Darbības ar dokumentu

(Projekta apraksts MK 06.09.2022. rīkojuma Nr. 594 redakcijā)

Koplietošanas informācijas un komunikācijas tehnoloģiju (turpmāk – IKT) infrastruktūras pakalpojumu attīstības projekta (turpmāk – projekts) virsmērķis ir veicināt darbības programmas "Izaugsme un nodarbinātība" 2.2.1. specifiskā atbalsta mērķa "Nodrošināt publisko datu atkalizmantošanas pieaugumu un efektīvu publiskās pārvaldes un privātā sektora mijiedarbību" (turpmāk – SAM) sasniegšanu, īstenojot pasākumus aktivitātes "2.2.1.1. Centralizētu publiskās pārvaldes IKT platformu izveide, publiskās pārvaldes procesu optimizēšana un attīstība" ietvaros. Projekta virsmērķi iecerēts sasniegt, optimizējot un uzlabojot IKT pārvaldības procesu, centralizētu platformu izmantošanu, kā arī veicinot datu kvalitātes uzlabošanu un pieejamību.

Projekta rezultāts sniegs ieguldījumu 2.2.1. SAM iznākuma rādītāja "Pilnveidoti darbības procesi" sasniegšanā, pilnveidojot publiskā sektora darbības efektivitāti, kā arī ļaus izveidot un īstenot procesus, kas nākotnē pavērs iespēju sniegt IKT pakalpojumus iestādēm arī ārpus Labklājības ministrijas (turpmāk – LM) resora.

Projekta mērķi

1. Uzlabot un sakārtot IKT pārvaldības jomu.

2. Attīstīt centralizētus koplietošanas IKT pakalpojumus.

3. Uzlabot datu kvalitāti un pieejamību.

4. Uzlabot nozares dokumentu vadības un darba plūsmu procesus.

Darbības projekta mērķu sasniegšanai

1. IKT pārvaldīšanas jomas uzlabošanā un sakārtošanā:

1.1. IKT pārvaldības vadlīniju izstrāde;

1.2. Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūras sniegto IKT pakalpojumu kataloga definēšana LM padotībā esošajām iestādēm;

1.3. standartizētas IKT infrastruktūras drošības tehniskās uzraudzības dokumentācijas izstrāde;

1.4. IKT infrastruktūras drošības apmācības.

2. Centralizēti koplietošanas risinājumi IKT pakalpojumu attīstībai:

2.1. Active Directory visās LM resora iestādēs;

2.2. vienots elektroniskā pasta risinājums;

2.3. centralizēts IKT monitoringa risinājums;

2.4. centralizēta lietotāju darbstaciju pārvaldība;

2.5. centralizēts "mākoņskaitļošanas" infrastruktūras risinājums Valsts elektronisko sakaru pakalpojumu centra (turpmāk – VESPC) datu centrā;

2.6. LM reģionālā datu tīkla augstas pieejamības un kapacitātes savienojums ar VESPC datu centru;

2.7. informācijas sistēmu migrācija uz centralizētu "mākoņskaitļošanas" risinājumu VESPC datu centrā;

2.8. centralizēts IKT infrastruktūras drošības tehniskās uzraudzības risinājums;

2.9. informācijas tehnoloģiju resursu pārvaldības risinājums.

3. Datu kvalitātes un pieejamības uzlabošana:

3.1. labklājības nozares datu ticamības un pietiekamības analīze;

3.2. datu ticamības un pietiekamības uzlabošana;

3.3. Sociālās integrācijas valsts aģentūras (turpmāk – SIVA) informācijas sistēmas uzlabošana;

3.4. jaunas Valsts darba inspekcijas (turpmāk – VDI) informācijas sistēmas izstrāde un ieviešana:

3.4.1. VDI elektronisko pakalpojumu izvērtēšana un pielāgošana un migrācija saderībai ar jauno informācijas sistēmu;

3.4.2. VDI atvērto datu kopu publiskošana.

4. Nozares dokumentu vadības un darba plūsmu procesu optimizācija:

4.1. vienotas dokumentu vadības sistēmas ieviešana nozarē.

Projekta rezultātu rādītāji

Tā kā projektā paredzētās aktivitātes ir vērstas uz LM resora iestāžu darbības efektivitātes paaugstināšanu, projekta ieguldījums tiešā veidā neparedz uzlabojumus Ministru kabineta 2015. gada 17. novembra noteikumu Nr. 653 "Darbības programmas "Izaugsme un nodarbinātība" 2.2.1. specifiskā atbalsta mērķa "Nodrošināt publisko datu atkalizmantošanas pieaugumu un efektīvu publiskās pārvaldes un privātā sektora mijiedarbību" 2.2.1.1. pasākuma "Centralizētu publiskās pārvaldes IKT platformu izveide, publiskās pārvaldes procesu optimizēšana un attīstība" īstenošanas noteikumi" rezultāta rādītājos, kas minēti attiecīgo noteikumu 7.2.1. apakšpunktā (iedzīvotāju īpatsvars, kas izmanto e-pakalpojumus sadarbībai ar valsts un pašvaldību institūcijām un iesniedz veidlapas elektroniski), 7.2.2. apakšpunktā (komersantu īpatsvars, kas izmanto e-pakalpojumus sadarbībai ar valsts un pašvaldību institūcijām un iesniedz veidlapas elektroniski) un 7.2.3. apakšpunktā (Latvijas reitings Eiropas Komisijas Komunikācijas tīklu, satura un tehnoloģiju ģenerāldirektorāta atbalstītās iniciatīvas ePSIplatform ietvaros veidotajā atkalizmantošanas indeksā PSI Scoreboard palielinās līdz 475 punktiem). Taču atsevišķas projekta ietvaros veiktās aktivitātes radīs priekšnoteikumus, lai īstenotu pasākumus, kas uzlabos rezultāta rādītājus attiecībā uz to iedzīvotāju īpatsvaru, kuri izmanto e-pakalpojumus, kā arī uz datu atkalizmantošanu.

1. tabula

Projekta rezultāta rādītāji

2. tabula

Projekta iznākuma rādītāji

Saistība ar iepriekšējā plānošanas perioda projektiem

LM iepriekšējā plānošanas periodā ir īstenojusi divus Eiropas Reģionālās attīstības fonda finansētus projektus – projektu Nr. 3DP/3.2.2.1.1/12/IPIA/CFLA/001 "Vienotās Labklājības informācijas sistēmas (LabIS), nozares centralizēto funkciju informācijas sistēmu un centralizētas IKT infrastruktūras attīstība" un projektu Nr. 3DP/3.2.2.1.1/09/IPIA/IUMEPLS/023 "Sociālās politikas monitoringa sistēmas pilnveide – SPP vienotās informācijas sistēmas izstrāde, ieviešana un e-pakalpojumu attīstīšana", kuru aktivitātes bija vērstas uz IKT centralizācijas procesa aizsākšanu. Šajā projektā tiek turpināta iepriekš minētajos projektos iesāktā labklājības nozares IKT centralizācijas ideja. VDI īstenotajā projektā Nr. 3DP/3.2.2.1.1/09/IPIA/IUMEPLS/011 "VDI informatīvās sistēmas pilnveidošana un e-pakalpojumu ieviešana" ir uzsākta darba tiesisko attiecību un darba aizsardzības normatīvo aktu prasību ievērošanas uzraudzības un kontroles elektronizēšana. Šajā projektā tiks turpināta procesu elektronizācijas un e-pakalpojumu pieejamības uzlabošana uz jaunas tehnoloģiskās bāzes.

Ieguldījums SAM rezultāta rādītāju sasniegšanā

Projektam ir paredzēti šādi ieguldījumi SAM iznākuma rādītājos:

3. tabula

SAM rezultāta rādītāji

Sociālekonomiskais indikatīvais lietderīgums

Projekta mērķis ir iekšējās darbības optimizācija. Galvenā ieguvumu kategorija ir darbinieku laiks, kas tiks iegūts, gan automatizējot ikdienā veicamās darbības, gan arī nodrošinot informācijas sistēmu pieejamību un samazinot dīkstāves. Galvenie sociālekonomiskie ieguvumi:

1. Centralizēta darbstaciju pārvaldība ļaus ietaupīt aptuveni 50 % no laika, kas šobrīd tiek veltīts lietotāju darbstaciju infrastruktūras instalēšanai un uzturēšanai. Patērētais laiks tiks samazināts no 8924 stundām uz 4462 stundām gadā. Būtisks priekšnosacījums šā rādītāja sasniegšanai ir standartizēta darbstaciju esība iestādēs, un šo darbstaciju nodrošināšana šobrīd ir katras iestādes uzdevums.

2. Sistēmu nepieejamības un lēnas darbības dēļ labklājības nozares resora darbinieks vidēji divas darba stundas mēnesī ir ierobežots savu primāro pienākumu izpildē.

3. Uzlabojot sistēmu veiktspēju, labklājības nozares resora darbinieks varēs apkalpot vairāk iedzīvotāju, tā samazinot iedzīvotāja rindā pavadīto laiku. Parasti klients rindā pavada vidēji 15 minūtes. Ja sistēma darbojas lēni un nav pieejama divas darba stundas mēnesī, klientu rindā pavadītais laiks var pieaugt līdz 480 minūtēm jeb astoņām stundām mēnesī pie viena labklājības resora klientu apkalpojošā darbinieka.

4. Izveidojot jaunu VDI informācijas sistēmu, kurā iespējams attālināti ievadīt datus no mobilajām ierīcēm, ilgtermiņā ir iespējams ietaupīt informācijas apkopošanai un aktu noformēšanai paredzēto darba laiku un atļaut darbiniekiem iegūt papildu datus apsekojuma laikā. VDI strādā 124 inspektori. Dienā protokolu aizpildīšanai papīra formā var tikt ietaupītas 15 minūtes. Ietaupītais darba apjoms ļaus atbrīvot resursus 300 papildu informatīvām un konsultatīvām aktivitātēm gadā, pēc kurām pieprasījums turpina augt. Tas savukārt ļaus preventīvi samazināt potenciālo pārkāpumu skaitu. Atsevišķi izdalāmi arī pēc VDI uzlabojumiem atbrīvotie resursi, kurus varēs novirzīt papildu pārbaužu veikšanai. Samazinoties laikam, kas šobrīd tiek veltīts dokumentu sagatavošanai, meklēšanai un nosūtīšanai, darbinieki vairāk varēs pievērsties analītiskās/satura informācijas sagatavošanai, tādējādi kopumā palielinot valsts sniegto pakalpojumu kvalitāti.

5. Ieviešot vienotu labklājības nozares iestāžu dokumentu vadības informācijas sistēmu, būs iespējams ietaupīt vidēji divas minūtes viena dokumenta apstrādei, samazinot patērēto laiku dokumentu apstrādei par 17 208 darba stundām gadā. Būtisks priekšnosacījums šā rādītāja sasniegšanai ir tehnoloģijas, kas uzrauga dokumentu plūsmu un darba uzdevumu izpildi, kā arī samazina papīra dokumentu apriti un datu iesniegšanu papīra formā, izmantojot valsts līmenī piedāvātās koplietošanas komponentes.

6. Projekta ietvaros ir paredzēts izstrādāt vienotu nozares IKT infrastruktūras drošības risinājumu, kas ietver aizsardzību pret mēstulēm un e-pasta ļaunatūrām, tiks samazināts dīkstāves un datu zaudēšanas risks, privileģēto kontu uzraudzības sistēma samazinās ļaunprātīgas sensitīvu datu izmantošanas iespējas, notikumu savākšanas un pārvaldības platforma ļaus būtiski samazināt iespējamos incidentu riskus valsts nozīmes informācijas sistēmu kritisko datu saglabāšanā. Risinājums, kuru plānots iegādāties, meklēs aizdomīgās un neparastās aktivitātes automatizēti, samazinot laiku, kuru drošības pārvaldniekiem jāpatērē analizējot, vai nav drošības problēmas. Tas minimizēs valsts nozīmes informācijas sistēmas kritisko datu pazušanu. Projekta gaitā ir paredzēts gan definēt jaunus IKT pārvaldības procesus, gan arī mainīt esošos.

7. Valsts informācijas sistēmu izvietošana VESPC datu centrā kopumā padara efektīvāku IKT skaitļošanas resursu izmantošanu.

8. Projekta gaitā tiks ieviesta informācijas tehnoloģiju resursu pārvaldības sistēma, kas ļaus labklājības nozares iestādēm kontrolēt konkrētu IKT resursu izlietojumu, tādējādi vēl uzlabojot to izmantošanas efektivitāti.

9. LM reģionālā datu tīkla augstas pieejamības un kapacitātes savienojums ar VESPC datu centru ļaus sasniegt pietiekami augstu sistēmu pieejamību un ātrdarbību, tās izvietojot attālinātā VESPC datu centrā. Pārvietojot informācijas sistēmas uz VESPC datu centru, gan no drošības, gan no izmaksu viedokļa ir lietderīgi arī tīkla mezglu no Krišjāņa Valdemāra ielas 38, k-1, Rīgā, pārcelt uz VESPC datu centru, tādējādi samazinot potenciālo kritisku bojājumu vietu skaitu un atbrīvojot telpas.

Ekonomiskajā analīzē izmantotie diskontētie sociālekonomiskie ieguvumi ir 3 405 199 euro, diskontētās finanšu izmaksas 4 098 172 euro, kurām veikta fiskālā korekcija 991 712 euro apmērā (korekcija atbilstoši metodikai veikta pievienotās vērtības nodokļa un darba devēja valsts sociālās apdrošināšanas obligāto iemaksu likmes jeb 23,59 % apmērā). Ņemot vērā fiskālās korekcijas, ekonomiskajā analīzē izmantotās diskontētās finanšu un sociālekonomisko ieguvumu izmaksas ir 3 106 460 euro. Projekta ieguvumu un izmaksu attiecība (B/C) ir 1,10, kas atbalsta iepriekšējo secinājumu, liecinot par projekta īstenošanas pamatotību.

Summārais sociālekonomiskais indikatīvais lietderīgums – 5 183 371 euro.

Projekta finansējuma kopējais apjoms – 4 130 000 euro.

Projekta īstenošanas laiks (mēnešos) – 71 mēnesis.

Projekta rezultātu uzturēšanas izmaksas indikatīvi plānotas (9 gadiem) –3 557 925 euro.

Pēc projekta pabeigšanas projekta rezultātu uzturēšanas indikatīvās izmaksas 2024. gadā paredzētas 293 559 euro, 2025. gadā 313 559 euro, 2026. gadā 335 559 euro, 2027. gadā 359 759 euro, 2028. gadā 386 379 euro, 2029. gadā 415 661 euro, 2030. gadā 447 871 euro, 2031. gadā 483  302 euro un 2032. gadā un turpmākajos gados 522 276 euro apmērā, tai skaitā 93  559 euro apmērā 2024. gadā un turpmāk katru gadu paredzēts segt no LM budžeta apakšprogrammā 97.02.00. "Labklājības nozares centralizēto funkciju izpilde" pieejamiem resursiem, savukārt papildus nepieciešamais finansējums 2024. gadā 200 000 euro, 2025. gadā 220 000 euro, 2026. gadā 242 000 euro, 2027. gadā 266 200 euro, 2028. gadā 292 820 euro, 2029. gadā 322 102 euro, 2030. gadā 354 312 euro, 2031. gadā 389 743 euro un 2032. gadā un turpmākajos gados 428 717 euro apmērā tiks pieprasīts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

Ņemot vērā, ka projekta ietvaros tiks veikta informācijas tehnoloģiju sistēmu migrācija uz VESPC datu centru, pēc projekta beigām būs nepieciešams finansējums, lai segtu VESPC datu centra pakalpojumu izmaksas, kā arī izmaksas projekta ietvaros izveidoto IKT drošības, uzraudzības un IKT resursu pārvaldības risinājumu uzturēšanai, tai skaitā:

• projekta ietvaros izveidoto IKT drošības, uzraudzības un IKT resursu pārvaldības risinājumu uzturēšanas izmaksas 2024. gadā un turpmāk katru gadu ir 93 559 euro. Deviņu gadu laikā projekta rezultātu uzturēšanas izmaksas indikatīvi var sasniegt 842 031 euro;

• aprēķināts, ka VESPC datu centrā izvietoto informācijas sistēmu indikatīvās izmaksas, sākot ar 2024. gadu, varētu būt 200 000 euro gadā. Prognozējot VESPC datu centrā izvietoto informācijas sistēmu izmaksas, jāņem vērā VESPC datu centrā izvietoto sistēmu datu apjoma ikgadējais palielinājums, līdz ar to turpmākajos gados palielinot uzturēšanas izmaksas vidēji par 10 % gadā. Deviņu gadu laikā projekta rezultātu uzturēšanas izmaksas indikatīvi var sasniegt 2 715 894 euro.

Lai nodrošinātu projekta ietvaros izvēlēto risinājumu ilgtspēju, papildus nepieciešamā finansējuma pieprasījums tiks iesniegts Finanšu ministrijā projekta noslēguma posmā kārtējā gada valsts budžeta projekta sagatavošanas gaitā.