Darbības ar dokumentu

(Grozīts ar MK 25.03.2021. rīkojumu Nr. 198)

Projekta apraksts (kopsavilkums)

Ieslodzījuma vietu pārvaldē (turpmāk – IeVP) e-lietas programmas ietvaros tiks īstenots projekts "Ieslodzījuma vietu pārvaldes informācijas sistēmas pilnveidošana" (turpmāk – projekts). Projekta virsmērķis ir uzlabot IeVP efektivitāti un mazināt ar kriminālprocesa virzību un soda izciešanu saistīto dokumentu plūsmas laiku, pilnveidojot un attīstot Ieslodzīto informācijas sistēmu (turpmāk – IIS) un integrējot to ar e-lietas platformu.

IIS izveidota 2011. gadā Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta līdzfinansētā individuālā projekta LV0069 "Ieslodzīto informācijas sistēma" ietvaros, lai nodrošinātu:

1) vienotu informācijas sistēmu, kas elektroniski apkopo visu veidu informāciju par ieslodzījuma vietās esošajām personām;

2) ieslodzījuma vietu darbiniekiem nepārtrauktu pieeju aktuālajai informācijai;

3) informācijas apmaiņu ar citām valsts iestādēm, kurām šāda informācija ikdienā ir nepieciešama.

Projekta mērķi

1. IeVP informācijas apmaiņas ar klientiem un institūcijām efektivitātes un kvalitātes uzlabošana, elektronizējot dokumentu plūsmu.

2. Ieslodzītā personas lietas informācijas pieejamības nodrošināšana vienkopus elektroniskā vidē, pilnveidojot IIS un integrējoties ar e-lietas platformu.

3. Racionāla informācijas un komunikācijas tehnoloģiju (turpmāk – IKT) pārvaldība, maksimāli izmantojot koplietošanas informācijas un komunikācijas tehnoloģiju risinājumus IIS attīstībā.

Darbības projekta mērķu sasniegšanai

1. Nodrošināt projekta vadību un īstenošanu.

2. Izstrādāt tiešsaistes datu apmaiņas saskarni ar e-lietas koplietošanas komponentēm datu nodošanai un saņemšanai no Tiesu informatīvās sistēmas, Probācijas klientu informācijas sistēmas un Prokuratūras informācijas sistēmas.

3. Veikt IIS tehnoloģiskos uzlabojumus un izstrādāt papildinājumus, lai nodrošinātu automatizētu datu apmaiņu ar Sodu reģistru, Adrešu reģistru un Iedzīvotāju reģistru.

4. Veikt IIS funkcionālos papildinājumus, lai normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un kārtībā nodotu elektroniski informāciju valsts institūcijām un pašvaldībām.

5. Izstrādāt IIS sistēmas papildinājumus, kas ļaus IIS reģistrēt ieslodzīto personu iesniegumus un veikt pilnībā elektronisku šo dokumentu plūsmas apstrādi, kā arī nodrošinās iesnieguma elektroniskās kopijas pievienošanu ieslodzītās personas lieta.

6. Novērst IIS darbības nepilnības (aprēķinu kļūdu labojumi, sistēmas administrēšanas problēmu novēršana u. c.).

7. Izstrādāt IIS papildinājumus:

7.1. īstenot informācijas ievades papildinājumus (esošo dokumentu kartīšu papildinājumi);

7.2. izstrādāt jaunas dokumentu (informācijas) ievades formas;

7.3. veikt IIS lietojamības uzlabojumus (klasifikatoru, reģistru, meklēšanas funkcijas uzlabojums);

7.4. papildināt esošās atskaites, izstrādāt jaunas, tai skaitā dinamiskās atskaites;

7.5. veikt dokumentu izdruku veidņu funkcionalitātes labojumus un papildinājumus.

8. Pilnveidot IIS funkcionalitāti, nodrošinot pilnīgu ieslodzītās personas lietas informācijas elektronisku pieejamību.

9. Pilnveidot IIS, lai nodrošinātu atvērto datu kopu nodošanu publicēšanai Datu publicēšanas platformā¹.

10. Veikt paziņojumu un pieprasījumu sagatavošanas un nosūtīšanas procesa optimizāciju, lai IIS likumdošanā noteiktajos gadījumos un kārtībā nosūtītu elektroniski informāciju valsts institūcijām un pašvaldībām.

11. Pārcelt IIS uz WEB vidi.

12. Pilnveidot IIS, nodrošinot e-lietas koplietošanas komponenšu izmantošanu (elektronisko lietu reģistru, koplietošanas klasifikatorus, koplietošanas reģistrus, vienoto kalendāru u. c. funkcionalitāti).

Plānotie rezultāta rādītāji

Plānotie iznākuma rādītāji

Projekta kopējais plānotais finansējums ir 475 000 euro.

Projektu plānots īstenot līdz 2021. gada 30. novembrim.

Saistība ar iepriekšējā plānošanas perioda projektiem, projekta lietderība un ieguldījums specifiskā atbalsta mērķa² rezultāta rādītājos

Projekta sociālekonomiskie ieguvumi:

1. Elektroniski apkopojot IeVP statistikas informāciju, samazināsies patērētais laiks, kuru IeVP darbinieki izmanto statistikas pārskatu izstrādei. Īstenojot projektu, tiek sagaidīts, ka IeVP darbiniekiem būs iespējams ietaupīt līdz pat 75 % laika katra statistikas pārskata izveidei (1470 informācijas pieprasījumu gadā), gada ietvaros radot ieguvumu aptuveni 198 000 euro apmērā, un projekta pārskata periodā, tas ir, līdz 2029. gadam, IeVP darbinieku resursu ietaupījums būs aptuveni 1,3 milj. euro (diskontētā vērtība).

2. Digitalizējot nolēmumu saņemšanas plūsmu, tiks samazināts IeVP darbinieku izmantotais laiks darbam ar nolēmumiem (aptuveni 10 000 nolēmumu gadā). Līdz šim papīra formā saņemtie nolēmumi tika manuāli reģistrēti IIS. Pēc projekta ieviešanas nolēmumi no tiesām un citām tieslietu nozares iestādēm tiks saņemti elektroniski, ļaujot IeVP darbiniekiem līdz 75 % samazināt nolēmumu reģistrēšanai izmantoto laiku, tādējādi gada ietvaros radot ietaupījumu 32 000 euro apmērā. Projekta pārskata periodā IeVP kopējais ieguvums sasniegs 214 000 euro (diskontētā vērtība).

3. Nodrošinot dokumentu elektronizētu plūsmu, IeVP darbiniekiem būs iespēja apstrādāt ieslodzīto personu un to radinieku iesniegumus elektroniski, ietaupot laiku, kuru pašlaik IeVP darbinieki pavada papīra formas iesniegumu apstrādei (24 200 iesniegumu gadā). Pēc projekta ieviešanas paredzēts, ka IeVP darbinieki iesniegumus izskatīs par apmēram 20 % īsākā laikā, gada ietvaros gūstot 12 795 euro ietaupījumu. Līdz ar to IeVP administratīvā sloga samazinājums projekta pārskata periodā veido 85 000 euro (diskontētā vērtība).

4. Statistikas informācijas elektroniska apkopošana ļaus katram IeVP statistikas informācijas pieprasītājam ietaupīt apmēram vienu stundu gadā, iegūstot nepieciešamo informāciju elektroniski atkalizmantojamo datu veidā. Gada ietvaros sabiedrībai tas radīs 6400 euro ieguvumu, projekta pārskata periodā veidojot 43 000 euro (diskontētā vērtība) ieguvumu.

Pēc projekta īstenošanas IeVP darbinieku darba laika ietaupījumu ir paredzēts izmantot ar viņu darbu saistīto pakalpojumu vai funkciju izpildes kvalitātes uzlabošanai, tāpēc nav paredzēts samazināt IeVP iestāžu darba vietas. Pēc projekta izstrādes radušies sociālekonomiskie ieguvumi kopumā nodrošinās 2 721 502 euro atdevi projekta pārskata perioda ietvaros (tas ir, līdz 2029. gadam).

Projekta iznākumi un rezultāti ir vērsti uz šādu specifiskā atbalsta mērķu sasniegšanu:

1) nodrošināt lietotājiem draudzīgus publiskos pakalpojumus;

2) nodrošināt publiskā sektora darbības efektivitāti;

3) nodrošināt valsts informāciju sistēmās esošo datu izmantošanu citās valsts un pašvaldību iestādēs, nepieprasot datu subjektiem iesniegt tos atkārtoti;

4) radīt priekšnosacījumus publiskās pārvaldes rīcībā esošās informācijas izmantošanai ārpus publiskā sektora, tai skaitā lai nodrošinātu tās izmantošanu uzņēmējdarbības, analīzes un citiem mērķiem.

Projekta ietvaros attīstāmās IIS risinājumi ir vērsti arī uz ieslodzītajām personām un citiem IeVP klientiem, tādējādi sniedzot ieguldījumu arī specifiskā atbalsta mērķa rezultāta rādītājos. Elektronizējot ieslodzīto personu, to radinieku, advokātu un citu IeVP klientu iesniegumus, tiek plānots pilnībā pāriet uz e-pakalpojumiem.

Sagatavojot un publicējot atvērtos datus Datu publicēšanas platformā, projekts sniegs ieguldījumu Latvijas reitingā PSI Scoreboard datu atkalizmantošanas indeksā.

Īstenojot projekta darbības, tiks sniegts ieguldījums arī specifiskā atbalsta mērķa iznākuma rādītājos, pilnveidojot šādus darbības procesus:

1) ieslodzīto personu vajadzību un tiesību īstenošana;

2) ieslodzīto personu sagatavošana atbrīvošanai;

3) ar ieslodzīto personu un tiesvedību saistīto notikumu elektroniska saskaņošana un pārvaldība;

4) elektronizēta informācijas apmaiņa starp iesaistītajām iestādēm, izmantojot e-lietas koplietošanas platformu.