Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka:

1.1. oficiālo elektronisko adrešu (turpmāk – e-adrese) informācijas sistēmas drošības un tehniskās prasības, kā arī prasības attiecībā uz saskarnēm un to izmantošanu;

1.2. kārtību, kādā iestādes, kuras reģistrē vai uztur informāciju par e-adrešu kontu lietotājiem (turpmāk – reģistru iestādes), sniedz e-adrešu informācijas sistēmas pārzinim e-adreses izveidei nepieciešamo informāciju, kā arī sniedzamās informācijas apjomu;

1.3. kārtību, kādā tiek izveidota vai anulēta e-adrese un aktivizēts vai deaktivizēts e-adreses konts, kā arī kārtību, kādā attiecīgo informāciju dzēš no e-adrešu kataloga;

1.4. e-adrešu katalogā ietveramās informācijas apjomu un aprites kārtību;

1.5. uz e-adresi nosūtītās elektroniskās saziņas, elektronisko dokumentu (turpmāk – ziņojumi) un to metadatu glabāšanas apjomu un termiņu, kā arī e-adrešu informācijas sistēmas pārziņa rīcību, ja tiek pārsniegts ziņojumu un to metadatu glabāšanas apjoms vai beidzas to glabāšanas termiņš;

1.6. e-adrešu informācijas sistēmas lietošanas kārtību.

2. E-adrešu informācijas sistēma ir paaugstinātas drošības sistēma.

3. E-adrešu informācijas sistēmas pārzinis:

3.1. nodrošina iespēju veikt datu pārraidi uz e-adrešu informācijas sistēmu un no tās, izmantojot publisko datu pārraides tīklu un ievērojot šādas prasības:

3.1.1. identificē sevi datu pārraides kanālā, izmantojot X.509 standarta formātā izdotu sertifikātu, un nodrošina tā aizsardzību;

3.1.2. nodrošina pielaidi datu pārraidei datu pārraides kanālā tikai identificētam un autorizētam e-adreses konta lietotājam;

3.1.3. nodrošina datu pārraides kanāla šifrēšanu;

3.2. nodrošina e-adrešu informācijas sistēmas pieejamību šādā apmērā:

3.2.1. darbdienās laikā no plkst. 8.30 līdz 17.00 – 99 % mēnesī;

3.2.2. pārējā laikā – 97 % mēnesī.

4. E-adrešu informācijas sistēmas pārzinis savā darba laikā sniedz konsultatīvo atbalstu e-adreses konta lietošanā.

5. E-adrešu informācijas sistēmas pārzinis informāciju par e-adrešu informācijas sistēmas pieejamības izmaiņām un plānotajiem pārtraukumiem izvieto e-adrešu informācijas sistēmā divas darbdienas pirms plānotā pārtraukuma, bet par neplānotajiem pārtraukumiem paziņo to iestāšanās brīdī.

6. Pēc ziņojuma nonākšanas e-adrešu informācijas sistēmā tā veic šādas darbības:

6.1. pārbauda ziņojuma saņēmēju – vai tam ir aktivizēts e-adreses konts. Ja norādītajam saņēmējam ziņojuma saņemšanas brīdī e-adrešu informācijas sistēmā nav aktivizēts e-adreses konts, ziņojuma tālāku apstrādi neveic un ziņojumu dzēš;

6.2. ziņojumam, kuram ir veikta šo noteikumu 6.1. apakšpunktā minētā pārbaude un kura apstrādi var turpināt, nemainot tā saturu, automātiski pievieno iezīmes, apliecinot:

6.2.1. ziņojuma saņemšanas datumu un laiku e-adrešu informācijas sistēmā;

6.2.2. ziņojuma sūtītāja un saņēmēja identitāti;

6.2.3. informāciju, kas nodrošina iespēju pārbaudīt, ka ziņojuma saturs pēc iezīmēšanas nav mainīts;

6.3. nodrošina iespēju ziņojuma sūtītājam iegūt informāciju vismaz par šādiem ziņojuma apstrādes statusiem:

6.3.1. ziņojuma saņēmējam nav aktivizēts e-adreses konts;

6.3.2. ziņojums ir apstrādāts un reģistrēts e-adrešu informācijas sistēmā;

6.3.3. ziņojums ir piegādāts ziņojuma saņēmējam;

6.4. nodrošina iespēju ziņojuma saņēmējam iegūt informāciju par jauna ziņojuma piegādi e-adreses kontā;

6.5. reģistrē šādu informāciju par jebkurām darbībām ar ziņojumu:

6.5.1. datums un laiks, kad ir veikta darbība ar ziņojumu;

6.5.2. darbības veicējs;

6.5.3. informācija par veikto darbību;

6.6. nodrošina ziņojuma aizsardzību pret nesankcionētu neidentificētu piekļuvi, izmainīšanu vai iznīcināšanu un piekļuves kontroli šim ziņojumam, liedzot piekļuvi ārpus piekļuves kontroles mehānisma.

7. E-adrešu informācijas sistēma reģistrē visu e-adrešu informācijas sistēmas lietotāju veiktās darbības e-adrešu informācijas sistēmā.

8. E-adrešu informācijas sistēmas pārzinis un šo noteikumu 9.3. apakšpunktā minētie e-adreses konta lietotāji ievēro šādus datu pārraides kanālu nosacījumus:

8.1. šifrē vai izmanto pienācīgu transporta slāņa aizsardzību (Transport Layer Protection), pārsūtot personas datus elektroniski;

8.2. lieto stiprus šifrēšanas algoritmus un drošas atslēgas;

8.3. veic šifrēšanas atslēgu pārvaldību;

8.4. pienācīgi aizsargā visas paroles un šifrēšanas atslēgas.

9. E-adrešu informācijas sistēma piekļuvi e-adreses kontam un e-adrešu katalogam nodrošina šādos veidos:

9.1. izmantojot tīmekļvietnes (www.latvija.lv) funkcionalitāti e-adrešu informācijas sistēmā saskaņā ar Oficiālās elektroniskās adreses likuma 9. pantu identificētai fiziskai personai, reģistros nereģistrētai personai vai fiziskai personai, kura pārstāv Uzņēmumu reģistra reģistros (turpmāk – reģistrs) reģistrētu tiesību subjektu;

9.2. izmantojot Valsts un pašvaldību vienoto klientu apkalpošanas centru pakalpojumu vadības sistēmas funkcionalitāti e-adrešu informācijas sistēmā identificētam e-adreses konta lietotājam – valsts iestādei;

9.3. izmantojot Valsts reģionālās attīstības aģentūras pārziņā esošā valsts informācijas sistēmu savietotāja (turpmāk – VISS) infrastruktūrā pieejamu e-adrešu informācijas sistēmas programmsaskarni (turpmāk – piekļuves programmsaskarne) e-adrešu informācijas sistēmā identificētam e-adreses konta lietotājam – valsts iestādei vai reģistros reģistrētam tiesību subjektam.

10. E-adrešu informācijas sistēma nodrošina, ka reģistrā reģistrēta tiesību subjekta e-adreses kontam var piekļūt visas e-adrešu informācijas sistēmā identificētās fiziskās personas, kuru tiesības pārstāvēt attiecīgo tiesību subjektu ir ierakstītas reģistros, neierobežojot tiesības piekļūt e-adreses kontam atbilstoši pārstāvēttiesību apjomam (atsevišķi vai kopīgi), vai kurām ir piešķirtas tiesības atbilstoši šo noteikumu 17. punktam.

11. E-adrešu informācijas sistēma no Uzņēmumu reģistra iegūst šādu aktuālu informāciju:

11.1. par fiziskām personām (reģistros reģistrētu tiesību subjektu (tai skaitā privātpersonu, kurai deleģēts valsts pārvaldes uzdevums), kura tiesības pārstāvēt reģistros reģistrēto tiesību subjektu ir reģistrētas Uzņēmumu reģistrā) – vārdu (vārdus), uzvārdu, personas kodu, pārstāvības tiesības;

11.2. par valsts iestādes (Saeimas, Valsts prezidenta Kancelejas, tiesas, prokuratūras, tiešās pārvaldes iestādes, atvasinātas publiskās personas, pastarpinātas pārvaldes iestādes un citas valsts institūcijas) vadītāju un amatpersonu, kas īsteno tās vispārējo administratīvo vadību (ja tāda ir), – vārdu (vārdus), uzvārdu, personas kodu, amatu.

12. Piekļuves programmsaskarne nodrošina iespēju veikt vismaz šādas darbības:

12.1. iespēju organizēt ziņojuma apriti un automātisku ziņojuma nosūtīšanu no e-adreses konta lietotāja informācijas sistēmas uz e-adrešu informācijas sistēmu;

12.2. piekļuvi e-adreses katalogam e-adreses konta lietotāja informācijas sistēmā;

12.3. šo noteikumu 6.3. un 6.4. apakšpunktā minētās informācijas pieejamību.

13. Šo noteikumu 9.3. apakšpunktā minētie e-adreses konta lietotāji piesakās, identificējas un izmanto piekļuves programmsaskarni atbilstoši normatīvajiem aktiem par valsts informācijas sistēmu savietotāju. E-adrešu informācijas sistēmas pārzinis VISS tīmekļvietnē (www.viss.gov.lv) publicē noteikto kārtību un piekļuves programmsaskarnes integrācijas atbalsta dokumentāciju.

14. Šo noteikumu 9.3. apakšpunktā minētie e-adreses konta lietotāji ir atbildīgi par savas informācijas sistēmas drošības un tehnisko prasību ievērošanu, ziņojumu glabāšanu, kā arī normatīvo aktu ievērošanu valsts informāciju sistēmu un informāciju tehnoloģiju drošības jomā. E-adrešu informācijas sistēmas pārzinis nav atbildīgs par iespējamiem zaudējumiem trešajām personām, par informācijas zudumiem vai par datu nonākšanu pie trešajām personām, kas rodas šo noteikumu 9.3. apakšpunktā minēto e-adreses konta lietotāju informācijas sistēmas darbību dēļ.

15. E-adrešu informācijas sistēma izveido e-adresi un aktivizē e-adreses kontu šādos gadījumos:

15.1. fiziska persona vai reģistros nereģistrētā persona e-adrešu informācijas sistēmā atbilstoši Oficiālās elektroniskās adreses likuma 9. pantam ir elektroniski pieteikusies e-adreses izveidei Valsts pārvaldes pakalpojumu portālā (www.latvija.lv) un pieteikšanās brīdī:

15.1.1. nav iestājies Oficiālās elektroniskās adreses likuma 11. panta trešās daļas nosacījums;

15.1.2. tai nav jau izveidotas e-adreses;

15.2. reģistros reģistrētam tiesību subjektam pēc Oficiālās elektroniskās adreses likuma pārejas noteikumu 3. punktā noteiktā pārejas perioda beigām automātiski, ja e-adreses izveides brīdī:

15.2.1. tas nav izslēgts no Uzņēmumu reģistra;

15.2.2. tam nav jau izveidotas e-adreses;

15.3. valsts iestādei automātiski, ja e-adreses izveides brīdī:

15.3.1. tā nav izslēgta no publisko personu un iestāžu saraksta, Maksātnespējas reģistra vai Izpildu lietu reģistra;

15.3.2. tai nav jau izveidotas e-adreses.

16. E-adrešu informācijas sistēma veido vienu e-adresi un aktivizē vienu e-adreses kontu:

16.1. fiziskai personai, ja tā vienlaikus ir arī rezerves karavīrs vai reģistros nereģistrēta persona;

16.2. reģistros reģistrētam tiesību subjektam, ja tas vienlaikus ir arī privātpersona, kurai deleģēts valsts pārvaldes uzdevums.

17. E-adrešu informācijas sistēma nodrošina iespēju šo noteikumu 9.1. apakšpunktā minētajam e-adreses konta lietotājam izmantot šādas e-adrešu informācijas sistēmas piekļuves tiesību pārvaldības funkcijas:

17.1. norādīt citu fizisku personu, kurai piešķiramas tiesības piekļūt e-adreses kontam šādu darbību veikšanai:

17.1.1. apskatīt fiziskās personas vai reģistros nereģistrētās personas ziņojumus;

17.1.2. apskatīt, sūtīt vai dzēst reģistros reģistrēta tiesību subjekta ziņojumus;

17.2. mainīt vai atsaukt citam e-adreses kontā norādītam lietotājam piešķirtās tiesības.

18. Valsts iestādes savu e-adreses konta lietotāju pārvaldību veic atbilstoši normatīvajiem aktiem par valsts informācijas sistēmu savietotāju. E-adrešu informācijas sistēmas pārzinis publicē minētos normatīvos aktus VISS tīmekļvietnē (www.viss.gov.lv).

19. E-adrešu informācijas sistēma nodrošina iespēju šo noteikumu 9.1. apakšpunktā minētajam e-adreses konta lietotājam e-adreses kontā norādīt elektroniskā pasta adresi, uz kuru tiks sūtīts informatīva rakstura paziņojums par ziņojuma saņemšanu e-adreses kontā. E-adrešu informācijas sistēmas pārzinis neatbild par šādu paziņojumu nesaņemšanu uz norādīto elektroniskā pasta adresi, ja paziņojuma piegāde nav veiksmīga no e-adrešu informācijas sistēmas pārziņa neatkarīgu iemeslu dēļ.

20. E-adrešu informācijas sistēma veic šādas fiziskas personas vai reģistros nereģistrētas personas e-adreses konta statusa izmaiņas:

20.1. deaktivizē e-adreses kontu, ja fiziska persona vai reģistros nereģistrēta persona to elektroniski ir pieprasījusi, izmantojot e-adreses kontā pieejamo funkcionalitāti;

20.2. deaktivizē e-adreses kontu piecu darbdienu laikā no brīža, kad e-adrešu informācijas sistēmas pārzinis saņēmis fiziskās personas vai reģistros nereģistrētās personas iesniegumu, ja to nav iespējams izpildīt šo noteikumu 20.1. apakšpunktā norādītajā kārtībā;

20.3. deaktivizē e-adreses kontu Oficiālās elektroniskās adreses likuma 11. panta trešajā daļā noteiktajā gadījumā, ja Ieslodzījuma vietu pārvalde par šīm personām ir sniegusi informāciju atbilstoši šo noteikumu 28.4. apakšpunktam;

20.4. atkārtoti aktivizē e-adreses kontu, ja fiziska persona vai reģistros nereģistrēta persona to elektroniski pieprasījusi, izmantojot e-adreses kontā pieejamo funkcionalitāti.

21. E-adreses konta statusa maiņa nav pieļaujama biežāk kā reizi 24 stundās.

22. Ja e-adreses konts ir deaktivizēts, šo noteikumu 9.1. apakšpunktā minētais e-adreses konta lietotājs var piekļūt e-adreses kontā esošajiem ziņojumiem piecus gadus no to saņemšanas dienas.

23. E-adrešu informācijas sistēma anulē e-adresi Oficiālās elektroniskās adreses likuma 11. panta pirmajā daļā noteiktajos gadījumos un automātiski deaktivizē arī e-adreses kontu. Ja ir anulēta e-adrese, šo noteikumu 9.1. apakšpunktā minētā e-adreses konta saturam var piekļūt attiecīgā e-adreses konta lietotāja tiesību un saistību pārņēmējs piecus gadus no ziņojumu saņemšanas dienas.

24. Ziņojuma aprite uz deaktivizēto e-adreses kontu vai no tā nav pieejama.

25. Pēc e-adreses anulēšanas un e-adreses konta deaktivizēšanas e-adrešu informācijas sistēmas pārzinis glabā vēsturiskos datus par tiem.

26. E-adrešu katalogā par e-adresi uzkrāj vismaz šādu informāciju:

26.1. e-adreses elements (identifikators);

26.2. e-adreses konta lietotāja vārds (vārdi), uzvārds vai nosaukums;

26.3. e-adreses konta lietotāja veids;

26.4. e-adreses un tā konta statuss.

27. Reģistru iestādes sniedz strukturētu un aktuālu informāciju par izveidojamām un anulējamām e-adresēm, kā arī informāciju, kas nosaka e-adreses konta statusa izmaiņas e-adreses katalogam, izmantojot e-adrešu informācijas sistēmas programmsaskarni.

28. Reģistru iestādes sniedz šādu informāciju:

28.1. Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde par fizisku personu – vārdu (vārdus), uzvārdu, personas kodu, dzimšanas datumu un ziņas par miršanas fakta reģistrācijas datumu;

28.2. Uzņēmumu reģistrs:

28.2.1. par reģistros reģistrēto tiesību subjektu un valsts iestādi (privātpersonu, kurai deleģēts valsts pārvaldes uzdevums) – nosaukumu, reģistrācijas numuru, ziņas par izslēgšanas faktu no reģistriem;

28.2.2. par valsts iestādi (Saeima, Valsts prezidenta Kanceleja, tiesas, prokuratūras, tiešās pārvaldes iestādes, atvasinātas publiskās personas, pastarpinātas pārvaldes iestādes un citas valsts institūcijas) – nosaukumu, reģistrācijas numuru, veidu, ziņas par izslēgšanas faktu no publisko personu un iestāžu saraksta;

28.2.3. par maksātnespējas procesa administratoru – vārdu (vārdus), uzvārdu, Maksātnespējas administrācijas piešķirto amata apliecības numuru, ziņas par izslēgšanas faktu no Maksātnespējas reģistra;

28.3. Tiesu administrācija par zvērinātu tiesu izpildītāju – vārdu (vārdus), uzvārdu, reģistrācijas numuru un ziņas par izslēgšanas faktu no Izpildu lietu reģistra;

28.4. Ieslodzījuma vietu pārvalde par fizisku personu, kurai ir aktivizēts e-adreses konts, – ziņas, ka fiziska persona atrodas ieslodzījuma vietā, izņemot ziņas par fizisko personu, kura brīvības atņemšanas sodu izcieš atklātajā cietumā.

29. Šo noteikumu 9.2. un 9.3. apakšpunktā minētās iestādes, kā arī reģistra iestādes sadarbojas ar e-adrešu informācijas sistēmas pārzini saskaņā ar normatīvajiem aktiem par valsts informāciju sistēmu savietotāja izmantošanu, neslēdzot savstarpēju vienošanos.

30. E-adrešu informācijas sistēma glabā:

30.1. ziņojumus – piecus gadus neierobežotā apjomā no sūtījumu saņemšanas dienas e-adrešu informācijas sistēmā, ja tiek izmantots šo noteikumu 9.1. apakšpunktā minētais piekļuves veids;

30.2. šo noteikumu 6.2. apakšpunktā minēto informāciju – pastāvīgi neierobežotā apjomā;

30.3. šo noteikumu 6.5. apakšpunktā un 7. punktā minēto informāciju – atbilstoši normatīvajiem aktiem par informācijas un komunikācijas tehnoloģiju sistēmu atbilstību minimālajām drošības prasībām.

31. E-adrešu informācijas sistēma ziņojumus no e-adreses konta dzēš pēc pieciem gadiem no sūtījumu saņemšanas dienas. Ja ziņojumus ir dzēsis pats e-adreses konta lietotājs, sistēma nodrošina iespēju e-adreses konta lietotāja dzēstos ziņojumus atjaunot 30 dienu laikā no dzēšanas brīža. e-adrešu informācijas sistēma neļauj e-adreses konta lietotājam dzēst neizlasītus ziņojumus, ja nav pagājuši pieci gadi no sūtījumu saņemšanas dienas.

32. Ja e-adreses konta lietotājs ir reģistros reģistrēts tiesību subjekts, tiesības dzēst ziņojumus ir tikai tām reģistros reģistrētā tiesību subjekta pārstāvēttiesīgajām personām, kurām ir atsevišķas pārstāvības tiesības šo noteikumu 17.1.2. apakšpunktā norādīto darbību veikšanai.

33. E-adrešu informācijas sistēma nodrošina iespēju šo noteikumu 9.1. apakšpunktā minētajam e-adreses konta lietotājam identificēt ziņojumus, kuru glabāšanas termiņš tuvojas beigām, kā arī nodrošina iespēju ziņojumus lejupielādēt uz e-adreses konta lietotāja gala iekārtas.

34. Jebkuram e-adreses konta lietotājam nekavējoties, bet ne vēlāk kā 24 stundas pēc notikuma identificēšanas ir pienākums informēt e-adrešu informācijas sistēmas pārzini par jebkuru gadījumu, kad adreses konta lietotājs identificē drošības risku vai ir iestājies drošības apdraudējums, kas var ietekmēt e-adrešu informācijas sistēmas drošību un normālu darbību.

35. E-adrešu informācijas sistēmas pārzinis neatbild par zaudējumiem, kas radušies e-adreses konta lietotājam e-adrešu informācijas sistēmas nepieejamības dēļ.

36. E-adreses konta lietotājs atbild par visām savām e-adreses kontā veiktajām darbībām. E-adreses konta lietotājs ir atbildīgs par ziņojuma saglabāšanu pirms tā glabāšanas termiņa beigām, ja viņš to uzskata par nepieciešamu.

37. E-adrešu informācijas sistēmas lietotājam nav atļauts veikt darbības, kas būtu vērstas pret e-adrešu informācijas sistēmas drošību, stabilitāti un ātrdarbību. E-adrešu informācijas sistēmas lietotājs ievēro e-adrešu informācijas sistēmas lietošanas noteikumus.

38. Oficiālās elektroniskās adreses likuma pārejas noteikumu 3. punktā noteiktajā pārejas periodā reģistros reģistrētam tiesību subjektam e-adrešu informācijas sistēma izveido e-adresi un aktivizē e-adreses kontu, ja fiziska persona, kura pārstāv reģistros reģistrētu tiesību subjektu, ir elektroniski pieteikusies e-adreses izveidei Valsts pārvaldes pakalpojumu portālā (www.latvija.lv) un pieteikšanās brīdī tā nav izslēgta no publisko personu un iestāžu saraksta, Maksātnespējas reģistra vai Izpildu lietu reģistra vai tai nav jau izveidotas e-adreses.

39. Ja subjekti noslēguši vienošanos saskaņā ar Ministru kabineta 2012. gada 24. jūlija instrukciju Nr. 9 "Kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite Publiskās pārvaldes dokumentu pārvaldības sistēmu integrācijas vidē" un kā piekļuves programmsaskarni izmanto šo noteikumu 9.3. apakšpunktā minēto piekļuves veidu, vienošanās tiek uzskatīta par spēku zaudējušu ar 2018. gada 1. jūniju.

40. Zvērinātiem tiesu izpildītājiem, maksātnespējas administratoriem un tiesu iestādēm šie noteikumi piemērojami ar 2020. gada 1. janvāri.

41. Noteikumi stājas spēkā 2018. gada 1. martā.