Darbības ar dokumentu

Ministru kabineta noteikumi Nr. 99

Rīgā 1995. gada 18. aprīlī (prot. Nr. 20  17. §)

Noteikumi par iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu lietvedību valsts un pašvaldību institūcijās

Izdoti saskaņā ar likuma «Iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu
izskatīšanas kārtība valsts un pašvaldību institūcijās»
Pārejas noteikumu pirmo daļu

1. Fizisko personu un juridisko personu individuālo vai kolektīvo rakstveida iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu lietvedību valsts un pašvaldību institūcijās kārto atsevišķi no pārējās lietvedības.

2. Rakstveida iesniegumus, sūdzības un priekšlikumus valsts vai pašvaldību institūcijās saņem un tajā pašā dienā reģistrē speciāli iekārtotā informācijas nesējā (kartotēkā, žurnālā, datora datu bāzē). Apmeklētāja pieņemšanā ziņas par apmeklētāju un viņa sūdzības vai priekšlikuma saturu reģistrē speciāli iekārtotā informācijas nesējā (atsevišķi no rakstveida iesniegumiem, sūdzībām un priekšlikumiem) saskaņā ar likuma «Iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu izskatīšanas kārtība valsts un pašvaldību institūcijās» (Latvijas Vēstnesis, 1994, 130) trešās nodaļas noteikumiem. Reģistrējot apmeklētāja mutvārdos izteiktās sūdzības vai priekšlikumus, jāievēro tie paši noteikumi, kuri attiecas uz rakstveida iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu reģistrēšanu. Noteiktajā kārtībā reģistrē arī lēmumus par mutvārdos izteiktajām sūdzībām un priekšlikumiem.

Valsts un pašvaldību institūcijām ir tiesības izveidot attiecīgajai institūcijai piemērotu iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu reģistrācijai nepieciešamo speciālo informācijas nesēju (kartotēku, žurnālu, datora datu bāzi).

3. Katram rakstveida iesniegumam, sūdzībai un priekšlikumam tiek dots reģistrācijas indekss. Reģistrācijas indeksā ir iesnieguma, sūdzības vai priekšlikuma autora (vai personas, kura pirmā parakstījusi dokumentu) uzvārda (juridiskajai personai - nosaukuma) pirmais burts un saņemtā dokumenta kārtas numurs (piemēram, D-401). Reģistrācijas indeksu papildina ar saīsinājumu «kol.» (ja saņemts kolektīvs iesniegums, sūdzība vai priekšlikums) vai ar saīsinājumu «jur.» (ja iesniedzējs ir juridiskā persona, piemēram, D-401 kol.). Reģistrācijas indeksu ieraksta speciālajā informācijas nesējā un uzraksta saņemtā iesnieguma, sūdzības vai priekšlikuma labās puses apakšējā stūrī. Lai atvieglotu dokumentu izpildes kontroli un glabāšanu, reģistrācijas indeksu var papildināt ar numuru.

Speciālajā informācijas nesējā ieraksta saņemtā iesnieguma, sūdzības vai priekšlikuma reģistrācijas indeksu un datumu, kurā tas saņemts, kā arī lakonisku satura izklāstu. Šīs pašas ziņas informācijas nesējā ieraksta, reģistrējot rakstveida atbildes.

4. Ja iesniedzējs atkārtoti par to pašu jautājumu iesniedz rakstveida iesniegumu, sūdzību vai priekšlikumu, tam dod kārtējo reģistrācijas indeksu un blakus norāda iepriekšējā iesnieguma, sūdzības vai priekšlikuma reģistrācijas indeksu, kā arī izdara atzīmi «Atkārtoti».

5. Rakstveida atbildes uz rakstveida iesniegumiem, sūdzībām un priekšlikumiem reģistrē šajos noteikumos paredzētajā kārtībā. Atbildēm uz rakstveida iesniegumiem, sūdzībām vai priekšlikumiem tiek dots kārtējais reģistrācijas indekss, kuram pievieno attiecīgā iesnieguma, sūdzības vai priekšlikuma reģistrācijas indeksu. Atbildi pievieno attiecīgajam rakstveida iesniegumam, sūdzībai vai priekšlikumam un saņemto iesniegumu, sūdzību vai priekšlikumu kopā ar atbildi pievieno lietai.

6. Rakstveida iesniegumi, sūdzības un priekšlikumi pēc tam, kad pieņemts lēmums par iesnieguma, sūdzības vai priekšlikuma nosūtīšanu citai kompetentai institūcijai septiņu dienu laikā vai par atbildes sniegšanu 15 dienu laikā vai 30 dienu laikā, ja nepieciešama papildu pārbaude atbilstīgi likuma «Iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu izskatīšanas kārtība valsts un pašvaldību institūcijās» 8. panta pirmajai daļai, kopā ar atbildi un visiem attiecīgās lietas materiāliem tiek nodoti amatpersonai, kura valsts vai pašvaldības institūcijā kārto lietvedību.

7. Amatpersona, kura valsts vai pašvaldības institūcijā kārto lietvedību, rakstveida iesniegumus, sūdzības un priekšlikumus kopā ar atbildi un citiem attiecīgās lietas materiāliem hronoloģiskā secībā iešuj atsevišķi no pārējās lietvedības.

8. Iesniegumi, sūdzības un priekšlikumi un ar tiem saistītie dokumenti jāglabā divus gadus, ja likumdošanas aktos nav noteikts cits termiņš.

Ja nepieciešams, valsts vai pašvaldības institūcijas vadītājs vai attiecīgās institūcijas lietvedības dienesta vadītājs var glabāšanas termiņu pagarināt.

Šādā kārtībā glabājami arī ar apmeklētāju mutvārdu sūdzībām un priekšlikumiem saistītie dokumenti.

9. Vienu reizi kalendāra gada laikā pēc tās amatpersonas pieprasījuma, kura valsts vai pašvaldības institūcijā atbild par lietvedību, attiecīgās valsts vai pašvaldības institūcijas struktūrvienībās (departamentos, nodaļās un citās struktūrvienībās) noteiktajā kārtībā tiek apkopoti iesniegumi, sūdzības un priekšlikumi un ar tiem saistītie dokumenti, kuriem beidzies šo noteikumu 8. punktā noteiktais glabāšanas termiņš, kā arī sagatavots šo dokumentu saraksts. Minētā amatpersona sastāda šo dokumentu pieņemšanas aktu.

10. Pēc šo noteikumu 8. punktā minētā glabāšanas termiņa izbeigšanās un šo noteikumu 9. punktā minētā akta sastādīšanas iesniegumi, sūdzības un priekšlikumi un ar tiem saistītie dokumenti iznīcināmi Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas noteiktajā kārtībā.

Pārejas jautājumi

11. Strādājot ar iesniegumiem, sūdzībām un priekšlikumiem, jāievēro likumā «Iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu izskatīšanas kārtība valsts un pašvaldību institūcijās» un šajos noteikumos noteiktās prasības.

12. Atzīt par spēku zaudējušu Ministru Padomes 1982. gada 5. jūlija lēmumu Nr. 357 «Par «Instrukcijas par pilsoņu priekšlikumu, iesniegumu un sūdzību lietvedību Latvijas PSR ministrijās, valsts komitejās, resoros, vietējo Tautas deputātu padomju izpildkomitejās un republikas uzņēmumos, iestādēs un organizācijās» apstiprināšanu» (Latvijas Padomju Sociālistiskās Republikas Augstākās Padomes un Valdības Ziņotājs, 1982, 36).

Ministru prezidents M. GAILIS

Finansu ministrs, Ministru prezidenta biedrs A. PIEBALGS