Darbības ar dokumentu

Centrālās vēlēšanu komisijas lēmums Nr.13

Rīgā 2013.gada 6.martā

Par instrukcijas apstiprināšanu

Centrālā vēlēšanu komisija nolemj:

Apstiprināt Republikas pilsētas domes un novada domes vēlēšanu dokumentu sakārtošanas un glabāšanas instrukciju.

Centrālās vēlēšanu komisijas
priekšsēdētājs A.Cimdars

Centrālās vēlēšanu komisijas
priekšsēdētāja vietnieks K.Kamradzis

 

 

APSTIPRINĀTA
ar Centrālās vēlēšanu komisijas
2013.gada 6.marta lēmumu Nr.13

Republikas pilsētas domes un novada domes vēlēšanu dokumentu sakārtošanas un glabāšanas instrukcija

I. Dokumentu kārtošana

1. Republikas pilsētas domes vai novada domes vēlēšanu materiāli un dokumenti glabājami republikas pilsētas vai novada vēlēšanu komisijā līdz pirmajai jaunievēlētās domes sēdei.

2. Pēc domes sanākšanas vēlēšanu komisija pāri palikušās vēlēšanu aploksnes, izlietotās vēlēšanu aploksnes un izlietotās vēlēšanu zīmes iznīcina un sastāda par to aktu.

3. Pēc tam vēlēšanu materiāli un dokumenti ar nodošanas un pieņemšanas aktu nododami attiecīgās republikas pilsētas domes vai novada domes lietvedībā, kas tos sakārto pēc normatīvo aktu un arhīva prasībām triju mēnešu laikā, skaitot no vēlēšanu dienas.

4. Republikas pilsētas un novada vēlēšanu komisijas sēžu protokoli sistematizējami lietās hronoloģiskā secībā pēc numuriem, pievienojot katram pielikumus (sūdzības, aktus, izziņas, ziņojumus un citus dokumentus) lietu izskatīšanas secībā. Protokolam par vēlēšanu zīmes satura apstiprināšanu pievienojams neaizpildīts vēlēšanu zīmes paraugs.

Par pirmo dokumentu vēlēšanu komisijas protokolu lietā ievieto attiecīgās domes lēmuma norakstu par republikas pilsētas vai novada vēlēšanu komisijas izveidošanu, bet iecirkņa komisijas protokolu lietā - vēlēšanu komisijas protokola izrakstu par iecirkņa komisijas izveidošanu.

Lietās ievietojams viens iecirkņa komisijas balsu skaitīšanas protokola eksemplārs un viens republikas pilsētas vai novada vēlēšanu komisijas vēlēšanu rezultātu aprēķināšanas protokola eksemplārs.

5. Katram kandidātu sarakstam un tam pievienotiem dokumentiem iekārtojama atsevišķa lieta, kurā dokumenti sakārtojami šādā secībā:

5.1. dokumenti, kas attiecas uz visu kandidātu sarakstu kopumā -

kandidātu saraksts;

dokuments par drošības naudas iemaksu;

attiecīgo politisko partiju (partiju apvienību) lēmējinstitūciju pilnvarojumi par tiesībām parakstīt un iesniegt kandidātu sarakstu;

priekšvēlēšanu programma;

5.2. dokumenti, kas attiecas uz katru deputāta kandidātu -

katra kandidāta parakstīts paziņojums par piekrišanu savas kandidatūras izvirzīšanai;

kandidāta deklarācija, ka uz viņu neattiecas Republikas pilsētas domes un novada domes vēlēšanu likuma 9.pantā minētie ierobežojumi;

ziņas par deputāta kandidātu;

notariāli apliecināts zemesgrāmatas akta noraksts vai zemesgrāmatu nodaļas izziņa;

kandidāta darba devēja vai Valsts ieņēmuma dienesta izdota izziņa;

kandidāta parakstīts paziņojums, ka ievēlēšanas gadījumā viņš mēneša laikā izbeigs attiecīgā amata (dienesta) pildīšanu;

kandidāta apliecinājums, ja tas ir citas dalībvalsts pilsonis, ka viņam nav liegtas tiesības kandidēt un tikt ievēlētam.

Dokumenti par katru kandidātu sakārtojami tādā secībā, kādā deputātu kandidāti iekļauti kandidātu sarakstā.

6. Pastāvīgi glabājamās lietas lapas sanumurē, lietu iešuj un noformē pēc arhīva prasībām.

7. Atsevišķi sagatavojams pastāvīgi glabājamo lietu apraksts un īslaicīgi glabājamo lietu apraksts. Pastāvīgi glabājamo lietu aprakstu Rīgas dome un Jūrmalas dome apstiprina Latvijas Nacionālajā arhīvā, pārējo republikas pilsētu domēm un novadu domēm - attiecīgā zonālajā arhīvā.

8. Pēc dokumentu sakārtošanas pastāvīgi glabājamos dokumentus Rīgas dome un Jūrmalas dome nodod glabāšanā Latvijas Nacionālajam arhīvam, pārējo republikas pilsētu un novadu domes - attiecīgam zonālajam arhīvam.

9. Pēc īslaicīgi (līdz četriem gadiem) glabājamo lietu glabāšanas termiņa izbeigšanās sastāda aktu par dokumentu atlasi iznīcināšanai un nosūta to apstiprināšanai attiecīgam arhīvam.

II. Dokumentu glabāšanas termiņi

Dokumenta veids	Glabāšanas termiņš
1. Republikas pilsētas, novada vēlēšanu komisijas sēžu protokoli un tiem pievienotie dokumenti	Pastāvīgi
2. Iecirkņa komisijas balsu skaitīšanas protokoli un tiem pievienotie dokumenti	Pastāvīgi
3. Domes deputātu kandidātu saraksti un tiem pievienotie dokumenti	Pastāvīgi
4. Deputātu kandidātu sarakstu reģistrācijas žurnāls	4 gadi
5. Vēlētāju saraksti	4 gadi
6. Vēlēšanu gaitas žurnāli	4 gadi
7. Akti par izlietoto vēlēšanu zīmju un vēlēšanu aplokšņu iznīcināšanu	4 gadi
8. Iesniegumu reģistrācijas žurnāls balsošanas organizēšanai vēlētāju atrašanās vietā	1 mēnesis pēc vēlēšanām
9. Vēlētāju vai viņu pilnvarotu personu iesniegumi par balsošanas organizēšanu šo vēlētāju atrašanās vietā	1 mēnesis pēc vēlēšanām

Centrālās vēlēšanu komisijas
priekšsēdētājs A.Cimdars

Centrālās vēlēšanu komisijas
priekšsēdētāja vietnieks K.Kamradzis