Darbības ar dokumentu

Ministru kabineta instrukcija Nr.2

Rīgā 2003.gada 11.februārī (prot. Nr.8, 13.§)

Grozījumi Ministru kabineta 2002.gada 28.maija instrukcijā Nr.3 "Ministru kabineta kārtības rullī noteikto dokumentu elektroniskās aprites kārtība"

Izdota saskaņā ar Ministru kabineta 2002.gada 12.marta noteikumu
Nr.111 "Ministru kabineta kārtības rullis" 12.punktu

Izdarīt Ministru kabineta 2002.gada 28.maija instrukcijā Nr.3 "Ministru kabineta kārtības rullī noteikto dokumentu elektroniskās aprites kārtība" (Latvijas Vēstnesis, 2002, 82.nr.) šādus grozījumus:

1. Papildināt instrukciju ar 6.¹ punktu šādā redakcijā:

"6.¹ Ministrija nosaka un Valsts kanceleja reģistrē vienu ministrijas lietotāju grupu Ministru kabineta un Ministru kabineta komitejas sēžu e-mapēm un otru ministrijas lietotāju grupu Valsts sekretāru sanāksmes sēžu e-mapēm, katrā grupā piešķirot lietotāju tiesības "Sēdes dalībnieks", "Grupas dalībnieks" un "Viesis" (turpmāk - e-mapes lietotāji). Ministrija rakstiski informē Valsts kanceleju par personām, kuras iekļauj minētajās lietotāju grupās, norādot vārdu, uzvārdu, e-pasta adresi un nepieciešamās tiesības. Valsts kanceleja slēgtā aploksnē nosūta katram lietotājam lietotāja identifikatoru un paroli. Ministrija rakstiski informē Valsts kanceleju par nepieciešamajām izmaiņām lietotāju grupās."

2. Izteikt 8.punkta ievaddaļu šādā redakcijā:

"8. Sagatavojot politikas dokumenta projektu, tiesību akta projektu, starptautiskā līguma projektu, informatīvo ziņojumu, anotāciju, paskaidrojuma rakstu, pavadvēstuli, izziņu, atzinumu, starpministriju protokolu, kā arī iebildumus par Valsts sekretāru sanāksmes, Ministru kabineta komitejas un Ministru kabineta sēdes protokolu (turpmāk - dokuments), ievēro šādas prasības:".

3. Svītrot 8.11.apakšpunktā vārdus "un turpmākā".

4. Aizstāt 12.punktā vārdus un skaitli "ar atkāpi 1,25 cm" ar vārdiem un skaitli "ar atkāpi 1,27 cm".

5. Izteikt 16.punktā minēto piemēru šādā redakcijā:

"Piemērs: Mkinstr_230502_elaprite; Ministru kabineta kārtības rullī noteikto dokumentu elektroniskās aprites kārtība".

6. Svītrot 17.punktā vārdus "Valsts kancelejā".

7. Papildināt II nodaļu ar 21.¹ punktu šādā redakcijā:

"21.¹ Sagatavojot citus kārtības rullī minētos dokumentus elektroniskā formā, ievēro šādas prasības:

21.¹1. to dokumentu skenēšanai, kuri pieejami tikai papīra formā, izmanto melnbalto režīmu ar 150 dpi izšķiršanas spēju, saglabājot attiecīgo dokumentu TIF vai PDF formātā;

21.¹2. krāsainu grafisko pielikumu skenēšanai izmanto 256 krāsu režīmu ar izšķiršanas spēju, kas nepārsniedz 200 dpi, saglabājot attiecīgo dokumentu TIF vai PDF formātā;

21.¹3. izņēmuma gadījumā, ja nav iespējams ievērot šīs instrukcijas 8.punktā noteiktās prasības, pēc saskaņošanas ar Valsts kancelejas atbildīgajām amatpersonām pieļaujama citu formātu (piemēram, EXCEL, PowerPoint) izmantošana."

8. Izteikt 22.punktu šādā redakcijā:

"22. Pieteikumu, pieteikumā minēto politikas dokumentu un/vai tiesību aktu projektus (turpmāk arī - projekti) un anotācijas vai paskaidrojuma rakstus (kārtības ruļļa 59.punkts) ministrija elektroniskā formā nosūta Valsts kancelejai divas darbdienas pirms Valsts sekretāru sanāksmes līdz plkst.12.00 (parasti otrdienās). Minētos dokumentus nosūta, e-pasta ziņojumam pievienojot projektu, anotāciju vai paskaidrojuma raksta un pieteikuma teksta datnes un ailē Subject norādot "VSS dd.mm.gggg", kur "dd.mm.gggg" ir Valsts sekretāru sanāksmes datums, "VSS" - atslēgas vārds."

9. Papildināt instrukciju ar 31.¹ punktu šādā redakcijā:

"31.¹ Ja Valsts sekretāru sanāksmes dalībnieka pārstāvētajai ministrijai vai institūcijai nav priekšlikumu vai iebildumu par izsludināto projektu, tā atzinumu (kārtības ruļļa 72.punkts) neraksta, bet nosūta iesniedzējai ministrijai e-pasta ziņojumu, norādot:

31.¹1. ailē Subject - "TAP VSS-xxxx atzinums", kur "VSS-xxxx" - projekta reģistrācijas numurs LIS un "TAP", "atzinums" - atslēgas vārdi;

31.¹2. e-pasta ziņojuma tekstā - vārdus "Atzinums par projektu (nosaukums) netiks sniegts", kā arī šīs instrukcijas 3.5.apakšpunktā noteiktās ziņas."

10. Papildināt IV nodaļu ar 36.¹, 36.², 36.³ un 36.⁴ punktu šādā redakcijā:

"36.¹ Ja par projektu atbildīgā ministrija sasauc atkārtotu starpministriju (starpinstitūciju) sanāksmi (kārtības ruļļa 87.punkts), kārtības rullī noteiktie dokumenti un informācija nosūtāma atbilstoši šīs instrukcijas 33., 34., 35. un 36.punktam, bet, aizpildot e-pasta ziņojuma aili Subject, to papildina ar atslēgas vārdu "atkartoti".

36.² Iesniedzēja ministrija tiesību akta projektu vai politikas dokumenta projektu, kas tiek gatavots iesniegšanai Ministru kabinetā kā Ministru kabineta lieta vai steidzams jautājums (turpmāk - Ministru kabineta lietas projekts) (kārtības ruļļa 150.punkts), rakstiski un elektroniskā formā nosūta kārtības rullī noteiktajām ministrijām un institūcijām atzinumu sniegšanai. Tiesību akta projektu vai politikas dokumenta projektu nosūta, e-pasta ziņojumam pievienojot pavadvēstules un projekta teksta datni un ailē Subject norādot "MK lieta Nr.xxxx dd.mm.gggg", kur "Nr.xxxx dd.mm.gggg" - iesniedzēja pavadvēstules numurs un datums un "MK lieta" - atslēgas vārds. Pirms minēto dokumentu nosūtīšanas pavadvēstules teksta datnē ieraksta pavadvēstules datumu un numuru.

36.³ Atzinumu par Ministru kabineta lietas projektu (kārtības ruļļa 150.punkts) kārtības rullī noteiktā ministrija vai institūcija rakstiski un elektroniskā formā nosūta iesniedzējai ministrijai. Atzinumu par projektu nosūta, e-pasta ziņojumam pievienojot atzinuma teksta datni un norādot:

36.³1. ailē Subject - "MK lieta atzinums Nr.xxxx dd.mm.gggg", kur "Nr.xxxx dd.mm.gggg" - atzinuma vēstules numurs un datums un "MK lieta atzinums" - atslēgas vārds;

36.³2. e-pasta ziņojuma tekstā - šīs instrukcijas 3.5.apakšpunktā noteiktās ziņas, kā arī tā projekta nosaukumu, par kuru tiek sniegts atzinums.

36.⁴ Valsts kancelejas Juridiskā departamenta atzinumu par Ministru kabinetā iesniegto tiesību akta vai politikas dokumenta projektu Valsts kanceleja elektroniskā formā nosūta iesniedzējai ministrijai. Atzinumu par projektu nosūta, e-pasta ziņojumam pievienojot atzinuma teksta datni un ailē Subject norādot "Atzinums TA-xxxx", kur "TA-xxxx" - tiesību akta vai politikas dokumenta reģistrācijas numurs LIS un "Atzinums" - atslēgas vārds."

11. Izteikt 39.punkta ievaddaļā tekstu iekavās šādā redakcijā:

"(kārtības ruļļa 96., 97., 98., 99., 102., 104. un 105.¹ punkts)".

12. Izteikt 39.2.apakšpunktu šādā redakcijā:

"39.2. anotācija vai paskaidrojuma raksts;".

13. Papildināt instrukciju ar 39.15.apakšpunktu šādā redakcijā:

"39.15. lēmums par personas izdošanas pieļaujamību (kopā ar pārbaudes materiāliem (Latvijas Kriminālprocesa kodeksa 501.pants))."

14. Papildināt instrukciju ar 40.5.apakšpunktu šādā redakcijā:

"40.5. īss projekta satura izklāsts."

15. Izteikt 44.punktu šādā redakcijā:

"44. Valsts sekretāru sanāksmes darba kārtību, kā arī sanāksmes darba kārtībā iekļautos projektus kopā ar attiecīgajiem materiāliem (kārtības ruļļa 112.punkts) ne vēlāk kā trīs darbdienas pirms sanāksmes līdz plkst.12.00 (parasti pirmdienās) ievieto sēdes elektroniskajā mapē (turpmāk - e-mape). Pēc minēto dokumentu ievietošanas e-mapē Valsts kanceleja e-mapes lietotājiem nosūta e-pasta ziņojumu, ailē Subject norādot "VSS darba kartiba dd.mm.gggg", kur "dd.mm.gggg" - sanāksmes datums un "VSS darba kartiba" - atslēgas vārdi."

16. Papildināt 45.punktu ar trešo teikumu šādā redakcijā:

"Informāciju, kas saistīta ar Valsts sekretāru sanāksmju organizāciju, Valsts kanceleja elektroniskā formā nosūta saskaņā ar Valsts kancelejas direktora apstiprinātu sarakstu (kārtības ruļļa 112.punkts), ailē Subject norādot "VSS informacija", kur "VSS informacija" - atslēgas vārdi."

17. Izteikt 51.punktu šādā redakcijā:

"51. Ministru kabineta komitejas sēdes darba kārtību, kā arī sēdes darba kārtībā iekļautos projektus kopā ar attiecīgajiem materiāliem (kārtības ruļļa 128.punkts) ne vēlāk kā trīs darbdienas pirms sanāksmes līdz plkst.9.00 (parasti trešdienās) ievieto sēdes e-mapē. Pēc minēto dokumentu ievietošanas e-mapē Valsts kanceleja e-mapes lietotājiem nosūta e-pasta ziņojumu, ailē Subject norādot "MKK darba kartiba dd.mm.gggg", kur "dd.mm.gggg" - sanāksmes datums un "MKK darba kartiba" - atslēgas vārdi."

18. Izteikt 52.punktu šādā redakcijā:

"52. Ministru kabineta komitejas sēdes darba kārtību Valsts kanceleja elektroniskā formā nosūta saskaņā ar Valsts kancelejas direktora apstiprinātu sarakstu (kārtības ruļļa 128.punkts) ne vēlāk kā trīs darbdienas pirms komitejas sēdes līdz plkst.12.00 (parasti otrdienās). Ministru kabineta komitejas sēdes darba kārtību nosūta, e-pasta ziņojumam pievienojot darba kārtības teksta datni un ailē Subject norādot "MKK darba kartiba dd.mm.gggg", kur "dd.mm.gggg" - komitejas sēdes datums un "MKK darba kartiba" - atslēgas vārdi. Informāciju, kas saistīta ar Ministru kabineta komitejas sēžu organizāciju, Valsts kanceleja elektroniskā formā nosūta Ministru kabineta locekļiem un citām personām, ailē Subject norādot "MKK informacija", kur "MKK informacija" - atslēgas vārdi."

19. Izteikt 54.punktu šādā redakcijā:

"54. Ministru kabineta komitejas sēdes precizēto darba kārtību, kā arī sēdes darba kārtībā papildus iekļautos projektus kopā ar attiecīgajiem materiāliem (kārtības ruļļa 129.punkts) ne vēlāk kā dienu pirms komitejas sēdes līdz plkst.17.00 (parasti piektdienās) ievieto e-mapē. Pēc minēto dokumentu ievietošanas e-mapē Valsts kanceleja e-mapes lietotājiem nosūta e-pasta ziņojumu, norādot:

54.1. ailē Subject - "MKK darba kartiba dd.mm.gggg precizeta", kur "dd.mm.gggg" - komitejas sēdes datums un "MKK darba kartiba", "precizeta" - atslēgas vārdi;

54.2. e-pasta ziņojuma tekstā - apstiprināšanas un precizēšanas laiku, kā arī informāciju par grozījumiem iepriekš izsūtītajā darba kārtībā."

20. Papildināt 61.punktu ar trešo teikumu šādā redakcijā:

"Informāciju, kas saistīta ar Ministru kabineta sēdes organizāciju, Valsts kanceleja elektroniskā formā nosūta Ministru kabineta locekļiem un citām attiecīgajām personām, ailē Subject norādot "MK informacija", kur "MK informacija" - atslēgas vārdi."

21. Izteikt 62.punktu šādā redakcijā:

"62. Ministru kabineta sēdes darba kārtību, kā arī sēdes darba kārtībā iekļautos projektus kopā ar attiecīgajiem materiāliem (kārtības ruļļa 157.punkts) ne vēlāk kā trīs darbdienas pirms sanāksmes līdz plkst.9.00 (parasti piektdienās) ievieto sēdes e-mapē. Pēc minēto dokumentu ievietošanas e-mapē Valsts kanceleja e-mapes lietotājiem nosūta e-pasta ziņojumu, ailē Subject norādot "MK darba kartiba dd.mm.gggg", kur "dd.mm.gggg" - sanāksmes datums un "MK darba kartiba" - atslēgas vārdi."

22. Izteikt 64.punktu šādā redakcijā:

"64. Ministru kabineta sēdes precizēto darba kārtību, kā arī sēdes darba kārtībā papildus iekļautos projektus kopā ar attiecīgajiem materiāliem (kārtības ruļļa 162.punkts) Ministru kabineta sēdes dienā līdz plkst.10.00 (parasti otrdienās) ievieto sēdes e-mapē. Pēc minēto dokumentu ievietošanas e-mapē Valsts kanceleja e-mapes lietotājiem nosūta e-pasta ziņojumu, norādot:

64.1. ailē Subject - "MK darba kartiba dd.mm.gggg precizeta", kur "dd.mm.gggg" - Ministru kabineta sēdes datums un "MK darba kartiba", "precizeta" - atslēgas vārdi;

64.2. e-pasta ziņojuma tekstā - apstiprināšanas un precizēšanas laiku, kā arī informāciju par grozījumiem iepriekš izsūtītajā darba kārtībā."

23. Papildināt instrukciju ar 64.¹ punktu šādā redakcijā:

"64.¹ Ministru kabineta sēdes precizēto darba kārtību Valsts kanceleja Ministru kabineta sēdes dienā līdz plkst.10.00 (parasti otrdienās) elektroniskā formā nosūta saskaņā ar Valsts kancelejas direktora apstiprinātu sarakstu (kārtības ruļļa 162.punkts). Ministru kabineta sēdes precizēto darba kārtību nosūta, e-pasta ziņojumam pievienojot darba kārtības teksta datni un norādot:

64.¹1. ailē Subject - "MK darba kartiba dd.mm.gggg precizeta", kur "dd.mm.gggg" - Ministru kabineta sēdes datums un "MK darba kartiba", "precizeta" - atslēgas vārdi;

64.¹2. e-pasta ziņojuma tekstā - apstiprināšanas un precizēšanas laiku."

24. Papildināt instrukciju ar VIII ¹ nodaļu šādā redakcijā:

"VIII.¹ Starptautisko līgumu nosūtīšana pēc to parakstīšanas

69.¹ Starptautisko līgumu sagatavo parakstīšanai, neņemot vērā šīs instrukcijas 16., 17. un 18.punktā noteiktās prasības. Pēc starptautiskā līguma parakstīšanas iesniedzēja ministrija starptautisko līgumu un tā tulkojumu (ja līgums nav parakstīts latviešu valodā) rakstiski un elektroniskā formā nosūta Ārlietu ministrijai (kārtības ruļļa 35.1 punkts), e-pasta ziņojumam pievienojot pavadvēstuli, starptautiskā līguma un tā tulkojuma (ja līgums nav parakstīts latviešu valodā) teksta datnes un ailē Subject norādot "PARAKSTITAIS LIGUMS Nr.xxxx dd.mm.gggg", kur "Nr.xxxx dd.mm.gggg" - pavadvēstules numurs un datums un "PARAKSTITAIS LIGUMS" - atslēgas vārdi. Pirms minēto dokumentu nosūtīšanas pavadvēstules teksta datnē ieraksta pavadvēstules datumu un numuru.

69.² Pēc starptautiskā līguma parakstīšanas (kārtības ruļļa 32.punkts) atbildīgā ministrija minētos dokumentus rakstiski un elektroniskā formā nosūta Valsts kancelejai, e-pasta ziņojumam pievienojot likumprojektu, anotāciju, pavadvēstuli, starptautisko līgumu un tā tulkojumu (ja līgums nav parakstīts latviešu valodā) teksta datnes un ailē Subject norādot "TAP Nr.xxxx dd.mm.gggg", kur "Nr.xxxx dd.mm.gggg" - pavadvēstules numurs un datums un "TAP" - atslēgas vārds. Pirms minēto dokumentu nosūtīšanas pavadvēstules teksta datnē ieraksta pavadvēstules datumu un numuru. Rakstiski nosūtītajam parakstītajam līgumam pievieno izdrukātu līguma elektroniskās versijas pēdējo lapu, kas noformēta atbilstoši šīs instrukcijas II nodaļā noteiktajām prasībām."

25. Aizstāt 70.punktā vārdus "2003.gada" ar vārdiem "2004.gada".

26. Izteikt instrukcijas 2.pielikumu jaunā redakcijā (pielikums).

Ministru prezidents E.Repše

Satiksmes ministrs R.Zīle

 

Pielikums
Ministru kabineta
2003.gada 11.februāra instrukcijai Nr.2

"2.pielikums
Ministru kabineta
2002.gada 28.maija instrukcijai Nr.3

Dokumenta datnes nosaukuma veidošanas kārtība

1. Dokumenta datnes nosaukums nedrīkst būt garāks par 24 simboliem, un to veido pēc šāda parauga:

 OOOvvv_ddmmgg_xxxx, kur

OOO - iestādes nosaukuma saīsinājums saskaņā ar šī pielikuma 1.tabulu;

vvv - dokumenta veida apzīmējums saskaņā ar šī pielikuma 2.tabulu. Ja projekts vai iesniegtie dokumenti ir sadalīti vairākās datnēs, datnes nosaukumā aiz veida apzīmējuma "vvv" liek apakšsvītras simbolu "_" un latīņu alfabēta simbolus alfabēta secībā (piemēram, OOOrik_A_ddmmgg);

ddmmgg - projekta pēdējās korekcijas un izdrukāšanas datums:

xxxx - cits papildu apzīmējums (piemēram, saraksta "Par uzņemšanu Latvijas pilsonībā naturalizācijas kārtībā" kārtas numurs).

2. Tiesību akta projekta pielikuma datnes nosaukumu veido pēc šāda parauga:

OOOvvvpyy_ddmmgg, kur

OOO - iestādes nosaukuma saīsinājums saskaņā ar šī pielikuma 1.tabulu;

vvv - dokumenta veida apzīmējums saskaņā ar šī pielikuma 2.tabulu. Ja pielikums ir sadalīts vairākās datnēs, datnes nosaukumā aiz apzīmējuma "vvvpyy" liek apakšsvītras simbolu "_" un latīņu alfabēta simbolus alfabētiskā secībā (piemēram, OOOrikp1_A_ddmmgg);

p - pielikuma apzīmējums saskaņā ar šī pielikuma 2.tabulu;

yy - pielikuma numurs;

ddmmgg - projekta pēdējās korekcijas un izdrukāšanas datums.

 

1.tabula

Valsts institūciju nosaukumu saīsinājumi

Nr. p.k.	Valsts institūcija	Nosaukuma saīsinājums
1	2	3
1.	Aizsardzības ministrija	AIM
2.	Ārlietu ministrija	AM
3.	Ekonomikas ministrija	EM
4.	Finanšu ministrija	FM
5.	Iekšlietu ministrija	IEM
6.	Izglītības un zinātnes ministrija	IZM
7.	Reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministrija	RAPLM
8.	Kultūras ministrija	KM
9.	Labklājības ministrija	LM
10.	Satiksmes ministrija	SAM
11.	Tieslietu ministrija	TM
12.	Veselības ministrija	VM
13.	Vides ministrija	VIDM
14.	Zemkopības ministrija	ZM
15.	Īpašu uzdevumu ministrs bērnu un ģimenes lietās	IUMBGL
16.	Īpašu uzdevumu ministrs sabiedrības integrācijas lietās	IUMSIL
17.	Eiropas integrācijas birojs	EIB
18.	Ministru prezidents	MP
19.	Ministru prezidenta biedra birojs	MPBB
20.	Ministru kabinets (Valsts kanceleja)	MK
21.	Valsts kontrole	VK
22.	Ģenerālprokuratūra	GP
23.	Latvijas Pašvaldību savienība	LPS
24.	Sabiedrisko pakalpojumu regulēšanas komisija	SPRK
25.	Nacionālā trīspusējās sadarbības padome	NTSP
26.	Reģionālās attīstības padome	RAP
27.	Tautsaimniecības padome	TSP
28.	Nevalstiskās organizācijas	NVO

2.tabula

Dokumentu veidu apzīmējumi

Nr. p.k.	Dokumenta veids	Dokumenta veida apzīmējums
1	2	3
1.	Ieteikumu projekts	Iet
2.	Informatīvais ziņojums	Zino
3.	Instrukcijas projekts	Instr
4.	Koncepcijas projekts	Konc
5.	Likumprojekts	Lik
6.	Ministru prezidenta rīkojuma projekts	Mpr
7.	Noteikumu projekts	Not
8.	Pamatnostādņu projekts	Pamn
9.	Plāna projekts	Pl
10.	Programmas projekts	Prog
11.	Protokollēmuma projekts	Prot
12.	Rīkojuma projekts	Rik
13.	Starptautiska līguma projekts latviešu valodā	Sl
14.	Starptautiska līguma projekts svešvalodā	Ss
15.	Konkursa komisijas lēmums	Konkl
16.	Ministru kabineta Apbalvošanas padomes lēmums	mkapl
17.	Paskaidrojuma raksts	Pask
18.	Personas dzīves apraksts	Cv
19.	Pilnvarojums	Pilnv
20.	Politikas dokumenta satura rādītājs un kopsavilkums	Pdsat
21.	Projekta anotācija	Anot
22.	Pavadvēstule	Pav
23.	Atzinums par tiesību akta vai politikas dokumenta projektu	Atz
24.	Informācija par konsultācijām ar nevalstiskajām	Neval
	organizācijām
25.	Jebkura cita šajā tabulā nestrukturēta informācija	Inf
26.	Izziņa par vērā ņemtajiem un noraidītajiem iebildumiem	Izz
27.	Jebkura cita izziņa	Izif
28.	Starpinstitūciju sanāksmes protokols	Stp
29.	Eiropas Savienības direktīva vai tās tulkojums	Esd
30.	Normatīvo aktu informatīvās sistēmas izdrukas	NAISy (y - numurs pēc kārtas)
31.	Pielikums	pyy (yy - numurs pēc kārtas)
32.	Ministru prezidenta rezolūcijas	Mprez
33.	Valsts kancelejas Juridiskā departamenta atzinums	Jd
34.	Ministru kabineta komitejas sēdes protokola izraksts	pmkk
35.	Ministru kabineta sēdes protokola izraksts	pmk
36.	Valsts sekretāru sanāksmes protokola izraksts	pvss ".

Satiksmes ministrs R.Zīle