Darbības ar dokumentu

(Projekts MK 23.11.2022. rīkojuma Nr. 831 redakcijā)

Projekta apraksts (kopsavilkums)

Projekta "Valsts pārbaudījumu organizēšanas procesa pilnveide" (turpmāk – projekts) apraksts ir izstrādāts, ņemot vērā darbības programmas "Izaugsme un nodarbinātība" 2.2.1. specifiskā atbalsta mērķa "Nodrošināt publisko datu atkalizmantošanas pieaugumu un efektīvu publiskās pārvaldes un privātā sektora mijiedarbību" 2.2.1.1. pasākuma "Centralizētu publiskās pārvaldes IKT platformu izveide, publiskās pārvaldes procesu optimizēšana un attīstība" nosacījumus. Projekta virsmērķis ir veicināt minētajā 2.2.1.1. pasākumā definēto rezultāta rādītāju sasniegšanu.

Projekta īstenotājs ir Izglītības un zinātnes ministrija (turpmāk – IZM). Projekts tiek īstenots sadarbībā ar projekta partneriem – Valsts izglītības satura centru (turpmāk – VISC), Valsts valodas centru (turpmāk – VVC) un Rīgas valstspilsētas aģentūru "Rīgas digitālā aģentūra" (turpmāk – RDA). Projekta īstenošanā tiks iesaistītas:

- pašvaldības kā izglītības iestāžu dibinātājas un iesaistītās puses centralizēto eksāmenu un diagnosticējošo darbu un eksāmenu (turpmāk abi kopā  – necentralizētie valsts pārbaudījumi) organizēšanas procesos un izglītības procesam nepieciešamo datoru vienību reģistrēšanas informācijas sistēmas izmantošanā;

- izglītības iestādes kā iesaistītās puses valsts pārbaudījumu (tai skaitā profesionālās kvalifikācijas eksāmenu) organizēšanas procesos, kā arī:

- Ārlietu ministrija (turpmāk – ĀM) kā puse, kuras telpās tiks attālināti kārtoti valsts valodas pārbaudījumi ārvalstīs;

- Valsts reģionālās attīstības aģentūra (turpmāk – VRAA) kā koplietošanas infrastruktūras (valsts informācijas sistēmu savietotājs, valsts pārvaldes pakalpojumu portāls www.latvija.lv, Latvijas atvērto datu portāls https://data.gov.lv un citi) turētājs;

- Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūra (turpmāk – VSAA) un Nodarbinātības valsts aģentūra (turpmāk – NVA) kā datu devēji par bezdarbnieka statusu atbilstoši projekta laikā izvērtētajām prasībām un to risinājumiem.

I. Projekta mērķi

Projekts ir vērsts uz centralizēto eksāmenu un necentralizēto valsts pārbaudījumu, profesionālās kvalifikācijas eksāmenu un valsts valodas pārbaudījumu (turpmāk visi kopā – valsts pārbaudījumi) organizēšanas procesu pilnveidi, uzsākot virzību uz valsts pārbaudījumu kārtošanu elektroniski (turpmāk – e-vidē), un sekmēs šādu četru būtiskāko mērķu sasniegšanu:

1) valsts pārbaudījumu organizēšanas procesu optimizācija, attīstot efektīvus un modernus risinājumus valsts pārbaudījumu organizēšanas procesu atbalstam, tai skaitā nodrošinot iespēju valsts pārbaudījumus vai to daļas kārtot e-vidē, uzlabojot informācijas apmaiņas un datu apstrādes iespējas;

2) publiskās pārvaldes pakalpojumu pilnveidošana, attīstot lietotājiem draudzīgus e-pakalpojumus;

3) informācijas noplūdes risku samazināšana, attīstot risinājumus, kas ierobežotu cilvēcisko faktoru valsts pārbaudījumu satura noplūdē valsts pārbaudījumu organizēšanas procesos;

4) vienotas nacionālā līmeņa informācijas sistēmas izveide izglītības procesiem nepieciešamo tehnisko un citu resursu uzskaites un monitoringa nodrošināšanai.

II. Darbības projekta mērķu sasniegšanai

Projekta mērķu sasniegšanai tiks veiktas šādas darbības:

1) tiks izveidota projekta pārvaldības komanda, kas nodrošinās projekta vadības pasākumu veikšanu, koordinēs sadarbības partneru (tai skaitā Latvijas Lielo pilsētu asociācijas un Latvijas Pašvaldību savienības speciālistu) un citu iesaistīto pušu iesaisti projektā, organizēs projektā paredzētos iepirkumus, veiks projekta finanšu plūsmas plānošanu un kontroli, kā arī nodrošinās projekta risku vadību;

2) ciešā sadarbībā ar sadarbības partneriem (VISC, VVC) un iesaistītajām pusēm (pašvaldības, izglītības iestādes, ĀM, VRAA, VSAA, NVA) tiks veikta Valsts pārbaudījumu informācijas sistēmas (turpmāk – VPI sistēma) pilnveidojumu tehniskās specifikācijas izstrāde atbilstoši projekta laikā izvērtētajām prasībām un to risinājumiem. Tehniskās specifikācijas sagatavošanas ietvaros tiks definēti valsts pārbaudījumu organizēšanas nākotnes norises procesi un atbilstošās prasības, tai skaitā ņemot vērā ārvalstu prakses izpēti, VISC un IZM īstenoto projektu "Kompetenču pieeja mācību saturā" (darbības programmas "Izaugsme un nodarbinātība" 8.3.1. specifiskā atbalsta mērķa "Attīstīt kompetenču pieejā balstītu vispārējās izglītības saturu" 8.3.1.1. pasākuma "Kompetenču pieejā balstīta vispārējās izglītības satura aprobācija un ieviešana" projekts Nr. 8.3.1.1/16/I/002 "Kompetenču pieeja mācību saturā"), "Nozaru kvalifikācijas sistēmas pilnveide profesionālās izglītības attīstībai un kvalitātes nodrošināšanai" (projekts tiek īstenots kā daļa no darbības programmas "Izaugsme un nodarbinātība" 8.5.2. specifiskā atbalsta mērķa "Nodrošināt profesionālās izglītības atbilstību Eiropas kvalifikācijas ietvarstruktūrai" projekta Nr. 8.5.2.0/16/I/001 "Nozaru kvalifikācijas sistēmas pilnveide profesionālās izglītības attīstībai un kvalitātes nodrošināšanai") un "Izglītības kvalitātes monitoringa sistēmas izveide" (darbības programmas "Izaugsme un nodarbinātība" 8.3.6. specifiskā atbalsta mērķa "Ieviest izglītības kvalitātes monitoringa sistēmu" 8.3.6.2. pasākuma "Izglītības kvalitātes monitoringa sistēmas izveide" projekts Nr. 8.3.6.2/17/I/001) rezultātus attiecībā uz valsts pārbaudījumu darbiem, kā arī ņemot vērā izglītības iestāžu tehnisko nodrošinājumu un tā plānoto attīstību, lai nodrošinātu tādu valsts pārbaudījumu organizēšanas procesa ieviešanu un atbilstošu VPI sistēmas un tehniskā nodrošinājuma risinājumu, kas atbalstītu iespēju valsts pārbaudījumus vai noteiktas to daļas kārtot e-vidē izglītības iestādēs atbilstoši to pieejamajam informācijas un komunikāciju tehnoloģiju nodrošinājumam;

3) atbilstoši iteratīvajai (Agile) metodoloģijai tiks veikta VPI sistēmas pilnveidojumu izstrāde, izstrādes procesā iesaistot sadarbības partnerus un iesaistītās puses, jo īpaši izglītības iestādes un pašvaldības. VPI sistēmas izstrādes aktivitātes ietvaros tiks veikta VPI sistēmas lietotāju un potenciālo lietotāju vajadzību analīze, lai nodrošinātu, ka galarezultātā tiek izstrādāts VPI sistēmas tehniskais risinājums, kas atbilst galalietotāju vajadzībām, lietojamības standartiem un labajai praksei;

4) tiks veikta VPI sistēmas risinājuma ieviešana, kā ietvaros plānota:

4.1. valsts valodas prasmes pārbaudījumu rezultātu digitalizācija par:

4.1.1. laika periodu no 1992. gada 1. janvāra līdz 2001. gada 31. janvārim (no VVC pārņemtajiem vēsturiskajiem materiāliem),

4.1.2. laika periodu no 2001. līdz 2009. gada oktobrim (VISC pārziņā esošajiem vēsturiskajiem materiāliem);

4.2. valsts pārbaudījumu uzdevumu ievade VPI sistēmā (uzdevumu bankas izveide).

Pēc vēsturisko datu digitalizācijas plānota rezultātu datu migrācija un imports VPI sistēmā, uzdevumu integrācija, VPI sistēmas lietotāju, jo īpaši speciālistu, kas uzraudzīs un vadīs valsts pārbaudījumu organizēšanas procesa norisi izglītības iestādēs, un administratoru apmācības u. c. nepieciešamie ieviešanas pasākumi;

5) tiks nodrošināta VPI sistēmas pilnveidojumu izstrādes un ieviešanas kvalitātes kontrole, tai skaitā neatkarīgs izstrādāto VPI sistēmas papildinājumu drošības un veiktspējas audits;

6) tiks nodrošināta nepieciešamo grozījumu sagatavošana normatīvajos aktos par valsts pārbaudes darbiem;

7) tiks nodrošināti projekta informatīvie un publicitātes pasākumi;

8) sadarbībā ar RDA tiks izstrādāta informācijas sistēma (resursu uzskaites un monitoringa informācijas sistēma, turpmāk – RUMIS) izglītības procesam nepieciešamo datoru un citu palīglīdzekļu reģistrēšanai un izsniegšanai, tādējādi veicinot sadarbības memorandā "Dators ikvienam bērnam" noteikto mērķu sasniegšanu. RUMIS tehniskais risinājums tiks izstrādāts tā, lai turpmāk nākotnē (nākamajās projektu kārtās) stratēģiski šo informācijas sistēmu varētu plānot kā atkalizmantojamu IKT risinājumu par jebkuru palīglīdzekļu uzskaiti un pārvaldību (ne tikai datoru uzskaitei un pārvaldībai), mazinot alternatīvu risinājumu izstrādes un uzturēšanas izdevumus valsts pārvaldē, kā arī nākotnē paredzot iespēju jau esošajiem risinājumiem migrēt uz projekta ietvaros izstrādājamo informācijas sistēmu.

III. Projekta rezultāta rādītāji

IV. Projekta iznākuma rādītāji

V. Saistība ar iepriekšējā plānošanas perioda projektiem, projekta lietderība un ieguldījums specifiskā atbalsta mērķa rezultāta rādītājos

VPI sistēma tika izveidota Eiropas Savienības fondu 2007.–2013. gada periodā Eiropas Reģionālās attīstības fonda darbības programmas "Infrastruktūra un pakalpojumi" papildinājuma 3.2.2.1.1. apakšaktivitātes "Informācijas sistēmu un elektronisko pakalpojumu attīstība" projekta "Valsts pārbaudījumu informācijas sistēmas 2. kārta" ietvaros (projekta Nr. 3DP/3.2.2.1.1/09/IPIA/IUMEPLS/020) un šobrīd tiek izmantota centralizēto eksāmenu un valsts valodas pārbaudījumu organizēšanas procesa atbalstam.

Projekta ietvaros īstenotie pasākumi ir projekta "Valsts pārbaudījumu informācijas sistēmas 2. kārta" ietvaros veikto pasākumu turpinājums un sniedz šādu ieguldījumu specifiskā atbalsta mērķa rezultāta rādītājos:

Tiks palielināts to iedzīvotāju īpatsvars, kuri izmanto e-pakalpojumus sadarbībai ar valsts institūcijām un iesniedz veidlapas elektroniski. Projekta ietvaros tiks izstrādāti e-pakalpojumi, kas ļaus iedzīvotājiem valsts pārvaldes pakalpojumu portālā www.latvija.lv pieteikties valsts valodas pārbaudījumu kārtošanai un apliecības par valsts valodas pārbaudījuma nokārtošanu (tai skaitā minētās apliecības dublikāta) saņemšanai, elektroniski veicot arī pakalpojuma apmaksu, kā arī nodrošinās iespēju iegūt informāciju par valsts valodas pārbaudījumu rezultātiem un pieteikties centralizēti iegādāto IKT resursu izmantošanai. Atbilstoši rezultāta rādītājiem ir plānots elektronisko iesniegumu īpatsvaru palielināt no 0 % (pašlaik) līdz 50 %.

Tiks sniegts ieguldījums Latvijas reitinga paaugstināšanai Eiropas Komisijas Komunikācijas tīklu, satura un tehnoloģiju ģenerāldirektorāta atbalstītās iniciatīvas ePSIplatform ietvaros veidotajā atkalizmantošanas indeksā PSI Scoreboard – projekta ietvaros Latvijas atvērto datu portālā tiks publicētas 12 atvērto atkalizmantojamo datu kopas.

Projekts tiks īstenots līdz 2023. gada decembrim, tas ir, 52 mēnešu laikā, 2023. gadā uzsākot pakāpenisku valsts pārbaudījumu ieviešanu e-vidē 10 gadu laikā. Atbilstoši plānotajam projekta budžetam tā attiecināmās izmaksas ir 3,5 milj. euro (tai skaitā ERAF finansējums 2,975 milj. euro, valsts budžeta finansējums 0,525 milj. euro), papildus tam VPI sistēmas uzturēšanai paredzot 80 tūkst. euro gadā no Izglītības un zinātnes ministrijas budžeta programmā 07.00.00 "Informācijas un komunikāciju tehnoloģiju uzturēšana un attīstība" pieejamiem līdzekļiem projekta īstenošanas laikā un VPS uzturēšanai 40 tūkst. euro katru gadu pieprasot papildus normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā pēc projekta pabeigšanas (kad VPI sistēmā būs ieviesta visa projekta ietvaros paredzētā VPI sistēmas funkcionalitāte).

Minētās izmaksas aprēķinātas, pamatojoties uz esošajām VPI sistēmas (izstrādāta Eiropas Savienības fondu 2007.–2013. gada periodā Eiropas Reģionālās attīstības fonda darbības programmas "Infrastruktūra un pakalpojumi" papildinājuma 3.2.2.1.1. apakšaktivitātes "Informācijas sistēmu un elektronisko pakalpojumu attīstība" projekta "Valsts pārbaudījumu informācijas sistēmas 2. kārta" ietvaros) izmaksām, tās proporcionāli pārrēķinot atbilstoši projekta "Valsts pārbaudījumu organizēšanas procesa pilnveide" apjomam. Aprēķini RUMIS funkcionalitātes uzturēšanai un attīstībai pēc sistēmas funkcionalitātes pabeigšanas, paredzot ne vairāk kā 190 000 euro gadā, veikti, ņemot vērā, ka 20 % no kopējām RUMIS funkcionalitātes izmaksām paredzēti sistēmas uzturēšanai un attīstībai, infrastruktūrai un personāla izmaksām IS uzturēšanai. Kopā 13 gadu laikā, kas ir noteikts kā projekta kopējais dzīves cikls, izstrādes un uzturēšanas izmaksas ir 7,45 milj. euro. Attiecīgos ieguldījumus atsver šādi sociālekonomiskie ieguvumi, kuri tiks sasniegti līdz ar projekta īstenošanu:

1) centralizēto eksāmenu veidlapu pavairošanas un piegādes procesa nodrošināšanas izmaksu samazinājums. Atbilstoši esošajiem VISC aprēķiniem centralizēto eksāmenu pavairošanas un piegādes izmaksas, kuras ietver procesos iesaistītā personāla atalgojumu, kā arī nepieciešamo materiāltehnisko nodrošinājumu, veido 180 800 euro gadā. Līdz ar VPI sistēmas ieviešanu būtiski tiks samazinātas izmaksas, kas attiecināmas uz centralizēto eksāmenu pavairošanai veicamajām darbībām un materiāliem. Indikatīvie aprēķini liecina, ka ietaupījums tiks sasniegts pakāpeniski – atbilstoši e-pārbaudījumu ieviešanas plānam, sākot ar 2024. gadu, kad tiks uzsākta noteiktu centralizēto eksāmenu norišu veikšana VPI sistēmā. Atbilstoši veiktajiem aprēķiniem ikgadējais ietaupījums varētu veidot 12,5 % jeb 22 600 euro pirmajos trijos VPI sistēmas izmantošanas gados un 19 % jeb 34 242 euro laikposmā no 2027. gada, lielākoties samazinot nepieciešamo papīra izdruku apjomus, kuru kopējās izmaksas pašlaik veido 42 780 euro gadā. Sasniedzot attiecīgo ietaupījumu astoņu gadu laikā pēc VPI sistēmas pilnvērtīgas ieviešanas produktīvajā lietošanā, tiktu nodrošināts ietaupījums 239 010 euro apmērā;

2) centralizēto eksāmenu vērtēšanas pasākumu īstenošana. Atbilstoši esošajiem VISC aprēķiniem centralizēto eksāmenu vērtēšanas pasākumu ikgadējās izmaksas, kuras ietver vērtēšanas procesā iesaistītajām personām izmaksāto atlīdzību un ar to saistītās nodokļu izmaksas, veido 113 610 euro. Ņemot vērā, ka līdz ar VPI sistēmas ieviešanu tiktu būtiski samazināts centralizēto eksāmenu darbu sadaļu apjoms, kura vērtēšanā ir nepieciešams iesaistīt cilvēkresursus, tos aizstājot ar automatizētām pārbaudēm VPI sistēmas līmenī, tiek sagaidīts, ka kopējais piesaistāmo ekspertu atlīdzības apmērs varētu tikt samazināts vismaz par 1/3 jeb 33 % pirmajos trijos gados pēc VPI sistēmas izmantošanas uzsākšanas un par 1/2 turpmākajā laikposmā no 2027. gada. Attiecīgais samazinājums 37 490 euro apmērā pirmo triju gadu laikā un 56 805 euro apmērā turpmākajos gados veidos kopējo ietaupījumu 396 495 euro astoņu gadu laikā pēc VPI sistēmas pilnvērtīgas ieviešanas produktīvajā lietošanā;

3) valsts valodas pārbaudījuma organizēšanas procesu īstenošana. Atbilstoši esošajiem VISC datiem pašlaik valsts valodas pārbaudījumu ikgadējās izmaksas, kuras ietver attiecīgajos procesos iesaistītā personāla atlīdzību, materiāltehniskā nodrošinājuma pieejamību un nepieciešamo pārbaudes materiālu pavairošanu, veido 65 720 euro. Ņemot vērā, ka attiecīgos procesus līdz ar VPI sistēmas ieviešanu ir plānots pilnībā elektronizēt, esošie aprēķini liecina, ka kopējās procesu izmaksas varētu tikt samazinātas par 58,5 % jeb 38 440 euro, samazinot personāla atlīdzības izmaksas par 1,5 slodzi jeb ~15 000 euro gadā, izbraukuma sesiju veikšanas izmaksas (pārbaudes tiek organizētas ārpus valsts teritorijas, un tajās piedalās VISC atbildīgās personas) par ~10 000 euro, kā arī papīra formāta dokumentu aprites izmaksas (tās ietver nepieciešamo pieteikumu dokumentu apstrādi, atbilžu sūtīšanu par pārbaužu rezultātiem, kā arī apliecību izgatavošanu) par ~13 440 euro. Attiecīgais ieguvums tiktu gūts pakāpeniski – atbilstoši VPI sistēmas izmantošanas uzsākšanai 2022. gada beigās. Attiecīgais ieguvums veidotu ietaupījumu 326 740 euro apmērā deviņu gadu laikā pēc sistēmas pilnvērtīgas ieviešanas produktīvajā lietošanā;

4) iespējamo pārsūdzību gadījumu samazinājums. Katru gadu no personām, kuras ir kārtojušas valsts pārbaudījumus un nav apmierinātas ar saņemto novērtējumu, tiek saņemti iesniegumi ar lūgumu veikt atkārtotu to darbu novērtēšanu. Attiecīgo iesniegumu apjoms katru gadu ir mainīgs, tomēr nereti tuvojas vismaz 100 iesniegumu robežai. Katra attiecīgā gadījuma izvērtēšana un atkārtotas vērtēšanas procesa īstenošana prasa noteiktas izmaksas, kuru apmērs ir atšķirīgs, ņemot vērā konkrētā iesnieguma būtību. Indikatīvi vidēji vērtējot, viena pārsūdzības gadījuma kopējās izmaksas veido ~200 euro, ietverot gan pārvērtēšanā iesaistīto ekspertu atlīdzības nodrošināšanu, gan procesa vadību no iesnieguma izskatīšanas brīža līdz atbildes sniegšanai tā pieteicējam. Tātad attiecīgā procesa kopējās izmaksas gadā veido ~20 000 euro. Līdz ar VPI sistēmas ieviešanu, ņemot vērā nodrošināto automatizācijas līmeni, pārsūdzību apjomam vajadzētu būtiski samazināties. Pašlaik paredzamais samazinājuma līmenis tiek pieņemts 50 % apjomā, un tā rezultātā katru gadu tiktu sasniegts ietaupījums ~10 000 euro apmērā, kas astoņu gadu laikā pēc VPI sistēmas ieviešanas produktīvajā lietošanā veidotu ~80 000 euro;

5) laika ekonomija valsts pārbaudījumu rezultātu analīzei. Valsts pārbaudījumu rezultāti ir viens no būtiskākajiem nosacījumiem tālāko plānošanas pasākumu veikšanai attiecībā uz izglītības iestādes darbības nodrošināšanu, jo norāda uz iespējamām nepilnībām mācību procesa īstenošanā vai noteiktu jautājumu apskatē un ar to saistītajiem nosacījumiem. Katru gadu izglītības iestādes patērē ievērojamus laika resursus datu apkopošanai un analīzes veikšanai par iepriekšējā gada mācību rezultātiem, to izmaiņām salīdzinājumā ar iepriekšējiem gadiem un citiem saistītiem jautājumiem. Attiecīgās informācijas analīze pašlaik nereti tiek veikta, īstenojot liela apjoma manuālu darbu attiecībā uz nepieciešamo pārskatu sagatavošanu un korelāciju meklēšanu vairāku gadu griezumā. Līdz ar VPI sistēmas ieviešanu attiecīgās analīzes darbības būs īstenojamas tās ietvaros, tādējādi būtiski samazinot nepieciešamos laika resursus izglītības iestādēm un arī pašvaldībām, kuras iesaistītas izglītības īstenošanas nodrošināšanā. Indikatīvie aprēķini liecina, ka kopējais laika ietaupījums izglītības iestādēs un pašvaldībās var veidot 28 darba stundas katrā organizācijā gada ietvaros. Ņemot vērā, ka Latvijā ir 110 novadu pašvaldības un deviņas republikas pilsētas (kopā 119), kā arī 1066 vispārizglītojošās un profesionālās izglītības iestādes, kas iesaistītas centralizēto un necentralizēto valsts pārbaudījumu un profesionālās kvalifikācijas eksāmenu īstenošanā, kopējā laika ekonomija var sasniegt 33 180 darba stundas gadā. Pieņemot, ka vienas darba stundas vidējās izmaksas ir 5,40 euro, attiecīgā laika ekonomija sniedz finansiālo ieguvumu 179 172 euro gadā jeb 1 433 376 euro astoņu gadu laikā pēc VPI sistēmas izmantošanas uzsākšanas;

6) necentralizēto valsts pārbaudījumu veidlapu pavairošanas (organizē izglītības iestādes) izmaksu samazinājums. Līdzīgi kā attiecībā uz centralizētajiem eksāmeniem, arī necentralizēto valsts pārbaudījumu organizēšanā ļoti būtiskas izmaksas veido attiecīgo pārbaudes darbu pavairošana, kas tiek veikta izglītības iestādēs. Ņemot vērā, ka necentralizēto valsts pārbaudījumu darbu apjoms pārsniedz centralizēto eksāmenu darbu apjomu (darbu skaits centralizētajiem eksāmeniem ir ~52 000, bet necentralizētajiem ~203 000), arī kopējais ietaupījums ir plānots lielāks. Atbilstoši indikatīvajiem aprēķiniem katras izglītības iestādes iespējamā ekonomija uz pavairošanas pasākumu veikšanu veidotu vismaz 150 euro gadā, kas veidotu kopējo ikgadējo ietaupījumu 147 150 euro gadā, ņemot vērā, ka kopumā ir 981 izglītības iestāde. Attiecīgi astoņu gadu laikā kopējais ietaupījums veidojas 1 177 200 euro;

7) necentralizēto valsts pārbaudījumu vērtēšanas pasākumu (veic izglītības iestādes) izmaksu samazinājums. Necentralizēto valsts pārbaudījumu vērtēšanas pasākumi pašlaik tiek veikti pašās izglītības iestādēs, tajās iesaistot attiecīgās iestādes darbiniekus. Līdz ar VPI sistēmas ieviešanu būtiski tiks samazināts arī necentralizēto valsts pārbaudījumu darbu apjoms, kuru labošana būtu veicama manuālā veidā, tādējādi samazinot arī kopējās šā procesa izmaksas. Potenciālā izmaksu ekonomija attiecībā uz necentralizētajiem valsts pārbaudījumiem ir noteikta, piemērojot tādu pašu samazinājuma koeficientu kā centralizētajiem eksāmeniem no 2027. gada – uz 52 000 centralizēto eksāmenu darbiem plānotais ikgadējais ietaupījums ir novērtēts 56 805 euro apmērā jeb 1,092 euro uz vienu pārbaudes darbu. Ņemot vērā, ka kopumā gadā necentralizēto valsts pārbaudījumu darbu apjoms veido 203 000, tad ikgadējais ietaupījums to vērtēšanas pasākumu veikšanai veidotu 221 676 euro jeb 1 773 408 euro astoņu gadu laikā pēc VPI sistēmas ieviešanas produktīvajā lietošanā;

8) laika ekonomija informācijas sniegšanai par valsts valodas pārbaudījumu kārtotājiem. Pašlaik, ja personai vai kādai organizācijai ir nepieciešama informācija par personas valsts valodas pārbaudījuma nokārtošanu, tai ar iesniegumu jāvēršas VISC. VISC pašlaik ir pieejama informācija par valsts valodas pārbaudījumu kārtotājiem no 2001. gada 1. februāra. Ja persona valsts valodas pārbaudījumu ir kārtojusi pirms 2001. gada 1. februāra, VISC jāraksta iesniegums VVC, kas bija atbildīgā iestāde par valsts valodas pārbaudījumu organizēšanu no 1992. līdz 2001. gada 31. janvārim un kuras arhīvā ir pieejami dati par valsts valodas pārbaudījumu kārtotājiem šajā laikposmā. VVC atbilstoši pieprasījumam veic iesnieguma apstrādi, kas ietver meklēšanas pasākumus arhīvā, atbildes vēstules sagatavošanu un saskaņošanu, pārbaudījuma protokola skenēšanu un pievienošanu, reģistrēšanu lietvedībā un citas darbības, līdz ar to kopējā iesnieguma apstrāde aizņem ~1 mēnesi, no kā atbilstoši veiktajam novērtējumam "tīrais" laiks pieteikuma apstrādei par vienu personu aizņem vidēji astoņas darba stundas. Ņemot vērā, ka vidēji gadā tiek apstrādāti pieteikumi par 320 personām, līdz ar VPI sistēmas ieviešanu attiecīgā informācija būs pieejama VPI sistēmas ietvaros elektroniskā veidā un šādu pieteikumu apstrāde VVC vairs nebūs jāveic. Pieņemot, ka vienas darba stundas vidējās izmaksas ir 5,40 euro, gadā tiks ietaupītas 2560 darba stundas un kopējais ekonomiskais ietaupījums gada laikā veidos 13 824 euro (6 912 euro pirmajā gadā, kad VPI sistēma tiks izmantota, sākot no gada otrās puses) jeb 117 504 euro deviņu gadu periodā pēc VPI sistēmas ieviešanas produktīvajā lietošanā;

9) resursu ietaupījums, kas veidojas no RUMIS izveides:

9.1. datortehnikas pieņemšanas un nodošanas procesam. Pieņemot, ka strādājošā (skolēna vecāka) vidējā algas likme (bruto ar darba devēja nodokli, valsts sociālās apdrošināšanas obligātajām iemaksām) mēnesī ir 1277 euro/168 h un datora nodošanai vecākam patērētais laiks pieņemšanas un nodošanas akta sagatavošanai papīra formātā un parakstīšanai aizņem vidēji 20 minūtes, tad laika ietaupījums no elektroniski organizēta pieņemšanas un nodošanas procesa, izteikts darba algā ((1277/168)*(pieņemot, ka pirmajā gadā tiks izsniegts 70 761 dators (dators ikvienam 39 000; IZM planšetdatori 5 500; IZM Windows portatīvie datori 6 261; citi skolu rīcībā esošie datori 20 000) un ietaupījums uz izsniegšanu ir 15 minūtes (70 761 x 15/60)), ir 52 312 euro pirmajā gadā pēc projekta ieviešanas. Vienlaikus ietaupījums rodas saistībā ar papīra formāta pieņemšanas un nodošanas akta izdrukām 13 764 euro projekta pirmajā gadā pēc projekta īstenošanas (pieņemot, ka vienas izdrukas vienības cena ir 0,01 euro un katram datora izsniegšanas gadījumam drukājamas 10 lapas (piemēram, pieņemšanas un nodošanas akts, ekspluatācijas noteikumi, piekrišana par datu apstrādi saskaņā Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk – vispārīgā datu aizsardzības regula)), tad ietaupījumu 66 076 euro apmērā veido laika ietaupījums no elektroniski organizēta pieņemšanas un nodošanas procesa, izteikta darba algā pirmajā gadā pēc projekta ieviešanas (70 761 dators x 0,01 euro x 10));

9.2. pakalpojumu sniegšanas un pārvaldības procesu izpilde prasīs mazāku darbinieku resursu. Pieņemot, ka procesa nodrošināšanai tiek iesaistīti vidēji 1317 darbinieki (vidēji 2 darbinieki no iestādes: 43 pašvaldības iestādes x 2 darbinieki; 614 skolas x 2 darbinieki; IZM 3 darbinieki jeb 1317 darbinieki), un pieņemot, ka strādājošā vidējā algas likme bruto, tai skaitā darba nodoklis, mēnesī ir 1277 euro un darbinieku īpatsvars, kas strādās ar sistēmu, ir 30 %, un produktivitātes uzlabojums, apkopojot pieteikumus elektroniski, tiek pieņemts kā 5 %, tad ietaupījums (1317 x 30/100) x 1277 x 0,05 % veido 24 042 euro izmaksu ietaupījumu, efektivizējot resursu pārvaldības procesu pirmajā gadā pēc projekta ieviešanas;

9.3. e-pakalpojumu ieviešana samazinās klientiem administratīvo slogu. Pieņemot, ka pakalpojums tiek pieprasīts vismaz reizi gadā (pieteikuma iesniegšana, iepazīšanās ar jaunāko informāciju saistībā ar vispārīgo datu aizsardzības regulu, datortehnikas lietošanas noteikumiem u. tml.) un skolēnu īpatsvars, kuriem būs nepieciešams skolas izsniegts resurss, ir 20 % no 210 000 skolēniem, e-pakalpojuma pieprasījumu īpatsvars (skolēnu vecāki, kas izvēlēsies lietot e-pakalpojumu) ir 50 %, tad darba laiks, ko tērē skolēna vecāks, apmeklējot iestādi, ir 1,5 h, un skolēna vecāka transporta izdevumi ir 2,30 euro, un pieņemot, ka nodarbinātā vecāka stundas likme neto ir 7,60 euro/h, tad kopējais ietaupījums (50 x 210 000 x 20 x 50 x (1,50 + 2,30 x 7,60) ir 143 850 euro pirmajā gadā pēc projekta ieviešanas, kas veidojas, vecākiem apmeklējot pašvaldību iestādes.