Darbības ar dokumentu

1.problēma. Valsts un privātpersonu atbildība par dokumentu saglabāšanu

Pēc likuma “Par arhīviem” pieņemšanas 1991.gadā valstī ir izveidojies plašs privāto uzņēmumu un nevalstisko organizāciju tīkls, kuru dokumenti ir privātais īpašums. Ekonomiski aktīvo uzņēmumu un uzņēmējsabiedrību skaits privātajā sektorā (bez zemnieku saimniecībām) 2003.gada sākumā — 41516 (Latvijas statistikas dati), valsts arhīvu uzraudzībā ir tikai 4368 institūcijas - valsts un pašvaldību iestādes, uzņēmumi un nevalstiskās organizācijas. Likuma “Par arhīviem” normas ir pretrunā ar privāto tiesību pamatprincipiem un privātajā sektorā praktiski nedarbojas.

Lai likuma normas nodrošinātu privāto personu dokumentu saglabāšanas iespējas, piedāvājam šādu problēmas risinājumu.

Jauns arhīvu likums tiek izstrādāts, konsekventi ievērojot principu, ka privātpersonu radītie un/vai saņemtie dokumenti ir to īpašums:

1) valsts arhīvi vienojas ar atsevišķām privātpersonām par to, ka valsts arhīvos pastāvīgā glabāšanā tiek pieņemti dokumenti ar arhīvisku vērtību, atsevišķu privātpersonu arhīvi tiek iekļauti Nacionālā dokumentārā mantojuma Centrālajā reģistrā, tādējādi nodrošinot pieejamību informācijai par šiem dokumentiem, kā arī vienojas par to, ka privāto juridisko personu likvidācijas gadījumā šo juridisko personu dokumenti ar arhīvisku vērtību valsts arhīvos tiek pieņemti par valsts budžeta līdzekļiem;

2) arhīvu likums paredz privāto arhīvu veidošanu.

2.problēma. Dokumentu pārvaldības noteikumi

Valstī nav vienotu noteikumu, kas regulētu dokumentu pārvaldību. Neviens normatīvais akts nenosaka to izstrādi. Vienotu principu trūkums dokumentu pārvaldībā apgrūtina arī valsts arhīvu sistēmā efektīvi veikt Latvijas nacionālā arhīva fonda veidošanas funkciju.

Tiek izveidota darba grupa, lai izstrādātu Ministru kabineta noteikumu projektu par dokumentu pārvaldību valsts un pašvaldību institūcijās un, ciktāl tiesību akti to pieļauj, privātajās institūcijās (par tā izstrādi atbildīgās institūcijas — Kultūras ministrija un Valsts arhīvu ģenerāldirekcija). Šo noteikumu ievērošanas uzraudzību atbilstoši kompetencei nodrošina valsts arhīvi.

3.problēma. Informācijas sistēmās esošo dokumentēto datu un elektronisko dokumentu saglabāšana

Dokumentu apritē arvien nozīmīgāku vietu līdzās tradicionālajiem nesējiem ieņem elektroniskie dokumenti, palielinās nepieciešamība nodrošināt elektroniskās informācijas saglabāšanu. Valsts arhīvu sistēmas institucionālās uzbūves modelis tiek papildināts ar jaunu valsts institūciju - Elektronisko dokumentu arhīvu. Elektronisko dokumentu atlase un pieņemšana glabāšanā notiek centralizēti. Elektronisko dokumentu arhīva izveides izmaksas — aptuveni 314 tūkst. latu. Tā īstenojama, sākot ar 2005.gadu, piešķirto valsts budžeta līdzekļu ietvaros.