Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā tiek veikta Eiropas Savienības Kohēzijas politikas mērķa "Eiropas teritoriālā sadarbība" (Interreg) programmu (turpmāk – programmas) finansēto projektu finanšu kontrole.

2. Programmu finansētie projekti šo noteikumu izpratnē ir Latvijas Republikā reģistrētu finansējuma saņēmēju (turpmāk – finansējuma saņēmēji) veiktās aktivitātes programmu ietvaros īstenotajos projektos.

3. Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija (turpmāk – finanšu kontroles institūcija) nodrošina finanšu kontroli, veicot atbilstības pārbaudi izdevumiem, kuri radušies finansējuma saņēmēju veikto projektu aktivitāšu ietvaros, šādās programmās:

3.1. Igaunijas–Latvijas pārrobežu sadarbības programmā;

3.2. Latvijas–Lietuvas pārrobežu sadarbības programmā;

3.3. Centrālā Baltijas jūras reģiona pārrobežu sadarbības programmā;

3.4. INTERREG Baltijas jūras reģiona transnacionālās sadarbības programmā;

3.5. INTERREG EUROPE starpreģionu sadarbības programmā;

3.6. URBACT IV starpreģionu sadarbības programmā;

3.7. citās Eiropas Savienības Kohēzijas politikas mērķa "Eiropas teritoriālā sadarbība" (Interreg) programmās, kurās var piedalīties Latvijas Republikā reģistrēti finansējuma saņēmēji saskaņā ar attiecīgo programmu nosacījumiem.

4. Finanšu kontroles institūcija nodrošina projekta ietvaros īstenoto aktivitāšu un izlietotā finansējuma atbilstības pārbaudi. Finanšu kontroli šo noteikumu 3. punktā minētajām programmām veic atbilstoši:

4.1. Eiropas Parlamenta un Padomes 2021. gada 24. jūnija Regulai (ES) Nr. 2021/1060, ar ko paredz kopīgus noteikumus par Eiropas Reģionālās attīstības fondu, Eiropas Sociālo fondu Plus, Kohēzijas fondu, Taisnīgas pārkārtošanās fondu un Eiropas Jūrlietu, zvejniecības un akvakultūras fondu un finanšu noteikumus attiecībā uz tiem un uz Patvēruma, migrācijas un integrācijas fondu, Iekšējās drošības fondu un Finansiāla atbalsta instrumentu robežu pārvaldībai un vīzu politikai;

4.2. Eiropas Parlamenta un Padomes 2021. gada 24. jūnija Regulai (ES) Nr. 2021/1059 par īpašiem noteikumiem attiecībā uz Eiropas teritoriālās sadarbības mērķi (Interreg), kas saņem atbalstu no Eiropas Reģionālās attīstības fonda un ārējās finansēšanas instrumentiem;

4.3. Eiropas Parlamenta un Padomes 2021. gada 24. jūnija Regulai (ES) Nr. 2021/1058 par Eiropas Reģionālās attīstības fondu un Kohēzijas fondu;

4.4. Latvijas Republikas normatīvajiem aktiem, kuri reglamentē projekta ietvaros veicamās darbības;

4.5. prasībām, kuras noteiktas attiecīgās programmas īstenošanas nolikumā, kas nosaka projektu īstenošanas un kontroles kārtību un programmas izmaksu attiecināmību (turpmāk – programmas rokasgrāmata), un līgumā ar programmas vadošo iestādi par projekta īstenošanu (turpmāk – finansēšanas līgums).

5. Finanšu kontrole ietver:

5.1. uz risku balstītas izlases veidā veiktas finansējuma saņēmēja projekta ietvaros plānoto iepirkumu dokumentācijas vai norises pārbaudes (turpmāk – iepirkumu pirmspārbaudes);

5.2. finansējuma saņēmēja pārskatā par īstenotajām projekta aktivitātēm un veiktajām izmaksām (turpmāk – pārskats) iekļauto izmaksu pārbaudi atbilstoši programmas rokasgrāmatā noteiktajiem pārbaudes veidiem vai finanšu kontroles institūcijas veiktajai izlasei, ja to pieļauj programmas rokasgrāmatā minētie nosacījumi;

5.3. uz risku balstītas izlases veidā veiktas pārbaudes projekta īstenošanas vietā.

6. Finanšu kontroles institūcija šo noteikumu 5. punktā minētās finanšu kontroles ietvaros pārbauda, vai:

6.1. finansējuma saņēmējs nodrošina, ka ar projekta īstenošanu saistītie dokumentu oriģināli un to atvasinājumi, kuriem ir juridisks spēks, tiek glabāti atbilstoši programmas nosacījumiem;

6.2. veiktie darbi, piegādes, sniegtie pakalpojumi un citi izdevumi ir atbilstoši iepirkti un paredzēti projektā;

6.3. projekta attiecināmajās izmaksās nav iekļautas finansējuma saņēmēja pamatdarbības izmaksas vai no citiem Eiropas Savienības, starptautiskajiem vai nacionālajiem finanšu instrumentiem līdzfinansētās izmaksas;

6.4. ir ievērotas programmas publicitātes prasības un prasības, kas noteiktas Eiropas Savienības tieši piemērojamos normatīvajos aktos par Eiropas Savienības Kohēzijas politikas mērķa "Eiropas teritoriālā sadarbība" (Interreg) publicitātes un informācijas prasību ievērošanu;

6.5. finansējuma saņēmējs uztur atsevišķu grāmatvedības uzskaiti visām ar projektu saistītajām tiešajām izmaksām.

7. Finanšu kontroles institūcija nodrošina iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu un uzturēšanu, izstrādā un tīmekļvietnē www.interreg.lv publicē vadlīnijas finansējuma saņēmējiem pareizai finanšu pārvaldībai projektu īstenošanā, ja nepieciešams, nodrošinot to aktualizēšanu.

8. Finansējuma saņēmējam ir pienākums 10 darbdienu laikā informēt finanšu kontroles institūciju par finansēšanas līguma un līguma starp projekta partneriem par projekta ieviešanu (turpmāk – partnerības līgums) noslēgšanu un iesniegt to kopijas.

9. Ja finanšu kontroles institūcija konstatē, ka pilnībā vai daļēji nav ievērotas tieši piemērojamos Eiropas Savienības vai Latvijas Republikas normatīvajos aktos, programmas rokasgrāmatā, finansēšanas līgumā vai partnerības līgumā noteiktās prasības, tā, ņemot vērā pārkāpuma apmēru un raksturu, samazina pārskatā iekļautās attiecināmās izmaksas par summu, kas atbilst neatbilstoši veikto izmaksu apjomam, vai proporcionāli saskaņā ar programmas rokasgrāmatu, vai, ja nav ievēroti publiskā iepirkuma noteikumi, saskaņā ar Eiropas Komisijas apstiprinātām pamatnostādnēm par tādu finanšu korekciju noteikšanu, kuras publiskā iepirkuma noteikumu neievērošanas gadījumā veic attiecībā uz izdevumiem, ko finansē Eiropas Savienība saskaņā ar dalīto pārvaldību, ja konstatē, ka neatbilstoši veikto izmaksu summu nav iespējams konkrēti noteikt vai būtu nesamērīgi samazināt projekta attiecināmo izmaksu summu.

10. Finansējuma saņēmējs 10 darbdienu laikā pēc finansēšanas līguma noslēgšanas iesniedz finanšu kontroles institūcijai projekta iepirkumu plānu ​(pielikums). Ja Finanšu kontroles institūcija, izskatot iesniegto projekta iepirkumu plānu, konstatē, ka finansējuma saņēmēja projekta ietvaros plānotā līguma priekšmets neatbilst projektā plānotajām darbībām vai ka iepirkumu plānā minētā informācija liecina par iespējamiem normatīvo aktu pārkāpumiem jomās, kas saistītas ar publisko iepirkumu vai iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem, tad finansējuma saņēmējs finanšu kontroles institūcijas noteiktajā termiņā iesniedz iepirkumu plāna precizējumus.

11. Ja projekta ieviešanas laikā projektā rodas izmaiņas, kas ietekmē finansējuma saņēmēja projekta iepirkumu plānā norādīto iepirkuma procedūru, finansējuma saņēmējs projekta iepirkumu plānu aktualizē un iesniedz finanšu kontroles institūcijai.

12. Finanšu kontroles institūcija uz risku balstītas izlases veidā veic projekta iepirkumu plānā norādīto iepirkumu pirmspārbaudes. Finansējuma saņēmēja pienākums ir finanšu kontroles institūcijas noteiktajā termiņā iesniegt pieprasīto informāciju iepirkumu pirmspārbaužu veikšanai.

13. Finanšu kontroles institūcija 20 darbdienu laikā pēc iepirkumu pirmspārbaudes rezultātu noteikšanai nepieciešamo dokumentu vai informācijas saņemšanas nosūta finansējuma saņēmējam vienu no šādiem atzinumiem:

13.1. pozitīvu atzinumu – ja iepirkumā nav konstatēti pārkāpumi vai ja konstatētie pārkāpumi nav būtiski un nevar ietekmēt lēmumu par iepirkuma līguma slēgšanas tiesību piešķiršanu;

13.2. atzinumu ar iebildumiem – ja iepirkumā ir konstatēti pārkāpumi, bet tos ir iespējams novērst iepirkuma procedūras laikā;

13.3. negatīvu atzinumu – ja iepirkumā ir konstatēti tādi pārkāpumi, kurus nav iespējams novērst uzsāktās iepirkuma procedūras laikā un kuri var ietekmēt lēmumu par iepirkuma līguma slēgšanas tiesību piešķiršanu.

14. Ja finanšu kontroles institūcija par projekta iepirkumā konstatētajiem pārkāpumiem ir sniegusi atzinumu ar iebildumiem, finansējuma saņēmējs 20 darbdienu laikā pēc atzinuma saņemšanas sagatavo un iesniedz finanšu kontroles institūcijai rakstisku informāciju par projekta iepirkumā konstatēto pārkāpumu novēršanu.

15. Finanšu kontroles institūcija pārbauda, vai finansējuma saņēmējs ir novērsis atzinumā minētos pārkāpumus, un 20 darbdienu laikā sniedz vienu no šādiem atzinumiem:

15.1. pozitīvu atzinumu – ja finansējuma saņēmējs ir novērsis atzinumā minētos pārkāpumus;

15.2. negatīvu atzinumu – ja finansējuma saņēmējs nav novērsis atzinumā minētos pārkāpumus.

16. Ja finanšu kontroles institūcija par projekta iepirkumā konstatētajiem pārkāpumiem ir sniegusi negatīvu atzinumu, tā var lemt, ka izdevumi, kuri saistīti ar attiecīgo iepirkumu, ir pilnīgi vai daļēji (atkarībā no pārkāpuma būtiskuma) neattiecināmi, un rīkoties saskaņā ar šo noteikumu 9. punktu.

17. Finansējuma saņēmējs 10 darbdienu laikā, ja programmas rokasgrāmatā nav noteikts cits iesniegšanas termiņš, pēc attiecīgā projekta pārskata perioda beigām iesniedz finanšu kontroles institūcijai šo noteikumu 5.2. apakšpunktā minēto pārskatu, pievienojot izdevumus pamatojošos dokumentus par attiecīgajā pārskata periodā notikušajām projekta aktivitātēm un veiktajām izmaksām.

18. Finanšu kontroles institūcija sniedz atbildi, vai par iesniegto pārskatu ir nepieciešama papildu informācija atbilstoši šo noteikumu 19. punktam, 30 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 5.2. apakšpunktā minētā pārskata saņemšanas no finansējuma saņēmēja.

19. Ja pārbaudes laikā finanšu kontroles institūcija konstatē, ka atzinuma sniegšanai par projekta partnera pārskatā iekļauto izmaksu attiecināmību ir nepieciešami precizējumi, tā pieprasa no finansējuma saņēmēja precizētu pārskatu vai papildu informāciju.

20. Finansējuma saņēmējs šo noteikumu 19. punktā minēto informāciju iesniedz 10 darbdienu laikā pēc tās pieprasīšanas. Ja objektīvu iemeslu dēļ tas nav iespējams, finansējuma saņēmējs nekavējoties informē par to finanšu kontroles institūciju, vienojoties par jaunu termiņu informācijas iesniegšanai, ņemot vērā, ka informāciju nedrīkst iesniegt vēlāk kā 20 darbdienas pirms šo noteikumu 21. punktā minētā termiņa.

21. Finanšu kontroles institūcija atzinumu par pārskatu izsniedz finansējuma saņēmējam triju mēnešu laikā pēc pārskata saņemšanas, ja programmas rokasgrāmatā nav noteikts cits termiņš. Minētais termiņš tiek apturēts ar brīdi, kad finansējuma saņēmējam ir pieprasīta papildu informācija, un atsākas ar brīdi, kad finanšu kontroles institūcija saņem pieprasīto papildu informāciju no finansējuma saņēmēja, ja tas ir paredzēts programmas rokasgrāmatā.

22. Finanšu kontroles institūcija pārbaudi projekta īstenošanas vietā veic saskaņā ar nacionālās atbildīgās iestādes pieprasījumu vai uz risku balstītas izlases veidā.

23. Finanšu kontroles institūcija piecas darbdienas pirms plānotās pārbaudes projekta īstenošanas vietā (izņemot šo noteikumu 24. punktā minētās pārbaudes) par to informē finansējuma saņēmēju.

24. Finanšu kontroles institūcija neinformē finansējuma saņēmēju par pārbaudi projekta īstenošanas vietā, ja minēto pārbaudi veic:

24.1. projekta ietvaros organizēto pasākumu (piemēram, semināru, kursu, instruktāžas) laikā;

24.2. lai pārliecinātos, vai projekta mērķa sasniegšanai projekta ietvaros iegādātās vai nomātās materiālās vērtības atrodas projektā paredzētajā vietā un tiek atbilstoši izmantotas;

24.3. lai pārliecinātos, vai projekta ietvaros veikto darbu izpilde notiek projekta īstenošanas vietā un laikā;

24.4. gadījumā, kad projekta ietvaros veiktās darbības īstumu pēc šīs darbības pabeigšanas vairs nebūtu iespējams identificēt.

25. Finansējuma saņēmējs pārbaudes laikā nodrošina pārbaudes veicējiem pieeju visiem ar projekta īstenošanu saistītajiem dokumentiem, projekta grāmatvedības uzskaitei, telpām un citām materiālajām vērtībām, kas attiecas uz veicamo pārbaudi.

26. Finanšu kontroles institūcija 20 darbdienu laikā informē finansējuma saņēmēju par projekta īstenošanas vietā veiktās pārbaudes rezultātu. Ja pārbaude veikta saskaņā ar nacionālās atbildīgās iestādes pieprasījumu, finanšu kontroles institūcija informāciju par veiktās pārbaudes rezultātu nosūta arī nacionālajai atbildīgajai iestādei.

27. Finansējuma saņēmējs novērš finanšu kontroles institūcijas pārbaudes laikā konstatētos trūkumus vai sniedz papildu skaidrojumus finanšu kontroles institūcijas noteiktajā termiņā un informē par trūkumu novēršanas statusu, ja nepieciešams, pievienojot pamatojošo dokumentāciju.

28. Finanšu kontroles institūcija pēc šo noteikumu 27. punktā minētās informācijas un dokumentācijas saņemšanas izvērtē to un, ja nepieciešams, veic atkārtotu pārbaudi projekta īstenošanas vietā, lai pilnībā pārliecinātos par pārbaudē projekta īstenošanas vietā konstatēto trūkumu novēršanu.

29. Šo noteikumu 8. punktā minētā prasība attiecībā uz līgumu kopiju iesniegšanu ir spēkā līdz brīdim, kad ir nodrošināta pilnvērtīga programmu elektroniskās uzraudzības sistēmas darbība.