un šo dokumentu uzskaitē pašvaldību dokumentu vadības sistēmās.

Sistēmas uzturēšana pēc tās nodošanas ekspluatācijā ietvers izstrādātās programmatūras uzturēšanu, sistēmas izmitināšanas IKT infrastruktūras izmaksas, sistēmas darbības uzraudzību, lietotāju atbalsta pakalpojumus un citas ar sistēmu uzturēšanu saistītas darbības.

Ņemot vērā sistēmu uzturēšanas principus, IZM uzskata par lietderīgu paredzēt līdz 15 % no projekta pases 4. punktā norādītajām sistēmas izstrādes izmaksām. Finansējums projekta ietvarā izstrādātā risinājuma uzturēšanai tiks pieprasīts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā pēc projekta beigām, kas kopā nepārsniedz 540 507 euro (t. sk. PVN) gadā, aprēķinos ņemot vērā plānotās risinājuma uzturēšanas izmaksas. Detalizēts uzturēšanas izmaksu aprēķins tiks sniegts, kad uzturēšanai paredzētais finansējums tiks pieprasīts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā

Atsevišķām pašvaldībām ir pieredze līdzīga pakalpojuma nodrošināšanā pirmsskolas izglītības iestādēm. Tiek nodrošināta funkcionalitāte pieteikumu ievadei, izmantojot e-pakalpojumus. Rīgas un Daugavpils valstspilsētu pašvaldības nodrošina PKIP ietvaros realizēto pakalpojumu pirmsskolas izglītības iestāžu pieteikumu ievadei. Ņemot vērā izglītojamo likumisko pārstāvju pieredzi pirmsskolu izglītības iestāžu pieteikumu ievadei, izglītojamo pārstāvji sagaida līdzīgu pakalpojumu platformu arī vispārējās izglītības, profesionālās izglītības, profesionālās ievirzes un interešu izglītības iestāžu pieteikumu ievadē. Pakalpojuma lietotāji ir izglītojamo likumiskie pārstāvji, kuri pārstāv jauno paaudzi ar atbilstošām tehnoloģiju pielietošanas prasmēm.

Pašvaldību līdzšinējā pieredze pirmsskolas izglītības iestāžu pieteikumu apstrādē un automatizēti risinājumi pieteikumu pārvaldībā un uzņemšanas sarakstu sagatavošanā būtiski atvieglo izglītības iestāžu vai pašvaldību izglītības pārvalžu darbu un nodrošina uzņemšanas procesa caurskatāmību un mazina korupcijas risku.

Projekta aktivitāšu īstenošanas gaitā pastāv iespējami riski, kuri varētu negatīvi ietekmēt sasniedzamos rezultātus:

• izmaiņas projekta vadībā;

• iepirkuma procedūras neveiksmīga īstenošana, tās noslēgšanās bez rezultāta;

• nepieciešamība atkārtoti uzsākt iepirkuma procedūru, aizkavējot projekta īstenošanu;

• būtisks izmaksu sadārdzinājums IT sistēmu izstrādei

Izglītības iestādēs iesniegto pieteikumu pārvaldības nodrošināšana

Projekta ietvaros paredzēts izstrādāt platformu izglītības iestādēs iesniegto pieteikumu apstrādei. Projekta ietvaros paredzēts izstrādāt e-pakalpojumus izglītojamo likumiskajiem pārstāvjiem pieteikumu ievadē. Projekta ietvaros paredzēts izstrādāt aizmugures sistēmu, kura nodrošinās pieteikumu apstrādi un pieteikumu pārvaldību atbilstoši pašvaldības saistošo noteikumu nosacījumiem.

Koplietošanas pakalpojums ietvers šādu funkciju kopumu:

a) valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.gov.lv publicēti unificēti pakalpojumi pieteikuma iesniegšanai valsts vai pašvaldības izglītības iestādei, nodrošināta saskarne papīra pieteikumu apstrādei izglītības iestādēs vai pašvaldības klientu apkalpošanas centros. Pirmsskolas izglītības iestādes izmanto Rīgas valstspilsētas pašvaldības projekta "Pašvaldību klientu informācijas pārvaldības risinājums" (PKIP) ietvaros izstrādāto unificēto e-pakalpojumu "Bērna reģistrācija pirmsskolu iestāžu rindā" (EP214) – reģistrācijai pirmsskolas izglītības iestāžu rindā;

b) pašvaldībām un izglītības iestādēm nodrošināta aizmugures sistēma pieteikumu apstrādei un pārvaldībai. Sistēmā nodrošināta uz datiem balstītas automātiskas un manuāli pārvaldītas prioritātes noteikšana pieteikumu pārvaldībā. Notikumi un darbības pieteikumu apstrādē, atgādinājumi, lēmumi (par uzņemšanu, par atliktu uzņemšanu, par atteikumu), papildu notikumi (piemēram, iestājpārbaudījumi, klātienes noklausīšanās), iespējams, arī maksājumi (interešu izglītības gadījumā);

c) e-pakalpojumu un aizmugures sistēmas funkciju izpildei nepieciešamo datu izgūšana no valsts nozīmes informācijas sistēmām un reģistriem, piemēram, Fizisko personu reģistra informācijas sistēmas (FPRIS), Valsts izglītības informācijas sistēmas (VIIS), bāriņtiesu informācijas sistēmām (BARIS) u. c.;

d) integrācijas risinājums ar pašvaldības dokumentu vadības sistēmu saņemto pieteikumu, kā arī sagatavoto dokumentu reģistrācijai;

e) izglītojamo datu nodošana Valsts izglītības informācijas sistēmai izglītojamo uzņemšanas gadījumā.

Koplietošanas pakalpojumu īstenojot:

a) tiks veikta valsts izglītības informācijas sistēmas izpēte un izglītības jomas informācijas sistēmu vienotās arhitektūras izstrāde, t. sk. tehnoloģiskā ietvara definēšana un konfigurācija. Tiks noteikta kopējo izglītības jomā darbināmo risinājumu sadarbspējas arhitektūra, kā arī identificētas prasības un vadlīnijas individuālo risinājumu sistēmas līmeņa arhitektūrai (ieskatot tehnoloģisko un infrastruktūras bāzi), definēta kopīgo pieeju datu apmaiņa gan iekšēji starp šīm sistēmām, gan starp tām un ārējām sistēmām (gan devējiem, gan saņēmējiem);

b) tiks veidota integrācija ar Rīgas valstspilsētas pašvaldības projekta "Pašvaldību klientu informācijas pārvaldības risinājums" (PKIP) gaitā izstrādāto un valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.gov.lv izvietoto e-pakalpojumu "Bērna reģistrācija pirmsskolu iestāžu rindā" (EP214) – reģistrācija pirmsskolas izglītības iestāžu rindā;

c) tiks veidota konfigurējama platformas funkcionalitāte, nodrošinot katras pašvaldības saistošo noteikumu izpildi

Koplietošanas pakalpojuma sniedzējs ir Izglītības un zinātnes ministrija.

Koplietošanas pakalpojuma tehniskā risinājuma nodrošinātājs ir Izglītības un zinātnes ministrija

Koplietošanas platforma tiks izstrādāta, nodrošinot 99 % pieejamību tās lietotājiem, izņemot plānotos dīkstāves periodus, kas nepieciešami platformas uzturēšanas darbiem.

Sistēma tiks veidota mērogojama, ar iespēju palielināt infrastruktūras veiktspēju.

Koplietošanas pakalpojuma ieviešanā ir paredzēta atbalsta materiālu izstrāde, pakalpojuma lietotāju apmācības un informatīvais atbalsts.

Koplietošanas pakalpojuma uzturēšanā pēc nodošanas ekspluatācijā tiks nodrošināts sistēmas lietotāju un e-pakalpojumu lietotāju atbalsts un konsultācijas. Koplietošanas pakalpojuma uzturēšanas nosacījumi tiks precizēti uzturēšanas pakalpojuma iepirkumā

Valsts un pašvaldību izglītības iestādes un pašvaldību administrācijas, kuras iegūs tehnisko risinājumu pieteikumu pārvaldībā.

Lai gan projekta "Izglītības jomas informācijas sistēmu vienotā arhitektūra un pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājums" sasniedzamais rādītājs ir vismaz 50 izglītības iestādes, IZM plāno veikt regulāras aktivitātes un informatīvos pasākumus, lai pakāpeniski pakalpojums tiktu izmantots visās pašvaldību izglītības iestādēs. Projekta ietvaros tiks izstrādāts pieteikumu pārvaldības risinājuma ieviešanas plāns pakalpojuma ieviešanai visās izglītības iestādēs

Pakalpojuma sniegšanai ir paredzēts izstrādāt jaunu IKT risinājumu – platformu izglītības iestādēs iesniegto pieteikumu pārvaldības nodrošināšanai.

Pārvaldības risinājuma funkcionēšanā tiks izmantots DAGR, valsts pārvaldes pakalpojumu portāls Latvija.gov.lv e-pakalpojumu portāls, Pašvaldību klientu informācijas pārvaldības risinājums (PKIP)

Izskaidro pakalpojumu ieviešanas un saņēmēju loka izvēršanas stratēģiju, ja tā nav balstīta uz tiesiskā regulējuma noteiktu obligātu centralizētās funkcijas vai pakalpojuma izmantošanu

Katra pašvaldība ar pašvaldības saistošajiem noteikumiem nosaka kārtību, kādā tiek apstrādāti pieteikumi uzņemšanai valsts un pašvaldības izglītības iestādēs. Saistošie noteikumi nosaka gan kārtību, gan tehniskos risinājumus, kurus izmanto izglītojamo likumiskie pārstāvji. Pašvaldības, uzsākot platformas lietošanu, veiks atbilstošus grozījumus saistošajos noteikumos, nosakot jauno kārtību, kādā tiek veikta pieteikumu iesniegšana.

Izglītības iestādēs iesniegto pieteikumu pārvaldības nodrošināšanas pakalpojuma ieviešanas un saņēmēju loka izvēršanas stratēģija paredz aktīvu iesaistīto pušu sadarbību dažādās formās – gan Izglītības un zinātnes ministrijas, gan pašvaldību pārstāvju, kā arī Latvijas Pašvaldību savienības plānotās aktivitātēs, kas vērstas uz pašvaldību informēšanu par izstrādājamās platformas ieviešanu

Īpaši norāda (un aizpilda 8. punktu), ja pakalpojumu sniegšanu nevarēs nodrošināt atbilstoši esošajiem budžeta līdzekļiem

Koplietošanas pakalpojuma pilnveide un ieviešana tiks finansēta no Atveseļošanas fonda plāna 2.1.2.1. investīcijas "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas" nolūka "Pašvaldību pakalpojumu digitālā transformācija un pašvaldību atbalsta procesu modernizācija un centralizācija, t. sk. sadarbībā ar valsts pārvaldes institūcijām)" projekta "Izglītības jomas informācijas sistēmu vienotā arhitektūra un pieteikumu izglītības iestādēs vadības risinājums", ko nodrošinās Eiropas Komisijas piešķirtais finansējums un valsts budžeta finansējums PVN izmaksu segšanai.

Koplietošanas pakalpojums ir plānots kā nacionālā līmeņa risinājums, kura izmantošana pašvaldībām būs bez maksas, un Izglītības un zinātnes ministrija pieprasīs uzturēšanas izdevumus likumā noteiktajā kārtībā no valsts budžeta līdzekļiem

Pamatojumam no izmaksu viedokļa norāda nepieciešamo papildu finansējumu mēnesī, sadalot to pa būtiskām izmaksu pozīcijām un pamatojot katru no tām

Sistēmas uzturēšana pēc tās nodošanas ekspluatācijā ietvers izstrādātās programmatūras uzturēšanu, sistēmas izmitināšanas IKT infrastruktūras izmaksas, sistēmas darbības uzraudzību, lietotāju atbalsta pakalpojumus un citas ar sistēmu uzturēšanu saistītas darbības.

Ņemot vērā sistēmu uzturēšanas principus, IZM uzskata par lietderīgu paredzēt līdz 15 % no projekta pases 4.4. punktā norādītajām sistēmas izstrādes izmaksām. Finansējums projekta ietvarā izstrādātā risinājuma uzturēšanai tiks pieprasīts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā pēc projekta beigām, kas kopā nepārsniedz 540 507 euro (t. sk. PVN) gadā. Detalizēts uzturēšanas izmaksu aprēķins tiks sniegts, kad uzturēšanai paredzētais finansējums tiks pieprasīts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.