Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā valsts un pašvaldības iestāžu (turpmāk – iestāde) pamatdarbības informācijas sistēmās arhivē pastāvīgi un uz laiku glabājamos e-lietas datus.

2. Iestāde pārtrauc e-lietas datu apriti elektronisko lietu katalogā un uzsāk e-lietas datu glabāšanu tikai savā pamatdarbības informācijas sistēmā, neveicot minēto datu apstrādi (turpmāk – arhīva vide), kā arī par to pievieno atzīmi saskaņā ar šo noteikumu 3. punktu šādos termiņos:

2.1. kriminālprocesā – pēc trim gadiem no brīža, kad:

2.1.1. prokuratūrā vai pirmās instances tiesā, kura kontrolē nolēmuma pilnīgu izpildi, saņemta informācija par soda izpildi;

2.1.2. stājies spēkā lēmums par kriminālprocesa izbeigšanu;

2.1.3. personai piemērotais medicīniska rakstura piespiedu līdzeklis ir atcelts;

2.1.4. stājies spēkā attaisnojošs spriedums;

2.1.5. stājies spēkā lēmums par atteikšanos uzsākt kriminālprocesu;

2.1.6. stājies spēkā notiesājošs spriedums, nepiespriežot sodu;

2.2. procesā par noziedzīgi iegūtu mantu vai procesā par piespiedu ietekmēšanas līdzekļu piemērošanu juridiskajai personai (turpmāk abi kopā – izdalītais process):

2.2.1. brīdī, kad kriminālprocesā, no kura izdalīts process (turpmāk – pamatprocess), tiek pārtraukta e-lietas datu aprite elektronisko lietu katalogā, ja izdalītais process pabeigts pirmais;

2.2.2. ja izdalītais process tiek īstenots ilgāk nekā pamatprocess, tad pamatprocesa un izdalītā procesa e-lietas datu apriti elektronisko lietu katalogā pārtrauc trīs gadus pēc brīža, kad stājies spēkā galīgais nolēmums izdalītajā procesā;

2.3. ja process par piespiedu ietekmēšanas līdzekļu piemērošanu juridiskajai personai uzsākts Kriminālprocesa likuma 439. panta 3.¹ daļas pirmajā punktā noteiktajos gadījumos, – atbilstoši šo noteikumu 2.2.2. apakšpunktam;

2.4. administratīvā pārkāpuma procesā:

2.4.1. pēc trim gadiem no brīža, kad saņemta informācija par administratīvā pārkāpuma lietā piemērotā soda izpildi vai kad iestājies administratīvā soda izpildes noilgums;

2.4.2. pēc trim gadiem no brīža, kad stājies spēkā lēmums par administratīvā pārkāpuma procesa izbeigšanu vai lēmums par atteikumu uzsākt administratīvā pārkāpuma procesu;

2.4.3. pēc gada no brīža, kad izpildīts pašvaldības administratīvās komisijas piemērotais audzinoša rakstura piespiedu līdzeklis;

2.4.4. ja ir iesniegta sūdzība Eiropas Cilvēktiesību tiesā vai citā starptautiskā vai pārnacionālā tiesā, – gadu pēc sūdzības pilnīgas izskatīšanas attiecīgajā tiesā;

2.5. civilprocesā – pēc 10 gadiem no brīža, kad stājies spēkā galīgais nolēmums, bet, ja ir iesniegta sūdzība Eiropas Cilvēktiesību tiesā vai citā starptautiskā vai pārnacionālā tiesā, – gadu pēc sūdzības pilnīgas izskatīšanas attiecīgajā tiesā;

2.6. administratīvajā procesā – pēc trim gadiem no brīža, kad stājies spēkā galīgais nolēmums, bet, ja ir iesniegta sūdzība Eiropas Cilvēktiesību tiesā vai citā starptautiskā vai pārnacionālā tiesā, – gadu pēc sūdzības pilnīgas izskatīšanas attiecīgajā tiesā;

2.7. procesā par audzinoša rakstura piespiedu līdzekļu piemērošanu bērniem – pēc gada no brīža, kad tiesā, kas pieņēmusi galīgo nolēmumu, saņemta informācija par audzinoša rakstura piespiedu līdzekļa izpildi.

3. Atzīmes par šo noteikumu 2. punktā minētā gadījuma iestāšanos un e-lietas datu arhivēšanas datuma pievienošanu savā pamatdarbības informācijas sistēmā nodrošina:

3.1. šo noteikumu 2.1., 2.2. un 2.3. apakšpunktā minētajos gadījumos atbilstoši kompetencei – prokuratūra, pirmās instances tiesa vai izmeklēšanas iestāde;

3.2. šo noteikumu 2.4. apakšpunktā minētajos gadījumos – iestāde, kuras amatpersona ir pieņēmusi sākotnējo lēmumu par sodu, lēmumu par administratīvā pārkāpuma procesa izbeigšanu vai lēmumu par atteikumu uzsākt administratīvā pārkāpuma procesu;

3.3. šo noteikumu 2.5.​​​​​​, 2.6. ​​​​un 2.7. apakšpunktā minētajos gadījumos – tiesa.

4. Iestāde e-lietas datus savas pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē glabā, ievērojot šādus termiņus:

4.1. kriminālprocesā radītos e-lietas datus glabā atbilstoši šo noteikumu ​pielikumā norādītajam termiņam vai:

4.1.1. gadu pēc tam, kad no Fizisko personu reģistra saņemtas ziņas par tās personas nāvi, par kuru pieņemts kāds no šo noteikumu 2.1.1., 2.1.2., 2.1.3., 2.1.4. un 2.1.6. apakšpunktā minētajiem nolēmumiem (izņemot šo noteikumu 4.1.3. apakšpunktā minēto gadījumu), bet ne ilgāk kā 100 gadus pēc minētās personas dzimšanas;

4.1.2. gadu pēc tam, kad no Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistra vestajiem reģistriem saņemtas ziņas par tās juridiskās personas likvidāciju, kurai piemērots piespiedu ietekmēšanas līdzeklis, vai 10 gadus pēc juridiskās personas likvidācijas, ja juridiskajai personai izpildīts piespiedu ietekmēšanas līdzeklis – likvidācija;

4.1.3. gadu pēc tam, kad iestājies konkrētā noziedzīgā nodarījuma kriminālatbildības noilgums, ja kriminālprocess izbeigts, pamatojoties uz Kriminālprocesa likuma 392. panta 1.¹, 2.¹ un 2.² daļu;

4.1.4. 15 gadus pēc tam, kad kriminālprocesā pieņemts šo noteikumu 2.1.2. apakšpunktā minētais lēmums par kriminālprocesa izbeigšanu, ja tajā nav bijusi iesaistīta persona, kurai ir tiesības uz aizstāvību (izņemot šo noteikumu 4.1.3. apakšpunktā minēto gadījumu);

4.1.5. trīs gadus pēc tam, kad saistībā ar šo noteikumu 2.1.5. apakšpunktā minēto lēmumu radītie e-lietas dati arhivēti pamatdarbības informācijas sistēmā;

4.2. procesā par noziedzīgi iegūtu mantu radītos e-lietas datus glabā tikpat ilgi, cik kriminālprocesā, no kura izdalīts minētais process, radītos e-lietas datus;

4.3. administratīvā pārkāpuma procesa ietvaros:

4.3.1. gadu pēc tam, kad no Fizisko personu reģistra saņemtas ziņas par tās personas nāvi, kura izdarījusi administratīvo pārkāpumu, vai kad no Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistra vestajiem reģistriem saņemtas ziņas par tās juridiskās personas likvidāciju, kura izdarījusi administratīvo pārkāpumu;

4.3.2. 10 gadus pēc administratīvā pārkāpuma procesa izbeigšanas, atteikšanās uzsākt administratīvā pārkāpuma procesu, administratīvā pārkāpuma lietā piemērotā soda izpildes vai brīža, kad iestājies administratīvā soda izpildes noilgums vai no zvērināta tiesu izpildītāja saņemta informācija par izpildu dokumenta izsniegšanu atpakaļ piedzinējam, vai izbeigta vai pabeigta izpildu lietvedība;

4.4. piecus gadus pēc administratīvajā procesā radīto e-lietas datu arhivēšanas pamatdarbības informācijas sistēmā vai atbilstoši šo noteikumu ​​pielikumā norādītajam termiņam;

4.5. piecus gadus pēc civilprocesā radīto e-lietas datu arhivēšanas pamatdarbības informācijas sistēmā vai atbilstoši šo noteikumu ​pielikumā norādītajam termiņam;

4.6. 20 gadus pēc apcietinājuma kā drošības līdzekļa un brīvības atņemšanas kā kriminālsoda izpildes ietvaros radīto e-lietas datu arhivēšanas Ieslodzījuma vietu pārvaldes pārziņā esošajā pamatdarbības informācijas sistēmā;

4.7. gadu pēc tam, kad Valsts probācijas dienesta pamatdarbības informācijas sistēmā no Fizisko personu reģistra ir saņemta ziņa par personas nāvi, bet ne ilgāk kā 100 gadu pēc attiecīgās personas dzimšanas;

4.8. līdz dienai, kad persona, pret kuru ierosināts process par audzinoša rakstura piespiedu līdzekļu piemērošanu bērniem, sasniegusi 24 gadu vecumu.

5. Iestāde tās vadītāja noteiktajā kārtībā organizē:

5.1. e-lietas datu pārvietošanu savas pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē atbilstoši šo noteikumu 2. punktam;

5.2. e-lietas datu glabāšanas izbeigšanu savas pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē pēc šo noteikumu 4. punktā minētā termiņa iestāšanās;

5.3. to pastāvīgi glabājamo e-lietas datu glabāšanas izbeigšanu savas pamatdarbības informācijas sistēmas arhīva vidē, kuriem šo noteikumu 12. punktā minētajā kārtībā pievienota atzīme par e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā.

6. Pēc e-lietas datu aprites pārtraukšanas elektronisko lietu katalogā e-lietas platforma nodrošina nepārtrauktu piekļuvi galīgajiem nolēmumiem, kas pieņemti procesos elektroniskā vidē. Iestāde savā pamatdarbības informācijas sistēmā nodrošina atzīmes pievienošanu galīgajam nolēmumam, kam nodrošināma nepārtraukta piekļuve e-lietas platformā.

7. No pamatdarbības informācijas sistēmas elektronisko lietu katalogā kopīgo e-lietas datus, kas atbilst procesu normatīvajos aktos un arhīva jomu regulējošos normatīvajos aktos noteiktajām prasībām.

8. Kad pamatdarbības informācijas sistēmā e-lietas datiem atbilstoši šo noteikumu 12. ​​​​​un 13. punktā minētajai kārtībai ir pievienota atzīme par e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā, e-lietas dati, izmantojot e-lietas platformas koplietošanas rīku "Arhivēšanas rīks" (turpmāk – arhivēšanas rīks), tiek automātiski sagatavoti formātā, kādu noteicis Latvijas Nacionālais arhīvs.

9. Arhivēšanas rīka pārzinis ir Tiesu administrācija. Par šo noteikumu 12. un 13. punktā minētās atzīmes pievienošanu atbild iestāde.

10. E-lietas dati, kas tiek nodoti Latvijas Nacionālajā arhīvā, glabājas arī pamatdarbības informācijas sistēmā līdz šo noteikumu 4. punktā minētajam termiņam, ja tie saskaņā ar šo noteikumu ​pielikumu nav glabājami pastāvīgi, vai saskaņā ar iestādes vadītāja noteikto kārtību, ja e-lietas dati atbilstoši šo noteikumu ​pielikumam ​​​​​​​ir glabājami pastāvīgi.

11. E-lietas dati, kam pamatdarbības informācijas sistēmā atbilstoši šo noteikumu 12. ​​​​​​un 13. punktā minētajai kārtībai ir pievienota atzīme par e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā, no elektronisko lietu kataloga tiek automātiski nosūtīti uz elektronisko lietu kataloga arhīvu.

12. Galīgā nolēmuma spēkā stāšanās brīdī e-lietas datiem, kuri saskaņā ar šo noteikumu ​pielikumu ir glabājami pastāvīgi, pamatdarbības informācijas sistēmā atzīmes pievienošanu par šo e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā nodrošina:

12.1. kriminālprocesa ietvaros – prokuratūra, pirmās instances tiesa vai izmeklēšanas iestāde;

12.2. civilprocesa ietvaros – tiesa.

13. Pēc galīgā nolēmuma stāšanās spēkā līdz brīdim, kad iestājas šo noteikumu 2. punktā minētais termiņš, iestāde tās vadītāja noteiktajā kārtībā izvērtē arhīvisko vērtību e-lietas datiem, kuri saskaņā ar šo noteikumu ​pielikumu nav glabājami pastāvīgi. Iestāde, atlasot e-lietas datus nodošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā, ņem vērā savas iestādes struktūru un teritoriju, kurā īstenots process elektroniskā vidē, tādējādi nodrošinot teritoriālā principa ievērošanu. Šajā punktā minētajā kārtībā atlasītajiem e-lietas datiem atzīmes pievienošanu par šo e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā nodrošina:

13.1. kriminālprocesa un civilprocesa ietvaros – šo noteikumu 12. punktā minētā iestāde;

13.2. administratīvā procesa ietvaros – tiesa;

13.3. iestāde, kuras amatpersona ir pieņēmusi sākotnējo lēmumu par sodu, lēmumu par administratīvā pārkāpuma procesa izbeigšanu vai lēmumu par atteikumu uzsākt administratīvā pārkāpuma procesu;

13.4. ieslodzījuma vieta, kas nodrošina ieslodzītā personas lietā esošo e-lietas datu pārvaldību;

13.5. Valsts probācijas dienests, kas nodrošina probācijas klienta lietā esošo e-lietas datu pārvaldību.

14. Priekšlikumu par e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā, ja e-lietas datiem ir arhīviska vērtība, var pievienot jebkura cita iestāde, kas īstenojusi konkrēto procesu elektroniskā vidē un turpina tajā kopīgot e-lietas datus.

15. E-lietas platformas pārzinis nodrošina, ka e-lietas dati, kuriem šo noteikumu 12. ​​​​​un 13. punktā minētajā kārtībā ir pievienota atzīme par e-lietas datu nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā, reizi piecos gados tiek nodoti Latvijas Nacionālajam arhīvam, un sagatavo arhivējamo e-lietas datu uzskaites sarakstu un aktu par elektronisko dokumentu nodošanu un pieņemšanu pastāvīgā valsts glabāšanā.

16. Ja iestādei ir nepieciešams elektronisko lietu katalogā atjaunot konkrēta procesa elektroniskā vidē e-lietas datus, tā sagatavo pieprasījumu atjaunot e-lietas datus un līdz šo noteikumu 4. punktā minētajam termiņam elektroniski nosūta to iestādei, kas konkrētā procesa elektroniskā vidē ietvaros kopīgoja e-lietas datus elektronisko lietu katalogā.

17. Šo noteikumu 16. punktā minētajā pieprasījumā norāda informāciju, kas identificē procesu elektroniskā vidē, kura ietvaros tika kopīgoti e-lietas dati elektronisko lietu katalogā, un pamatojumu e-lietas datu atjaunošanai.

18. Iestāde triju darbdienu laikā pēc šo noteikumu 16. punktā minētā pieprasījuma saņemšanas nodrošina pieprasīto e-lietas datu apriti elektronisko lietu katalogā.

19. Procesos elektroniskā vidē, kas uzsākti pēc 2021. gada 30. novembra, radītos e-lietas datus iestāde arhivē atbilstoši šajos noteikumos minētajai kārtībai.

20. Procesos, kas uzsākti līdz 2021. gada 30. novembrim, radītos lietas materiālus iestāde arhivē, ņemot par pamatu informācijas nesēja formu (papīrs vai informācijas sistēma), kurā ir lielākā daļa lietas materiālu:

20.1. ja lielākā daļa lietas materiālu ir papīra formā, tos arhivē atbilstoši attiecīgās iestādes vadītāja apstiprinātajai arhivēšanas kārtībai, kas bija spēkā līdz šo noteikumu spēkā stāšanās dienai;

20.2. ja lielākā daļa lietas materiālu ir elektroniskā formātā, tos arhivē atbilstoši šajos noteikumos minētajai kārtībai.

21. Līdz 2023. gada 30. novembrim iestāde šos noteikumus piemēro atbilstoši tehniskajām iespējām, bet attiecībā uz Iekšlietu ministrijas Informācijas centra pārziņā esošajām pamatdarbības informācijas sistēmām šos noteikumus piemēro pēc minēto pamatdarbības informācijas sistēmu integrācijas un e-lietas datu aprites nodrošināšanas ar e-lietas platformu.