Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā Kohēzijas fonda projektu (turpmāk – projekts) vadībā iesaistītās institūcijas veic pārbaudes projektu īstenošanas vietās (turpmāk – pārbaudes).

2. Starpniekinstitūcija saskaņā ar apstiprinātu pārbaužu plānu pārbauda visus ar finanšu memorandu vai Eiropas Komisijas lēmumu apstiprinātus projektus:

2.1. projekta īstenošanas laikā – ne retāk kā reizi gadā;

2.2. pēc projekta finanšu memorandā vai Eiropas Komisijas lēmumā noteiktā izdevumu attiecināmības beigu datuma – vismaz reizi piecu gadu laikā.

3. Ja starpniekinstitūcijas, ieviešanas iestādes un atbalsta saņēmēja funkcijas vienlaikus veic viena iestāde, iestādes vadītājs nodrošina šo funkciju nodalīšanu un savstarpējo neatkarību.

4. Starpniekinstitūcija sagatavo un līdz attiecīgā gada 30.janvārim iesniedz vadošajā iestādē pārbaužu plānu kārtējam gadam (turpmāk – pārbaužu plāns), vienlaikus kopiju nosūtot maksājumu iestādei un Finanšu ministrijas struktūrvienībai, kuras funkcijas ir nodalītas no vadošās iestādes, maksājumu iestādes un starpniekinstitūcijas funkcijām (turpmāk – neatkarīgā struktūrvienība). Papildināto pārbaužu plānu starpniekinstitūcija iesniedz vadošajā iestādē divu nedēļu laikā pēc plāna papildināšanas, vienlaikus kopiju nosūtot maksājumu iestādei un neatkarīgajai struktūrvienībai.

5. Ne vēlāk kā nedēļu pirms pārbaudes vadošā iestāde par to rakstiski informē maksājumu iestādi, starpniekinstitūciju, ieviešanas iestādi un atbalsta saņēmēju, maksājumu iestāde – vadošo iestādi, starpniekinstitūciju, ieviešanas iestādi un atbalsta saņēmēju, bet starpniekinstitūcija – ieviešanas iestādi un atbalsta saņēmēju.

6. Vadošā iestāde, maksājumu iestāde un starpniekinstitūcija nodrošina veikto pārbaužu uzskaiti, kā arī dokumentē pārbaužu norisi, aizpildot detalizētas pārbaudes lapas un sagatavojot ziņojumus. Par katru veikto pārbaudi ziņojumā norāda vismaz šādas ziņas:

6.1. projekta nosaukums un kods;

6.2. pārbaudes laiks, vieta un pārbaudes veicēju vārds, uzvārds un amats;

6.3. pārbaudītie darījumi, to apjoms un finansējums;

6.4. izlases metode, ja pārbaudi veic izlases veidā;

6.5. pārbaudes rezultāti un detalizēta informācija par konstatētajiem pārkāpumiem vai neatbilstībām;

6.6. priekšlikumi par pasākumiem konstatēto pārkāpumu vai neatbilstību novēršanai.

7. Vadošā iestāde, maksājumu iestāde un starpniekinstitūcija izmanto pārbaužu rezultātus par pamatu risku novērtējumam, plānojot Kohēzijas fonda vadības un kontroles sistēmas atbilstības un efektivitātes auditu un projekta izdevumu izlases pārbaudes.

8. Starpniekinstitūcija četras reizes gadā – līdz 15.janvārim, 15.aprīlim, 15.jūlijam un 15.oktobrim – saskaņā ar sadarbības līgumu par kārtību, kādā veic funkcijas Kohēzijas fonda vides infrastruktūras un tehniskās palīdzības līdzfinansēto projektu īstenošanā un uzraudzībā, un sadarbības līgumu par kārtību, kādā veic funkcijas Kohēzijas fonda transporta infrastruktūras un tehniskās palīdzības līdzfinansēto projektu īstenošanā un uzraudzībā, ievada Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadības informācijas sistēmā datus par iepriekšējā ceturksnī veiktajām pārbaudēm.

9. Ja vadošā iestāde vai maksājumu iestāde iepriekšējā ceturksnī ir veikusi pārbaudes, tad tā līdz kārtējā gada 15.janvārim, 15.aprīlim, 15.jūlijam un 15.oktobrim ievada Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadības informācijas sistēmā datus par visām iepriekšējā ceturksnī veiktajām pārbaudēm.

10. Vadošā iestāde ir tiesīga pieprasīt starpniekinstitūcijai un maksājumu iestādei iesniegt veikto pārbaužu ziņojumus. Ja vadošā iestāde pieprasa starpniekinstitūcijai iesniegt ziņojumu, tā pieprasījuma kopiju nosūta maksājumu iestādei un neatkarīgajai struktūrvienībai. Ja vadošā iestāde pieprasa maksājumu iestādei iesniegt ziņojumu, tā pieprasījuma kopiju nosūta neatkarīgajai struktūrvienībai.

11. Maksājumu iestāde ir tiesīga pieprasīt starpniekinstitūcijai un vadošajai iestādei iesniegt veikto pārbaužu ziņojumus. Ja maksājumu iestāde pieprasa starpniekinstitūcijai iesniegt ziņojumu, tā pieprasījuma kopiju nosūta vadošajai iestādei un neatkarīgajai struktūrvienībai. Ja maksājumu iestāde pieprasa vadošajai iestādei iesniegt ziņojumu, tā pieprasījuma kopiju nosūta neatkarīgajai struktūrvienībai.

12. Ja pārbaudē tiek konstatēta neatbilstība, vadošā iestāde, maksājumu iestāde un starpniekinstitūcija ziņo par to atbilstoši kārtībai, kādā Kohēzijas fonda projektu vadībā iesaistītās institūcijas sniedz ziņas par konstatētajiem pārkāpumiem un neatbilstību projektu īstenošanā.

13. Veicot šo noteikumu 2.1.apakšpunktā minētās projekta pārbaudes, starpniekinstitūcija izvērtē šādus aspektus:

13.1. ieviešanas iestādes un atbalsta saņēmēja funkciju izpildi projekta īstenošanā;

13.2. jebkura neparedzēta darba vai novirzes no projekta finanšu memoranda vai Eiropas Komisijas lēmuma, kā arī izmaiņu pamatojumu un to atbilstību publisko iepirkumu un noslēgto iepirkumu līgumu prasībām;

13.3. projekta ietvaros veikto darbu, piegāžu, sniegto pakalpojumu un veikto maksājumu atbilstību finanšu memorandam vai Eiropas Komisijas lēmumam un prasībām, kas noteiktas Kohēzijas fonda darbību reglamentējošos Eiropas Savienības un Latvijas Republikas tiesību aktos budžeta un finanšu, konkurences, transporta, vides, industrijas un pakalpojumu jomā. Starpniekinstitūcija arī pārbauda, vai:

13.3.1. projekta ietvaros paredzētie darbi un piegādes nav veiktas un pakalpojumi nav sniegti pirms vai pēc finanšu memorandā vai Eiropas Komisijas lēmumā noteiktā projekta īstenošanas termiņa;

13.3.2. darbi un piegādes ir veiktas un pakalpojumi ir sniegti saskaņā ar noslēgtajiem līgumiem;

13.3.3. maksājumi ir veikti atbilstoši veiktajiem darbiem, piegādēm un pakalpojumiem un tos pamato attaisnojuma dokumenti;

13.3.4. ir ievērotas publiskā iepirkuma prasības;

13.4. projekta sagatavošanas un īstenošanas dokumentu uzglabāšanu atbilstoši tiesību aktos par dokumentu uzglabāšanas termiņiem noteiktajai kārtībai, kā arī pārbauda, vai tiek glabāti šādi dokumenti:

13.4.1. projekta iesniegums un jebkura ar projekta iesniegumu saistīta korespondence;

13.4.2. iepirkuma dokumentācija, projekta ietvaros noslēgtie līgumi un jebkura ar iepirkumu un līgumiem saistīta korespondence;

13.4.3. veiktos darbus, piegādes un pakalpojumus apliecinoši dokumenti (pieņemšanas un nodošanas akti, preču pavadzīmes-rēķini), pieprasīto un veikto maksājumu dokumenti (izdevumu deklarācijas, rēķini, maksājuma uzdevumi, bankas izraksti par veiktajiem darījumiem un citi attaisnojuma dokumenti);

13.5. informācijas un publicitātes prasību ievērošanu, tai skaitā:

13.5.1. tieši redzamu lielformāta stendu izvietošana projekta īstenošanas vietās darbu laikā;

13.5.2. lielformāta stendu aizstāšana ar informācijas plāksnēm projekta īstenošanas vietās sešu mēnešu laikā pēc projekta darbu pabeigšanas;

13.5.3. preses konferences organizēšana, ja projekta kopējās izmaksas pārsniedz EUR 50 miljonu;

13.5.4. skaidrojuma par Eiropas Savienības lomu ("Šis projekts palīdz mazināt ekonomiskās un sociālās atšķirības Eiropas Savienības pilsoņu vidū") un Eiropas Savienības karoga attēla (kam pievienots teksts "___ % no šī projekta kopējām attiecināmajām izmaksām finansē Eiropas Savienība") ietveršana šo noteikumu 13.5.1.apakšpunktā minētajos lielformāta stendos;

13.6. vai projekta attiecināmajos izdevumos nav iekļauti Kohēzijas fonda atbalsta saņēmēja pamatdarbības izdevumi vai citu Eiropas Kopienas vai valsts, vai pašvaldības līdzfinansēto projektu izdevumi, tādējādi novēršot dubultu finansēšanu un nodrošinot faktisko ar attiecīgā projekta īstenošanu saistīto izdevumu atmaksu.

14. Veicot šo noteikumu 2.2.apakšpunktā minēto pārbaudi, starpniekinstitūcija pārliecinās par to, vai:

14.1. saimnieciskās darbības apstākļi būtiski neatšķiras no sākotnējiem pieņēmumiem, uz kuriem pamatojoties tika noteikts palīdzības apjoms, un nav notikušas būtiskas izmaiņas, kas:

14.1.1. skar saimnieciskās darbības raksturu vai tās izpildes nosacījumus vai nodrošina nepelnītas priekšrocības kādai privātai vai valsts struktūrai;

14.1.2. radušās saistībā ar jebkuras finansētās infrastruktūras daļas īpašuma formu izmaiņām vai saimnieciskās darbības pārtraukšanas vai būtiskas pārveides dēļ.

14.2. atbalsta saņēmējs nodrošina visu ar Kohēzijas fonda projekta īstenošanu saistīto dokumentu oriģinālu vai to atvasinājumu ar juridisku spēku glabāšanu vismaz trīs gadus pēc noslēguma maksājuma saņemšanas no Eiropas Komisijas, ja projekta finanšu memorandā vai Eiropas Komisijas lēmumā nav noteikts cits termiņš;

14.3. pamatlīdzekļi, kas radīti vai iepirkti, daļēji vai pilnībā izmantojot Kohēzijas fonda finansējumu, atrodas projekta īstenošanas vietā, nav atsavināti vai citādi norakstīti piecus gadus pēc projekta finanšu memorandā vai Eiropas Komisijas lēmumā noteiktā izdevumu attiecināmības beigu datuma;

14.4. projektā radītās vērtības un rezultāti tiek izmantoti saskaņā ar apstiprinātā projekta iesniegumā minētajiem mērķiem;

14.5. tiek ievērotas normatīvajos aktos noteiktās informācijas un publicitātes prasības, tai skaitā, vai tiek nodrošināta:

14.5.1. lielformāta stendu aizstāšana ar informācijas plāksnēm projekta īstenošanas vietās sešu mēnešu laikā pēc projekta darbu pabeigšanas;

14.5.2. skaidrojuma par Eiropas Savienības lomu ("Šis projekts palīdz mazināt ekonomiskās un sociālās atšķirības Eiropas Savienības pilsoņu vidū") un Eiropas Savienības karoga attēla (kam pievienots teksts "__% no šī projekta kopējām faktiskajām attiecināmajām izmaksām finansē Eiropas Savienība") ietveršana šo noteikumu 14.5.1.apakšpunktā minētajās informācijas plāksnēs.

15. Vadošā iestāde, maksājumu iestāde un starpniekinstitūcija 20 darbdienu laikā pēc projektā veiktās pārbaudes informē atbalsta saņēmēju, pie kura veikta pārbaude, par pārbaudes rezultātiem.

16. Atzīt par spēku zaudējušiem Ministru kabineta 2006.gada 4.aprīļa noteikumus Nr.271 "Kārtība, kādā veicamas pārbaudes no Kohēzijas fonda līdzekļiem finansēto projektu īstenošanas vietās" (Latvijas Vēstnesis, 2006, 65.nr.).