Darbības ar dokumentu

Ministru kabineta noteikumi Nr.124

Rīgā 2015.gada 10.martā (prot. Nr.14 8.§)

Eiropas Strukturālo un investīciju fondu mērķa "Eiropas teritoriālā sadarbība" programmu finansēto projektu finanšu kontroles veikšanas kārtība

(Noteikumu nosaukums MK 14.06.2016. noteikumu Nr. 376 redakcijā)

Izdoti saskaņā ar Eiropas Strukturālo un investīciju fondu mērķa
"Eiropas teritoriālā sadarbība" programmu vadības likuma
15. panta 5. punktu un Eiropas Kaimiņattiecību instrumenta
ietvaros īstenojamo Eiropas Strukturālo un investīciju fondu
mērķa "Eiropas teritoriālā sadarbība" programmu vadības
likuma 14. panta 5. punktu
(MK 14.06.2016. noteikumu Nr. 376 redakcijā)

I. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā tiek veikta Eiropas Strukturālo un investīciju fondu mērķa "Eiropas teritoriālā sadarbība" programmu (turpmāk – ETS programmas) finansēto projektu finanšu kontrole.

2. ETS programmu finansētie projekti šo noteikumu izpratnē ir Latvijas partneru (turpmāk – Latvijas finansējuma saņēmēji) īstenotie sadarbības projekti un ETS programmu īstenošanā iesaistīto institūciju (turpmāk – programmas institūcija) veiktās darbības, kas tiek finansētas no attiecīgās ETS programmas tehniskās palīdzības līdzekļiem.

3. Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija (turpmāk – finanšu kontroles institūcija) nodrošina finanšu kontroli šādās ETS programmās:

3.1. izdevumu pārbaudi, kuri radušies Latvijas finansējuma saņēmēju projektu ietvaros:

3.1.1. Latvijas–Lietuvas pārrobežu sadarbības programmā (Interreg V–A LV–LT – Latvija–Lietuva);

3.1.2. Igaunijas–Latvijas pārrobežu sadarbības programmā (Interreg V–A EE–LV – Igaunija–Latvija);

3.1.3. Centrālā Baltijas jūras reģiona pārrobežu sadarbības programmā (Interreg V–A Somija–Igaunija–Latvija–Zviedrija (Centrālbaltija));

3.1.4. Baltijas jūras reģiona transnacionālās sadarbības programmā (Interreg V–B Baltijas jūra);

3.1.5. URBACT III starpreģionu sadarbības programmā (URBACT);

3.1.6. INTERREG EUROPE starpreģionu sadarbības programmā (INTERREG EUROPE);

3.1.7. Latvijas–Krievijas pārrobežu sadarbības programmā;

3.1.8. Latvijas–Lietuvas–Baltkrievijas pārrobežu sadarbības programmā;

3.2. tehniskās palīdzības līdzekļu izlietošanas pārbaudi:

3.2.1. Latvijas–Lietuvas pārrobežu sadarbības programmas vadošās iestādes, revīzijas iestādes un Kopīgā sekretariāta izmaksas;

3.2.2. Igaunijas–Latvijas pārrobežu sadarbības programmas informācijas punkta izmaksas;

3.2.3. Centrālā Baltijas jūras reģiona pārrobežu sadarbības programmas informācijas punkta izmaksas;

3.2.4. Baltijas jūras reģiona transnacionālās sadarbības programmas Kopīgā sekretariāta Rīgas biroja izmaksas;

3.2.5. (svītrots ar MK 14.06.2016. noteikumiem Nr. 376);

3.2.5.¹ Latvijas–Krievijas pārrobežu sadarbības programmas vadošās iestādes, revīzijas iestādes, apvienotā tehniskā sekretariāta izmaksas;

3.2.6. (svītrots ar MK 14.06.2016. noteikumiem Nr. 376);

3.2.6.¹ Latvijas–Lietuvas–Baltkrievijas pārrobežu sadarbības programmas Informācijas punkta, revidentu grupas un kontroles kontaktpunkta izmaksas.

(Grozīts ar MK 14.06.2016. noteikumiem Nr. 376)

4. Finanšu kontroles institūcija nodrošina projekta ietvaros piemēroto procedūru atbilstības pārbaudi un pārbaudi attiecībā uz veikto izmaksu uzskaiti un atbilstību projekta aktivitātēm. Finanšu kontroli veic:

4.1. šo noteikumu 3.1.1.–3.1.6. apakšpunktā minētajām ETS programmām atbilstoši:

4.1.1. Eiropas Parlamenta un Padomes 2013. gada 17. decembra Regulai (ES) Nr. 1303/2013, ar ko paredz kopīgus noteikumus par Eiropas Reģionālās attīstības fondu, Eiropas Sociālo fondu, Kohēzijas fondu, Eiropas Lauksaimniecības fondu lauku attīstībai un Eiropas Jūrlietu un zivsaimniecības fondu un vispārīgus noteikumus par Eiropas Reģionālās attīstības fondu, Eiropas Sociālo fondu, Kohēzijas fondu un Eiropas Jūrlietu un zivsaimniecības fondu un atceļ Padomes Regulu (EK) Nr. 1083/2006;

4.1.2. Eiropas Parlamenta un Padomes 2013. gada 17. decembra Regulai (ES) Nr. 1299/2013 par īpašiem noteikumiem par atbalstu no Eiropas Reģionālās attīstības fonda saistībā ar mērķi "Eiropas teritoriālā sadarbība";

4.1.3. Eiropas Komisijas 2014. gada 4. marta Deleģētai regulai (ES) Nr. 481/2014, ar ko papildina Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) Nr. 1299/2013 attiecībā uz īpašiem noteikumiem par sadarbības programmu izdevumu atbilstību;

4.1.4. Latvijas Republikas normatīvajiem aktiem, kuri reglamentē projekta ietvaros veicamās darbības;

4.1.5. attiecīgās ETS programmas vadlīnijās par projektu sagatavošanu, iesniegšanu, atlasi un īstenošanu, kā arī programmas izmaksu attiecināmību (turpmāk – ETS programmas vadlīnijas) un finansēšanas līgumā noteiktajām prasībām;

4.2. šo noteikumu 3.1.7. un 3.1.8. apakšpunktā minētajām ETS programmām atbilstoši:

4.2.1. Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 11. marta Regulai (ES) Nr. 232/2014, ar ko izveido Eiropas Kaimiņattiecību instrumentu;

4.2.2. Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 11. marta Regulai (ES) Nr. 236/2014, ar ko paredz kopīgus noteikumus un procedūras, lai īstenotu Savienības instrumentus ārējās darbības finansēšanai;

4.2.3. Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 18. augusta Regulai (ES) Nr. 897/2014, ar ko paredz īpašus noteikumus to pārrobežu sadarbības programmu īstenošanai, kuras finansē saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes regulu (ES) Nr. 232/2014, ar ko izveido Eiropas kaimiņattiecību instrumentu;

4.2.4. Latvijas Republikas normatīvajiem aktiem, kuri reglamentē projekta ietvaros veicamās darbības;

4.2.5. attiecīgās ETS programmas vadlīnijās un finansēšanas līgumā noteiktajām prasībām.

(MK 14.06.2016. noteikumu Nr. 376 redakcijā)

5. Finanšu kontrole ietver:

5.1. Latvijas finansējuma saņēmēja projekta ietvaros plānoto iepirkumu izlases veida pārbaudes attiecībā uz iepirkuma dokumentāciju pēc iepirkuma izsludināšanas un iepirkuma procedūras norisi pirms iepirkuma līguma noslēgšanas (turpmāk – iepirkumu pirmspārbaude);

5.2. izmaksu pārbaudi, kuras iekļautas Latvijas finansējuma saņēmēja vai programmas institūcijas projekta progresa pārskatā par īstenotajām projekta aktivitātēm un veiktajām izmaksām (turpmāk – progresa pārskats) atbilstoši ETS programmas vadlīnijās noteiktajiem pārbaudes veidiem vai finanšu kontroles institūcijas veiktajai izlasei, ja to pieļauj ETS programmas vadlīnijās minētie nosacījumi;

5.3. pārbaudi par attiecīgā pārskata perioda konsolidēto pārskatu (turpmāk – konsolidētais pārskats), ja Latvijas finansējuma saņēmējs ir projekta vadošais partneris un ja tas ir nepieciešams saskaņā ar ETS programmas vadlīnijās noteikto;

5.4. izlases pārbaudi projekta īstenošanas vietā pie Latvijas finansējuma saņēmēja vai programmas institūcijas.

6. Finanšu kontroles institūcija šo noteikumu 5. punktā minētās finanšu kontroles ietvaros pārbauda, vai:

6.1. Latvijas finansējuma saņēmējs vai programmas institūcija nodrošina, lai ar projekta īstenošanu saistītie dokumentu oriģināli un to atvasinājumi ar juridisku spēku tiktu glabāti atbilstoši normatīvajiem aktiem par dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu;

6.2. veiktie darbi, piegādes, maksājumi un sniegtie pakalpojumi atbilst projektā paredzētajam;

6.3. saskaņā ar ETS programmas vadlīnijās noteikto projekta attiecināmajās izmaksās nav iekļautas Latvijas finansējuma saņēmēja pamatdarbības izmaksas vai no citiem Eiropas Savienības, starptautiskajiem vai nacionālajiem finanšu instrumentiem līdzfinansētas izmaksas;

6.4. ir ievērotas ETS programmu publicitātes prasības un prasības, kas noteiktas Eiropas Savienības tieši piemērojamos normatīvajos aktos par Eiropas Strukturālo un investīciju fondu publicitātes un informācijas prasību ievērošanu.

7. Finanšu kontroles institūcija nodrošina finanšu kontroles sistēmas izveidošanu un uzturēšanu, izstrādā un savā tīmekļa vietnē publicē vadlīnijas Latvijas finansējuma saņēmējiem pareizai finanšu pārvaldībai ETS programmu un projektu īstenošanā, ja nepieciešams, nodrošinot to aktualizēšanu.

8. Finanšu kontroles institūcija gala atzinumu Latvijas finansējuma saņēmējiem par progresa pārskatu izsniedz triju mēnešu laikā, bet programmas institūcijām – divu mēnešu laikā pēc progresa pārskata saņemšanas, ja ETS programmas vadlīnijās nosacījumi neparedz citādu termiņu. Minētie termiņi tiek apturēti ar brīdi, kad Latvijas finansējuma saņēmējam vai programmas institūcijai ir pieprasīta papildu informācija, un atsākas ar brīdi, kad finanšu kontroles institūcija saņem pieprasīto papildu informāciju no Latvijas finansējuma saņēmēja vai programmas institūcijas, ja tas ir paredzēts ETS programmas vadlīnijās.

9. Latvijas finansējuma saņēmējam ir pienākums piecu darbdienu laikā informēt finanšu kontroles institūciju par šādu līgumu noslēgšanu un iesniegt to kopijas:

9.1. līgums ar ETS programmas vadošo iestādi par programmas līdzfinansējuma piešķiršanu (turpmāk – finansēšanas līgums);

9.2. līgums starp projekta partneriem par projekta ieviešanu (turpmāk – partnerības līgums).

10. Programmas institūcijai ir pienākums piecu darbdienu laikā informēt finanšu kontroles institūciju par ETS programmas tehniskās palīdzības ikgadējā budžeta apstiprināšanu un iesniegt tā kopiju.

11. Finanšu kontroles institūcija 20 darbdienu laikā pēc finansēšanas līguma un iepirkumu plāna saņemšanas no Latvijas finansējuma saņēmēja (atbilstoši šo noteikumu 9. un 13. punktam) nosaka projekta risku – zems vai augsts. Latvijas finansējuma saņēmēja projekta risku finanšu kontroles institūcija pārskata vismaz reizi projekta īstenošanas gadā. Finanšu kontroles institūcija nosaka zemu riska līmeni ETS programmas tehniskās palīdzības institūcijas projektam visā projekta īstenošanas laikā, ja vien projekta īstenošanas laikā riska pārvērtēšanas rezultātā netiek noteikts augsts risks.

(MK 14.06.2016. noteikumu Nr. 376 redakcijā)

12. Ja finanšu kontroles institūcija konstatē, ka pilnībā vai daļēji nav ievērotas tieši piemērojamos Eiropas Savienības vai Latvijas Republikas normatīvajos aktos, ETS programmas vadlīnijās, finansēšanas līgumā vai partnerības līgumā noteiktās prasības, tā, ņemot vērā pārkāpuma apmēru un raksturu, samazina progresa pārskatā iekļautās attiecināmās izmaksas par summu, kas atbilst neatbilstoši veikto izmaksu apjomam, vai proporcionāli saskaņā ar ETS programmas vadlīnijām, vai, ja nav ievēroti publiskā iepirkuma noteikumi, saskaņā ar Eiropas Komisijas apstiprinātām pamatnostādnēm par tādu finanšu korekciju noteikšanu, kuras publiskā iepirkuma noteikumu neievērošanas gadījumā veic attiecībā uz izdevumiem, ko finansē Eiropas Savienība saskaņā ar dalīto pārvaldību (COCOF), ja konstatē, ka neatbilstoši veikto izmaksu summu nav iespējams konkrēti noteikt vai būtu nesamērīgi samazināt projekta attiecināmo izmaksu summu.

(MK 14.06.2016. noteikumu Nr. 376 redakcijā)

II. Iepirkumu pirmspārbaudes nodrošināšana

13. Latvijas finansējuma saņēmējs, uzsākot projekta ieviešanu, 10 darbdienu laikā pēc finansēšanas līguma noslēgšanas iesniedz finanšu kontroles institūcijā projekta iepirkumu plānu (pielikums). Ja projekta ieviešanas laikā projektā tiek veiktas izmaiņas, kas ietekmē Latvijas finansējuma saņēmēja projekta iepirkumu plānā minēto informāciju, vai projekta iepirkumu plānā ir nepieciešams veikt citas izmaiņas, Latvijas finansējuma saņēmējs projekta iepirkumu plānu aktualizē un iesniedz finanšu kontroles institūcijā 10 darbdienu laikā no dienas, kad veikti grozījumi projektā vai radusies nepieciešamība veikt citas izmaiņas iepirkumu plānā.

14. Finanšu kontroles institūcija, pamatojoties uz projekta aktuālajā iepirkumu plānā minēto informāciju, nodrošina iepirkumu pirmspārbaužu plānošanu.

15. Finanšu kontroles institūcija izlases veidā veic projekta iepirkumu plānā minēto iepirkumu pirmspārbaudes. Latvijas finansējuma saņēmēja pienākums ir finanšu kontroles institūcijas noteiktajā termiņā iesniegt tās pieprasīto informāciju iepirkumu pirmspārbaužu veikšanai.

16. Finanšu kontroles institūcija 20 darbdienu laikā pēc iepirkumu pirmspārbaudes veikšanas vai iepirkumu pirmspārbaudes gala lēmuma pieņemšanai nepieciešamo dokumentu vai informācijas saņemšanas sniedz Latvijas finansējuma saņēmējam atzinumu:

16.1. pozitīvu atzinumu – ja iepirkumā nav konstatēti pārkāpumi vai konstatētie pārkāpumi nav būtiski un nevar ietekmēt lēmumu par līguma slēgšanas tiesību piešķiršanu;

16.2. atzinumu ar iebildumiem – ja iepirkumā ir konstatēti pārkāpumi, bet tos ir iespējams novērst iepirkuma procedūras laikā;

16.3. negatīvu atzinumu – ja iepirkumā ir konstatēti tādi pārkāpumi, kurus nav iespējams novērst uzsāktās iepirkuma procedūras laikā un kuri var ietekmēt lēmumu par iepirkuma tiesību piešķiršanu.

17. Ja finanšu kontroles institūcija par projekta iepirkumā konstatētajiem pārkāpumiem ir sniegusi atzinumu ar iebildumiem, Latvijas finansējuma saņēmējs 20 darbdienu laikā pēc atzinuma saņemšanas sagatavo un iesniedz finanšu kontroles institūcijā rakstisku informāciju par projekta iepirkumā konstatēto pārkāpumu novēršanu.

18. Finanšu kontroles institūcija pārbauda, vai Latvijas finansējuma saņēmējs ir novērsis atzinumā minētos pārkāpumus, un šo noteikumu 16. punktā minētajā termiņā sniedz vienu no šādiem atzinumiem:

18.1. pozitīvu atzinumu, ja Latvijas finansējuma saņēmējs ir novērsis atzinumā minētos pārkāpumus;

18.2. negatīvu atzinumu, ja Latvijas finansējuma saņēmējs nav novērsis atzinumā minētos pārkāpumus.

III. Progresa pārskatu pārbaudes nodrošināšana

19. Latvijas finansējuma saņēmējs vai programmas institūcija 10 darbdienu laikā, ja ETS programmas vadlīnijās nav noteikts cits iesniegšanas termiņš, pēc attiecīgā projekta pārskata perioda beigām iesniedz finanšu kontroles institūcijā šo noteikumu 5.2. apakšpunktā minēto progresa pārskatu, pievienojot izmaksas pamatojošos dokumentus par attiecīgajā pārskata periodā notikušajām projekta aktivitātēm un veiktajām izmaksām atbilstoši šo noteikumu 7. punktā minētajām vadlīnijām.

20. Ja Latvijas finansējuma saņēmējs ir projekta vadošais partneris, tas pēc visu projekta partneru finanšu kontroles institūciju izsniegto atzinumu saņemšanas par progresa pārskatā iekļauto izmaksu attiecināmību iesniedz finanšu kontroles institūcijā šo noteikumu 5.3. apakšpunktā minēto konsolidēto pārskatu, ja tas ir nepieciešams saskaņā ar ETS programmas vadlīniju nosacījumiem, ne vēlāk kā 10 darbdienas pirms tā iesniegšanas termiņa konkrētās teritoriālās sadarbības programmas Kopīgajā sekretariātā, ja ETS programmā nav noteikts cits iesniegšanas termiņš.

21. Finanšu kontroles institūcija sniedz atbildi, vai par iesniegto pārskatu ir nepieciešama papildu informācija atbilstoši šo noteikumu 22. punktam, šādos termiņos:

21.1. ne vēlāk kā 30 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 5.2. apakšpunktā minētā pārskata saņemšanas no Latvijas finansējuma saņēmēja;

21.2. ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc šo noteikumu 5.3. apakšpunktā minētā konsolidētā pārskata saņemšanas no Latvijas finansējuma saņēmēja;

21.3. ne vēlāk kā 20 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 5.2. apakšpunktā minētā pārskata saņemšanas no programmas institūcijas.

22. Ja pārbaudes laikā konstatē, ka atzinuma sniegšanai par izmaksu attiecināmību ir nepieciešami precizējumi, finanšu kontroles institūcija pieprasa no Latvijas finansējuma saņēmēja vai programmas institūcijas precizētu pārskatu vai izmaksas pamatojošo dokumentāciju.

23. Latvijas finansējuma saņēmējs vai programmas institūcija iesniedz šo noteikumu 22. punktā minēto informāciju un dokumentus 10 darbdienu laikā pēc to pieprasīšanas. Ja objektīvu iemeslu dēļ tas nav iespējams, Latvijas finansējuma saņēmējs vai programmas institūcija nekavējoties informē par to finanšu kontroles institūciju, vienojoties par jaunu termiņu informācijas un dokumentu iesniegšanai, ņemot vērā, ka informāciju un dokumentus nedrīkst iesniegt vēlāk kā 20 darbdienas pirms šo noteikumu 8. punktā minētā termiņa.

IV. Pārbaudes nodrošināšana projekta īstenošanas vietā

24. Finanšu kontroles institūcija saskaņā ar nacionālās atbildīgās iestādes pieprasījumu vai izlases veidā, pamatojoties uz risku analīzi, veic pārbaudi projekta īstenošanas vietā pie Latvijas finansējuma saņēmēja vai programmas institūcijas:

24.1. augsta riska projektiem – vismaz reizi projekta īstenošanas laikā;

24.2. ar nejaušās izlases metodi izvēlētiem zema riska projektiem, nodrošinot, ka pārbaudes veikšanai var izvēlēties jebkuru zema riska projektu.

25. Ja ETS programmas vadlīnijās ir noteikts cits apjoms pārbaužu veikšanai projekta īstenošanas vietā, finanšu kontroles institūcija nodrošina ETS programmas vadlīnijās noteikto prasību izpildi.

26. Finanšu kontroles institūcija piecas darbdienas pirms plānotās pārbaudes projekta īstenošanas vietā (izņemot šo noteikumu 27. punktā minētās pārbaudes) par to informē Latvijas finansējuma saņēmēju vai programmas institūciju.

27. Finanšu kontroles institūcija neinformē Latvijas finansējuma saņēmēju vai programmas institūciju par pārbaudi projekta īstenošanas vietā, ja minēto pārbaudi veic:

27.1. projekta ietvaros organizēto pasākumu (piemēram, semināru, kursu, instruktāžas) laikā;

27.2. lai pārliecinātos, vai projekta mērķa sasniegšanai projekta ietvaros iegādātās vai nomātās materiālās vērtības atrodas projektā paredzētajā vietā un tiek atbilstoši izmantotas;

27.3. lai pārliecinātos, vai projekta ietvaros veikto darbu izpilde notiek projekta īstenošanas vietā un laikā;

27.4. gadījumā, kad projekta ietvaros veiktās darbības īstumu pēc šīs darbības pabeigšanas vairs nebūtu iespējams identificēt.

28. Latvijas finansējuma saņēmējs vai programmas institūcija pārbaudes laikā nodrošina finanšu kontroles veicējiem pieeju visiem ar projekta īstenošanu saistītajiem dokumentiem, projekta grāmatvedības sistēmai, telpām un citām materiālajām vērtībām, kas attiecas uz veicamo pārbaudi.

29. Finanšu kontroles institūcija 20 darbdienu laikā sagatavo un nosūta Latvijas finansējuma saņēmējam vai programmas institūcijai ziņojumu par veikto pārbaudi projekta īstenošanas vietā. Ja pārbaude veikta saskaņā ar nacionālās atbildīgās iestādes pieprasījumu, finanšu kontroles institūcija veiktās pārbaudes ziņojuma kopiju nosūta arī nacionālajai atbildīgajai iestādei. Ziņojumā norāda informāciju par pārbaudes norisi, pārbaudes rezultātu un ieteikumus veicamajiem pasākumiem, ja pilnībā vai daļēji nav ievērotas šo noteikumu 4. punktā minēto normatīvo aktu un ETS programmas vadlīniju prasības.

30. Latvijas finansējuma saņēmējs vai programmas institūcija ievieš šo noteikumu 29. punktā minētajā ziņojumā norādītos ieteikumus vai sniedz papildu skaidrojumus finanšu kontroles institūcijas noteiktajā termiņā un informē par ieteikumu ieviešanas statusu, ja nepieciešams, pievienojot pamatojošo dokumentāciju.

31. Finanšu kontroles institūcija pēc šo noteikumu 30. punktā minētās informācijas un dokumentācijas saņemšanas no Latvijas finansējuma saņēmēja vai programmas institūcijas izvērtē to un, ja nepieciešams, veic atkārtotu pārbaudi projekta īstenošanas vietā, lai pilnībā pārliecinātos par pārbaudē projekta īstenošanas vietā izteikto ieteikumu atbilstošu ieviešanu.

V. Noslēguma jautājumi

32. Finanšu kontroles institūcija līdz kārtējā gada 30. janvārim iesniedz nacionālajā atbildīgajā iestādē ziņojumu par iepriekšējā gadā veiktajām pārbaudēm un konstatējumiem.

33. Šo noteikumu 9. punktā minētā prasība attiecībā uz līgumu kopiju iesniegšanu ir spēkā līdz brīdim, kad ir nodrošināta pilnvērtīga ETS programmu informācijas sistēmas darbība.

Ministru prezidente Laimdota Straujuma

Vides aizsardzības un
reģionālās attīstības ministrs Kaspars Gerhards