Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka probācijas klienta lietas (turpmāk – lieta) izveido­šanas, noformēšanas, pārsūtīšanas, izbeigšanas, atjaunošanas un glabāšanas kārtību Valsts probācijas dienestā (turpmāk – dienests).

2. Lietu izveido, ja:

2.1. saņemts tiesas, prokurora vai brīvības atņemšanas iestādes adminis­trācijas pieprasījums sagatavot izvērtēšanas ziņojumu par personu;

2.2. saņemts tiesas nolēmums, ar kuru persona ir nosacīti notiesāta vai nosacīti pirms termiņa atbrīvota no soda izciešanas;

2.3. saņemts prokurora lēmums par kriminālprocesa izbeigšanu, personu nosacīti atbrīvojot no kriminālatbildības;

2.4. ir noslēgta vienošanās par postpenitenciārās palīdzības sniegšanu;

2.5. saņemts procesa virzītāja pieprasījums, rakstisks iesniegums no cietušā vai personas, kura izdarījusi noziedzīgu nodarījumu, ar piedāvājumu īstenot izlīgumu un persona, kura izdarījusi noziedzīgu nodarījumu, piekritusi iesaistīties izlīgumā;

2.6. saņemts tiesas nolēmums vai prokurora priekšraksts par krimināl­soda – piespiedu darbs – piemērošanu vai tiesas nolēmums par audzinoša rakstura piespiedu līdzekļa – sabiedriskais darbs – piemērošanu bērnam.

3. Dienesta amatpersona lietu ievada dienesta elektroniskajā datubāzē. Visus uz probācijas klientu attiecināmos dokumentus, kas nav elektroniskā formā, ievada dienesta datubāzē atbilstoši normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu.

4. Šo noteikumu 2.punktā minētajos gadījumos katram probācijas klientam izveido vienu lietu un tai piešķir reģistrācijas numuru. Lietu papildinot, atjaunojot vai nododot citai dienesta teritoriālajai struktūrvienībai vai teritoriālās struktūrvienības filiālei, tās reģistrācijas numurs nemainās.

5. Ja saņemts kāds no šo noteikumu 2.punktā minētajiem dokumentiem, dienesta amatpersona divu darbdienu laikā noformē lietu.

6. Lieta sastāv no vispārīgās daļas un sevišķās daļas. Lietas vispārīgo daļu un sevišķo daļu kārto secīgi vienu pēc otras.

7. Lietas vispārīgajā daļā ievieto informāciju par probācijas klienta personību un citu informāciju, kas nepieciešama klienta lietas vadībai.

8. Sevišķajā daļā ir šādas sadaļas:

8.1. izvērtēšanas ziņojuma sadaļa, kurā ievieto izvērtēšanas ziņojuma sagatavošanas gaitā iegūto informāciju un izvērtēšanas ziņojumu;

8.2. uzraudzības sadaļa, kurā ievieto informāciju par uzraudzības gaitu;

8.3. piespiedu darba vai sabiedriskā darba sadaļa, kurā ievieto informāciju par piespiedu darba vai sabiedriskā darba organizēšanu;

8.4. izlīguma sadaļa, kurā ievieto informāciju par lietas vadības laikā veiktajām darbībām un izlīgumu;

8.5. postpenitenciārās palīdzības sadaļa, kurā ievieto informāciju par postpenitenciārās palīdzības organizēšanu un vienošanos.

9. Uz probācijas klientu attiecināmo dienesta datubāzē esošo datu apmaiņai starp dienesta struktūrvienībām izmanto datu pārraidi tiešsaistes režīmā.

10. Lietu izbeidz, ja:

10.1. persona zaudē probācijas klienta statusu;

10.2. probācijas klients ir miris.

11. Uz probācijas klientu attiecināmos dokumentus glabā lietā atbilstoši dienesta lietu nomenklatūrai.

12. Pēc lietas izbeigšanas lietu pārvieto uz dienesta datubāzes arhīvu. Uz probācijas klientu attiecināmos dokumentus, kas ir papīra formā, nodod glabā­šanā dienesta arhīvā.

13. Dienesta arhīvā un dienesta datubāzes arhīvā lietu glabā piecus gadus pēc lietas izbeigšanas.

14. Pēc šo noteikumu 13.punktā minētā termiņa beigām:

14.1. dienesta datubāzes arhīvā esošo lietu nodod glabāšanā dienesta elektronisko dokumentu glabātavā;

14.2. dienesta arhīvā glabāto lietu iznīcina.

15. Ja pēc lietas izbeigšanas saņem kādu no šo noteikumu 2.punktā minētajiem dokumentiem, lietu atjauno un izņem no:

15.1. dienesta datubāzes arhīva un dienesta arhīva, ja nav pagājis šo noteikumu 14.punktā minētais termiņš;

15.2. dienesta elektronisko dokumentu glabātavas.

16. Dienesta elektronisko dokumentu glabātavā lietu glabā 75 gadus no personas dzimšanas dienas un pēc šā termiņa beigām vai šo noteikumu 10.2.apakšpunktā minētajā gadījumā nodod valsts arhīvā normatīvajos aktos par arhīva dokumentu nodošanu noteiktajā kārtībā.

17. Šo noteikumu 3., 9., 13. un 16.punkts stājas spēkā 2013.gada 1.janvārī.

18. Līdz 2012.gada 31.decembrim dienesta amatpersona visus uz probā­cijas klientu attiecināmos dokumentus ievieto un glabā lietā, kuru kārto papīra formā mapē, kā arī noformē elektroniski.

19. Līdz 2012.gada 31.decembrim uz probācijas klientu attiecināmos dokumentus, kas ir papīra formā, pārsūta citai dienesta struktūrvienībai ar kurjerpastu vai nodod personīgi, ja dienests ir saņēmis informāciju par probācijas klienta dzīvesvietas maiņu.