Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka stingrās uzskaites dokumenta "Preču pavadzīme-rēķins" (turpmāk — pavadzīme-rēķins) veidlapu izgatavošanas un izplatīšanas kārtību, to lietotājus un lietošanas kārtību, rekvizītus, kārtību, kādā pavadzīmes-rēķini noformējami, reģistrējami, piemērojami un uzskaitāmi vienotā datu bāzē (reģistrā), kā arī to uzraudzības un kontroles kārtību.

2. Nodokļu maksātāji nodokļu aprēķināšanai un uzskaitei akcīzes preču (alkoholisko dzērienu, tabakas izstrādājumu, naftas produktu) un medikamentu (turpmāk — preces) saņemšanas un izsniegšanas darījuma precīzā un pilnīgā dokumentārā noformēšanā izmanto pavadzīmes-rēķina veidlapas. Pavadzīmes-rēķina veidlapu izgatavošanu šajos noteikumos noteiktajā kārtībā nodrošina Valsts ieņēmumu dienests.

(Grozīts ar MK 27.12.2005. noteikumiem Nr.1046)

3. Pavadzīme-rēķins ir attaisnojuma dokuments, ar kuru nodokļu maksātājs precīzi un pilnīgi dokumentāri noformē preču izsniegšanas un saņemšanas darījumu.

4. Pavadzīmi-rēķinu var izmantot par pievienotās vērtības nodokļa rēķinu, ja tajā norādīti visi likumā "Par pievienotās vērtības nodokli" pievienotās vērtības nodokļa rēķinam noteiktie rekvizīti.

(MK 27.04.2004. noteikumu Nr.455 redakcijā, kas grozīta ar MK 27.12.2005. noteikumiem Nr.1046)

5. Pavadzīme-rēķins apliecina preču izcelsmi un piederību. Tas lietojams par attaisnojuma dokumentu grāmatvedībā un kā rēķins maksai par piegādātajām precēm.

6. Valsts ieņēmumu dienests nodrošina pavadzīmes-rēķina veidlapu aizsargelementu prasību noteikšanu un veidlapu izgatavošanu.

7. Pavadzīmes-rēķina veidlapā (1.pielikums) ir iestrādāti Valsts ieņēmumu dienesta noteiktie aizsargelementi, tipogrāfiski iespiests veidlapas nosaukums, sērija (apzīmēta ar diviem latīņu alfabēta burtiem un romiešu ciparu), sešu zīmju kārtas numerācija un aile pavadzīmes-rēķina izrakstīšanas datuma norādīšanai.

8. Pavadzīmes-rēķina veidlapu komplektā ir trīs eksemplāri. Naftas produktu (degvielas) pavadzīmes-rēķina veidlapu komplektā ir čet­ri eksemplāri.

(Grozīts ar MK 27.04.2004. noteikumiem Nr.455; MK 27.12.2005. noteikumiem Nr.1046)

9. Pavadzīmes-rēķina veidlapas nodokļu maksātājs par maksu iegādājas Valsts ieņēmumu dienesta Lielo nodokļu maksātāju pārvaldē vai teritoriālo iestāžu nodaļās (turpmāk — Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālā iestāde), kur tas reģistrēts kā nodokļu maksātājs.

10. Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālā iestāde pavadzīmes-rēķina veid­lapas izsniedz, ja:

10.1. nodokļu maksātājs iesniedzis pamatotu rakstisku pieprasījumu;

10.2. persona, kas Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālajā iestādē saņem pavadzīmes-rēķina veidlapas, uzrāda pilnvaru pavadzīmes-rēķina veidlapu sa­ņem­šanai;

10.3. persona, kas Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālajā iestādē saņem pavadzīmes-rēķina veidlapas, uzrāda personu apliecinošo dokumentu.

(MK 27.12.2005. noteikumu Nr.1046 redakcijā)

10.¹ Ja nodokļu maksātājs ir individuālais komersants vai jebkura cita fiziskā persona, kas veic saimniecisko darbību, viņš pavadzīmes-rēķina veidlapas Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālajā iestādē var saņemt pats, pamatojoties uz šo noteikumu 10.1. un 10.3.apakšpunktā noteiktajiem dokumentiem.

(MK 27.12.2005. noteikumu Nr.1046 redakcijā)

10.² Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālā iestāde jaunas pavadzīmes-rē­ķina veidlapas neizsniedz, ja:

10.² 1. šajos noteikumos noteiktajā kārtībā nav iesniegts pārskats par saņemto pavadzīmes-rēķina veidlapu izlietojumu;

10.² 2. nav uzrādīti vai iesniegti attiecīgie šo noteikumu 10.punktā no­teiktie dokumenti.

(MK 27.12.2005. noteikumu Nr.1046 redakcijā)

11. Katra Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālā iestāde uzskaita, cik un kādu sēriju un numuru pavadzīmes-rēķina veidlapas ir izsniegtas katram nodokļu maksātājam.

12. Pavadzīmes-rēķina lietotāji ir visi nodokļu maksātāji, kas veic saimniecisko darbību un šajos noteikumos noteiktos darījumus ar precēm.

13. Pavadzīmes-rēķina veidlapas drīkst izmantot tikai tas lietotājs, kurš tās iegādājies Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālajā iestādē. Nenoformētu pavadzīmes-rēķina veidlapu nodošana citam nodokļu maksātājam, kā arī minēto veidlapu pavairošana vai izgatavošana ir aizliegta.

14. Lietotājs, kurš pavadzīmes-rēķina veidlapas iegādājies Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālajā iestādē, nodrošina to uzskaiti un glabāšanu un ar rakstisku rīkojumu apstiprina pavadzīmes-rēķina veidlapu uzskaites un glabāšanas kārtību.

15. Lietotājs rakstiski nosaka:

15.1. pilnvaroto personu, kura pavadzīmes-rēķinus saņem Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālajā iestādē;

15.2. atbildīgo personu, kura veic pavadzīmes-rēķina veidlapu uzskaiti un glabāšanu;

15.3. atbildīgās personas, kuras atsevišķās nodokļu maksātāja struktūrvienībās un preču atrašanās vietās noformē pavadzīmes-rēķinus, ir atbildīgas par tajos sniegtās informācijas pareizību un pavadzīmju-rēķinu reģistrēšanu preču vai to pavaddokumentu reģistros.

(Grozīts ar MK 27.12.2005. noteikumiem Nr.1046)

16. Lietotājs — fiziska persona, kura nav rakstiski noteikusi personas, kas veic šo noteikumu 15.punktā noteiktās darbības, pati ir atbildīgā persona, kura veic minētās darbības.

(Grozīts ar MK 27.12.2005. noteikumiem Nr.1046)

17. Lietotājs pavadzīmi-rēķinu lieto šādiem darījumiem:

17.1. preču piegāde (pārdošana);

17.2. preču izsniegšana (nosūtīšana) citam nodokļu maksātājam;

17.3. darījumiem, kas noteikti akcīzes preču apriti reglamentējošajos normatīvajos aktos.

(Grozīts ar MK 27.12.2005. noteikumiem Nr.1046)

18. Pavadzīmi-rēķinu var nelietot šādos gadījumos:

18.1. pārdodot preces mazumtirdzniecībā, ja darījumu apliecina atbilstošs dokuments — kases čeks vai numurēta un Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālajā iestādē reģistrēta kvīts, kas noformēta saskaņā ar normatīvajos aktos noteiktajām prasībām;

18.2. pārvadājot preces ar iekšējo attaisnojuma dokumentu (iekšējās no­zīmes pavadzīmi) starp nodokļu maksātāja struktūrvienībām, izņemot gadīju­mus, kad pavadzīmes-rēķina obligātu lietošanu nosaka speciālie normatīvie akti;

18.3. starptautiskajos darījumos, ja preču pārvietošanu apliecina atbilstoši normatīvajiem aktiem noformēti starptautiskie pārvadājumu dokumenti vai citi normatīvajos aktos noteiktie dokumenti un piegādi un izsniegšanu (nosūtīšanu) apliecina atbilstoši grāmatvedības normatīvo aktu prasībām noformēti attaisnojuma dokumenti;

18.4. ja preču pārvietošanu apliecina cits normatīvajos aktos noteikts dokuments un piegādi un izsniegšanu (nosūtīšanu) apliecina atbilstoši grāmatvedības normatīvo aktu prasībām noformēti attaisnojuma dokumenti.

(MK 27.12.2005. noteikumu Nr.1046 redakcijā)

19. Pavadzīmē-rēķinā norāda saimnieciskajai darbībai atbilstošus rekvizītus šādā secībā:

19.1. pavadzīmes-rēķina izrakstīšanas datums (mēnesi raksta vārdiem);

19.2. preču izsniedzēja (piegādātāja) nosaukums (fiziskajai personai - vārds un uzvārds), nodokļu maksātāja reģistrācijas kods (ar pievienotās vērtības nodokli apliekamajai personai — Valsts ieņēmumu dienesta piešķirtais ar pievienotās vērtības nodokli apliekamās personas numurs), juridiskā adrese (fiziskajai personai — dzīvesvietas adrese), norēķinu rekvizīti — kredītiestādes nosaukums, kods un norēķinu konta numurs, preču izsniegšanas vietas adrese;

19.3. preču saņēmēja nosaukums (fiziskajai personai — vārds un uzvārds), nodokļu maksātāja reģistrācijas kods (ar pievienotās vērtības nodokli apliekamajai personai — Valsts ieņēmumu dienesta piešķirtais ar pievienotās vērtības nodokli apliekamās personas numurs), juridiskā adrese (fiziskajai personai — dzīvesvietas adrese), norēķinu rekvizīti — kredītiestādes nosaukums, kods un norēķinu konta numurs, preču saņemšanas vietas adrese;

19.4. samaksas noteikumi (maksāšanas kārtība);

19.5. izsniegto (piegādāto) preču nosaukums, mērvienība, daudzums, cena un vērtība;

19.6. normatīvajos aktos noteiktā informācija par iepakojumu;

19.7. dabas resursu un akcīzes nodokļi, ja tādi ir;

19.8. piešķirtās atlaides, ja tādas ir;

19.9. pievienotās vērtības nodokļa likme un summa;

19.10. kopējā summa (cipariem un vārdiem), par kādu izsniegtas preces;

19.11. par preču izsniegšanu atbildīgās personas vārds, uzvārds un preču izsniegšanas datums (mēnesi raksta vārdiem). Atbildīgā persona ar parakstu apliecina, ka preces izsniegtas;

19.12. par preču saņemšanu atbildīgās personas vārds, uzvārds un preču saņemšanas datums (mēnesi raksta vārdiem). Atbildīgā persona ar parakstu apliecina, ka preces saņemtas;

19.13. citi speciālajos normatīvajos aktos noteiktie papildu rekvizīti;

19.14. citi nodokļu maksātājiem nepieciešamie papildu rekvizīti.

19.¹ Akcīzes preču apriti reglamentējošajos normatīvajos aktos var būt noteikti citi pavadzīmē-rēķinā norādāmie rekvizīti.

(MK 27.12.2005. noteikumu Nr.1046 redakcijā)

20. Pavadzīmi-rēķinu noformē pirms preču izsniegšanas (nosūtīšanas) no to glabāšanas (atrašanās) vietas.

21. Pavadzīmes-rēķina veidlapu komplekta eksemplārus sadala šādi:

21.1. pirmais eksemplārs — preču saņēmējam (nodošanai grāmatvedībā);

21.2. otrais eksemplārs — preču izsniedzējam (nodošanai grāmatvedībā);

21.3. trešais eksemplārs — preču saņēmējam (preču izcelsmes un piederības apliecināšanai preču saņemšanas vietā līdz pārskata gada slēguma inventarizācijai);

21.4. ceturtais eksemplārs (ja tāds ir) — preču izsniedzējam (glabāšanai preču izsniegšanas vietā līdz pārskata gada slēguma inventarizācijai).

22. Akcīzes preču apriti reglamentējošos normatīvajos aktos var būt noteikts cits pavadzīmes-rēķina veidlapu komplekta sadalījums.

(MK 27.12.2005. noteikumu Nr.1046 redakcijā)

23. Visus pavadzīmes rēķina eksemplārus noformē vienādi, skaidri, salasāmi un bez dzēsumiem. Labojumus veic, pārsvītrojot iepriekšējo tekstu un norādot, kas, kad un kāpēc izdarījis labojumus. Persona, kura izdara labojumus, tos apliecina ar parakstu uz visiem pavadzīmes-rēķina eksemplāriem.

24. Pavadzīmes-rēķini (to skaitā anulētās pavadzīmes-rēķina veidlapas (visi eksemplāri)) uzglabājami piecus gadus. Par pavadzīmes-rēķinu noformēšanu atbildīgā persona uz visiem anulētās pavadzīmes-rēķina veidlapas eksemplāriem izdara atzīmi "anulēts", norāda pamatojumu (kas, kad un kāpēc anulējis) un apliecina to ar parakstu.

25. Katrā preču izsniegšanas (saņemšanas, pārdošanas, glabāšanas) vietā saņemtās un izsniegtās pavadzīmes-rēķinus lietotāja apstiprinātās atbildīgās personas reģistrē preču pavaddokumentu reģistrā (vai analogos reģistros), kurā norādīta šāda informācija:

25.1. ieraksta datums un kārtas numurs;

25.2. pavadzīmē-rēķinā norādītais darījuma partneris;

25.3. pavadzīmes-rēķina datums un numurs;

25.4. darījuma apraksts;

25.5. pavadzīmē-rēķinā norādītā darījuma vērtība (bez pievienotās vērtības nodokļa);

25.6. dabas resursu un akcīzes nodokļi (ja tādi ir);

25.7. piešķirtās atlaides, ja tādas ir;

25.8. pievienotās vērtības nodokļa summa (ja tāda ir);

25.9. kopējā summa;

25.10. citi nepieciešamie rekvizīti.

26. (Svītrots ar MK 27.12.2005. noteikumiem Nr.1046.)

27. Pavadzīmes-rēķinus, iekšējos attaisnojuma dokumentus vai citus normatīvajos aktos noteiktos attaisnojuma dokumentus, kas pamato pārvadāšanu, reģistrē preču pavaddokumentu reģistrā to saņemšanas (izsniegšanas) dienā, ja citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi.

(MK 27.04.2004. noteikumu Nr.455 redakcijā)

27.¹ Preču pavaddokumentu reģistrs atrodas katrā preču izsniegšanas (saņemšanas, uzglabāšanas) vietas adresē.

(MK 27.12.2005. noteikumu Nr.1046 redakcijā)

27.² Ja preču izsniegšanas (saņemšanas, uzglabāšanas) vieta nav lietotāja pastāvīgā darbības vieta (struktūrvienība), preču pavaddokumentu reģistrs (iz­ņemot tirdzniecībā) drīkst atrasties lietotāja juridiskajā adresē vai Valsts ieņēmumu dienestā reģistrētā struktūrvienībā (fiziskai personai — Valsts ieņē­mumu dienestā deklarētajā adresē) atbildīgās personas pārziņā.

(MK 27.12.2005. noteikumu Nr.1046 redakcijā)

28. Ja pavadzīmes-rēķinus reģistrē, izmantojot datoru, preču pavaddokumentu reģistrā norāda visus šo noteikumu 25.punktā minētos rekvizītus, kā arī nodrošina attiecīgās informācijas pieejamību trešajai personai salasāmā veidā un tās izdruku preču izsniegšanas (saņemšanas, pārdošanas, glabāšanas, atrašanās) vietā.

29. Lietotājs katru ceturksni veic pavadzīmes-rēķina veidlapu inventarizāciju, konstatē darījumiem izlietoto, anulēto un atlikumā esošo veidlapu sērijas un numurus, kā arī izlietotajās un anulētajās pavadzīmēs-rēķinos norādītās darījumu summas.

30. Lietotājs par katru mēnesi (līdz nākamā mēneša piecpadsmitajam datumam) iesniedz pārskatu par saņemto pavadzīmes-rēķina veidlapu izlieto­jumu (2.pielikums) Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālajā iestādē, kurā lietotājs reģistrēts kā nodokļu maksātājs.

(MK 27.12.2005. noteikumu Nr.1046 redakcijā)

31. Lietotājs nevar saņemt jaunas pavadzīmes-rēķina veidlapas, ja Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālajā iestādē nav iesniegts šo noteikumu 30.punktā noteiktais pārskats par saņemto pavadzīmes-rēķina veidlapu izlietojumu.

(MK 27.12.2005. noteikumu Nr.1046 redakcijā)

32. Lietotājs, izbeidzot saimniecisko darbību, veic atlikumā esošo veidlapu inventarizāciju un sastāda aktu par atlikumā palikušajām veidlapām. Saskaņā ar inventarizācijas rezultātiem lietotājs sagatavo un iesniedz attiecīgajā Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālā iestādē pārskatu par saņemto pavadzīmes-rēķina veidlapu izlietojumu, vienu akta eksemplāru un neizlietotās pavadzīmes-rēķina veidlapas kopā ar rakstisku pieprasījumu to iznīcināšanai. Maksa, par kādu iegādātas iznīcināšanai iesniegtās neizlietotās pavadzīmes-rēķina veidlapas, lietotājam netiek atmaksāta. Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālā iestāde iznīcināšanai iesniegtās neizlietotās pavadzīmes-rēķina veidlapas anulē un iznīcina, kā arī informāciju par to reģistrē vienotajā datu bāzē (reģistrā).

33. Lietotājs, reorganizējot savu saimniecisko darbību, veic atlikumā esošo veidlapu inventarizāciju, sastāda aktu par atlikumā palikušajām veidlapām. Saskaņā ar inventarizācijas rezultātiem lietotājs sagatavo un iesniedz attiecīgajā Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālā iestādē pārskatu, vienu akta eksemplāru un rakstisku pieprasījumu neizlietoto pavadzīmes-rēķina veidlapu pārreģistrācijai vai neizlietotās pavadzīmes-rēķina veidlapas kopā ar rakstisku pieprasījumu to iznīcināšanai. Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālā iestāde pārskatā norādītās atlikumā esošās veidlapas pārreģistrē vienotajā datu bāzē (reģistrā) kā reorganizētā uzņēmuma tiesību un saistību pārņēmēja uzņēmuma atlikumā esošas veidlapas vai anulē un iznīcina tās.

34. Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālā iestāde šo noteikumu 11.punktā minēto informāciju par pavadzīmes-rēķina veidlapu izsniegšanu un lietotāju iesniegtos pārskatus par saņemto pavadzīmes-rēķina veidlapu izlietojumu reģistrē vienotā datu bāzē (reģistrā).

35. Valsts ieņēmumu dienests nodrošina publiski pieejamu izsniegto pavadzīmju-rēķinu vienoto datu bāzi (reģistru), kurā norādīta šāda informacija:

35.1. nodokļu maksātāja nosaukums (fiziskai personai — vārds, uzvārds);

35.2. nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;

35.3. pavadzīmes-rēķina sērija un numurs;

35.4. pavadzīmes-rēķina statuss (piemēram, izsniegts, izlietots, anulēts, iznīcināts);

35.5. pavadzīmes-rēķina izsniegšanas datums.

36. Noteikumu ievērošanas uzraudzību un kontroli nodrošina Valsts ieņēmumu dienests, Valsts policija un citas institūcijas atbilstoši savai kompetencei.

37. Atzīt par spēku zaudējušiem:

37.1. Ministru kabineta 1995.gada 5.septembra noteikumus Nr.268 "Noteikumi par preču pavadzīmes-rēķina lietošanas un noformēšanas kārtību" (Latvijas Vēstnesis, 1995, 138., 188.nr.; 1996, 228./229./230.nr.);

37.2. Ministru kabineta 1995.gada 5.septembra noteikumus Nr.271 "Noteikumi par kārtību, kādā izgatavojamas un uzskaitāmas preču pavadzīmes-rēķina veidlapas" (Latvijas Vēstnesis, 1995, 138.nr.).

38. Pavadzīmes-rēķina veidlapas, kuras ir apritē saskaņā ar Ministru kabineta 1995.gada 5.septembra noteikumiem Nr.268 "Noteikumi par preču pavadzīmes-rēķina lietošanas un noformēšanas kārtību", izmantojamas līdz to pilnīgai izlietošanai.

39. Noteikumu 35.punkts stājas spēkā ar 2003.gada 1.septembri.

40. Noteikumi stājas spēkā ar 2003.gada 1.jūliju.

(MK 27.04.2004. noteikumu Nr.455 redakcijā)

Noteikumos iekļautas tiesību normas, kas izriet no Padomes 2001.gada 20.decembra Direktīvas 2001/115/EK, ar ko groza Direktīvu 77/388/EEK, lai vienkāršotu, atjauninātu un saskaņotu nosacījumus rēķinu piesūtīšanai attiecībā uz pievienotās vērtības nodokli.