Darbības ar dokumentu

Valsts budžeta revīzijas departamenta kolēģijas lēmums Nr.5.1-2-144/1997

Rīgā 1998.gada 15.aprīlī

Latvijas Republikas Valsts kontroles Valsts budžeta revīzijas departamenta kolēģija: kolēģijas priekšsēdētājs departamenta direktors K.Beljānis un kolēģijas locekļi R.Bērziņa, B.Breidaks, M.Prāma un R.Zonenbergs, izskatot revīzijas rezultātus par rīcību ar valsts un speciālā budžeta līdzekļiem un valsts mantu Rīgas un Jūrmalas pilsētu personālsastāva dokumentu arhīvā 1996.gadā un 1997.gada I pusgadā,

konstatēja:

Rīgas un Jūrmalas pilsētu personālsastāva dokumentu arhīvs (turpmāk RJPPD arhīvs) izveidots 1994.gada 1.janvārī un darbojas saskaņā ar Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas 1994.gada 25.martā apstiprināto nolikumu kā valsts civiliestāde tās pakļautībā.

1996.gadā RJPPD arhīva uzturēšanai izlietoti valsts budžeta līdzekļi Ls 122 720 un speciālā budžeta līdzekļi Ls 169 667 apmērā. 1997.gada I pusgadā RJPPD arhīva uzturēšanai no pamatbudžeta izlietoti Ls 92 100 un no speciālā budžeta Ls 63 827.

Grāmatvedības uzskaites organizācijā pieļauti trūkumi. RJPPD arhīvam pamatbudžeta un speciālā budžeta konti Valsts kases Rīgas norēķinu centrā atvērti 1994.gada maijā, bet grāmatvedības uzskaite līdz 1997.gada 1.janvārim bija centralizēta Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas grāmatvedībā, gada atskaite un bilance bija kopīga. 1996.gadā RJPPD arhīvā grāmatvedības uzskaite nebija vesta, bilance uz 1997.gada 1.janvāri nebija sastādīta. 1997.gada 15.aprīlī par grāmatvedības sektora vadītāju pieņemta I.Liepiņa, kura RJPPD arhīvā iekārto grāmatvedības uzskaiti.

1996.gadā, izsniedzot avansus materiālu iegādei kopsummā par Ls 812,90 nebija ievērots Valsts kases 1995.gada 2.novembra nolikums "Par kases operācijām valsts budžeta iestādēs", avansi izsniegti bez pieprasījumiem, kases izdevumu orderos nav naudas saņēmēja uzvārda un paraksta par naudas saņemšanu. Avansa norēķini par Ls 812,90 sastādīti, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem, bet tajos nav uzrādīts norēķinu personas uzvārds un nav avansiera paraksta. Neievērojot "Instrukcijas par grāmatvedību valsts budžeta iestādēs" 173.punkta prasības, Ls 812,90 izlietoti pirms ieskaitīšanas iestādes speciālā budžeta kontā.

1996.gada 8.oktobrī ar maksājumu uzdevumu Nr.123 RJPPD arhīvs apmaksājis Ls 633,60 Veselības apdrošināšanas akciju sabiedrībai "Rīgas slimokase" par 36 savu darbinieku veselības apdrošināšanu. Maksājums izdarīts no speciālā budžeta līdzekļiem saskaņā ar tāmi, kurā bija paredzēti līdzekļi izdevumiem 1420 ekonomiskās klasifikācijas kodā "Darba devēja apmaksātie veselības aizsardzības pasākumi". Līdzekļu izlietojums šādiem mērķiem paredzēts arī RJPPD arhīva nolikumā par ieņēmumu izlietojumu, kas saņemti par pakalpojumiem, tādēļ uzrēķins šajā gadījumā nav nosakāms.

Lai RJPPD arhīvu izvietotu Rīgā, Ata ielā 1, sākot ar 1994.gada novembri, ēkā veikti remontu un celtniecības darbi un uzstādīti arhīva mobilie plaukti. Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekcija 1994.gada beigās un 1995.gada I pusgadā ar paju sabiedrību "Talsu SCO" noslēdza 16 līgumus remontu un celtniecības darbu veikšanai par kopējo summu Ls 251 032,80. P/s "Talsu SCO" veikusi darbus RJPPD arhīva izbūvei par Ls 189 591,71, faktiski par izpildītiem darbiem samaksāts Ls 181 520,39. Ls 8071,32 kā kreditoru parāds nav uzskaitīts. No kopējās summas Ls 181 520,39 par remontdarbiem RJPPD samaksāja Ls 43 802,50, bet Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekcija - Ls 137 717,89.

Norēķini ar paju sabiedrību "Talsu SCO" nav reģistrēti ne Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas, ne RJPPD arhīva grāmatvedībā. Visi avansa maksājumi grāmatvedības uzskaitē parādīti kā samaksa par faktiski izpildītiem darbiem tūlīt pēc maksājumu izdarīšanas, kaut gan darbi faktiski izpildīti vēlāk. Bez tam Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas grāmatvedībā materiālu kontā iegrāmatoti avansā pārskaitītie maksājumi Ls 16 080 kā saņemtas materiālās vērtības, faktiski materiālās vērtības saņemtas vēlāk.

Pārkāpums pieļauts arī norēķinos ar SIA "R.A.S.A. & Ko" par arhīva mobilo plauktu izgatavošanu un uzstādīšanu. Norēķini ar šo firmu Valsts arhīva ģenerāldirekcijas un RJPPD arhīva grāmatvedībās iegrāmatoti uz fiktīvu aktu pamata par Ls 58 892,50 pirms darbu faktiskās izpildes. Šie darbi izpildīti 2 - 3 mēnešus vēlāk. Atšķirībā no Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas un arhīva SIA "R.A.S.A. & Ko" šos maksājumus bija uzskaitījusi pareizi kā avansā saņemtus.

Par materiālu piegādi arhīva mobilo plauktu uzstādīšanai uzņēmējsabiedrībai SIA "R.A.S.A. & Ko" samaksāts kopā Ls 116 095,90. Revīzijas laikā izdarītajā pārbaudē konstatēts, ka faktiski saņemtas materiālās vērtības par Ls 1712,03 mazāk. Pēc revīzijas starp RJPPD arhīvu un SIA "R.A.S.A. & Ko" noslēgta rakstiska vienošanās, ka SIA "R.A.S.A. & Ko" iztrūkstošos materiālus piegādās un veiks attiecīgus arhīva plauktu uzstādīšanas darbus bez papildu samaksas.

Kā redzams no iepriekšminētā, Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas un RJPPD arhīva grāmatvedības uzskaitē nav ievērots likuma "Par grāmatvedību" 2.un 7.panta prasības, jo vienā gadījumā grāmatojumi izdarīti bez dokumentiem, bet otrā gadījumā tie izdarīti uz nepatiesu dokumentu pamata. Abās grāmatvedībās nebija redzams faktiskais naudas līdzekļu un materiālo vērtību stāvoklis attiecīgajā laika periodā.

Kolēģija atzīmē, ka, neraugoties uz pieļautajiem pārkāpumiem norēķinos ar darbu izpildītājiem un grāmatvedības uzskaitē, Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas un RJPPD arhīvs ir nodrošinājuši pienācīgu dokumentu glābtuves izbūvi arhīva ēkā Ata ielā 1, Rīgā, kurā tiek izvietoti glabāšanā pieņemtie dokumenti.

Kolēģijas sēdē piedalījās un paskaidrojumus sniedza Rīgas un Jūrmalas pilsētas personālsastāva dokumentu arhīva direktore D.Ozoliņa, Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas ģenerāldirektors V.Štāls un viņa padomnieks celtniecības un remonta jautājumos A.Imaks.

Pamatojoties uz Valsts kontroles revīzijas reglamenta 9. un 64.pantu, Valsts kontroles Valsts budžeta revīzijas departamenta kolēģija

nolēma:

1. Par pārkāpumiem, kādi pieļauti Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas un Rīgas un Jūrmalas pilsētu personālsastāva dokumentu arhīva grāmatvedības uzskaitē un norēķinos ar darbu izpildītājiem, paziņot Tieslietu ministrijai.

2. Revīziju slēgt. Pieprasīt no Rīgas un Jūrmalas pilsētu personālsastāva dokumentu arhīva novērst revīzijā konstatētos pārkāpumus un par veiktajiem pasākumiem paziņot Valsts kontrolei līdz 1998.gada 31.maijam.

Lēmumu var pārsūdzēt Latvijas Republikas valsts kontroles padomē mēneša laikā no lēmuma paziņošanas dienas, iesniedzot sūdzību Valsts budžeta revīzijas departamentā.

Kolēģijas priekšsēdētājs K.Beljānis

Kolēģijas locekļi: R.Bērziņa, B.Breidaks, M.Prāma, R.Zonenbergs