Darbības ar dokumentu
Rīgā 2021. gada 21. decembrī (prot. Nr. 81 41. §)
6. panta septītās daļas 1. un 2. punktu, 8. panta ceturtās daļas
1. un 2. punktu, 11. panta trīspadsmito daļu,
12. panta ceturto daļu un 15. panta trešo daļu
1. Noteikumi nosaka:
1.1. grāmatvedības reģistru kārtošanas prasības;
1.2. kārtību, kādā labo vai papildina ierakstus grāmatvedības reģistros un attaisnojuma dokumentos;
1.3. attaisnojuma dokumentu noformēšanas kārtību;
1.4. prasības attaisnojuma dokumentiem, kurus sagatavo:
1.4.1. attiecībā uz precēm, citām materiālajām vērtībām un pakalpojumiem;
1.4.2. saistībā ar skaidras vai bezskaidras naudas avansa izlietojumu vai darbinieku izdevumu atlīdzināšanu;
1.5. preču piegādes dokumentos ietveramos rekvizītus un informāciju, šo dokumentu noformēšanas, parakstīšanas un reģistrēšanas kārtību;
1.6. grāmatvedības datorprogrammu un grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūras (turpmāk – grāmatvedības datorprogramma) lietošanas prasības;
1.7. grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrādāšanas noteikumus;
1.8. inventarizācijas metodes, inventarizācijas veikšanas kārtību, rezultātu dokumentēšanas un inventarizācijā atklāto starpību iegrāmatošanas kārtību;
1.9. grāmatvedības kontroles pasākumu veidus.
2. Attaisnojuma dokumentus, preču piegādes dokumentus un grāmatvedības reģistrus, to atvasinājumus vai dublikātus uzņēmums izstrādā un noformē, attiecīgi piemērojot Ministru kabineta 2018. gada 4. septembra noteikumu Nr. 558 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" 1., 2., 3., 4. un 5. nodaļā minētās prasības.
3. Ja attaisnojuma dokumentus, preču piegādes dokumentus un grāmatvedības reģistrus izstrādā un noformē elektroniskā formā, tad uzņēmums attiecīgi piemēro Ministru kabineta 2005. gada 28. jūnija noteikumu Nr. 473 "Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām" II nodaļā paredzēto kārtību. Minētos noteikumus var attiecīgi piemērot arī:
3.1. noformējot papīra formā sagatavotu attaisnojuma dokumentu, preču piegādes dokumentu vai grāmatvedības reģistru atvasinājumu elektroniskā formā (elektronisko kopiju), kā arī apliecinot tās pareizību;
3.2. izstrādājot grāmatvedības organizācijas dokumentu, kas paredz:
3.2.1. elektroniskā formā sagatavotu attaisnojuma dokumentu vai preču piegādes dokumentu apriti uzņēmumā;
3.2.2. elektroniskā formā sagatavotu attaisnojuma dokumentu, preču piegādes dokumentu un grāmatvedības reģistru, kā arī papīra formā sagatavotu attaisnojuma dokumentu, preču piegādes dokumentu vai grāmatvedības reģistru atvasinājumu elektroniskā formā (elektronisko kopiju) glabāšanas kārtību uzņēmumā.
4. Hronoloģiskie reģistri ir žurnāli, kas iekārtoti sadalījumā pa saimniecisko darījumu veidiem, kuri bieži atkārtojas. Uzņēmums var iekārtot vienu žurnālu, kurā visus saimnieciskos darījumus reģistrē hronoloģiskā secībā.
5. Hronoloģiskajos reģistros par katru saimniecisko darījumu norāda šādu informāciju:
5.1. ieraksta datums;
5.2. ieraksta kārtas numurs, ja tas nepieciešams;
5.3. atsauce uz attaisnojuma dokumentu: dokumenta autors (juridiskās personas nosaukums vai fiziskās personas vārds, uzvārds), dokumenta nosaukums vai saimnieciskā darījuma apraksts, dokumenta sagatavošanas datums un reģistrācijas numurs. Ja grāmatvedības reģistrus kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu, šajā apakšpunktā minētās informācijas vietā var norādīt unikālu attiecīgā attaisnojuma dokumenta pazīmi (piemēram, numuru, ar kādu attaisnojuma dokuments reģistrēts grāmatvedības datorprogrammā), kas ļauj šo attaisnojuma dokumentu viennozīmīgi identificēt;
5.4. saimnieciskā darījuma novērtējums naudas izteiksmē;
5.5. grāmatvedības kontu nosaukums vai kods, kuros izdarāms ieraksts, un norādījums, vai ieraksts izdarāms šā konta debetā vai kredītā.
6. Sistemātiskie reģistri ir galvenā grāmata (virsgrāmata), kuru izmanto, kārtojot grāmatvedību divkāršā ieraksta sistēmā, un analītiskās uzskaites reģistri pamatlīdzekļu, krājumu, norēķinu atlikumu un apgrozījuma uzskaitei vai citu grāmatvedības kontu analītiskai uzskaitei.
7. Galvenajā grāmatā (virsgrāmatā) norāda grāmatvedības kontu nosaukumus un tiem piešķirtos kodus grāmatvedības kontu plānā paredzētajā secībā, grāmatvedības kontu atlikumus naudas izteiksmē un, pamatojoties uz analītisko uzskaites reģistru mēneša kopsavilkuma datiem, informāciju par grāmatvedības kontu apgrozījumu naudas izteiksmē, kuru norāda attiecīgo grāmatvedības kontu debetā vai kredītā.
8. Analītiskās uzskaites reģistros norāda analītiskās uzskaites kontu nosaukumus un tiem piešķirtos kodus (ja tādi ir), šo kontu atlikumus naudas izteiksmē un, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem, detalizētu informāciju par šo kontu apgrozījumu naudas izteiksmē, bet attiecībā uz kustamo vai nekustamo ķermenisko lietu uzskaites vienībām (piemēram, pamatlīdzekļiem, krājumiem) un bezķermeniskām lietām (piemēram, licencēm, līdzdalības daļām) – arī informāciju par minēto uzskaites vienību skaitu un tā izmaiņām.
9. Normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos, ja ķermeniskās lietas atļauts uzskaitīt natūrā – bez novērtējuma naudas izteiksmē (piemēram, noteiktas ziedojumā vai dāvinājumā saņemtas ķermeniskās lietas, noteiktus reliģiskās organizācijas nekustamā īpašuma objektus, rituāla priekšmetus un citas lietas), analītiskās uzskaites reģistros nesniedz informāciju par analītiskās uzskaites kontu atlikumiem un apgrozījumu naudas izteiksmē, bet norāda informāciju par attiecīgo uzskaites vienību skaitu un tā izmaiņām.
10. Ja grāmatvedības reģistrā tiek izdarīts ieraksts, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentu, kura vērtības mērs ir ārvalstu valūta, tad papildus euro pārrēķinātajai summai naudas izteiksmē grāmatvedības reģistrā norāda arī informāciju par attaisnojuma dokumentā norādīto vērtības mēru un summām ārvalstu valūtā, kā arī pārrēķināšanai izmantoto ārvalstu valūtas kursu.
11. Maksājumu pakalpojumu sniedzējs (Maksājumu pakalpojumu un elektroniskās naudas likuma izpratnē) attaisnojuma dokumentā par klientam sniegtu finanšu pakalpojumu norādītās summas ārvalstu valūtā var iegrāmatot grāmatvedības reģistrā attiecīgajā valūtā, ja atsevišķi uzskaita saimnieciskos darījumus euro un ārvalstu valūtās (pa to veidiem), kā arī nodrošina ārvalstu valūtās iegrāmatoto summu (kopsummu) pārrēķināšanu uz euro vismaz reizi darbdienā.
12. Pārrēķinot pārskata gada beigās ārvalstu valūtās izteikto summu (kopsummu) atlikumus uz euro Grāmatvedības likuma 7. panta ceturtajā daļā noteiktajā kārtībā, iegūto novērtējuma palielinājumu vai samazinājumu, pamatojoties uz attiecīgiem iekšējiem attaisnojuma dokumentiem, ieraksta grāmatvedības reģistros.
13. Uzsākot saimniecisko darbību, uzņēmums iekārto grāmatvedības reģistrus, pamatojoties uz inventarizācijas sarakstos, statūtos, līgumos vai citos dokumentos ietverto informāciju. Turpmāk uzņēmums grāmatvedības reģistrus iekārto katram pārskata gadam, pamatojoties uz iepriekšējā pārskata gada bilances un attiecīgo grāmatvedības reģistru datiem.
14. Pārskata gada sākumā grāmatvedības reģistros norādītās grāmatvedības kontu (bilances kontu) un analītiskās uzskaites kontu atlikuma summas naudas izteiksmē ir vienādas ar iepriekšējā pārskata gada beigās norādītajām attiecīgo kontu atlikumu summām.
15. Analītiskās uzskaites reģistros, kuri attiecas uz kustamo vai nekustamo ķermenisko lietu uzskaites vienībām (piemēram, pamatlīdzekļiem, krājumiem) un bezķermeniskām lietām (piemēram, licencēm, līdzdalības daļām), uzskaites vienību atlikums (daudzums) pārskata gada sākumā ir vienāds ar iepriekšējā pārskata gada beigās norādīto attiecīgo vienību atlikumu (daudzumu).
16. Šo noteikumu 13. punkta prasību par jaunu grāmatvedības reģistru iekārtošanu katram pārskata gadam var neattiecināt uz gadījumu, ja uzņēmums grāmatvedību kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu. Šādā gadījumā šo noteikumu 13. punkta prasība par jaunu grāmatvedības reģistru iekārtošanu katram pārskata gadam ir izpildīta, ja uzņēmums nodrošina grāmatvedības reģistru nodalīšanu pa pārskata gadiem.
17. Pārskata gada laikā Grāmatvedības likuma 13. pantā attaisnojuma dokumentu iegrāmatošanai noteiktajos termiņos izdara ierakstus šā pārskata gada grāmatvedības reģistros, aprēķina grāmatvedības kontu apgrozījumu un ieraksta to galvenajā grāmatā (virsgrāmatā) vai žurnālā-virsgrāmatā.
18. Ja uzņēmums grāmatvedību kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu, uzņēmums nodrošina attaisnojuma dokumentu datu ievadīšanu un izmantoto grāmatvedības kontu kopsummu uzrādīšanu pa korespondējošiem kontiem galvenajā grāmatā (virsgrāmatā) vai žurnālā-virsgrāmatā. Katra izmantotā grāmatvedības konta debetā vai kredītā jābūt redzamai kontu korespondencei – no kādiem grāmatvedības kontiem un to kopsummām veidojas ieraksti katra grāmatvedības konta debetā un kredītā.
19. Pēc pārskata gada beigām – laikposmā līdz gada pārskata parakstīšanas datumam – grāmatvedības reģistros var iegrāmatot attaisnojuma dokumentus, kas attiecas uz šo pašu pārskata gadu, bet saņemti, izsniegti vai sagatavoti pēc pārskata gada beigu dienas, tajā skaitā:
19.1. par pārskata gada pēdējā mēnesī darbiniekiem aprēķināto darba samaksu;
19.2. par uzkrāto ieņēmumu un uzkrāto saistību summām;
19.3. par pārskata gada slēguma inventarizācijas rezultātiem;
19.4. par aprēķināto nodokļu (piemēram, uzņēmumu ienākuma nodokļa) un nodevu saistību summu;
19.5. saistībā ar koriģējošiem un slēguma ierakstiem;
19.6. lai labotu finanšu pārskata sagatavošanas vai pārbaudes laikā atklātu kļūdu.
20. Katru pārskata gadu līdz gada pārskata parakstīšanas datumam grāmatvedības kontus un grāmatvedības reģistrus slēdz, iegrāmatojot grāmatvedības kontu slēguma ierakstus. Operāciju kontus slēdz, šo kontu atlikumus pārnesot uz pārskata gada finansiālo rezultātu (piemēram, peļņas vai zaudējumu) kontu.
21. Norādījumu par to, kura grāmatvedības konta kredītā un kura konta debetā ierakstāma saimnieciskā darījuma summa (turpmāk – iegrāmatojums), var izdarīt rakstiski uz papīra formā sagatavota attaisnojuma dokumenta vai iekšēja attaisnojuma dokumenta, kas sagatavots, pamatojoties uz viendabīgu attaisnojuma dokumentu kopsavilkuma datiem, vai nodrošinot šā iegrāmatojuma atšifrējumu, ja iegrāmatojumu veic elektroniski, un atbilstoši šim iegrāmatojumam izdarot ierakstus attiecīgajos kontos.
22. Ja tiek labots ieraksts grāmatvedības reģistrā vai attaisnojuma dokumentā, labojumu izdara ar jaunu ierakstu, kas labo vai atsauc (anulē) iepriekšējo ierakstu. Labojumam jābūt izsekojamam. Nedrīkst izdarīt labojumu tā, ka nav saprotams, kad un kāpēc tas izdarīts. Nedrīkst izdarīt labojumu, dzēšot (iznīcinot) sākotnējo ierakstu.
23. Ierakstu grāmatvedības reģistrā var labot, lietojot negatīvu skaitli (storno) vai ar pretēju ierakstu.
24. Kļūdainu ierakstu papīra formas grāmatvedības reģistrā vai attaisnojuma dokumentā var labot pārsvītrojot, ja tiek ievērotas Ministru kabineta 2018. gada 4. septembra noteikumu Nr. 558 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" prasības.
25. Par attaisnojuma dokumentu jaunam ierakstam grāmatvedības reģistrā, ar kuru labo vai atsauc (anulē) iepriekšējo ierakstu, var izmantot grāmatvedības izziņu, kurā ir informācija par to, kurš grāmatvedības reģistrs ir labojams. Minētajā grāmatvedības izziņā norāda labojuma izdarīšanas datumu, iemeslu, personu, kas atļāvusi veikt labojumu, un labojamā (sākotnējā) ieraksta kārtas numuru hronoloģiskajā reģistrā. Ja sākotnējais attaisnojuma dokuments sagatavots papīra formā, uz tā var izdarīt atzīmi par grāmatvedības izziņas sagatavošanu un norādīt tās datumu.
26. Attaisnojuma dokumenta numuru piešķir dokumenta sagatavošanas procesā, izņemot gadījumus, kad attiecīga attaisnojuma dokumenta numura piešķiršanas kārtību reglamentē konkrēts normatīvais akts.
27. Lai nodrošinātu grāmatvedības kontroles prasību īstenošanu par attaisnojuma dokumentu izdošanu un ar saimnieciskajiem darījumiem saistīto risku samazināšanu, kā arī visu saimniecisko darījumu izsekojamību:
27.1. attaisnojuma dokumentus var numurēt pa to veidiem;
27.2. atsevišķu saimniecisko darījumu veidu dokumentēšanai var izmantot iepriekš secīgi numurētas attaisnojuma dokumenta veidlapas.
28. Attaisnojuma dokumenta numurā norāda vismaz attiecīgā attaisnojuma dokumenta veida kārtas numuru, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Attaisnojuma dokumentu veidus, to nosaukumus un dokumenta numurā lietojamos apzīmējumus nosaka uzņēmums grāmatvedības organizācijas dokumentos.
29. Attaisnojuma dokumenta veida nosaukumu izvēlas uzņēmums atbilstoši attiecīgā saimnieciskā darījuma būtībai, izņemot gadījumu, ja konkrēta attaisnojuma dokumenta veida nosaukumu nosaka attiecīgs normatīvais akts.
30. Ierakstiem grāmatvedības reģistros, ja nepieciešams, var izmantot tādus iekšējus attaisnojuma dokumentus, kas sagatavoti, pamatojoties uz viendabīgu attaisnojuma dokumentu kopsavilkuma datiem, šo noteikumu 37. un 38. punktā minētu viendabīgu naudas izdevumus apliecinošu dokumentu kopsavilkuma datiem vai citu viendabīgu dokumentu datiem.
31. Sagatavojot strukturētu elektronisko rēķinu atbilstoši Eiropas Savienības standartam LVS EN 16931-1:2017 "Elektroniskie rēķini. 1. daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis", uzņēmums to izraksta atbilstoši tehniskajā specifikācijā LVS CEN/TS 16931-2:2017 "Elektroniskie rēķini. 2. daļa: Standartam EN 16931-1 atbilstošo sintakšu saraksts" noteiktajai ISO/IEC 19845 (UBL 2.1) sintaksei.
32. Par precēm un citām materiālajām vērtībām (turpmāk – preces) un pakalpojumiem sagatavotā attaisnojuma dokumenta saimnieciskā darījuma aprakstā norāda:
32.1. preču vai pakalpojuma nosaukumu;
32.2. attiecīgā saimnieciskā darījuma vai darbības aprakstu (piemēram, preču piegāde (pārdošana) citam uzņēmumam, pārvietošana starp uzņēmuma pastāvīgajām darbības vietām (turpmāk – uzņēmuma struktūrvienības) vai starp personām, kas atbild par konkrētu preču saglabāšanu, pakalpojuma sniegšana).
33. Šo noteikumu 32. punktā minētajā attaisnojuma dokumentā papildus Grāmatvedības likuma 11. panta piektajā daļā noteiktajiem rekvizītiem un informācijai norāda arī šādu (citu) informāciju par saimniecisko darījumu:
33.1. mērvienība un daudzums;
33.2. vienas vienības cena;
33.3. saimnieciskā darījuma novērtējums naudas izteiksmē;
33.4. piešķirtās atlaides, ja tādas ir;
33.5. no saimnieciskā darījuma novērtējuma naudas izteiksmē aprēķinātie nodokļi (pievienotās vērtības nodoklis, akcīzes nodoklis, dabas resursu nodoklis), ja tādi ir;
33.6. saimnieciskā darījuma novērtējums naudas izteiksmē kopā ar nodokļiem.
34. Ārējā vai iekšējā attaisnojuma dokumentā, ko sagatavo saistībā ar darījumiem vai darbībām ar akcīzes precēm (tai skaitā ar ražošanu, apstrādi, pārstrādi, sajaukšanu, fasēšanu, nosūtīšanu, piegādi, inventarizāciju), papildus norāda akcīzes preču apriti reglamentējošos normatīvajos aktos noteikto informāciju.
35. Ja uzņēmums konkrētu preču piegādes veic nepārtraukti ilgstošā laikposmā un izvēlējies par kalendāra mēnesī vai īsākā laikposmā veiktajām piegādēm sagatavot vienu attaisnojuma dokumentu, tad šajā attaisnojuma dokumentā norāda visu attiecīgajā laikposmā sagatavoto konkrēto preču piegādes dokumentu numurus un datumus.
36. Šo noteikumu izpratnē skaidras vai bezskaidras naudas avanss ir maksājums fiziskajai personai – uzņēmuma darbiniekam, valdes vai padomes loceklim, īpašniekam, dalībniekam vai biedram (turpmāk – avansa norēķinu persona) – uzņēmuma saimniecisko darījumu nodrošināšanai no uzņēmuma kases (skaidra nauda) vai šīs avansa norēķinu personas bankas kontā no uzņēmuma bankas konta (bezskaidra nauda), lai šī avansa norēķinu persona veiktu vienu vai vairākus maksājumus saskaņā ar doto uzdevumu (piemēram, komandējuma, preču iegādes vai pakalpojumu izmantošanas izdevumu segšanai). Citi uzņēmuma skaidras vai bezskaidras naudas maksājumi fiziskajai personai (piemēram, darba algas avanss vai samaksa, naudas aizdevums individuālajam komersantam, individuālajam uzņēmumam, zemnieku vai zvejnieku saimniecībai – līdzekļu izņemšana no saimnieciskās darbības) netiek uzskatīti par skaidras vai bezskaidras naudas avansu.
37. Attaisnojuma dokumentam, ko sagatavo saistībā ar skaidras vai bezskaidras naudas avansa izlietojumu vai avansa norēķinu personas izdevumu atlīdzināšanai, pievieno attiecīgus naudas izdevumus apliecinošus dokumentus. Saņemto kases čeku vai citu dokumentu, kas sagatavots atbilstoši normatīvajiem aktiem par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtību (turpmāk – kases čeks), var izmantot par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu šādos gadījumos:
37.1. ja kases čeks satur visus attaisnojuma dokumentam nepieciešamos rekvizītus un informāciju;
37.2. ja kases čekā nav visi attaisnojuma dokumentam nepieciešamie rekvizīti un informācija, bet ir:
37.2.1. kases čeka izsniedzēja noformēts attaisnojuma dokuments (piemēram, kvīts), kurā papildus Grāmatvedības likuma 11. panta piektajā daļā noteiktajiem rekvizītiem un informācijai norādīts arī kases čeka datums un numurs;
37.2.2. uz kases čeka manuāli (ar roku) izdarīti papildu ieraksti ar kases čekā neietvertajiem attaisnojuma dokumentam nepieciešamajiem rekvizītiem un informāciju, kas apstiprināti ar kases čeka izsniedzēja vai saņēmēja parakstu.
38. Šo noteikumu 37. punktā minētajam attaisnojuma dokumentam kā naudas izdevumus apliecinošu dokumentu var pievienot arī:
38.1. tādu kases čeku, kas uzskatāms par pievienotās vērtības nodokļa rēķinu atbilstoši pievienotās vērtības nodokli regulējošajiem normatīvajiem aktiem;
38.2. tādu kases čeku, kas izsniegts (saņemts) no kases sistēmas, specializētas ierīces vai iekārtas bez kasiera operatora līdzdalības un kurā nav ietverts preču vai pakalpojumu saņēmēja nosaukums (fiziskajai personai – vārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētās dzīvesvietas adrese) un reģistrācijas numurs, ja kases čeks izsniegts par darījumu, kura vērtība bez pievienotās vērtības nodokļa ir mazāka par Pievienotās vērtības nodokļa likuma 126. panta ceturtajā daļā norādīto summu;
38.3. komandējuma vai darba brauciena laikā ārvalstī izsniegtu naudas izdevumus apliecinošu dokumentu, kurā nav visi attaisnojuma dokumentam nepieciešamie rekvizīti un informācija;
38.4. tādu biļeti, kas sagatavota saskaņā ar normatīvajiem aktiem par pasažieru pārvadāšanu;
38.5. izmaksu sarakstu par fiziskajām personām izsniegto skaidras naudas summu par sēņu, ogu vai savvaļas ārstniecības augu un ziedu nodošanu. Izmaksu sarakstā norāda vismaz šādu informāciju:
38.5.1. ieraksta datums un kārtas numurs;
38.5.2. fiziskās personas vārds, uzvārds;
38.5.3. nododamās preces nosaukums, mērvienība un daudzums;
38.5.4. fiziskajai personai izmaksājamā skaidras naudas summa, izteikta vārdos un ciparos;
38.5.5. fiziskās personas paraksts par skaidras naudas saņemšanu;
38.6. avansa norēķinu personas kredītiestādes konta izrakstu (maksājuma uzdevumu), ja nav iespējams izpildīt citas šo noteikumu 37. punktā un šajā punktā attiecībā uz naudas izdevumus apliecinošu dokumentu noteiktās prasības.
39. Šo noteikumu 36., 37. un 38. punkta prasības neattiecas uz gadījumu, kad pie uzņēmuma kredītiestādes konta tiek piesaistīta un uzņēmuma vadītājam vai darbiniekam izsniegta personificēta maksājuma karte, ar kuru iegādātas preces vai saņemti pakalpojumi saimniecisko darījumu nodrošināšanai. Kārtību, kādā uzņēmuma vadītājs vai darbinieks sniedz pārskatu par uzņēmuma kredītiestādes konta naudas izlietojumu, nosaka grāmatvedības organizācijas dokumentos.
40. Preču piegādes dokumentā ietverami vismaz šādi dokumenta rekvizīti un informācija:
40.1. preču nosūtītāja (izsniedzēja) nosaukums (firma), reģistrācijas numurs (Uzņēmumu reģistrā vai Valsts ieņēmumu dienestā), bet, ja preču nosūtītājs (izsniedzējs) ir fiziska persona, – vārds, uzvārds un personas kods (ja personai tāds ir piešķirts);
40.2. preču izsniegšanas vietas adrese;
40.3. dokumenta veida nosaukums;
40.4. dokumenta reģistrācijas datums;
40.5. dokumenta reģistrācijas numurs;
40.6. preču saņēmēja nosaukums (firma), reģistrācijas numurs (Uzņēmumu reģistrā vai Valsts ieņēmumu dienestā), bet, ja preču saņēmējs ir fiziska persona, – vārds, uzvārds, preču saņemšanas vietas adrese;
40.7. preču nosaukums, mērvienība un daudzums;
40.8. attiecīgā saimnieciskā darījuma vai darbības apraksts (piemēram, preču piegāde (pārdošana) citam uzņēmumam, pārvietošana starp uzņēmuma struktūrvienībām);
40.9. atsauce uz citu dokumentu (ja tāds ir), kurā atrodama informācija, kas nepieciešama saimnieciskā darījuma novērtēšanai naudas izteiksmē (piemēram, attiecīgs līgums);
40.10. paraksts, izņemot likumā un šo noteikumu 42. punktā paredzētos gadījumus.
41. Preču piegādes dokumentu paraksta:
41.1. preču izsniegšanas vietā – preču nosūtītājs (izsniedzējs);
41.2. preču saņemšanas vietā – preču saņēmējs.
42. Preču piegādes dokumentu var neparakstīt, ja tas sagatavots elektroniski un darījuma puses (preču nosūtītājs un preču saņēmējs) to apliecinājušas (autorizējušas), pamatojoties uz preču nosūtītāja vienošanos ar preču saņēmēju par preču piegādi.
43. Par preču piegādes dokumentu var izmantot šādu dokumentu, ja tas satur preču piegādes dokumentam nepieciešamos rekvizītus un informāciju:
43.1. dokumentu, kas sagatavots saskaņā ar attiecīgo preču apriti vai tirdzniecību reglamentējošo normatīvo aktu prasībām (piemēram, pārtikas apriti regulējošajos normatīvajos aktos noteikto pavaddokumentu pienam vai olu piegādei mazumtirdzniecībā);
43.2. dokumentu, kas sagatavots attiecībā uz precēm saskaņā ar attaisnojuma dokumentam noteiktajām prasībām.
45. Preču piegādes dokumentu var nesagatavot, ja samaksu par preču piegādi (saņemšanu) apliecina kases čeks, kas sagatavots saskaņā ar normatīvajiem aktiem, kas reglamentē nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtību.
46. Preču piegādes dokumentu var nesagatavot, ja preču pārvietošana (kravas transportēšana) starptautiskajos vai iekšzemes darījumos notiek, pamatojoties uz starptautiskajiem vai iekšzemes pārvadājumu dokumentiem, kuri noformēti atbilstoši attiecīgiem likumiem vai konvencijām (turpmāk – pārvadājumu dokuments).
47. Lauksaimniecības produkcijas ražotāji (likuma "Par akcīzes nodokli" izpratnē) preču piegādes dokumentu var nesagatavot par preču izsniegšanu citai uzņēmuma struktūrvienībai vai atbildīgajai personai, vai vietai, kur saskaņā ar uzņēmuma vadītāja noteikto kārtību tiek glabātas preces un veikta to uzskaite.
48. Ja preču saņemšanas vietā tiek konstatēts, ka piegādāto preču nosaukums, daudzums vai kvalitāte atšķiras no preču piegādes dokumentā norādītā, precizētos (faktiskos) datus par preču piegādi norāda vienā no šādiem dokumentiem:
48.1. preču piegādes dokumentā, izdarot attiecīgus papildu ierakstus;
48.2. citā uzņēmuma vadītāja noteiktā dokumentā (piemēram, attiecīgā aktā).
49. Preču piegādes dokumenta eksemplāru skaitu nosaka uzņēmuma vadītājs, ievērojot šo noteikumu 53. punktā minētās prasības attiecībā uz viena šā dokumenta eksemplāra atrašanās vietu un preču saņēmēja norādījumus.
50. Preču nosūtītājs (izsniedzējs) preču piegādes dokumentu vai pārvadājumu dokumentu tā nosūtīšanas dienā, bet preču saņēmējs – tā saņemšanas dienā un pirms preču tālākas piegādes (pārdošanas) vai citu darbību veikšanas ar tām hronoloģiskā secībā reģistrē attiecīgi uzņēmuma izdoto vai saņemto preču piegādes dokumentu un pārvadājumu dokumentu reģistrā vai citā reģistrā (turpmāk – reģistrs).
51. Šo noteikumu 50. punktā minētās preču piegādes dokumenta reģistrēšanas prasības neattiecas uz tādu dokumentu, kurš sagatavots saistībā ar koku un apaļo kokmateriālu piegādi. Šādu dokumentu reģistrē Ministru kabineta 2007. gada 6. novembra noteikumu Nr. 744 "Noteikumi par koku un apaļo kokmateriālu uzskaiti" 12. punktā minētajā kārtībā.
52. Reģistrā norāda vismaz šādu informāciju:
52.1. ieraksta datums un kārtas numurs;
52.2. preču piegādes dokumenta vai pārvadājumu dokumenta sagatavošanas datums un reģistrācijas numurs;
52.3. preču saņēmēja reģistrā – preču piegādes dokumentā vai pārvadājumu dokumentā norādītais preču nosūtītājs (izsniedzējs) (juridiskās personas nosaukums vai fiziskās personas vārds, uzvārds);
52.4. preču nosūtītāja (izsniedzēja) reģistrā – preču piegādes dokumentā vai pārvadājumu dokumentā norādītais preču saņēmējs (juridiskās personas nosaukums vai fiziskās personas vārds, uzvārds).
53. Reģistrs kopā ar vienu preču piegādes dokumenta vai pārvadājumu dokumenta eksemplāru vai šā dokumenta kopiju, kas izstrādāta un noformēta atbilstoši šo noteikumu 2. punktam (turpmāk – dokumenta eksemplārs), atrodas katrā preču izsniegšanas un saņemšanas vietas adresē līdz pārskata gada slēguma inventarizācijai. Uzņēmuma vadītājs nodrošina, ka viens pārskata gada slēguma preču inventarizācijas saraksta eksemplārs vai tā kopija, kas izstrādāta un noformēta atbilstoši šo noteikumu 2. punktam (turpmāk – inventarizācijas saraksta eksemplārs), glabājas preču saņemšanas vietas adresē līdz nākamajai pārskata gada slēguma inventarizācijai. Turpmāko reģistra un dokumenta eksemplāra, kā arī inventarizācijas saraksta eksemplāra glabāšanas kārtību nosaka uzņēmuma vadītājs.
54. Ja reģistru kārto un glabā tikai elektroniski, nodrošina šā reģistra attēlošanu datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā un, ja nepieciešams, arī iespēju veidot un izsniegt tā atvasinājumu papīra formā (piemēram, izdruku).
55. Šīs apakšnodaļas noteikumi neattiecas uz Grāmatvedības likuma 3. pantā minēto personu, ja šī persona nenodarbojas ar preču tālākpārdošanu mazumtirdzniecībā vai vairumtirdzniecībā.
56. Uzņēmums lieto tikai tādu grāmatvedības datorprogrammu, kuras izmantošanas tiesības saskaņā ar Autortiesību likumu apliecina:
56.1. autortiesību subjekta atļauja – attiecīga licence vai licences līgums;
56.2. atbilstoši līgumam uzņēmumam nodotas autora mantiskās tiesības, ja grāmatvedības datorprogrammu ir izstrādājis pats uzņēmums (piemēram, uzņēmuma darbinieks, pildot darba uzdevumu, vai pieaicināts speciālists, pildot noslēgtajā uzņēmuma līgumā paredzēto pienākumu).
57. Grāmatvedības datorprogramma atbilst šādām lietošanas prasībām:
57.1. nodrošina grāmatvedības datu:
57.1.1. attēlošanu datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā;
57.1.2. izdrukāšanu strukturētā veidā;
57.1.3. uzglabāšanu Grāmatvedības likuma 28. pantā noteiktajā glabāšanas laikā, saglabājot to satura autentiskumu un salasāmību;
57.1.4. ierakstīšanu informācijas datu nesējos;
57.2. nodrošina iespēju izveidot un uzturēt grāmatvedības kontu plānu.
58. Vienojoties ar nodokļu administrāciju, tiesībaizsardzības iestādi, tiesu vai citu institūciju (turpmāk šajā nodaļā – kontrolējošā institūcija) vai Valsts kontroles revidentu vai zvērinātu revidentu (turpmāk – revīzijas (audita) vai pārbaudes veicējs), ja uzņēmumam ar tam pieejamiem tehniskajiem līdzekļiem tas ir iespējams, uzņēmums nodrošina grāmatvedības datu ierakstīšanu mašīnlasāmā formātā.
59. Kontrolējošām institūcijām un revīziju (auditu) vai pārbaužu veicējiem normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos ir tiesības iepazīties ar uzņēmuma rīcībā esošo izmantojamās grāmatvedības datorprogrammas lietošanas instrukciju, kā arī ar informāciju par kodiem, saīsinājumiem, apzīmējumiem vai citām zīmēm, kuras izmanto grāmatvedības datorprogrammā grāmatvedības reģistru kārtošanai.
60. Izstrādājot grāmatvedības organizācijas dokumentu, kas nosaka kārtību, kādā uzņēmums:
60.1. kārto grāmatvedības reģistrus, norāda arī to, vai grāmatvedības reģistrus kārto elektroniski vai papīra formā, un, ja šos reģistrus kārto elektroniski, norāda, kādu datorprogrammu izmanto;
60.2. sagatavo ārējos un iekšējos attaisnojuma dokumentus, norāda informāciju par konkrētiem attaisnojuma dokumentiem, (piemēram, dokumenta nosaukums, saturs vai forma, sagatavojamais eksemplāru skaits);
60.3. glabā grāmatvedības dokumentus, nosaka dokumentu sistematizēšanas kārtību, glabāšanas vietu un formu;
60.4. dokumentē un uzskaita uzņēmuma transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, tai skaitā ar uzņēmuma saimniecisko darbību saistītos transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, kā arī izdevumus par uzņēmuma kā darba devēja vieglo transportlīdzekļu izmantošanu tādām vajadzībām, kas nav saistītas ar uzņēmuma saimnieciskās darbības veikšanu, ņem vērā nodokļus reglamentējošo normatīvo aktu prasības.
62. Par grāmatvedības politiku (budžeta iestādēm, no valsts budžeta daļēji finansētām atvasinātām publiskām personām un no budžeta nefinansētām iestādēm Likuma par budžetu un finanšu vadību izpratnē (turpmāk – budžeta iestādes) – par grāmatvedības uzskaites kārtību) ir uzskatāmi attiecīgo saimniecisko darījumu, faktu, notikumu un finanšu pārskata posteņu uzskaites, novērtēšanas un norādīšanas principi, metodes un noteikumi (piemēram, pamatlīdzekļu un ieguldījuma īpašumu novērtēšanas vai nolietojuma aprēķināšanas metodes, debitoru parādu vai krājumu atlikumu novērtēšanas metodes, aizņēmuma procentu un soda naudas uzskaites un norādīšanas principi, uzkrājumu veidošanas noteikumi, metodes, kas tiek izmantotas peļņas vai zaudējumu vai naudas plūsmas norādīšanai finanšu pārskatā).
63. Grāmatvedības organizācijas dokumentu, kurā nosaka kārtību, kādā organizē attaisnojuma dokumentu apriti, var sagatavot dokumentu aprites apraksta vai dokumentu aprites shēmas veidā. Šajā aprakstā vai shēmā ietver attaisnojuma dokumentu plūsmu saimniecisko darījumu sistēmās, šo dokumentu sagatavošanas vai saņemšanas, reģistrācijas, pārbaudes un apstrādes secību, izpildes termiņus, izpildītājus, uzņēmuma izdoto attaisnojuma dokumentu eksemplāru skaitu, glabāšanas vietu, ilgumu un citus lietvedības jautājumus grāmatvedībā.
64. Par saimniecisko darījumu sistēmām šo noteikumu izpratnē ir uzskatāms uzņēmuma saimniecisko darījumu sadalījums (klasifikācija) šādos pēc ekonomiskā satura un būtības savstarpēji saistītos virzienos:
64.1. preču un pakalpojumu iegāde;
64.2. norēķini ar preču piegādātājiem, pakalpojumu sniedzējiem un uzņēmuma darbiniekiem;
64.3. produkcijas ražošana, pakalpojumu sniegšana un attiecīgo izmaksu uzskaite;
64.4. izejvielu, materiālu, nepabeigto un gatavo ražojumu un preču glabāšana;
64.5. gatavo ražojumu, preču un pakalpojumu pārdošana;
64.6. norēķini ar pircējiem un pasūtītājiem par pārdotajām precēm un sniegtajiem pakalpojumiem;
64.7. uzņēmuma darbības finansēšana;
64.8. finanšu ieguldījumi;
64.9. citi uzņēmuma saimniecisko darījumu virzieni, kuru skaits un struktūra ir atkarīga no konkrētā uzņēmuma parastās darbības ieņēmumu un finanšu resursu veidošanā.
65. Budžeta iestādes, izstrādājot grāmatvedības organizācijas dokumentus, ievēro attiecīgās budžeta iestādes darbības specifiku un grāmatvedības uzskaites un pārskatu sagatavošanas un budžeta plānošanas un izpildes jomu regulējošajos normatīvajos aktos noteiktās prasības.
66. Kapitālsabiedrība, kuras grāmatvedību kārto tās vienīgais īpašnieks – vienīgais valdes loceklis, ir atbrīvota no attaisnojuma dokumentu aprites apraksta vai dokumentu aprites shēmas sagatavošanas (uz šo personu neattiecas šo noteikumu 63. punkts).
67. Kustamu un nekustamu ķermenisku lietu un skaidras naudas inventarizāciju veic ar vispārīgi izmantojamiem paņēmieniem (apskatot, saskaitot, nosverot, izmērot) vai, ja nepieciešams, ar speciāliem paņēmieniem (piemēram, ģeodēziskie mērījumi, tehniskie aprēķini, paraugu ķīmiskā analīze laboratorijās, pieaicināto ekspertu vērtējums, attiecīgu valsts reģistru aktualizētie dati, fiziskās personas apliecinājums par konkrētas lietas atrašanos šīs personas valdījumā un lietojumā, kas apliecināts ar parakstu), pārbaudot attiecīgo lietu daudzumu un pilnvērtīgumu (kvalitāti, derīgumu).
68. Nemateriālo ieguldījumu un citu bezķermenisko lietu, kā arī prasījumu un saistību (arī ārpusbilances posteņu) summas inventarizē, to apjomu pārbaudot saskaņā ar attiecīgajiem dokumentiem. Prasījumu un saistību summas salīdzina ar attiecīgajiem saimniecisko darījumu dalībniekiem (debitoriem un kreditoriem).
69. Vienādu kustamu ķermenisku lietu inventarizāciju var veikt arī ar izlases metodi. Ar šajā punktā minēto inventarizācijas metodi noteiktie inventarizācijas rezultāti nedrīkst būtiski atšķirties no vienlaidu inventarizācijas rezultātiem.
70. Budžeta iestādes, veicot pārskata gada slēguma inventarizāciju par nekustamajiem īpašumiem:
70.1. salīdzina datus par to īpašumā vai valdījumā esošiem nekustamā īpašuma objektiem ar attiecīgu valsts reģistru aktualizētiem datiem;
70.2. pārbaudi apskatot veic ne retāk kā reizi piecos gados, katru gadu inventarizējot vismaz vienu piektdaļu no šo aktīvu skaita, ja citos normatīvajos aktos attiecībā uz konkrētiem nekustamajiem īpašumiem nav noteikts citādi.
71. Bibliotēkas krājuma (bibliotēkā esošo dokumentu kopuma) inventarizāciju Latvijas Nacionālajā bibliotēkā un citās bibliotēkās, uz kurām attiecas Bibliotēku likums, veic normatīvajos aktos bibliotēku krājumu jomā noteiktajā kārtībā un termiņos.
72. Budžeta iestādes pārskata gada slēguma inventarizācijā veic kontu atlikumu un darījumu salīdzināšanu ar vispārējās valdības sektora struktūru (izņemot šo struktūru kontrolētus un finansētus komersantus, kuru sarakstu nodrošina Centrālā statistikas pārvalde, un speciālās ekonomiskās zonas, ostu un brīvostu pārvaldes) darījuma partneriem, ievērojot kārtību, kāda noteikta uz Likuma par budžetu un finanšu vadību pamata pieņemtajos normatīvajos aktos par gada pārskata sagatavošanas kārtību.
73. Kredītiestādes drīkst veikt no pieņemtajiem noguldījumiem izrietošo saistību salīdzināšanu izlases kārtībā pēc būtiskuma principa.
74. Uzņēmums pārskata gada slēguma inventarizācijā inventarizē prasījumu un saistību summas par Valsts ieņēmumu dienesta administrētajiem nodokļiem, nodevām un citiem uz valsts budžetu attiecināmiem maksājumiem, savstarpēji salīdzinot uzņēmuma grāmatvedības datus ar Valsts ieņēmumu dienesta elektroniskās deklarēšanas sistēmā pieejamiem datiem.
(MK 10.10.2023. noteikumu Nr. 566 redakcijā)
75. Valsts ieņēmumu dienests atbilstoši Likumam par budžetu un finanšu vadību kārto Valsts ieņēmumu dienesta administrēto nodokļu, nodevu un citu uz valsts budžetu attiecināmo maksājumu grāmatvedības uzskaiti un pārskata gada slēguma inventarizācijā Valsts ieņēmumu dienesta elektroniskās deklarēšanas sistēmā nodrošina nodokļu maksātājam pieejamus datus par maksājamo un pārmaksāto Valsts ieņēmumu dienesta administrēto nodokļu, nodevu, citu valsts noteikto maksājumu un ar tiem saistīto maksājumu (nokavējuma naudas un soda naudas) summām. Ja līdz pārskata gadam sekojošā gada 31. janvārim no uzņēmuma nav saņemta informācija par atšķirībām datos pēc stāvokļa uz pārskata gada 31. decembri, Valsts ieņēmumu dienests datus uzskata par salīdzinātiem ar uzņēmuma datiem.
(MK 10.10.2023. noteikumu Nr. 566 redakcijā)
76. Uzņēmuma vadītājs izveido inventarizācijas komisijas, kuru uzdevums ir veikt inventarizējamo objektu – uzņēmuma īpašumā vai lietojumā esošās mantas – faktiskā stāvokļa pārbaudi pa uzņēmuma struktūrvienībām vai pa mantas veidiem, kā arī veikt uzņēmuma saistību pārbaudi. Uzņēmuma vadītājs var izveidot vienu inventarizācijas komisiju visas uzņēmuma mantas un saistību inventarizēšanai. Uzņēmuma vadītājs, kurš ir tiesīgs grāmatvedību kārtot pats, arī inventarizāciju var veikt pats.
77. Inventarizācijas komisijas personālsastāvu un inventarizācijas sākšanas un pabeigšanas termiņu uzņēmuma vadītājs nosaka ar rakstisku rīkojumu. Uzņēmuma vadītājs šajā rīkojumā var ietvert arī inventarizācijas rezultātu dokumentēšanas termiņus (inventarizācijas sarakstu sagatavošanas un noslēgšanas termiņus) un citus nepieciešamos nosacījumus.
78. Inventarizāciju uzņēmumā veic saskaņā ar uzņēmuma vadītāja apstiprinātām inventarizācijas instrukcijām (turpmāk – inventarizācijas instrukcija). Inventarizācijas instrukcijā nosaka pārskata gada slēguma inventarizācijas un citu inventarizāciju sagatavošanas, veikšanas un norises kārtību, ja tādas uzņēmumā paredzētas, kā arī inventarizācijas sarakstu sagatavošanas un noslēgšanas kārtību. Šo noteikumu 76. punktā minētais uzņēmuma vadītājs, kurš var inventarizāciju veikt pats, ir atbrīvots no inventarizācijas instrukcijas sagatavošanas, ja šo noteikumu 77. punktā minētajā rīkojumā viņš ietver nepieciešamos inventarizācijas nosacījumus.
79. Uzņēmumā, sagatavojot attiecīgas inventarizācijas instrukcijas, var paredzēt arī:
79.1. papildu inventarizācijas;
79.2. periodiskās inventarizācijas;
79.3. ārkārtas inventarizācijas (ja konstatēta zādzība, materiālo vērtību bojāšana, ugunsgrēks, plūdi vai cita stihiska nelaime vai ja inventarizāciju veic atbilstoši darba līguma vai koplīguma noteikumiem par darbinieka materiālo atbildību);
79.4. turējumā vai glabājumā esošu ķermenisku lietu, arī to, kas uzņēmumam ir nodotas atbildīgā glabāšanā vai uzņēmumā ir pārstrādes vai labošanas (remonta) procesā, vai citu ārpusbilances aktīvu inventarizācijas, ja tādas paredz normatīvo aktu vai noslēgto līgumu noteikumi.
80. Uzņēmuma vadītājs inventarizācijas instrukcijā var paredzēt kārtību, kādā dokumentē faktu, ka šo noteikumu 90. punktā minētā ķermeniskā lieta vai to kopums šajā pārskata gadā nav pieejams pārskata gada slēguma inventarizācijai, un attiecībā uz minētajām ķermeniskajām lietām vai to kopumu noteikt speciālu inventarizācijas kārtību (piemēram, faktiskā apjoma noteikšanu ar šo noteikumu 67. vai 69. punktā minētajām metodēm tajā pārskata gadā, kad tas būs iespējams).
81. Uzņēmuma vadītājs var organizēt inventarizācijas rezultātu kontrolpārbaudes un, ja nepieciešams, uzdot inventarizāciju veikt atkārtoti.
82. Inventarizāciju veic tās personas klātbūtnē, kas atbild par konkrēto ķermenisko lietu, arī skaidras naudas, saglabāšanu (turpmāk – atbildīgā persona), ja tāda ir. Ārkārtas gadījumos, ja atbildīgās personas klātbūtne nav iespējama (piemēram, atbildīgās personas slimības, bezvēsts prombūtnes dēļ vai tādēļ, ka šī persona ir mirusi), uzņēmuma vadītājs pieņem lēmumu par inventarizācijas veikšanu bez atbildīgās personas klātbūtnes.
83. Uzņēmuma vadītājs uzaicina uzņēmuma revīzijas komisiju (revidentu, ja tāds ir) iekšējā audita (revīzijas) dienesta darbinieku (sabiedrības kontrolieri, ja tāds ir) vai zvērinātu revidentu, ja uzņēmuma gada pārskats tiek pakļauts zvērināta revidenta pārbaudei, novērot pārskata gada slēguma inventarizācijas gaitu.
84. Līdz attiecīgo ķermenisko lietu inventarizācijas uzsākšanai to glabāšanas vietās pabeidz visu piegādes dokumentu vai attaisnojuma dokumentu (par attiecīgo ķermenisko lietu saņemšanu vai izsniegšanu) apstrādi, izdara ierakstus attiecīgajos uzskaites reģistros un aprēķina attiecīgo ķermenisko lietu uzskaites vienību skaita atlikumus.
85. Pirms tiek uzsākta ķermenisko lietu faktiskā stāvokļa pārbaude, inventarizācijas komisija:
85.1. iepazīstas ar inventarizējamo objektu, inventarizācijas instrukciju un inventarizācijas veikšanas plānu, ja tā sagatavošanu paredz inventarizācijas instrukcija;
85.2. ja inventarizācijas veikšanai ķermenisko lietu glabāšanas vietā nepieciešams izmantot svēršanas un mērīšanas ierīces (turpmāk šajā punktā – mērīšanas līdzekļi), pārbauda to atbilstību likumā "Par mērījumu vienotību" un citos normatīvajos aktos mērīšanas līdzekļiem noteiktajām prasībām;
85.3. noskaidro, vai ir ievērotas šo noteikumu 84. punktā minētās prasības.
86. Ja ķermenisko lietu inventarizācija nav pabeigta vienā dienā, telpu, kur tās tiek glabātas, aizzīmogo inventarizācijas komisijas klātbūtnē pēc inventarizācijas komisijas darba pabeigšanas attiecīgajā dienā. Telpu var neaizzīmogot, ja tas nav lietderīgi un to paredz inventarizācijas instrukcija.
87. Inventarizācijas laikā inventarizācijas rezultātus elektroniski ievada vai manuāli (ar roku) ieraksta inventarizācijas sarakstā.
88. Inventarizācijas sarakstu sagatavo tā, lai visā tā glabāšanas laikā nezustu tajā ietvertā informācija, kā arī būtu iespējams radīt šā dokumenta atvasinājumu. Ja inventarizācijas sarakstu sagatavo elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu, nodrošina tajā iekļautās informācijas attēlošanu datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā.
89. Inventarizācijas sarakstu sagatavo, ievērojot šādas prasības:
89.1. ierakstus inventarizācijas sarakstā izdara latviešu valodā. Inventarizācijas sarakstā, izdarot ierakstus, papildus latviešu valodai var lietot arī otru valodu;
89.2. inventarizācijas sarakstā ietver vismaz šādus rekvizītus un informāciju:
89.2.1. dokumenta veida nosaukums;
89.2.2. dokumenta datums;
89.2.3. dokumenta numurs;
89.2.4. dokumenta sagatavošanas pamatojums (atsauce uz uzņēmuma vadītāja rīkojumu un, ja nepieciešams, arī uz inventarizācijas instrukciju);
89.2.5. uzņēmuma un, ja nepieciešams, inventarizējamās struktūrvienības nosaukums;
89.2.6. ziņas par personām, kuras piedalās inventarizācijā;
89.2.7. katras ķermenisko lietu uzskaites vienības nosaukums un uzskaites kods (numurs), ja tāds ir, mērvienība un daudzums;
89.2.8. cita informācija, ņemot vērā inventarizējamā objekta veidu un inventarizācijas instrukcijā noteikto kārtību;
89.3. ja inventarizācijas sarakstu sagatavo papīra formā, var izmantot iepriekš sagatavotu inventarizācijas saraksta veidlapu. Izdarot ierakstus inventarizācijas saraksta veidlapā papīra formā, nedrīkst atstāt neaizpildītas rindas. Inventarizācijas saraksta pēdējā lappusē neaizpildītās rindas pārsvītro;
89.4. inventarizācijas sarakstu paraksta inventarizācijas komisijas locekļi un atbildīgā persona, ja tāda ir. Ja kāds no inventarizācijas komisijas locekļiem nevar piedalīties inventarizācijā un ja to paredz inventarizācijas instrukcija, inventarizācijas sarakstu var parakstīt tikai daļa no inventarizācijas komisijas locekļiem;
89.5. ja inventarizāciju veic tādēļ, ka par atbildīgo personu ir norīkota cita persona, tad persona, kura pieņem ķermeniskās lietas vai naudu, parakstās inventarizācijas sarakstā par to saņemšanu, bet persona, kura tās nodod, – par to nodošanu (izņemot situāciju, ja ārkārtas gadījuma dēļ inventarizācija tiek veikta bez šīs personas klātbūtnes). Ja šajā punktā minētajā gadījumā inventarizācijas sarakstu sagatavo papīra formā, tad to sagatavo trijos eksemplāros;
89.6. ja inventarizācijas saraksti tiek sagatavoti elektroniskā formā, tos paraksta ar drošu elektronisko parakstu vai elektroniski apliecina ar grāmatvedības informācijas datorsistēmas vai citas informācijas sistēmas rīkiem uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā;
89.7. ja inventarizācijas sarakstā nepieciešams veikt ieraksta labojumu, attiecīgi piemēro šo noteikumu 22. un 24. punktā noteikto kārtību, kādā labo vai papildina ierakstus grāmatvedības reģistros un attaisnojuma dokumentos. Labojumu paraksta vai elektroniski apliecina tās pašas personas, kuras, ievērojot šo noteikumu 89.4. apakšpunktā noteikto kārtību, paraksta inventarizācijas sarakstu.
90. Uzņēmums var sagatavot atsevišķu inventarizācijas sarakstu vai citu attaisnojuma dokumentu par tām ķermeniskajām lietām vai to kopumu, kas pārskata gada slēguma inventarizācijas laikā nav pieejams faktiskā stāvokļa noteikšanai ar šo noteikumu 67. un 69. punktā minētajām metodēm (piemēram, par militāriem objektiem, kas atrodas starptautisko militāro operāciju rajonos). Šajā dokumentā iekļauj attiecīgus skaidrojumus, tai skaitā, ja iespējams, norādi par to, kad inventarizāciju būs iespējams veikt.
91. Inventarizācijas komisija pēc attiecīgo objektu inventarizācijas pabeigšanas iesniedz uzņēmuma vadītājam vai citai personai (saskaņā ar tai noteiktajiem pienākumiem uzņēmumā) sagatavotos inventarizācijas sarakstus kopā ar attiecīgajiem skaidrojumiem, priekšlikumiem un citiem dokumentiem, kas iegūti vai sagatavoti inventarizācijas gaitā (turpmāk – inventarizācijas dokumenti).
92. Ja uzņēmumā ir atbildīgā persona, inventarizācijas komisija nodrošina, ka atbildīgajai personai tiek izsniegta minētās komisijas apliecināta inventarizācijas saraksta kopija (ja saraksts sagatavots papīra formā) vai nodrošināta piekļuve elektroniskā formā sagatavotam sarakstam.
93. Uzņēmuma vadītājs vai cita persona (saskaņā ar tai noteiktajiem pienākumiem uzņēmumā) izskata iesniegtos inventarizācijas dokumentus un pārbauda, vai:
93.1. ir sagatavoti inventarizācijas saraksti par visiem uzņēmuma vadītāja rīkojumā noteiktajiem inventarizējamajiem objektiem;
93.2. inventarizācijas saraksti ir sagatavoti atbilstoši šo noteikumu 88., 89. un 90. punktā noteiktajai kārtībai;
93.3. inventarizācijas rezultāti iegūti atbilstoši inventarizācijas instrukcijai;
93.4. iesniegtie paskaidrojumi un priekšlikumi ir pamatoti;
93.5. visi inventarizācijas sarakstos norādītie aprēķini ir pareizi.
94. Uzņēmums ierakstus inventarizācijas sarakstos salīdzina ar grāmatvedības reģistru datiem un, ja nepieciešams, sagatavo salīdzināšanas sarakstus, kuros norāda inventarizācijā konstatētās inventarizējamo objektu, tai skaitā kustamu un nekustamu ķermenisko lietu, nemateriālo ieguldījumu un citu bezķermenisko lietu, kā arī prasījumu un saistību (arī ārpusbilances posteņu) grāmatvedības uzskaites un inventarizācijas sarakstu datu starpības, lai saskaņā ar inventarizācijas rezultātiem varētu precizēt ierakstus grāmatvedības reģistros.
95. Inventarizācijā konstatēto inventarizējamo objektu novērtējuma starpību, ķermenisko lietu vienību skaita starpību vai to zudumus bojāšanās, morālās novecošanās vai citu iemeslu dēļ iegrāmato uzņēmuma grāmatvedības reģistros saskaņā ar inventarizācijas instrukcijā vai citā grāmatvedības organizācijas dokumentā paredzēto inventarizācijas rezultātu iegrāmatošanas kārtību vai, ja tāda nav paredzēta, saskaņā ar uzņēmuma vadītāja norādījumiem.
96. Ja, veicot inventarizāciju šo noteikumu 74. punktā minētajā kārtībā, uzņēmums konstatē, ka tā dati par prasījumu un saistību summām, kuras attiecas uz Valsts ieņēmumu dienesta administrētajiem nodokļiem, nodevām un citiem uz valsts budžetu attiecināmiem maksājumiem, atšķiras no Valsts ieņēmumu dienesta elektroniskās deklarēšanas sistēmā pieejamiem datiem, uzņēmums par šo faktu informē Valsts ieņēmumu dienestu, izmantojot Valsts ieņēmumu dienesta elektroniskās deklarēšanas sistēmu.
97. Ja inventarizācija faktiski notikusi vai tās rezultāti iegūti pēc pārskata gada pēdējās dienas, pārskata gada slēguma inventarizācijas rezultātus iegrāmato tā, lai attiecīgais grāmatvedības ieraksts tiktu ietverts attiecīgā pārskata gada finanšu pārskatos.
98. Lai nepieļautu pārkāpumus uzņēmuma mantas saglabāšanā un krāpšanu, kā arī kļūdas vai neatbilstības uzņēmuma grāmatvedības dokumentos, uzņēmuma vadītājs var paredzēt šādus kontroles pasākumus:
98.1. darbinieku pienākumu nodalīšana – darbiniekam, kuram dotas tiesības veikt saimniecisko darījumu un par to sagatavot attaisnojuma dokumentu, netiek dotas tiesības arī šo dokumentu pašam apstiprināt, pārbaudīt, iegrāmatot un iekļaut finanšu pārskatā, vienlaikus nosakot, kuras no minētajām funkcijām ir cita darbinieka pienākums, vai vismaz to, ka atsevišķu funkciju izpildē iesaistīts arī otrs darbinieks;
98.2. atbildīgo darbinieku noteikšana par uzņēmuma skaidrās naudas un ķermenisko lietu glabāšanu, kā arī par bezķermenisko lietu dokumentācijas saglabāšanu;
98.3. pieejas ierobežošana uzņēmuma mantai – personām, kuras nav par attiecīgo lietu glabāšanu atbildīgie darbinieki, nosaka piekļuves ierobežojumu vietai, kur glabājas uzņēmuma skaidrā nauda, ķermeniskās lietas vai bezķermenisko lietu dokumentācija;
98.4. prasība par īpašas uzmanības pievēršanu neparastam vai aizdomīgam darījumam, tai skaitā maksājumam skaidrā naudā, kura apmērs pārsniedz noteikto summu (limitu), – nosaka darbinieku pienākumus, ja viņi konstatē, ka paredzētais vai veiktais saimnieciskais darījums ir neparasts vai aizdomīgs;
98.5. prasība vienveidīgu saimniecisko darījumu dokumentēšanai izmantot attiecīgo attaisnojuma dokumentu veidnes (ja dokumentu sagatavo elektroniski) vai veidlapas (ja dokumentu sagatavo papīra formā).
99. Lai atklātu pārkāpumus uzņēmuma mantas saglabāšanā vai kļūdas grāmatvedības datos, uzņēmuma vadītājs nodrošina vismaz šādus kontroles pasākumus:
99.1. kustamu un nekustamu ķermenisku lietu un skaidrās naudas un krājumu atlikumu inventarizāciju, tai skaitā skaidras naudas un krājumu atlikumu ārkārtas inventarizāciju (bez iepriekšēja brīdinājuma), inventarizācijas rezultātu salīdzināšanu ar grāmatvedības datiem un atklāto starpību, ja tādas ir, rašanās cēloņu analizēšanu vai izmeklēšanu un grāmatvedības datu precizēšanu;
99.2. uzņēmuma kontos esošās bezskaidrās naudas atlikumu summu salīdzināšanu ar kredītiestādēm vai citiem maksājumu pakalpojumu sniedzējiem, saistību atlikumu summu salīdzināšanu ar piegādātājiem un citiem kreditoriem, atklāto starpību, ja tādas ir, rašanās cēloņu analizēšanu vai izmeklēšanu un grāmatvedības datu precizēšanu.
100. Lai kontrolētu uzņēmuma finanšu uzskaites precizitāti un nodokļu aprēķināšanas pareizību, uzņēmuma vadītājs var paredzēt regulāras attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru pārbaudes, lai iegūtu pārliecību, ka:
100.1. sagatavojot attaisnojuma dokumentus un kārtojot grāmatvedības reģistrus, ir ievērotas Grāmatvedības likumā un citos grāmatvedības jomas normatīvajos aktos noteiktās prasības un grāmatvedības organizācijas dokumentos noteiktā kārtība;
100.2. attaisnojuma dokumentos ietvertās ziņas ir patiesas un saimniecisko darījumu novērtējums naudas izteiksmē ir pareizs;
100.3. katrs attaisnojuma dokuments ir laikus un precīzi iegrāmatots (piemēram, pārbauda, vai attaisnojuma dokumenta saturs, tai skaitā saimnieciskā darījuma vērtība naudas izteiksmē, atbilst ierakstam grāmatvedības reģistros, vai lietoti atbilstošie grāmatvedības konti, kodi, simboli u. tml.);
100.4. visi saimnieciskie darījumi, kas attiecas uz pārskata gadu, ir apliecināti ar attaisnojuma dokumentiem un norādīti šā pārskata gada grāmatvedības reģistros un finanšu pārskatos.
101. Lai nepieļautu grāmatvedības dokumentos iekļautās informācijas zaudēšanu, uzņēmuma vadītājs var paredzēt šādus kontroles pasākumus:
101.1. pieejas ierobežošana grāmatvedības datiem (piemēram, lai nodrošinātu informācijas drošību, darbiniekiem piešķir un regulāri maina piekļuves paroles grāmatvedības datorprogrammai un veic attiecīgu elektroniskās identifikācijas procedūru, kas citai personai liedz piekļuvi šiem datiem);
101.2. atbildīgo darbinieku noteikšana par grāmatvedības dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu saglabāšanu līdz to nodošanai uzņēmuma arhīvā un arī pēc tam, kā arī grāmatvedības dokumentu glabāšanas kārtības noteikšana uzņēmuma arhīvā;
101.3. ja grāmatvedību kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu, grāmatvedības datu rezerves kopiju sagatavošanas un glabāšanas kārtības noteikšana.
102. Ja uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumenti nosaka pašizmaksas aprēķināšanas kārtību un faktisko izdevumu kalkulācijas sagatavošanas kārtību, tad grāmatvedības kontroles ietvaros veic pārbaudi arī par to, vai pašizmaksa ir aprēķināta un vai izdevumu kalkulācija ir sagatavota pareizi.
103. Atzīt par spēku zaudējušiem Ministru kabineta 2003. gada 21. oktobra noteikumus Nr. 585 "Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju" (Latvijas Vēstnesis, 2003, 151. nr.; 2006, 195. nr.; 2009, 204. nr.; 2010, 25. nr.; 2011, 122., 200. nr.; 2012, 54. nr.; 2013, 12., 98., 129., 203. nr.; 2017, 140. nr.; 2018, 73. nr.; 2019, 235. nr.).
104. Šo noteikumu 70.2. apakšpunktā minēto termiņu un nosacījumus var piemērot, veicot 2024. pārskata gada un turpmāko pārskata gadu slēguma inventarizāciju, ja līdz 2024. gadam ir veikta visu nekustamo īpašumu inventarizācija apskatot.
Finanšu ministrs J. Reirs
 |
 |
 |
 |