Darbības ar dokumentu

 

Ministru kabineta instrukcija Nr.9

Rīgā 2003.gada 16.septembrī (prot. Nr.49, 3.§)

Latvijas nacionālo pozīciju Eiropas Savienības jautājumos un ar tām saistīto instrukciju izstrādes kārtība, kā arī informācijas aprites kārtība

Izdota saskaņā ar Ministru kabineta 2003.gada 3.jūnija noteikumu Nr.286 "Pagaidu kārtība, kādā tiek koordinēta Latvijas nacionālo pozīciju Eiropas Savienības jautājumos izstrāde, apstiprināšana un pārstāvēšana" 15.punktu

1. Vispārīgais jautājums

1. Instrukcija nosaka Ministru kabineta 2003.gada 3.jūnija noteikumos Nr.286 "Pagaidu kārtība, kādā tiek koordinēta Latvijas nacionālo pozīciju Eiropas Savienības jautājumos izstrāde, apstiprināšana un pārstāvēšana" (turpmāk - noteikumi) noteikto nacionālo pozīciju un instrukciju izstrādes kārtību, to paraugus un izstrādes termiņus, kā arī informācijas aprites kārtību starp Latvijas pārstāvniecību Eiropas Savienībā (turpmāk - pārstāvniecība), Ārlietu ministriju un pārējām nacionālo pozīciju izstrādē iesaistītajām institūcijām.

 

2. Nacionālās pozīcijas izstrādes kārtība

2. Nacionālo pozīciju saskaņā ar šīs instrukcijas 1.pielikumu sagatavo atbildīgā ministrija šajā instrukcijā noteiktajā termiņā.

3. Atbildīgā ministrija informē noteikumu 9.5.apakšpunktā minētās organizācijas par nacionālās pozīcijas izstrādes uzsākšanu un to līdzdalības iespējām dokumenta izstrādē.

4. Nacionālo pozīciju atbilstoši noteikumu 9.punktā paredzētajai kārtībai saskaņo elektroniski un papildus nosūta atzinumu (noformētu uz papīra) vai saskaņošanu veic starpinstitūciju darba grupā un noformē attiecīgu protokolu.

 

2.1. Noteikumu 7.1. un 7.2.apakšpunktā minēto nacionālo pozīciju izstrādes kārtība

5. Atbildīgā ministrija sagatavo noteikumu 7.1.apakšpunktā minētās nacionālās pozīcijas projektu ne vēlāk kā nedēļu pirms Eiropas Savienības tiesību akta projekta vai cita jautājuma pirmreizējās izskatīšanas attiecīgajā Ministru padomes darba grupā vai komitejā.

6. Ja pēc attiecīgās Ministru padomes darba grupas vai komitejas darba kārtības izvērtēšanas konstatē, ka nepieciešams steidzami sagatavot nacionālo pozīciju vai nepieciešams sagatavot noteikumu 7.2.apakšpunktā minēto nacionālo pozīciju, atbildīgā ministrija pēc darba kārtības vai attiecīgo dokumentu saņemšanas to nekavējoties sagatavo.

7. Nacionālās pozīcijas saskaņošanas termiņš ar noteikumu 9.1., 9.2. un 9.3.apakšpunktā minētajām institūcijām ir viena nedēļa.

 

2.2. Noteikumu 7.3.apakšpunktā minētās nacionālās pozīcijas izstrādes kārtība

8. Atbildīgā ministrija sagatavo nacionālās pozīcijas projektu ne vēlāk kā nedēļu pirms attiecīgās Eiropadomes vai Ministru padomes sanāksmes.

9. Ja pēc Eiropadomes vai Ministru padomes darba kārtības izvērtēšanas konstatē, ka nepieciešams steidzami sagatavot nacionālo pozīciju, atbildīgā ministrija pēc darba kārtības vai attiecīgo dokumentu saņemšanas to nekavējoties sagatavo.

10. Nacionālās pozīcijas saskaņošanas termiņš ar noteikumu 9.1., 9.2. un 9.3.apakšpunktā minētajām institūcijām ir viena diena.

 

3. Instrukcijas izstrādes kārtība

11. Noteikumu 12.punktā minētās obligātās instrukcijas sagatavo saskaņā ar šīs instrukcijas 2.pielikumu un šajā instrukcijā noteiktajā termiņā.

12. Citos gadījumos, sagatavojot instrukcijas, 2.pielikumā norādītā parauga izmantošana ir ieteicama.

13. Sagatavojot instrukciju, jāņem vērā:

13.1. nacionālā pozīcija;

13.2. konkrētās Ministru padomes vai Eiropas Komisijas darba grupas vai komitejas sanāksmes dokumenti par attiecīgo jautājumu;

13.3. iepriekšējā Ministru padomes vai Eiropas Komisijas darba grupā vai komitejā panāktās vienošanās un viedokļi attiecīgajā jautājumā;

13.4. informācija, kas saņemta no Pastāvīgo pārstāvju komitejas sagatavošanas darba grupu sanāksmēm (turpmāk - Antici un Mertens darba grupas).

14. Noteikumu 12.punktā minētās obligātās instrukcijas apstiprina atbildīgās ministrijas kompetentā amatpersona, apliecinot to ar parakstu. Kompetento amatpersonu norīko attiecīgā ministrija un par to informē Ārlietu ministriju.

15. Noteikumu 12.punktā minēto obligāto instrukciju pēc saskaņošanas nosūta ministrijas atbildīgā amatpersona (koordinators). Attiecīgā ministrija informē Ārlietu ministriju par atbildīgo amatpersonu (koordinatoru).

16. Ja ministrijas kompetencē ir vairāki atšķirīgi jautājumi, tā var norīkot vairākas atbildīgās amatpersonas (koordinatorus), nosakot viņu atbildību un kompetenci.

17. Pastāvīgo pārstāvju komitejas sanāksmes instrukciju atbildīgā ministrija izstrādā un nosūta elektroniski Ārlietu ministrijai ne vēlāk kā dienu pirms Pastāvīgo pārstāvju komitejas sanāksmes (līdz iepriekšējās darbdienas plkst.15.00). Ņemot vērā Pastāvīgo pārstāvju komitejas darba grafiku, Ārlietu ministrija var noteikt citu nosūtīšanas termiņu.

18. Ja līdz šīs instrukcijas 17.punktā noteiktajam termiņam nav saņemta visa nepieciešamā informācija par Pastāvīgo pārstāvju komitejas sanāksmi (piemēram, darba dokumenti, precīza darba kārtība), atbildīgā ministrija vienojas ar Ārlietu ministriju par citu nosūtīšanas termiņu.

 

4. Nacionālo pozīciju iesniegšanas kārtība Ministru kabinetā

19. Ārlietu ministrs divas reizes gadā informē Ministru prezidentu par Eiropas Savienības prezidentūras noteikto Eiropadomes un Ministru padomes sanāksmju darba kārtību (kalendāru).

20. Ņemot vērā šīs instrukcijas 19.punktā minēto informāciju, kā arī atbildīgā ministra lūgumu, Valsts kanceleja jautājumu par nacionālās pozīcijas projektu iekļauj Ministru kabineta sēdes darba kārtības projektā.

21. Ministru kabineta loceklis nacionālās pozīcijas projektu izskatīšanai Ministru kabinetā iesniedz ne vēlāk kā pēdējā Ministru kabineta sēdē pirms Ministru padomes sanāksmes, kurā paredzēts izskatīt attiecīgo jautājumu. Ministru kabineta loceklis nacionālās pozīcijas projektu iesniedz līdz attiecīgās Ministru kabineta sēdes sākumam.

22. Iesniedzot nacionālās pozīcijas projektu izskatīšanai Ministru kabinetā, iesniedzējs pavadvēstulei pievieno noteikumu 9.1., 9.2. un 9.3.apakšpunktā minēto institūciju atzinumus vai starpinstitūciju darba grupas protokolu.

23. Ja saskaņā ar noteikumu 11.2.apakšpunktu un 27.punktu nacionālo pozīciju sagatavo iesniegšanai Ministru kabinetā, ievēro Ministru kabineta 2002.gada 28.maija instrukcijā Nr.3 "Ministru kabineta kārtības rullī noteikto dokumentu elektroniskās aprites kārtība" un Valsts sekretāru 2003.gada 5.jūnija sanāksmes protokollēmuma (prot. Nr.22 32.§) "Par dokumentu iesniegšanas kārtību Valsts kancelejā" 1.punktā noteiktās dokumentu sagatavošanas tehniskās prasības. Uz nacionālās pozīcijas dokumentu projektiem nav attiecināma Ministru kabineta 2002.gada 12.marta noteikumos Nr.111 "Ministru kabineta kārtības rullis" noteiktā projektu saskaņošanas un iesniegšanas kārtība Ministru kabinetā.

 

5. Informācijas aprites kārtība

5.1. Informācijas aprite starp pārstāvniecību, Ārlietu ministriju un pārējām nacionālo pozīciju izstrādē iesaistītajām institūcijām

24. Ārlietu ministrija no Ministru padomes ģenerālsekretariāta saņemtos dokumentus un Latvijas apstiprinātās nacionālās pozīcijas ievieto Eiropas Savienības dokumentu uzskaites sistēmas datu bāzē.

25. Ārlietu ministrija no Ministru padomes ģenerālsekretariāta saņemtos dokumentus sadala atbilstoši Ministru kabineta 2003.gada 11.jūnija rīkojumam Nr.385 "Par kompetenču sadalījumu starp ministrijām un valsts iestādēm Eiropas Savienības jautājumos" un nekavējoties elektroniski nosūta atbildīgajām un līdzatbildīgajām institūcijām paziņojumu par dokumentu saņemšanu.

26. Ārlietu ministrijas elektroniskā pasta adrese sarakstei par visiem ar Eiropas Savienību saistītiem jautājumiem ir koordinacija@mfa.gov.lv.

27. Pārstāvniecības elektroniskā pasta adrese ir missioneu@mfa.gov.lv.

28. Katras atbildīgās ministrijas lietvedībā ir visas tās kompetencē esošās Ministru kabineta un atbildīgā ministra apstiprinātās nacionālās pozīcijas, instrukcijas un ministra padotībā esošo valsts pārvaldes iestāžu darbinieku dienesta ziņojumi.

29. Ārlietu ministrijas lietvedībā ir instrukcijas, kas nosūtītas Latvijas pārstāvim Pastāvīgo pārstāvju komitejā.

30. Atbildīgā ministrija un līdzatbildīgās institūcijas informāciju par jebkuru ar nacionālajām pozīcijām saistītu jautājumu sniedz pārējām nacionālo pozīciju sagatavošanā iesaistītajām institūcijām.

31. Atbilstoši noteikumu 24.punktam informējot nevalstiskās organizācijas un sociālos partnerus, atbildīgā ministrija ievieto ministrijas mājas lapā informāciju par Ministru padomes un Eiropas Komisijas darba grupās un komitejās izskatāmajiem jautājumiem un Latvijas pozīcijām attiecīgajos jautājumos, kā arī atbild uz nevalstisko organizāciju vai sociālo partneru jautājumiem.

 

5.2. Dienesta ziņojumi

32. Noteikumu 17.punktā minēto dienesta ziņojumu sagatavo rakstiski un nosūta elektroniski Ārlietu ministrijai (koordinacija@mfa.gov.lv) un pārstāvniecībai (missioneu@mfa.gov.lv ), kā arī šīs instrukcijas 15.punktā minētajai atbildīgajai amatpersonai (koordinatoram).

33. Dienesta ziņojumā, izņemot dienesta ziņojumu par Pastāvīgo pārstāvju komiteju un Antici un Mertens darba grupām, iekļauj šādu informāciju:

33.1. izskatīto dokumentu numuri;

33.2. īss izskatāmā jautājuma apraksts un sanāksmes mērķis, atsaucoties uz iepriekšējo sanāksmi, ja tāda ir bijusi;

33.3. citu valstu pozīciju apraksts;

33.4. Latvijas pārstāvja paustā pozīcija;

33.5. sanāksmē panāktā vienošanās;

33.6. secinājumi par sanāksmi un ieteikumi turpmākai darbībai.

34. Dienesta ziņojumā par Pastāvīgo pārstāvju komiteju un Antici un Mertens darba grupām iekļauj šādu informāciju:

34.1. izskatīto dokumentu numuri;

34.2. citu valstu pozīciju apraksts;

34.3. Latvijas pārstāvja paustā pozīcija;

34.4. sanāksmē panāktā vienošanās.

35. Steidzamos vai īpaši svarīgos gadījumos dienesta ziņojumu var sniegt mutiski (telefoniski). Šādā gadījumā, sagatavojot rakstisku dienesta ziņojumu, norāda, kad un kam informācija sniegta mutiski.

36. Dienesta ziņojumu par Ministru padomes sanāksmi sagatavo Latvijas pārstāvis, kas piedalījies attiecīgajā sanāksmē. Ja sanāksmē piedalās vairāki Latvijas pārstāvji, tie, savstarpēji vienojoties, dienesta ziņojumā atspoguļo to kompetencē esošos jautājumus.

37. Izvērstu dienesta ziņojumu par atsevišķiem Pastāvīgo pārstāvju komitejas sanāksmes darba kārtības jautājumiem sagatavo pārstāvniecības amatpersona, kuras kompetencē ir attiecīgais jautājums. Ārlietu ministrija apkopo visus dienesta ziņojumus.

38. Antici un Mertens darba grupu pārstāvji sagatavo īsu dienesta ziņojumu par visiem attiecīgās Pastāvīgo pārstāvju komitejas darba kārtības jautājumiem.

39. Par Ministru padomes un Eiropas Komisijas darba grupām un komitejām dienesta ziņojumus sagatavo katrs Latvijas pārstāvis, kas piedalās šo darba grupu vai komiteju sanāksmēs. Atbildīgā ministrija apkopo visus dienesta ziņojumus.

40. Ārlietu ministrija pēc dienesta ziņojumu saņemšanas tos ievieto Eiropas Savienības dokumentu uzskaites sistēmas datu bāzē.

Ministru prezidents E.Repše

Ārlietu ministre S.Kalniete

Redakcijas piebilde: instrukcija stājas spēkā ar 2003.gada 10.oktobri.

Ārlietu ministre S.Kalniete

Ārlietu ministre S.Kalniete