Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka:

1.1. tiesiskās aizsardzības procesa, juridiskās personas maksātnespējas procesa un fiziskās personas maksātnespējas procesa (turpmāk – maksātnespējas process) lietu vešanas kārtību;

1.2. tiesiskās aizsardzības procesa uzraugošās personas (turpmāk – uzraugošā persona) un maksātnespējas procesa administratora (turpmāk – administrators) lietu nomenklatūru un lietu glabāšanas termiņus, kā arī lietvedības uzskaites kārtību.

2. Lai nodrošinātu dokumentu uzskaiti, meklēšanu, saglabāšanu un izpildes kontroli, uzraugošā persona un administrators visus viņu lietvedībā esošos dokumentus vienotā kārtībā reģistrē īpaši iekārtotā elektroniskā datubāzē, veicot ierakstu atbilstošā sarakstā, un kārto lietās.

3. Uzraugošā persona un administrators īpaši iekārtotajā elektroniskajā datubāzē izveido šādus sarakstus:

3.1. saņemtie dokumenti;

3.2. nosūtītie dokumenti;

3.3. pārējie dokumenti;

3.4. dokumentu lietas.

4. Dokumentus reģistrē un kārto, ievērojot šādus nosacījumus:

4.1. reģistrē un lietās kārto visus saņemtos, nosūtāmos un radītos dokumentus, ievērojot šajos noteikumos noteiktos izņēmumus;

4.2. ierakstus izdara un dokumentus lietā kārto hronoloģiskā secībā;

4.3. ierakstus dzēst un svītrot nav atļauts.

5. Uzraugošā persona un administrators ne retāk kā reizi nedēļā veido šo noteikumu 3. punktā minēto sarakstu un šo noteikumu 25. punktā minēto elektronisko dokumentu kopijas uz neatkarīga datu nesēja. Neatkarīgo datu nesēju glabā vietā, kas ir aizsargāta no apkārtējās vides nelabvēlīgās ietekmes.

6. Nodrošinot personām iespēju iepazīties ar lietu vai atsevišķiem lietas dokumentiem, uzraugošā persona un administrators izgatavo lietas uzziņas lapu. Lietas uzziņas lapā uzraugošā persona un administrators norāda lietas kārtas numuru vai dokumenta reģistrācijas numuru, tās personas vārdu, uzvārdu, kura iepazinās ar lietu vai dokumentu, un atzīmi par dokumenta kopijas izsniegšanu (ja tāda izsniegta). Persona, kura iepazinusies ar lietu vai atsevišķiem lietas dokumentiem, to apliecina ar parakstu lietas uzziņas lapā, kā arī norāda vārdu, uzvārdu un datumu.

7. Ja uzraugošā persona un administrators konstatē, ka saņemtajā sūtījumā trūkst kāda dokumenta vai dokumentam nav pievienoti visi tajā norādītie pielikumi, saņemto dokumentu sarakstā pie attiecīgā dokumenta izdara attiecīgu ierakstu (piezīmēs atbilstoši šo noteikumu 12.9. apakšpunktam) un paziņo sūtītājam.

8. Saņemto un nosūtāmo korespondenci, kas nav saistīta ar uzraugošās personas un administratora amata darbībām (piemēram, reklāmas, ielūgumi, apsveikumi), uzraugošā persona un administrators nereģistrē.

9. Saņemto korespondenci, kas nav adresēta konkrētai uzraugošai personai vai administratoram, vai to lietvedībā esošo tiesiskās aizsardzības procesu vai juridiskās personas maksātnespējas procesu parādniekiem, uzraugošā persona un administrators nereģistrē un nosūta pēc piekritības vai atpakaļ sūtītājam.

10. Administrators nereģistrē Maksātnespējas likuma 70. panta otrajā daļā minētos dokumentus, bet reģistrē šajā panta daļā norādīto pieņemšanas un nodošanas aktu, ar ko ir saņemts dokumentu kopums, un pēc Maksātnespējas likuma 65. panta 2. punktā minētās inventarizācijas sastādīto aktu.

11. Katram dokumentam piešķir reģistrācijas numuru. Dokumenta reģistrācijas numuru veido tā, lai tas atspoguļotu dokumenta kārtas numuru attiecīgi saņemšanas, nosūtīšanas vai izgatavošanas secībā.

12. Reģistrējot dokumentus, uzraugošā persona un administrators attiecīgā veida dokumentu sarakstā norāda vismaz šādas ziņas par dokumentu:

12.1. reģistrācijas numurs;

12.2. reģistrācijas datums;

12.3. dokumenta sūtītājs vai adresāts (ja tāds ir norādīts dokumentā);

12.4. datums dokumentā (saņemtajiem dokumentiem);

12.5. numurs dokumentā (saņemtajiem dokumentiem);

12.6. dokumenta saturs (īss teksta satura atklāsts vai nosaukums);

12.7. ziņas par izpildi (ja sekojusi turpmāka rīcība);

12.8. lietas numurs, kurā dokuments ievietots;

12.9. piezīmes (ja tādas ir).

13. Uzraugošā persona un administrators saņemtos un nosūtāmos dokumentus (nosūtot vai saņemot pa pastu vai elektroniskā veidā, vai izsniedzot vai saņemot klātienē) reģistrē un ievieto lietā dokumentu saņemšanas vai nosūtīšanas dienā. Ja dokuments saņemts pa pastu, dokumentam pievieno aploksni, kurā dokuments saņemts.

14. Uzraugošā persona un administrators radītos dokumentus, kas nav paredzēti nosūtīšanai, reģistrē un ievieto lietā to radīšanas dienā.

15. Ja dokuments ir saņemts papīra formā, uz tā pirmās lapas apakšējās malas labajā pusē vai, ja tā aizņemta, citā no teksta brīvā vietā izdara salasāmu atzīmi par dokumenta saņemšanu, norādot:

15.1. ar lielajiem burtiem vārdu "SAŅEMTS";

15.2. uzraugošās personas vai administratora amata nosaukumu;

15.3. uzraugošās personas vai administratora vārdu, uzvārdu;

15.4. dokumenta saņemšanas datumu;

15.5. reģistrācijas numuru.

16. Uzraugošā persona un administrators, dokumentu sarakstā sniedzot šo noteikumu 12.7. apakšpunktā minētās ziņas par izpildi, izdara ierakstu par sniegto vai saņemto atbildi uz sarakstā minēto dokumentu, norādot atbildes dokumenta reģistrācijas numuru un datumu, vai citas ziņas, kas apliecina rīcību ar dokumentu.

17. Ja administrators juridiskās personas maksātnespējas procesā lemj par parādnieka saimnieciskās darbības turpināšanu pilnā vai ierobežotā apjomā, dokumentus, kas saistīti ar parādnieka turpmāko saimniecisko darbību, reģistrē un kārto lietās, ievērojot lietvedības kārtību, ko parādnieks noteicis pirms juridiskās personas maksātnespējas procesa pasludināšanas, vai citu kārtību atbilstoši turpmākai saimnieciskai darbībai, par to izdarot attiecīgu ierakstu administratora lietu sarakstā (piezīmēs atbilstoši šo noteikumu 20.6. apakšpunktam).

18. Uzraugošā persona un administrators nodrošina iespēju katrā dokumentu sarakstā atlasīt dokumentus pēc šādiem kritērijiem:

18.1. reģistrācijas numurs;

18.2. reģistrācijas datums;

18.3. dokumenta sūtītājs vai adresāts;

18.4. datums dokumentā;

18.5. numurs dokumentā;

18.6. lietas numurs, kurā dokuments ievietots;

18.7. ziņas par izpildi.

19. Administrators un uzraugošā persona dokumentus kārto šādās lietās:

19.1. katra tiesiskās aizsardzības procesa un maksātnespējas procesa lietā kārto dokumentus, kas attiecas uz konkrēto tiesiskās aizsardzības procesu vai maksātnespējas procesu;

19.2. ar tiesiskās aizsardzības procesa lietām vai maksātnespējas procesa lietām nesaistītos dokumentus kārto:

19.2.1. saņemto dokumentu lietā;

19.2.2. nosūtīto dokumentu lietā;

19.2.3. pārējo dokumentu lietā.

20. Lietu sarakstā hronoloģiski lietu izveidošanas secībā par šo noteikumu 19.1. un 19.2. apakšpunktā minētajām lietām norāda vismaz šādas ziņas:

20.1. lietas kārtas numurs;

20.2. lietas izveidošanas datums;

20.3. lietas nosaukums;

20.4. lietas glabāšanas termiņš;

20.5. akta numurs un datums (ja lieta nodota arhīvā vai nodota citai uzraugošajai personai vai administratoram, – pieņemšanas un nodošanas akts, ja lieta iznīcināta, – dokumentu iznīcināšanas akts);

20.6. piezīmes (ja tādas ir).

21. Tiesiskās aizsardzības procesa un juridiskās personas maksātnespējas procesa lietas nosaukumā ietver parādnieka nosaukumu, parādnieka reģistrācijas numuru un procesa veidu. Fiziskās personas maksātnespējas procesa lietas nosaukumā ietver parādnieka vārdu, uzvārdu un procesa veidu.

22. Lietvedībā esošās lietas numurē pēc kārtas lietu izveidošanas secībā.

23. Lieta var sastāvēt no dokumentiem dažādās formās (piemēram, dokuments papīra formā, elektroniskais dokuments). Ja dokuments ir elektroniskā formā, piezīmēs atbilstoši šo noteikumu 12.9. apakšpunktam par to izdara attiecīgu ierakstu.

24. Papīra formas dokumentus glabā mapēs. Mapes vāku noformē, norādot lietas numuru, lietas nosaukumu, sējumu, gadu un glabāšanas termiņu.

25. Elektroniskos dokumentus glabā elektroniskajās mapēs. Elektroniskās mapes nosaukumu noformē, norādot lietas numuru un lietas nosaukumu.

26. Ja dokuments attiecas uz vairākām uzraugošās personas vai administratora lietvedībā esošām lietām, uzraugošā persona un administrators šo dokumentu reģistrē un ievieto jaunākajā lietā, uz ko dokuments attiecas. Pārējās lietās, uz kurām dokuments attiecas, ievieto normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā apliecinātus dokumenta atvasinājumus. Dokumentu sarakstā atbilstoši šo noteikumu 12.8. apakšpunktam par attiecīgo dokumentu ieraksta ziņas par visām lietām, uz kurām dokuments attiecas, un atbilstoši šo noteikumu 12.9. apakšpunktam piezīmēs ieraksta ziņas par to, kurā dokumentu lietā ir ievietots dokumenta oriģināls.

27. Dokumentus šo noteikumu 19.2. apakšpunktā minētajās lietās kārto viena kalendāra gada ietvaros.

28. Uzraugošā persona un administrators tiesiskās aizsardzības procesa un maksātnespējas procesa lietu izveido brīdī, kad uzraugošā persona vai administrators normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā iecelts attiecīgajā tiesiskās aizsardzības procesā vai maksātnespējas procesā, un dokumentus tajā kārto līdz brīdim, kamēr attiecīgais tiesiskās aizsardzības process vai maksātnespējas process ar tiesas nolēmumu tiek pabeigts vai izbeigts.

29. Ja uzraugošā persona vai administrators tiek atcelts no konkrētā tiesiskās aizsardzības procesa vai maksātnespējas procesa, dokumentus attiecīgajā tiesiskās aizsardzības procesa vai maksātnespējas procesa lietā kārto līdz brīdim, kamēr tiek iecelta jauna uzraugošā persona vai administrators, un tiesiskās aizsardzības procesa vai maksātnespējas procesa lieta Maksātnespējas likumā noteiktajā kārtībā ar dokumentu un mantas pieņemšanas un nodošanas aktu tiek nodota jaunieceltajai uzraugošajai personai vai administratoram. Nododot lietu, uzraugošā persona vai administrators jaunieceltajai uzraugošajai personai vai administratoram nodod arī lietas dokumentu sarakstu elektroniskā formā.

30. Ja uzraugošā persona vai administrators no tiesiskās aizsardzības procesa vai maksātnespējas procesa ir atcelts, uzraugošā persona vai administrators lietu sarakstā norāda dokumentu un mantas pieņemšanas un nodošanas akta reģistrācijas numuru un datumu, ar kuru jaunieceltajai uzraugošajai personai vai administratoram ir nodota tiesiskās aizsardzības procesa vai maksātnespējas procesa lieta. Attiecīgo tiesiskās aizsardzības procesa vai maksātnespējas procesa lietu aizstāj ar dokumentu un mantas pieņemšanas un nodošanas aktu. Jaunieceltā uzraugošā persona vai administrators izveido jaunu attiecīgā tiesiskās aizsardzības procesa vai maksātnespējas procesa lietu un kā pirmo dokumentu ar pirmo reģistrācijas numuru attiecīgajā lietā ievieto dokumentu un mantas pieņemšanas un nodošanas aktu. Jaunizveidotā tiesiskās aizsardzības procesa vai maksātnespējas procesa lieta ir iepriekšējās tiesiskās aizsardzības procesa vai maksātnespējas procesa lietas turpinājums.

31. Ja uzraugošā persona vai administrators tiesiskās aizsardzības procesa lietu vai maksātnespējas procesa lietu kārto parādnieka juridiskajā adresē, lietā esošo dokumentu sarakstu kārto parādnieka juridiskajā adresē, ievērojot šajos noteikumos minēto kārtību, un šo noteikumu 3.4. apakšpunktā minētajā lietu sarakstā izdara ierakstu par lietas atrašanās vietu.

32. Ja lietas papīra formas dokumentu kopums pārsniedz 70 mm, lietā veido sējumus.

33. Ja no lietas tiek izņemts dokumenta oriģināls, uzraugošā persona un administrators to atvieto ar normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā apliecinātu dokumenta atvasinājumu un piezīmēs atbilstoši šo noteikumu 12.9. apakšpunktam izdara ierakstu, norādot dokumenta oriģināla izsniegšanas pamatojumu, dokumenta saņēmēju un dokumenta izsniegšanas datumu.

34. Ja no uzraugošās personas un administratora lietvedības tiek izņemta lieta vai tās sējums, šo noteikumu 3.4. apakšpunktā minētajā lietu sarakstā pie attiecīgās lietas piezīmēs atbilstoši šo noteikumu 20.6. apakšpunktam izdara ierakstu, norādot lietas vai tās sējuma izsniegšanas pamatojumu, lietas vai tās sējuma saņēmēju un lietas vai tās sējuma izsniegšanas datumu.

35. Uzraugošā persona un administrators izdrukā lietā esošo dokumentu sarakstu dienā, kad beidz vest lietu. Uzraugošā persona un administrators izdrukāto lietas dokumentu sarakstu paraksta, kā arī norāda vārdu, uzvārdu un datumu un ievieto lietā virs pēdējā lietā reģistrētā dokumenta.

36. Ja uzraugošā persona vai administrators nodod tiesiskās aizsardzības procesa lietu vai maksātnespējas procesa lietu citai uzraugošajai personai vai administratoram, šo noteikumu 35. punktā minēto dokumentu sarakstu izdrukā divos eksemplāros. Vienu eksemplāru ievieto lietā virs pēdējā lietā reģistrētā dokumenta, otru pievieno dokumentu un mantas pieņemšanas un nodošanas aktam.

37. Uzraugošā persona un administrators visas lietas, izņemot tos lietā esošos dokumentus, kas saskaņā ar Maksātnespējas likumu ir nododami glabāšanā valsts arhīvam, glabā 10 gadus pēc lietas pabeigšanas dienas, ja citos normatīvajos aktos nav noteikts garāks dokumentu glabāšanas termiņš.

38. Pēc šo noteikumu 37. punktā minētā lietas glabāšanas termiņa notecējuma uzraugošā persona un administrators izstrādā dokumentu iznīcināšanas aktu un lietā esošos dokumentus iznīcina.

39. Juridiskās personas maksātnespējas procesa lietu iznīcina tikai gadījumā, ja juridiskā persona ir izslēgta no komercreģistra.

40. Uzraugošā persona un administrators šo noteikumu 3. punktā minētos sarakstus glabā 10 gadus pēc pēdējā ieraksta izdarīšanas.

41. Uzraugošā persona un administrators ar tiesiskās aizsardzības procesa lietām vai maksātnespējas procesa lietām nesaistītos dokumentus reģistrē un kārto lietās šajos noteikumos norādītajā kārtībā ar 2017. gada 1. jūliju.

42. Ja administrators ir sācis kārtot dokumentus tiesiskās aizsardzības procesa lietā vai maksātnespējas procesa lietā pirms 2017. gada 1. jūlija, administrators šajos noteikumos norādīto lietvedības vešanas kārtību attiecībā uz izveidotajām lietām var nepiemērot, vienlaikus nodrošinot pārskatāmu informāciju par tiesiskās aizsardzības procesa lietā vai maksātnespējas procesa lietā esošajiem dokumentiem un to apriti.

43. Šo noteikumu 29. un 30. punktā norādīto kārtību piemēro ar 2017. gada 1. jūliju.

44. Ja administratora lietvedībā ir tiesiskās aizsardzības procesa lietas vai maksātnespējas procesa lietas, kas ir pabeigtas vai izbeigtas pirms 2017. gada 1. jūlija, administrators ar 2017. gada 1. jūliju tās uzskaita šo noteikumu 20. punktā norādītajā kārtībā.