Darbības ar dokumentu

Neoficiāls tulkojums

SOMIJAS REPUBLIKAS VALDĪBAS
LATVIJAS REPUBLIKAS VALDĪBAS
NORVĒĢIJAS KARALISTES VALDĪBAS
POLIJAS REPUBLIKAS VALDĪBAS
KRIEVIJAS FEDERĀCIJAS VALDĪBAS
ZVIEDRIJAS KARALISTES VALDĪBAS
LĪGUMS PAR ZIEMEĻU DIMENSIJAS KULTŪRAS PARTNERĪBAS SEKRETARIĀTA IZVEIDI

Somijas Republikas valdība, Latvijas Republikas valdība, Norvēģijas Karalistes valdība, Polijas Republikas valdība, Krievijas Federācijas valdība un Zviedrijas Karalistes valdība, turpmāk kopā sauktas par Pusēm,

ATSAUCOTIES uz 2006. gada 24. novembra politisko deklarāciju par Ziemeļu Dimensijas politiku starp Eiropas Savienību, Islandes Republiku, Norvēģijas Karalisti un Krievijas Federāciju,

ŅEMOT VĒRĀ Ziemeļu Dimensijas augstāko amatpersonu lēmumu, kas pieņemts sanāksmē Stokholmā 2009. gada 12. novembrī, un nodomu izveidot Ziemeļu Dimensijas Kultūras partnerību (turpmāk - ZDKP),

PILNĪBĀ BALSTOTIES uz Ziemeļu Dimensijas politisko ietvardokumentu, kas ir spēkā no 2007. gada 1. janvāra,

APSTIPRINOT Saprašanās memorandu modalitāšu noteikšanai Ziemeļu dimensijas Kultūras partnerības dibināšanai, kas 2010. gada 20. maijā parakstīts Sanktpēterburgā,

ir vienojušās par turpmāko:

1. pants Sekretariāta izveidošana

1.1 Ar šo Puses izveido Ziemeļu Dimensijas Kultūras partnerības sekretariātu (turpmāk tekstā saukts par Sekretariātu).

1.2 Sekretariātam ir juridiskas personas statuss.

1.3 Sekretariāta mītne atrodas Rīgā, Latvijā, (tekstā saukts par Uzņemošā valsts).

2. pants Juridiskas personas statuss

Sekretariātam Uzņemošajā valstī ir juridiskas personas statuss. Sekretariātam ir tāda tiesībspēja, kāda var būt nepieciešama, lai pildītu tā funkcijas un īstenotu mērķus, ieskaitot tiesības slēgt līgumus, iegūt un atsavināt kustamu un nekustamu īpašumu, kā arī ierosināt tiesvedību un tajā piedalīties.

3. pants Imunitāte un privilēģijas

3.1 Sekretariātam un tā īpašumam un aktīviem ir tādas privilēģijas un imunitāte, kas ir nepieciešama, lai tas pildītu savas funkcijas un sasniegtu mērķus.

3.2 Sekretariāta pastāvīgajam personālam Uzņemošās valsts teritorijā ir tādas privilēģijas un imunitāte, kas ir nepieciešama, lai pildītu savas funkcijas saistībā ar Sekretariāta darbībām.

3.3 Starp Sekretariātu un Uzņemošo valsti noslēdz Līgumu, kas nosaka Sekretariāta tiesībspēju, privilēģijas, imunitāti un tā personālu.

4. pants Lēmumu pieņemšana

Visus lēmumus Puses pieņem pēc vienprātības principa.

5. pants Sekretariāta mērķi un funkcijas

5.1 Sekretariāts koordinē ZDKP darbu un sniedz ZDKP administratīvo, analītisko un tehnisko atbalstu.

5.2 Detalizēti Sekretariāta mērķi un pienākumi ir noteikti Līguma 1.pielikumā Darba uzdevumos.

6. pants Budžets un finanšu iemaksu shēma

6.1 Sekretariāta finanšu gads atbilst kalendārajam gadam. Šā līguma Puses veic ikgadējās iemaksas, pamatojoties uz Finanšu iemaksu shēmu, kas noteikta Līguma 2. pielikumā.

6.2 Ikgadējām finanšu iemaksām jāsasniedz vismaz 110 000 EUR, lai nodrošinātu Sekretariāta izveidošanu un tā funkcionēšanu.

6.3 Minimālā katras Puses ikgadējā iemaksa ir 10 000 EUR.

6.4 Finanšu iemaksu shēmu pārskata reizi trīs gados, un par jebkādām iespējamām izmaiņām šā līguma Puses lemj Vadības komitejas sapulcē.

7. pants Personāls

7.1 Sekretariātu vada Sekretariāta vadītājs, kam ir atbilstoša kvalifikācija un kuru izvēlas no kādas Līguma Puses valsts pilsoņiem. Sekretariāta vadītāju šā līguma Puses ieceļ amatā saskaņā ar 1.pielikuma Darba uzdevumu 3.punktā minētajiem noteikumiem.

7.2 Papildu personālu, kas nepieciešams, lai veiksmīgi īstenotu Sekretariāta uzdevumu izpildi, ieceļ saskaņā ar Darba uzdevumiem un pieejamo finanšu resursu ietvaros.

8. pants Strīdu izšķiršana

8. Jebkuru strīdu, pretrunas vai prasības, kas rodas no, vai saistībā ar šā līguma interpretāciju un piemērošanu, šī līguma Puses risina konsultāciju ceļā.

9. pants Spēkā stāšanās

9.1 Katra Puse paziņo Depozitārijam pa diplomātiskajiem kanāliem par nacionālo juridisko procedūru izpildi, kas nepieciešamas, lai šis līgums stātos spēkā. Depozitārijs informē citas Puses par katra paziņojuma saņemšanu.

9.2 Šis līgums stājas spēkā, un Sekretariāts uzsāk darbību trīsdesmitajā dienā pēc datuma, kad visas Puses paziņojušas Depozitārijam par šī līguma apstiprināšanu.

9.3 Depozitārijs informē Puses par šā līguma spēkā stāšanās datumu.

10. pants Grozījumi

10.1 Grozījumus var veikt tikai ar šī līguma Pušu savstarpēju vienošanos. Priekšlikumus šī līguma grozīšanai sagatavo rakstiski un iesniedz pa diplomātiskajiem kanāliem visām Pusēm ar Depozitārija starpniecību. Depozitārijs pa diplomātiskajiem kanāliem informē visas Puses par apstiprinātajiem grozījumiem.

10.2 Grozījumi stājas spējā trīsdesmitajā dienā pēc datuma, kad visas Puses ir informējušas Depozitāriju par grozījumu apstiprināšanu.

10.3 Depozitārijs informē Puses par grozījumu spēkā stāšanās datumu.

10.4 2. pielikumu, kas nosaka Finanšu iemaksu shēmu, var pārskatīt ar šā līguma Pušu lēmumu saskaņā ar šā līguma 6. panta 6.4. daļu, neievērojot šā līguma 10. panta 10.1.-10.3. daļā noteikto kārtību. Līdzīga kārtība attiecas uz 1. pielikuma, kas nosaka Darba uzdevumus, grozīšanu, pie nosacījuma, ka ir notikušas konsultācijas ar Vadības komiteju, un Līguma Puses ir apstiprinājušas grozījumus Darba uzdevumos..

11. pants Izstāšanās

11.1 Jebkura Puse var izstāties no šā līguma, iesniedzot rakstisku paziņojumu Depozitārijam. Izstāšanās stājas spēkā nākamā kalendārā gada beigās pēc gada, kad Depozitārijs ir saņēmis paziņojumu.

11.2 Pārējās Puses apspriežas un vienojas par turpmāko Sekretariāta pastāvēšanu un struktūru.

11.3 Izstāšanās no ZDKP attiecīgi nozīmē arī izstāšanos no šā līguma.

12. pants Pievienošanās

Jebkurš ZDKP Partneris var jebkurā laikā pēc šā līguma spēkā stāšanās izteikt lūgumu Depozitārijam pievienoties šim līgumam. Depozitārijs informē visas šā līguma Puses par šādu lūgumu. Ja Puses apstiprina šo lūgumu, tad jaunā Partnera pievienošanās ZDKP stājas spēkā sešdesmitajā dienā pēc tam, kad Depozitārijs ir saņēmis paziņojumu par jaunā ZDKP Partnera nacionālo juridisko procedūru izpildi.

13. pants Depozitārijs

Šī līguma Depozitārijs ir Uzņemošā valsts.

14. pants Līguma izbeigšana

14.1 Šis līgums ir spēkā piecus gadus un tā darbība tiek automātiski pagarināta, ja netiek nolemts citādi.

14.2 Šī līguma darbību var izbeigt ar šī līguma Pušu vienprātīgu lēmumu. Puses apspriež visas izmaksas saistībā ar šā līguma un Sekretariāta darbības izbeigšanu pirms šā līguma darbības izbeigšanas.

To apliecinot, zemāk parakstījušās valdību pilnvarotās personas, ir parakstījušas šo līgumu.

Parakstīts [(vieta), (datums) (mēnesis un gads)] vienā oriģinālā eksemplārā, angļu valodā, ko glabā Depozitārijs. Depozitārijs izsniedz autentiskas kopijas visām Pusēm.

Somijas Republikas valdības vārdā,

Latvijas Republikas valdības vārdā,

Norvēģijas Karalistes valdības vārdā,

Polijas Republikas valdības vārdā,

Krievijas Federācijas valdības vārdā,

Zviedrijas Karalistes valdības vārdā

 

1. PIELIKUMS

ZIEMEĻU DIMENSIJAS KULTŪRAS PARTNERĪBAS SEKRETARIĀTA DARBA UZDEVUMI

1. Ievads

Lai padarītu Ziemeļu Dimensijas Kultūras partnerību (ZDKP) vienotāku un efektīvāku, nolemts izveidot Sekretariātu (Ziemeļu Dimensijas Kultūras partnerības), pamatojoties uz Līgumu par Ziemeļu Dimensijas Kultūras partnerības sekretariāta izveidi (Līgums). Sekretariāta darbības mērķis ir nodrošināt administratīvo, analītisko un tehnisko atbalstu daudzpusējām saskaņotām darbībām ZDKP ietvaros.

Sekretariāta pilnvaru un darbības apmērs papildus organizatoriskajai struktūrai un finanšu pasākumiem ir aprakstīts šajos darba uzdevumos.

Sekretariāta mītne atrodas Rīgā, Latvijā, turpmāk tekstā saukta par Uzņemošo valsti.

Sekretariāta darba valoda ir angļu valoda.

2. Darbības joma

Šo darba uzdevumu ietvaros Sekretariāts galvenokārt:

2.1 nodrošina administratīvu, analītisku un tehnisku atbalstu, organizējot Vadības komitejas sanāksmes un citas augsta līmeņa sanāksmes, kā arī sagatavojot un izplatot nepieciešamo informāciju un izskatīšanai un diskusijām nepieciešamos dokumentus;

2.2 sagatavo Vadības komitejas un augsta līmeņa sanāksmju protokolu projektus, ko izplata visām ZDKP Pusēm;

2.3 sniedz administratīvu atbalstu ZDKP, kas var ietvert sanāksmju organizēšanu, rakstveida materiālu un apkopojuma ziņojumu sagatavošanu, reģistru un adresātu sarakstu atjaunināšanu un cita veida tehnisko pakalpojumu sniegšanu;

2.4 nodrošina ZDKP mājaslapas un citu ZDKP saziņas līdzekļu atjaunināšanu un atbalsta ZDKP kā kontaktpunktu par tīklu, projektu un citu kultūras, kultūras tūrisma un radošo industriju aktualitātēm Ziemeļu Dimensijas teritorijā;

2.5 sagatavo specifiskus informatīvus materiālus un analītisku vai aprakstošu pamatinformāciju ZDKP vajadzībām, ko rakstveidā pieprasa Vadības komitejas vadītājs un Vadības komitejā apstiprina Puses;

2.6 pēc Vadības komitejas pieprasījuma sniedz atbalstu ZDKP aktivitāšu izstrādē un īstenošanā kultūras, kultūras tūrisma un radošo industriju jomā, cita starpā, sniedzot administratīvu, tehnisku un analītisku atbalstu Vadības komitejai, izpildot šos uzdevumus;

2.7 veicina koordināciju un informācijas apmaiņu ZDKP ietvaros un ar organizācijām, kuru darbība attiecas uz ZDKP;

2.8 sniedz atbalstu, organizējot ikgadējo radošo industriju veicināšanas pasākumu Sanktpēterburgā;

2.9 pēc Vadības komitejas pieprasījuma un norādījumiem, ja nepieciešams, pārstāv ZDKP starptautiskos forumos.

3. Sekretariāta vadītājs

3.1 Sekretariātu vada Sekretariāta vadītājs, kam ir atbilstoša kvalifikācija un kuru izvēlas no kādas Līguma Puses valsts pilsoņiem, un kuru ieceļ ne vēlāk kā trīs mēnešus pēc Līguma parakstīšanas.

3.2 Sekretariāta vadītāju izvirza Līguma puses, ievērojot dzimumu līdztiesību un ģeogrāfisko līdzsvaru saskaņā ar rotācijas principu. Vadības komitejas vadītājs, kuru apstiprina šā līguma Puses, ir pilnvarots parakstīt darba līgumu ar Sekretariāta vadītāju ZDKP vārdā.

3.3 Pēc tam, kad Līgums ir parakstīts, Vadības komiteja pilnvaro Sekretariāta vadītāju parakstīt Uzņemošās valsts līgumu, kā minēts šā līguma 3. panta 3.3. daļā.

Sekretariāta vadītājs ir arī pilnvarots parakstīt jebkurus turpmākos Uzņemošās valsts līguma grozījumus, kurus apstiprinājusi Vadības komiteja.

3.4 Sekretariāta vadītājs:

3.4.1. piedāvā darba plānus un darbības, balstoties uz Vadības komitejas vadītāja norādījumiem, kam nepieciešams Līguma Pušu apstiprinājums;

3.4.2 iesniedz Sekretariāta kalendārā gada budžeta ierosinājumus informācijai Vadības komitejai un Līguma Pušu apstiprināšanai;

3.4.3 sagatavo un iesniedz grāmatvedības atskaites un citus ziņojumus Līguma Pusēm un Vadības komitejai;

3.4.4 iesniedz gada pārskatus Līguma Pusēm un Vadības komitejai;

3.4.5 Sekretariāta vārdā slēdz un pārvalda līgumus par preču un pakalpojumu iegādi Sekretariāta vajadzībām;

3.4.6 uzrauga to līgumslēdzēju sniegumu, kuri pilda uzdevumus, ko Sekretariāts ir nodevis ārpakalpojumiem;

3.4.7 izstrādā Personāla noteikumus, Administratīvās vadlīnijas un Finanšu noteikumus, kas izklāstīti Sekretariāta Personāla rokasgrāmatā, un ko apstiprina Līguma Puses.

4. Personāls

4.1 Sekretariāts nodarbina personālu atbilstoši tā uzdevumiem. Papildus Sekretariāta vadītājam sākotnēji ir tikai viens sekretārs/grāmatvedis.

4.2 Papildus personālu, kas nepieciešams, lai veiksmīgi īstenotu Sekretariāta uzdevumu izpildi, Līguma Puses apstiprina un ieceļ pieejamo finanšu resursu ietvaros.

4.3 Pastāvīgais personāls ir Sekretariāta vadītājs un citi Sekretariāta profesionālie darbinieki, kuri pilda Sekretariāta funkcijas, kā tas noteikts Darba uzdevumos.

4.4 Ieceļot pastāvīgo Sekretariāta personālu, jānodrošina ģeogrāfiskais līdzsvars starp Līguma Pusēm, kā arī jāievēro rotācijas princips.

4.5 Sekretariāta pastāvīgajam personālam tiek piedāvāts slēgt līgumus uz laiku līdz trim gadiem ar iespēju pagarināt to darbību vēl par vienu gadu. Pastāvīgais personāls var atkārtoti pieteikties uz savu amatu tikai vienreiz. Pagarinājums neietver atkārtotu pieteikumu.

4.6 Ar Vadības komitejas piekrišanu papildu personālu var piesaistīt no citām iestādēm. Vadības komiteja dod piekrišanu papildu personāla piesaistīšanai tikai ar nosacījumu, ka nosūtošā iestāde (valdība, reģionālā administrācija vai sponsoriestāde) sedz visus papildu personāla izdevumus, izņemot biroja telpu nomu, par ko maksā Sekretariāts. Papildu personālam ir jābūt darba tiesiskās attiecībās ar nosūtītāju iestādi.

4.7 Jauniem profesionāļiem vai citām personām var piedāvāt prakses darba iespējas Sekretariātā uz noteiktu laiku, kas nepārsniedz trīs mēnešus. Ikmēneša praktikantu stipendijas tiek iekļautas Sekretariāta gada budžetā.

5. Vadības komitejas loma

5.1. Vadības komiteja uzrauga Sekretariāta darbu un sniedz nepieciešamos norādījumus.

5.2 Vadības komiteja:

5.2.1 piedalās Sekretariāta vadītāja amatā iecelšanas un atbrīvošanas procesā;

5.2.2. apstiprina darba programmas;

5.2.3. nodrošina, lai Sekretariāta personāla sastāvs un tā kvalifikācija atbilstu Sekretariāta uzdevumiem; dod norādījumus un uzrauga, kā Sekretariāts izmanto finanšu iemaksas, kas nav iekļautas Sekretariāta budžetā;

5.2.4. lemj par ikgadējā pasākuma Sanktpēterburgā tēmu un formātu, cenšoties attīstīt un veicināt radošās industrijas visās Līguma Pušu valstīs. Vadības komiteja izveido Programmas komiteju, kas sastāv no Vadības komitejas locekļiem, ekspertiem no Krievijas kā rīkotājvalsts un Ziemeļu Dimensijas institūta. Šim nolūkam Programmas komitejas partnervalstis lemj par iemaksām no ZDKP budžeta.

5.2.5. cieši sadarbojas ar vienu no Krievijas Federācijas norādītajiem kultūras institūtiem Sanktpēterburgā, kas, piemēram, veiks pētījumus par radošajām industrijām Krievijas tirgū, kā arī publicitātes pasākumiem, kas saistīti ar ZDKP darbu. Šim nolūkam Krievijas Federācija sākotnēji piešķirs 4000 euro no savas ikgadējās iemaksas Sekretariātam.

6. Finanšu iemaksu shēma

6.1 Darba budžets katra kalendārā gada ietvaros sastāv no ikgadējām iemaksām, pamatojoties uz Finanšu iemaksu shēmu, kas noteikta Līguma 6. pantā.

6.2 Sekretariāta finanšu resursi var ietvert arī brīvprātīgas iemaksas no ZDKP Partneriem, kā arī dotācijas vai maksājumus no jebkura veida starptautiskām un nacionālām organizācijām vai citiem avotiem Sekretariāta pilnvaru un funkciju turpmākas pildīšanas nolūkā.

6.3 Reizi gadā, bet ne vēlāk kā līdz kalendārā gada 31. martam, Līguma Puses apstiprina Sekretariāta nākamā kalendārā gada budžetu. Līguma Puses veic finanšu iemaksas Sekretariāta kontā ne vēlāk kā līdz katra kalendārā gada 1. maijam.

6.4 Finanšu iemaksas, kā iepriekš minēts, tiek uzskatītas par Sekretariāta līdzekļiem un ar tām sedz tikai Sekretariāta vajadzības un darbības. Jebkuras programmas vai projekti, ko pārvalda vai uzrauga Sekretariāts, tiek finansētas no līdzekļiem, kas nav iekļauti Sekretariāta budžetā.

6.5 Līguma Puses var izveidot speciālu fondu ZDKP projektu finansēšanai. Šā speciālā fonda līdzekļi vai citi resursi (piemēram, privātās iemaksas vai dotācijas) projektiem nogulda atsevišķā bankas kontā.

6.6 Jebkuras papildu resursu iemaksas apstiprina Vadības komiteja.

6.7 Procentus, kas nopelnīti no iemaksām, saskaņā ar Finanšu iemaksu shēmu ieskaita Sekretariāta bankas kontā. Procentus, kas nopelnīti no jebkuriem citiem ZDKP administrētajiem resursiem, kas nav iekļauti Sekretariāta budžetā un, kas attiecas uz projektiem un aktivitātēm, kā noteikts šā Pielikuma 6.4. punktā, pārvalda Sekretariāts, noguldot tos atsevišķā kontā.

6.8 Sekretariāta vadītājs ir atbildīgs par atsevišķu Sekretariāta bankas kontu pārvaldīšanu.

7. Programmu un projektu aktivitātes

7.1 Sekretariāta atbildību un iesaisti programmu un projektu aktivitātēs, kas netiek finansētas no regulārajām finanšu iemaksām, kā norādīts līguma 6. pantā, pārrauga un nosaka Vadības komiteja, saskaņā ar Darba uzdevumu 5. pantu un 6.4. daļu.

7.2 Sekretariāts atskaitās Līguma Pusēm un Vadības komitejai par atsevišķā konta, kas atvērts šādu programmu un projektu aktivitāšu nodrošināšanai, finanšu pārvaldību.

7.3 Sekretariāta atbildību, kas saistīta ar šādu programmu un projektu aktivitāšu īstenošanu, uzraudzību, ziņošanu un novērtēšanu, apspriež un apstiprina atsevišķā līgumā starp Sekretariātu un programmu un projektu aktivitāšu īstenotājiem.

8. Grāmatvedība

Sekretariāta vadītājs nodrošina, lai grāmatvedības dokumentus sagatavotu saskaņā ar pieņemto grāmatvedības praksi un standartiem un atbilstoši Uzņemošās valsts normatīvajiem aktiem.

9. Audita procedūras

Vadības komiteja ieceļ ārējo auditoru pēc Uzņemošās valsts vai kādas citas Līguma Puses ierosinājuma.

10. Šo darba uzdevumu grozījumi

Vadības komiteja un Sekretariāta vadītājs var ierosināt veikt grozījumus šajos darba uzdevumos. Pēc apspriešanās ar Vadības komiteju un ar Līguma Pušu piekrišanu šie darba uzdevumi var tikt grozīti.

2. PIELIKUMS

FINANŠU IEMAKSU SHĒMA

Ziemeļu Dimensijas Kultūras partnerības Sekretariātam, kas izveidots saskaņā ar līgumu par Ziemeļu Dimensijas Kultūras partnerības Sekretariāta izveidi (Līgums), ir apstiprināts budžets katram kalendārajam gadam. Šā līguma Puses nodrošina budžetu, izdarot ikgadējas iemaksas un pamatojoties uz Finanšu iemaksu shēmu, kas izklāstīta šā līguma 2. pielikumā.

Saskaņā ar Līgumu, kopējām finanšu iemaksām katru gadu jāsasniedz vismaz 110 000 EUR, lai nodrošinātu Sekretariātu. Minimālā katras Puses gada iemaksa ir 10 000 EUR.

Saskaņā ar Līguma 6.4. pantu, Finanšu iemaksu shēmu pārskata vienu reizi trīs gados, un šā līguma Puses savas Vadības komitejas sapulcē lemj par jebkādām izmaiņām finanšu iemaksu shēmā.

Ikgadējās finanšu iemaksas par laika periodu no 2016. līdz 2018. gadam tiek sadalītas šādi:

SOMIJAS REPUBLIKAS VALDĪBA (20 000 EUR)

LATVIJAS REPUBLIKAS VALDĪBA (10 000 EUR)

NORVĒĢIJAS KARALISTES VALDĪBA (20 000 EUR)

POLIJAS REPUBLIKAS VALDĪBA (20 000 EUR)

KRIEVIJAS FEDERĀCIJAS VALDĪBA (20 000 EUR)

ZVIEDRIJAS KARALISTES VALDĪBA (20 000 EUR)