Darbības ar dokumentu

 

Ministru kabineta noteikumi Nr.993

Rīgā 2004.gada 30.novembrī (prot. Nr.68 40.§)

Noteikumi par nederīgo dokumentu reģistru

Izdoti saskaņā ar Personu apliecinošu dokumentu likuma 16.panta otro daļu un Jūrlietu pārvaldes un jūras drošības likuma 27.panta piekto daļu

 

I. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka nederīgo dokumentu un to neaizpildīto veidlapu veidus, kas iekļaujami nederīgo dokumentu reģistrā (turpmāk - reģistrs), šo dokumentu un veidlapu uzskaites kārtību, kā arī reģistra izmantošanas kārtību.

2. Reģistrs ir valsts informācijas sistēma, kurā iekļautas ziņas par nederīgajiem Latvijas Republikas un ārvalstu personu apliecinošiem dokumentiem, tiesības apliecinošiem dokumentiem un to veidlapām (turpmāk - dokuments).

3. Reģistrā iekļauj ziņas par šādiem dokumentiem:

3.1. pase;

3.2. personas apliecība;

3.3. atgriešanās apliecība;

3.4. transportlīdzekļa vadītāja apliecība;

3.5. jūrnieka grāmatiņa.

4. Reģistra izveides mērķis ir nodrošināt dokumentu, kā arī dokumentu statusu ietekmējošu juridisko faktu (turpmāk - notikums) vienotu datorizētu uzskaiti, lai ierobežotu dokumentu nelikumīgu izmantošanu.

5. Pamatojoties uz notikumu, dokumentam reģistrā piešķir šādu statusu:

5.1. nederīgs;

5.2. nav noteikts;

5.3. derīgs.

6. Reģistra pārzinis un turētājs ir Iekšlietu ministrijas Informācijas centrs (turpmāk - centrs).

7. Par ziņu ticamību, savlaicīgu ievadi reģistrā un aktualizāciju vai ziņu sniegšanu centram ievadei reģistrā un aktualizācijai ir atbildīgs tās iestādes vai struktūrvienības vadītājs, kura ziņas ievada reģistrā un aktualizē vai sniedz centram ziņas ievadei reģistrā un aktualizācijai (turpmāk - iestāde).

8. Centrs ir tiesīgs pieprasīt un bez maksas saņemt no iestādēm un reģistra lietotājiem reģistra darbībai nepieciešamo informāciju.

II. Dokumenta statusa noteikšana

9. Dokumenta statusu "nederīgs" reģistrā nosaka, ja ziņas par notikumu ar Latvijas Republikas dokumentu sniedz tā turētājs, par dokumenta glabāšanu atbildīgā persona vai iestāde, kā arī ja ziņas par notikumu ar ārvalstu dokumentu sniedz attiecīgā kompetentā ārvalstu iestāde. Statusu nosaka, pamatojoties uz šādiem notikumiem:

9.1. dokuments ir zudis;

9.2. dokuments nav nodots (bet normatīvajos aktos par attiecīgo dokumentu izsniegšanu ir paredzēts to nodot) šādos gadījumos:

9.2.1. dokumenta turētāja nāve;

9.2.2. dokumenta turētāja tiesiskā statusa maiņa;

9.3. mainījies dokumenta turētāja vārds un (vai) uzvārds, un Latvijas Republikas dokuments ir tā turētāja rīcībā un nav anulēts normatīvajos aktos par attiecīgā dokumenta izsniegšanu noteiktajā kārtībā;

9.4. dokuments ir anulēts (izņemot gadījumus, ja dokuments normatīvajos aktos par attiecīgā dokumenta izsniegšanu noteiktajos gadījumos atrodas tā turētāja, par glabāšanu atbildīgās personas vai pilnvarotās iestādes rīcībā vai ir iznīcināts);

9.5. ir izbeigta dokumenta meklēšana (dokuments ir atrasts);

9.6. dokumentā konstatētas sākotnējā satura izmaiņas (viltojumi).

10. Dokumenta statusu "nav noteikts" reģistrā piešķir, pamatojoties uz attiecīgu šo noteikumu 9.1., 9.2., 9.3., 9.4., 9.5. un 9.6.apakšpunktā minēto notikumu, šādos gadījumos:

10.1. ja ziņas par notikumu ar Latvijas Republikas dokumentu sniedz persona, kura nav dokumenta turētāja, vai par dokumenta glabāšanu atbildīgā persona. Šajā gadījumā iestāde tūlīt pēc ziņu ievades veic pasākumus, lai noteiktu dokumenta statusu;

10.2. ja sniegtās ziņas par notikumu ar ārvalstu dokumentu nav apstiprinājušas ārvalstu kompetentās iestādes. Šajā gadījumā centrs triju darbdienu laikā no ziņu ievades dienas sniedz informāciju, lai noteiktu dokumenta statusu, šādām iestādēm:

10.2.1. attiecīgai ārvalstu diplomātiskajai vai konsulārajai pārstāvniecībai Latvijas Republikā;

10.2.2. Ārlietu ministrijas Konsulārajam departamentam, kas nosūta informāciju attiecīgās valsts kompetentajām iestādēm, ja attiecīgā ārvalstu diplomātiskā vai konsulārā pārstāvniecība Latvijas Republikā nav akreditēta.

11. Dokumenta statusu "derīgs" nosaka, pamatojoties uz iestāžu sniegtajām ziņām par dokumenta atzīšanu par derīgu, šādos gadījumos:

11.1. ja Latvijas Republikas dokumenta izdevējiestāde atzīst par derīgu dokumentu, kura iepriekšējais statuss bijis "nederīgs" vai "nav noteikts";

11.2. ja kompetentā ārvalstu iestāde atzīst par derīgu attiecīgajā ārvalstī izdoto dokumentu, kura iepriekšējais statuss bijis "nederīgs" vai "nav noteikts".

III. Reģistra veidošana

12. Reģistra satura veidošanā piedalās šādas iestādes:

12.1. Valsts policija;

12.2. Valsts robežsardze;

12.3. Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde;

12.4. Ārlietu ministrijas Konsulārais departaments;

12.5. Latvijas Republikas diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības ārvalstīs;

12.6. Valsts protokols;

12.7. Naturalizācijas pārvalde;

12.8. valsts akciju sabiedrība "Ceļu satiksmes drošības direkcija" (turpmāk - Ceļu satiksmes drošības direkcija);

12.9. valsts akciju sabiedrības "Latvijas Jūras administrācija" Jūrnieku reģistrs (turpmāk - Jūrnieku reģistrs);

12.10. dzimtsarakstu nodaļas.

13. Šo noteikumu 12.punktā minētās iestādes tūlīt pēc notikuma reģistrācijas ievada reģistrā to rīcībā esošās šo noteikumu 17., 18., 19., 20. un 21.punktā minētās ziņas, kā arī pēc attiecīgās informācijas saņemšanas aktualizē šādas reģistrā iekļautās ziņas:

13.1. Valsts policija - ziņas par Latvijas Republikas teritorijā un ārvalstīs reģistrētajiem notikumiem;

13.2. Valsts robežsardze - ziņas par notikumiem, kuri reģistrēti, veicot robežkontroli un kontrolējot personas, kuras uzturas valstī, kā arī par ārvalstīs reģistrētajiem notikumiem ar ārvalstu dokumentiem;

13.3. Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde - ziņas par notikumiem ar Latvijas Republikas dokumentiem;

13.4. Latvijas Republikas diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības ārvalstīs - ziņas par notikumiem ar ārvalstu dokumentiem un ziņas par ārvalstīs reģistrētajiem notikumiem ar Latvijas Republikas dokumentiem;

13.5. Valsts protokols - ziņas par notikumiem ar Latvijas Republikas nerezidentu personas apliecībām;

13.6. Naturalizācijas pārvalde - ziņas par noteiktā kārtībā nenodotiem Latvijas Republikas dokumentiem, ja dokumentu turētāji zaudējuši Latvijas pilsonību;

13.7. Jūrnieku reģistrs - ziņas par notikumiem ar Latvijas Republikas jūrnieku grāmatiņām;

13.8. dzimtsarakstu nodaļas - ziņas par Latvijas Republikas dokumentiem, kuri nav nodoti pēc to turētāju nāves.

14. Ārlietu ministrijas Konsulārais departaments tūlīt pēc attiecīgo ziņu saņemšanas par Latvijas Republikas teritorijā un ārvalstīs reģistrētajiem notikumiem sniedz centram šo noteikumu 17., 18., 19., 20. un 21.punktā minētās ziņas ievadei reģistrā un aktualizācijai.

15. Ceļu satiksmes drošības direkcija, reģistrējot notikumus ar Latvijas Republikas transportlīdzekļu vadītāju apliecībām transportlīdzekļu un to vadītāju valsts reģistrā, iekļauj tajā attiecīgās šo noteikumu 17., 18., 19., 20. un 21.punktā minētās ziņas automatizētajā tiešsaistes datu pārraides režīmā.

IV. Reģistrā iekļaujamās ziņas

16. Ziņas reģistrā iekļauj latviešu valodā. Attiecīgās ārvalsts valodas oriģinālformas latīņalfabētiskajā transliterācijā iekļauj šādas ziņas:

16.1. ārvalstu dokumenta turētāja vārds (vārdi), uzvārds un adrese ārvalstī;

16.2. tās personas vārds (vārdi) un uzvārds, kura sniedz ziņas par notikumu (turpmāk - ziņu sniedzējs), ja ziņu sniedzējs ir ārzemnieks.

17. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par dokumenta turētāju:

17.1. vārds (vārdi) un uzvārds:

17.1.1. dokumentā ierakstītais Iedzīvotāju reģistrā iekļautais vārds (vārdi) un uzvārds;

17.1.2. norādītais vārds (vārdi) un uzvārds, ja persona ir ārvalstu dokumenta turētāja;

17.2. personas kods:

17.2.1. dokumentā ierakstītais Iedzīvotāju reģistrā iekļautais personas kods;

17.2.2. ārvalstu personas kods (identifikators);

17.3. dzimšanas datums;

17.4. valstiskā piederība;

17.5. dzīvesvietas adrese:

17.5.1. Latvijā reģistrētās dzīvesvietas adrese vai, ja personai nav reģistrētās dzīvesvietas adreses, norādītās dzīvesvietas adrese;

17.5.2. dzīvesvietas adrese ārvalstīs;

17.6. ziņas par personas datu maiņu (maiņas datums, iepriekšējie un jaunie dati);

17.7. ziņas par personas nāvi.

18. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par dokumentu:

18.1. norāde, ja dokuments ir neaizpildīta veidlapa;

18.2. veids;

18.3. sērija un numurs;

18.4. izdošanas datums;

18.5. izdevējvalsts;

18.6. izdevējiestāde;

18.7. derīguma termiņš;

18.8. statuss.

19. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par notikumu:

19.1. veids;

19.2. precīzs vai aptuvens notikuma datums;

19.3. notikuma konstatēšanas datums;

19.4. notikuma reģistrācijas datums;

19.5. iestāde;

19.6. iestādes struktūrvienība;

19.7. tā dokumenta vai dokumentu kopuma veids un numurs, kas satur ziņas par notikumu un kuru noformē iestāde.

20. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par iestādes amatpersonu:

20.1. vārds;

20.2. uzvārds;

20.3. amats;

20.4. kontaktinformācija:

20.4.1. tālruņa numurs darbā;

20.4.2. e-pasta adrese.

21. Reģistrā iekļauj šādas ziņas par ziņu sniedzēju, kas nav dokumenta turētājs:

21.1. vārds (vārdi) un uzvārds;

21.2. personas kods:

21.2.1. Iedzīvotāju reģistrā iekļautais personas kods;

21.2.2. ārvalstu personas kods (identifikators);

21.3. dzimšanas datums.

22. Ja ziņu sniedzējs ir Latvijas pilsonis, nepilsonis vai persona, kurai ir piešķirts bēgļa, bezvalstnieka, alternatīvais statuss vai pagaidu aizsardzība, vai dokumenta turētājs ir ārvalstnieks, kurš normatīvajos aktos par uzturēšanās atļaujām noteiktajā kārtībā saņēmis atļauju uzturēties Latvijas Republikā, šo noteikumu 17.1.1., 17.2.1., 17.3., 17.4., 17.5.1., 17.6., 17.7., 21.1., 21.2.1. un 21.3.apakšpunktā minētās ziņas reģistrā iekļauj no Iedzīvotāju reģistra informācijas sistēmas automatizētajā tiešsaistes datu pārraides režīmā.

23. Ja reģistrā iekļaujamais dokuments ir:

23.1. Latvijas Republikā izdots personu apliecinošs dokuments (izņemot diplomātisko pasi, dienesta pasi un nerezidenta personas apliecību), šo noteikumu 18.2., 18.3., 18.4., 18.5., 18.6. un 18.7.apakšpunktā minētās ziņas reģistrā iekļauj no Iedzīvotāju reģistra informācijas sistēmas automatizētajā tiešsaistes datu pārraides režīmā;

23.2. Latvijas Republikā izdota transportlīdzekļa vadītāja apliecība, šo noteikumu 18.2., 18.3., 18.4., 18.5., 18.6. un 18.7.apakšpunktā minētās ziņas reģistrā iekļauj no transportlīdzekļu un to vadītāju valsts reģistra automatizētajā tiešsaistes datu pārraides režīmā.

V. Reģistra pieejas līmeņi un informācijas izmantošana

24. Reģistrā iekļautajai informācijai ir divi pieejas līmeņi - pirmais un otrais.

25. Pirmajam pieejas līmenim atbilst šāda informācija:

25.1. ziņas par dokumenta turētāju:

25.1.1. vārds (vārdi) un uzvārds;

25.1.2. personas kods;

25.1.3. dzimšanas datums;

25.1.4. ziņas par personas nāvi;

25.2. ziņas par dokumentu:

25.2.1. norāde, ja dokuments ir neaizpildīta veidlapa;

25.2.2. veids;

25.2.3. sērija un numurs;

25.2.4. izdevējvalsts;

25.2.5. statuss;

25.3. ziņas par notikumu:

25.3.1. precīzs vai aptuvens notikuma datums;

25.3.2. notikuma reģistrācijas datums.

26. Otrajam pieejas līmenim atbilst pirmā pieejas līmeņa informācija un šāda papildinformācija:

26.1. ziņas par dokumenta turētāju:

26.1.1. dzīvesvietas adrese;

26.1.2. valstiskā piederība;

26.1.3. ziņas par personas datu maiņu (maiņas datums, iepriekšējie un jaunie dati);

26.2. ziņas par dokumentu:

26.2.1. izdošanas datums;

26.2.2. izdevējiestāde;

26.2.3. derīguma termiņš;

26.3. ziņas par notikumu:

26.3.1. notikuma veids;

26.3.2. notikuma konstatēšanas datums;

26.3.3. iestāde;

26.3.4. iestādes struktūrvienība;

26.3.5. tā dokumenta vai dokumentu kopuma veids un numurs, kas satur ziņas par notikumu un kuru noformē iestāde;

26.4. ziņas par iestādes amatpersonu;

26.5. ziņas par ziņu sniedzēju, kas nav dokumenta turētājs.

27. Pieeja otrā līmeņa informācijai ir:

27.1. Valsts policijai;

27.2. Valsts robežsardzei;

27.3. Drošības policijai;

27.4. Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldei;

27.5. Ārlietu ministrijas Konsulārajam departamentam;

27.6. Latvijas Republikas diplomātiskajām un konsulārajām pārstāvniecībām ārvalstīs;

27.7. Valsts protokolam;

27.8. Satversmes aizsardzības birojam;

27.9. prokuratūrai;

27.10. Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojam;

27.11. Valsts ieņēmumu dienestam;

27.12. Uzņēmumu reģistram;

27.13. Naturalizācijas pārvaldei;

27.14. Saeimas un Valsts prezidenta apsardzes dienestam;

27.15. Militārajai policijai;

27.16. pašvaldību policijai;

27.17. Jūrnieku reģistram;

27.18. Ceļu satiksmes drošības direkcijai;

27.19. dzimtsarakstu nodaļām;

27.20. citām valsts un pašvaldību iestādēm, kurām to darbību regulējošos normatīvajos aktos ir noteiktas tiesības iepazīties ar attiecīga rakstura informāciju, lai izpildītu iestādes funkcijas.

28. Juridiskās personas, kas nav minētas šo noteikumu 27.punktā, un fiziskās personas pēc attiecīga līguma noslēgšanas ar centru reģistrā iekļauto informāciju var izmantot noziedzīgu nodarījumu novēršanai, kā arī dokumentu turētāju interešu un savu ekonomisko interešu aizsardzībai. Minētajām personām ir pieeja tikai pirmā līmeņa informācijai.

29. Pieeju reģistrā iekļautajai informācijai piešķir centra priekšnieks, pamatojoties uz attiecīgās šo noteikumu 27.punktā minētās iestādes vadītāja rakstisku iesniegumu.

30. Ārvalstu kompetentās iestādes reģistra informāciju saņem saskaņā ar noslēgtajiem starptautiskajiem līgumiem.

VI. Informācijas glabāšanas termiņi

31. Informāciju reģistra aktīvajā datu bāzē glabā līdz dokumenta derīguma termiņa beigām, bet ne mazāk kā 10 gadus. Pēc glabāšanas termiņa beigām informāciju ievieto reģistra arhīva datu bāzē.

32. Informāciju par beztermiņa dokumentiem reģistra aktīvajā datu bāzē glabā 50 gadus. Pēc glabāšanas termiņa beigām informāciju ievieto reģistra arhīva datu bāzē.

33. Informāciju par nederīgām dokumentu veidlapām reģistra aktīvajā datu bāzē glabā līdz to meklēšanas izbeigšanai.

34. Informāciju par dokumentiem, kuru meklēšana ir izbeigta, tūlīt pēc meklēšanas izbeigšanas ievieto reģistra arhīva datu bāzē.

35. Informāciju par dokumentiem, kuri atzīti par derīgiem, tūlīt pēc statusa "derīgs" noteikšanas ievieto reģistra arhīva datu bāzē.

36. Ja attiecīgā dokumenta veids vai tā modifikācija ir izņemta no apgrozības, informāciju par šādiem dokumentiem 10 dienu laikā pēc datu saņemšanas par dokumentu izņemšanu no apgrozības ievieto reģistra arhīva datu bāzē.

37. Reģistra arhīva datu bāzē informāciju glabā 10 gadus. Pēc glabāšanas termiņa beigām informāciju arhīvu darbību regulējošos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā nodod Valsts arhīvu ģenerāldirekcijai un izdzēš no reģistra, sastādot attiecīgu aktu.

VII. Noslēguma jautājumi

38. Atzīt par spēku zaudējušiem Ministru kabineta 2003.gada 4.februāra noteikumus Nr.65 "Noteikumi par nederīgo dokumentu reģistru" (Latvijas Vēstnesis, 2003, 21.nr.).

39. Latvijas Republikas diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības ārvalstīs, kurām nav nodrošināta tehniska iespēja veikt šo noteikumu 13.punktā noteiktās darbības, tūlīt pēc ziņu saņemšanas par notikumiem ar ārvalstu dokumentiem un ārvalstīs reģistrētajiem notikumiem ar Latvijas Republikas dokumentiem sniedz centram attiecīgās šo noteikumu 17., 18., 19., 20. un 21.punktā minētās ziņas ievadei reģistrā un aktualizācijai.

Ministru prezidents I.Emsis

Iekšlietu ministrs Ē.Jēkabsons

Redakcijas piebilde: noteikumi stājas spēkā ar 2004.gada 4.decembri.