Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka e-lietas platformas (turpmāk – platforma) nodrošināšanai nepieciešamo apstrādājamo e-lietas datu apjomu, personas identifikācijas nosacījumus, datu glabāšanas noteikumus un datu apstrādes kārtību. 

2. Elektronisko lietu katalogā un e-lietas portālā tiek apstrādāts procesu normatīvajos aktos noteiktais lietu materiālos un procesuālajos dokumentos (turpmāk – procesuālie dokumenti) ietvertais e-lietas datu apjoms, kas tiek kopīgots platformā.

3. Procesā iesaistītā persona, kas, izmantojot e-lietas portālu, piekļūst e-lietas datiem un ievada e-lietas datus saskaņā ar procesu normatīvajiem aktiem, vai persona, kas izvēlas izmantot kādu no e-lietas portālā pieejamajiem pakalpojumiem (turpmāk – lietotājs), tiek informēta par apstrādājamo e-lietas datu apjomu, identificējoties e-lietas portālā.

4. E-lietas datu apjoms platformas koplietošanas risinājumos "Vienotie kalendāri" un "Koplietošanas reģistri un klasifikatori":

4.1. koplietošanas risinājumā "Vienotie kalendāri" – tiesas sēžu kalendārā, advokātu kalendārā, prokuroru kalendārā, ieslodzīto kalendārā, probācijas klientu kalendārā, Valsts probācijas dienesta amatpersonu kalendārā – tiek ievadīti:

4.1.1. tiesnešus, prokurorus, Valsts probācijas dienesta amatpersonas un advokātus identificējošie dati – koplietošanas reģistros minēto reģistru identifikators, struktūrvienības identifikators, personas kods;

4.1.2. procesos iesaistītās personas identificējošie dati – personas kods, kontaktinformācija, juridiskās personas reģistrācijas numurs;

4.2. koplietošanas risinājumā "Koplietošanas reģistri un klasifikatori" – tiesnešu reģistrā, advokātu reģistrā, prokuroru reģistrā – tiek ievadīti amatpersonas un advokātus identificējošie dati – reģistra identifikators, personas vārds, uzvārds, personas kods, kontaktinformācija, piesaiste iestādei (piemēram, struktūrvienības identifikators vai nosaukums), amats, amatā stāšanās un amata atstāšanas datums, darbības apturēšanas laiks.

5. Platformas koplietošanas atbalsta lietotnēs un rīkos apstrādā šādu procesu normatīvajos aktos noteikto e-lietas datu apjomu:

5.1. skenēšanas lietotnē – e-lietas datu apjomu, kas ietverts procesuālajos dokumentos;

5.2. audio un video protokolēšanas rīkā – e-lietas datu apjomu, kas ietverts procesuālajos dokumentos un nepieciešams procesuālu dokumentu sagatavošanai;

5.3. anonimizācijas rīkā – e-lietas datu apjomu, kas ietverts procesuālajos dokumentos.

6. Lietotājs identificējas e-lietas portālā, izmantojot kvalificētus paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas līdzekļus, bet, ja tādu nav, izmantojot kvalificētus elektroniskās identifikācijas līdzekļus vai valsts un pašvaldības iestādē izsniegtus identifikācijas līdzekļus – lietotājvārdu un paroli.

(MK 19.12.2023. noteikumu Nr. 767 redakcijā; punkta jaunā redakcija stājas spēkā 01.04.2024., sk. 18. punktu)

6.¹ Valsts un pašvaldības iestādē amatpersona vai norīkotais darbinieks pārliecinās par lietotāja identitāti klātienē un izsniedz uz 24 mēnešiem identifikācijas līdzekļus – lietotājvārdu un paroli. Lietotājs valsts un pašvaldības iestādē sākotnēji izsniegto paroli nomaina septiņu dienu laikā pēc izsniegšanas, pirmo reizi identificējoties e-lietas portālā.

(MK 19.12.2023. noteikumu Nr. 767 redakcijā; punkts stājas spēkā 01.04.2024., sk 18. punktu)

6.² E-lietas portāla lietotājam ir šādas piekļuves tiesības:

6.²1. lietotājs, kas e-lietas portālā identificējas, izmantojot kvalificētus paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas līdzekļus, var piekļūt e-lietas datiem un iesniegt šo noteikumu 11. punktā minētos e-lietas datus un procesuālos dokumentus;

6.²2. lietotājs, kas e-lietas portālā identificējas, izmantojot kvalificētus elektroniskās identifikācijas līdzekļus vai valsts un pašvaldības iestādē izsniegtos identifikācijas līdzekļus – lietotājvārdu un paroli, var piekļūt procesu normatīvajos aktos noteiktiem lietas materiāliem un procesuālajiem dokumentiem pārlūkojamā veidā (skatīšanās režīms).

(MK 19.12.2023. noteikumu Nr. 767 redakcijā; punkts stājas spēkā 01.04.2024., sk 18. punktu)

7. Platformas auditācijas pierakstus glabā auditācijas rīkā divus gadus no ieraksta izdarīšanas brīža, izņemot šādus auditācijas pierakstus, kurus glabā piecus gadus:

7.1. elektronisko lietu katalogā:

7.1.1. par valsts un pašvaldības amatpersonas piešķirtajām lietotāja tiesībām iepazīties ar elektronisko lietu katalogā esošajiem e-lietas datiem;

7.1.2. par datu apriti starp pamatdarbības informācijas sistēmām;

7.1.3. par e-lietas datu labošanu un dzēšanu;

7.2. e-lietas portālā:

7.2.1. par lietotāja identificēšanos e-lietas portālā, izmantojot šo noteikumu 6. punktā minētos identifikācijas līdzekļus, e-lietas datu meklēšanu pēc atlases kritērijiem, lietas kartītes atvēršanu un apskati, procesuālo dokumentu datņu lejupielādi;

7.2.2. par šo noteikumu 11. punktā minēto e-lietas datu un procesuālo dokumentu iesniegšanu.

(MK 19.12.2023. noteikumu Nr. 767 redakcijā)

8. E-lietas portālā apstrādā  lietotāja datus, kas tiek izveidoti, identificējoties e-lietas portālā, un tos glabā piecus gadus no minēto datu ievadīšanas brīža.

(MK 19.12.2023. noteikumu Nr. 767 redakcijā)

9. E-lietas portālā apstrādā un glabā lietotāja ievadīto kontaktinformāciju visu procesa īstenošanas laiku elektroniskā vidē, ja vien lietotājs to nav dzēsis.

10. Tīmekļvietnē, kurā administrē e-lietas portālu, ievadītos tās personas datus, kura procesu normatīvajos aktos noteiktos pienākumus īsteno speciāli šim mērķim izveidotā elektroniskā darba vidē e-lietas portālā, un platformas administratora personas datus glabā tik ilgi, kamēr šajā punktā minētā persona un platformas administrators pilda amata pienākumus.

11. Strukturēti ievadīto e-lietas datu kopumu, kas satur personas datus un ko iesniedz, izmantojot elektroniskās veidlapas iesniegšanas pakalpojumu (turpmāk – veidlapa), nodod pamatdarbības informācijas sistēmai, kurā turpmāku e-lietas datu apstrādi veic valsts un pašvaldību iestādēs atbilstoši procesu normatīvajiem aktiem. 

12. Neiesniegtās veidlapas e-lietā ietvertos personas datus glabā e-lietas portālā 40 dienas no veidlapas pirmreizējās saglabāšanas brīža.

13. Elektronisko lietu katalogā apstrādā un glabā e-lietā ietvertos personas datus atbilstoši termiņam, kāds izriet no pastāvīgi un uz laiku glabājamo e-lietas datu arhivēšanas kārtības. Minēto termiņu aprēķina no tā gada 1. janvāra, kas seko gadam, kad dati radīti platformā. Iestājoties šajā punktā minētajam termiņam, personas dati tiek nodoti e-lietas arhivēšanas rīkam.

14. Platforma nodrošina strukturētu e-lietas datu apmaiņu starp elektronisko lietu katalogā integrētām pamatdarbības informācijas sistēmām atbilstoši savstarpēji iepriekš definētam e-lietas datu apmaiņas tehniskajam risinājumam.

15. Tiesu administrācija:

15.1. uztur platformas datu apmaiņas tehnisko risinājumu un sniedz procesu īstenošanai elektroniskā vidē nepieciešamo funkcionālo atbalstu;

15.2. nodrošina platformas koplietošanas risinājumu papildinājumu vadību un pārvaldību, saskaņojot prasības un to īstenošanu ar pamatdarbības informācijas sistēmu pārziņiem un Ministru kabineta starpinstitucionālo darba grupu, kas izveidota, lai nodrošinātu vienotās nacionāla līmeņa e-lietas koncepcijas un vienotās e-lietas arhitektūras īstenošanu un attīstību, kā arī turpmāku e-lietas pārvaldības mehānisma darbību.

16. Valsts vai pašvaldības amatpersona koplieto procesā iesaistītajai personai pamatdarbības informācijas sistēmā pieejamos e-lietas datus e-lietas portālā atbilstoši procesu normatīvajos aktos noteiktajām procesā iesaistītās personas tiesībām, e-lietas datu apjomam un kārtībai.

(Nodaļas nosaukums MK 19.12.2023. noteikumu Nr. 767 redakcijā)

17. Līdz 2022. gada 31. decembrim personas identificējas e-lietas portālā, izmantojot gan kvalificētus paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas līdzekļus, gan banku piedāvātos identifikācijas mehānismus.

18. Šo noteikumu 6., 6.¹ un 6.² punkts stājas spēkā 2024. gada 1. aprīlī, bet attiecībā uz personām, kuras atrodas ieslodzījuma vietā, šo noteikumu 6., 6.¹ un 6.² punkts piemērojams, sākot ar 2026. gada 1. janvāri.

(MK 19.12.2023. noteikumu Nr. 767 redakcijā)