Darbības ar dokumentu

1. Izteikt līguma 1.nodaļas nosaukumu šādā redakcijā:

“1. Institucionālā struktūra: vadošā iestāde, maksājumu iestāde, koordinēšanas nodaļa, uzraudzības komiteja un finanšu kontrole”;

2. Papildināt 1.nodaļas 5.punkta otro daļu pēc vārdiem “detalizēti nosacījumi attiecībā uz izmaksām tiks paredzēti kopējos protokolos ar attiecīgajām sadarbības iestādēm, kas minētas 1.-3. pielikumā” ar vārdiem “vai procedūras noteikumos”;

3. Izteikt līguma 1.nodaļas 5.punkta c) apakšpunktu šādā redakcijā:

“c) atbilstoši Komisijas Regulas (EK) Nr. 438/2001 VII nodaļas 19.pantam izveido Finanšu kontroles grupu (FKP), lai uzņemtos otrā līmeņa kontroles vienotu organizēšanu kā paredzēts Komisijas Regulas (EK) Nr. 438/2001 IV nodaļā (skatīt devītās nodaļas 1. – 8.punktu).

Saskaņā ar Padomes Regulas (EK) Nr. 1260/1999 38.panta pirmās daļas f) punktu un Komisijas Regulas (EK) Nr. 438/2001 V nodaļu, Galvenajai finanšu inspekcijai (Inspection Général des Finances — (IGF)), kas ir atbildīgā institūcija par Strukturālo fondu kontroli Luksemburgā, tiek uzdots sagatavot deklarāciju par palīdzības beigām, pamatojoties uz Finanšu kontroles grupas izveidotajām procedūrām un veidiem (skatīt 9.nodaļas 9.punktu).

Finanšu kontroles grupa sastāv no dalībvalstu finanšu kontroles institūciju pārstāvjiem (skatīt 3.pielikumu).”;

4. Aizstāt līguma ceturtās nodaļas 2.punktā vārdus un skaitli “skatīt 2.pielikumu” ar vārdiem un skaitli “skatīt 8.nodaļu” un vārdus un skaitli “skatīt 3.pielikumu” ar vārdiem un skaitli “skatīt 9.nodaļu”;

5. Aizstāt līguma piektās nodaļas 5.punktā vārdus un skaitli ”skatīt 3.pielikumu” ar vārdiem un skaitli “saskaņā ar 9.nodaļu”;

6. Izteikt līguma devīto nodaļu šādā redakcijā:

“9. Sistēmas un izlases veida pārbaužu un uzskaites (otrā līmeņa kontrole) organizācija un paziņošana par palīdzības beigām (trešā līmeņa kontrole).

1. Saskaņā ar Eiropas Komisijas regulas Nr. 438/2001 IV nodaļu dalībvalstis organizē izlases veida pārbaudes, lai pārliecinātos par administrēšanas un kontroles sistēmu efektivitāti un dažādu līmeņu izdevumu deklarācijām;

2. Katra dalībvalsts nozīmē institūciju — Finanšu kontroles grupas locekli (skatīt 3.pielikumu). Finanšu kontroles grupa ir atbildīga par otrā līmeņa kontroles vienotu koordināciju. Finanšu kontroles grupa vienosies par personu, kam uzdot kontroles funkcijas veikšanas uzdevumu, neierobežojot saistošo nacionālo likumdošanu, kā arī neierobežojot ieviešanas pieeju un sniedzot ieteikumus procesam saskaņā ar Komisijas audita rokasgrāmatu un specifiskām audita metodēm. Nozīmētās kontroles institūcijas veiks pārbaudes par veiktajām darbībām atbilstoši Finanšu kontroles grupas kopīgi apstiprinātajam kontroles sarakstam;

3. Vadošās iestādes vārdā koordinēšanas nodaļa organizēs Finanšu kontroles grupas sanāksmes. Nepieciešamo informāciju, galvenokārt par maksājumiem, kontaktpersonām un adresēm nodrošinās koordinēšanas nodaļa;

4. Darbību kontrole vismaz piecu procentu apjomā no kopējiem atbalstāmajiem izdevumiem tiks veikta vienmērīgos laika posmos atlikušajos programmēšanas perioda gados, saskaņā ar Eiropas Komisijas regulas Nr. 438/2001 IV nodaļu;

5. Pārbaudāmo darbību parauga izvēle veicama saskaņā ar Komisijas Regulas (EK) Nr. 438/2001 10.panta otro un trešo nodaļu.

Ziņojumi par pārbaudēm nosūtami Finanšu kontroles grupai, vadošajai iestādei un maksājumu iestādei. Ja ziņojums identificē kādu pretrunīgu faktu, Finanšu kontroles grupa var pieprasīt iesaistītajai nacionālajai nozīmētajai institūcijai papildu informāciju un/vai novērst nepilnības.

Ziņojumi par izlases veida pārbaudēm apkopojami vienotā gada pārskatā, kura projektu sagatavo nozīmētās kontroles institūcijas. Finanšu kontroles grupa, pēc vienošanās panākšanas par šo pārskatu, nosūta to vadošajai iestādei un Galvenajai finanšu inspekcijai līdz katra gada 30.maijam, lai nodrošinātu vadošās iestādes iespējas izpildīt tai uzliktos pienākumus, kā noteikts 9.nodaļas 8.punktā;

6. Pārbaudēm jānosaka vai kādas no konstatētajām problēmām nav sistemātiskas. Ja tiek konstatētas sistemātiska rakstura problēmas, Finanšu kontroles grupa sniedz priekšlikumus finanšu izmaiņām vai administrēšanas un kontroles sistēmas labojumiem saskaņā ar Eiropas Komisijas vadlīnijām par finanšu izmaiņu procedūru, kā to paredz Padomes Regulas (EK) Nr. 1260/1999 39.pants;

7. Vadošā iestāde ar koordinēšanas nodaļas atbalstu regulāri ziņo uzraudzības komitejai par izlases veida pārbaužu rezultātiem. Vadošā iestāde iesniedz šos ziņojumus maksājumu iestādei, lai tā varētu ņemt vērā iespējamas neprecizitātes;

8. Vadošā iestāde pārsūta no Finanšu kontroles grupas atbilstoši 9.nodaļas 5.punktam saņemto gada pārskatu Eiropas Komisijai līdz katra gada 30.jūnijam, saskaņā ar Komisijas Regulas (EK) Nr. 438/2001 13.pantu;

9. Finanšu kontroles grupa, ko vada palīdzības pabeigšanas institūcija, nosaka nepieciešamās procedūras un veidus visas noderīgās informācijas apkopošanai, kas nepieciešama programmas palīdzības beidzoties, saskaņā ar Komisijas Regulas Nr. 438/2001 V nodaļu, Galvenā finanšu inspekcija (IGF), kuras uzdevums ir Strukturālo fondu kontrole Luksemburgā, izdod deklarāciju, ievērojot visu piedalošos dalībvalstu atbildību, saskaņā ar Padomes Regulas (EK) Nr. 1260/1999 38.pantu.

10. Attiecīgo vadošo partneru un citu projekta partneru pienākums ir nodrošināt piekļuvi visai atbilstošajai informācijai par projektu, kas tiek līdzfinansēts no ERAF līdzekļiem. Gadījumos, kad auditēšanas pienākums tiek uzticēts struktūrvienībai privātā uzņēmumā, kas pats tiek auditēts, jānodrošina atbilstoša audita un konsultāciju funkciju atdalīšana (ja nepieciešams — arī atdalīšana organizācijas un funkcionālajā līmenī). Šie pasākumi attiecas uz darbiniekiem, kas veic pārbaudes un audita uzdevumus, lai nodalītu tos no konsultējošo pakalpojumu sniedzējiem, īpaši projektu vadības līmenī, tādējādi samazinot interešu konfliktu un nepilnību rašanās risku.”

1. Aizstāt 1.nodaļas 5.punkta b)apakš­punkta pirmajā teikumā vārdu un skaitli “6.nodaļas” ar vārdu un skaitli “8.nodaļas”;

2. Aizstāt 3.nodaļas 3.punkta pirmajā teikumā vārdus un skaitļus “3.nodaļas 1.punkta h) apakšpunktu” ar vārdiem un skaitļiem “3.nodaļas 1.punkta g)apakšpunktu”.

Luksemburgas Lielhercogistes valdība, ko pārstāv Iekšlietu un Telpiskās attīstības ministrs Jean–Marie Halsdorf

Vieta un laiks

Paraksts

Latvijas Republikas Ministru kabinets, ko pārstāv Reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministrs M.Kučinskis

Vieta un laiks

Paraksts

1. Replace the head line of § 1:

“§ 1 Management Authority, Paying Authority, Coordination Unit and Monitoring Committee” by “§ 1 Institutional Structure: Management Authority, Paying Authority, Coordination Unit, Monitoring Committee and Financial Control”

2. Amend in § 1 (5) second paragraph:

After the words “Details also on dealing with costs will be defined in protocols” the words “or rules of procedures”

3. Replace the complete text of § 1 No 5 (c):

By “(c) According to Article 19, in Chapter VII Commission Regulation (EC) No. 438/2001 the Financial Control Group (FCG) shall be established in order to undertake the joint organization of 2^nd level control as foreseen in Chapter IV of Commission Regulation (EC) No. 438/2001 (see § 9 (1)-(8)).

The Inspection Génerale des Finances (IGF), the organisation responsible for control of Structural Funds in Luxembourg is designated to issue the declaration on winding-up of the assistance under Article 38(1) (f) of Council Regulation (EC) No 1260/1999 and Chapter V of Commission Regulation (EC) No 438/2001 based on modalities and procedures defined by the FCG (see § 9 (9)).

The FCG is composed of representatives of the financial control authorities of the Member States (see annex 3).”

4. Replace in § 4 (2) the reference in the sixth line:

“see annex 2” by “see § 8”

and in the eighth line

“see annex 3” by “see § 9”

5. Replace in § 5 No 5 the reference in the second line:

“(annex 3)” by “(according to § 9)”

6. Replace § 9 (1)-(4):

By “§ 9 Organisation of System and Sample Checks on Operation and Follow-up (“2^nd Level Control”) and declaration of winding up (“3^rd Level Control”)

1. The Member States shall according to Chapter IV of Commission Regulation (EC) No. 438/2001 organise sample checks on operations to verify the effectiveness of the management and control systems in place and to verify expenditure declarations made at the various levels.

2. Each Member State shall appoint an authority as member of the FCG (see annex 3). The FCG is responsible for the joint co-ordination of the 2nd level control. The FCG will agree on whom to assign the task of carrying out the control function, without prejudice to the relevant national legislation, as well as on the approach to implementation and provide guidance to the process in line with the Commission’s Audit Manual, specific audit methods. The assigned control bodies will undertake the sample checks on the operations, by using the checklist mutually agreed within the FCG.

3. On behalf of the MA the CU will organise meetings of the FCG. The necessary information, in particular on the payments, the operations’ contact persons and addresses will be provided by the CU.

4. Sample checks on operations, at least 5% of the total eligible expenditure, according to Chapter IV of Commission Regulation (EC) No. 438/2001 will be carried out in even intervals over the remaining years of the programming period.

5. The selection of the sample of operations to be checked shall be done according to Article 10(2) and 10(3) of Commission Regulation (EC) No. 438/2001.

The reports on sample checks will be sent to the FCG, to the Managing Authority and to the Paying Authority. If a report identifies some controversial point the FCG can ask the related national appointed authority to provide further information and/or to resolve the disagreement.

The reports on sample checks will be consolidated in a single annual report, drafted by the assigned control bodies. The FCG, after having agreed upon this report, shall forward it to the MA and to the IGF by the 30 May each year in order to enable the MA to fulfill its obligations as set out in § 9 (8).

6. The checks shall establish whether any problems encountered are of a systemic character. If so the FCG shall make proposals on financial corrections or amendments to the management and control system in general in line with the Commission’s guidelines concerning the procedure for the financial corrections foreseen by the Article 39 of Council Regulation (EC) No. 1260/1999.

7. The MA, supported by the CU, will regularly report on the results of the sample checks on operations to the MC. The MA will provide these reports to the PA in order to take account of any irregularities.

8. The MA will forward the report received by the FCG as set out above in § 9 (5) to the European Commission by 30 June each year, according to Article 13 of Commission Regulation (EC) No. 438/2001.

9. The FCG chaired by the winding-up body will lay down adequate modalities and procedures for collecting all adequate information needed for the winding up of the programme, according to Chapter V of European Commission Regulation (EC) No. 438/2001, the declaration will be issued by the IGF, the organisation tasked with the control of Structural Funds in Luxembourg, taking into account the responsibility of all participating Member States according to Article 38 of Council Regulation (EC)No. 1260/1999.”

Consequently the previously remaining § 9 (5) is now renumbered into § 9 (10).

1. Replace § 1 No 5 (b) the reference in the third line:

“§ 6 a” by “§ 8 a”

2. Replace in § 3 (3) the reference in the first line:

“§ 3 No. 1 (h)” by “§ 3 No. 1 (g)”

The Government of the Grand Duchy of Luxembourg represented by the Minister of the Interior and Spatial Development Jean-Marie Halsdorf

Place and date: Luxembourg, 1 June 2005

Signature:

The Government of the Republic of Latvia represented by the Minister of Regional Development and Local Government Māris Kučinskis

Place and date:

Signature: