Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka:

1.1. kārtību, kādā Latvijas Nacionālajā arhīvā nododami Latvijā un ārpus Latvijas radīti dokumenti (turpmāk – dokumenti);

1.2. kārtību, kādā Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem glabāšanā, uzskaita un apraksta dokumentus;

1.3. Latvijas Nacionālajā arhīvā glabāto dokumentu pieejamības kārtību un dokumentu saglabāšanas tehniskās prasības;

1.4. kārtību, kādā Latvijas Nacionālais arhīvs reģistrē un glabā personas paziņojumus par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī nodrošina paziņojumu sasaisti ar arhīva dokumentiem.

(Grozīts ar MK 09.08.2022. noteikumiem Nr. 479)

2. Institūciju un likvidējamo privāto tiesību juridisko personu dokumentus nodod un pieņem glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā arhīvu jomu reglamentējošos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

3. Pārējo privātpersonu dokumentus nodod un pieņem glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā saskaņā ar pušu noslēgtu līgumu.

4. Pieņemot dokumentus, Latvijas Nacionālais arhīvs no arhīvglabātavām atsevišķi nodalītā darba telpā pārbauda dokumentu noformējumu, fizisko stāvokli, atbilstību uzziņu sistēmai un skaitu. Konstatējot dokumentus ar bioloģiskiem bojājumiem, tos izolē no pārējiem dokumentiem un dezinficē. Ja dokumenti ir neglābjami bojāti, tos iznīcina arhīvu jomu reglamentējošos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

5. Institūciju un privātpersonu dokumentiem, kuri pieņemti pirmo reizi, piešķir arhīva fonda uzskaites kodu.

6. Pirms dokumentu aprakstīšanas Latvijas Nacionālais arhīvs dokumentus fondē – sadala pa arhīva fondiem.

7. Dokumentu aprakstīšanu Latvijas Nacionālais arhīvs veic arhīvu jomu reglamentējošos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

8. Lai uzlabotu dokumentu uzskaiti un pieejamību, Latvijas Nacionālais arhīvs pārstrādā un pilnveido aprakstus.

9. Liela apjoma, sarežģītiem arhīva fondiem izstrādā aprakstīšanas metodiku.

10. Latvijas Nacionālais arhīvs uzskaita visus tā glabāšanā esošos aprakstītos un neaprakstītos dokumentus, dokumentu nodrošinājuma un izmantošanas kopijas un dokumentu uzziņu sistēmas.

11. Uzskaite ietver informāciju par:

11.1. dokumentu pieņemšanu valsts glabāšanā;

11.2. dokumentu iekļaušanu nacionālajā dokumentārajā mantojumā un izslēgšanu no tā;

11.3. dokumentu sastāva un apjoma izmaiņām;

11.4. dokumentu esību un fizisko vai tehnisko stāvokli;

11.5. arhīva fondam piešķirto kategoriju;

11.6. uzziņu sistēmas veidošanu un aktualizāciju.

12. Uzskaites pamatvienības neatkarīgi no dokumenta datu nesēja ir:

12.1. arhīva fonds:

12.1.1. institūcijas vai privātpersonas arhīva fonds – institūcijas vai privātpersonas darbības rezultātā radies arhīva dokumentu kopums;

12.1.2. apvienotais arhīva fonds – atsevišķu radniecīgu institūciju vai privātpersonu darbības rezultātā radies un Latvijas Nacionālajā arhīvā apvienots arhīva dokumentu kopums;

12.1.3. kolekcija – mākslīgi apvienotu dažādas izcelsmes arhīva dokumentu kopums;

12.2. glabājamā vienība – fiziski norobežots dokuments vai dokumentu grupa ar atsevišķu uzskaites kodu.

13. Katrai uzskaites pamatvienībai piešķir uzskaites kodu.

14. Uzskaites pamatdokumenti ir:

14.1. arhīva fondu reģistrs;

14.2. arhīva dokumentu pieņemšanas uzskaites reģistrs;

14.3. arhīva fonda lapa;

14.4. glabājamo vienību apraksts vai uzskaites saraksts;

14.5. glabājamo vienību aprakstu reģistrs;

14.6. arhīvglabātavas pase;

14.7. Latvijas Nacionālā arhīva pase;

14.8. nodrošinājuma un izmantošanas fonda reģistrs;

14.9. lietas apliecinājuma ieraksts;

14.10. sevišķi vērtīgo dokumentu reģistrs;

14.11. unikālo dokumentu reģistrs.

15. Arhīva fondam veido atsevišķu arhīva fonda lietu, kurā iekļauj visus dokumentus, kas raksturo attiecīgo fondu un ar to veiktās darbības.

16. Latvijas Nacionālais arhīvs veic glabājamo vienību esības, fiziskā un tehniskā stāvokļa pārbaudes, salīdzinot uzskaites dokumentos esošo informāciju ar faktisko stāvokli. Pārbaudes veic:

16.1. papīra dokumentiem – ne retāk kā reizi 20 gados;

16.2. audiovizuālajiem dokumentiem, fotodokumentiem un skaņas dokumentiem – ne retāk kā reizi 10 gados;

16.3. elektroniskajiem dokumentiem – ne retāk kā reizi 10 gados.

17. Lai nodrošinātu dokumentu pieejamību, Latvijas Nacionālais arhīvs veido uzziņu sistēmu, izsniedz dokumentus vai to kopijas izmantošanai Latvijas Nacionālā arhīva telpās, izpilda privātpersonu un institūciju rakstiskus pieprasījumus, sniedz konsultācijas un veic popularizēšanas pasākumus.

18. Uzziņu sistēmu veido:

18.1. apraksti;

18.2. elektroniskie informācijas reģistri un datubāzes;

18.3. arhīva fondu rokasgrāmatas, ceļveži un rādītāji, vēsturiskās izziņas;

18.4. dokumentu tematiskie un priekšmetu katalogi un rādītāji.

19. Dokumentus vai to kopijas izmantošanai izsniedz speciāli iekārtotās telpās – Latvijas Nacionālā arhīva lasītavās. Dokumentu vai to kopiju izmantošanas kārtību citās Latvijas Nacionālā arhīva telpās nosaka Latvijas Nacionālā arhīva direktors.

20. (Svītrots ar MK 09.08.2022. noteikumiem Nr. 479)

20.¹ Institūcijai un privātpersonai ir atļauts arhīva lasītavā fotografēt (bez zibspuldzes, statīva vai citām palīgierīcēm) publiskos dokumentus, kuriem nav pieejamības ierobežojumu un kuru reproducēšanu neierobežo autortiesības.

(MK 09.08.2022. noteikumu Nr. 479 redakcijā)

21. Privātpersona vai institūcija, kura vēlas izmantot dokumentu, ko aizsargā autortiesības vai blakustiesības (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas, skaņu vai citi dokumenti), iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam rakstisku pieprasījumu dokumenta vai tā atvasinājuma saņemšanai un pieprasījumā norāda likumīgu dokumenta izmantošanas mērķi, kā arī rakstiski apliecina, ka:

21.1. saņemto dokumentu vai tā atvasinājumu izmantos tikai pieprasījumā norādītajam likumīgajam mērķim;

21.2. ir iepazinusies ar Latvijas Nacionālā arhīva un dokumenta autora norādītajiem attiecīgā dokumenta vai tā atvasinājuma izmantošanas nosacījumiem un apņemas tos ievērot.

(MK 09.08.2022. noteikumu Nr. 479 redakcijā)

22. Ja Latvijas Nacionālā arhīva rīcībā ir dokumenta izmantošanas kopija, privātpersonai vai institūcijai izsniedz šo kopiju. Dokumenta oriģinālu izsniedz, ja to pieļauj attiecīgā dokumenta oriģināla fiziskais vai tehniskais stāvoklis un dokumenta izmantošanas mērķis ir tā oriģināla izpēte.

23. Latvijas Nacionālais arhīvs kā maksas pakalpojumu sagatavo tematisku, informatīvu arhīva izziņu, ģenealoģisku pētījumu, dokumentu sarakstu vai cita veida dokumentu par jebkuru Latvijas Nacionālā arhīva dokumentos esošu publiski pieejamu informāciju. Par šāda pieprasījuma izpildi Latvijas Nacionālais arhīvs atsevišķi vienojas ar privātpersonu vai institūciju.

24. Institūcijas pieprasījumus, kuri nepieciešami tās valsts pārvaldes funkciju izpildei, normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos izpilda bez maksas.

25. Latvijas Nacionālais arhīvs izsniedz privātpersonai vai institūcijai dokumenta oriģinālu izstādēm un citiem pasākumiem, ja privātpersona vai institūcija, kurai dokumentu oriģinālu izsniedz, var nodrošināt tā izmantošanu atbilstoši šo noteikumu 54., 55., 56. un 57. punktā minētajām prasībām, kā arī dokumenta oriģināla saglabāšanu un atgriešanu Latvijas Nacionālajā arhīvā. Par dokumenta oriģināla izmantošanu ārpus Latvijas Nacionālā arhīva telpām slēdz līgumu. Ja dokumenta oriģināls ir nepieciešams institūcijas funkciju vai uzdevumu izpildei, institūcijai, kura nodevusi dokumentus valsts glabāšanā, vai tās saistību un tiesību pārņēmējam dokumentu oriģinālus izsniedz bez līguma ar rakstveida aktu par dokumenta oriģināla izsniegšanu izmantošanai ārpus Latvijas Nacionālā arhīva telpām.

(MK 09.08.2022. noteikumu Nr. 479 redakcijā)

25.¹ Latvijas Nacionālā arhīva tīmekļvietnē likumā "Par bijušās Valsts drošības komitejas dokumentu saglabāšanu, izmantošanu un personu sadarbības fakta ar VDK konstatēšanu" noteiktajā apjomā publicētie digitalizētie bijušās LPSR Valsts drošības komitejas (turpmāk – VDK) dokumenti un netieši ar VDK saistītie dokumenti (turpmāk – VDK dokumenti) pieejami un izmantojami šādā kārtībā:

25.¹ 1. piekļuve Latvijas Nacionālā arhīva tīmekļvietnē publicētajiem VDK dokumentiem tiek nodrošināta tīmekļvietnē reģistrētajām personām;

25.¹ 2. reģistrējoties persona norāda vārdu, uzvārdu, personas kodu vai ārzemnieka identifikācijas kodu, kas ierakstīts viņa personu apliecinošajā dokumentā, un valsti, kas izsniegusi dokumentu, elektroniskā pasta adresi, lietotāja vārdu un paroli;

25.¹ 3. pirms VDK dokumentu izmantošanas reģistrētās personas norāda likumīgu VDK dokumentu izmantošanas mērķi;

25.¹ 4. ja reģistrētā persona VDK dokumentus izmantos institūcijas vai privāto tiesību juridiskās personas pilnvarojumā vai uzdevumā, tad pirms VDK dokumentu izmantošanas norāda institūcijas vai privāto tiesību juridiskās personas nosaukumu, juridisko adresi, reģistrācijas numuru un informāciju par pilnvarojumu vai uzdevumu, tai skaitā ziņas par pilnvarojuma vai uzdevuma dokumentu;

25.¹ 5. persona ir tiesīga izmantot VDK dokumentus un tajos esošos fizisko personu personas datus vienīgi personas norādītajam VDK dokumentu izmantošanas mērķim atbilstošā apjomā, ievērojot normatīvo aktu, tai skaitā fiziskās personas datu apstrādes un aizsardzības, prasības.

(MK 11.12.2018. noteikumu Nr. 791 redakcijā)

25.² Attiecībā uz likuma "Par bijušās Valsts drošības komitejas dokumentu saglabāšanu, izmantošanu un personu sadarbības fakta ar VDK konstatēšanu" 3. pantā noteikto fiziskās personas datu publicēšanu Latvijas Nacionālā arhīva tīmekļvietnē nav piemērojamas Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulas (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula), 15., 16., 18., 19. un 21. pantā noteiktās datu subjektu tiesības, ciktāl tās var nepieļaut vai būtiski traucēt likumā "Par bijušās Valsts drošības komitejas dokumentu saglabāšanu, izmantošanu un personu sadarbības fakta ar VDK konstatēšanu" noteikto mērķu sasniegšanu.

(MK 11.12.2018. noteikumu Nr. 791 redakcijā)

(Nodaļa MK 09.08.2022. noteikumu Nr. 479 redakcijā)

25.³ Personas paziņojumus par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu Latvijas Nacionālais arhīvs reģistrē Paziņojumu par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem reģistrā (turpmāk – paziņojumu reģistrs). Paziņojumu reģistra pārzinis un turētājs ir Latvijas Nacionālais arhīvs.

(MK 09.08.2022. noteikumu Nr. 479 redakcijā)

25.⁴ Latvijas Nacionālais arhīvs paziņojumu reģistrā iekļauj šādas ziņas:

25.⁴1. datu subjekta vārds, uzvārds, pilns dzimšanas datums un personas kods (ja nav personas koda, norāda ziņas, pēc kurām datu subjektu var identificēt dokumentos);

25.⁴2. datu subjekta iesniegtās ziņas par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem, kā arī papildinātie personas dati;

25.⁴3. paziņojuma par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem parakstīšanas datums;

25.⁴4. datu subjekta paziņojuma par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem  iesniedzējs (datu subjekta vārds un uzvārds vai gadījumā, ja institūcija valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajam arhīvam nodevusi tādus dokumentus, uz kuriem paziņojums attiecas, – institūcijas nosaukums, no kuras saņemts datu subjekta paziņojuma atvasinājums) un saņemšanas datums Latvijas Nacionālajā arhīvā.

(MK 09.08.2022. noteikumu Nr. 479 redakcijā)

25.⁵ Paziņojumu reģistrā iekļautās ziņas Latvijas Nacionālais arhīvs izsniedz personai, kura izmanto tos nacionālā dokumentārā mantojuma dokumentus, kas satur informāciju par attiecīgo datu subjektu. Personai, kura izmanto nacionālā dokumentārā mantojuma dokumentus, kuros ir informācija par attiecīgo datu subjektu, Latvijas Nacionālais arhīvs no paziņojumu reģistra sniedz šādas ziņas:

25.⁵1. datu subjekta vārds, uzvārds;

25.⁵2. datu subjekta sniegtās ziņas par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem un papildinātajiem personas datiem;

25.⁵3. paziņojuma par neprecīziem vai nepilnīgiem personas datiem parakstīšanas datums.

(MK 09.08.2022. noteikumu Nr. 479 redakcijā)

25.⁶ Ja saņemtajā paziņojumā par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu ir norādīts, ka tas ir attiecināms arī uz vēl kādu konkrētu institūciju, vai to konstatē pati institūcija vai Latvijas Nacionālais arhīvs, saņemtā paziņojuma atvasinājumu nosūta attiecīgajai institūcijai vai Latvijas Nacionālajam arhīvam.

(MK 09.08.2022. noteikumu Nr. 479 redakcijā)

25.⁷ Paziņojumus par neprecīzu vai nepilnīgu personas datu papildināšanu un paziņojumu reģistra datus glabā pastāvīgi.

(MK 09.08.2022. noteikumu Nr. 479 redakcijā)

26. Latvijas Nacionālā arhīva dokumentus glabā šim nolūkam celtās vai pielāgotās ēkās.

(MK 09.08.2022. noteikumu Nr. 479 redakcijā)

27. Daudzstāvu ēkas aprīko ar atsevišķiem liftiem cilvēkiem un kravas pārvadāšanai.

28. Latvijas Nacionālā arhīva ēkās telpas funkcionāli iedala trijās zonās:

28.1. apmeklētāju apkalpošanas telpu zona, ko veido telpas apmeklētāju pieņemšanai un informācijas sniegšanai, lasītavai, izstādēm, uzziņu sistēmas izvietošanai un garderobei;

28.2. darba telpu zona, ko veido kabineti darbiniekiem un darba telpas (piemēram, uzskaites dokumentu izvietošanai, dokumentu apstrādei, pieņemšanai, dezinfekcijai, izolatoram);

28.3. glabātavu telpu zona, ko veido arhīvglabātavas.

29. (Svītrots ar MK 09.08.2022. noteikumiem Nr. 479)

30. Konstruējot arhīvglabātavu grīdas un starpstāvu pārsegumus, ņem vērā arhīva dokumentu svaru. Strukturālo inženiertehnisko risinājumu izstrādā, ņemot vērā arhīvglabātavu izvietojumu un paredzamo noslogojumu. Pārseguma slodzes izturība atkarībā no plauktu tipa un augstuma ir ne mazāka kā 800 kg/m² stacionārajiem plauktiem un 1200–2400 kg/² kompaktajiem (mobilajiem) plauktiem. Grīdām izmanto antistatiskus un antiseptiskus pārklājumus, lai tās būtu viegli kopjamas.

31. Arhīvglabātavās izmanto slēgta tipa elektroinstalāciju. Pārnēsājamo elektroierīču (piemēram, putekļusūcēju, gaisa atmitrinātāju) vadiem ir gumijas izolācija. Kontakti arhīvglabātavās ir hermētiski noslēdzami.

32. Arhīvglabātavās nodrošina aizsardzību pret ārkārtas apstākļiem (piemēram, plūdiem, ugunsgrēkiem) atbilstoši ugunsdrošību reglamentējošiem normatīvajiem aktiem un ievērojot būvnormatīvus.

33. Gaisam arhīvglabātavās jābūt tīram – bez piesārņojuma, agresīvām (skābām un oksidējošām) gāzēm un putekļiem. Pieļaujamā gaisa piesārņojuma robežlielumi norādīti šo noteikumu 1.pielikumā.

34. Atkarībā no datu nesēja arhīva dokumentiem arhīvglabātavās nodrošina atbilstošus glabāšanas apstākļus (2.pielikums).

35. Arhīvglabātavas uztur kārtībā, nepieļaujot pelējuma, insektu un grauzēju invāziju un putekļu uzkrāšanos. Regulāri – ne retāk kā reizi divos gados – veic arhīvglabātavu vides kontroli.

36. Unikālus dokumentus, dokumentus ar dārgmetāliem vai dārgakmeņiem glabā atsevišķi speciālā arhīvglabātavā vai seifā. To vietā fondā ievieto aizstājējkartīti vai dokumenta kopiju ar norādi par oriģināla atrašanās vietu.

37. Filmām un fotofilmām uz nitrocelulozes pamatnes veido atsevišķu arhīvglabātavu. Arhīvglabātavā veic papildu ugunsdrošības pasākumus. Reizi divos gados nosaka nitrocelulozes pamatnes stabilitāti. Konstatējot dokumentus uz nestabilas pamatnes, tos nekavējoties pārkopē un oriģinālu iznīcina.

38. Nodrošinājuma kopijas glabā atsevišķi no oriģināldokumentiem speciālās arhīvglabātavās citā ēkā.

39. Latvijas Nacionālā arhīva fondos esošos artefaktus (piemēram, grafikas, gleznas, maketus, kokgriezumus) glabā atsevišķi no papīra dokumentiem, izvietojot artefaktus tiem piemērotos plauktos.

40. Plaukteņu, kā arī seifu un slēgto skapju izmērus un konstrukciju nosaka tajos glabājamo dokumentu formāts un veids.

41. Optimālais plaukteņa plaukta garums ir 1 m, slodzes izturība – 100 kg, augstums – 2 m. Sastatņu plauktu rindas maksimālais garums ir 10 m.

42. Feromagnētiskos metāla plauktos nedrīkst glabāt dokumentus uz magnētiskajiem datu nesējiem.

43. Lai nodrošinātu ventilāciju un brīvu pārvietošanos starp plauktiem, tos novieto, ievērojot šādas prasības:

43.1. galveno eju platums starp sastatņu plauktiem ir 1,20 m;

43.2. platums starp sastatņu plauktu ejām ir 0,75 m;

43.3. attālums no augstākā priekšmeta virsas plauktā līdz nākamajam plauktam ir vismaz 0,03 m;

43.4. attālums starp ārsienu un tai paralēlo sastatņu plauktu ir 0,75 m;

43.5. attālums starp ārsienu un sastatņu plaukta galu ir 0,20 m;

43.6. augstums no grīdas līdz apakšējam plauktam ir 0,15 m;

43.7. attālums no augšējā plauktā glabāto lietu virsas līdz griestiem ir 0,20 m.

44. Lai nodrošinātu gaisa cirkulāciju, slēgtos skapjos durvju vietā izmanto dzelzs restes, perforētas plāksnes, speciālas vēdināšanas sistēmas vai tos periodiski vēdina.

45. Seifos nodrošina gaisa ventilāciju. Ja seifa konstrukcija to neparedz, seifu periodiski vēdina.

46. Ja arhīvglabātavā nav logu, glabāšanas iekārtas izvieto atbilstoši telpas konfigurācijai. Ja arhīvglabātavā ir logi, plauktus izvieto perpendikulāri tiem.

47. Dokumentu glabāšanas veidi:

47.1. rasējumus glabā izklātus plauktos ar izvelkamām atvilktnēm, kartes pakārtas uz speciāliem rāmjiem vai izklātas (kā rasējumus). Ļoti liela izmēra dokumentus, kurus nevar ievietot aizsargapvalkos vai glabāt izklātus guļus, glabā sarullētus uz speciāli izgatavotām pamatnēm;

47.2. atsevišķus fotodokumentus un to negatīvus glabā vertikāli, katru ievietojot atsevišķā neitrāla papīra aploksnē. Lai glabātu fotodokumentus uz stikla pamatnes, izmanto skapjus ar plauktiem, kas sadalīti nišās, vai speciālas kārbas, kurās katrā ir ne vairāk kā 30 negatīvu (1.–5.izmērs). Fotoalbumus glabā tāpat kā iesējumus;

47.3. filmas glabā kārbās horizontāli eglītes tipa plauktos. Ja tādu nav, filmu kārbas glabā vaļējos plauktos horizontāli kaudzēs;

47.4. videolentes un magnētiskās lentes speciālajās kasetēs glabā vertikāli oriģināliepakojumā vai speciāli izgatavotās kārbās;

47.5. magnētiskās lentes glabā oriģināliepakojumā vai speciāli izgatavotā kārbā. Līdz 6,25 mm platas lentes glabā vertikāli, bet 16 mm un 35 mm platas – horizontāli;

47.6. skaņu plates un to matricas glabā vertikāli. Skaņu plates ievieto neitrāla materiāla aploksnē (piemēram, polietilēna, papīra). To matricas glabā speciālā kārbā, kas nepieļauj matricas pārvietošanos tajā un mehānisku bojājumu rašanos;

47.7. optiskos diskus glabā oriģināliepakojumā vertikāli plauktos vai horizontāli eglītes tipa turētājos;

47.8. mikrofilmu oriģinālnegatīvus glabā polipropilēna, polietilēna vai neitrāla kartona kārbās. Atsevišķus kadrus glabā neitrāla papīra aploksnēs. Mikrofilmas glabā vertikāli uz sānu malas kārbās vai horizontāli eglītes tipa plauktos. Mikrofišas un džeketus glabā aploksnēs vertikāli.

(Grozīts ar MK 09.08.2022. noteikumiem Nr. 479)

48. Dokumentu izvietošanai plauktos un papildu aizsardzībai no apkārtējās vides iedarbības lieto dažādus palīglīdzekļus, piemēram, kārbas, konteinerus, aploksnes, karšu turētājus, balstus. Palīglīdzekļus izgatavo no materiāla, kas nav kaitīgs dokumentiem. Piemērotākie materiāli ir:

48.1. papīrs un kartons, kuram ir vismaz 87 % α -celulozes un pH robežās 7,5–9,5 un sārmu rezerve vismaz 2 % (izmanto, piemēram, kārbām, aploksnēm, vākiem);

48.2. polietilēns, augstblīvuma polietilēns, polipropilēns un poliesteris baltā krāsā, melnā krāsā vai bezkrāsains (kā balto pigmentu drīkst izmantot titāna oksīdu, kā melno – melno ogli) (izmanto galvenokārt konteineriem un kārbām, kas paredzētas filmām, optiskajiem diskiem un mikrofilmām);

48.3. nerūsošs metāls, piemēram, anodizēts alumīnijs, nerūsošs tērauds vai tērauds, kas labi aizsargāts ar pretkorozijas pārklājumu (piemēram, ar lakām, politūru, alvojumu un plastmasu). Pārklājums nedrīkst izdalīt kaitīgas gāzes – peroksīdus vai oksīdus.

49. Ja konstatēti dokumentu fiziski vai ķīmiski bojājumi, Latvijas Nacionālais arhīvs veic dokumentu konservāciju, restaurāciju, mikrofilmēšanu vai digitalizāciju.

50. Lēmumu par konservāciju, restaurāciju, mikrofilmēšanu vai digitalizāciju pieņem atkarībā no fondraža nozīmes, dokumentu satura, apjoma un izmantošanas biežuma.

51. Dokumentu aizsardzībai izgatavo nodrošinājuma kopijas un izmantošanas kopijas. Nodrošinājuma kopijas izstrādā labākajā iespējamajā kvalitātē, bet izmantošanas kopijas – atbilstoši paredzētajam lietojumam.

(MK 09.08.2022. noteikumu Nr. 479 redakcijā)

52. Latvijas Nacionālā arhīva lasītavā un darbiniekiem izsniegtos dokumentus darba kabinetos glabā tiem piemērotos plauktos. Sevišķi vērtīgus un unikālus dokumentus glabā slēdzamos plauktos.

53. Izsniedzot dokumentus no vēsās glabāšanas (temperatūra arhīvglabātavā ir zemāka par 13 °C), veic to aklimatizāciju.

54. Dokumentu oriģinālus izstāda telpās, kas nav pakļautas temperatūras un relatīvā mitruma svārstībām, ir pārredzamas un aprīkotas ar apsardzes un ugunsdrošības signalizāciju. Publikas apmeklējumu laikā izstāžu telpas pastāvīgi uzrauga. Dokumentu oriģinālus ilgāk par mēnesi drīkst eksponēt tikai šim nolūkam speciāli iekārtotās telpās, kurās nodrošināti atbilstoši apstākļi:

54.1. gaisa temperatūra 18–21 °C;

54.2. relatīvais gaisa mitrums 45–55 %;

54.3. gaismas intensitāte (uz eksponētā materiāla virsas) 50–100 lx.

55. Dokumentu oriģinālus izstāda slēdzamās vitrīnās. Šo noteikumu 54.1., 54.2. un 54.3.apakšpunktā minētos apstākļus nodrošina arī vitrīnas iekšpusē. Ja relatīvais mitrums telpā ir nemainīgs visu gadu, vitrīnas nodrošina ar filtriem, kas aizkavē putekļu iekļūšanu, bet nodrošina gaisa apmaiņu. Ja relatīvais mitrums telpā nav piemērots, vitrīnas konstruē tā, lai tajās ir pastāvīgs, nemainīgs mikroklimats bez ventilācijas. Šādā gadījumā vitrīnās ieteicams ievietot silikagelu vai citu mitrumu absorbējošu materiālu.

56. Dokumentu oriģinālus neizstāda ilgāk kā trīs mēnešus bez pārtraukuma. Kopējais gaismas iedarbības daudzums uz dokumentu nedrīkst pārsniegt 50 000 luksu stundas gadā (lx x h/gadā).

57. Transportējot dokumentus ārpus Latvijas Nacionālā arhīva, ievēro šādus drošības pasākumus:

57.1. dokumentus iesaiņo atbilstoši to formātam un datu nesējam tā, lai aizsargātu no nokrišņiem, gaismas un mehāniskiem bojājumiem;

57.2. izmanto slēgta tipa automašīnas;

57.3. ja nepieciešams, dokumentus apdrošina.