Darbības ar dokumentu

1. Instrukcija nosaka kārtību, kādā Valsts kanceleja, ministrijas, kā arī Valsts kancelejas, ministriju un Ministru kabineta locekļu pakļautībā un pārraudzībā esošās iestādes (turpmāk – padotības iestādes) ievieto informāciju tiešās pārvaldes iestāžu datubāzē (turpmāk – datubāze).

2. Datubāze tīmekļa vietnē http://tpi.mk.gov.lv/ ir pieejama ikvienai ieinteresētai personai bez pārtraukuma jebkurā diennakts stundā. Ja tiek mainīta datubāzes darbības platforma vai ir radušies tehniski sarežģījumi, Valsts kanceleja nekavējoties ievieto Ministru kabineta tīmekļa vietnē attiecīgu paziņojumu. Valsts kancelejai ir tiesības papildināt un mainīt programmatūru.

3. Šīs instrukcijas 9.2.apakšpunktā un 15., 16. un 17.punktā minētos dokumentus ministrija iesniedz dokumentu aprites un uzdevumu kontroles sistēmā (DAUKS).

4. Datubāzi veido, pārzina un kārto ar Valsts kancelejas direktora rīkojumu norīkota amatpersona – galvenais datubāzes administrators.

5. Ministrija norīko šādas atbildīgās amatpersonas:

5.1. atbildīgo amatpersonu ministrijas un padotības iestāžu sadarbībai ar galveno datubāzes administratoru – ministrijas datubāzes administratoru;

5.2. atbildīgo amatpersonu informācijas ievadei datubāzē un regulārai aktualizācijai – ministrijas datubāzes redaktoru.

6. Padotības iestādes vadītājs norīko atbildīgo amatpersonu informācijas ievadei datubāzē un regulārai aktualizācijai – padotības iestādes datubāzes redaktoru.

7. Ministrijas datubāzes administrators un redaktors var būt viena un tā pati persona, kā arī vienas ministrijas ietvaros ministrijas datubāzes redaktors var veikt vienas vai vairāku padotības iestāžu datubāzes redaktora pienākumus. Ja nepieciešams, ministrija vai padotības iestāde var norīkot vairākas personas, kuras veic ministrijas datubāzes administratora, ministrijas datubāzes redaktora vai padotības iestādes datubāzes redaktora pienākumus. Ministrijas ietvaros vienas padotības iestādes datubāzes redaktors var veikt arī citu padotības iestāžu datubāzes redaktora pienākumus, iepriekš to saskaņojot ar ministrijas datubāzes administratoru.

8. Galvenais datubāzes administrators veic šādas funkcijas:

8.1. piešķir un slēdz pieejas tiesības ministrijas datubāzes administratoriem;

8.2. nosūta datubāzes lietošanas rokasgrāmatu;

8.3. pievieno un labo iestādes apraksta formas ieraksta laukus;

8.4. koordinē ministriju datubāzes administratoru darbību;

8.5. ja nepieciešams, lūdz, lai ministrijas un padotības iestādes papildina datubāzi ar attiecīgu informāciju;

8.6. informē ministriju datubāzes administratorus par noteikto aizvietotāju savas prombūtnes laikā.

9. Ministrijas datubāzes administrators veic šādas funkcijas:

9.1. piešķir un slēdz pieejas tiesības ministrijas un padotības iestāžu datubāzes redaktoriem;

9.2. sagatavo un nosūta galvenajam datubāzes administratoram informāciju par atbildīgajām personām darbam ar datubāzi (1.pielikums);

9.3. ja ministrijas datubāzes administrators ir arī ministrijas datubāzes redaktors, viņš veic šajā instrukcijā noteiktās ministrijas datubāzes redaktora funkcijas;

9.4. informē galveno datubāzes administratoru par nepieciešamajām izmaiņām datubāzes programmatūrā un iestādes apraksta formas ieraksta lauku uzstādījumos;

9.5. koordinē ministrijas un padotības iestāžu datubāzes redaktoru darbību.

10. Ministrijas datubāzes redaktors veic šādas funkcijas:

10.1. ievieto, labo un papildina informāciju par ministriju;

10.2. informē ministrijas datubāzes administratoru par nepieciešamajām izmaiņām datubāzes programmatūrā un iestādes apraksta formas ieraksta lauku uzstādījumos.

11. Padotības iestādes datubāzes redaktors veic šādas pamatfunkcijas:

11.1. ievieto, labo un papildina informāciju par konkrēto padotības iestādi;

11.2. informē ministrijas datubāzes administratoru par nepieciešamajām izmaiņām datubāzes programmatūrā un iestādes apraksta formas ieraksta lauku uzstādījumos.

12. Ministrijas un padotības iestādes nosaukumu un padotības formu saskaņā ar normatīvajiem aktiem datubāzē ievada galvenais datubāzes administrators piecu darbdienu laikā pēc attiecīgā normatīvā akta stāšanās spēkā. Ja nepieciešams, padotības iestādes datubāzes redaktors precizē un labo iestādes nosaukumu, par to paziņojot galvenajam administratoram un ministriju datubāzes administratoriem.

13. Ministrijas un padotības iestādes datubāzes redaktors piecu darbdienu laikā datubāzē ievada:

13.1. pēc attiecīgā normatīvā akta stāšanās spēkā – iestādes kompetenci regulējošo normatīvo aktu, veidojot saiti uz normatīvā akta teksta publikāciju tīmekļa vietnē www.vestnesis.lv vai attiecīgā normatīvā akta sistematizēto tekstu tīmekļa vietnē www.likumi.lv;

13.2. pēc faktisko izmaiņu apstiprināšanas – pamatinformāciju par iestādi (piemēram, atrašanās vieta, tālrunis un citi saziņas līdzekļi, apmeklētāju pieņemšanas laiks, publiskais pārskats). Ja padotības iestādei ir filiāles vai teritoriālās struktūrvienības, norāda filiāļu vai teritoriālo struktūrvienību adresi vai vietu, kur var saņemt informāciju par padotības iestādes filiālēm vai teritoriālajām struktūrvienībām;

13.3. pēc iestādes struktūras apstiprināšanas – informāciju par iestādes struktūru (informācija var tikt sniegta arī struktūras shēmas, tabulas veidā);

13.4. pēc attiecīgā normatīvā akta stāšanās spēkā – iestādes reglamenta konsolidēto redakciju;

13.5. pēc attiecīgā normatīvā akta stāšanās spēkā – iekšējā normatīvā akta konsolidēto redakciju Valsts pārvaldes iekārtas likumā noteiktajā kārtībā. Ja iekšējais normatīvais akts ir klasificējams kā ierobežotas pieejamības informācija, tas datubāzē nav jāievada;

13.6. pēc attiecīgā normatīvā akta apstiprināšanas Ministru kabinetā – valsts tiešās pārvaldes iestādes sniegto maksas pakalpojumu cenrādi, veidojot saiti uz normatīvā akta teksta publikāciju tīmekļa vietnē www.vestnesis.lv vai attiecīgā normatīvā akta sistematizēto tekstu tīmekļa vietnē www.likumi.lv.

14. Ministrijas vai padotības iestādes kopējo amatpersonu sarakstu (saskaņā ar likuma "Par interešu konflikta novēršanu valsts amatpersonu darbībā" 4.pantu) datubāzē ievada ministrijas vai padotības iestādes datubāzes redaktors. Sarakstā norāda amatpersonas vārdu, uzvārdu un saziņas līdzekļus, ievērojot attiecīgās institūcijas darbību regulējošo normatīvo aktu prasības un ierobežojumus. Ministrijas vai padotības iestādes datubāzes redaktors vismaz reizi divos mēnešos aktualizē ministrijas vai padotības iestādes amatpersonu sarakstu.

15. Lai saņemtu un atjaunotu pieejas tiesības datubāzei, ministriju datubāzes administratori iesniedz pieteikumu (2.pielikums) galvenajam datubāzes administratoram.

16. Lai saņemtu un atjauno pieejas tiesības datubāzei, ministriju un padotības iestāžu datubāzes redaktori iesniedz pieteikumu (3.pielikums) attiecīgajā ministrijā ministrijas datubāzes administratoram.

17. Ja tiek norīkots cits ministrijas datubāzes administrators vai redaktors vai padotības iestādes datubāzes redaktors, attiecīgā ministrija par to paziņo galvenajam datubāzes administratoram (2.pielikums).

18. Izsniegto paroli nedrīkst izpaust un nodot trešajai personai. Par paroles nozaudēšanu vai nesankcionētām izmaiņām nekavējoties jāziņo galvenajam datubāzes administratoram.

19. Paroles maiņas biežumu nosaka galvenais datubāzes administrators, izmantojot datubāzes pārvaldīšanas rīkus.

20. Ja galvenais datubāzes administrators konstatē, ka piešķirtās datubāzes lietošanas pieejas tiesības tiek izmantotas neatbilstoši šajā instrukcijā un tās pielikumos minētajām prasībām, viņš pārtrauc attiecīgā lietotāja (redaktora vai administratora) pieejas tiesības datubāzei.

21. Informācijas apmaiņai ar galveno datubāzes administratoru izmanto e-pasta adresi tpi@mk.gov.lv.

22. Ministrijas un padotības iestādes šīs instrukcijas 13.5.apakšpunktā minēto prasību izpildi nodrošina līdz 2013.gada 30.decembrim.