Darbības ar dokumentu

1. Instrukcija nosaka rezultātu un to rezultatīvo rādītāju hierarhijas izstrādes un novērtēšanas metodiku.

2. Mērķu, rezultātu un to rezultatīvo rādītāju veidošanas piemēri ir iekļauti šīs instrukcijas 1.pielikumā.

3. Iestādes galvenais uzdevums, ieviešot rezultātu un rezultatīvo rādītāju sistēmu, ir samazināt formālu rādītāju uzkrāšanu, kas rada papildu izdevumus un nenodrošina informāciju par reālu mērķa sasniegšanas pakāpi.

4. Mērķus ietver attīstības plānošanas dokumentos (turpmāk – politikas mērķis) un valsts budžeta plānošanas dokumentos (turpmāk – valsts budžeta programmas mērķis).

5. Politikas mērķus iedala pēc to līmeņa, apjoma vai perioda. Pēc līmeņa izšķir virsmērķus un apakšmērķus, bet pēc perioda – ilgtermiņa, vidēja termiņa vai īstermiņa mērķus. Politikas mērķus atbilstoši apjomam iedala vispārīgajos mērķos, kas formulē vēlamo situāciju, kuru valdība ir apņēmusies sasniegt, pilnveidojot noteiktu politikas jomu, un specifiskajos mērķos, kas formulē vēlamo situāciju atbilstoši politikas risināto problēmjautājumu struktūrai.

6. Katrai politikas jomai var būt vairāki mērķi (1.pielikuma 1.piemērs). Ja politikas joma sastāv no vairākām nozarēm un tai ir vairāki apakšmērķi, politikai tiek noteikts virsmērķis.

7. Politikas mērķis atbilst šādiem kritērijiem:

7.1. mērķa sasniegšana ir reāli ietekmējama ar iestādes rīcībā esošajiem instrumentiem (normatīvajiem aktiem un administratīvajiem resursiem) un līdzekļiem, kā arī ar ārējās vides apstākļiem;

7.2. mērķis ir sasniedzams noteiktā laika periodā;

7.3. mērķis ir sasniedzams iestādes pilnvarojuma ietvaros.

8. Valsts budžeta programmas (apakšprogrammas) mērķis parāda, ko iestāde plāno sasniegt, izmantojot valsts budžeta programmas (apakšprogrammas) līdzekļus (1.pielikuma 2.piemērs).

9. Vienai valsts budžeta programmai (apakšprogrammai) definē tikai vienu programmas mērķi.

10. Valsts budžeta programmas (apakšprogrammas) mērķis atbilst šādiem kritērijiem:

10.1. orientēts uz konkrētu, mērāmu un sasniedzamu rezultātu;

10.2. saskaņots ar politikas mērķi, ja tāds ir izvirzīts;

10.3. sasniedzams noteiktā laika periodā.

11. Plānojot rezultātus un to rezultatīvos rādītājus iekļaušanai attīstības plānošanas un budžeta plānošanas dokumentos, to izstrādātājs definē vai atlasa tos rezultātus un rezultatīvos rādītājus, kas vispilnīgāk raksturo mērķa sasniegšanu un resursu izlietojumu.

12. Plānojot rezultātus un to rezultatīvos rādītājus, izstrādātājs ņem vērā ar rezultātu mērīšanu saistītās izmaksas un to novērtēšanas iespējas, lai nodrošinātu rezultātu un rezultatīvo rādītāju noteikšanā iegūto labumu samērojamību ar to mērīšanas izmaksām.

13. Rezultātu un to rezultatīvo rādītāju izstrādē ir šādi galvenie posmi:

13.1. politikas un makroietekmes rezultātu noteikšana atbilstoši izvirzītajam mērķim;

13.2. darbības rezultātu noteikšana atbilstoši izvirzītajam politikas rezultātam;

13.3. rezultatīvo rādītāju noteikšana atbilstoši noteiktajam rezultātam;

13.4. rezultatīvā rādītāja vērtības aprēķināšana un prognozes izstrāde plānošanas periodam;

13.5. ieguldījumu nepieciešamības aprēķins un precizēšana.

14. Rezultāts un tā rezultatīvais rādītājs atspoguļo labumu, ko valsts un sabiedrība iegūst, izlietojot ieguldījumu. Rezultātus un rezultatīvos rādītājus izmanto, lai novērtētu:

14.1. sabiedrībai būtisku mērķu sasniegšanu pārskata periodā;

14.2. budžeta līdzekļu izlietošanas pamatojumu un efektivitāti, ja valsts budžeta programmai iespējams noteikt un uzskaitīt vienu vai vairākas konkrētas galaproduktu vienības.

15. Plānojot rezultātus un to rezultatīvos rādītājus, ievēro pēctecības principu – pēc iespējas izmanto plānošanas dokumentos iepriekš apstiprinātus rezultātus un, ja attiecināms, arī to rezultatīvos rādītājus.

16. Iestādes pēc iespējas nodrošina rādītāja pieejamību vietējo pašvaldību un to teritoriālo vienību iedalījumā.

17. Iestāde pārtrauc vērtēt rezultātu, ja:

17.1. mērķis ir sasniegts;

17.2. ar rezultātu mērīšanu saistītās izmaksas vairs neatbilst ieguvumam;

17.3. valsts budžeta programma ir likvidēta.

18. Rezultātu un rezultatīvo rādītāju novērtēšana notiek divos posmos:

18.1. pirmo reizi formulējot rezultātus – sākotnējais novērtējums (ex-ante);

18.2. pēc attīstības plānošanas dokumentā paredzēto pasākumu izpildes vai attīstības plānošanas dokumenta darbības termiņa beigām – pēcnovērtējums (ex-post).

19. Sākotnējā novērtējuma ietvaros pirmo reizi formulējot rezultātus, prognozē sasniedzamos rezultātus un to rezultatīvos rādītājus, nosaka rādītāju vērtību un, ja ir iespējams, salīdzina tos ar tendencēm līdzīgās politikas jomās.

20. Rezultātu un to rezultatīvo rādītāju pēcnovērtēšanas procesā salīdzina sasniegtos rezultātus un to rezultatīvos rādītājus ar sākotnēji plānotajiem rezultātiem. Analītiskajiem rādītājiem vērtē arī izlietotos resursus un izmaiņas salīdzinājumā ar iepriekšējos gados sasniegto, kā arī tiek noteikti iemesli rezultātu un to rezultatīvo rādītāju neizpildei vai pārpildei.

21. Veicot rezultātu un to rezultatīvo rādītāju pēcnovērtējumu, secīgi veic šādas darbības:

21.1. apkopo datus par attiecīgajā plānošanas dokumentā noteikto rezultatīvo rādītāju izpildi pārskata periodā;

21.2. no uzkrātās informācijas atlasa datus par attiecīgo rezultatīvo rādītāju izpildi iepriekšējos periodos, ja tas ir iespējams;

21.3. nosaka rādītāju vērtības izmaiņas pārskata perioda laikā un salīdzina tās ar plānotajām izmaiņām.

22. Rezultātu un to rezultatīvo rādītāju pēcnovērtējuma secinājumus izmanto, lai:

22.1. identificētu un skaidrotu ārējo faktoru varbūtējo ietekmi uz rādītāja vērtības izmaiņām;

22.2. identificētu un izskaidrotu cēloņus, kas noteikuši katra rādītāja vērtības izmaiņas pārskata periodā;

22.3. sniegtu priekšlikumus rezultātu un rezultatīvo rādītāju pilnveidošanai, ja noteiktais rādītāju kopums neļauj izdarīt skaidrus secinājumus par iestādes darbības ietekmes pakāpi un spēju sasniegt izvirzītos politikas mērķus un politikas rezultātus;

22.4. sniegtu priekšlikumus iestādes vadītājam iestādes darbības pilnveidošanai (korekcijai).

23. Pēcnovērtējuma rezultāti var būt pamatojums lēmumiem par nepieciešamajām politikas izmaiņām, korekcijām attiecīgajā politikas jomā, kā arī par nepieciešamo ieguldījumu apjoma korekciju izvirzītā mērķa sasniegšanai.

24. Rezultātu publicēšanas kārtību un formu nosaka normatīvie akti par attiecīgo plānošanas dokumentu pārskata sniegšanas kārtību vai budžeta plānošanas un izpildes analīzes dokumentu izstrādes kārtību.

24.¹ Izstrādājot attīstības plānošanas dokumentu, tajā iekļautajiem politikas rezultātiem iestāde sagatavo politikas rezultātu pases (turpmāk – pase). Pases aizpildīšanas procedūra ir noteikta šīs instrukcijas 3.pielikumā.

(MK 10.08.2010. instrukcijas Nr.11 redakcijā)

24.² Pasi izstrādā vienreiz, bet, ja dokumentā ir iekļauti politikas rezultāti, kas iepriekš apstiprināti citā attīstības plānošanas dokumentā, kura pielikumā ir pieejama pase, dokumenta tekstā norāda atsauci uz attīstības plānošanas dokumenta nosaukumu.

(MK 10.08.2010. instrukcijas Nr.11 redakcijā)

24.³ Piesakot attīstības plānošanas dokumentu izsludināšanai Valsts sekretāru sanāksmē, pieteicējs pasi pievieno projekta pieteikumam dokumentu aprites un uzdevumu kontroles sistēmā (DAUKS) kā paskaidrojošu materiālu.

(MK 10.08.2010. instrukcijas Nr.11 redakcijā)

25. Makroietekmes rezultātus var iekļaut attīstības plānošanas dokumentos informatīvos nolūkos (1.pielikuma 3.piemērs).

26. Tā kā iestāde tieši nespēj ietekmēt ārējās vides faktorus, makroietekmes rezultātus var izmantot informatīvos nolūkos, norādot to rādītājus saskaņā ar jaunākajiem pieejamajiem datiem.

27. Dokumentos atspoguļo tos makroietekmes rezultātus, kas vistiešāk attiecas uz konkrētā politikas mērķa sasniegšanu.

28. Makroietekmes raksturošanai un prognozēm izmanto rezultātus un rezultatīvos rādītājus, kas atrodami Latvijas un (vai) starptautiskajos attīstības plānošanas dokumentos un vadlīnijās.

29. Ja ir veikts makroietekmes sākotnējais novērtējums un ir pieejami nepieciešamie statistikas dati, makroietekmes rezultātiem veic pēcnovērtējumu, kura rezultātus iekļauj pārskatā par attiecīgā plānošanas dokumenta izpildi. Ja prognozes nav veiktas, pārskatā par plānošanas dokumenta izpildi iekļauj makroietekmes rezultātu jaunākos pieejamos datus.

30. Politikas rezultātus iekļauj attīstības plānošanas dokumentos.

31. Politikas rezultāts ir hierarhiski pakārtots un atbilst konkrētam politikas mērķim, un tas attēlo mērķa sasniegšanas pakāpi noteiktā laikposmā.

32. Politikas rezultāts atbilst šādām pazīmēm (1.pielikuma 4.piemērs):

32.1. līdztekus darbības rezultātu sasniegšanai to daļēji ietekmē arī ārējās vides faktori, kurus iestāde nevar tieši kontrolēt;

32.2. nozīmīgas politikas rezultātu un to rādītāju izmaiņas un tendences var konstatēt tikai vidējā termiņā un ilgtermiņā;

32.3. tas atspoguļo sasniegumu, nevis veidu, kā to panākt;

32.4. tas ir sabiedrībai saprotams, viegli uztverams un pēc iespējas konkrētāks;

32.5. ir iespējams formulēt to ietekmējošus darbības rezultātus;

32.6. tā rādītāju mērījumi nav atkarīgi no subjektīva vērtējuma un ir pārbaudāmi.

33. Plānojot politikas rezultātus un to rādītājus, secīgi veic šādas darbības:

33.1. identificē politikai izvirzītos mērķus;

33.2. katram mērķim nosaka no diviem līdz pieciem politikas rezultātiem jeb mērķa sasniegšanas pakāpēm;

33.3. apzina citos plānošanas dokumentos noteiktos rezultātus un statistikas datubāzēs uzkrātos nozares datus;

33.4. izvērtē, vai uzskaitē esošie rezultatīvie rādītāji vai statistikas mērījumi var tikt izmantoti attiecīgo politikas rezultātu izmaiņu mērīšanai;

33.5. katram politikas rezultātam nosaka vismaz divus atbilstošos rezultatīvos rādītājus;

33.6. apzina rādītāju datu iegūšanas iespējas, izmaksas un periodiskumu.

34. Politikas rezultāta un tā rādītāja izpildes datu analīzē izmanto arī politikas rezultātam pakārtoto darbības rezultātu un to rezultatīvos rādītājus.

35. Darbības rezultātus iekļauj vidēja termiņa un īstermiņa plānošanas dokumentos, kā arī budžeta plānošanas dokumentos. Darbības rezultāts ir hierarhiski pakārtots vienam vai vairākiem politikas rezultātiem.

36. Darbības rezultātu plānošanas nolūks ir gan iestādes darba rezultātu apjoma, gan mērķtiecīguma un efektivitātes atspoguļošana. Darbības rezultāts atspoguļo saikni starp iestādes darbību, ieguldījumiem, politikas rezultātu izmaiņām un to sasniegšanu.

37. Darbības rezultāts atbilst šādām pazīmēm (1.pielikuma 5.piemērs):

37.1. tas ir preces un pakalpojumi, kurus iestāde rada un sniedz ārējiem klientiem – iedzīvotājiem, komercsabiedrībām, nevalstiskām organizācijām, valdībai, tiešās pārvaldes iestādēm un starptautiskajām organizācijām;

37.2. tas pilnībā atrodas iestādes ietekmē, un tā sasniegšanu var kontrolēt iestādes administratīvais vadītājs, kurš ir tieši atbildīgs par to;

37.3. tas ir tiešo pārvaldes iestāžu un to padotībā esošu iestāžu normatīvajos aktos noteikto funkciju un plānošanas dokumentos noteikto pasākumu īstenošanas galaprodukts;

37.4. to var novērtēt darbības veikšanas laikā vai tūlīt pēc tās;

37.5. to mēra ar rezultatīvajiem rādītājiem, kas tiek savstarpēji salīdzināti laikā un ir ar salīdzināmām mērvienībām;

37.6. tas ir tieši saistīts ar politikas rezultātiem;

37.7. tam ir jābūt noderīgam, saprotamam, pārbaudāmam un revidējamam.

38. Plānojot darbības rezultātus un to rezultatīvos rādītājus, secīgi veic šādas darbības:

38.1. identificē politikai vai budžeta programmai izvirzītos mērķus, kā arī politikas rezultātus;

38.2. apzina citos plānošanas dokumentos noteiktos rezultātus un statistikas datubāzēs uzkrātos nozares datus;

38.3. apzina nozīmīgākos iestādes radītos galaproduktus un ārējiem klientiem sniegtos pakalpojumus, nodalot tos no starprezultātiem, kuri var rasties šo galaproduktu radīšanas procesā, un galarezultātiem ar proporcionāli nelielu ietekmi politikas rezultāta sasniegšanā;

38.4. katram darbības rezultātam prognozē vienu vai vairākus atbilstošus rezultatīvos rādītājus, cik iespējams, izmantojot uzskaitē jau esošus rādītājus un statistikas datus;

38.5. apzina rādītāju vērtību iegūšanas iespējas, izmaksas un periodiskumu.

39. Rezultatīvos rādītājus iedala atbilstoši to saturam. Izšķir ieguldījuma rādītājus, ieguvuma rādītājus, makroietekmes un analītiskos rādītājus.

40. Ieguldījuma rādītāji atspoguļo mērķa vai rezultāta sasniegšanai nepieciešamo ieguldījumu un resursu apjomu (piemēram, budžeta līdzekļu apmērs, nodarbināto skaits), ko parasti izmanto informatīvos vai salīdzinošās analīzes nolūkos, bet ieguldījuma rādītāji nesniedz informāciju par mērķa sasniegšanu vai iestādes darbības efektivitāti.

41. Ieguvuma rādītāji atspoguļo mērķa sasniegšanas pakāpi vai iestādes funkciju izpildes apjomu, un tos izmanto visu veidu rezultātu sasniegšanas progresa mērīšanai.

42. Analītiskie rādītāji atspoguļo proporciju starp ieguldījumiem un ieguvumiem vai plānoto ieguvumu atbilstību sasniegtajam rezultātam vai mērķim. Analītiskie rādītāji mēra iestādes darbības vai pakalpojumu sniegšanas efektivitāti (1.pielikuma 7.piemērs). Tos iedala:

42.1. ekonomiskās efektivitātes rādītājos, kas raksturo attiecību starp sasniegto rezultātu un tā sasniegšanai izmantotajiem resursiem, atspoguļojot vienas rezultāta vienības izmaksas. Nosakot ekonomiskās efektivitātes rādītāju, vienlaikus plāno attiecīgus ieguvumu un ieguldījumu rādītājus, kas nepieciešami analītiskā rādītāja aprēķināšanai;

42.2. funkcionālās efektivitātes rādītājos, kas raksturo to, cik lielā mērā ieguldītie resursi un sasniegtie darbības rezultāti ir nodrošinājuši plānoto politikas rezultātu sasniegšanu;

42.3. kvalitātes rādītājos, kas raksturo sabiedrībai un valsts pārvaldes iestādēm sniegto pakalpojumu un produktu atbilstību izvirzītajām kvalitātes prasībām un standartiem, kā arī atspoguļo sabiedrības un valsts pārvaldes iestāžu vajadzību un vēlmju apmierinātības līmeni.

43. Ekonomiskās efektivitātes novērtējums (2.pielikums) ietver izmaksu un ieguvumu analīzi.

44. Analītiskos rādītājus izmanto visu veidu rezultātu sasniegšanas progresa mērīšanai, īpaši resursu izlietošanas efektivitātes novērtēšanā. Analītiskie rādītāji ir būtiski, veicot salīdzinošo analīzi:

44.1. vienas iestādes vai budžeta programmas darbībai noteiktā laika periodā (dinamika);

44.2. līdzīgām budžeta programmām vai iestādēm;

44.3. līdzīgu iestāžu vai budžeta programmu darbībai Latvijā un ārvalstīs.

45. Analītiskos rādītājus iekļauj budžeta plānošanas dokumentos un institūcijas darbības stratēģijā, lai novērtētu iestādes sasniegumu atbilstību piešķirtajiem resursiem un plānotu iestādes darbības spēju attīstības pasākumus.

46. Analītiskos rādītājus var iekļaut politikas plānošanas dokumentos papildus darbības rādītājiem, atspoguļojot ieguldījumu un iestādes darbības efektivitātes nozīmi politikas rezultātu un mērķu sasniegšanā.