Darbības ar dokumentu

Instrukcija par pensiju un pabalstu izmaksu Latvijas pasta iestādēs

Apstiprinu: Latvijas pasta ģenerāldirektors  A.Droiskis  1994.gada 11.aprīlī

Apstiprinu: Latvijas Republikas Labklājības ministrs J.Ritenis 1994.gada 21.aprīlī

Vispārīgie noteikumi

1. Instrukcija nosaka valsts pensiju un sociālo pabalstu izmaksas un ar to saistīto dokumentu noformēšanas kārtību Latvijas pasta iestādēs.

2. Latvijas pasta sakaru nodaļas saskaņā ar šo instrukciju, pamatojoties uz noslēgto līgumu starp valsts uzņēmumu "Latvijas pasts" un Latvijas Republikas Valsts sociālās apdrošināšanas fondu, izmaksā pensijas un pabalstus, ko piešķīrušas rajonu (pilsētu) sociālās apdrošināšanas pārvaldes.

3. Instrukcijā lietotie termini:

3.1. pasta iestāde - valsts uzņēmuma "Latvijas pasts" galvenā struktūrvienība Rīgā un filiāles republikas 26.rajonos;

3.2. sakaru nodaļa - valsts uzņēmuma "Latvijas pasts" galvenās struktūrvienības un filiāļu pilsētu un lauku sakaru nodaļas;

3.3. Valsts sociālās apdrošināšanas fonds - Valsts sociālās apdrošināšanas fonds, kas darbojas Labklājības ministrijas pakļautībā;

3.4. sociālās apdrošināšanas iestādes - rajonu (pilsētu) sociālās apdrošināšanas pārvaldes.

Pensiju un pabalstu izmaksas saraksti

4. Ikmēneša pensiju un pabalstu izmaksas dokumenti sakaru nodaļās ir pensiju un pabalstu izmaksas saraksti.

5. Pensijas un pabalstus izmaksā pēc sarakstiem par tekošo mēnesi - paraugs D 302211 (1.pielikums) un pēc sarakstiem par pagājušo laiku - paraugs D 302212 (2.pielikums).

6. Sarakstus D 302211 un D 302212 sastāda Valsts sociālās apdrošināšanas fonds vienā eksemplārā, pamatojoties uz elektronisko skaitļojamo mašīnu datu banku. Saraksts var sastāvēt no vienas vai vairākām lapām. Saraksta lapas tiek numurētas. Saraksta lapa sastāv no divām daļām - pamata (D 302211 vai D 302212) un noplēšamā talona D 304611.

7. Vienā sarakstā ir informācija par pensiju vai pabalstu summām, kuras piegādā viena sakaru nodaļa vienā izmaksas dienā.

Nav atļauts vienā izmaksas saraksta lapā ierakstīt informāciju par dažādu izmaksas iecirkņu pensiju vai pabalstu saņēmējiem.

8. Sarakstam D 302211 (nestrādājošiem pensionāriem) ir divzīmju numurs, kas atbilst izmaksas dienai.

Sarakstam D 302212 ir divzīmju numurs, kas atbilst izmaksas dienai plus skaitlis 50.

Sarakstam D 302211 (strādājošiem pensionāriem) ir divzīmju numurs, kas atbilst izmaksas dienai plus skaitlis 29.

Pabalstu izmaksas saraksta numuram pieraksta indeksu M.

9. Sarakstos tiek norādīts: pensijas vai pabalsta saņēmēja adrese (1.aile), uzvārds un iniciāļi (2.aile), izmaksājama summa (3.aile), vieta saņēmēja parakstam (4.aile), vieta pilnvaras numuram (5.aile), periods, par kuru izmaksas summa aprēķināta (6.aile), vieta izmaksas datumam (7.aile), vieta sakaru darbinieka parakstam (8.aile).

10. Sastādot sarakstus, tiek ievērots sekojošais:

10.1. ja viena persona saņem vairāku veidu pensijas (pabalstus), tad katrs pensijas (pabalsta) veids sarakstā tiek ierakstīts atsevišķā rindā, izņemot valsts pabalstus bērniem un bērnu kopšanas pabalstus mātēm, kuri sarakstā ir ierakstīti vienā rindā;

10.2. saraksta 6.ailē "izmaksa par periodu" vienmēr tiek uzrādīti mēnešu kārtas numuri;

10.3. saraksta 2.ailē uzvārdam un iniciāļiem atvēlētas 15 pozīcijas. Tāpēc jāievēro, ka daži īpaši gari uzvārdi, sevišķi dubultie, sarakstos tiek saīsināti. Šādos gadījumos, ja adrese pasē un izmaksas sarakstā sakrīt, pensija vai pabalsts jāizmaksā.

11. Jebkādus labojumus un dzēsumus pensiju un pabalstu izmaksu sarakstos izdarīt aizliegts.

Pensiju un pabalstu izmaksas grafiki un termiņi

12. Pensiju un pabalstu saraksti sastādāmi un izmaksa izdarāma saskaņā ar grafiku, kuru sastādījusi sakaru nodaļa un apstiprinājusi pasta iestāde un sociālās apdrošināšanas iestāde (9.pielikums). Izmaksas grafiks sastādāms trijos eksemplāros, no kuriem 1.eksemplārs tiek nosūtīts Valsts sociālās apdrošināšanas fondam ierakstītā bandrolē, 2.eksemplārs paliek pasta iestādē, 3.eksemplārs paliek sociālās apdrošināšanas iestādē.

Izmaksas grafikā ierakstāmas visas ielas un visu māju numuri tajās, lauku ciemi, mājas un viensētas, kas atrodas attiecīgās sakaru nodaļas apkalpojamā teritorijā, tajā skaitā arī tās ielas, lauku ciemi, mājas un viensētas, kurās pašreiz pensiju un pabalstu izmaksa nenotiek.

13. Izdarot izmaiņas pensiju vai pabalstu izmaksas grafikā, jāievēro, ka izmaksas datuma starpība nedrīkst pārsniegt 10 dienas. Par izmaksas datuma maiņu pensionāram divus mēnešus iepriekš ziņo tā iestāde, pēc kuras iniciatīvas tiek izdarītas izmaiņas grafikā.

Ja izmaksas datuma un iecirkņu maiņa notiek pēc iestāžu iniciatīvas, tad Latvijas pasts šos darbus apmaksā saskaņā ar līgumu, kas noslēgts starp Latvijas pastu un Valsts sociālās apdrošināšanas fondu par pensiju un pabalstu izmaksu.

14. Atbilstoši grafikam katram pensijas vai pabalsta saņēmējam tiek noteikts konkrēts mēneša datums, kurā viņam katru mēnesi tiks piegādāta mājās vai izmaksāta sakaru nodaļā piešķirtā pensija vai pabalsts.

15. Pensijas vai pabalsta saņēmējam pirms pensijas vai pabalsta izmaksas valsts sociālās apdrošināšanas fonds nosūta paziņojumu, kurā norādīts pensijas vai pabalsta ikmēneša izmaksas (piegādes) datums.

16. Valsts sociālās apdrošināšanas fonds šos paziņojumus komplektē pa sakaru nodaļām vai nosūta tos attiecīgai pasta iestādei, kura savukārt tos nosūta sakaru nodaļām.

17. Pensijas un pabalsti, kuru izmaksa atsevišķos mēnešos iekrīt brīvdienās vai svētku dienās, izmaksājamas priekšlaicīgi, tomēr tekošā mēneša robežās un ne ātrāk kā 3 dienas pirms noteiktā izmaksas termiņa.

Atsevišķos gadījumos šos termiņus var mainīt Labklājības ministrija, saskaņojot ar Latvijas pastu.

18. Atsevišķos gadījumos ar sociālās apdrošināšanas iestādes rakstisku atļauju pensiju vai pabalstu tā saņēmējam var izmaksāt ātrāk par noteikto izmaksas termiņu.

19. Atsevišķos gadījumos, pamatojoties uz sociālās apdrošināšanas iestādes vadītāja vai Valsts sociālās apdrošināšanas fonda biroja vadītāja vai vecākā ekonomista telefonogrammu, pieļaujama izmaksas atsaukšana.

Sociālās apdrošināšanas iestādē, Valsts sociālās apdrošināšanas fondā un sakaru nodaļā telefonogrammas reģistrē speciālā žurnālā, kurā ieraksta kārtas numuru, telefonogrammas tekstu, numuru, pieņemšanas datumu un laiku, darbinieku uzvārdus, kuri to nodeva un pieņēma. Žurnāla lapām jābūt numurētām, cauršņorētām un apstiprinātām ar pasta iestādes (Valsts sociālās apdrošināšanas fonda, sociālās apdrošināšanas iestādes) vadītāja parakstu un zīmogu.

Saņemot telefonogrammu, sakaru nodaļas priekšnieks vai viņa vietnieks ievelk svītru attiecīgā izmaksas saraksta 4.ailē, 7.ailē ieraksta telefonogrammas saņemšanas datumu, numuru un reģistrācijas numuru un personas, kura nodevusi telefonogrammu, uzvārdu, 8.ailē parakstās, 12.ailē ieraksta attiecīgo šifru: skaitli "6" vai "3".

Pensiju un pabalstu nosūtīšana ar pasta pārvedumiem

20. Valsts sociālās apdrošināšanas fonds pa pastu ar naudas pārvedumiem nosūta:

20.1. piemaksas pie pensijām, kuras nav iekļautas sarakstos D 302211 un D 302212;

20.2. apbedīšanas pabalstus, vienreizējas izmaksas pensionāriem (viņu ģimenes locekļiem) un ģimenēm, kurām ir bērni;

20.3. izmaksas, kas aprēķinātas par turpmākajiem mēnešiem;

20.4. alimentus un citus ieturējumus no pensijām un pabalstiem.

Minēto izmaksu summas Valsts sociālās apdrošināšanas fonds nosūta ar naudas pārvedumu uz saņēmēja pastāvīgās dzīves vietas vai uzņēmuma (organizācijas) adresi.

21. Ar sociālās apdrošināšanas iestādes vadītāja rīkojumu pensiju vai pabalstu, ne ilgāk kā 6 mēnešus, var sūtīt ar pasta pārvedumu uz saņēmēja pagaidu dzīves vietu Latvijā. Šajos gadījumos sarakstos D 302211 un D 302212 saņēmēja dati netiek ierakstīti.

Pēc sociālās apdrošināšanas iestādes vadītāja rīkojumā norādītā termiņa izbeigšanās Valsts sociālās apdrošināšanas fonds noteiktā kārtībā atjauno saņēmēja datus izmaksas sarakstā.

22. Pasta pārvedumus Valsts sociālās apdrošināšanas fonds noformē uz 112.parauga veidlapām (alimentu summas, kuras nosūta uz ārvalstīm, noformē uz veidlapām par. MP1) ar atzīmi "Pensija" un ieraksta sarakstā par.103. Šos pārvedumus sakaru nodaļas pieņem un izmaksā saskaņā ar Pasta noteikumiem. Pasta izdevumus par pensiju un pabalstu nosūtīšanu un piegādi apmaksā sociālās apdrošināšanas iestādes saskaņā ar noteiktajiem pasta pakalpojumu tarifiem.

Izmaksas sarakstu noformēšana un nosūtīšana pasta iestādei

23. Katru mēnesi katrai sakaru nodaļai tiek sastādīti saraksti D 302211, kuru skaits atbilst izmaksas dienām, kā arī līdz 6 sarakstiem D 302212 izmaksai par pagājušo laiku.

24. Sarakstus komplektē pa sakaru nodaļām. Komplektā ietilpst viens vai vairāki saraksti D 302211 vienai sakaru nodaļai vienai vai vairākām izmaksas dienām, bez tam tajā var būt saraksts par pagājušo laiku D 302212. Sarakstu komplektam tiek pievienots reģistrs-atskaite D 302214 (3.pielikums) trijos eksemplāros.

Reģistrus-atskaites D 302214 paraksta un apstiprina ar zīmogu Valsts sociālās apdrošināšanas fonda uzskaites un izmaksu daļas vadītājs.

25. Valsts sociālās apdrošināšanas fonds nosūta pasta iestādēm izmaksas sarakstu komplektus atbilstoši sakaru nodaļu skaitam. Katram komplektam pievieno pavadrakstu D 302213 (4.pielikums) divos eksemplāros.

26. Izmaksas sarakstus D 302211 un D 302212 kopā ar pavadrakstiem D 302213 un reģistriem-atskaitēm D 302214 Valsts sociālās apdrošināšanas fonds nogādā pasta iestādei nokomplektētā veidā ne vēlāk kā trīs dienas (neskaitot brīvdienas un svētku dienas) pirms pensijas vai pabalstu izmaksas termiņa.

Izmaksas dokumentu pieņemšana un kontrole pasta iestādē, nosūtīšana sakaru nodaļām

27. Pieņemot izmaksas dokumentus, pasta iestādes kontrolējošai personai jāpārbauda ienākušo sarakstu skaits pēc pavaddokumentiem, vai uz tiem ir nepieciešamie zīmogi un Valsts sociālās apdrošināšanas fonda biroja priekšnieka un vecākā kontroliera paraksti.

Pēc sarakstu komplektu un pavaddokumentu pārbaudes kontrolējošais darbinieks paraksta pievienoto pavadaprakstu D 302213 otros eksemplārus, uzliek kalendāra zīmogu un nosūta tos Valsts sociālās apdrošināšanas fondam. Pavadraksta pirmie eksemplāri paliek atsevišķā lietā pasta iestādē.

28. Ja, salīdzinot pavadrakstu un reģistru-atskaiti, konstatēta neatbilstība, jācenšas telefoniski novērst šo neatbilstību, un tikai gadījumā, ja tas nav izdarāms, visi izmaksas dokumenti nekavējoties jāatgriež Valsts sociālās apdrošināšanas fondam. Abos pavadraksta eksemplāros jānorāda, ka izmaksas dokumenti nav pieņemti. Pavadraksta pirmais eksemplārs paliek pasta iestādē, otrs tiek atgriezts Valsts sociālās apdrošināšanas fondam kopā ar izmaksas dokumentiem.

Ja, pārbaudot sarakstus, konstatēta neatbilstība reģistrā-atskaitē un sarakstu komplektā, attiecīgo sarakstu komplektu un reģistru-atskaiti nosūta Valsts sociālās apdrošināšanas fondam. Abos pavadraksta eksemplāros attiecīgās rindas ailē "Piezīmes" kontrolējošais darbinieks ieraksta "nav pieņemts" un norāda datumu, kad komplekts nosūtīts Valsts sociālās apdrošināšanas fondam.

29. Pavadraksti D 302213 tiek glabāti pasta iestādē noteiktā kārtībā atsevišķā lietā, sakārtoti pa tekošā gada mēnešiem un saņemšanas datumiem. Tādā pat veidā tiek glabāti reģistri-atskaites D 302214.

30. Pasta iestāde nosūta izmaksas sarakstus un reģistru-atskaišu D 302214 trīs eksemplārus attiecīgām sakaru nodaļām ne vēlāk kā nākošajā darba dienā pēc to saņemšanas no Valsts sociālās apdrošināšanas fonda.

Sarakstu glabāšana sakaru nodaļā

31. Sakaru nodaļā saraksti D 302211 un D 302212 tiek glabāti noteiktā kārtībā kā naudas dokumenti atbilstoši pensiju un pabalstu izmaksas datumiem un piegādes iecirkņiem, bet reģistri-atskaites D 302214 tiek glabāti atsevišķā lietā.

Izbeidzoties pensiju un pabalstu izmaksas periodam, visi pensiju un pabalstu izmaksas dokumenti tiek nosūtīti attiecīgajai pasta iestādei.

Sarakstu atjaunošana

32. Katrā saraksta nozaudēšanas gadījumā sakaru nodaļai jāsastāda akts 3 eksemplāros, norādot nozaudēšanas apstākļus, saraksta numuru, izmaksas dienu, iecirkņa numuru, lapas numuru un personas, kuru vainas dēļ saraksts nozaudēts.

Aktu paraksta sakaru nodaļas priekšnieks un operators (pastnieks), apstiprinot to ar sakaru nodaļas kalendāra zīmogu. Viens akta eksemplārs nosūtāms Valsts sociālās apdrošināšanas fondam, otrs - pasta iestādei, trešais eksemplārs paliek sakaru nodaļas lietā.

Pasta iestādes vadītājam par saraksta nozaudēšanu nekavējoties ar telegrammu "apstiprināts paraksts" jāziņo Valsts sociālās apdrošināšanas fondam.

33. Valsts sociālās apdrošināšanas fonds pārbauda sastādītā akta pareizību un izgatavo nozaudētā saraksta kopiju ar atzīmi "dublikāts". Saraksta dublikātu nosūta pasta iestādei ar atzīmi pavadrakstā "dublikāts".

Pensiju un pabalstu izmaksāšanas kārtība

34. Pensiju un pabalstu izmaksu pēc sarakstiem sakaru nodaļas veic katru mēnesi no 1. līdz 26.datumam.

35. Pensijas strādājošiem pensionāriem un pabalstus pilsētās dzīvojošiem saņēmējiem izmaksā sakaru nodaļās no 1. līdz 26.datumam. Pārējiem pensiju un pabalstu saņēmējiem pensijas un pabalsti tiek izmaksāti ar piegādi mājās saraksta numuram atbilstošajā datumā.

36. Ja, piegādājot pensiju vai pabalstu, sarakstā norādītajā izmaksas dienā pensijas vai pabalsta saņēmējs nav sastopams savā dzīves vietā, pensija vai pabalsts jāsaņem sakaru nodaļā nākošajā darba dienā, bet ne vēlāk kā līdz tekošā mēneša 26.datumam ieskaitot.

Ja līdz 26.datumam pensija vai pabalsts nav saņemts, pensiju izmaksā, sākot ar nākošā mēneša 8.datumu, bet pabalstu - sākot ar nākošā mēneša 20. datumu pēc saraksta D 302212 par pagājušo laiku, izņemot pensiju saņēmējus, kuriem izmaksas diena ir no 8. līdz 12.datumam, un pabalstu saņēmējus, kuriem izmaksas diena ir no 20.līdz 26.datumam, jo viņiem pensiju (pabalstu) par pagājušo laiku izmaksā kopā ar pensiju (pabalstu) par tekošo mēnesi pēc saraksta D 302211.

37. Pensijas un pabalstus pēc saraksta D 302212 izmaksā to saņēmējiem sakaru nodaļā ne vēlāk kā nākošajā darba dienā pēc tam, kad saraksts saņemts sakaru nodaļā (bet ne agrāk kā mēneša 1.datumā).

38. Pensijas un pabalsti pēc sarakstiem D 302211 tiek izmaksāti sarakstā norādītajā izmaksas dienā. Gadījumā, ja sakaru nodaļa sarakstu saņēmusi pēc tajā norādītā izmaksas datuma, tad pensija vai pabalsts izmaksājams ne vēlāk kā nākošajā dienā pēc saraksta saņemšanas.

39. Pirms izmaksas pastnieks pārbauda saņēmēja pasi un dzīves vietas pierakstu tajā. Pēc tam pastnieks izdara ierakstus saraksta 7. un 8.ailē pretī saņēmēja uzvārdam un izmaksā summu, par kuras saņemšanu saņēmējs parakstās saraksta 4.ailē.

40. Saraksti D 302211 un D 302212 derīgi izmaksai tikai sakaru nodaļas apkalpojamās zonas robežās pēc pensijas vai pabalsta saņēmēja pierakstīšanas vietas. Ja pensijas vai pabalsta saņēmējs pēc sarakstā norādītās adreses nav pierakstīts, pensiju vai pabalstu neizmaksā. Atsevišķos gadījumos, ja Latvijas Republikas pilsonis pamatotu iemeslu dēļ zināmu laiku nevar nokārtot pierakstīšanos, pensiju vai pabalstu drīkst izmaksāt ar Labklājības ministrijas Valsts sociālās apdrošināšanas fonda rakstisku atļauju.

41. Ja pensijas vai pabalsta saņēmējs ir rakstīt nepratējs, viņš lūdz kādu no vietējiem iedzīvotājiem (tas nedrīkst būt sociālās apdrošināšanas vai sakaru darbinieks), lai tas 4.ailē "pensionāra paraksts" ieraksta: "par rakstīt nepratēju parakstījās" un parakstās, norādot savu adresi. 5.ailē "pilnvaras numurs" par rakstīt nepratēju parakstījusies persona norāda savu pases (personas apliecības) numuru, izsniegšanas datumu un iestādes nosaukumu, kas to izsniegusi. Ja norādītos datus nevar ierakstīt 5.ailē, tad šim nolūkam var izmantot arī vietu saraksta kreisajā pusē, kur uzrādīta pensijas vai pabalsta saņēmēja adrese. Šos datus pastnieks (operators) salīdzina ar uzrādīto dokumentu.

42. Tādā pat kārtībā pensiju (pabalstu) saņem persona, kura nevar parakstīties sava veselības stāvokļa dēļ. Šādā gadījumā teikuma "par rakstīt nepratēju parakstījās" vietā jāraksta "slimā vietā parakstījās".

43. Ja pensiju (pabalstu) dažādu iemeslu dēļ nevar izmaksāt, tad pastnieks 12.ailē ieraksta neizmaksāšanas iemeslu ar vārdiem "miris", "izbraucis", "atrodas apcietinājumā". Citos gadījumos 12.aili neaizpilda. Par ierakstu pamatojumu ir atbildīgs sakaru nodaļas priekšnieks.

44. Sākot ar nākošo dienu, kas seko piegādes dienai, līdz tekošā mēneša 26.datumam pensiju un pabalstu izmaksu pēc sarakstiem D 302211 un D 302212 veic sakaru nodaļās. Izmaksājot pensijas un pabalstus sakaru nodaļās, jāievēro instrukcijas 34.-51.p.

Pensiju un pabalstu izmaksa pēc pilnvarām

45. Pensionārs (pabalsta saņēmējs) var pilnvarot citu personu pensijas vai pabalsta saņemšanai, izsniedzot tai pilnvaru.

Ir sekojoši pilnvaru veidi: universālpilnvaras (pilnvarniekam uzdots pārzināt visas pilnvarotāja lietas), ģenerālpilnvaras (pilnvarniekam uzdots kārtot tikai zināma veida lietas, kuras uzrādītas pilnvarā) un speciālpilnvaras (pilnvarniekam uzdots kārtot viena veida lietas, piemēram, saņemt pensiju vai pabalstu). Speciālpilnvaras var būt vienreizējas (piemēram, saņemt pensiju par 1995.gada janvāri, februāri un martu) un vispārīgas (piemēram, saņemt pilnvarotāja pensiju, sākot ar 1995.gada aprīli).

Universālpilnvarnieks pensiju (pabalstu) drīkst saņemt tikai tādā gadījumā, ja universālpilnvarā starp citām pilnvarotāja vārdā veicamajām darbībām ir paredzēta arī maksājumu saņemšana pasta iestādēs.

46. Uzrādot pilnvaru, pensiju (pabalstu) var saņemt tikai sakaru nodaļā.

47. Pasta iestādes izsniedz pensijas un pabalstus pēc pilnvarām, kuras apliecinājis notārs, pagasttiesa vai Latvijas Republikas konsuls ārzemēs. Līdz pagasttiesu izveidošanai to funkcijas darījumu apliecināšanā izpilda pagastu pašvaldības un to pilsētu pašvaldības, kurās nav notariāta kantoru. Konsulu apliecinātās pilnvaras ir derīgas, ja tās reģistrētas Latvijas Republikas Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā.

48. Pasta iestāde neizmaksā pensijas (pabalstus) pēc pilnvaras, ja pilnvarotājs rakstiski paziņo par pilnvaras atsaukšanu sakaru nodaļai, kurā saņemama pensija (pabalsts), vai ja sakaru nodaļas darbiniekiem kļuvis zināms par pilnvarotāja nāvi.

Šādi pilnvarotāju paziņojumi par pilnvaras atsaukšanu un attiecīgu iestāžu oficiāli paziņojumi par pilnvarotāja nāvi reģistrējami un glabājami sakaru nodaļā pilnvaru lietā.

49. Ja pensija (pabalsts) tiek izmaksāta pēc pilnvaras, darbiniekam, kurš pensiju (pabalstu) izmaksā:

49.1. Jāpārbauda, vai pilnvara ir spēkā (noskaidro termiņu, līdz kādam tā derīga, iespējamo atsaukumu un vai pilnvara apstiprināta atbilstoši šīs instrukcijas 47.p.nosacījumiem);

49.2. jāpārbauda, kuram no šīs instrukcijas 45.p. uzskaitītajiem pilnvaras veidiem atbilst pilnvara, jāpārliecinās, vai pilnvarā ir paredzēta maksājumu saņemšana pasta iestādēs;

49.3. jānoskaidro pilnvarā norādītā pilnvarnieka pases datu atbilstība tās personas pases datiem, kura ieradusies saņemt pensiju (pabalstu), kā arī uzrādītās pases piederību uzrādītājam (pēc fotoattēla).

50. Ja pensija (pabalsts) tiek izmaksāta pēc universālpilnvaras vai ģenerālpilnvaras, darbiniekam, kurš pensiju (pabalstu) izmaksā, sakaru nodaļas pilnvaru lietā jāievieto ziņojums, kurā jāuzrāda šādi dati: kas izsniedzis pilnvaru, pilnvaras izsniegšanas vieta un datums, reģistrācijas numurs un pilnvarotās personas pases dati - vārds, uzvārds, personas kods, pases numurs, kas un kad pasi izsniedzis. Pilnvara šādos gadījumos paliek pie tās uzrādītāja.

51. Ja pensija (pabalsts) tiek izmaksāta pēc speciālpilnvaras, tad darbiniekam, kurš pensiju (pabalstu) izmaksā, pilnvaras labajā augšējā stūrī jāuzraksta trīs zīmju numurs pilnvaru reģistrācijas kārtībā un pilnvara pēc pensijas (pabalsta) izmaksas jāievieto speciālā pilnvaru lietā, kur tā tiek glabāta noteiktā kārtībā. Ja speciālpilnvarā norādīts, ka pēc tās pensiju (pabalstu) var saņemt par vairākiem mēnešiem nākošajā izmaksas reizē pasta darbiniekam jāpārliecinās par šādas pilnvaras atrašanos pilnvaru lietā. Pilnvaru reģistrāciju sakaru nodaļā uzsāk katru gadu no 1.janvāra ar nr.001 šim nolūkam speciāli iekārtotā pilnvaru reģistrācijas žurnālā, kurš atrodas pilnvaru lietā.

Pensiju un pabalstu izsūtīšana uz saņēmēja ārstēšanās vietu

52. Pensionāriem, kuri ārstējas ārstniecības iestādē, sakaru nodaļas darbinieki var pensiju izsūtīt ar naudas pārvedumu uz ārstēšanās vietu Latvijas Republikā. Šādos gadījumos sociālās apdrošināšanas iestādes īpaša atļauja nav nepieciešama. Jāievēro, ka pensiju drīkst izsūtīt ne ilgāk kā 3 mēnešus.

53. Šādos gadījumos no pensionāra vai viņa pilnvarotas personas jāsaņem iesniegums, kurā jābūt uzrādītai precīzai ārstēšanās vietas adresei un mēnešiem, par kuriem pensija (pabalsts) izsūtāmi. Saņemot iesniegumu no pensijas vai pabalsta saņēmēja, sakaru nodaļas darbiniekam:

53.1. jāpārbauda, vai iesniegumā ir norādīta pilna adrese;

53.2. jāpiedāvā pensijas (pabalsta) saņēmējam aizpildīt katram mēnesim atsevišķi pārveduma veidlapas. Ja saņēmējs nevar aizpildīt pārveduma veidlapas, izņēmuma kārtā tas atļauts pasta darbiniekam, kurš nav saistīts ar pensiju izmaksu. Saņemtie iesniegumi un pārvedumu veidlapas jāglabā atsevišķā kartotēkā.

54. Pēc grafika paredzētajā pensijas (pabalsta) izmaksas dienā pārveduma veidlapa par.112 kopā ar iesniegumu jāizņem no kartotēkas. Pensijas (pabalsta) summa izsūtāma atbilstoši aizpildītai pārveduma veidlapai, uz kuras izdarāma atzīme "piegāde apmaksāta". Rakstiskajā paziņojumā jānorāda "pensija par ........... mēnesi". Pārveduma kvīts jāpielīmē iesniegumam, izmaksas sarakstā jāatzīmē pārveduma numurs un datums, operatora uzvārds. Nosūtītā summa jāuzskaita Dienas norēķinā KD1 kopā ar citām izmaksātajām pensiju un pabalstu summām.

55. Pensiju un pabalstu nosūtīšana ar pasta pārvedumiem izdarāma bez maksas, kvītī izdarot ierakstu "Pensija". Izpildītie iesniegumi kopā ar pārvedumu kvītīm tiek glabāti sakaru nodaļā atsevišķā lietā saskaņā ar noteiktajiem glabāšanas termiņiem.

56. Gadījumā, ja naudas pārvedums tiek atgriezts atpakaļ, tas tiek glabāts sakaru nodaļā līdz tam laikam, kamēr pensijas vai pabalsta saņēmējs to pieprasa personīgi, bet ne ilgāk par vienu mēnesi. Ja pārvedums atgriezts sakarā ar saņēmēja nāvi, tad summa jāpārskaita sociālās apdrošināšanas iestādei.

Atbildība par nepareizu izmaksu

57. Ja pensiju un pabalstu pārmaksa notikusi sakaru darbinieka vainas dēļ (viltots paraksts, nauda izmaksāta personai, kura nav pierakstīta pēc sarakstā norādītās adreses, nauda izmaksāta citai personai, nav izpildīta Valsts sociālās apdrošināšanas fonda telefonogramma par pensijas vai pabalsta izmaksas atsaukšanu u.c.), pasta iestāde sedz zaudējumus, kas radušies Valsts sociālās apdrošināšanas fondam.

58. Ja pensiju un pabalstu piemaksa notikusi Valsts sociālās apdrošināšanas fonda vainas dēļ (nesavlaicīga izmaksas atsaukšana, nav ievērota sakaru nodaļas informācija par pensijas vai pabalsta saņēmēja izslēgšanu no saraksta, uzrādīta nepareiza izmaksas summa u.c.), tad pasta iestāde materiālu atbildību nenes.

59. Par pensijas vai pabalsta izmaksu pēc paziņojuma saņemšanas par izmaksas atsaukšanu, kā arī pirms noteiktā izmaksas termiņa personīgu atbildību nes sakaru nodaļas darbinieks, kuram jānodrošina kontrole par šīm operācijām.

Par pensijas vai pabalsta izmaksu citai personai atbild pastnieks (operators).

Pensiju un pabalstu piegāde mājās un pastnieka atskaite par izmaksām

60. Pensiju un pabalstu izmaksas dienā kontrolējošais darbinieks ieraksta pastniekam izsniegtos izmaksas sarakstus grāmatā par.55 (pēc pārvedumiem) ar atzīmi "Pensiju saraksti", norādot sarakstu numurus un lapu skaitu, piegādes iecirkņus un pensiju sarakstu summas. Atsevišķi tiek uzrādīta pastniekam izsniegtā summa skaidrā naudā.

61. Pēc katras piegādes pastnieks atskaitās kontrolējošam darbiniekam, uzrādot sarakstu lapas un nododot skaidrās naudas pārpalikumu. Ja lauku sakaru nodaļas pastnieks nevar atgriezties sakaru nodaļā pensiju un pabalstu izmaksas dienā, tad viņam jāatskaitās ne vēlāk kā nākošajā darba dienā.

62. Kontrolējošais darbinieks, saņemot no pastnieka atskaiti par izmaksātajām pensiju un pabalstu summām:

62.1. pārbauda atgriezto sarakstu un lapu skaitu;

62.2. pārbauda sarakstos pensiju (pabalstu) saņēmēju parakstus par pensiju (pabalstu) saņemšanu un pastnieka parakstus;

62.3. pārbauda sarakstu 7. un 12.aiļu aizpildīšanas pareizību;

62.4. saskaita izmaksāto pensiju un pabalstu skaitu un summu, ieraksta tās paredzētajā vietā sarakstu apakšējā daļā;

62.5. saņem skaidrās naudas atlikumu un sarakstus;

62.6. ieraksta grāmatā par.55 izmaksāto pensiju un pabalstu skaitu un summu, neizmaksāto pensiju un pabalstu skaitu, kā arī atgrieztās naudas summu.

Izdarīto ierakstu pareizību pastnieks un kontrolējošais darbinieks apliecina ar saviem parakstiem.

63. Pēc sarakstu pieņemšanas no pastnieka kontrolējošais darbinieks sarakstus, pēc kuriem izmaksātas visas pensijas un pabalsti, ievieto atsevišķā lietā atbilstoši numuriem, bet sarakstus, pēc kuriem nav izmaksātas visas pensijas un pabalsti, nodod turpmākai izmaksai sakaru nodaļā.

Pabalstu un pensiju izmaksu kontrole sakaru nodaļā

64. Darba dienas (maiņas) beigās operators (kontrolējošais darbinieks) pārbauda visas izmaksas sarakstu lapas, saskaita katrā lapā darba dienā izmaksātās summas un pirmajā brīvajā saraksta lapas norēķinu daļas ailē ieraksta datumu, dienā (maiņā) izmaksāto summu, kā arī summu, kura izmaksāta no mēneša sākuma.

Pēc visiem sarakstiem kopā izmaksātā pensiju un pabalstu summa dienā tiek ierakstīta Dienas norēķinā KD1.

65. Izmaksas perioda noslēgumā, t.i., katra mēneša 26.datumā darba dienas beigās sakaru nodaļas kontrolējošais darbinieks noslēdz visus sarakstus un izdara kopsavilkumu:

65.1. saraksta talona katras lapas 9.ailē, sākot ar 01, numurējamas neizmaksātās pensijas (pabalsti), t.i., rindas, kurās nav saņēmēja paraksta. Izņēmums var būt tikai 2 gadījumos:

1. ja pensijas vai pabalsta izmaksa atsaukta (instrukcijas 19.p.), pie neizmaksātās pensijas kārtas numura jāpieskaita 60. Piemērs: ja neizmaksātās pensijas (pabalsta) kārtas numurs ir 03 un sarakstā ir atzīme par pensijas (pabalsta) atsaukšanu, tad 9.ailē jāraksta nevis 03, bet 63;

2. pensijas (pabalsta) saņēmēja nāves gadījumā pie kārtas numura jāpieskaita 30. Piemērs: ja izmaksātās pensijas (pabalsta) kārtas numurs ir 12, tad 9.ailē jāraksta nevis 12, bet 42;

65.2. saskaita un ieraksta neizmaksāto pensiju (pabalstu) skaitu un summas talona beigās. Ja talonā nav atzīmes par pensijas (pabalsta) nesaņemšanu un saņemšanu pēc pilnvaras, tad neizmaksāto pensiju (pabalstu) skaita vietā jāievelk svītra;

65.3. ja pensija vai pabalsts izmaksāts pēc pilnvaras, tad saraksta 12.ailē jāieraksta vārds "pilnvara";

65.4. talonā saskaita neizmaksāto pensiju (pabalstu) summas un salīdzina ar ierakstu saraksta norēķinu daļā (pēdējā rinda "no mēneša sākuma");

65.5. pārbauda katras lapas izmaksāto un neizmaksāto pensiju (pabalstu) summas, kurām jāsakrīt ar aprēķina kopsummu lapā. Ja summas sakrīt, tad talons jāaizpilda pilnībā, ja ne, tad vēlreiz jāpārbauda izmaksātās un neizmaksātās summas;

65.6. pārbauda neizmaksāto un izmaksāto summu atbilstību visā sarakstā kopumā. Ja konstatēta kļūda, tad tā jāizlabo;

65.7. ja viss saskan, tad jāizpilda atbilstošā rinda reģistra-atskaites D 302214 trīs eksemplāros.

66. Pēc visu sarakstu D 302211 un D 302212 noslēgšanas jānogriež taloni D 304611 un tie jāsakārto pa sarakstiem, ievērojot lapu numerāciju. Katra saraksta taloni jāsastiprina labajā pusē. Pie katras reģistra-atskaites D 302214 (2 eksemplāros) jāpievieno attiecīgo sarakstu taloni.

Pēdējā reģistrā-atskaitē par atskaites mēnesi kontrolējošais darbinieks ieraksta kopējo talonu skaitu, mēnesī izmaksāto un neizmaksāto pensiju (pabalstu) skaitu un summas.

67. Noformētie taloni kopā ar reģistru-atskaiti komplektējami un nosūtāmi pasta iestādei ne vēlāk kā 27.datumā. Trešie reģistru-atskaišu eksemplāri paliek sakaru nodaļā un tiek glabāti noteiktā kārtībā.

Pensiju un pabalstu izmaksu kontrole pasta iestādē

68. Katra mēneša 27.- 28.datumā pasta iestādē no sakaru nodaļām tiek saņemti taloni D 304611 kopā ar reģistriem-atskaitēm (2.eksemplāros).

69. Pasta iestādes kontrolējošais darbinieks pārbauda:

69.1. katrā komplektā esošo talonu skaitu atbilstoši reģistra-atskaites D 332214 ailei;

69.2. katra talona pareizu noformējumu, neizmaksāto pensiju (pabalstu) skaita un summas atbilstību talonam;

69.3. reģistra-atskaites D 302214 pareizību (5.aile + 7.aile - 3.aile; 6.aile + 8.aile - 4.aile);

69.4. neizmaksāto pensiju (pabalstu) skaita un summas atbilstību ierakstam reģistrā-atskaitē D 302214, neizmaksāto pensiju un pabalstu skaitam un summai pēc taloniem.

70. Pēc katras sakaru nodaļas atskaites pārbaudes kontrolējošais darbinieks aizpilda "Atskaites par pensiju" vai "Atskaites par pabalstu izmaksu" (5.pielikums) atbilstošo rindu. Lai aizpildītu 3., 4., 5., 6. un 7.aili, jāsummē dati attiecīgās sakaru nodaļas visos reģistros-atskaitēs D 302214 atbilstoši 2., 5., 6., 7. un 8.ailei. Iegūtās summas jāsalīdzina ar atbilstošu ierakstu pēdējā reģistrā-atskaitē atskaites mēnesī.

71. Pēc pārbaudes talonus komplektē. Talonu komplekts ir visi vienas vai vairāku sakaru nodaļu taloni, kam pievienota etiķete D 304612 (6.pielikums). Komplekti jāveido tā, lai tie satur ne vairāk kā 500 talonus. Taču, ja vienā sakaru nodaļā ir vairāk nekā 500 talonu, tad jāveido viens komplekts.

Talonu komplekta etiķetē jāaizpilda pirmā aile. Komplektam jābūt numurētam ar divzīmju skaitli. Katra talonu komplekta lapa sākas ar numerāciju 001.

Pensiju izmaksas sarakstu talonus komplektē atsevišķi no pabalstu taloniem.

72. Ja sakaru nodaļas atskaites dokumentācijā atrastas kļūdas, tad visa atskaites dokumentācija jānosūta sakaru nodaļai kļūdu labošanai.

73. Pēc noformēšanas visu talonu komplekti ar vienu reģistra-atskaites D 302214 eksemplāru un atskaiti par pensiju (pabalstu) izmaksu kopā ar pavadrakstu (7.pielikums) jāiesniedz Valsts sociālās apdrošināšanas fondam ne vēlāk kā tekošā mēneša pēdējā dienā, izņemot februāra mēnesi, kad minētie dokumenti jāiesniedz ne vēlāk kā 2.martā.

Otrie reģistru-atskaišu D 302214 eksemplāri paliek pasta iestādē kontrolei.

74. Pensiju un pabalstu izmaksas operāciju uzskaitei pasta iestādē tiek atvērts grāmatvedības konts "Norēķini ar sociālās apdrošināšanas iestādēm par pensiju un pabalstu izmaksu".

75. Beidzoties katra mēneša izmaksas periodam, sarakstus D 302211 un D 302212 nodod glabāšanai pasta iestādes arhīvā. Šo dokumentu glabāšanas laiks - 3 gadi.

Kontrole Valsts sociālās apdrošināšanas fondā

76. No 28. līdz 30.datumam Valsts sociālās apdrošināšanas fondā no pasta iestādēm tiek saņemti talonu komplekti kopā ar atskaites dokumentāciju. Saņemot talonu komplektus un atskaites dokumentāciju, Valsts sociālās apdrošināšanas fonda darbinieki pārbauda:

76.1. pasta iestādes reģistra-atskaites un atskaites par pensiju un pabalstu izmaksu noformēšanas pareizību, pasta darbinieku parakstus un kalendāra zīmogus;

76.2. ienākošo talonu komplektu skaitu atbilstoši pavadrakstam.

77. Pēc pārbaudes kontrolējošais darbinieks par pensiju un pabalstu izmaksas talonu komplektu saņemšanu, norādot saņemšanas datumu uz pavadraksta kopijas, kuru izsniedz pasta iestādes darbiniekam (nododot personīgi) vai nosūta pasta iestādei.

78. Konstatējot kļūdas pasta iestādes iesniegtajos pensiju un pabalstu izmaksas dokumentos, kā arī nepareizas izmaksas sakaru darbinieku vainas dēļ, Valsts sociālās apdrošināšanas fonds rakstiski ziņo pasta iestādei par konstatētajām kļūdām un par summām, kuras nav kompensējamas.

Norēķini starp pasta iestādēm un Valsts sociālās apdrošināšanas fondu

79. Lai nodrošinātu pensiju un pabalstu izmaksu pēc sarakstiem, Valsts sociālās apdrošināšanas fonds ne vēlāk kā piecas darba dienas pirms izmaksas sākuma ieskaita pasta iestādes budžeta kontā bankā naudas avansu 5 kārtējo dienu izmaksu summas apmērā.

80. Pasta pakalpojumi tiek apmaksāti atsevišķi saskaņā ar līgumu starp Latvijas pastu un Valsts sociālās apdrošināšanas fondu.

81. Pēc dokumentu pārbaudes, kas ienākuši no pasta iestādēm par pensiju un pabalstu izmaksām atskaites mēnesī, Valsts sociālās apdrošināšanas fonds izdara ikmēneša norēķinu salīdzināšanu ar pasta iestādēm.

Norēķinu salīdzināšanas rezultāti tiek noformēti ar aktiem par.9, kurus Valsts sociālās apdrošināšanas fonds sastāda 2 eksemplāros. Aktus paraksta un apliecina ar zīmogiem Valsts sociālās apdrošināšanas fonda un pasta iestāžu vadītāji un galvenie grāmatveži. Pirmais akta eksemplārs paliek pasta iestādē, bet otrais eksemplārs tiek atgriezts Valsts sociālās apdrošināšanas fondam.

Norēķinu salīdzināšana un galīgais norēķins par atskaites mēnesi notiek līdz nākošā mēneša 10.datumam.

82. Katra mēneša 1.datumā pasta iestādes iesniedz Valsts sociālās apdrošināšanas fondam veidlapas par.2 "Pārskats par pensiju un pabalstu izmaksai atvērto kredītu izlietojumu" (Pielikums nr.8).

Sociālās apdrošināšanas iestāžu pensiju un pabalstu izmaksas kontrole pasta iestādēs

83. Sociālās apdrošināšanas iestāžu darbiniekiem ir tiesības pārbaudīt sakaru nodaļām pensiju un pabalstu izmaksas pareizību un šīs instrukcijas prasību izpildi. Izdarot pārbaudes, tiek sastādīts akts un nepieciešamības gadījumā viens akta eksemplārs tiek nosūtīts pasta iestādei konstatēto trūkumu novēršanai.

84. Uz sociālās apdrošināšanas iestāžu pieprasījuma pasta iestāde uz pārbaudes laiku izsniedz pret parakstu pensiju un pabalstu izmaksas sarakstus, kas glabājas pasta iestādes arhīvā.

85. Izdarot pārbaudes sakaru nodaļās un konstatējot šajā instrukcijā noteikto prasību neizpildi no sociālās apdrošināšanas iestāžu darbinieku puses, viens pārbaudes akta eksemplārs tiek nosūtīts Valsts sociālās apdrošināšanas fondam trūkumu novēršanai.