Darbības ar dokumentu
Rīgā 2018. gada 13. novembrī (prot. Nr. 52 8. §)
un Norvēģijas finanšu instrumenta 2014.–2021. gada perioda
vadības likuma 15. panta 11. punktu
1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā nodrošina revīzijas iestādes funkcijas Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas finanšu instrumenta (turpmāk – finanšu instrumenti) vadībā.
2. Noteikumi attiecas uz vadošo iestādi, neatbilstību iestādi, sertifikācijas iestādi, programmas apsaimniekotāju, programmas partneri, aģentūru (turpmāk – institūcijas), revīzijas iestādi, projekta vai iepriekš noteiktā projekta līdzfinansējuma saņēmēju (turpmāk – līdzfinansējuma saņēmējs) un projekta partneri.
3. Pārskata periods šo noteikumu izpratnē ir no iepriekšējā gada 1. jūlija līdz kārtējā gada 30. jūnijam.
4. Institūcijas, līdzfinansējuma saņēmējs un projekta partneris nodrošina revīzijas iestādei neierobežotu pieeju visu veidu dokumentiem, reģistriem un citai informācijai, kas saistīta ar finanšu instrumentu, programmas, projekta vai iepriekš noteiktā projekta īstenošanu.
5. Revīzijas stratēģija ir dokuments, kuru sagatavo revīzijas iestāde par periodu no 2019. gada līdz 2025. gadam un kurā norāda mērķus, darbības jomas un metodiku revīzijas iestādes funkciju īstenošanai finanšu instrumentu 2014.–2021. gada periodam, kā arī indikatīvu revīziju plānu, lai nodrošinātu, ka revīzijas ir vienmērīgi sadalītas visā periodā.
6. Revīzijas iestāde deviņu mēnešu laikā pēc visu programmu apstiprināšanas sagatavo vienotu revīzijas stratēģiju par finanšu instrumentiem. Stratēģiju apstiprina revīzijas iestādes vadītājs un pēc pieprasījuma viena mēneša laikā iesniedz to Finanšu instrumenta birojā (turpmāk – birojs). Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc vienotās revīzijas stratēģijas apstiprināšanas vai aktualizēšanas nodrošina tās ievietošanu finanšu instrumentu tīmekļvietnēs (www.eeagrants.lv un www.norwaygrants.lv), attiecīgi par to informējot institūcijas.
7. Revīzijas iestādes vadītājs līdz 2025. gadam katru gadu līdz 31. janvārim apstiprina gada revīzijas plānu. Revīzijas plānā iekļauj kārtējā kalendāra gadā plānotās finanšu instrumentu un programmas vadības un kontroles sistēmas revīzijas un projekta vai iepriekš noteiktā projekta revīzijas. Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc gada revīzijas plāna apstiprināšanas nodrošina tā ievietošanu finanšu instrumentu tīmekļvietnēs (www.eeagrants.lv un www.norwaygrants.lv), attiecīgi par to informējot vadošo iestādi un sertifikācijas iestādi.
8. Vadošā iestāde no 2019. gada līdz 2025. gadam katru gadu līdz 31. augustam nodrošina finanšu instrumentu vadības un kontroles sistēmas apraksta aktualizēšanu par iepriekšējo pārskata periodu un aktualizētā apraksta iesniegšanu revīzijas iestādē.
9. Programmas apsaimniekotājs:
9.1. nodrošina programmas vadības un kontroles sistēmas apraksta sagatavošanu, apstiprināšanu un iesniegšanu revīzijas iestādē triju mēnešu laikā pēc attiecīgās programmas apstiprināšanas birojā;
9.2. no 2019. gada līdz 2025. gadam katru gadu līdz 31. augustam nodrošina programmas vadības un kontroles sistēmas apraksta aktualizēšanu par iepriekšējo pārskata periodu un aktualizētā apraksta iesniegšanu revīzijas iestādē.
10. Sertifikācijas iestāde līdz 2025. gadam katru gadu līdz 30. martam iesniedz revīzijas iestādē kārtējā pārskata periodā apstiprināto programmu, projektu, tehniskās palīdzības un divpusējā sadarbības fonda izdevumu sarakstu.
11. Vadošā iestāde, kad informācija kļūst zināma, pēc iespējas ātrāk informē revīzijas iestādi par ārējiem auditiem, kurus finanšu instrumentu vadības un kontroles sistēmā vai finanšu instrumentu finansētajos projektos veic vai plāno veikt Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas finanšu instrumenta 2014.–2021. gada perioda vadības likuma 1. panta 18. punkta "a" un "b" apakšpunktā minēto saprašanās memorandu 10. pantā noteiktās institūcijas un to pilnvarotie pārstāvji.
12. Lai pārliecinātos par finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas atbilstību Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas finanšu instrumenta 2014.–2021. gada perioda vadības likuma 1. panta 18. punkta "a" un "b" apakšpunktā minētajiem saprašanās memorandiem, revīzijas iestāde veic:
12.1. finanšu instrumentu vadības un kontroles sistēmas atbilstības novērtējumu institūcijās – triju mēnešu laikā pēc vadošās iestādes sagatavotā finanšu instrumentu vadības un kontroles sistēmas apraksta saņemšanas revīzijas iestādē;
12.2. programmas vadības un kontroles sistēmas atbilstības novērtējumu programmas apsaimniekotāja iestādē, programmas partnera iestādē un aģentūrā – triju mēnešu laikā pēc programmas apsaimniekotāja sagatavotā programmas vadības un kontroles sistēmas apraksta saņemšanas revīzijas iestādē.
13. Revīzijas iestāde sagatavo finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas atbilstības novērtējuma (turpmāk – atbilstības novērtējums) ziņojuma projektu un konstatēto trūkumu novēršanas plānu, kurā norāda ieteikumus, un nosūta tos institūcijām komentāru sagatavošanai.
14. Institūcijas 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 13. punktā minētās informācijas saņemšanas sagatavo un elektroniski iesniedz revīzijas iestādē:
14.1. komentārus par atbilstības novērtējuma ziņojuma projektu un trūkumu novēršanas plānu, dokumentāri tos pamatojot vai nodrošinot revīzijas iestādei pieeju dokumentāriem pierādījumiem;
14.2. informāciju par pasākumiem ieteikumu ieviešanai, atbildīgo amatpersonu un ieteikumu ieviešanas termiņiem.
15. Atbilstības novērtējuma ziņojuma projekts uzskatāms par saskaņotu, ja revīzijas iestāde no institūcijām nav saņēmusi šo noteikumu 14.1. apakšpunktā minētos komentārus šo noteikumu 14. punktā minētajā termiņā.
16. Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 14. punktā minētās informācijas saņemšanas izvērtē institūciju sniegtos komentārus, to pamatotību un veicamos pasākumus ieteikumu ieviešanai un, ja nepieciešams, precizē atbilstības novērtējuma ziņojumu un trūkumu novēršanas plānu, kā arī sagatavo apliecinājuma ziņojumu par finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas atbilstību. Minētos dokumentus apstiprina revīzijas iestādes vadītājs.
17. Revīzijas iestāde triju mēnešu laikā pēc finanšu instrumentu vadības un kontroles sistēmas apraksta saņemšanas apstiprināto atbilstības novērtējuma ziņojumu, trūkumu novēršanas plānu un apliecinājuma ziņojumu par finanšu instrumentu vadības un kontroles sistēmas atbilstību nosūta vadošajai iestādei iesniegšanai birojā.
18. Revīzijas iestāde triju mēnešu laikā pēc programmas vadības un kontroles sistēmas apraksta saņemšanas apstiprināto atbilstības novērtējuma ziņojumu, trūkumu novēršanas plānu un apliecinājuma ziņojumu par programmas vadības un kontroles sistēmas atbilstību nosūta programmas apsaimniekotājam iesniegšanai vadošajā iestādē kopā ar programmas vadības un kontroles sistēmas aprakstu.
19. Institūcijas ir atbildīgas par trūkumu novēršanas plānā iekļauto pasākumu īstenošanu atbilstoši plānā noteiktajam termiņam un 10 darbdienu laikā pēc attiecīgā ieteikuma ieviešanai noteiktā termiņa beigām informē par to revīzijas iestādi, dokumentāri to pamatojot vai nodrošinot revīzijas iestādei pieeju dokumentāriem pierādījumiem.
20. Revīzijas iestāde uzrauga atbilstības novērtējumā sniegto ieteikumu ieviešanu, izvērtējot šo noteikumu 19. punktā minēto informāciju par ieteikumu ieviešanu vai, ja nepieciešams, veicot ieteikumu ieviešanas pēcpārbaudi, un informāciju par apstiprinātā trūkumu novēršanas plāna izpildi iekļauj gada revīzijas ziņojumā.
21. Revīzijas iestāde saskaņā ar revīzijas stratēģiju līdz 2025. gadam veic:
21.1. finanšu instrumentu vadības un kontroles sistēmas revīzijas un vismaz vienu programmas vadības un kontroles sistēmas revīziju katrā programmā, lai novērtētu finanšu instrumentu un programmas vadības un kontroles sistēmas darbības efektivitāti;
21.2. projekta vai iepriekš noteiktā projekta revīziju programmas apsaimniekotāja iestādē, programmas partnera iestādē un aģentūrā, pie attiecīgā projekta vai iepriekš noteiktā projekta līdzfinansējuma saņēmēja un projekta partnera, lai pārliecinātos, vai deklarētie izdevumi ir attiecināmi.
22. Finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas atbilstību un darbības efektivitāti novērtē atbilstoši šādām vērtēšanas kategorijām:
22.1. 1. kategorija – darbojas labi: sistēma ir efektīva, trūkumi nav konstatēti vai ir konstatēti maznozīmīgi trūkumi, kuri neietekmē finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas darbību;
22.2. 2. kategorija – darbojas, bet nepieciešami atsevišķi pilnveidojumi: konstatēti atsevišķi trūkumi, kuriem ir vidēja ietekme uz finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas darbību. Revīzijas iestāde ir sniegusi ieteikumus sistēmas pilnveidošanai, un attiecīgā institūcija ir izstrādājusi pasākumu plānu ieteikumu ieviešanai;
22.3. 3. kategorija – darbojas daļēji, ir nepieciešami būtiski pilnveidojumi: konstatēti trūkumi, kuriem ir būtiska ietekme uz finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas darbību un kas var radīt neatbilstības. Revīzijas iestāde ir sniegusi ieteikumus sistēmas pilnveidošanai, un attiecīgā institūcija ir izstrādājusi pasākumu plānu ieteikumu ieviešanai;
22.4. 4. kategorija – nedarbojas: konstatēti sistēmiski trūkumi, kuriem ir būtiska ietekme uz finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas darbību un kas var radīt neatbilstības. Revīzijas iestāde ir sniegusi ieteikumus sistēmas pilnveidošanai, un attiecīgā institūcija ir izstrādājusi pasākumu plānu ieteikumu ieviešanai.
23. Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 21. punktā minētās revīzijas veikšanas sagatavo revīzijas ziņojuma projektu un konstatēto trūkumu novēršanas plānu, kurā norāda ieteikumus un to ieviešanas termiņus. Apstiprināto ziņojuma projektu un trūkumu novēršanas plānu revīzijas iestāde nosūta revidētajām institūcijām komentāru sagatavošanai.
24. Revīzijas iestāde šo noteikumu 23. punktā minēto ieteikumu ieviešanas termiņu nosaka, pamatojoties uz trūkuma ietekmi uz finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmu un ieteikuma ieviešanas prioritāti.
25. Institūcijas 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 23. punktā minētā revīzijas ziņojuma projekta un konstatēto trūkumu novēršanas plāna saņemšanas sagatavo un elektroniski iesniedz revīzijas iestādē:
25.1. komentārus par revīzijas ziņojuma projektu un trūkumu novēršanas plānu, dokumentāri tos pamatojot vai nodrošinot revīzijas iestādei pieeju dokumentāriem pierādījumiem;
25.2. informāciju par pasākumiem ieteikumu ieviešanai un atbildīgo amatpersonu.
26. Revīzijas ziņojuma projekts uzskatāms par saskaņotu, ja revīzijas iestāde no institūcijām nav saņēmusi komentārus šo noteikumu 25. punktā minētajā termiņā.
27. Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 25. punktā minētās informācijas saņemšanas izvērtē institūciju sniegtos komentārus, to pamatotību un veicamos pasākumus ieteikumu ieviešanai un, ja nepieciešams, precizē revīzijas ziņojumu un trūkumu novēršanas plānu.
28. Ja revīzijas iestāde, izvērtējot šo noteikumu 25. punktā minēto informāciju, nemaina ieteikumu būtību, tiek rīkota saskaņošanas sanāksme starp revīzijas iestādi un institūcijām, kas ir atbildīgas par attiecīgo ieteikumu ieviešanu.
29. Ja, ņemot vērā ieteikumu prioritāti un iebildumu būtību un apjomu, nav nepieciešams vienoties klātienē, revīzijas iestāde var organizēt revīzijas ziņojuma projekta atkārtotu saskaņošanu šo noteikumu 23., 24., 25., 26. un 27. punktā minētajā kārtībā.
30. Ja šo noteikumu 28. vai 29. punktā minētajā kārtībā netiek panākta viedokļu saskaņošana un revīzijas iestāde negūst pietiekamus pierādījumus, lai mainītu savu viedokli, revīzijas ziņojuma trūkumu novēršanas plānā attiecīgos ieteikumus norāda kā nesaskaņotus.
31. Revīzijas ziņojumu un trūkumu novēršanas plānu apstiprina revīzijas iestādes vadītājs. Apstiprināto revīzijas ziņojumu un trūkumu novēršanas plānu revīzijas iestāde nosūta revidētajām institūcijām, kā arī vadošajai iestādei un sertifikācijas iestādei – informācijai.
32. Institūcijas ir atbildīgas par trūkumu novēršanas plānā iekļauto pasākumu īstenošanu atbilstoši revīzijas iestādes noteiktajam termiņam un 10 darbdienu laikā pēc attiecīgā ieteikuma ieviešanai noteiktā termiņa beigām informē par to revīzijas iestādi, dokumentāri to pamatojot vai nodrošinot revīzijas iestādei pieeju dokumentāriem pierādījumiem.
33. Revīzijas iestāde uzrauga revīzijās sniegto ieteikumu ieviešanu, izvērtējot šo noteikumu 32. punktā minēto informāciju par ieteikumu ieviešanu vai, ja nepieciešams, veicot ieteikumu ieviešanas pēcpārbaudi.
34. Revīzijas iestāde līdz 2025. gadam katru gadu sagatavo un līdz 15. februārim nosūta birojam revīzijas iestādes vadītāja apstiprinātu:
34.1. gada revīzijas ziņojumu. Tajā izklāsta iepriekšējā kalendāra gadā veikto finanšu instrumentu un programmu vadības un kontroles sistēmas revīziju un projektu revīziju rezultātus un ziņo par atklātajiem trūkumiem finanšu instrumentu un programmu vadības un kontroles sistēmās;
34.2. atzinumu par izveidotās finanšu instrumentu un programmu vadības un kontroles sistēmas darbības efektivitāti, birojam iesniegto starpposmu finanšu pārskatu un tajos deklarēto izdevumu likumību un pareizību pārskata periodā. Atzinumu sagatavo, pamatojoties uz:
34.2.1. šo noteikumu 34.1. apakšpunktā minēto ziņojumu;
34.2.2. šo noteikumu 8. un 9. punktā minēto informāciju;
34.2.3. revīzijas iestādes rīcībā esošu informāciju.
35. Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc gada revīzijas ziņojuma un atzinuma nosūtīšanas birojam nodrošina to ievietošanu finanšu instrumentu tīmekļvietnēs (www.eeagrants.lv un www. norwaygrants.lv), attiecīgi par to informējot vadošo iestādi un sertifikācijas iestādi.
36. Lai sagatavotu noslēguma deklarāciju, revīzijas iestāde izvērtē programmas noslēguma pārskata pamatotību un to darījumu likumību un pareizību, uz kuriem attiecas programmas noslēguma pārskats. Noslēguma deklarācijai pievieno noslēguma revīzijas ziņojumu.
37. Revīzijas iestāde līdz 2025. gada 31. decembrim nosūta birojam revīzijas iestādes vadītāja apstiprinātu noslēguma revīzijas ziņojumu un noslēguma deklarāciju.
38. Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc noslēguma revīzijas ziņojuma un noslēguma deklarācijas nosūtīšanas birojam nodrošina to ievietošanu finanšu instrumentu tīmekļvietnēs (www.eeagrants.lv un www.norwaygrants.lv), attiecīgi par to informējot vadošo iestādi un sertifikācijas iestādi.
Finanšu ministre Dana Reizniece-Ozola
 |
 |
 |
 |