Darbības ar dokumentu

Tiesību akts: spēkā esošs

Centrālās vēlēšanu komisijas lēmums Nr.37

Rīgā 2009.gada 20.aprīlī

Par instrukcijas apstiprināšanu

Centrālā vēlēšanu komisija nolemj:

Apstiprināt instrukciju "Par republikas pilsētas domes un novada domes vēlēšanu dokumentu sakārtošanu un glabāšanu".

Centrālās vēlēšanu komisijas priekšsēdētājs A.Cimdars

Centrālās vēlēšanu komisijas sekretārs V.Veinbergs

APSTIPRINĀTA

ar Centrālās vēlēšanu komisijas

2009.gada 20.aprīļa lēmumu Nr.37

Instrukcija
"Republikas pilsētas domes un novada domes vēlēšanu dokumentu sakārtošana un glabāšana"

I. Dokumentu kārtošana

1. Republikas pilsētas domes vai novada domes vēlēšanu materiāli un dokumenti glabājami republikas pilsētas vai novada vēlēšanu komisijā līdz jaunievēlētās domes pirmajai sēdei.

2. Pēc domes sanākšanas vēlēšanu komisija pāri palikušās vēlēšanu aploksnes, izlietotās vēlēšanu aploksnes un izlietotās vēlēšanu zīmes iznīcina un sastāda par to aktu.

3. Pēc tam vēlēšanu materiāli un dokumenti ar nodošanas un pieņemšanas aktu nododami attiecīgās republikas pilsētas domes vai novada domes lietvedībā, kas tos sakārto atbilstoši normatīvo aktu un arhīva prasībām triju mēnešu laikā, skaitot no vēlēšanu dienas.

4. Republikas pilsētas un novada vēlēšanu komisijas sēžu protokoli sistematizējami lietās hronoloģiskā secībā pēc numuriem, pievienojot katram pielikumus (sūdzības, aktus, izziņas, ziņojumus un citus dokumentus) jautājumu izskatīšanas secībā. Protokolam par vēlēšanu zīmes satura apstiprināšanu pievienojams neaizpildīts vēlēšanu zīmes paraugs.

Kā pirmais dokuments vēlēšanu komisijas protokolu lietā ievietojams attiecīgās domes lēmuma noraksts par republikas pilsētas vai novada vēlēšanu komisijas izveidošanu, bet iecirkņa komisijas protokolu lietā - vēlēšanu komisijas protokola izraksts par iecirkņa komisijas izveidošanu.

Lietās ievietojams iecirkņa komisijas balsu skaitīšanas protokola viens eksemplārs un republikas pilsētas vai novada vēlēšanu komisijas vēlēšanu rezultātu aprēķināšanas protokola viens eksemplārs.

5. Katram kandidātu sarakstam un tam pievienotajiem dokumentiem iekārtojama atsevišķa lieta, kurā dokumenti sakārtojami šādā secībā:

1) dokumenti, kas attiecas uz visu kandidātu sarakstu kopumā:

kandidātu saraksts; dokuments par drošības naudas iemaksu; attiecīgo politisko partiju (partiju apvienību) lēmējinstitūciju pilnvarojumi par tiesībām parakstīt un iesniegt kandidātu sarakstu; priekšvēlēšanu programma;

2) dokumenti, kas attiecas uz katru deputāta kandidātu:

katra kandidāta parakstīts paziņojums par piekrišanu savas kandidatūras izvirzīšanai; deklarācija par to, ka uz viņu neattiecas Pilsētas domes, novada domes un pagasta padomes vēlēšanu likuma 9.pantā minētie ierobežojumi; ziņas par deputāta kandidātu; notariāli apliecināts zemesgrāmatas akta noraksts vai zemesgrāmatu nodaļas izziņa; kandidāta darba devēja vai Valsts ieņēmuma dienesta izdota izziņa; kandidāta parakstīts paziņojums, ka ievēlēšanas gadījumā viņš mēneša laikā izbeigs attiecīgā amata (dienesta) pildīšanu; kandidāta apliecinājums, ja kandidāts ir citas dalībvalsts pilsonis, ka viņam nav liegtas tiesības kandidēt un tikt ievēlētam.

Dokumenti par katru kandidātu sakārtojami tādā secībā, kādā deputātu kandidāti iekļauti kandidātu sarakstā.

6. Pastāvīgi glabājamās lietas lapas sanumurē, lietu iešuj un noformē atbilstoši arhīva prasībām.

7. Atsevišķi sastādāms pastāvīgi glabājamo lietu apraksts un īslaicīgi glabājamo lietu apraksts. Pastāvīgi glabājamo lietu apraksts Rīgas Domei un Jūrmalas domei jāapstiprina Latvijas Republikas Valsts arhīvā, pārējo republikas pilsētu domēm un novadu domēm - attiecīgajā zonālajā valsts arhīvā.

8. Pēc dokumentu sakārtošanas pastāvīgi glabājamos dokumentus Rīgas Dome un Jūrmalas dome nodod glabāšanā Latvijas Republikas Valsts arhīvam, pārējo Republikas pilsētu un novadu domes - attiecīgajam zonālajam valsts arhīvam.

9. Pēc īslaicīgi (līdz četriem gadiem) glabājamo lietu glabāšanas termiņa izbeigšanās sastāda aktu par dokumentu atlasi iznīcināšanai un nosūta to apstiprināšanai attiecīgajam valsts arhīvam.

II. Dokumentu glabāšanas termiņi

Dokumenta veids	Glabāšanas termiņš
1. Republikas pilsētas, novada vēlēšanu komisijas sēžu protokoli un tiem pievienotie dokumenti	Pastāvīgi
2. Iecirkņa komisijas balsu skaitīšanas protokoli un tiem pievienotie dokumenti	Pastāvīgi
3. Domes deputātu kandidātu saraksti un tiem pievienotie dokumenti	Pastāvīgi
4. Deputātu kandidātu sarakstu reģistrācijas žurnāls	Pastāvīgi
5. Vēlētāju saraksti	4 gadi
6. Iesniegumu reģistrācijas žurnāls balsošanas organizēšanai vēlētāju atrašanās vietā	1 mēnesis pēc vēlēšanām
7. Vēlētāju vai viņu pilnvarotu personu iesniegumi par balsošanas organizēšanu šo vēlētāju atrašanās vietā	1 mēnesis pēc vēlēšanām
8. Akti par izlietoto vēlēšanu zīmju un vēlēšanu aplokšņu iznīcināšanu	Pastāvīgi