Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka Mācību pārvaldības sistēmas (turpmāk – informācijas sistēma) struktūru, tajā iekļaujamos datus, to glabāšanas termiņus un apstrādes noteikumus, kā arī kārtību, kādā tiek nodrošinātas piekļuves tiesības informācijas sistēmai.

2. Informācijas sistēmas pārzinis un turētājs ir Valsts administrācijas skola (turpmāk – skola). Skola, sniedzot profesionālās attīstības un kompetences pilnveides iespējas, izmanto informācijas sistēmu, lai nodrošinātu efektīvu mācību procesa pārvaldīšanu un informācijas pieejamību par:

2.1. mācību dalībniekiem, kuri skolā apguvuši profesionālās mācības un piedalījušies kvalifikācijas paaugstināšanas mācību pasākumos (turpmāk kopā – mācības);

2.2. mācībām, kuras pieejamas mācību dalībniekiem;

2.3. grāmatvedības prasību izpildi un mācību statistikas datiem.

3. Informācijas sistēmā iekļauj datus par:

3.1. mācību koordinatoriem, institūciju koordinatoriem, pasniedzējiem, mācību dalībniekiem un mācību atbalsta personālu;

3.2. mācībām, mācību materiāliem un mācību grupām;

3.3. mācību dalībniekiem izsniegtajiem dokumentiem, kas apliecina mācību apgūšanu vai apmeklējumu (turpmāk – sertifikāti);

3.4. mācību dalībnieku anketēšanas un testēšanas rezultātiem.

4. Informācijas sistēmu veido šādas sadaļas:

4.1. lietotāji;

4.2. mācību katalogs;

4.3. mācības;

4.4. mācību materiāli.

5. Informācijas sistēmā ir šādi lietotāji:

5.1. mācību koordinatori – skolas amatpersonas (darbinieki), kuras plāno un organizē mācību procesu;

5.2. institūciju koordinatori – valsts vai pašvaldības institūciju noteiktas amatpersonas (darbinieki), kuras komplektē mācību grupas;

5.3. mācību dalībnieki – valsts un pašvaldību institūciju amatpersonas (darbinieki) un privātpersonas, kuras piedalās mācībās;

5.4. pasniedzēji – personas, kuras veic apmācību;

5.5. mācību atbalsta personāls – personas, kuras nodrošina atbalstu mācību procesa organizēšanā.

6. Par mācību koordinatoriem un institūciju koordinatoriem informācijas sistēmā iekļauj šādus datus:

6.1. vārds (vārdi);

6.2. uzvārds;

6.3. personas kods;

6.4. darbavieta:

6.4.1. nosaukums;

6.4.2. konta numurs;

6.5. kontaktinformācija:

6.5.1. elektroniskā pasta adrese;

6.5.2. tālruņa numurs.

7. Par pasniedzējiem un mācību atbalsta personālu informācijas sistēmā iekļauj šādus datus:

7.1. vārds (vārdi);

7.2. uzvārds;

7.3. personas kods;

7.4. darbavietas nosaukums;

7.5. kontaktinformācija:

7.5.1. elektroniskā pasta adrese;

7.5.2. tālruņa numurs.

8. Par mācību dalībniekiem informācijas sistēmā iekļauj šādus datus:

8.1. vārds (vārdi);

8.2. uzvārds;

8.3. personas kods;

8.4. darbavieta (aizpilda, ja mācību pasākuma izmaksas sedz darba devējs):

8.4.1. nosaukums;

8.4.2. konta numurs;

8.5. kontaktinformācija:

8.5.1. elektroniskā pasta adrese;

8.5.2. tālruņa numurs;

8.5.3. deklarētās dzīvesvietas adrese (neaizpilda, ja mācību pasākuma izmaksas sedz darba devējs).

9. Par mācību dalībniekiem, kuri piedalās mācību pasākumos, kas tiek līdzfinansēti no Eiropas Savienības fondu līdzekļiem, papildus šo noteikumu 8. punktā minētajiem datiem informācijas sistēmā iekļauj datus atbilstoši Eiropas Savienības un Latvijas Republikas normatīvajiem aktiem par Eiropas Savienības fondu īstenošanu.

10. Šo noteikumu 6.5.2., 7.5.2. un 8.5.2. apakšpunktā minētos datus norāda, ja lietotājs vēlas.

11. Mācību katalogā iekļauj šādus datus:

11.1. mācību pasākuma apraksts:

11.1.1. mācību kursa programma;

11.1.2. mācību kursa modulis;

11.1.3. mācību kursa mērķis;

11.1.4. mērķauditorija;

11.1.5. tēmas;

11.1.6. dalībnieku ieguvumi;

11.1.7. laiks, ilgums, cena;

11.1.8. pasniedzējs;

11.2. mācību koordinatora kontaktinformācija.

12. Par mācībām informācijas sistēmā iekļauj šādus datus:

12.1. plānošanas kalendārs;

12.2. komplektēšanas kalendārs;

12.3. mācību grupa:

12.3.1. mācību pasākuma nosaukums;

12.3.2. vietu limits;

12.3.3. pasniedzēja vārds (vārdi), uzvārds;

12.3.4. dalībnieku skaits;

12.3.5. dalībnieka vārds (vārdi), uzvārds;

12.4. anketēšanas un testēšanas rezultāti;

12.5. sertifikāti:

12.5.1. mācību norises datums;

12.5.2. sertifikāta reģistrācijas numurs;

12.5.3. dalībnieka vārds (vārdi), uzvārds;

12.5.4. mācību pasākuma nosaukums;

12.5.5. akadēmisko stundu skaits.

13. Par mācību materiāliem informācijas sistēmā iekļauj šādus datus:

13.1. nosaukums;

13.2. datne.

14. Informācijas sistēmā datus iekļauj un aktualizē:

14.1. informācijas sistēmas administrators – šo noteikumu 6.1., 6.2., 6.3., 6.4. un 6.5.1. apakšpunktā minētos datus par mācību koordinatoriem;

14.2. mācību koordinatori – šo noteikumu 6. punktā minētos datus par sevi, šo noteikumu 6.1., 6.2., 6.3., 6.4. un 6.5.1. apakšpunktā minētos datus par institūciju koordinatoriem un šo noteikumu 7.1., 7.2., 7.3., 7.4., 11.1. apakšpunktā un 13. punktā minētos datus;

14.3. institūciju koordinatori – šo noteikumu 6. punktā minētos datus par sevi un šo noteikumu 8.1., 8.2., 8.3. un 8.5.1. apakšpunktā minētos datus;

14.4. pasniedzēji – šo noteikumu 7. punktā minētos datus par sevi un šo noteikumu 13. punktā minētos datus;

14.5. mācību dalībnieki – šo noteikumu 8. punktā minētos datus par sevi;

14.6. mācību atbalsta personāls – šo noteikumu 7. punktā minētos datus par sevi.

15. Lietotāji informācijas sistēmā var identificēties, izmantojot vienu no šādiem identifikācijas veidiem:

15.1. Valsts reģionālās attīstības aģentūras pārziņā esošā valsts informācijas sistēmu savietotāja koplietošanas risinājumu personas identifikācijai;

15.2. informācijas sistēmas administratora piešķirtu lietotājvārdu un paroli.

16. Pieteikšanos mācībām informācijas sistēmā veic:

16.1. mācību dalībnieks – mācību katalogā;

16.2. institūciju koordinatori:

16.2.1. komplektējot mācību grupas no savas institūcijas mācību dalībniekiem;

16.2.2. saņemot no mācību koordinatora uzdevumu komplektēt mācību grupu Eiropas Savienības fondu līdzfinansētajām mācībām.

17. Institūcijas koordinatoram pieejas tiesības informācijas sistēmai piešķir un anulē skolas direktora pilnvarota amatpersona (darbinieks) – informācijas sistēmas administrators. Pieejas tiesības institūcijas koordinatoram piešķir, pamatojoties uz institūcijas pieteikumu, kurā norādīts institūcijas koordinatora vārds (vārdi), uzvārds, personas kods, valsts vai pašvaldības institūcija, kurā institūcijas koordinators ir nodarbināts, tālruņa numurs un elektroniskā pasta adrese, kā arī darba pienākumi, kuru veikšanai nepieciešama pieeja informācijas sistēmai.

18. Informācijas sistēmas administrators triju darbdienu laikā pēc šo noteikumu 17. punktā minētā pieteikuma saņemšanas piešķir vai anulē institūcijas koordinatoram pieejas tiesības un elektroniski informē viņu par piešķirtajām tiesībām vai par to anulēšanu.

19. Tiesības piekļūt datiem informācijas sistēmā atbilstoši lietotāja lomai un tiesībām ir:

19.1. informācijas sistēmas pārzinim – visiem informācijas sistēmā iekļautajiem datiem;

19.2. mācību koordinatoriem:

19.2.1. saviem datiem;

19.2.2. datiem par lietotājiem;

19.2.3. mācību katalogam;

19.2.4. plānošanas kalendāram;

19.2.5. komplektēšanas kalendāram;

19.2.6. datiem par mācību grupām;

19.2.7. anketēšanas un testēšanas rezultātiem;

19.2.8. mācību materiāliem;

19.3. institūciju koordinatoriem:

19.3.1. saviem datiem;

19.3.2. mācību katalogam;

19.3.3. savas institūcijas mācību dalībniekiem un to iegūtajiem sertifikātiem;

19.3.4. komplektēšanas kalendāram;

19.4. mācību dalībniekiem:

19.4.1. saviem datiem;

19.4.2. mācību katalogam;

19.4.3. mācību materiāliem;

19.5. pasniedzējiem:

19.5.1. saviem datiem;

19.5.2. mācību katalogam;

19.5.3. mācību materiāliem;

19.6. mācību atbalsta personālam:

19.6.1. saviem datiem;

19.6.2. mācību katalogam;

19.6.3. datiem par dalībnieku skaitu.

20. Tiesības bez maksas saņemt ziņas no informācijas sistēmas ir:

20.1. privātpersonām – par sevi;

20.2. valsts un pašvaldību institūcijām – mācību statistikas datus par savas institūcijas nodarbinātajiem.

21. Informācijas sistēma dzēš uzkrātos datus:

21.1. par mācību dalībniekiem – trīs gadus pēc mācību noslēguma, izņemot šo noteikumu 22. punktā minētos datus;

21.2. par mācību koordinatoriem, institūciju koordinatoriem, pasniedzējiem un mācību atbalsta personālu – trīs gadus pēc sistēmas lietotāja tiesību izbeigšanās.

22. Informācijas sistēmā uzkrātos personas datus par Eiropas Savienības fondu līdzfinansēto mācību dalībniekiem glabā Eiropas Savienības normatīvajos aktos par Eiropas Savienības fondu īstenošanu noteiktajā termiņā un kārtībā.

23. Šo noteikumu 8. un 9. punktā minētos mācību dalībnieku datus normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos, kārtībā un apjomā nodod Eiropas Savienības fondu sadarbības iestādei – Centrālajai finanšu un līgumu aģentūrai – un citām Eiropas Savienības fondu vadībā iesaistītajām nacionālajām iestādēm, Latvijas un starptautiskajām revīzijas iestādēm, kuru kompetencē ir Eiropas Savienības fondu izdevumu un līgumsaistību izpildes kontrole un revīzija, pēc to pieprasījuma.