Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka:

1.1. publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās;

1.2. kritērijus dokumentu glabāšanas termiņa noteikšanai;

1.3. dokumentu arhīviskās vērtības noteikšanas kārtību;

1.4. tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos.

2. Noteikumos lietoti šādi termini:

2.1. apraksta vienība – arhīva dokuments vai dokumentu kopums (lieta, sērija, arhīva fonds), kuru uzskata par vienotu veselumu un kas ir par pamatu atsevišķam aprakstam;

2.2. apraksta līmenis – apraksta vienības vieta arhīva fonda hierarhijas shēmā;

2.3. arhīva fonds – institūcijas vai privātpersonas darbības rezultātā radies arhīva dokumentu kopums – arhīva klasifikācijas un uzskaites vienība;

2.4. arhīva apakšfonds – arhīva fonda sistematizācijas vienība – lielapjoma arhīva fonda apakšgrupa, kuras sastāvā ir savstarpēji saistīti arhīva dokumenti un kura atbilst institūcijas organizatoriskajai struktūrai. Arhīva fonda sadalījums apakšfondos iespējams arī pēc arhīva dokumentu ģeogrāfiskajām, hronoloģiskajām, funkcionālajām vai citām kopīgām pazīmēm;

2.5. dokumentu klasifikācijas shēma – klasificējamo objektu uzskaitījums hierarhiskā secībā. Klasifikācijas iedaļas pamatā ir dokumentu loģiski analītiska sadale grupās pēc kopīgām vai atšķirīgām pazīmēm (piemēram, pēc institūcijas funkcijām, struktūras, dokumentu veida);

2.6. elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma – informācijas sistēma, kas nodrošina darbību ar dokumentiem visā to dzīves cikla laikā – no to radīšanas līdz iznīcināšanai vai nodošanai arhīvā. Tās pamatfunkcijās ietilpst dokumentu klasifikācijas shēmu un dokumentu glabāšanas termiņu uzturēšana, kā arī grozījumu, auditācijas pierakstu, dokumentu rekvizītu, dienesta atzīmju un citu metadatu saglabāšana. Ja sistēmā ir tverti elektroniskie dokumenti, tā nodrošina kontroli un piekļuvi tiem;

2.7. glabājamā vienība – arhīva dokumentu uzskaites vienība, kas ir fiziski norobežots dokuments vai dokumentu grupa ar atsevišķu uzskaites kodu. Tā var būt, piemēram, lieta, fotodokuments, kinolentes rullītis, elektronisko dokumentu mape;

2.8. fondradis – institūcija vai privātpersona, kuras darbības rezultātā radītie (uzkrātie) dokumenti apkopoti arhīva fondā;

2.9. hibrīdlieta – lieta, kas satur dokumentus dažādos informācijas nesējos, piemēram, elektroniskos dokumentus un papīra formā veidotus dokumentus;

2.10. izklājlapa – darba formulārs, kas sastāv no rindām un ailēm. Rindu un aiļu krustpunktus sauc par šūnām. Šūnās var ievadīt iezīmes, skaitliskas vērtības un formulas. Izklājlapu lietojumprogrammas ir, piemēram, MS Excel, Lotus 123, Corel QuattroPro;

2.11. lieta – noteiktā secībā sakārtotu dokumentu kopums vai atsevišķs dokuments par kādu jautājumu, darbību, darījumu vai tēmu;

2.12. lietu nomenklatūra – saskaņā ar dokumentu klasifikācijas shēmu sistematizēts institūcijā veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts;

2.13. sērija – arhīva fonda sistematizācijas vienība vienveidīgu vai radniecīgu (piemēram, pēc formas, veida, rašanās, saņemšanas, tēmas) dokumentu (lietu) kopums, kas radies, veicot vienu funkciju vai darbību, un sistematizēts kā vienots veselums;

2.14. uzskaites kods – glabājamās vienības identifikators, kuru veido arhīva fonda numurs ar uzskaites saraksta numuru un glabājamās vienības numuru uzskaites sarakstā;

2.15. uzskaites saraksts – glabājamo vienību (lietu) saraksts, kas veidots atbilstoši dokumentu glabāšanas termiņam, informācijas nesēja formai (piemēram, papīra, elektroniskā) un termiņam, kādā dokumenti tiks nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā. Uzskaites saraksts ir meklēšanas un uzskaites līdzeklis, kas atklāj glabājamo vienību saturu, parāda to sistematizāciju un nodrošina glabājamo vienību uzskaites funkciju;

2.16. uzziņu kods – apraksta vienības (fonda, apakšfonda, sērijas, sērijas apakšlīmeņa) identifikators, kuru veido konkrētās apraksta vienības un visu hierarhiski augstāko līmeņu apraksta vienību kārtas numuri.

3. Noteikumu prasības attiecas uz visiem dokumentiem neatkarīgi no informācijas nesēja formas, izņemot gadījumu, ja citos normatīvajos aktos noteiktas speciālas prasības dokumentu pārvaldības jomā.

4. Darbības ar dokumentiem institūcija organizē dokumentu pārvaldības perioda ietvaros, kas parasti sakrīt ar kalendāra gadu. Dokumentu pārvaldības perioda ietvaros notiek dokumentu radīšana, saņemšana, reģistrēšana un izpildes kontrole.

5. Ja institūcijai ir noteiktas funkcijas, uzdevumi un pasākumi, kuru īstenošana nesakrīt ar kalendāra gadu (piemēram, ievēlēšanas un pilnvaru periods, darbības sezona, mācību gads), dokumentu pārvaldības periodu nosaka atbilstoši noteiktajam funkcijas, uzdevuma, pasākuma sākuma un beigu datumam.

6. Lai nodrošinātu dokumentu pārvaldības organizāciju, institūcija izveido dokumentu sistēmu ar aprīkojumu un līdzekļiem, kuri nodrošina datu fiksēšanu par dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, glabāšanu, izmantošanu un iznīcināšanu.

7. Lai izveidotu un uzturētu dokumentu sistēmu, institūcija:

7.1. identificē institūcijas funkcijas, uzdevumus (procesus), struktūru un tās darbību reglamentējošos tiesību aktus (piemēram, normatīvos aktus, starptautiskos tiesību aktus);

7.2. apzina ārējos un iekšējos normatīvajos aktos noteiktās prasības dokumentu sistēmai un dokumentiem;

7.3. nodrošina sistēmas nepārtrauktu uzturēšanu un uzlabošanu.

8. Dokumentu un arhīva pārvaldības jautājumu risināšanai institūcijā var izveidot dokumentu un arhīva pārvaldības ekspertu komisiju (turpmāk – ekspertu komisija).

9. Ekspertu komisiju veido ne mazāk kā triju cilvēku sastāvā, no kuriem vismaz viens ir atbildīgs par institūcijas dokumentu vai arhīva pārvaldību.

10. Ekspertu komisija izvērtē institūcijas dokumentu klasifikācijas shēmu, dokumentu glabāšanas termiņus, dokumentu arhīvisko vērtību, uzziņu sistēmas un dokumentu iznīcināšanas aktus. Ekspertu komisijas darba organizāciju nosaka ekspertu komisijas reglaments.

11. Institūcija, kuras padotībā ir citas institūcijas, var veidot centrālo dokumentu un arhīva pārvaldības ekspertu komisiju šo noteikumu 10.punktā minēto uzdevumu veikšanai resora ietvaros.

12. Ja institūcija neveido ekspertu komisiju, ekspertu komisijas uzdevumus veic šo noteikumu 13.2.apakšpunktā minētās personas.

13. Lai nodrošinātu institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldības organizāciju, iekšējo uzraudzību un kontroli, institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona:

13.1. nosaka dokumentu un arhīva pārvaldības kārtību institūcijā;

13.2. norīko par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgās personas un nosaka to pienākumus;

13.3. mainoties institūcijas personālam, nodrošina institūcijas darbinieka rīcībā esošo dokumentu nodošanu un pieņemšanu.

14. Lai nodrošinātu tādu dokumentu pārvaldību, kuriem ir noteikta ierobežota pieejamība, institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona:

14.1. nosaka šādu dokumentu sakārtošanas, aprakstīšanas, izmantošanas un glabāšanas kārtību;

14.2. veic atzīmes lietu nomenklatūrā vairāklīmeņu arhīviskā apraksta atbilstošajos līmeņos, norādot to pieejamības ierobežojuma laiku.

15. Institūcija dokumentē savu darbību:

15.1. īstenojot normatīvajos aktos noteiktos pienākumus radīt, saņemt un glabāt dokumentus, lai nodrošinātu juridiskus pierādījumus, pamatu lēmumu pieņemšanai, darbības analīzes veikšanai, sabiedrības informēšanai vai citiem mērķiem;

15.2. nodrošinot normatīvajos aktos noteiktās tiesības citām institūcijām un privātpersonām saņemt dokumentus no institūcijas.

16. Institūcija radītos un saņemtos dokumentus (neatkarīgi no to informācijas nesēja formas) grupē lietās viena dokumentu pārvaldības perioda ietvaros. Ja lieta attiecas uz jautājumu, kura risināšana notiek vairākus gadus (piemēram, projektu dokumenti, dokumenti par mācību, darba vai dienesta gaitu), lietu veido līdz attiecīgā jautājuma atrisināšanai (projekta pabeigšanai, dienesta, mācību vai darba tiesisko attiecību izbeigšanai).

17. Lietā ievieto dokumentus, kuriem ir vienāds glabāšanas termiņš un kas pēc satura atbilst lietas nosaukumam.

18. Papīra dokumentiem lietu veido un glabā, dokumentus nodalot mapēs, ātršuvējos, reģistros, dokumentu skapjos. Lietas vāku noformē ar uzrakstu, kurā norāda institūcijas nosaukumu, lietas indeksu, lietas nosaukumu, datējumu un glabāšanas termiņu.

19. Elektroniskajiem dokumentiem lietu veido, ievietojot dokumentus elektroniskajās mapēs vai elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā, pievienojot metadatus par katra dokumenta piederību attiecīgajai lietai. Elektronisko mapju nosaukums un elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā pārvaldīto dokumentu metadati ietver unikālu lietas identifikatoru (piemēram, indeksu, nosaukuma saīsinājumu). Sarakstes dokumentiem nodrošina iniciatīvas dokumentu un atbildes dokumentu savstarpējo sasaisti ar metadatiem.

20. Ja tiek veidota hibrīdlieta, dokumentiem dažādos informācijas nesējos veido atsevišķu lietas sējumu, nodrošinot to savstarpējo sasaisti ar metadatiem.

21. Institūcija dokumentu pārvaldībā var izmantot elektronisku dokumentu pārvaldības sistēmu.

22. Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma nodrošina dokumentu un lietu rekvizītu, dienesta atzīmju un metadatu esību visu to glabāšanas termiņu institūcijā.

23. Ja elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā ir tverti elektroniskie dokumenti, tā nodrošina elektronisko dokumentu un lietu glabāšanu un izmantošanu visā to glabāšanas termiņa laikā institūcijā, saglabājot to integritāti.

24. Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma nodrošina auditācijas pierakstu ģenerēšanu, iekļaujot vismaz šādus metadatus:

24.1. laiks un persona, kura radījusi jaunus datus, dokumentus vai lietas, kā arī veikusi izmaiņas tajos;

24.2. datu saglabāšanas, migrācijas un dzēšanas darbības veikšanas (transakcijas) laiks sistēmā.

25. Ja elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma nenodrošina auditācijas pierakstu veidošanos, institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona nosaka elektronisko dokumentu integritātes nodrošināšanas kārtību.

26. Migrējot dokumentus un lietas uz citu elektronisku dokumentu pārvaldības sistēmu, institūcija ievēro šādas prasības:

26.1. saglabā dokumentam pievienotos un sistēmā fiksētos rekvizītus, dienesta atzīmes, metadatus un auditācijas pierakstus;

26.2. lieto normatīvajos aktos par elektronisko dokumentu apriti noteiktos datņu formātus;

26.3. izlases veidā vismaz pieciem procentiem dokumentu pārbauda dokumentu rekvizītu, dienesta atzīmju un metadatu atbilstību pirms un pēc migrācijas;

26.4. dokumentu migrācijas procesu veic ne mazāk kā vienas lietas ietvaros;

26.5. migrācijas procesā mainot dokumenta datnes formātu uz citu formātu atbilstoši šo noteikumu 26.1. un 26.2.apakšpunktā minētajām prasībām, institūcija veic vienu no šādām darbībām:

26.5.1. atkārtoti izstrādā dokumentu uzskaites sarakstu, ja tāds ir, atbilstoši šo noteikumu 97.punktā minētajām prasībām;

26.5.2. šo noteikumu 97.punktā minēto informāciju reģistrē elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmā, ja tā atbalsta šādu funkcionalitāti;

26.5.3. šo noteikumu 97.punktā minēto informāciju reģistrē šo noteikumu 30. un 31.punktā minētajā dokumentu reģistrā.

27. Institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona šo noteikumu 26.punktā minēto darbību veikšanai izstrādā kārtību, nosakot atbildīgās personas, tehniskos līdzekļus un citus resursus migrācijas procesa veikšanai, ja migrējamiem dokumentiem noteikts ilgstošs glabāšanas termiņš.

28. Institūcijas elektroniskajai dokumentu pārvaldības sistēmai nodrošina dokumentu un metadatu rezerves kopēšanu saskaņā ar institūcijas vadītāja vai viņa pilnvarotas personas noteikto kārtību, ja normatīvajos aktos nav noteiktas citas prasības.

29. Veidojot vai pilnveidojot elektronisku dokumentu pārvaldības sistēmu, institūcija nodrošina tās atbilstību šo noteikumu prasībām un integrāciju ar Latvijas Nacionālā arhīva Vienoto valsts arhīvu informācijas sistēmu.

30. Institūcijas, kuras dokumentu reģistrēšanai izmanto reģistrus izklājlapās un kuru reģistrā nav reģistrēti elektroniskie dokumenti, nodrošina vismaz ziņas par dokumentu rekvizītiem visu to glabāšanas termiņu institūcijā.

31. Institūcijas, kuras dokumentu reģistrēšanai izmanto reģistrus izklājlapās un kuru reģistrā ir reģistrēti elektroniskie dokumenti:

31.1. ievēro šo noteikumu 25., 26.1., 26.2. un 26.3.apakšpunktā minētās prasības attiecībā uz dokumenta rekvizītiem, kā arī šo noteikumu 26.4. un 26.5.apakšpunktā, 27. un 30.punktā minētās prasības;

31.2. reģistrā papildus iekļauj šādus elementus:

31.2.1. unikālu datnes nosaukumu ar datnes formāta paplašinājumu;

31.2.2. pēc aprakstīšanas katram ierakstam reģistrā, kas satur informāciju par elektronisko dokumentu, pievieno uzskaites saraksta numuru saskaņā ar šo noteikumu 92.1.apakšpunktu un glabājamās vienības kārtas numuru uzskaites sarakstā saskaņā ar šo noteikumu 93.2.apakšpunktu.

32. Dokumentus sistematizē atbilstoši dokumentu klasifikācijas shēmai. Lietas veido saskaņā ar lietu nomenklatūru (1.pielikums).

33. Institūcijām vai to grupām, kurām ir līdzīgs darbības raksturs un dokumentu sastāvs, ministrija vai cita nozares vadošā institūcija var izstrādāt lietu paraugnomenklatūru, ko saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

34. Lietu nomenklatūrā lietas sistematizē saskaņā ar hierarhisku vairāklīmeņu dokumentu klasifikācijas shēmu, kuru izstrādā atbilstoši institūcijas funkcijām vai struktūrvienībām:

34.1. pirmais līmenis: institūcijas funkcija vai institūcijas augstākā struktūrvienība, vai par attiecīgās funkcijas izpildi atbildīgā persona;

34.2. otrais līmenis: funkcijas izpildes nodrošināšanai nepieciešamie uzdevumi (procesi) vai augstākajā struktūrvienībā ietilpstošā zemākā struktūrvienība, vai par tās darbības virzieniem atbildīgā persona;

34.3. trešais līmenis – uzdevumu (procesu) veikšanai nepieciešamās darbības.

35. Lietu sistematizēšanai izmanto vismaz šo noteikumu 34.1.apakšpunktā minēto dokumentu klasifikācijas shēmas līmeni.

36. Katram lietu nomenklatūrā ierakstītajam dokumentu klasifikācijas shēmas līmeņa apzīmējumam un lietai ir noteikts lietas indekss. Lietas indeksu veido funkcijai vai struktūrvienībai piešķirtais apzīmējums (skaitlis vai burts) un lietas kārtas numurs attiecīgajā funkcijā vai struktūrvienībā.

Piemēri:

Lietas indekss 1.6, kur 1 – struktūrvienības apzīmējums, 6 – lietas kārtas numurs struktūrvienībā.

Lietas indekss A.2.6, kur A – funkcijas apzīmējums, 2 – funkciju veidojošā procesa apzīmējums, 6 – lietas kārtas numurs.

37. Lietas nosaukumu lietu nomenklatūrā veido, norādot šādu informāciju:

37.1. dokumenta veids;

37.2. lietas dokumentu satura atklāsts;

37.3. adresāta, korespondenta vai līgumslēdzēja nosaukums vai vārds un uzvārds, ja lietu veido pēc adresāta, korespondenta vai līgumslēdzēja nosaukuma vai vārda un uzvārda.

Piemēri:

Rīkojumi par personālu.

Sarakste ar Kultūras ministriju.

Sarakste finansēšanas jautājumos.

Līgumi ar piegādātājiem.

Līgumi ar akciju sabiedrību "Latvenergo".

Jāņa Bērziņa valsts civildienesta gaitas apraksts.

38. Ja veido hibrīdlietu, lietu nomenklatūras piezīmju ailē par to izdara attiecīgu atzīmi.

39. Ja dokumentu pārvaldības periodā rodas jaunas lietu nomenklatūrā neietvertas lietas, lietu nomenklatūru attiecīgi papildina.

40. Izstrādājot lietu nomenklatūru, dokumentu glabāšanas termiņus un arhīviski vērtīgos dokumentus nosaka, ievērojot šādus kritērijus:

40.1. normatīvajos aktos noteiktais glabāšanas termiņš;

40.2. institūcijas funkciju nodrošināšanai nepieciešamais glabāšanas termiņš;

40.3. Arhīvu likuma 8.panta pirmajā daļā noteiktie arhīviskās vērtības noteikšanas kritēriji.

41. Nosakot dokumentu glabāšanas termiņu un arhīviski vērtīgos dokumentus, institūcijas var izmantot Latvijas Nacionālā arhīva izstrādātos un Latvijas Nacionālā arhīva tīmekļa vietnē (http://www.arhivi.gov.lv) publiski pieejamos tipveida dokumentu glabāšanas termiņu paraugsarakstus.

42. Lietu nomenklatūru paraksta institūcijas vadītājs vai šo noteikumu 13.2.apakšpunktā minētā persona. Lietu nomenklatūru ievieš katra dokumentu pārvaldības perioda sākumā.

43. Lai saskaņotu dokumentu klasifikācijas shēmu un dokumentu glabāšanas termiņus, lietu nomenklatūru reizi trijos gados iesniedz Latvijas Nacionālajā arhīvā. Ja institūcijām vai to grupām ir izstrādāta lietu paraugnomenklatūra, lietu nomenklatūru saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā institūcijas iesniedz reizi piecos gados.

44. Lietu nomenklatūru saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā iesniedz papīra formā divos eksemplāros. Latvijas Nacionālais arhīvs pēc saskaņošanas vienu eksemplāru atdod institūcijai. Ja lietu nomenklatūru saskaņošanai iesniedz elektroniski, Latvijas Nacionālais arhīvs saskaņošanu veic elektroniski.

45. Latvijas Nacionālais arhīvs:

45.1. informē institūciju par veicamajām izmaiņām vai precizējumiem dokumentu klasifikācijas shēmā vai dokumentu glabāšanas termiņos;

45.2. triju mēnešu laikā saskaņo lietu nomenklatūrā ietverto dokumentu klasifikācijas shēmu un dokumentu glabāšanas termiņus un nosaka arhīviski vērtīgos dokumentus.

46. Nākamā dokumentu pārvaldības perioda sākumā institūcija uzskaita iepriekšējā dokumentu pārvaldības periodā izveidotās un neizveidotās lietas un atzīmē nākamajā dokumentu pārvaldības periodā turpināmās lietas.

47. Ja būtiski mainās institūcijas funkcijas vai tās struktūra, institūcija par to informē Latvijas Nacionālo arhīvu, un Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem lēmumu par nepieciešamību veikt atkārtotu dokumentu klasifikācijas shēmas vai tās daļas un glabāšanas termiņu saskaņošanu.

48. Institūcija lietu nomenklatūru glabā 10 gadus pēc tajā uzskaitīto pastāvīgi glabājamo dokumentu un to dokumentu aprakstīšanas, kuriem noteikts ilgstošs glabāšanas termiņš.

49. Institūcija piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām sagatavo dokumentus glabāšanai. Ja nepieciešams ilgāks termiņš, to saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

50. Glabāšanai sagatavo pabeigtas lietas (lietas, kuras netiek papildinātas ar jauniem dokumentiem). Ja lieta tiek turpināta, to sagatavo glabāšanai pēc pabeigšanas.

51. Sagatavojot pabeigtās lietas glabāšanai:

51.1. tās sagrupē atbilstoši glabāšanas termiņiem: īslaicīgi glabājamās, ilgstoši glabājamās, pastāvīgi glabājamās;

51.2. sakārto pastāvīgi glabājamās lietas un ilgstoši glabājamās lietas;

51.3. apraksta pastāvīgi glabājamās lietas un ilgstoši glabājamās lietas.

52. Papīra dokumentu lietas sakārto, veicot šādas secīgas darbības:

52.1. sistematizē dokumentus lietā;

52.2. numurē lapas;

52.3. izstrādā lietā esošo dokumentu uzskaites sarakstu (2.pielikums) saskaņā ar šo noteikumu 65.punktu;

52.4. izstrādā apliecinājuma ierakstu (3.pielikums);

52.5. lietas dokumentus ievieto vākos vai mapēs vai iešuj;

52.6. noformē lietas vāku.

53. Dokumentus lietā sistematizē pēc hronoloģiskā, nominālā (piemēram, rīkojumi, protokoli), alfabētiskā (piemēram, dokumenti par darbiniekiem aprēķināto darba samaksu) vai cita principa.

54. Sarakstes dokumentus par vienu jautājumu, kā arī iesniegumus un dokumentus par iesnieguma izskatīšanu sistematizē vienā lietā. Lietā vispirms ievieto iniciatīvas dokumentu, aiz tā atbildes dokumentu.

55. Sistematizējot dokumentus, pārbauda dokumentu sastāva un satura atbilstību attiecīgās lietas nosaukumam un glabāšanas termiņam.

56. No lietas izņem dokumentu oriģinālu dublējošos eksemplārus, neaizpildītās (tukšās) lapas un dokumentu kopijas, ja lietā ir attiecīgā dokumenta oriģināls. Dokumentus izņem no plastmasas vāciņiem.

57. No dokumentiem izņem visas metāla un plastmasas saspraudes, skavas un citus sastiprinājuma elementus.

58. Ievietojot lietā ar kniedēm sastiprinātu vai caurauklotu dokumentu (piemēram, līgumu), kniedes un auklu neizņem, ja dokumenti var tikt bojāti vai zaudēt juridisko spēku.

59. Ja lietas biezums pārsniedz 30 mm, veido sējumus. Katrā sējumā lapas numurē atsevišķi, un katrs sējums ir atsevišķa glabājamā vienība.

60. Lietas dokumentu lapas numurē ar arābu cipariem, rakstot ar vidēji cietu melnu grafīta zīmuli lapas augšējā labajā stūrī no teksta brīvajā vietā.

61. Diagrammas, kartes, skices, plānus, zīmējumus un citus ilustratīvos materiālus, ja tos var ievietot lietā kā patstāvīgas lapas, numurē dokumenta otrajā pusē augšējā kreisajā stūrī. To esību norāda apliecinājuma ierakstā.

62. Fotogrāfijas, bukletus, audumu paraugus un citus nestandarta materiāla dokumentus ievieto aploksnēs. Lietā esošās aploksnes un to saturu numurē, numurējot vispirms aploksni, tad tās saturu. Ja aploksnes saturu nav iespējams numurēt (piemēram, audumus), uz aploksnes un apliecinājuma ierakstā norāda aploksnē ievietoto objektu skaitu.

63. Ja lieta ir tipogrāfisks izdevums ar savu lapu numerāciju, to nepārnumurē un tā esību norāda apliecinājuma ierakstā.

64. Visas lapu numerācijas īpatnības norāda apliecinājuma ierakstā.

65. Lietā esošo dokumentu uzskaites sarakstu izstrādā, ja:

65.1. lietā atrodas bieži izmantojami dokumenti;

65.2. dokumenti satur ziņas par ievērojamiem notikumiem, faktiem vai personām;

65.3. dokumenti lietā sakārtoti atbilstoši tēmām, uzvārdiem, vietu nosaukumiem, īpašuma objektiem vai citām pazīmēm;

65.4. lietā atrodas dokumenti, kuri atšķiras no pārējiem to sistematizācijas īpatnību dēļ.

66. Lietas vākos un mapēs virs dokumentiem ievieto baltu papīra lapu, lai aizsargātu dokumenta pirmās lapas tekstu. Ja dokumentus iešuj, virspusē ievieto nostiprinošu kartona līstīti.

67. Lietas beigās ievieto lapu ar apliecinājuma ierakstu.

68. Lietu ievieto kartona vākos, kuros ir iestrādāta plāna un izturīga kokvilnas vai linu aukla, vai ievieto mapēs ar aizsienamām auklām, vai iešuj vākos, kas izgatavoti no balta vai nekrāsota neitrāla vai bezskābes kartona un atbilst šo noteikumu 173.1.apakšpunktā minētajām prasībām.

69. Lietas iešuj ar izturīgu kokvilnas vai linu diegu. A3 un A4 formāta lapas iešuj vismaz ar četriem dūrieniem, A5 formāta lapas – ar trim dūrieniem.

70. Lietas vāku noformē saskaņā ar šo noteikumu 4.pielikumu.

71. Ilgstoši glabājamus dokumentus var glabāt dokumentu pārvaldībā izmantojamās dokumentu reģistra mapēs, nodrošinot šo noteikumu 53., 54., 55., 56., 60., 61., 62., 63., 64., 65. un 67.punktā minēto prasību izpildi. Lietas sākumā ievieto lapu, kas noformēta kā lietas vāks.

72. Par dokumentu sakārtošanas procesā konstatētajiem dokumentu bojājumiem rakstiski informē institūcijas vadītāju vai šo noteikumu 13.2.apakšpunktā minēto personu un veic pasākumus, lai novērstu dokumentu turpmāku bojāšanos.

73. Hibrīdlietas sagatavo glabāšanai, katrai informācijas nesēja formai veidojot savu glabājamo vienību.

74. Elektroniskos dokumentus kārto mapēs, kas ir glabājamās vienības. Ja elektronisko dokumentu datņu skaits pārsniedz 500, veido apakšmapes (šajā gadījumā glabājamā vienība ir apakšmape). Elektroniskos dokumentus, kas ir pievienoti datubāzei vai informācijas sistēmai un netiek glabāti datņu serveros kā datnes, sakārto vienlaikus ar dokumentu aprakstīšanu saskaņā ar šo noteikumu 97.punktā minētajām prasībām.

75. Elektroniskajām mapēm, apakšmapēm un dokumentiem institūcija piešķir nosaukumus, kurus veido kā unikālus identifikatorus saskaņā ar institūcijas vadītāja vai viņa pilnvarotas personas noteiktu kārtību, ja to nenosaka ārējie normatīvie akti.

Piemēri:

1_6_rik_2001, kur 1_6 – lietas indekss, rik – nosaukuma saīsinājums, 2001 – gads.

234_2-03-256, kur 234 – fonda numurs, 2 – apakšfonda numurs, 03 – uzskaites saraksta numurs, 256 – glabājamās vienības numurs.

76. Ieteicamais datnes apjoma ierobežojums atkarībā no formāta ir:

76.1. XLSX, XLS, ODS – līdz 75 MB;

76.2. DOC, DOCX, ODT – līdz 50 MB;

76.3. XML – līdz 10 MB;

76.4. PDF vai PDF/A – līdz 15 MB;

76.5. EDOC – līdz 25 MB;

76.6. JPEG – līdz 5 MB teksta dokumentiem un līdz 10 MB grafiskiem dokumentiem;

76.7. TIFF – līdz 15 MB teksta dokumentiem un līdz 50 MB grafiskiem dokumentiem.

77. Aprakstot dokumentus, institūcija veido vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu (5.pielikums), kas sastāv no savstarpēji hierarhiski saistītiem aprakstiem par katru apraksta vienību. Apraksta vienības vieta arhīva fonda hierarhiskajā struktūrā ir apraksta līmenis.

78. Apraksta vienības, kas vienlaikus ir arī apraksta līmenis, ir:

78.1. arhīva fonds un tā apakšlīmeņi – arhīva apakšfonds;

78.3. sērija un tās apakšlīmeņi – apakšsērija, apakšsērijas apakšsērija utt.;

78.4. lieta;

78.5. dokuments.

79. Arhīva fonda hierarhiskās struktūras attēlojums ir vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēma (6.pielikums).

80. Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmā dokumentus sistematizē apakšfondos, sērijās un to apakšlīmeņos saskaņā ar dokumentu klasifikācijas shēmu, ilgstoši glabājamiem dokumentiem paredzot atsevišķas sērijas.

81. Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmas projektu pirms dokumentu aprakstīšanas institūcija saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

82. Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmā norāda apraksta vienību uzziņu kodus (apraksta vienību identifikatorus) līdz sērijai vai tās apakšlīmeņiem, ja tādi ir.

83. Apraksta vienības uzziņu kodu veido no konkrētās apraksta vienības un visu hierarhiski augstāko līmeņu apraksta vienību numuriem, līmeņus atdalot ar svītru vai slīpsvītru, bet apakšlīmeņus ar punktu.

Piemēri:

Uzziņu kods 543-6.2., kur 543 – fonda numurs, 6 – sērijas apzīmējums, 2 – apakšsērijas apzīmējums.

Uzziņu kods 543.2.-6.8.2., kur 543 – fonda numurs, 2 – apakšfonda numurs, 6 – sērijas apzīmējums, 8 – apakšsērijas apzīmējums, 2 – apakšsērijas apakšsērijas apzīmējums.

84. Veidojot vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu, ievēro šādus pamatprincipus:

84.1. apraksta no vispārīgā uz konkrēto. Arhīva fonda līmenī sniedz informāciju par visu arhīva fondu kā vienu veselu. Zemāk pakārtotajos līmeņos sniedz informāciju par arhīva fonda daļām;

84.2. sniedz tikai apraksta līmenim atbilstošu informāciju, parādot apraksta vienības kontekstu un saturu;

84.3. aprakstus sasaista, parādot apraksta vienības vietu hierarhijā un sasaisti ar citām apraksta vienībām;

84.4. neatkārto informāciju zemākā līmenī, ja tā minēta augstākā līmenī. Augstākā līmenī sniedz visām apraksta vienībām kopīgu informāciju.

85. Pilns apraksta vienības apraksts satur šādus elementus:

85.1. apraksta vienības uzziņu kods;

85.2. apraksta vienības nosaukums;

85.3. apraksta vienības datējums vai atsevišķa dokumenta datējums (formātā no dd.mm.gggg. līdz dd.mm.gggg.);

85.4. apraksta vienības apjoms – apraksta vienības daudzums (piemēram, glabājamo vienību skaits, lapu skaits, megabaitu skaits, datņu skaits) vai izmērs (piemēram, A4, 3 x 5 cm, 35 mm), norādot, kādas mērvienības lietotas;

85.5. apraksta vienības fondradis vai autors – institūcija vai privātpersona, kuras darbības rezultātā dokumenti radīti, uzkrāti, saglabāti;

85.6. fondraža administratīvā vēsture;

85.7. apraksta vienības arhīviskā vēsture;

85.8. apraksta vienības iegūšanas avots;

85.9. apraksta vienības informācijas joma un saturs;

85.10. informācija par apraksta vienības izvērtēšanu, glabāšanas termiņa noteikšanu un iznīcināšanu;

85.11. apraksta vienības iekšējā struktūra – sistematizācija;

85.12. apraksta vienības pieejamības nosacījumi;

85.13. apraksta vienības reproducēšanas noteikumi;

85.14. apraksta vienības valoda un rakstība;

85.15. apraksta vienības informācijas nesējvides;

85.16. apraksta vienības meklēšanas līdzekļi;

85.17. saistītās apraksta vienības, ja tādas ir (oriģinālu un kopiju esība un atrašanās vieta, pēc izcelsmes līdzīgu apraksta vienību esība un atrašanās vieta);

85.18. piezīmes.

86. Institūcija, aprakstot dokumentus arhīva fonda un apakšfonda līmenī, aprakstā obligāti norāda vismaz šādus elementus:

86.1. arhīva fonda uzziņu kods – institūcijas kods Latvijas Nacionālā arhīva Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā un arhīva fonda numurs, ja tāds ir piešķirts. Apakšfondam norāda kārtas numuru arhīva fonda ietvaros;

86.2. arhīva fonda nosaukums;

86.3. arhīva fonda datējums (formātā no dd.mm.gggg. līdz dd.mm.gggg.) vai periods (formātā no dd.mm.gggg. līdz dd.mm.gggg.), par kādu tiek veikta arhīva fonda turpinājuma aprakstīšana;

86.4. arhīva fonda vai tā turpinājuma apjoms glabājamās vienībās;

86.5. arhīva fondā esošo dokumentu informācijas nesēju formas;

86.6. arhīva fonda administratīvā vēsture – īsa informācija par institūcijas izveidošanu, reorganizāciju vai likvidāciju, funkcionālās un strukturālās izmaiņas ar atsauci uz pamatojuma dokumentiem;

86.7. arhīva fonda informācijas joma un saturs – tematika un dokumentu veidi, dokumentu sastāva pilnība;

86.8. arhīva fonda sistematizācija – vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmas veidošanas principi;

86.9. pieejamības nosacījumi – informācija par nosacījumiem, kas ietekmē arhīva fonda dokumentu pieejamību un izmantošanu, ja tādi ir (piemēram, informācijas pieejamība, autortiesību ierobežojumi, dokumentu fiziskās īpašības, kas var ietekmēt to izmantošanu);

86.10. dokumentu valoda, ja tā atšķiras no valsts valodas;

86.11. meklēšanas līdzekļi (informācija par, piemēram, izstrādātajiem uzskaites sarakstiem, rokasgrāmatām, reģistriem, katalogiem, datubāzēm);

87. Par katru sēriju un tās apakšlīmeni norāda vismaz šādus elementus:

87.1. sērijas uzziņu kods;

87.2. sērijas nosaukums;

87.3. sērijas dokumentu glabāšanas termiņš (pastāvīgi/ilgstoši);

87.4. pieejamības nosacījumi, ja tādi ir.

88. Ja visi obligātie elementi par sēriju vai tās apakšlīmeņiem norādīti vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmā, atsevišķu sērijas vai tās apakšlīmeņu aprakstu neveido.

89. Ja sērija vai tās apakšlīmeņi veidoti pēc strukturālā principa, aprakstam pievieno informāciju par struktūrvienības administratīvo vēsturi.

90. Ja sērijā vai tās apakšlīmenī sistematizēti dokumenti par pasākumu vai aktivitāti, aprakstam pievieno informāciju par pasākumu vai aktivitāti.

91. Lietas uzskaita uzskaites sarakstos (7.pielikums). Uzskaites sarakstus veido atbilstoši dokumentu glabāšanas termiņam, informācijas nesēja formai (piemēram, papīra, elektroniskā) un termiņam, kādā dokumenti tiks nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā. Ja sērija vai apakšsērija ir liela un visi tajā sistematizētie viena veida dokumenti ir vienā formā, tai var veidot atsevišķu uzskaites sarakstu. Ja sērijas ir nelielas, vairākas sērijas var apvienot vienā uzskaites sarakstā.

92. Par katru uzskaites sarakstu norāda šādu informāciju:

92.1. uzskaites saraksta numurs arhīva fonda ietvaros;

92.2. dokumentu glabāšanas termiņš;

92.3. dokumentu veids un informācijas nesēja forma.

93. Par katru glabājamo vienību uzskaites sarakstā sniedz šādu informāciju:

93.1. sērijas vai tās apakšlīmeņa (t.i., apraksta vienības, kam glabājamā vienība pakārtota) uzziņu kods;

93.2. glabājamās vienības kārtas numurs uzskaites sarakstā, turpinot iepriekšējos periodos aprakstīto glabājamo vienību numerāciju;

93.3. glabājamās vienības nosaukums;

93.4. glabājamās vienības datējums (formātā no dd.mm.gggg. līdz dd.mm.gggg.);

93.5. apjoms, norādot apjoma mērvienību (piemēram, lapas, megabaiti, minūtes);

93.6. hibrīdlietām – saistītās apraksta vienības citos uzskaites sarakstos;

93.7. piezīmes. Piezīmēs norāda:

93.7.1. glabāšanas termiņu, ja tas nesakrīt ar uzskaites sarakstam noteikto dokumentu glabāšanas termiņu;

93.7.2. pieejamības nosacījumus, ja tādi ir;

93.7.3. valodu, ja tā atšķiras no valsts valodas.

94. Glabājamās vienības uzskaites sarakstā sistematizē pa sērijām un to apakšlīmeņiem.

95. Katra uzskaites saraksta beigās izveido kopsavilkuma ierakstu, norādot kopējo glabājamo vienību skaitu uzskaites sarakstā un glabājamo vienību numerācijas īpatnības (piemēram, litera numuri, izlaistie numuri).

96. Elektroniskiem pārvaldes dokumentiem veido dokumentu līmeņa uzskaites sarakstu (8.pielikums), ko institūcija sagatavo un iesniedz Latvijas Nacionālajā arhīvā triju mēnešu laikā pēc vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmas un attiecīgā elektronisko dokumentu uzskaites saraksta saskaņošanas.

97. Elektroniskiem dokumentiem dokumenta līmeņa uzskaites sarakstā norāda šādu informāciju:

97.1. uzskaites saraksta numurs;

97.2. glabājamās vienības numurs uzskaites sarakstā;

97.3. dokumenta numurs glabājamā vienībā;

97.4. datnes nosaukums;

97.5. kontrolsummu algoritmi – nosaukums algoritmam, kāds tiek izmantots unikālu simbolu virknes ģenerēšanā, lai nodrošinātu integritātes pārbaudi;

97.6. kontrolsummas – unikālu simbolu virkne, kas nodrošina integritātes pārbaudi;

97.7. piezīmes.

98. Ja institūcijas šo noteikumu 97.punktā minētos elementus iekļauj šo noteikumu 31.punktā minētajā dokumentu reģistrā vai elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā un no tās var izgūt dokumentu sarakstus ar šo noteikumu 97.punktā minētajiem elementiem elektroniskā formā (XML, XSLX vai ODS formātā), institūcijām nav saistoši šo noteikumu 96.punktā minētie nosacījumi.

99. Ja institūcijas pārvaldībā ir datubāzes un informācijas sistēmas, kas satur pastāvīgi glabājamus dokumentus elektroniskā formā, dokumentus apraksta pēc to izvērtēšanas normatīvajos aktos par informācijas sistēmu izvērtēšanu noteiktajā kārtībā. Aprakstīšanas kārtību un apraksta elementus saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu līgumā par nodošanu pastāvīgā valsts glabāšanā.

100. Aprakstot audiovizuālos un kinematogrāfiskos dokumentus, foto un skaņas dokumentus, apraksta elementus saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

101. Institūcija, veidojot vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu, aprakstīšanu veic vienā no trim veidiem:

101.1. Latvijas Nacionālā arhīva Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā, noslēdzot līgumu ar Latvijas Nacionālo arhīvu;

101.2. institūcijas informācijas sistēmā, kura nodrošina dokumentu aprakstīšanu, ievērojot šādas prasības:

101.2.1. no sistēmas iespējams izgūt visu nepieciešamo informāciju par katru aprakstīšanas līmeni un glabājamo vienību un elektronisko dokumentu līmeņa uzskaites sarakstus;

101.2.2. apraksti tiek izgūti elektroniskā formā XML formātā (formas struktūru saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu) vai izmantojot šo noteikumu 5., 6., 7. un 8.pielikumā minētās izklājlapas;

101.3. izklājlapās (5., 6., 7. un 8.pielikums).

102. Aprakstīšanu var veikt visiem institūcijas arhīva fonda dokumentiem vai atsevišķai apraksta vienībai – apakšfondam vai sērijai, ja ir saskaņota vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēma.

103. Vairāklīmeņu arhīviskajā aprakstā katrai apraksta sadaļai un katram uzskaites sarakstam norāda izstrādātāju (vārds, uzvārds, amats. Ja aprakstīšanu veic saskaņā ar līgumu, norāda institūciju vai privātpersonu, kas veic aprakstīšanu). Vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu un uzskaites sarakstus paraksta institūcijas vadītājs vai šo noteikumu 13.2.apakšpunktā minētā persona.

104. Institūcija uzziņu sistēmu (vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmu, vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu, uzskaites sarakstus) iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā. Ja aprakstīšana netiek veikta Latvijas Nacionālā arhīva Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā, uzziņu sistēmu iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā izklājlapās vai XML formātā elektroniski vai divos eksemplāros papīra formā.

105. Latvijas Nacionālais arhīvs, saskaņojot uzziņu sistēmu (vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmu, vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu, uzskaites sarakstus), izvērtē:

105.1. aprakstīšanas principu pēctecību, lietderību un pārskatāmību;

105.2. iespējas iekļaut aprakstus un tajos ietverto informāciju Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā.

106. Latvijas Nacionālais arhīvs:

106.1. informē institūciju par veicamajām izmaiņām vai precizējumiem uzziņu sistēmā;

106.2. triju mēnešu laikā saskaņo institūcijas iesniegto uzziņu sistēmu.

107. Par dokumentiem (neatkarīgi no informācijas nesēja formas), kuru glabāšanas termiņš ir beidzies, izstrādā dokumentu iznīcināšanas aktu (9.pielikums). Minētajā aktā neiekļauj īslaicīgi glabājamās lietas un dokumentus, ja par attiecīgo dokumentu pārvaldības periodu nav veikta pastāvīgi glabājamo dokumentu un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšana.

108. Dokumentu iznīcināšanas aktā vienāda veida dokumentu un lietu nosaukumus ieraksta tikai vienu reizi, norādot to datējumu un kopskaitu.

109. Izskatot dokumentu iznīcināšanas aktu, ekspertu komisija vai šo noteikumu 13.2.apakšpunktā minētā persona:

109.1. pārbauda, vai ir ievēroti iznīcināšanai atlasīto lietu glabāšanas termiņi;

109.2. salīdzina iznīcināmo lietu faktisko skaitu ar aktā norādīto lietu skaitu.

110. Dokumentu iznīcināšanas aktu sagatavo un nosūta Latvijas Nacionālajam arhīvam papīra formā divos eksemplāros. Pēc saskaņošanas vienu minētā akta eksemplāru Latvijas Nacionālais arhīvs atdod institūcijai. Ja minēto aktu nosūta elektroniskā formā, Latvijas Nacionālais arhīvs to saskaņo elektroniski.

111. Latvijas Nacionālais arhīvs:

111.1. informē institūciju par veicamajām izmaiņām vai precizējumiem aktos;

111.2. triju mēnešu laikā saskaņo dokumentu iznīcināšanas aktus.

112. Pēc Latvijas Nacionālā arhīva saskaņojuma saņemšanas institūcija organizē dokumentu iznīcināšanu. Par dokumentu iznīcināšanu izdara atzīmi dokumentu iznīcināšanas aktā (vai pievieno atzīmi dokumentu iznīcināšanas aktam, ja minētais akts ir elektroniskā formā). Atzīmē norāda datumu, kad dokuments iznīcināts vai nodots iznīcināšanai, kā arī par dokumentu iznīcināšanu vai nodošanu iznīcināšanai atbildīgās personas amatu, vārdu, uzvārdu un parakstu. Ja institūcija noslēgusi līgumu par dokumentu iznīcināšanu, norāda datumu, kad dokuments nodots iznīcināšanai, un atsauci uz līgumu (līguma datumu, numuru un līgumslēdzēju).

113. Sakārtotos un aprakstītos dokumentus glabā institūcijas arhīvā vai akreditētā privātā arhīvā normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

114. Institūcijas arhīvam ir šādas funkcijas:

114.1. dokumentu pieņemšana;

114.2. institūcijas arhīvā pieņemto dokumentu uzskaites nodrošināšana;

114.3. institūcijas arhīvā pieņemto dokumentu pieejamības un izmantošanas nodrošināšana (tai skaitā uzziņu sistēmas veidošana, izziņu un dokumentu atvasinājumu sagatavošana);

114.4. institūcijas arhīvā pieņemto dokumentu saglabāšanas nodrošināšana;

114.5. citas iekšējos normatīvajos aktos noteiktās funkcijas.

115. Dokumentu uzskaiti veic, lai nodrošinātu informāciju par arhīva dokumentu sastāvu un skaitu. Uzskaites pamatvienības ir arhīva fonds un glabājamā vienība.

116. Galvenie uzskaites dokumenti institūcijas arhīvā ir:

116.1. vairāklīmeņu arhīviskais apraksts un uzskaites saraksti;

116.2. arhīva pase, kurā institūcija vai tās teritoriālā struktūrvienība norāda ziņas par tās arhīva fondiem un dokumentu saglabāšanas apstākļiem valsts statistiskās informācijas jomu reglamentējošajos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā;

116.3. akti par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi.

117. Institūcijas arhīva fondam veido arhīva fonda lietu, kurā dokumentus grupē trijās daļās:

117.1. pirmajā daļā apkopo dokumentus par arhīva fonda sastāvu un apjomu (piemēram, vairāklīmeņu arhīviskos aprakstus, uzskaites sarakstus, aktus par iztrūkstošajiem dokumentiem);

117.2. otrajā daļā apkopo dokumentus par institūcijas arhīva fonda pārvaldību (piemēram, aktus par dokumentu nodošanu un pieņemšanu pastāvīgā valsts glabāšanā, aktus par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudēm, arhīva pases);

117.3. trešajā daļā apkopo dokumentu iznīcināšanas aktus.

118. Dokumentus arhīva fonda lietas katrā daļā grupē hronoloģiskā secībā. Fonda lietu glabā līdz arhīva fonda slēgšanai un kopā ar pastāvīgi glabājamiem dokumentiem nodod Latvijas Nacionālajā arhīvā.

119. Lai nodrošinātu institūcijas pastāvīgi glabājamo dokumentu un ilgstoši glabājamo dokumentu kontroli, laikus konstatētu dokumentu iztrūkumu un iespējamos bojājumus, institūcija regulāri veic esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi. Minēto pārbaudi var apvienot ar citiem darbiem, piemēram, ar dokumentu atputekļošanu, sagatavošanu skenēšanai, nolasāmības pārbaudi.

120. Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi institūcijas arhīvā veic pabeigtām un aprakstītām lietām ne retāk kā reizi astoņos gados. Ja institūcijas arhīvā ir vairāk nekā 50 000 glabājamo vienību, pārbaudi veic ne retāk kā reizi 12 gados, bet, ja institūcijas arhīvā ir vairāk nekā 200 000 glabājamo vienību, pārbaudes biežumu saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

121. Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa papildu pārbaudi veic:

121.1. dokumentiem, kurus sagatavo nodošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā;

121.2. pēc papīra dokumentu pārvietošanas uz citu telpu vai elektronisko dokumentu migrācijas uz citu informācijas sistēmu;

121.3. pēc ugunsgrēka, appludināšanas vai citām ārkārtas situācijām, kā arī pēc nepiederošas personas neatļautas iekļūšanas arhīvglabātavā;

121.4. mainoties arhīva vadītājam vai par arhīvu atbildīgajai personai (ja institūcijas arhīvā ir liels dokumentu apjoms, papildu pārbaudi var veikt izlases kārtībā);

121.5. ja institūciju likvidē vai reorganizē:

121.5.1. ja institūcijai nav tiesību un saistību pārņēmēja, tā veic visu glabāšanā esošo dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi pirms dokumentu nodošanas Latvijas Nacionālajā arhīvā;

121.5.2. ja institūcijai ir norīkots likvidators vai tai ir tiesību un saistību pārņēmējs, kuram tiek nodoti institūcijas arhīva dokumenti, esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi veic komisija kopā ar likvidējamās vai reorganizējamās institūcijas pārstāvjiem un likvidatora vai tiesību un saistību pārņēmēja pārstāvjiem, sastādot nodošanas un pieņemšanas aktu.

122. Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi veic šādā kārtībā:

122.1. izskata iepriekšējo esības un fiziskā stāvokļa pārbaužu dokumentus, ja tādas ir veiktas;

122.2. salīdzina uzskaites kodus un nosaukumus uzskaites sarakstos ar uzskaites kodiem un nosaukumiem uz lietām. Elektroniskiem dokumentiem pārbauda datņu nosaukumus un kontrolsummu atbilstību šo noteikumu 8.pielikumā minētajai informācijai, ja tāda ir.

123. Ja uzskaites sarakstu nav, dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi veic, par pamatu ņemot attiecīgā gada lietu nomenklatūru vai citu dokumentu, kurā izveidotās lietas ir uzskaitītas saskaņā ar šo noteikumu 46.punktu.

124. Izmantošanai izsniegto lietu esību pārbauda, par pamatu ņemot izsniegšanas dokumentus (piemēram, reģistru, žurnālu).

125. Papīra dokumentu fizisko stāvokli nosaka vizuāli.

126. Elektroniskiem dokumentiem pārbauda datņu nolasāmību – veic datņu kontrolsummu ģenerēšanu atbilstoši elektronisko dokumentu uzskaites sarakstā, ja tāds ir, definēto kontrolsummu algoritmiem un ģenerēto kontrolsummu salīdzināšanu ar uzskaites sarakstā, ja tāds ir, fiksētām kontrolsummām.

127. Visus konstatētos trūkumus atzīmē dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes aktā (10.pielikums). Pēc esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes beigām izdara izmaiņas uzskaites dokumentos, sastādot attiecīgus aktus (piemēram, par tehniskām kļūdām uzskaites sarakstos, atrastām lietām). Ja konstatē neatbilstību uzziņu sistēmai, aktu kopijas iesniedz Latvijas Nacionālajā arhīvā.

128. Veicot dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi, nodrošina plauktos novietoto lietu kārtību, novieto vietā pārbaudes laikā atrastās nepareizi novietotās lietas, izņem un atsevišķi novieto bojātās lietas, ja tās apdraud blakus esošās lietas, un veic pasākumus bojājumu novēršanai, konsultējoties ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

129. Ja pārbaudes gaitā atklāts dokumentu iztrūkums, sastāda aktu par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi un organizē to meklēšanu.

130. Ja dokumentu iztrūkumu atklāj, veicot citus darbus, sastāda aktu par iztrūkstošajiem dokumentiem (11.pielikums) un organizē dokumentu meklēšanu.

131. Meklējot iztrūkstošos dokumentus, izskata arhīva fonda lietu, pārbauda lietu izsniegšanas dokumentus, auditācijas pierakstus, organizē iztrūkstošo lietu meklēšanu struktūrvienībās (pie darbiniekiem), kur šīs lietas veidotas, pārbauda citus arhīva fondus, ja institūcijas arhīvā tādi glabājas.

132. Meklēšanā atrastās lietas novieto atpakaļ to glabāšanas vietā. Atrastos elektroniskos dokumentus, kas saglabāti datņu serveros, reģistros vai datubāzēs uz serveriem, izvieto datņu servera noteiktā direktorijā saskaņā ar institūcijas noteikto kārtību. Reģistros un datubāzēs atrastos elektroniskos dokumentus piesaista atbilstošajam reģistram vai datubāzes ierakstam.

133. Meklēšanas rezultātā neatrastās lietas uzskaita aktā par meklēšanas rezultātā neatrastiem dokumentiem (12.pielikums), norādot attiecīgo dokumentu iespējamos zuduma iemeslus, kā arī citus dokumentus, kuri daļēji var kompensēt zudušā dokumenta informāciju.

134. Pēc visu meklēšanas iespēju izmantošanas dokumenta meklēšanas rezultātus attiecīgajā arhīva fondā apkopo aktā par dokumentu meklēšanas izbeigšanu (13.pielikums).

135. Bojātiem dokumentiem pēc konsultēšanās ar Latvijas Nacionālo arhīvu bojājumus novērš.

136. Ja dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes gaitā konstatē dokumentu bojāeju vai neglābjami bojātus dokumentus, sastāda aktu par dokumentu bojāeju vai neglābjami bojātiem dokumentiem (14.pielikums).

137. Neglābjami bojātos un meklēšanas rezultātā neatrastos dokumentus, kas iekļauti nacionālajā dokumentārajā mantojumā, normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā izslēdz no nacionālā dokumentārā mantojuma.

138. Izsniedzot izmantošanai papīra dokumentus un elektroniskos dokumentus ārējos informācijas nesējos, dokumentu izmantošanu reģistrē institūcijā noteiktajā kārtībā.

139. Izziņas sastādīšanai izmanto tikai dokumenta oriģinālu vai tā atvasinājumu, ja tas izstrādāts un apliecināts normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

140. Izziņas teksta beigās norāda izziņā ietvertā satura pamatojumu – atsauci uz izmantotajiem dokumentiem. Aprakstītajiem dokumentiem norāda uzskaites kodu.

141. Lai saglabātu dokumentus, institūcija veido arhīvglabātavu vai slēdz līgumu ar attiecīgu pakalpojumu sniedzēju par dokumentu saglabāšanu.

142. Arhīvglabātavu var neveidot:

142.1. ilgstoši glabājamiem dokumentiem un pastāvīgi glabājamiem dokumentiem, ja to kopapjoms nepārsniedz 1000 lietu;

142.2. īslaicīgi glabājamiem dokumentiem;

142.3. audiovizuālajiem, fotodokumentiem un skaņas dokumentiem.

143. Dokumentus, kuriem nav izveidota arhīvglabātava, glabā slēdzamos skapjos vai telpās, kas nav pieejamas institūcijas apmeklētājiem.

144. Projektējot administratīvās telpas un paredzot tajās speciālas telpas institūcijas arhīvglabātavu izveidei, ņem vērā šo noteikumu 142., 145., 146., 147., 148. un 150.punktā minētās prasības.

145. Atkarībā no arhīvā glabājamo dokumentu apjoma un sastāva institūcija veido vienu vai vairākas arhīvglabātavas. Vairākas arhīvglabātavas veido:

145.1. ja institūcija arhīvā glabā dokumentus dažādos informācijas nesējos, kuru optimālie glabāšanas apstākļi atšķiras vairāk par pieciem grādiem pēc Celsija vai pieciem procentiem relatīvā gaisa mitruma;

145.2. ja nepieciešamā platība arhīvglabātavai pārsniedz 200 m²;

145.3. ja nepieciešams nošķirt ierobežotas pieejamības dokumentus.

146. Arhīvglabātavas telpas ir atdalītas no apmeklētājiem pieejamām telpām. Arhīvglabātavas telpas ir nodrošinātas pret jebkāda veida neatļautu iekļūšanu, dokumentu tīšu bojāšanu un neatļautu iegūšanu. Arhīvglabātavās nodrošina institūcijas apsardzes un ugunsdrošības signalizāciju.

147. Arhīvglabātavā veic tikai tādas darbības, kas saistītas ar dokumentu izvietošanu, pārvietošanu, kartonēšanu (dokumentu ievietošanu glabāšanas palīglīdzekļos, piemēram, kārbās, mapēs) un ar esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi. Aizliegts apvienot arhīvglabātavu ar darba telpu.

148. Izstrādājot civilās aizsardzības plānus, ugunsdrošības instrukcijas un līdzīgus dokumentus, tajos iekļauj pasākumus institūcijas arhīva aizsardzībai un evakuācijai, nosakot prioritātes noteiktu dokumentu grupu glābšanai.

149. Arhīvglabātavas atdala no laboratoriju, ražošanas, noliktavu un citu veidu telpām, kurās glabā pārtikas produktus vai ķīmiskās vielas, un tām nav kopēja ventilācijas sistēma. Ja arhīvglabātavās ir gāzes, apkures, ūdensvada vai kanalizācijas caurules, veic pasākumus iespējamā apdraudējuma novēršanai.

150. Konstruējot arhīvglabātavu grīdas un starpstāvu pārsegumus, ņem vērā arhīva dokumentu svaru. Strukturālo inženiertehnisko risinājumu izstrādā, ņemot vērā arhīvglabātavu izvietojumu un paredzamo noslogojumu. Pārseguma slodzes izturība atkarībā no plauktu tipa un augstuma ir ne mazāka kā 800 kg/m² stacionārajiem plauktiem un 1200–2400 kg/m² kompaktajiem (mobilajiem) plauktiem. Grīdām izmanto antistatiskus un antiseptiskus pārklājumus, lai tās būtu viegli kopjamas.

151. Arhīvglabātavā nodrošina informācijas nesējam atbilstošu mikroklimatu, ņemot vērā šo noteikumu 15.pielikumā minētās prasības.

152. Lai nodrošinātu stabilu mikroklimatu, iekšējai apdarei izmanto materiālus ar termisko un higroskopisko kapacitāti, kas neizstaro kaitīgas vielas, nepiesaista putekļus un ekspluatācijas vai ugunsgrēka laikā nesadalās, izdalot kaitīgas vielas.

153. Papildu drošībai un stabilam mikroklimatam, kā arī lai pasargātu dokumentus no gaismas iedarbības, arhīvglabātavas veido bez logiem ar dabisko vai piespiedu ventilāciju, nodrošinot gaisa apmaiņu. Ja nav iespējams izveidot arhīvglabātavas bez logiem, veic pasākumus dokumentu aizsardzībai pret gaismu un ventilācijas nodrošināšanai.

154. Lai kontrolētu temperatūru un relatīvo gaisa mitrumu, arhīvglabātavā uzstāda mēriekārtas (higrometrus vai psihrometrus un termometrus). Mēriekārtas uzstāda galvenajā ejā pie plauktiem un vietās, kur mikroklimats var būtiski atšķirties (piemēram, pie ventilācijas lūkām, apkures ierīču tuvumā, pie ārsienām).

155. Regulāri seko mēriekārtu rādījumiem un, ja konstatē mikroklimata svārstības un novirzes no normas par pieciem grādiem pēc Celsija vai pieciem procentiem relatīvā gaisa mitruma, veic pasākumus mikroklimata stabilizācijai.

156. Pēc mēriekārtas garantijas termiņa beigām institūcija reizi gadā pārbauda arhīvglabātavu mēriekārtu precizitāti, salīdzinot to rādījumus.

157. Arhīvglabātavai nodrošina vismaz divu stundu ugunsizturību.

158. Arhīvglabātavās izmanto slēgta tipa elektroinstalāciju. Pārnēsājamo elektroierīču (piemēram, putekļusūcēju, gaisa atmitrinātāju) vadiem ir gumijas izolācija. Kontakti arhīvglabātavās ir hermētiski noslēdzami.

159. Ja arhīvglabātavā ir logi, veic pasākumus tiešas saules gaismas ietekmes novēršanai (piemēram, uzstāda slēģus, speciālus pārklājumus uz logu stikliem vai blīvus aizkarus). Lai dokumentus pasargātu no gaismas iedarbības, tos var glabāt arī slēgtos skapjos, slēgta tipa plauktos, saiņos, kārbās vai konteineros, kā arī novietojot sastatņu plauktus perpendikulāri logiem.

160. Arhīvglabātavas uztur kārtībā, nepieļaujot pelējuma, insektu un grauzēju invāziju un putekļu uzkrāšanos.

161. Lai dokumentus aizsargātu no putekļiem:

161.1. regulāri tīra un mazgā grīdas, izvēloties tīrīšanas līdzekļus, kas nevar nodarīt bojājumus dokumentiem. Sienām un grīdām izmanto higiēniskus un viegli mazgājamus pārklājumus;

161.2. periodiski atputekļo plauktus, kārbas un dokumentus.

162. Atklājot glabātavā pelējumu, kukaiņus vai grauzējus, nekavējoties veic drošības pasākumus, lai tos likvidētu. Inficētos dokumentus izolē.

163. Dezinfekcijai izmanto dezinfekcijas līdzekļus, kas neizdala dokumentiem un cilvēku veselībai kaitīgas vielas. Pirms to lietošanas konsultējas ar Latvijas Nacionālā arhīva speciālistiem.

164. Arhīvglabātavu aprīko ar sastatņu plauktiem (stacionārajiem vai mobilajiem), slēgtiem skapjiem vai seifiem (turpmāk – glabāšanas iekārtas). Glabāšanas iekārtas izgatavo no metāla vai cita dokumentiem nekaitīga materiāla, kas neizstaro kaitīgas vielas, nepiesaista putekļus un ekspluatācijas vai ugunsgrēka laikā nesadalās, izdalot kaitīgas vielas (piemēram, peroksīdus, oksīdus).

165. Glabāšanas iekārtu izmērus un konstrukciju nosaka tajos glabājamo dokumentu formāts (piemēram, lietas, lielformāta dokumenti, filmu kasetes, optiskie diski).

166. Glabāšanas iekārtām nedrīkst būt asi stūri vai malas, kas, saskaroties ar dokumentiem, varētu tos bojāt.

167. Optimālais plaukteņa plaukta garums ir 1 m, slodzes izturība – 100 kg, augstums – 2 m. Sastatņu plauktu rindas maksimālais garums ir 10 m.

168. Feromagnētiskos metāla plauktos nedrīkst glabāt dokumentus uz magnētiskajām nesējvidēm.

169. Lai nodrošinātu gaisa cirkulāciju, slēgtos skapjos durvju vietā izmanto dzelzs restes, perforētas plāksnes, speciālas vēdināšanas sistēmas vai tos periodiski vēdina.

170. Seifos nodrošina gaisa ventilāciju. Ja seifa konstrukcija to neparedz, seifu periodiski vēdina.

171. Īslaicīgi glabājamos dokumentus glabā atsevišķi no pastāvīgi glabājamiem dokumentiem un ilgstoši glabājamiem dokumentiem.

172. Dokumentu izvietošanai plauktos un papildu aizsardzībai no apkārtējās vides iedarbības lieto dažādus palīglīdzekļus, piemēram, kārbas, konteinerus, aploksnes, karšu turētājus, balstus.

173. Palīglīdzekļus izgatavo no materiāla, kas nav kaitīgs dokumentiem. Piemērotākie materiāli ir:

173.1. kārbām, aploksnēm un vākiem: papīrs un kartons, kuram ir vismaz 87 % α -celulozes, pH robežās 7,5–9,5 un sārmu rezerve vismaz 2 %;

173.2. konteineriem un kārbām, kas paredzētas optiskajiem diskiem, filmām un mikrofilmām: polietilēns, augstblīvuma polietilēns, polipropilēns, poliesteris baltā krāsā, melnā krāsā vai bezkrāsains. Kā balto pigmentu konteineriem un kārbām drīkst izmantot titāna oksīdu, kā melno – melno ogli;

173.3. glabāšanas iekārtām: nerūsošs metāls, piemēram, anodizēts alumīnijs, nerūsošs tērauds vai tērauds, kas labi aizsargāts ar pretkorozijas pārklājumu (piemēram, ar lakām, politūru, alvojumu vai plastmasu). Pārklājums nedrīkst izdalīt kaitīgas gāzes – peroksīdus vai oksīdus.

174. Lietas plauktos ievieto horizontāli vai vertikāli.

175. Lielformāta dokumentus (lielāki par A3 formātu), mīksta kartona mapēs ievietotus dokumentus, mīkstos vākos iesietas vai iešūtas lietas glabā horizontāli. Iesējumus cietos vākos vai cieta kartona mapē blīvi saliktus dokumentus glabā vertikāli uz apakšējās malas.

176. Lielformāta iesējumus (lielāki par A3 formātu) glabā horizontāli. Tos novietojot vienu uz otra, ņem vērā to svaru, lai nepieļautu pārāk lielu spiedienu uz apakšējo iesējumu un nodrošinātu iespēju tos viegli izņemt un atlikt vietā. Ja lielformāta iesējumus nav iespējams novietot horizontāli, tos glabā vertikāli uz iesējuma muguriņas.

177. Rasējumus glabā izklātus plauktos ar izvelkamām atvilktnēm, kartes pakārtas uz speciāliem rāmjiem vai izklātas (kā rasējumus). Ļoti liela izmēra dokumentus, kurus nevar ievietot aizsargapvalkos vai glabāt izklātus guļus, glabā sarullētus uz speciāli izgatavotām pamatnēm.

178. Fotodokumentus un to negatīvus glabā vertikāli, katru ievietojot atsevišķā neitrāla papīra aploksnē. Lai glabātu fotodokumentus uz stikla pamatnes, izmanto skapjus ar plauktiem, kas sadalīti nišās, vai speciālas kārbas, kurās katrā ir ne vairāk kā 30 negatīvu. Fotoalbumus glabā tāpat kā lielformāta sējumus.

179. Filmas glabā kārbās horizontāli eglītes tipa plauktos. Ja tādu nav, filmu kārbas glabā vaļējos plauktos horizontāli kaudzēs.

180. Videolentes un magnētiskās lentes speciālajās kasetēs glabā vertikāli oriģināliepakojumā vai speciāli izgatavotās kārbās.

181. Magnētiskās lentes, uztītas uz plastmasas spolēm, glabā oriģināliepakojumā vai speciāli izgatavotā kārbā. Līdz 6,25 mm platas lentes glabā vertikāli, bet 16 mm un 35 mm platas – horizontāli.

182. Skaņu plates un to matricas glabā vertikāli. Skaņu plates ievieto neitrāla materiāla aploksnē (piemēram, polietilēna, papīra). To matricas glabā speciālā kārbā, kas nepieļauj matricas pārvietošanos tajā un mehānisku bojājumu rašanos.

183. Optiskos diskus glabā oriģināliepakojumā vertikāli plauktos vai horizontāli eglītes tipa turētājos.

184. Mikrofilmu oriģinālnegatīvus glabā polipropilēna, polietilēna vai neitrāla kartona kārbās. Atsevišķus kadrus glabā neitrāla papīra aploksnēs. Mikrofilmas glabā vertikāli uz sānu malas kārbās vai horizontāli eglīšu tipa plauktos. Mikrofišas un džeketus glabā aploksnēs vertikāli.

185. Šo noteikumu 3.2.apakšnodaļā minēto prasību izpildi institūcijas nodrošina, sākot ar 2016.gada 1.janvāri.

186. Dokumentu aprakstīšanu Latvijas Nacionālā arhīva Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā saskaņā ar šo noteikumu 101.1. un 101.2.apakšpunktā minētajām prasībām institūcijas veic, sākot ar 2014.gada 1.janvāri.

187. Šo noteikumu 96., 97. un 126.punktā minēto prasību izpildi institūcijas nodrošina, sākot ar 2016.gada 1.janvāri.