Darbības ar dokumentu

1. Instrukcija nosaka ministrijas, Korupcijas novēršanas un apkarošanas biroja, Valsts kancelejas, Pārresoru koordinācijas centra un citas tiešās pārvaldes institūcijas (turpmāk – institūcija) darbības stratēģijas (turpmāk – stratēģija) saturu, kā arī kārtību, kādā izstrādā un aktualizē stratēģiju un novērtē tās ieviešanu.

(Grozīts ar MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

2. Instrukcija attiecas arī uz institūciju padotībā esošajām iestādēm, izņemot valsts drošības iestādes un izglītības iestādes (turpmāk – padotības iestāde).

3. Aizsardzības ministrija un Ārlietu ministrija šajā instrukcijā noteikto informāciju par visām institūcijas pārvaldītajām politikas jomām iekļauj nozares politikas plānošanas dokumentos, nodrošinot, ka tajos tiek identificēts plānoto rezultātu sasniegšanas līmenis atbilstoši noteiktajām vidēja termiņa prognozēm par ministrijai pieejamo finansējumu. Instrukcija neattiecas uz Aizsardzības ministrijas un Ārlietu ministrijas padotībā esošajām iestādēm, ciktāl citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi.

4. Institūcija stratēģijā atspoguļo informāciju par situāciju institūcijas pārvaldītajās politikas jomās kopumā, izvirzot stratēģijas plānošanas ciklam tādus mērķus, prioritātes un sasniedzamos rezultātus, kas ir saistoši arī attiecīgā Ministru kabineta locekļa padotības iestādēm, bet padotības iestāde stratēģijā sniedz detalizētāku informāciju par attiecīgās politikas jomas (nozares, apakšnozares) īstenošanu atbilstoši šīs instrukcijas VI nodaļai.

5. Stratēģiju izstrādā plānošanas ciklam – trim gadiem (n + 1, n + 2, n + 3), kas sakrīt ar triju gadu periodu, kuram ir apstiprināts vidēja termiņa budžeta ietvara likums. N + 1 gads ir plānošanas cikla pirmais gads.

(MK 21.05.2013. instrukcijas Nr.4 redakcijā)

6. Stratēģijas nosaukumā norāda institūcijas vai padotības iestādes nosaukumu (ģenitīvā), kā arī tekstu "darbības stratēģija 20....–20....gadam", norādot plānošanas cikla sākuma un beigu gadu. Ja stratēģija aktualizēta vai precizēta, aiz tās nosaukuma norāda tekstu iekavās "(aktualizēta 20....gadā)" vai "(precizēta atbilstoši Likumam par valsts budžetu 20....gadam)". Piemēram, "Valsts kancelejas darbības stratēģija 2014.–2016.gadam (precizēta atbilstoši Likumam par valsts budžetu 2015.gadam)" vai "Valsts kancelejas darbības stratēģija 2014.–2016.gadam (aktualizēta 2015.gadā)".

(Grozīts ar MK 10.04.2012. instrukciju Nr.4; MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

7. Institūcijas vadītājs normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā nosaka iekšējo kārtību vai procesu, kādā izstrādā un aktualizē institūcijas vadības dokumentus, novērtē to ieviešanu, kā arī nosaka informācijas apmaiņas kārtību starp institūciju un padotības iestādēm. Ja padotības iestādes organizētas vairāku līmeņu padotības sistēmā, institūcijas vadītājs var noteikt vienas kopīgas stratēģijas izstrādi visām hierarhiski saistītajām zemākā padotības līmeņa iestādēm.

8. Stratēģijas vispārīgās daļas ievadā norāda:

8.1. institūcijas darbības pilnvarojumu (mandātu) – institūcijas nolikumā un citos ārējos tiesību aktos noteiktās institūcijas kompetencē esošās politikas jomas (nozares, apakšnozares) vai funkcijas;

8.2. institūcijas īstenotos darbības virzienus (nosaukumu uzskaitījumu). Darbības virziens ir institūcijas ietvaros saturiski nošķiramu funkciju, uzdevumu un pasākumu kopums, kas nodrošina institūcijas pilnvarojuma un funkciju īstenošanu tās kompetencē esošajās politikas jomās, nozarēs vai apakšnozarēs;

8.3. institūcijas prioritātes – institūcijas vissvarīgākās funkcijas vai uzdevumus, kuros koncentrēti stratēģijas plānošanas ciklam nozīmīgākie institūcijas resursi;

8.4. informatīvos nolūkos – institūcijas kompetencē esošo politikas jomu makroietekmes rezultātus, rezultatīvos rādītājus un to skaitliskās vērtības. Iekļauj tos rezultātus, kas raksturo vairāku politikas rezultātu sasniegšanas un ārējās vides faktoru (politisku, ekonomisku, sociālu, tehnoloģisku, juridisku un ekoloģisku procesu) ietekmi uz pārmaiņām sabiedrībā. Makroietekmes rezultātu atspoguļošanai izmanto rezultātus un rezultatīvos rādītājus, kuri izriet no attīstības plānošanas dokumentiem un dokumentiem par Latvijas starptautiskajām saistībām (tai skaitā no krīzes novēršanas, ekonomikas atveseļošanas un strukturālo reformu plānošanas dokumentiem), vai no citiem statistiskiem datiem konstruētus makroietekmes rezultātus, kas raksturo izvirzīto politikas rezultātu sasniegšanu, norādot jaunākos pieejamos datus (vēlams n – 1 gadā vai n gadā) un atsauci uz informācijas avotu.

(Grozīts ar MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

9. Stratēģijas vispārīgo daļu izstrādā atbilstoši šīs instrukcijas 1.pielikumam, un tajā par katru institūcijas darbības virzienu norāda šādu informāciju:

9.1. nosaukums (1.punkts);

9.2. esošās situācijas apraksts (2.punkts) – darbības virziena attīstības tendences un risināmās problēmas. Papildus var norādīt virziena ietvaros īstenotās funkcijas un uzdevumus, darbības virziena īstenošanā iesaistītās puses (ne tikai vienas ministrijas ietvaros), to intereses un vajadzības, kā arī raksturot ārējās darbības vides faktoru ietekmi. Aprakstā koncentrējas uz problēmām, kas stratēģijas plānošanas ciklā risināmas pilnībā vai daļēji, norādot faktorus, kas kavē problēmas atrisināšanu;

9.3. mērķis (3.punkts) – institūcijas iecerētās pārmaiņas vai vēlamais stāvoklis darbības virziena ietvaros. Mērķis var būt gan vispārīgs (darbības virzienā ietilpstošo funkciju nodrošināšana vai pakalpojumu sniegšana), gan specifisks (formulē vēlamo situāciju, pilnveidojot noteiktu politikas jomu vai risinot identificētās problēmas). Šīs instrukcijas izpratnē ar pakalpojumu saprot normatīvajos aktos noteiktos materiālos vai nemateriālos labumus, ko institūcija piedāvā privāto tiesību fiziskai vai juridiskai personai saistībā ar tās kompetencē esošas valsts pārvaldes funkcijas vai uzdevuma izpildi;

9.4. politikas rezultāti (4.punkts) – izvirza no diviem līdz pieciem politikas rezultātiem, kas ir saskaņoti ar attiecīgā darbības virziena mērķi, iespēju robežās izmantojot politikas plānošanas dokumentos apstiprinātos rezultātus. Ja viens politikas rezultāts sniedz līdzvērtīgu ieguldījumu vairāku darbības virzienu mērķu sasniegšanā, attiecīgā mērķa formulējumu norāda zemsvītras atsaucē. Par katru politikas rezultātu norāda šādu informāciju:

9.4.1. politikas rezultāta formulējums (4.1.apakšpunkts) – pārmaiņas, kas raksturo izvirzītā mērķa sasniegšanas pakāpi;

9.4.2. rezultatīvais rādītājs (4.2.apakšpunkts) – rezultāta būtiska pazīme vai mērvienība, kas nodrošina iespējami objektīvu tā sasniegšanas gaitas mērīšanu un kuru var izteikt kā skaitlisku vērtību. Katram rezultātam norāda ne vairāk kā divus rezultatīvos rādītājus;

9.4.3. rezultatīvā rādītāja skaitliskās vērtības (4.3.apakšpunkts) – plānotā rezultāta sasniegšanas gaita stratēģijas plānošanas ciklā;

9.4.4. ja politikas rezultāti apstiprināti politikas plānošanas dokumentos (ieskaitot arī krīzes novēršanas, ekonomikas atveseļošanas un strukturālo reformu plānošanas dokumentus), sasaisti atspoguļo zemsvītras atsaucēs, norādot dokumenta nosaukumu un apstiprināšanas datumu;

9.4.5. izņēmuma gadījumā darbības virzieniem, kuriem nav iespējams definēt kvantitatīvus rezultatīvos rādītājus un skaitliskās vērtības, plānotos rezultātus un ietekmi izklāsta tekstā (4.punkts);

9.5. uzdevumi darbības virziena īstenošanai (5.punkts). Ja uzdevumi vai pasākumi apstiprināti attīstības plānošanas dokumentos, norāda attiecīgos attīstības plānošanas dokumentus (dokumenta nosaukums un apstiprināšanas datums) un uzdevumus vai pasākumus pēc stratēģijas apstiprināšanas iekļauj institūcijas (vai attiecīgās padotības iestādes) darba plānā. Uzdevumi vai pasākumi darbības virziena mērķa sasniegšanai var būt izvirzīti stratēģijā, ja attiecīgā darbības virziena īstenošanai vēl nav vai netiks izstrādāts attīstības plānošanas dokuments – arī šādā gadījumā uzdevumus vai pasākumus pēc stratēģijas apstiprināšanas iekļauj institūcijas (vai attiecīgās padotības iestādes) darba plānā;

9.6. iesaistītās iestādes (6.punkts) – norāda informāciju par iesaistītajām iestādēm (ja par valsts pārvaldes uzdevumu veikšanu noslēgts publisko tiesību līgums, norāda arī uzdevuma veicēju – valsts kapitālsabiedrību vai nevalstisko organizāciju).

(Grozīts ar MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

10. Stratēģijas vispārīgās daļas noslēgumā norāda institūcijas darbības spēju izvērtējumu, iekļaujot administratīva rakstura (padotības iestāžu struktūra vai institūcijas struktūra, iekšējās kontroles sistēmas, atbalsta funkcijas, cilvēkresursi, informācijas sistēmas un materiāltehniskais nodrošinājums) veicinošus un kavējošus faktorus, institūcijas darbības stiprās un vājās puses, kā arī izklāsta plānotās izmaiņas institūcijas administratīvajā darbā.

11. Stratēģijas valsts budžeta programmu daļu izstrādā atbilstoši šīs instrukcijas 2.pielikumam, un tajā par katru institūcijas darbības virzienu un katru valsts budžeta programmu (apakšprogrammu), no kuras tas tiek finansēts, norāda šādu informāciju:

11.1. valsts budžeta programma (apakšprogramma) – norāda attiecīgās valsts budžeta programmas (apakšprogrammas) kodu un nosaukumu atbilstoši gadskārtējā valsts budžeta likumā apstiprinātajai valsts budžeta programmu struktūrai;

11.2. plānotie izdevumi – norāda valsts budžeta programmā (apakšprogrammā) plānotos izdevumus stratēģijas plānošanas ciklā atbilstoši vidēja termiņa budžeta ietvara likumam, ievērojot, lai valsts budžeta programmas (apakšprogrammas) kopsumma sadalījumā pa darbības virzieniem nepārsniedz institūcijai noteikto maksimāli pieļaujamo valsts budžeta izdevumu kopējo apjomu;

11.3. vidējais amata vietu skaits – norāda vidējo amata vietu skaitu valsts budžeta programmā (apakšprogrammā) stratēģijas plānošanas ciklā.

(MK 21.05.2013. instrukcijas Nr.4 redakcijā)

11.¹ Informāciju par valsts budžeta programmu 97.00.00 "Nozaru vadība un politikas plānošana" un 96.00.00 "Latvijas prezidentūras Eiropas Savienības Padomē nodrošināšana 2015.gadā" atbilstoši šīs instrukcijas 11.1., 11.2. un 11.3.apakšpunktam iekļauj šīs instrukcijas 2.pielikumā, neattiecinot uz darbības virzieniem.

(MK 21.05.2013. instrukcijas Nr.4 redakcijā)

12. (Svītrots ar MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

13. Stratēģiju jaunam plānošanas ciklam izstrādā, ņemot vērā esošo situāciju un vidēja termiņa budžeta ietvara likumā noteikto maksimāli pieļaujamo valsts budžeta izdevumu kopējo apjomu, ievērojot iepriekš izvirzīto mērķu un plānoto rezultātu pēctecību.

(MK 21.05.2013. instrukcijas Nr.4 redakcijā)

14. Institūcija stratēģijas projektu iesniedz apstiprināšanai attiecīgajam Ministru kabineta loceklim triju mēnešu laikā pēc vidēja termiņa budžeta ietvara likuma izsludināšanas. Pēc apstiprināšanas stratēģiju ievieto attiecīgās institūcijas mājaslapā internetā.

(MK 21.05.2013. instrukcijas Nr.4 redakcijā)

15. Stratēģiju aktualizē, ja kādas institūcijas vai padotības iestādes izveidošanas, reorganizācijas vai likvidācijas dēļ ir nepieciešams precizēt institūcijas darbības pilnvarojumu (mandātu).

16. Stratēģijas aktualizēšanai institūcija sagatavo attiecīgā Ministru kabineta locekļa rīkojuma projektu ar nepieciešamajiem grozījumiem stratēģijas tekstā vai jaunu stratēģijas projektu un iesniedz apstiprināšanai attiecīgajam Ministru kabineta loceklim. Pēc apstiprināšanas stratēģiju ievieto attiecīgās institūcijas mājaslapā internetā.

(MK 21.05.2013. instrukcijas Nr.4 redakcijā)

17. Ja stratēģiju nav nepieciešams aktualizēt, tad plānošanas cikla n + 2 gadā, n + 3 gadā, kā arī plānošanas ciklam sekojošajā n + 4 gadā stratēģiju līdz 1.martam precizē, izdarot nepieciešamos grozījumus un papildinot šādu informāciju:

17.1. vispārīgajā daļā iekļauto rezultatīvo rādītāju skaitliskās vērtības plānošanas ciklam, pamatojoties uz jaunākajiem datiem un precizētajām prognozēm;

17.2. vispārīgajā daļā norādītās darbības virzienu īstenošanā iesaistītās iestādes;

17.3. vispārīgajā daļā ietverto informāciju par institūcijas darbības spēju izvērtējumu;

17.4. valsts budžeta programmu daļā iekļauto informāciju.

(Grozīts ar MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

18. (Svītrots ar MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

19. (Svītrots ar MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

20. Stratēģijas ieviešanu novērtē, sagatavojot institūcijas gada publisko pārskatu.

(MK 21.05.2013. instrukcijas Nr.4 redakcijā)

21. (Svītrots ar MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

22. Stratēģijas novērtējumu izmanto par pamatu nākamā plānošanas cikla stratēģijas izstrādei. Pamatojoties uz novērtējuma rezultātiem, iespēju robežās nodrošina plānoto mērķu, rezultātu un rezultatīvo rādītāju pēctecību.

23. Padotības iestādes izstrādā stratēģiju, ņemot vērā hierarhiski augstākās institūcijas spēkā esošu stratēģiju un sniedzot izvērstu informāciju par iestādes īstenotajiem darbības virzieniem, izvirzītajiem mērķiem un rezultātiem, kā arī plānošanas cikla svarīgākajiem uzdevumiem iestādei deleģēto politikas jomu ieviešanas, uzraudzības, pakalpojumu attīstības, ieviešanas un pieejamības nodrošināšanas jautājumos.

24. Padotības iestādes stratēģija sastāv tikai no vispārīgās daļas, kuru izstrādā atbilstoši šīs instrukcijas II nodaļai, ievērojot šādas papildu normas vai izņēmumus:

24.1. informācijā par padotības iestādes prioritātēm stratēģijas plānošanas ciklā norāda vissvarīgākās funkcijas vai uzdevumus, kas saistīti ar politiku ieviešanu vai pakalpojumu sniegšanu un kuros koncentrēti stratēģijas plānošanas ciklam nozīmīgākie padotības iestādes resursi;

24.2. stratēģijā nav jāiekļauj šīs instrukcijas 8.4.apakšpunktā minētā informācija par makroietekmes rezultātiem;

24.3. katra darbības virziena situācijas aprakstā koncentrējas uz darbības virziena īstenošanā iesaistītajām pusēm, klientiem un labuma guvējiem, to interešu un vajadzību izvērtēšanu;

24.4. stratēģijā nav jāiekļauj šīs instrukcijas 9.4.apakšpunktā minētā informācija par politikas rezultātiem;

24.5. katram darbības virzienam norāda darbības rezultātus, kuru sasniegšana ir padotības iestādes kompetencē.

(Grozīts ar MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

25. Padotības iestādes stratēģijā iekļauj informāciju gan par tās sniegtajiem publiskajiem pakalpojumiem, gan arī citiem ar publiskas personas komercdarbību saistītiem pakalpojumiem, kurus padotības iestāde sniedz par maksu.

26. Iesniedzot izskatīšanai Ministru kabinetā budžeta nefinansētas iestādes nākamā gada budžeta projektu, kā papildmateriālu iesniedz arī stratēģiju, ko apstiprinājis Ministru kabineta loceklis, kura padotībā atrodas attiecīgā budžeta nefinansētā iestāde. Valsts aģentūras stratēģijas saturu veido atbilstoši Publisko aģentūru likumam.

(MK 21.05.2013. instrukcijas Nr.4 redakcijā)

27. Hierarhiski augstākās institūcijas vadītājs vai padotības iestādes vadītājs var noteikt citas papildu sadaļas, kas iekļaujamas padotības iestādes stratēģijā.

28. Padotības iestāde stratēģijas projektu iesniedz apstiprināšanai attiecīgajam Ministru kabineta loceklim divu mēnešu laikā pēc hierarhiski augstākās institūcijas stratēģijas apstiprināšanas. Pēc apstiprināšanas stratēģiju ievieto padotības iestādes mājaslapā internetā.

(MK 21.05.2013. instrukcijas Nr.4 redakcijā)

29. (Svītrots ar MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

30. Padotības iestādes stratēģiju aktualizē šīs instrukcijas 15.punktā minētajā gadījumā.

31. Stratēģijas aktualizēšanai padotības iestāde sagatavo attiecīgā Ministru kabineta locekļa rīkojuma projektu ar nepieciešamajiem grozījumiem stratēģijas tekstā vai jaunu stratēģijas projektu un iesniedz apstiprināšanai attiecīgajam Ministru kabineta loceklim. Pēc apstiprināšanas stratēģiju ievieto padotības iestādes mājaslapā internetā.

(MK 21.05.2013. instrukcijas Nr.4 redakcijā)

32. Padotības iestādes stratēģiju precizē šīs instrukcijas 17.punktā (izņemot 17.4.apakšpunktu) minētajos gadījumos un termiņā.

(MK 21.05.2013. instrukcijas Nr.4 redakcijā)

33. (Svītrots ar MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

34. 2014.–2016.gada stratēģijas plānošanas cikla n gads ir 2013.gads. Stratēģiju 2014.–2016.gadam izstrādā par n + 1 gadu, n + 2 gadu un n + 3 gadu.

(MK 10.04.2012. instrukcijas Nr.4 redakcijā, kas grozīta ar MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

35. (Svītrots ar MK 10.04.2012. instrukciju Nr.4)

36. Padotības iestādes stratēģijas projektu 2014.–2016.gadam iesniedz apstiprināšanai attiecīgajam Ministru kabineta loceklim divu mēnešu laikā pēc hierarhiski augstākās institūcijas stratēģijas apstiprināšanas.

(Grozīts ar MK 10.04.2012. instrukciju Nr.4; MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

37. (Svītrots ar MK 10.04.2012. instrukciju Nr.4)

38. Līdz institūcijas darbības stratēģijas 2014.–2016.gada plānošanas ciklam apstiprināšanai institūcijas vadības dokuments ir gada darba plāns.

(Grozīts ar MK 10.04.2012. instrukciju Nr.4; MK 21.05.2013. instrukciju Nr.4)

39. Ja pieņemts Ministru kabineta lēmums par institūcijas vai padotības iestādes reorganizāciju vai likvidāciju, reorganizējamā vai likvidējamā iestāde stratēģiju neaktualizē, un tā ir spēkā līdz reorganizācijas vai likvidācijas procesa pabeigšanai, ja citos tiesību aktos nav noteikts citādi. Institūcija vai padotības iestāde, kas ir reorganizējamās vai likvidējamās iestādes funkciju un uzdevumu pārņēmēja, aktualizē vai precizē stratēģiju par atlikušajiem attiecīgā plānošanas cikla gadiem atbilstoši šai instrukcijai.