Darbības ar dokumentu

Vienošanās par Igaunijas – Latvijas – Krievijas pārrobežu sadarbības programmas 2007. –2013.gadam Eiropas Kaimiņattiecību un partnerības instrumenta ietvaros (turpmāk – Programma), kuru Eiropas Komisija (turpmāk – EK) apstiprināja 2008.gada 17.decembrī ar EK lēmumu Nr. C(2008)8332, vadību un administrēšanu starp Programmas Apvienoto vadošo iestādi (turpmāk – AVI), Igaunijas Republiku un Latvijas Republiku (turpmāk – dalībvalstis, katra atsevišķi kā dalībvalsts) ir noslēgta pamatojoties uz Programmas tiesisko regulējumu:

Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (EK) Nr. 1638/2006 (2006.gada 24.oktobris), ar ko paredz vispārējos noteikumus Eiropas Kaimiņattiecību un partnerības instrumenta izveidošanai (turpmāk – EKPI regula),

Padomes Regulu (EK, Euratom) Nr. 1605/2002 (2002.gada 25.jūnijs) par Finanšu regulu, ko piemēro Eiropas Kopienu vispārējam budžetam,

Padomes Regulu (EK, Euratom) Nr. 1995/2006 (2006.gada 13.decembris), ar kuru groza Regulu (EK, Euratom) Nr. 1605/2002 par Finanšu regulu, ko piemēro Eiropas Kopienas vispārējam budžetam un Komisijas Regulu (EK, Euratom) Nr. 2342/2002, ar ko paredz ieviešanas kārtību Padomes Regulai (EK, Euratom) Nr. 1605/2002 par Finanšu regulu, ko piemēro Eiropas Kopienu vispārējam budžetam,

Komisijas Regulu (EK) Nr. 951/2007 (2007.gada 9.augusts), ar ko nosaka ieviešanas noteikumus pārrobežu sadarbības programmām, ko finansē saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (EK) Nr. 1638/2006, ar ko paredz vispārējos noteikumus Eiropas Kaimiņattiecību un partnerības instrumenta izveidošanai (turpmāk – Ieviešanas noteikumi),

Komisijas Regulu (EK, Euratom) Nr. 2342/2002 (2002.gada 23.decembris), ar ko paredz ieviešanas kārtību

Padomes Regulai (EK, Euratom) Nr. 1605/2002 par Finanšu regulu, ko piemēro Eiropas Kopienu vispārējam budžetam

Eiropas Kaimiņattiecību un partnerības instrumenta pārrobežu sadarbības stratēģijas dokumentu 2007. – 2013.gadam,

EK Ārējo darbību līguma slēgšanas procedūru praktiskām vadlīnijām (2008),

un saskaņā ar Programmu.

Ievads

Atsaucoties uz EKPI regulas 10.pantu, Ieviešanas noteikumu 14.pantu un saskaņā ar Programmu, dalībvalstis ir vienojušās izveidot kopīgu Programmas ieviešanas struktūru, nosakot noteikumus un savstarpējās attiecības starp AVI un dalībvalstīm, definējot to uzdevumus un atbildību Programmas ieviešanā

1.pants
Iestāžu iecelšana

1. Saskaņā ar Programmas 7.3.nodaļu, dalībvalstis ir iecēlušas Latvijas Republikas Reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministriju (turpmāk – RAPLM), lai tā izpildītu Programmas AVI funkcijas saskaņā ar EKPI regulas 10.pantu.

2. Saskaņā ar Programmas 7.5.nodaļu, Programmas administratīvai ieviešanai AVI izveido Apvienoto tehnisko sekretariātu (turpmāk – ATS), kas atbalsta AVI ikdienas Programmas pārvaldībā saskaņā ar Ieviešanas noteikumu 16.pantu.

2.pants
Iecelto iestāžu funkcijas

1. Attiecīgie AVI un ATS uzdevumi un pienākumi, kā arī sadarbības modelis starp struktūrām, kas iesaistītas Programmas vadībā un administrēšanā, ir noteiktas Programmā un iepriekš minētajā Programmas tiesiskā regulējumā. AVI un ATS funkcijas ir īpaši noteiktas Programmas 7.3., 7.4. un 7.5.nodaļā.

2. Parakstot šo vienošanos par Programmas vadību un administrēšanu (turpmāk – Vienošanās) RAPLM piekrīt pildīt attiecīgās funkcijas saskaņā ar iepriekš minēto Programmas tiesisko regulējumu, Programmu un šo Vienošanos.

3. Dalībvalstis veic visu iespējamo, lai palīdzētu AVI un ATS to centienos pildīt Programmas tiesiskā regulējuma deleģētās funkcijas un nodrošināt Programmas ieviešanu.

3.pants
Apvienotā uzraudzības komiteja

1. Saskaņā ar Programmas 7.1.nodaļu, Apvienotā uzraudzības komiteja (turpmāk – AUK) ir izveidota, lai pārraudzītu Programmas ieviešanas efektivitāti un kvalitāti saskaņā ar EKPI regulas 11.panta 2.punktu un saskaņā ar Ieviešanas noteikumu 11.pantu. Dalībvalstis apņemas iecelt savus AUK pārstāvjus, lai tie darbotos kā AUK biedri vai to vietnieki.

2. AUK biedri un to vietnieki ir galvenās kontaktpersonas AVI visos pieprasījumos, ziņojumos un citos gadījumos, kas saistīti ar Programmas ieviešanu un adresēti dalībvalstīm.

3. Par jebkuru AUK biedra vai vietnieka iecelšanu un atsaukšanu no tās ir nekavējoties jāpaziņo ATS.

4. Izdevumi, kas saistīti ar AUK sanāksmju organizēšanu tiek finansēti no tehniskās palīdzības (turpmāk – TP) budžeta.

4.pants
Iemaksas tehniskās palīdzības budžetā

1. Dalībvalstīm jānodrošina iemaksas TP budžetā proporcionāli to individuālai daļai no kopējā Programmas TP budžeta saskaņā ar šīs Vienošanās pielikumu par „Dalībvalstu ikgadējās iemaksas Igaunijas – Latvijas – Krievijas pārrobežu sadarbības programmas 2007. – 2013.gadam Eiropas Kaimiņattiecību un partnerības instrumenta ietvaros tehniskās palīdzības budžetā”.

2. AVI administrē Programmai piešķirto Eiropas Kopienas finansējumu un dalībvalstu TP iemaksas budžetā.

3. Saskaņā ar Ieviešanas noteikumu 21. un 22.pantu, AVI atver Latvijas Republikas Valsts kasē atsevišķus Programmas kontus Eiropas Kopienas finansējumam un dalībvalstu ikgadējām TP iemaksām.

4. Latvijas Republikas RAPLM kā Nacionālā atbildīgā iestāde un Igaunijas Republikas Iekšlietu ministrija (turpmāk – IIM) kā Nacionālā atbildīgā iestāde Igaunijas Republikā ir atbildīgas par ikgadējo iemaksu plānošanu un maksājumu veikšanu Programmas TP budžetā. Dalībvalstis savas TP iemaksas veic sešos maksājumos laika posmā no 2010. – 2015.gadam, kā tas ir norādīts šīs Vienošanās pielikumā „Dalībvalstu ikgadējās iemaksas Igaunijas – Latvijas – Krievijas pārrobežu sadarbības programmas 2007. – 2013.gadam Eiropas Kaimiņattiecību un partnerības instrumenta ietvaros tehniskās palīdzības budžetā”.

5. Ņemot vērā, ka 2009.gadā dalībvalstu ikgadējas TP iemaksas no RAPLM un IIM netika prasītas, dalībvalstu iemaksa TP budžetā tiek proporcionāli sadalīta laika posmā no 2011. līdz 2014.gadam.

6. IIM pārskaitīs Igaunijas ikgadējo iemaksu TP budžetā par 2010.gadu viena mēneša laikā pēc rakstveida pieprasījuma saņemšanas no AVI, kurā tiek norādīta ikgadējās TP iemaksas summa par 2010.gadu un bankas konta rekvizīti. AVI sagatavo pieprasījumu nedēļas laikā pēc Vienošanās parakstīšanas Sākot ar 2011.gadu IIM pārskaita Igaunijas ikgadējo TP iemaksu Programmas budžetā ne vēlāk, kā līdz attiecīgā gada 28.februārim. Ir iespējams šī termiņa pagarinājums līdz trijiem mēnešiem īpaši pamatotos gadījumos.

7. Latvijas ikgadējai iemaksai TP budžetā par attiecīgo gadu ir jābūt pieejamai, kad Latvijas Republikas likums par valsts budžetu attiecīgo gadu stāsies spēkā. RAPLM ir atbildīga par Latvijas TP iemaksu nodrošināšanu par attiecīgo gadu, saskaņā ar šīs Vienošanās pielikumu „Dalībvalstu ikgadējās iemaksas Igaunijas – Latvijas – Krievijas pārrobežu sadarbības programmas 2007. – 2013.gadam Eiropas Kaimiņattiecību un partnerības instrumenta ietvaros tehniskās palīdzības budžetā.

8. Ja Programmas ieviešanas perioda beigās, dalībvalstis ir pārskaitījušas vairāk līdzekļu, nekā patiesībā ir izmantoti TP budžetā, AVI atmaksās šos līdzekļus, ievērojot iemaksu proporcionalitāti.

5.pants
Tehniskās palīdzības maksājumi un pārbaudes

1. AUK katru gadu apstiprina TP budžetu. Ikgadējais TP budžets ir sadalīts starp AVI un ATS.

2. Katru gadu līdz 31.decembrim AUK apstiprina ikgadējo Darba plānu un Priekšlikumus TP budžeta izmantošanai. 2010.gada TP budžetu izlieto saskaņā ar 2010.gada 8.aprīlī AUK apstiprināto Ikgadējo Darba plānu un Priekšlikumiem izmantot TP budžetu 2010.gadam.

3. Dalībvalstu ikgadējās iemaksas TP budžetā tiek piešķirtas saskaņā ar procedūru un grafiku, kas izklāstīts šīs Vienošanās 4.punktā.

4. Saskaņā ar Ieviešanas noteikumu 14.panta 3.punktu un 16.pantu, Programmas 7.3 un 7.5 nodaļām visus izdevumus, kas saistīti ar AVI un ATS darbību sedz no Programmas TP budžeta pamatojoties uz vienošanās noteikumiem starp AVI un Latvijas Republikas Valsts reģionālās attīstības aģentūru (turpmāk – VRAA). Izdevumus sedz norādītajā apmērā saskaņā ar ikgadējo TP budžetu, kas piešķirts ATS nākamajam gadam un apstiprināts AVI saskaņā ar Programmas tiesisko regulējumu.

5. Maksājumi ATS no TP budžeta veic ATS uzņemošā iestāde – VRAA.

6. AVI un ATS nodrošina, lai TP budžeta izdevumi ir saskaņā ar TP budžetu un Ikgadējo Darba plānu, ko apstiprinājusi AUK, ievērojot Programmas tiesisko regulējumu un attiecīgās dalībvalsts tiesību aktus, kas regulē publisko līdzekļu izlietojumu.

7. Saskaņā ar Ieviešanas noteikumu 31.pantu, AVI nolīgst neatkarīgu akreditētu revidentu, kas ir starptautiski atzītas uzraudzības apvienības dalībnieks, lai katru gadu veiktu ex-post pārbaudi par to izdevumu un ieņēmumu stāvokli, ko AVI deklarējusi, un izsniegtu ārējās revīzijas ziņojumu.

6.pants
Granta līgumi un vispārējie nosacījumi maksājumiem saņēmējiem  

1. Saskaņā ar AVI lēmumu par pieteikumu apstiprināšanu finansējuma saņemšanai, AVI darbojas kā Līgumslēdzēja iestāde un noslēdz Granta līgumu ar saņēmēju (kā noteikts Programmas 8.1.1.nodaļā). Sagatavojot Granta līgumu, kas paredz noteikumus par piešķirtā Eiropas Kopienas finansējuma izmantošanu, tiek izmantota AUK apstiprināta standartforma.

2. Granta līgumu noslēdz eiro (EUR) valūtā. Visas Granta līgumā minētas summas izsaka un izmaksā eiro (EUR) bankas kontā, ko norādījis saņēmējs Granta līgumā atbilstoši Granta līguma noteikumiem.

3. Pirms izmantot tiesības lauzt Granta līgumu vai samazināt Eiropas Kopienas finansējumu saskaņā ar Granta līguma noteikumiem, AVI sniedz informāciju AUK un lūdz tās piekrišanu līguma laušanai.

4. Par visām noslēgto Granta līguma izmaiņām ir jāinformē dalībvalstu Nacionālās atbildīgās iestādes.

7.pants
Projekta izdevumu pārbaude

1. Saskaņā ar Ieviešanas noteikumu 39.pantu un Programmas 8.3.1.nodaļu dalībvalstis (un partnervalsts Krievijas Federācija) ir vienojušās par kontroles sistēmu, kas ļauj pārbaudīt projektu vai to daļu deklarēto izdevumu ticamību, kas īstenoti to teritorijā, un šādu projektu vai to daļu izdevumu atbilstību Eiropas Kopienas un dalībvalsts tiesību aktu noteikumiem. Šīs pārbaudes veic saņēmēju vai partneru izvēlēti  neatkarīgi akreditēti revīzijas uzņēmumi, kas tiek iecelti Granta līgumā noteiktajā kārtībā.

8.pants
Izdevumu atgūšana un finanšu saistības

1. 1.Parakstot šo Vienošanos, dalībvalstis apliecina savu atbildību atmaksāt izdevumus AVI, kā noteikts Ieviešanas noteikumu 27.panta 2.punktā un Programmas 8.4.4 nodaļā.

2. AVI izstrādā un iesniedz AUK apstiprināšanai detalizētu ziņojumu, kas nosaka neatbilstoši veiktu uzdevumu izvērtēšanu un reģistrāciju, atgūšanas noteikumus, neatbilstoši veiktu izdevumu uzskaiti un līdzekļu atgūšanu; ziņošanu par neatbilstībām, kas konstatētas apgūstot TP budžetu, un tās atgūšanas procedūras.

 9.pants
Ziņošanas pienākumi

1. Vismaz reizi gadā AVI sniedz dalībvalstīm informāciju par Programmu ieviešanu, izmantojot ikgadējo ziņojumu saskaņā ar Ieviešanas noteikuma 28.panta 1.punktu un gala ziņojumu par Programmas ieviešanu atbilstoši Ieviešanas noteikumu 32.pantam. AUK apstiprina ziņojumus pirms tie tiek iesniegti Eiropas Komisijā.

2. Dalībvalstu Nacionālās atbildīgās iestādes un AUK ieceltiem pārstāvjiem ir datorizēta tiešsaistes piekļuve lasīšanas režīmā Programmas vadības sistēmai.

10.pants
Dalībvalstu kontaktinformācija

1. Dalībvalsts kontaktinformācija:

Iekšlietu ministrija

Pikk iela 61

Tallina 15065

Igaunija

Siim Kiisler

Reģionālo lietu ministrs

1. Dalībvalsts kontaktinformācija:

Reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministrija

Lāčplēša iela 27

Rīga, LV-1011

Latvija

Valdis Dombrovskis

Ministru prezidents,

reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministrs                                 

11.pants
Nobeiguma noteikumi

1. Programmas īstenošanas oficiālā valoda ir angļu valoda.

2. Grozījumus šajā Vienošanās iespējams izdarīt tikai rakstiskā formā un uz vienošanās pamata starp dalībvalstīm un AVI.

3. Neskarot attiecīgos Eiropas Savienības tiesību aktus, šo Vienošanos pārvalda Latvijas Republikas tiesību akti.

4. AVI, ATS un dalībvalstis nodrošina Programmas ieviešanas dokumentu glabāšanu septiņus gadus no Programmas pēdējās maksājuma dienas.

5. Ja jebkurš nosacījums no šīs Vienošanās kļūst pilnīgi vai daļēji spēku zaudējis, visi pārējie nosacījumi paliek spēkā. Vienošanās iesaistītās puses veiks visus nepieciešamos soļus un darbības, lai aizvietotu spēku zaudējušo nosacījumu ar spēkā esošo nosacījumu, kurš būs pēc iespējas tuvināts neefektīvā nosacījuma sākotnējam uzdevumam.

6. Ja rodas strīdi no vai saistībā ar šo Vienošanos, puses cenšas panākt draudzīgu risinājumu savstarpēji vienojoties.. Ja puses nespēj panākt abpusēji pieņemamu risinājumu, strīdus risina kompetentā jurisdikcijā vispārējās jurisdikcijas tiesā, Latvijas Republikā, Rīgā.

7. Šo Vienošanos paraksta Igaunijas Republikas un Latvijas Republikas pārstāvji un pārstāvis no AVI.. Šī Vienošanās stājas spēkā pēdējā paraksta dienā un attiecas uz Programmas īstenošanas laiku, ieskaitot gala ziņojuma sagatavošanu, saskaņā ar Ieviešanas noteikumu 32.pantu un Programmas noslēgšanu. Vienošanās tiek parakstīta trīs eksemplāros angļu valodā.

8. Dalībvalstu ikgadējās iemaksas Igaunijas – Latvijas – Krievijas pārrobežu sadarbības programmas 2007. – 2013.gadam Eiropas Kaimiņattiecību un partnerības instrumenta ietvaros tehniskās palīdzības budžetā” ir šīs Vienošanās pielikums un tās neatņemama sastāvdaļa.

Vārds un amats:

Vieta un datums:

Paraksts un zīmogs: __________________________________________

Vārds un amats:

Vieta un datums:

Paraksts un zīmogs: __________________________________________

Vārds un amats:

Arina Andreičika

Reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministrija

Attīstības instrumentu departamenta direktore

Vieta un datums:

Lāčplēša iela 27

Rīga, Latvijas Republika

Paraksts un zīmogs: __________________________________________

Pielikums

Latvijas Republikas Reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministrijas,
kas darbojas kā Apvienotā vadošā iestāde, Igaunijas Republikas un
Latvijas Republikas vienošanās par Igaunijas – Latvijas – Krievijas
pārrobežu sadarbības programmas 2007. – 2013.gadam
Eiropas Kaimiņattiecību un partnerības instrumenta ietvaros vadību un administrēšanu

Dalībvalstu ikgadējās iemaksas Igaunijas – Latvijas – Krievijas pārrobežu sadarbības programmas 2007. – 2013.gadam Eiropas Kaimiņattiecību un partnerības instrumenta ietvaros tehniskās palīdzības budžetā

Agreement on the management and administration of the Estonia – Latvia – Russia Cross Border  Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013 (hereinafter referred to as the Programme) approved by the European Commission on 17 December 2008 by the European Commission decision No C(2008)8332 between the Joint Managing Authority of the Programme (hereinafter referred to as the JMA), the Republic of Estonia and the Republic of Latvia (hereinafter referred to as the Member States, each separately as the Member State) is concluded based on the Programme's legal framework:

Regulation (EC) No 1638/2006 of the European Parliament and of the Council of 24 October 2006 laying down general provisions establishing European Neighbourhood and Partnership instrument (hereinafter referred to as the ENPI Regulation),

Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities,

Council Regulation (EC, Euratom) No 1995/2006 of 13 December 2006 amending Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities and Commission Regulation (EC, Euratom) No 2342/2002 laying down detailed rules for the implementation of the Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities,

Commission Regulation (EC) No 951/2007 of 9 August 2007 laying down implementing rules for cross-border cooperation programmes financed under Regulation (EC) No 1638/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions establishing European Neighbourhood and Partnership Instrument (hereinafter referred to as the Implementing Rules),

Commission Regulation (EC, Euratom) No 2342/2002 of 23 December 2002 laying down detailed rules for the implementation of the Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities,

European Neighbourhood & Partnership Instrument Cross Border Cooperation Strategy Paper 2007 – 2013,

Practical Guide to Contract Procedures for the EC External Actions (2008),

and in accordance with the Programme.

Preamble

With reference to Article 10 of ENPI Regulation, Article 14 of Implementing Rules and in accordance with the Programme the Member States have agreed to set up joint Programme implementation structure and lay down rules and mutual relations among JMA and Member States defining their tasks and responsibilities in the implementation of the Programme.

Article 1
Designation of Authorities

1. According to the Chapter 7.3 of the Programme, the Member States have appointed the Ministry of Regional Development and Local Government of the Republic of Latvia (hereinafter referred to as the MRDLG) to fulfil the functions of the JMA for the Programme in accordance with Article 10 of the ENPI Regulation

2. According to the Chapter 7.5 of the Programme, the JMA shall set up the Joint Technical Secretariat (hereinafter referred to as the JTS) for administrative implementation of the Programme, to assist the JMA in the daily management of the Programme in accordance with Article 16 of the Implementing Rules.

Article 2
Functions of Designated Authorities

1. The respective tasks and responsibilities of the JMA and the JTS, as well as model of collaboration between bodies involved in Programme’s management and administration are laid down in the Programme and above mentioned Programme's legal framework. The functions of the JMA and JTS have been determined in particular in Chapters 7.3, 7.4, and 7.5 of the Programme.

2. By signing this Agreement on the management and administration of the Programme (hereinafter referred to as the Agreement) the MRDLG accepts to fulfil the respective functions in compliance with the above mentioned Programme's legal framework, the Programme and this Agreement.

3. The Member States shall undertake their utmost to assist the JMA and the JTS in their efforts to fulfil the functions delegated by the Programme legal framework and to ensure implementation of the Programme.

Article 3
Joint Monitoring Committee

1. According to the Chapter 7.1 of the Programme, the Joint Monitoring Committee (hereinafter referred to as the JMC) is established to monitor effectiveness and quality of the implementation of the Programme in accordance with Article 11(2) of ENPI Regulation and according to Article 11 of the Implementing Rules. The Member States undertake to appoint their representatives to the JMC to act as the members or deputy members of the JMC.

2. Members of the JMC and their deputies shall serve the JMA as the central contact persons for all enquiries, reports etc. related to the Programme implementation and directed to the Member States.

3. Any appointment or any recall of a member of the JMC or deputy member of the JMC shall be reported to the JTS without delay.

4. Expenses related to the organization of the JMC meetings shall be financed by the Technical Assistance (hereinafter referred to as the TA) budget. 

Article 4
Contributions for Technical Assistance

1. The Member States shall contribute to the TA in proportion to their individual share of total Programme TA budget in accordance with Annex of this Agreement “Technical Assistance annual contributions by Member States to the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013”.

2. The JMA shall administer the European Community funding of the Programme and the national contributions to the TA budget.

3. According to Article 21 and Article 22 of the Implementing Rules, separate Programme accounts are opened in the State Treasury of the Republic of Latvia by the JMA for the European Community funding and the national TA annual contributions.

4. The MRDLG as the National Authority in the Republic of Latvia and the Ministry of the Interior of the Republic of Estonia (hereinafter referred to as the MoI) as the National Authority in the Republic of Estonia are responsible for planning of the TA annual contributions and making the payments to the Programme TA budget. TA contributions shall be transferred in 6 payments during the period 2010 to 2015 as it is indicated in the Annex of this Agreement “Technical Assistance annual contributions by Member States to the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013”.

5. As in 2009 no TA annual contributions from the MRDLG and the MoI were requested, share of national TA annual contribution shall be apportioned for the period 2011 to 2014. 

6. The MoI will transfer Estonia’s national TA annual contribution for 2010 within one month after receiving a written request from the JMA indicating the amount of the national TA annual contribution for 2010 and the bank account specifications. The JMA shall prepare the request in a week’s time after signing of this Agreement. Starting from 2011 the MoI will provide Estonia’s national TA annual contributions to the Programme no later than 28 February of the respective year. An extension of this deadline by three months is possible in duly justified cases. The JMA will send a written request to the MoI three months prior to the due date indicating the bank account details, the amount of the national TA annual contribution for respective year in accordance with the approved Programme's TA budget and the payment due dates.

7. The Latvia’s national TA annual contribution for the concerned year shall be available after the law on the State Budget of the Republic of Latvia for the respective year will come into force. MRDLG shall be responsible for ensuring of Latvia’s national TA contribution for respective year in accordance with Annex of this Agreement “Technical Assistance annual contributions by Member States to the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013”.  

8. If at the end of the Programme implementation period the Member States have transferred more funds than actually have been used for the TA, the JMA will reimburse these funds respecting the proportion of the contribution.

Article 5
Technical Assistance Payments and Verification

1. The TA budget shall be approved annually by the JMC. The annual TA budget is allocated between the JMA and the JTS.

2. Annual Work Plan and the Proposal for the use of the TA budget for forthcoming year shall be approved by the JMC annually before 31 December. The TA budget for 2010 year is used in accordance with Annual Work Plan and the Proposal for the use of the TA budget for 2010 year that have been approved by the JMC on 8 April 2010.

3. The Member States’ TA annual contributions shall be allocated in accordance with the procedure and timetable set out in Article 4 of this Agreement.

4. According to Article 14(3) and Article 16 of the Implementing Rules, the Chapter 7.3 and Chapter 7.5 of the Programme all expenditure related to the functioning of the JMA, the JTS shall be covered from the Programme TA budget according to the provisions laid down in the hosting agreements between the JMA and the State Regional Development Agency (hereinafter referred to as the SRDA) of the Republic of Latvia. Expenditures shall be covered within the limits indicated in the annual TA budget allocated for the JTS for the forthcoming year and approved by the JMC in accordance with the Programme legal framework.

5. Payments from the TA budget to the JTS shall be made by the hosting institution of the JTS – the SRDA.

6. The JMA, the JTS shall ensure that the TA budget expenditures are in line with the TA budget and Annual Work Plan approved by the JMC, respect Programme legal framework and comply with the respective national legislation governing the use of public funds.

7. According to Article 31 of the Implementing Rules the JMA shall contract an independent approved auditor who is a member of an internationally recognised supervisory body for statutory auditing to carry out each year an ex-post verification of the revenue and expenditure presented by the JMA and issue external audit report.

Article 6
Grant Contracts and General Conditions for Payments to Beneficiaries

1. Following the decision of the JMC to approve an application for funding, the JMA shall act as the Contracting Authority and conclude a Grant Contract with the beneficiary (as determined in the Chapter 8.1.1 of the Programme). The Grant Contract providing the terms on the use of the granted European Community funding shall be based on the standard form approved by the JMC.

2. The Grant Contract shall be concluded in Euro (EUR). All amounts referred to in Grant Contract shall be expressed and disbursed in Euro (EUR) to the bank account specified by the beneficiary and indicated in the Grant Contract in accordance with the provisions of the Grant Contract.

3. Before exercising a right to terminate a grant contract or reduce the European Community funding according to Grant Contract provisions, the JMA shall present the case to the JMC and ask for its consent to terminate the contract.

4. The National Authorities of the Member States shall be informed on all changes in the concluded Grant Contracts.

Article 7
The Verification of the Project Expenditure

1. According to the Article 39 of the Implementing Rules and the Chapter 8.3.1 of the Programme the Member States (and partner country Russian Federation) have agreed on a control system making it possible to verify the soundness of the expenditure declared for projects or parts of projects implemented on their territories, and the compliance of such expenditure and of related projects or parts of those projects with European Community rules and their national rules. These verifications shall be carried out by independent approved audit companies selected by beneficiaries or project partners in accordance with the provisions of the Grant Contract.

Article 8
Recoveries and Financial Liability

1. By signing this Agreement, the Member States confirm their liability to pay the amount owing to the JMA as determined in the Article 27(2) of the Implementing Rules and Chapter 8.4.4. of the Programme.

2. The JMA shall elaborate and submit to the JMC for approval detailed procedure determining evaluation and registration of irregularities, recovery of irregularly carried out expenditure, record-keeping of irregularly carried out expenditure and recoveries; reporting on irregularities detected in the absorption of TA budget and its recovery procedures.

Article 9
Reporting Duties

1. The JMA shall provide Member States with information on the Programme implementation at least once a year via the Annual Report in accordance with Article 28(1) of the Implementing Rules and final report on implementation of the Programme in accordance with Article 32 of the Implementing Rules. The reports shall be approved by the JMC before it is submitted to the European Commission.  

2. The appointed representatives of the Member State’s National Authority and the JMC will have on – line “read only” access to the computerized Programme Management System.

Article 10
Member States' Contact Information

1. Name and contact details of the Member State:

Ministry of the Interior

Pikk Street 61

Tallinn 15065

Estonia

Mr Siim Kiisler

Minister for Regional Affair

1. Name and contact details of the Member State:

Ministry of Regional Development and Local Government

Lacplesa Street 27

Riga, LV-1011

Latvia

Mr Valdis Dombrovskis

Head of Government

Minister of Regional Development and Local Government

Article 11
Concluding Provisions

1. The official language for implementation of the Programme is English.

2. This Agreement may be amended only in writing and on mutual agreement between the Member States and the JMA.

3. Without prejudice to the applicable European Union law, this Agreement shall be governed by the laws and regulations of the Republic of Latvia.

4. The JMA, the JTS and the Member States shall ensure keeping of the documentation related to the Programme implementation for seven years from the date of final balance payment for the Programme.

5. If any provision of this Agreement should be or become wholly or partly ineffective, all other provisions remain valid. The parties to this Agreement will undertake all necessary steps and actions to replace the ineffective provision by an effective provision which comes as close as possible to the purpose of the ineffective provision.

6. Where the disputes arise from or in connection with this Agreement, all parties shall seek an amicable solution in mutual way. Should the parties fail to reach an amicable solution, disputes shall be settled by the competent jurisdiction of the court of general jurisdiction in Riga, Republic of Latvia.

7. This Agreement shall be signed by the representatives of the Republic of Estonia, the Republic of Latvia and by the representative of the JMA. This Agreement shall enter into force on the date on which the last signature is given and shall apply for the duration of the implementation of the Programme including the preparation of the final report in accordance with Article 32 of the Implementing Rules and the closure of the whole Programme. The Agreement will be signed in three originals in English.

8. “Technical Assistance annual contributions by Member States to the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013” is an annex to this agreement and forms an integral part of it.

1. Name and position of the signatory:

2. Place and date:

3. Signature and stamp: __________________________________________

4. Name and position of the signatory:

5. Place and date:

6. Signature and stamp:  __________________________________________

1. Name and position of the signatory:

Ms. Arina Andreičika

Director of Development Instruments Department

Ministry of Regional Development and Local Government

2. Place and date:

Lacplesa Street 27

Riga, Republic of Latvia

3. Signature and stamp: __________________________________________

Annex

to the Agreement between the Ministry of Regional Development
and Local Government of the Republic of Latvia Acting as the Joint Managing Authority,
the Republic of Estonia and the Republic of Latvia on the Management
and Administration of the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation
Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013

Technical Assistance Annual Contributions by Member States to the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013