Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā dokumentu izslēdz no nacionālā dokumentārā mantojuma.

2. No nacionālā dokumentārā mantojuma var izslēgt dokumentu, kas ir uzskaitīts un aprakstīts kā atsevišķa glabājamā vienība – fiziski norobežots dokuments vai dokumentu grupa ar atsevišķu uzskaites numuru arhīva uzziņu sistēmā un nacionālā dokumentārā mantojuma reģistrā.

3. Lai dokumentu izslēgtu no nacionālā dokumentārā mantojuma, Latvijas Nacionālā arhīva struktūrvienība, institūcija vai privātā dokumenta īpašnieks, institūcijas vai privātā dokumenta īpašnieka pilnvarotā persona (turpmāk – iesniedzējs) Latvijas Nacionālā arhīva direktoram iesniedz:

3.1. iesniegumu (pielikums), kurā norāda izslēgšanas iemeslu;

3.2. izslēgšanas pamatojuma dokumentus atbilstoši izslēgšanas iemeslam.

4. Ja dokuments ir gājis bojā vai dokumentam ir būtiski bojājumi un to nav iespējams atjaunot vai izmantot, iesniegumam pievieno:

4.1. aktu par dokumenta bojāeju vai neglābjami bojāta dokumenta stāvokli (sastāda iesniedzējs);

4.2. aktu par negadījumu dokumenta glabāšanas vietā (sastāda attiecīgais glābšanas dienests, ja dokuments ir gājis bojā vai ir neglābjami bojāts ugunsgrēkā, applūšanā vai citā negadījumā).

5. Ja dokuments ir zudis un to nav izdevies atrast, pārbaudot visas iespējamās versijas, iesniegumam pievieno iesniedzēja sagatavotu:

5.1. aktu par meklēšanas rezultātā neatrastu dokumentu (tajā norāda attiecīgo dokumentu, iespējamos zuduma iemeslus, kā arī citus dokumentus, kuri daļēji var kompensēt zudušā dokumenta informāciju);

5.2. aktu par dokumenta meklēšanas izbeigšanu (tajā apkopo dokumenta meklēšanas rezultātus attiecīgajā arhīva fondā);

5.3. izziņu par iztrūkstošā dokumenta meklēšanu (tajā norāda, kad konstatēts dokumenta zudums, iespējamos dokumenta zuduma apstākļus, iemeslus un meklēšanas gaitā veiktos pasākumus).

6. Ja pēc dokumenta izvērtēšanas secināts, ka dokuments nav tālāk glabājams, jo ir zaudējis arhīvisko vērtību, atrasti vairāki dokumenta eksemplāri vai ir beidzies dokumenta glabāšanas termiņš, iesniegumam pievieno aktu par dokumenta atlasi iznīcināšanai (sastāda iesniedzējs).

6.¹ Ja konstatēts, ka dokuments ir iegūts prettiesiskā ceļā, iesniegumam pievieno informāciju no publiski pieejamo zagtu kultūras priekšmetu reģistra vai tiesību aizsardzības iestādes lēmuma izrakstu vai izziņu, vai tiesas nolēmuma izrakstu, kas pamato iesniegumā norādītās ziņas.

(MK 09.08.2022. noteikumu Nr. 481 redakcijā)

7. Ja privāta dokumenta īpašnieks atsavina sev piederošu privāto dokumentu un Latvijas Nacionālais arhīvs neizmanto pirmpirkuma tiesības uz atsavināmo dokumentu, privātā dokumenta īpašnieks iesniegumam pievieno dokumentu, kas apliecina privātā dokumenta atsavināšanu.

8. Ja beidzies privāta dokumenta īpašnieka un Latvijas Nacionālā arhīva noslēgtā līguma termiņš par privāta dokumenta iekļaušanu nacionālajā dokumentārajā mantojumā, privātā dokumenta īpašnieks iesniedz šo noteikumu 3.punktā minēto iesniegumu (norāda tikai izslēgšanas iemeslu).

9. Latvijas Nacionālais arhīvs izvērtē iesniegumu un tam pievienotos dokumentus un pieņem lēmumu par dokumenta izslēgšanu no nacionālā dokumentārā mantojuma vai atteikumu izslēgt dokumentu. Latvijas Nacionālajam arhīvam ir tiesības veikt dokumentu glabāšanas apstākļu, bojāejas, zuduma iemeslu un veikto meklēšanas pasākumu izpēti.

10. Latvijas Nacionālā arhīva lēmumu privātpersona var apstrīdēt Kultūras ministrijā Administratīvā procesa likumā noteiktajā kārtībā.

11. Iesniedzējs 10 darbdienu laikā pēc tam, kad stājies spēkā Latvijas Nacionālā arhīva lēmums par dokumenta izslēgšanu no nacionālā dokumentārā mantojuma, veic izmaiņas attiecīgā arhīva fonda uzskaites dokumentos.