Darbības ar dokumentu

1. Valsts informācijas un komunikācijas tehnoloģiju pārvaldības vadītāju forums (turpmāk – forums) ir koleģiāla starpnozaru konsultatīvā un metodiskā institūcija, kas izveidota, lai veicinātu efektīvu valsts informācijas un komunikācijas tehnoloģiju pārvaldību.

2. Foruma sastāvā ir:

2.1. Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas augstākā atbildīgā amatpersona valsts informācijas un komunikācijas tehnoloģiju pārvaldības jautājumos (foruma priekšsēdētājs);

2.2. (svītrots ar MK 19.04.2022. noteikumiem Nr. 249);

2.3. Valsts kancelejas un ministriju apstiprinātās augstākās atbildīgās amatpersonas informācijas un komunikācijas tehnoloģiju pārvaldības jautājumos attiecīgo valsts pārvaldes nozaru (resoru) līmenī;

2.4. Satiksmes ministrijas pārstāvis elektronisko sakaru jautājumos;

2.5. Latvijas Pašvaldību savienības pārstāvis pašvaldību informācijas un komunikācijas tehnoloģiju jautājumos;

2.6. Saeimas Kancelejas pārstāvis Saeimas informācijas un komunikācijas tehnoloģiju jautājumos;

2.7. koplietošanas pakalpojumu sniedzēju – kompetenču centru – vadītāju pārstāvji;

2.8. Aizsardzības ministrijas pārstāvis ar kiberdrošību saistītajos jautājumos.

(Grozīts ar MK 19.04.2022. noteikumiem Nr. 249)

3. Foruma personālsastāvu apstiprina vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrs, iekļaujot tajā personas, kuras dalībai forumā (turpmāk – foruma dalībnieki) ir deleģējušas šo noteikumu 2.punktā minētās institūcijas.

4. Foruma sekretariāta funkciju veic institūcija, kuru pārstāv foruma priekšsēdētājs.

5. Foruma mērķis ir veicināt:

5.1. starpnozaru (pārresoru) koordināciju un sadarbību starp valsts un pašvaldību institūcijām optimālai un efektīvai informācijas un komunikācijas tehnoloģiju nodrošināšanai un izmantošanai;

5.2. valsts un pašvaldību institūciju darbības pilnveidošanu un efektivitāti, izmantojot informācijas un komunikācijas tehnoloģijas.

6. Forumam ir šādi uzdevumi:

6.1. nodrošināt regulāru informācijas, pieredzes un viedokļu apmaiņu, sniedzot padomus, norādījumus vai labas prakses piemērus informācijas un komunikācijas tehnoloģiju pārvaldības jomā, tajā skaitā:

6.1.1. iestādēm nepieciešamo informācijas un komunikācijas tehnoloģiju plānošanā, uzskaitē, iepirkumu veikšanā, ieviešanā, izmantošanā, uzturēšanā, koplietošanā, sadarbspējas nodrošināšanā, drošībā, attīstīšanā un optimizēšanā;

6.1.2. informācijas un komunikācijas tehnoloģiju sniegto iespēju un priekšrocību izmantošanā optimālai iestāžu funkciju izpildes organizēšanai, kā arī iestāžu pakalpojumu klāsta un satura pilnveidošanai un pieejamības nodrošināšanai;

6.2. izvērtēt situāciju un problēmas informācijas un komunikācijas tehnoloģiju jomā valsts un pašvaldību institūcijās un sniegt priekšlikumus par risinājumiem un sadarbības iespējām, lai nodrošinātu:

6.2.1. valsts un pašvaldību informācijas un komunikācijas tehnoloģiju infrastruktūras, tajā skaitā valsts un pašvaldību informācijas sistēmu, sadarbspēju, kā arī koplietošanu valsts un pašvaldību institūciju vajadzībām;

6.2.2. informācijas un komunikācijas tehnoloģiju izmantošanu procedūru vienkāršošanai un administratīvā sloga samazināšanai valsts un pašvaldību institūciju funkciju izpildē un pakalpojumu sniegšanā;

6.3. savstarpēji saskaņot informācijas un komunikācijas tehnoloģiju pārvaldības pasākumu izstrādi un veikšanu valsts pārvaldes nozaru (resoru) un starpnozaru (pārresoru) līmenī, lai:

6.3.1. panāktu racionālu ar informācijas un komunikācijas tehnoloģijām saistītu tehnisko, finanšu un cilvēkresursu izmantošanu;

6.3.2. novērstu informācijas un komunikācijas tehnoloģiju infrastruktūras, tajā skaitā informācijas sistēmu (arī valsts informācijas sistēmu), funkcionalitātes dublēšanos vai nesavietojamību.

7. Forumam ir šādas tiesības:

7.1. izmantot iestāžu rīcībā esošos dokumentus, kas satur foruma uzdevumu veikšanai nepieciešamo informāciju;

7.2. piesaistīt dalībai forumā publiskā vai privātā sektora speciālistus informācijas un komunikācijas tehnoloģiju jomā;

7.3. paust viedokli iestādēm jautājumos par tiesību aktu un attīstības plānošanas dokumentu izstrādi vai pilnveidošanu informācijas un komunikācijas tehnoloģiju jomā;

7.4. veidot foruma uzdevumu veikšanai nepieciešamās darba grupas, iekļaujot tajās foruma dalībniekus, kā arī publiskā vai privātā sektora speciālistus informācijas un komunikācijas tehnoloģiju jomā.

8. Forums savu darbību īsteno, izskatot foruma kompetencei atbilstošus jautājumus un pieņemot lēmumus foruma sēdēs vai laikā starp foruma sēdēm. Foruma lēmumiem ir ieteikuma raksturs.

9. Foruma darbību organizē foruma priekšsēdētājs, veicot šādus pienākumus:

9.1. sasauc un vada foruma sēdes, nosakot to darba kārtību;

9.2. izsludina jautājumu izskatīšanu laikā starp foruma sēdēm;

9.3. pārstāv forumu citās institūcijās vai publiskajos pasākumos, ievērojot foruma lēmumus;

9.4. nodrošina foruma darbības īstenošanai nepieciešamo komunikāciju ar foruma dalībniekiem, kā arī citām personām vai institūcijām;

9.5. izvērtē foruma lēmumu izpildes gaitu un rezultātus.

10. Foruma kompetencei atbilstošu jautājumu izskatīšanā foruma sēdēs, kā arī laikā starp foruma sēdēm piedalās:

10.1. foruma dalībnieki;

10.2. persona, kuru foruma dalībnieks ir pilnvarojis piedalīties foruma darbībā tā prombūtnes laikā (turpmāk – pilnvarotā persona);

10.3. persona, kuru foruma dalībnieks vai pilnvarotā persona ir uzaicinājusi paust viedokli vai sniegt informāciju, kas ir nozīmīga attiecīgā jautājuma izskatīšanā (turpmāk – uzaicinātā persona).

11. Foruma dalībnieks, norādot savas prombūtnes laiku, informē citus foruma dalībniekus par pilnvaroto personu.

12. Foruma priekšsēdētājs sasauc foruma sēdi vai izsludina izskatīšanai foruma kompetencei atbilstošu jautājumu laikā starp foruma sēdēm pēc savas iniciatīvas vai ja to pieprasa vairāk nekā puse foruma dalībnieku. Attiecīgā jautājuma izskatīšanai ir sniedzama šāda informācija:

12.1. jautājuma izskatīšanas pamatojums, norādot jautājuma būtību un saturu, kā arī izskatīšanas mērķi vai iespējamās sekas, ja jautājums netiks risināts;

12.2. dokumenti, kuri attiecas uz izskatāmo jautājumu, vai norāde uz to atrašanās vietu tīmeklī;

12.3. informācija par uzaicinātajām personām.

13. Forums ir tiesīgs pieņemt lēmumu, ja attiecīgā jautājuma izskatīšanā piedalās vairāk nekā puse foruma dalībnieku.

14. Foruma dalībnieki veicina foruma lēmumu ievērošanu attiecīgajās valsts pārvaldes nozarēs (resoros) vai institūcijās, kuras tie pārstāv. Foruma dalībnieki pēc foruma priekšsēdētāja pieprasījuma izvērtēšanai sniedz informāciju par foruma lēmumu izpildes gaitu un rezultātiem.

15. Foruma sekretariāts nodrošina:

15.1. foruma sēdēm piemērotu norises vietu;

15.2. foruma sēžu protokolēšanu;

15.3. foruma darbībai nepieciešamās informācijas vai dokumentu apriti un glabāšanu.

16. Foruma priekšsēdētājs nodod foruma sekretariātam glabāšanā nozīmīgu informāciju un dokumentus, kas attiecas uz foruma darbību. Foruma sekretariāts pēc saskaņošanas ar foruma priekšsēdētāju ievieto savā tīmekļa vietnē informāciju par foruma darbību, tajā skaitā par forumā izskatītajiem jautājumiem un pieņemtajiem lēmumiem.

17. Foruma priekšsēdētāja prombūtnes laikā tā pienākumus veic foruma priekšsēdētāja vietnieks. Foruma priekšsēdētājs ir tiesīgs pilnvarot citu foruma dalībnieku veikt foruma priekšsēdētāja pienākumus foruma priekšsēdētāja un tā vietnieka prombūtnes laikā.

18. Ar foruma darbību saistītās informācijas un dokumentu aprite starp foruma dalībniekiem, pilnvarotajām personām un uzaicinātajām personām, kā arī foruma sekretariātu notiek elektroniski.

19. Ja foruma kompetencei atbilstošu jautājumu (ievērojot tā būtību un saturu) nepieciešams izskatīt un lēmumu pieņemt klātienē, sasauc foruma sēdi.

20. Foruma priekšsēdētājs, sasaucot foruma sēdi, ne vēlāk kā trīs darbdienas pirms foruma sēdes foruma dalībniekus, kā arī pilnvarotās personas un uzaicinātās personas informē par foruma sēdes norises vietu, laiku un darba kārtību, norādot šo noteikumu 12.punktā minēto informāciju.

21. Foruma dalībniekam vai pilnvarotajai personai ir tiesības ne vēlāk kā divas darbdienas pirms foruma sēdes sniegt foruma dalībniekiem, kā arī pilnvarotajām personām un uzaicinātajām personām priekšlikumu par foruma sēdes darba kārtību, tajā skaitā foruma kompetencei atbilstoša jautājuma iekļaušanu foruma sēdes darba kārtībā, norādot šo noteikumu 12.punktā minēto informāciju.

22. Tiesības prasīt foruma sēdes sasaukšanu ir foruma dalībniekiem. Foruma dalībnieks, prasot sasaukt foruma sēdi, sniedz foruma priekšsēdētājam un citiem foruma dalībniekiem priekšlikumu par foruma sēdes darba kārtību, norādot šo noteikumu 12.punktā minēto informāciju.

23. Foruma dalībnieki, izskatot šo noteikumu 22.punktā minēto priekšlikumu, atbalsta vai noraida foruma sēdes sasaukšanu, informējot par to foruma priekšsēdētāju un citus foruma dalībniekus divu darbdienu laikā pēc attiecīgā priekšlikuma saņemšanas. Ja foruma sēdes sasaukšanu ir atbalstījusi vairāk nekā puse foruma dalībnieku, foruma priekšsēdētājs, ievērojot šo noteikumu 20.punktu, sasauc foruma sēdi piecu darbdienu laikā pēc attiecīgā priekšlikuma atbalstīšanas.

24. Foruma sēdē izskata un pieņem lēmumus par jautājumiem, kuri ir:

24.1. iekļauti šo noteikumu 20.punktā minētajā darba kārtībā;

24.2. sniegti foruma dalībnieku priekšlikumos atbilstoši šo noteikumu 21.punktam vai ir pieteikti izskatīšanai foruma sēdes laikā, ja to atbalsta vairāk nekā puse no foruma sēdē klātesošajiem foruma dalībniekiem un pilnvarotajām personām.

25. Forums pieņem lēmumus ar klātesošo balsstiesīgo personu balsu vairākumu, atklāti balsojot. Ja balsu skaits sadalās vienādi, izšķirošā ir foruma priekšsēdētāja balss.

26. Foruma sēdē balsstiesīgas personas ir foruma dalībnieki un pilnvarotās personas. Uzaicinātās personas piedalās foruma sēdē ar padomdevēja tiesībām.

27. Foruma sēdi protokolē foruma sekretariāta norīkota persona (turpmāk – protokolētājs). Protokolā norāda:

27.1. foruma sēdes norises vietu, laiku un darba kārtību;

27.2. personas, kuras piedalās foruma sēdē, tajā skaitā foruma dalībniekus, pilnvarotās personas un uzaicinātās personas;

27.3. foruma dalībniekus, kuri nepiedalās foruma sēdē;

27.4. foruma sēdes vadītāju un protokolētāju;

27.5. foruma sēdē paustos viedokļus vai sniegto informāciju, kas ir nozīmīga darba kārtībā iekļauto jautājumu izskatīšanā;

27.6. foruma sēdē pieņemtos lēmumus;

27.7. protokolam pievienoto informāciju atbilstoši šo noteikumu 28.punktam.

28. Protokolam pievieno šādu informāciju:

28.1. dokumentus, kas ir saistīti ar foruma sēdē izskatītajiem jautājumiem un pieņemtajiem lēmumiem;

28.2. foruma sēdē klātesošā foruma dalībnieka vai pilnvarotās personas atsevišķo viedokli par foruma sēdē pieņemto lēmumu, ja to pieprasa attiecīgais foruma dalībnieks vai pilnvarotā persona.

29. Protokolētājs sagatavo protokolu un triju darbdienu laikā pēc foruma sēdes nosūta to saskaņošanai visām personām, kuras ir piedalījušās foruma sēdē.

30. Protokols ir uzskatāms par saskaņotu, ja divu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas saskaņošanai nav saņemti iebildumi no personām, kuras ir piedalījušās foruma sēdē. Ja ir saņemti iebildumi, protokolētājs divu darbdienu laikā precizē protokolu, ievērojot saņemtos iebildumus, un nosūta precizēto protokolu atkārtotai saskaņošanai personām, kuras ir piedalījušās foruma sēdē.

31. Foruma sēdes vadītājs un protokolētājs divu darbdienu laikā pēc protokola saskaņošanas to paraksta. Foruma sēdē pieņemtie lēmumi stājas spēkā pēc protokola parakstīšanas.

32. Protokolētājs parakstīto protokolu un tam pievienoto informāciju protokola parakstīšanas dienā nosūta visiem foruma dalībniekiem, kā arī pilnvarotajām personām un uzaicinātajām personām, kuras ir piedalījušās attiecīgajā foruma sēdē.

33. Foruma sekretariāts parakstīto protokolu un tam pievienoto informāciju divu darbdienu laikā pēc protokola parakstīšanas ievieto savā tīmekļa vietnē.

34. Foruma darbu organizē arī laikā starp foruma sēdēm, ja foruma kompetencei atbilstošu jautājumu (ievērojot tā būtību un saturu) ir iespējams izskatīt un lēmumu pieņemt neklātienē.

35. Foruma priekšsēdētājs laikā starp foruma sēdēm izsludina foruma kompetencei atbilstoša jautājuma izskatīšanu, ja attiecīgajā jautājumā ir nepieciešams pieņemt foruma lēmumu. Foruma dalībniekiem un pilnvarotajām personām ir tiesības izskatīt foruma kompetencei atbilstošus jautājumus laikā starp foruma sēdēm pēc savas iniciatīvas (foruma priekšsēdētājam neizsludinot to izskatīšanu), ja attiecīgajā jautājumā nav nepieciešams pieņemt foruma lēmumu.

36. Foruma priekšsēdētājs, izsludinot foruma kompetencei atbilstoša jautājuma izskatīšanu laikā starp foruma sēdēm, sniedz foruma dalībniekiem, kā arī pilnvarotajām personām un uzaicinātajām personām šo noteikumu 12.punktā minēto informāciju un priekšlikumu par foruma lēmumu attiecīgajā jautājumā. Foruma priekšsēdētājs nosaka termiņu (ne īsāku par trijām darbdienām), kurā ir sniedzams pamatots viedoklis par izskatāmo jautājumu un piedāvāto foruma lēmumu.

37. Foruma dalībnieks, kā arī pilnvarotā persona vai uzaicinātā persona, ievērojot šo noteikumu 36.punktā minēto termiņu, savu viedokli par izskatāmo jautājumu un piedāvāto foruma lēmumu nosūta foruma dalībniekiem, kā arī pilnvarotajām personām un uzaicinātajām personām.

38. Foruma dalībniekiem ir tiesības prasīt foruma kompetencei atbilstoša jautājuma izskatīšanu laikā starp foruma sēdēm, lai pieņemtu lēmumu attiecīgajā jautājumā. Foruma dalībnieks, prasot izskatīt jautājumu laikā starp foruma sēdēm, sniedz foruma priekšsēdētājam un citiem foruma dalībniekiem priekšlikumu par foruma lēmumu, norādot šo noteikumu 12.punktā minēto informāciju.

39. Foruma dalībnieki, izskatot šo noteikumu 38.punktā minēto priekšlikumu, atbalsta vai noraida jautājuma izskatīšanu laikā starp foruma sēdēm, informējot par to foruma priekšsēdētāju un citus foruma dalībniekus divu darbdienu laikā pēc attiecīgā priekšlikuma saņemšanas. Ja jautājuma izskatīšanu laikā starp foruma sēdēm ir atbalstījusi vairāk nekā puse foruma dalībnieku, foruma priekšsēdētājs, ievērojot šo noteikumu 36.punktu, divu darbdienu laikā pēc attiecīgā priekšlikuma atbalstīšanas izsludina jautājuma izskatīšanu starp foruma sēdēm.

40. Foruma lēmums jautājumā, kuru izskata starp foruma sēdēm, ir uzskatāms par pieņemtu, ja foruma dalībnieki vai pilnvarotās personas šo noteikumu 36.punktā minētajā termiņā nav sniegušas iebildumus pret piedāvāto foruma lēmumu. Ja ir saņemti iebildumi, foruma priekšsēdētājs ir tiesīgs pēc savas iniciatīvas vai foruma dalībnieka vai pilnvarotās personas lūguma precizēt piedāvāto foruma lēmumu, ievērojot saņemtos iebildumus, un nosūtīt precizēto foruma lēmumu atkārtotai izskatīšanai foruma dalībniekiem, kā arī pilnvarotajām personām un uzaicinātajām personām.

41. Foruma priekšsēdētājs ir tiesīgs pēc savas iniciatīvas vai foruma dalībnieka vai pilnvarotās personas lūguma pagarināt šo noteikumu 36.punktā minēto termiņu, informējot par to foruma dalībniekus, kā arī pilnvarotās personas un uzaicinātās personas.

42. Foruma priekšsēdētājs paraksta šo noteikumu 40.punktā minēto foruma lēmumu divu darbdienu laikā pēc tā pieņemšanas. Lēmums, kas pieņemts starp foruma sēdēm, stājas spēkā pēc tā parakstīšanas.

43. Parakstītajam foruma lēmumam pievieno dokumentu, kas ir apstiprināts ar attiecīgo foruma lēmumu. Foruma priekšsēdētājs parakstīto foruma lēmumu un tam pievienoto dokumentu foruma lēmuma parakstīšanas dienā nosūta foruma dalībniekiem, kā arī pilnvarotajām personām un uzaicinātajām personām.

44. Foruma sekretariāts divu darbdienu laikā pēc foruma lēmuma parakstīšanas to ievieto savā tīmekļa vietnē, pievienojot ar lēmumu apstiprināto dokumentu.