Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka iekšējā audita struktūrvienību darba salīdzinošo pārbaužu veikšanas kārtību.

2. Noteikumi attiecas uz ministrijām un iestādēm.

3. Ministriju un iestāžu iekšējā audita struktūrvienību darba salīdzinošo pārbaudi (turpmāk – pārbaude) veic Finanšu ministrija.

4. Pārbaudes mērķis ir novērtēt iekšējā audita struktūrvienības darba izpildes kvalitāti, efektivitāti, lietderību un ieguldījumu ministrijas vai iestādes mērķu sasniegšanā, salīdzināt izmantotās iekšējā audita darba metodes, kā arī apkopot labāko iekšējā audita praksi.

5. Pārbaudi ministrijās un iestādēs Finanšu ministrija veic ne retāk kā reizi piecos gados saskaņā ar pārbaužu plānu.

6. Finanšu ministrija var veikt neplānotas pārbaudes, ja:

6.1. Iekšējā audita padome ir ieteikusi veikt pārbaudi;

6.2. ministrijas vai iestādes vadītājs ir izteicis lūgumu veikt pārbaudi.

6.¹ Lai varētu paļauties uz iekšējā audita struktūrvienību veikto iekšējo auditu rezultātiem, Finanšu ministrija var veikt neplānotu ministriju un iestāžu iekšējā audita struktūrvienību audita lietu izvērtējumu:

6.¹1. pēc Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda, Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta, Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta un Latvijas un Šveices sadarbības programmas iekšējā audita ziņojuma saņemšanas;

6.¹2. par Ministru kabineta noteikto kopējo valsts pārvaldē auditējamo prioritāšu īstenošanu.

(MK 10.07.2012. noteikumu Nr.483 redakcijā)

6.² Veicot neplānotu audita lietu izvērtējumu, piemēro šo noteikumu 14.punktu (attiecībā uz tajā minētajiem vērtēšanas kritērijiem), 28., 31., 32. un 33.punktu.

(MK 10.07.2012. noteikumu Nr.483 redakcijā)

7. Veicot pārbaudes ministrijās un iestādēs, Finanšu ministrija var pieaicināt citu ministriju un iestāžu iekšējā audita struktūrvienību speciālistus.

8. Ministrijās un iestādēs pārbaudi vada Finanšu ministrijas darbinieks, kurš ir kompetents iekšējā audita profesionālās prakses un ārējās novērtēšanas procesa jautājumos un ir ieguvis valsts pārvaldes iekšējā auditora sertifikātu vai kādu no starptautiskajiem iekšējā auditora profesionalitāti apliecinošiem sertifikātiem. Ja nepieciešams, pārbaudes veikšanai tiek pieaicināti eksperti iekšējā audita jomā.

9. Pārbaudes veicēji un pieaicinātie eksperti savā darbībā un pēc pārbaudes ievēro konfidencialitāti un nodrošina pārbaudē iegūtās informācijas drošību.

10. Pārbaudi Finanšu ministrijā ne retāk kā reizi piecos gados veic neatkarīgi eksperti iekšējā audita jomā.

11. Pārbaude sastāv no šādiem posmiem:

11.1. pārbaudes plānošana;

11.2. pārbaudes veikšana un pārbaudē iegūtās informācijas izvērtēšana;

11.3. pārbaudes ziņojuma sagatavošana, saskaņošana un ieteikumu ieviešanas grafika apstiprināšana;

11.4. pārbaudes ieteikumu ieviešanas uzraudzība;

11.5. pārbaudes rezultātu apkopošana.

12. Pārbaudes plānošana ietver pārbaudes apjoma, vērtējamo jomu, vērtēšanas kritēriju noteikšanu, pārbaužu plāna apstiprināšanu un aktualizāciju, ministrijas un Ministru prezidentam tieši padotas institūcijas informēšanu par pārbaudi, kā arī pārbaudes apjoma precizēšanu.

(Grozīts ar MK 10.07.2012. noteikumiem Nr.483)

13. Nosakot pārbaudes apjomu, Finanšu ministrija izvērtē tās rīcībā esošo informāciju par iekšējā audita struktūrvienību, ņem vērā laiku kopš iekšējā audita struktūrvienības izveidošanas, iekšējā audita struktūrvienības struktūru, iekšējo auditoru skaitu un personāla mainību, kā arī laiku kopš pēdējās pārbaudes veikšanas un informāciju par iepriekšējās pārbaudes ieteikumu ieviešanu. Pārbaudes plānošanai Finanšu ministrija var lūgt ministrijām un iestādēm iesniegt papildu informāciju.

14. Finanšu ministrija izstrādā ministrijas un iestādes iekšējā audita struktūrvienības novērtējuma anketu, kura ietver vērtējamās jomas un vērtēšanas kritērijus.

(Grozīts ar MK 10.07.2012. noteikumiem Nr.483)

15. Pēc pārbaudes apjoma noteikšanas un novērtējuma anketas izstrādes Finanšu ministrija izstrādā pārbaužu plānu pieciem gadiem. Pārbaužu plānā norāda pārbaudāmās ministrijas un iestādes, iepriekšējās pārbaudes veikšanas gadu un plānotās pārbaudes veikšanas laika grafiku. Finanšu ministrija katru gadu aktualizē pārbaužu plānu.

16. Pārbaužu plānu apstiprina Finanšu ministrijas valsts sekretārs.

17. Finanšu ministrija, ja nepieciešams, pārbaužu plānu aktualizē atbilstoši izmaiņām pārbaudes apjomā.

18. Finanšu ministrija piecu darbdienu laikā pēc pārbaužu plāna apstiprināšanas vai aktualizācijas nosūta to ministrijām un Ministru prezidentam tieši padotām institūcijām un ievieto Finanšu ministrijas mājaslapā internetā.

19. Papildus šo noteikumu 18.punktā minētajam pārbaužu plānam Finanšu ministrija nosūta ministrijām un Ministru prezidentam tieši padotām institūcijām arī novērtējuma anketu.

20. Ministrija pārbaužu plānu un novērtējuma anketu nosūta padotības institūcijām un atvasinātām publiskām personām, kurās ir plānotas pārbaudes.

21. Finanšu ministrija vismaz 10 darbdienas pirms pārbaudes uzsākšanas nosūta ministrijai vai Ministru prezidentam tieši padotai institūcijai vēstuli, kurā:

21.1. informē par pārbaudi;

21.2. norāda pārbaudes uzdevumus;

21.3. norāda pārbaudes apjomu;

21.4. lūdz aizpildīt novērtējuma anketu;

21.5. lūdz sniegt pārbaudei nepieciešamo informāciju, kas raksturo ministrijas vai iestādes iekšējā audita struktūrvienības darbību;

21.6. lūdz nodrošināt pieprasīto dokumentu kopiju iesniegšanu Finanšu ministrijā;

21.7. norāda pārbaudes veicējus un pieaicinātos ekspertus;

21.8. norāda plānoto pārbaudes ziņojuma projekta iesniegšanas datumu.

22. Ministrijas:

22.1. informē par plānoto pārbaudi padotības institūcijas un atvasinātas publiskas personas, kuras ir plānots pārbaudīt;

22.2. apkopo un līdz šo noteikumu 21.punktā minētajā vēstulē norādītajam termiņam iesniedz Finanšu ministrijā ministrijas, padotības institūciju un atvasināto publisko personu aizpildītās novērtējuma anketas un pārbaudes veikšanai nepieciešamo dokumentāciju.

23. Ministru prezidentam tieši padota institūcija nodrošina aizpildītas novērtējuma anketas un pārbaudes veikšanai nepieciešamās dokumentācijas iesniegšanu Finanšu ministrijā līdz šo noteikumu 21.punktā minētajā vēstulē norādītajam termiņam.

24. Ministrijai un iestādei ir tiesības izteikt pamatotu iebildumu par pārbaudes veicēja vai pieaicinātā eksperta dalību pārbaudē, ja radies interešu konflikts.

25. Finanšu ministrija izvērtē ministrijas vai iestādes izteikto iebildumu un, ja atzīst to par pamatotu, norīko citu pārbaudes veicēju vai pieaicināto ekspertu, informējot par to attiecīgo ministriju vai iestādi.

26. Pēc pārbaudei nepieciešamās informācijas izvērtēšanas Finanšu ministrija veic pārbaudāmo audita lietu izlasi. Šo noteikumu 6.¹ punktā minētās audita lietas izlasē neiekļauj, bet, sniedzot šo noteikumu 31.¹ punktā minēto novērtējumu, ņem vērā izvērtējuma rezultātus.

(MK 10.07.2012. noteikumu Nr.483 redakcijā)

27. Finanšu ministrija var precizēt pārbaudes apjomu un par to informē ministriju vai Ministru prezidentam tieši padotu institūciju.

28. Ne vēlāk kā 10 darbdienas pēc pārbaudei nepieciešamās informācijas izvērtēšanas Finanšu ministrija vienojas par tikšanos ar ministrijas vai iestādes vadību, iekšējā audita struktūrvienības pārstāvjiem un, ja nepieciešams, ar auditējamiem, ārējiem auditoriem vai citām personām, ar kurām sadarbojas iekšējā audita struktūrvienība.

29. Tikšanās laikā ministrijas vai iestādes vadība sniedz viedokli par iekšējā audita struktūrvienības darba izpildes kvalitāti, efektivitāti, lietderību un sniegto ieguldījumu ministrijas vai iestādes mērķu sasniegšanā.

30. Finanšu ministrija var intervēt vai anketēt auditējamos, ārējos auditorus vai citas personas, ar kurām sadarbojas iekšējā audita struktūrvienība, lai noskaidrotu viedokli par iekšējā audita struktūrvienības darbību.

31. Finanšu ministrija 10 darbdienu laikā pēc pārbaudes veikšanas sagatavo un iesniedz saskaņošanai ministrijā un iestādē pārbaudes ziņojuma projektu. Pārbaudes ziņojuma projektā norāda pārbaudes mērķi, uzdevumus un apjomu, pārbaudes apjoma ierobežojumus, konstatētos faktus, secinājumus un ieteikumus.

31.¹ Pārbaudes ziņojuma projektā norāda iekšējā audita struktūrvienības novērtējumu, piešķirot tam skaitlisku vērtību no "1" līdz "4":

31.¹1. vērtējums "1" norāda, ka iekšējā audita funkcija top (veidojas) vai konstatētie trūkumi neļauj sasniegt iekšējā audita funkcijas mērķi;

31.¹2. vērtējums "2" norāda, ka iekšējā audita funkcija ir pilnveidojama. Konstatētie trūkumi kavē sasniegt iekšējā audita funkcijas mērķi;

31.¹3. vērtējums "3" norāda, ka iekšējā audita funkcija darbojas bez būtiskām nepilnībām. Konstatētie trūkumi neietekmē iekšējā audita funkcijas mērķa sasniegšanu;

31.¹4. vērtējums "4" norāda, ka iekšējā audita funkcija ir paraugs. Iekšējā audita struktūrvienība lieto metodes, kuras kā paraugu un labu praksi var izmantot citas iekšējā audita struktūrvienības.

(MK 10.07.2012. noteikumu Nr.483 redakcijā)

32. Ministrija un iestāde 10 darbdienu laikā pēc ziņojuma projekta saņemšanas iesniedz Finanšu ministrijā komentārus vai iebildumus par pārbaudes ziņojuma projektu.

33. Finanšu ministrija izvērtē iesniegtos komentārus vai iebildumus par pārbaudes ziņojuma projektu, nodrošina pārbaudes ziņojuma projekta apspriešanu un, ja nepieciešams, precizēšanu, kā arī izstrādā pārbaudes ziņojumu un iesniedz to ministrijā un iestādē.

34. Ministrijas vai iestādes vadītājs 10 darbdienu laikā pēc pārbaudes ziņojuma saņemšanas apstiprina un iesniedz Finanšu ministrijai iekšējā audita struktūrvienības sagatavoto pārbaudes ieteikumu ieviešanas grafiku, norādot ieteikumus, to ieviešanas termiņus un par ieviešanu atbildīgās personas.

35. Līdz kārtējā gada 30.janvārim ministrijas un iestādes iesniedz Finanšu ministrijā informāciju par pārbaudes ieteikumu ieviešanu.

36. Finanšu ministrija nodrošina ministriju un iestāžu pārbaudes ieteikumu ieviešanas uzraudzību.

37. Finanšu ministrija var veikt atkārtotu pārbaudi, lai pārliecinātos par ieteikumu ieviešanu.

38. Finanšu ministrija 20 darbdienu laikā pēc pārbaužu cikla noslēgšanas sagatavo kopsavilkumu par veiktajām pārbaudēm. Kopsavilkumā iekļauj informāciju par ministriju un iestāžu iekšējā audita struktūrvienību izmantotajām iekšējā audita darba metodēm un labāko iekšējā audita praksi. Viens pārbaužu cikls aptver veiktās pārbaudes visās ministrijās un iestādēs piecu gadu periodā. Kopsavilkumu Finanšu ministrija ievieto Finanšu ministrijas mājaslapā internetā.

39. Līdz kārtējā gada 30.janvārim Finanšu ministrija iesniedz Iekšējā audita padomē informāciju par iepriekšējā gadā veikto pārbaužu rezultātiem.

40. Ja atkārtotas pārbaudes laikā ministrijas vai iestādes iekšējā audita struktūrvienības darbībā ir konstatētas jomas, kas neatbilst normatīvajiem aktiem, Finanšu ministrija par attiecīgās ministrijas vai iestādes atkārtotās pārbaudes rezultātiem ziņo Ministru kabinetam.

41. Atzīt par spēku zaudējušiem Ministru kabineta 2007.gada 16.janvāra noteikumus Nr.55 "Iekšējā audita struktūrvienību darba salīdzinošo pārbaužu veikšanas kārtība" (Latvijas Vēstnesis, 2007, 11.nr.).