Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā informāciju par Iedzīvotāju reģistrā iekļaujamās un aktualizējamās ziņas pamatojošiem dokumentiem un informāciju par dokumentiem, kas Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē (turpmāk – pārvalde) saņemti vai radīti, veicot ārzemnieku ieceļošanas un uzturēšanās dokumentēšanas un kontroles funkcijas, kā arī minētos dokumentus un šo informāciju pamatojošos dokumentus iekļauj un uzglabā pārvaldes elektronisko dokumentu arhīvā (turpmāk – sistēma).

2. Sistēma ir valsts informācijas sistēma, kas izveidota iedzīvotāju uzskaites un migrācijas kontroles funkcijas nodrošināšanai un kuras pārzinis ir pārvalde.

3. Sistēmā iekļauj informāciju:

3.1. par pārvaldes vai pārvaldē saņemtu elektroniski radītu dokumentu un papīra dokumentu elektronisko kopiju par personu:

3.1.1. kura Latvijā saņēmusi uzturēšanās atļauju, reģistrācijas apliecību vai pastāvīgās uzturēšanās apliecību;

3.1.2. par kuru pieņemts lēmums par uzturēšanās atļaujas, reģistrācijas apliecības vai pastāvīgās uzturēšanās apliecības izsniegšanu;

3.1.3. kurai noteikts ieceļošanas aizliegums Latvijas Republikā vai Šengenas līguma dalībvalstu teritorijā;

3.1.4. uz kuru attiecināma Imigrācijas likumā noteiktā izraidīšanas procedūra;

3.1.5. kura iesniegusi iesniegumu atbilstoši patvēruma meklēšanas procedūrai;

3.1.6. kura iesniegusi dokumentus tiesiskā statusa noteikšanai vai maiņai;

3.2. atvērtā biroja XML (Open Office XML) datņu formātā – pašvaldības iestādes sniegtās ziņas par personu:

3.2.1. kurai ziņas par dzīvesvietu aktualizējusi pašvaldības dzīvesvietas deklarēšanas iestāde;

3.2.2. par kuru veikts civilstāvokļa akta ieraksts;

3.2.3. kā arī pievieno dokumenta datni;

3.3. atvērtā biroja XML (Open Office XML) datņu formātā – personas sniegtās ziņas par sevi, saviem bērniem vai par aizbildnībā vai aizgādnībā esošu personu:

3.3.1. kura elektroniski sniegusi ziņas par dzīvesvietas adresi;

3.3.2. par kuru elektroniski sniegtas ziņas par dzīvesvietas adresi;

3.3.3. kura elektroniski sniegusi ziņas par atļauju vai aizliegumu izmantot tās ķermeni, audus un orgānus pēc nāves;

3.3.4. kā arī pievieno dokumenta datni;

3.4. par pārvaldes lietvedības dokumentu:

3.4.1. dokumenta tips;

3.4.2. reģistrācijas numurs;

3.4.3. reģistrācijas datums;

3.4.4. organizācija;

3.4.5. dokumenta apraksts;

3.4.6. dokumenta avots;

3.4.7. dokumentā norādītās personas personas kods (ja ir norādīts);

3.4.8. dokumenta datnes nosaukums;

3.4.9. kā arī pievieno dokumenta datni;

3.5. par šo noteikumu 3.1. apakšpunktā minētās personas dokumentu:

3.5.1. pārvaldes izveidotās personas lietas numurs;

3.5.2. kārtas numurs;

3.5.3. dokumenta grupa;

3.5.4. dokumenta veids;

3.5.5. piekļuves pazīme;

3.5.6. pārvēršanas laiks;

3.5.7. dokumenta saturā norādītās personas:

3.5.7.1. vārds (vārdi);

3.5.7.2. uzvārds;

3.5.7.3. personas kods;

3.5.7.4. dzimums;

3.5.7.5. dzimšanas datums;

3.5.7.6. dzimšanas datuma intervāls;

3.5.7.7. dzimšanas valsts;

3.5.7.8. dzimšanas vieta;

3.5.7.9. valstiskā piederība;

3.5.7.10. valstiskās piederības veids;

3.5.8. kā arī pievieno dokumenta datni;

3.6. par šo noteikumu 3.1.1. apakšpunktā minētās personas:

3.6.1. pirmuzskaites dokumentu un ziņu aktualizēšanas dokumentu:

3.6.1.1. personas kods;

3.6.1.2. veidlapas datu grupas nosaukums;

3.6.1.3. veidlapas nosaukums;

3.6.1.4. dokumenta avots;

3.6.1.5. kā arī pievieno dokumenta datni;

3.6.2. pirmuzskaites dokumentam pievienotu papildu ziņu dokumentu:

3.6.2.1. personas kods;

3.6.2.2. dokumenta datu grupas nosaukums;

3.6.2.3. dokumenta nosaukums;

3.6.2.4. dokumenta avots;

3.6.2.5. kā arī pievieno dokumenta datni;

3.6.3. dokumentu atvērtā biroja XML (Open Office XML) datņu formātā:

3.6.3.1. personas kods;

3.6.3.2. dokumenta nosaukums;

3.6.3.3. organizācija;

3.6.3.4. kā arī pievieno dokumenta datni.

4. Dokumentu un informāciju par dokumentu sistēmā iekļauj un aktualizē pārvalde un šo noteikumu 3.1.3. un 3.1.4. apakšpunktā noteiktajā gadījumā – Valsts robežsardze tiešsaistē.

5. Pārvalde nodrošina sistēmā iekļaujamo dokumentu un informācijas par dokumentu centralizētu glabāšanu un izsniegšanu.

6. Valsts pārvaldes iestādēm, tiesai un prokuratūrai ir tiesības saņemt no sistēmas un izmantot šo noteikumu 3. punktā minētos dokumentus un informāciju par dokumentiem atbilstoši minēto iestāžu kompetencei.

7. Piekļuves tiesības sistēmā iekļautajiem dokumentiem un informācijai par dokumentiem piešķir un anulē pārvaldes priekšnieks vai viņa pilnvarota amatpersona, pamatojoties uz iestādes vadītāja pieprasījumu un noslēdzot rakstisku vienošanos, kurā noteikta informācijas un dokumentu saņemšanas, nodošanas un izmantošanas kārtība.

8. Sistēmā iekļautās informācijas un dokumentu glabāšanas termiņu nosaka pārvalde, to saskaņojot ar Latvijas Nacionālo arhīvu.