Darbības ar dokumentu

1. Instrukcija nosaka kārtību, kādā starpniekinstitūcija iesniedz Kohēzijas fonda projekta (turpmāk – projekts) pārskatus vadošajai iestādei un maksājumu iestādei, izmantojot projekta pārskatu veidlapas.

2. Starpniekinstitūcija iesniedz šādus projekta pārskatus:

2.1. pārskats par projekta ieviešanu;

2.2. ziņojums uzraudzības komitejai;

2.3. projekta naudas plūsmas prognoze;

2.4. projekta starpposma vai noslēguma izdevumu deklarācija ar apliecinājumu izdevumu deklarācijas apstiprināšanai;

2.5. projekta noslēguma ziņojums;

2.6. pārskats par saņemtajiem maksājumu pieprasījumiem;

2.7. pārskats par projekta pēcuzraudzību;

2.8. apliecinājums par projekta pēcuzraudzību.

(Grozīts ar MK 25.06.2013. instrukciju Nr.6)

3. Starpniekinstitūcija pēc projekta pirmā līguma noslēgšanas reizi ceturksnī līdz nākamā mēneša divdesmit piektajam datumam elektroniski nosūta vadošajai iestādei pārskatu par projekta ieviešanu (1.pielikums) kārtējā gada ceturksnī, kā arī ievieto to Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadības informācijas sistēmā (turpmāk – Eiropas Savienības fondu vadības informācijas sistēma).

4. Vadošā iestāde izskata un ar starp­niekinstitūciju elektroniski saskaņo pārskatu par projekta ieviešanu. Pārskatu par projekta ieviešanu uzskata par sa­skaņotu, kad starpniekinstitūcija un maksājumu iestāde saņēmusi rakstisku vadošās iestādes apstiprinājumu par saskaņojumu.

5. Pārskatus par projekta ieviešanu, ja nepieciešams, var izskatīt sanāksmē, kuru organizē pēc vadošās iestādes vai maksājumu iestādes iniciatīvas.

6. Maksājumu iestāde, iesniedzot projekta starpposma izdevumu deklarāciju Eiropas Komisijā, ievieto Eiropas Savienības fondu vadības informācijas sistēmā pieejamo pārskatu par projekta ieviešanu, kas līdz starpposma izdevumu deklarācijas iesniegšanai maksājumu iestādē saskaņots ar vadošo iestādi.

7. Starpniekinstitūcija ir atbildīga, lai pārskats par projekta ieviešanu, kas saskaņots ar vadošo iestādi, būtu pieejams Eiropas Savienības fondu vadības informācijas sistēmā.

8. Starpniekinstitūcija reizi mēnesī līdz nākamā mēneša divdesmit piektajam datumam elektroniski nosūta projekta naudas plūsmas prognozi (2.pielikums) vadošajai iestādei un maksājumu iestādei uz e-pasta adresēm lpn@fm.gov.lv un pfpd@kase.gov.lv, kā arī ievieto tos Eiropas Savienības fondu vadības informācijas sistēmā. Katra projekta naudas plūsmas prognozei nepieciešama atsevišķa datne.

9. Vadošā iestāde izskata projekta naudas plūsmas prognozi un reizi ceturksnī elektroniski saskaņo to ar starpniekinstitūciju. Starpniekinstitūcija nosūta elektronisko paziņojumu par saskaņotās versijas ievietošanu informācijas sistēmā maksājumu iestādei un vadošajai iestādei uz e-pasta adresēm pfpd@kase.gov.lv un lpn@fm.gov.lv.

10. Starpniekinstitūcija vismaz trīs reizes gadā iesniedz maksājumu iestādē projekta starpposma izdevumu deklarāciju (3.pielikums), ievērojot naudas plūsmas prognozē norādīto nepieciešamo Kohēzijas fonda finansējumu. Starpposma izdevumu deklarācijai pievieno dokumentu kopijas, kas pamato pārskata periodā veiktos izdevumus (projekta izpildītāju rēķini, ko apstiprinājis starpniek­institūcijas vadītājs vai atbildīgā amatpersona, maksājuma uzdevumi projekta izpildītājam un maksājuma procesa pārbaudes lapa atbilstoši Kohēzijas fondu regulējošajos normatīvajos aktos noteiktajai veidlapai), un izdevumu deklarācijas apstiprināšanas apliecinājumu (4.pielikums) papīra formā un elektroniski uz e-pasta adresi eld@kase.gov.lv ar norādi pavadvēstulē “Par Kohēzijas fonda projektu starpposma izdevumu deklarācijām”. Dokumentus, kas pamato pārskata periodā veiktos izdevumus, elektroniski nesūta. Starpposma izdevumu deklarāciju un izdevumu deklarācijas apstiprināšanas apliecinājumu paraksta starpniek­institūcijas vadītājs vai atbildīgā amatpersona. Pirmo starpposma izdevumu deklarāciju iesniedz 11 mēnešu laikā pēc avansa maksājuma saņemšanas no Eiropas Komisijas.

11. Starpniekinstitūcija iesniedz vadošajā iestādē tās pieprasījumā norādītajā termiņā (kas nav īsāks par vienu mēnesi) ziņojumu uzraudzības komitejai (5.pielikums) papīra formā un elektroniski ar norādi pavadvēstulē “Par Kohēzijas fonda projektu ziņojumiem uzraudzības komitejai”. Vadošā iestāde divu darbdienu laikā nodrošina, lai ar starpniekinstitūciju saskaņotais ziņojums uzraudzības komitejai tiktu ievietots Finanšu ministrijas administrētajā Eiropas Savienības fondu mājaslapā www.esfondi.lv.

12. 75 dienu laikā pēc finanšu memorandā vai Eiropas Komisijas lēmumā (turpmāk – EK lēmums) noteiktā projekta beigu datuma vai, ja projekts noslēdzies agrāk, pēc projekta
faktiskā noslēguma datuma (par projekta faktisko noslēguma datumu uzskata datumu, kad veikts pēdējais attiecināmo izdevumu maksājums projekta ietvaros projekta izpildītājam) starpniekinstitūcija iesniedz Finanšu ministrijas struktūrvienībā, kuras funkcijas ir nodalītas no vadošās iestādes, maksājumu iestādes un starpniekinstitūcijas funkcijām (turpmāk – neatkarīgā struktūrvienība), kā arī maksājumu iestādē:

12.1. projekta noslēguma izdevumu deklarāciju (3.pielikums);

12.2. izdevumu deklarācijas apstiprināšanas apliecinājumu (4.pielikums);

12.3. dokumentu kopijas, kas pamato pārskata periodā veiktos izdevumus, (piemēram, projekta izpildītāju rēķini, ko apstiprinājis starpniekinstitūcijas vadītājs vai atbildīgā amatpersona, maksājuma uzdevumi projekta izpildītājam, maksājuma procesa pārbaudes lapa);

12.4. pārskatu par projekta ieviešanu (1.pielikums), kura pārskata periods sakrīt ar projekta noslēguma izdevumu deklarācijas periodu.

13. Projekta noslēguma izdevumu deklarāciju (3.pielikums) un tai pievienotos pielikumus starpniekinstitūcija sagatavo divos eksemplāros. Vienu eksemplāru nosūta maksājumu iestādei, otru – neatkarīgajai struktūrvienībai. Projekta noslēguma izdevumu deklarāciju un aizpildīto izdevumu deklarācijas apstiprināšanas apliecinājumu paraksta starpniekinstitūcijas vadītājs vai atbildīgā amatpersona.

14. Starpniekinstitūcija šīs instrukcijas 12.1., 12.2. un 12.4.apakšpunktā minētos dokumentus vadošajai iestādei, maksājumu iestādei un neatkarīgajai struktūrvienībai nosūta arī elektroniski.

15. 75 dienu laikā pēc finanšu memorandā vai EK lēmumā noteiktā projekta beigu datuma vai, ja projekts noslēdzies ātrāk, pēc projekta faktiskā noslēguma datuma starpniek­institūcija iesniedz vadošajā iestādē (papīra formā un elektroniski) projekta noslēguma ziņojumu ar noslēguma ziņojuma atbilstības apliecinājumu (6.pielikums) vienā eksemplārā. Projekta noslēguma ziņojumu vadošā iestāde un starpniekinstitūcija saskaņo 15 dienu laikā pēc tā saņemšanas vadošajā iestādē.

16. 90 dienu laikā pēc finanšu memorandā vai EK lēmumā noteiktā projekta beigu datuma vai, ja projekts noslēdzies ātrāk, pēc projekta faktiskā noslēguma datuma starp­niekinstitūcija iesniedz vadošajā iestādē saskaņoto projekta noslēguma ziņojumu un noslēguma ziņojuma atbilstības apliecinājumu (6.pielikums) divos ar parakstu apliecinātos eksemplāros, pievienojot publicitātes materiālus par visu pārskata periodu (kopijas).

17. Vadošā iestāde triju darbdienu laikā pēc šīs instrukcijas 16.punktā minēto dokumentu saņemšanas iesniedz neatkarīgajā struktūrvienībā un maksājumu iestādē saskaņoto projekta noslēguma ziņojumu un tā pielikumus, vienlaikus projekta noslēguma ziņojumu nosūtot arī elektroniski uz e-pasta adresi eld@kase.gov.lv un fkd@fm.gov.lv.

18. Starpniekinstitūcija katras nedēļas priekšpēdējā darbdienā elektroniski iesniedz maksājumu iestādē pārskatu par saņemtajiem maksājumu pieprasī­jumiem (7.pielikums) ar norādi “Par Kohēzijas fonda projektu maksājumu pieprasījumiem”.

18.¹ Starpniekinstitūcija pieprasa atbalsta saņēmējam vai ieviešanas iestādei reizi gadā līdz nākamā gada 1.martam iesniegt pārskatu par projekta pēcuzraudzības periodu. Pārskatā informāciju iekļauj saskaņā ar šīs instrukcijas 7.¹ pielikumu.

(MK 25.06.2013. instrukcijas Nr.6 redakcijā)

18.² Starpniekinstitūcija, pamatojoties uz atbalsta saņēmēja vai ieviešanas iestādes sniegto pārskatu par projekta pēcuzraudzības periodu, reizi gadā līdz nākamā gada 30.aprīlim iesniedz vadošajā iestādē un maksājumu iestādē apliecinājumu par projekta pēcuzraudzību (7.² pielikums). Noslēguma apliecinājumu par projekta pēcuzraudzību iesniedz līdz 2016.gada 30.aprīlim.

(MK 25.06.2013. instrukcijas Nr.6 redakcijā)

19. Sagatavojot pārskatu par projekta ieviešanu (turpmāk – pārskats) (1.pielikums), starpniekinstitūcija ievēro šādus nosacījumus:

19.1. pārskata 1.sadaļā “Informācija par projekta ieviešanas gaitu” ietver informāciju par projekta ietvaros noslēgtajiem un plānotajiem līgumiem, tajā skaitā informāciju par iepirkumu dokumentācijas sagatavošanu un iepirkuma procesu hronoloģiskajā secībā, norādot līguma noslēgšanas datumu, līguma izpildītāju un līguma plānoto jeb faktisko izpildes datumu, kā arī fizisko progresu līguma ietvaros;

19.2. pārskata 2.sadaļā “Galvenās tehniskās, finansiālās un juridiskās problēmas, kas radušās projekta ieviešanas gaitā, to novēršanai veiktie pasākumi un ietekme uz projekta īstenošanas gaitu” katrai problēmai norāda atbilstošos pārskata periodā un kopumā veiktos pasākumus, lai novērstu radušos problēmu, iespējamos un plānotos risinājumus tās novēršanai, identificēto problēmu ietekmi uz projekta īstenošanas laika grafiku, fizisko rādītāju izpildi un citiem būtiskiem aspektiem, kas ietverti projekta finanšu memorandā vai EK lēmumā;

19.3. pārskata 3.sadaļā “Pārskata periodā veiktie publicitātes pasākumi” hronoloģiski norāda informāciju par pārskata periodā ar starpniekinstitūcijas starpniecību veiktajiem publicitātes pasākumiem, sadalot informāciju pa projekta ieviešanas posmiem, tajā skaitā norādot sagatavotās un izplatītās informācijas materiālu nosaukumu, datumu, publikācijas veidu, plašsaziņas līdzekli un īstenotā publicitātes pasākuma nosaukumu. Pēc vadošās iestādes pieprasījuma pārskatam pievieno izplatīto informācijas materiālu kopijas, kā arī lielformāta stendu un informācijas plākšņu fotogrāfijas par pārskata periodā veiktajiem publicitātes pasākumiem. Ja projekta ietvaros publicitātes prasības ir izpildītas, norāda “Projekta ietvaros ES un LR normatīvajos aktos noteiktās publicitātes prasības ir izpildītas”.

20. Aizpildot pārskata 4.sadaļas tabulu “Projekta fiziskā izpilde pārskata periodā”, starpniekinstitūcija ievēro šādus nosacījumus:

20.1. tabulas 1.ailē “Fiziskie rādītāji atbilstoši finanšu memorandā vai EK lēmumā norādītajiem” norāda projekta finanšu memorandā vai EK lēmumā iekļautos fiziskos rādītājus;

20.2. tabulas 2.ailē “Vienība” norāda vienības, kādās atbilstoši projekta finanšu memorandam vai EK lēmumam tiek mērīti 1.ailē norādītie fiziskie rādītāji;

20.3. tabulas 3.ailē “Daudzums” norāda kopējo plānoto fiziskās izpildes rādītāju apjomu atbilstoši projekta finanšu memorandā vai EK lēmumā norādītajam;

20.4. tabulas 4.ailē “Fiziskā izpilde līdz iepriekšējā pārskata perioda beigām” norāda līdz iepriekšējā pārskata perioda pēdējam datumam būvdarbu līgumu ietvaros faktiski veikto būvdarbu apjomu, ko ir apstiprinājis būvuzraugs vai atbalsta saņēmēja atbildīgā persona, pārējiem līgumiem – visu līdz iepriekšējā pārskata perioda pēdējam datumam faktiski veikto piegāžu un pakalpojumu apjomu, ko ir apstiprinājis būvuzraugs vai atbalsta saņēmēja atbildīgā persona;

20.5. tabulas 5.ailē “Fiziskā izpilde pārskata periodā” norāda pārskata periodā būvdarbu līgumu ietvaros faktiski veiktos būvdarbus, ko ir apstiprinājis būvuzraugs vai atbalsta saņēmēja atbildīgā persona, pārējiem līgumiem – visu pārskata periodā faktiski veikto piegāžu un pakalpojumu apjomu, ko ir ap­stiprinājis būvuzraugs vai atbalsta saņēmēja atbildīgā persona;

20.6. tabulas 6.ailē “Kopējā fiziskā izpilde pārskata perioda beigās” no­rāda kopējo līdz pārskata perioda pēdējam datumam būvdarbu līgumu ietvaros faktiski veikto būvdarbu apjomu, ko ir apstiprinājis būvuzraugs vai atbalsta sa­ņēmēja atbildīgā persona, pārējiem līgumiem – kopējo līdz pārskata perioda pēdējam datumam faktiski veikto piegāžu un pakalpojumu apjomu. Tabulas 6.ailes rādītāju iegūst, summējot tabulas 4. un 5.ailes rādītājus;

20.7. tabulas 7.ailē “Fizisko rādītāju izpildes īpatsvars (%)” norāda līdz pārskata perioda pēdējam datumam izpildīto darbu īpatsvaru kopējo paredzēto darbu apjomā katra līguma un fizisko rādītāju kategorijas ietvaros. Tabulas 7.ailes rādītāju iegūst, dalot katru tabulas 6.ailes rādītāju ar 3.ailes attiecīgo rādītāju un reizinot ar 100;

20.8. tabulā fizisko rādītāju daudzumu un izpildi norāda, noapaļojot tos līdz divām zīmēm aiz komata;

20.9. par jebkurām novirzēm no finanšu memorandā vai EK lēmumā norādītajiem fiziskajiem rādītājiem, kā arī precizējumiem, ja labo iepriekšējā perioda pārskatā iekļautos datus, iekļauj skaidrojumu piezīmēs tabulas beigās.

21. Aizpildot pārskata 5.sadaļas tabulu “Projekta finanšu izpilde pārskata periodā”, starpniekinstitūcija ievēro šādus nosacījumus:

21.1. tabulas 1.ailē “Līguma numurs un nosaukums” norāda projekta ietvaros noslēgtos un sagatavošanā esošos līgumus, norādot līgumu numurus un nosaukumus;

21.2. tabulas 2.ailē “Attiecināmās izmaksas (saskaņā ar plānoto vai sākotnēji noslēgto līgumu)” sagatavošanā esošiem līgumiem norāda attiecināmās izmaksas saskaņā ar finanšu memoranda vai EK lēmumā plānotajām, savukārt pēc sākotnējā līguma ar darbu izpildītāju vai pakalpojumu sniedzēju noslēgšanas norāda attiecināmās izmaksas saskaņā ar sākotnēji noslēgto līgumu;

21.3. tabulas 3.ailē “Paredzamās attiecināmās izmaksas (EUR) saskaņā ar pēdējiem līguma grozījumiem” norāda projekta paredzamās attiecināmās izmaksas saskaņā ar pēdējiem līgumu grozījumiem, kas parakstīti līdz pārskata par projekta ieviešanu sagatavošanai (turpmāk – pēdējie līguma grozījumi), un izpildīto līgumu ietaupījumiem. Ja līgums ir noslēdzies ar ietaupījumu, tabulas beigās norāda atsauci “Līgums ir izpildīts ar ietaupījumu X (EUR) apmērā”;

21.4. tabulas 4.ailē “% no kopējām paredzamajām attiecināmajām izmaksām” ieraksta rādītāju, ko iegūst, līgumu un tā rādītāju paredzamās attiecināmās izmaksas (tabulas 3.aile) attiecinot pret kopējām projekta attiecināmajām izmaksām (tabulas 3.ailes kopsumma) un reizinot ar 100;

21.5. tabulas 5.ailē “Sadārdzinājums vai ietaupījums, salīdzinot ar plānoto vai sākotnēji noslēgto līgumu (%)” norāda sadārdzinājumu vai ietaupījumu projekta īstenošanas laikā sadalījumā pa līgumiem, attiecinot paredzamās attiecināmās izmaksas saskaņā ar pēdējiem līguma grozījumiem (tabulas 3.aile) pret attiecināmajām izmaksām saskaņā ar finanšu memorandā vai EK lēmumā plānotajām (ja līgums ir sagatavošanā vai saskaņā ar sākotnēji noslēgto līgumu) (tabulas 2.aile) un reizinot ar 100;

21.6. tabulas 6.ailē “Izdevumi līdz iepriekšējā pārskata perioda beigām (EUR)” norāda līdz iepriekšējā pārskata perioda pēdējam datumam līgumu ietvaros veiktos izdevumus. Norādītajiem datiem jāsakrīt ar iepriekšējā pārskata 5.sadaļas tabulas 8.ailē “Kopējie izdevumi pārskata perioda beigās (EUR)” norādītajiem datiem;

21.7. tabulas 7.ailē “Izdevumi pārskata periodā (EUR)” norāda līgumu ietvaros veiktos izdevumus pārskata periodā;

21.8. tabulas 8.ailē “Kopējie izdevumi pārskata perioda beigās (EUR)” norāda faktiskos attiecināmos izdevumus līgumu ietvaros pārskata perioda beigās. Tabulas 8.ailes rādītāju iegūst, summējot tabulas 6. un 7.ailes rādītājus;

21.9. tabulas 9.ailē “Finanšu izpildes īpatsvars (%)” norāda līdz pārskata perioda beigām veikto maksājumu īpatsvaru kopējo izmaksu apjomā katra līguma ietvaros. Tabulas 9.ailes rādītāju iegūst, dalot tabulas 8.ailes rādītāju ar tabulas 3.ailes attiecīgo rādītāju un reizinot ar 100;

21.10. tabulas pēdējā rindā norāda attiecināmo izmaksu kopsummu saskaņā ar sākotnēji noslēgto līgumu, paredzamo attiecināmo izmaksu kopsummu saskaņā ar pēdējiem līgumu grozījumiem, izdevumu kopsummu līdz iepriekšējā pārskata datumam, izdevumu kopsummu pārskata perioda laikā un izdevumu kopsummu pārskata perioda beigās, kā arī attiecīgi aizpilda tabulas 4., 5. un 9.aili, aprēķinot procentuāli attiecību pret kopējām summām;

21.11. tabulā finanšu informāciju norāda Eiropas Savienības valstu vienotajā valūtā, noapaļojot to līdz divām zīmēm aiz komata. Lai norādītā informācija būtu pārskatāma, skaitliskām vērtībām tūkstošus atdala ar atstarpi;

21.12. informācija par faktiski veiktajiem izdevumiem pārskata tabulā atbilst maksājumiem par attiecināmajiem izdevumiem, kurus maksājumu iestāde atzinusi vai faktiski veikusi projekta izpildītājam;

21.13. par jebkurām novirzēm no finanšu memorandā vai EK lēmumā norādītajiem finanšu rādītājiem, kā arī precizējumiem, ja labo iepriekšējā perioda pārskatā iekļautos datus, iekļauj skaidrojumu piezīmēs tabulas beigās.

22. Starpniekinstitūcija pirmo pārskatu par projekta ieviešanu iesniedz vadošajā iestādē par pārskata periodu, kurā projekta ietvaros noslēgts pirmais līgums. Starp­niekinstitūcija pēdējo pārskatu par projekta ieviešanu sagatavo par periodu, kurā starpniekinstitūcija iesniegusi vadošajai iestādei projekta noslēguma izdevumu deklarāciju un noslēguma ziņojumu.

23. Projekta naudas plūsmas prognozes paraksta prognozes sagatavotājs un starp­niekinstitūcijas vadītājs vai atbildīgā amatpersona, norādot sa­gatavošanas datumu, sagatavotāja tālruni un e-pasta adresi. Naudas plūsmas prognozes papīra formā uzglabā starpniekinstitūcijā atbilstoši prasībām par dokumentu glabāšanu, kas noteiktas normatīvajos aktos par Kohēzijas fonda projektu vadību, un iesniedz vadošajā iestādē pēc tās pieprasījuma.

24. Projekta naudas plūsmas prognozi sagatavo šādā secībā:

24.1. attiecināmo un neattiecināmo izdevumu prognoze;

24.2. pieejamā Kohēzijas fonda finansējuma prognoze;

24.3. pārējā pieejamā finansējuma plānošana attiecināmo izdevumu segšanai;

24.4. papildu finansējuma plānošana attiecināmo izdevumu segšanai;

24.5. papildu finansējuma plānošana neattiecināmo izdevumu segšanai.

25. Naudas plūsmas prognozes sagatavo Eiropas Savienības valstu vienotajā valūtā. Plānoto latos veicamo izdevumu atspoguļošanai projekta naudas plūsmas prognozē izmanto Latvijas Bankas noteikto lata piesaistes kursu.

26. Starpniekinstitūcija ievēro šādus naudas plūsmas prognozes (2.pielikums) sagatavošanas nosacījumus:

26.1. tabulas rindā “Līdzekļu pieprasīšana EK” ar “x” atzīmē mēnešus, kuros Eiropas Komisijai tika iesniegts vai ir plānots iesniegt pieprasījumu projekta avansa maksājumam, projekta starpposma izdevumu deklarāciju vai projekta noslēguma izdevumu deklarāciju;

26.2. tabulas ailēs “Apstiprinātais budžets, tūkst. EUR” un “Apstiprinātā budžeta struktūra, %” norāda projekta finanšu memorandā vai EK lēmumā apstiprināto projekta budžetu un tā sadalījumu. Neattiecināmos izdevumus norāda atbilstoši plānotajām vai faktiski izlietotajām neattiecināmo izdevumu summām. Tabulā datus grupē pa pozīcijām šādā secībā:

26.2.1. pieejamais finansējums attiecināmajiem izdevumiem (projektam piešķirtie līdzekļi saskaņā ar noslēgtā finanšu memoranda vai EK lēmuma nosacījumiem):

26.2.1.1. Kohēzijas fonds;

26.2.1.2. valsts budžets;

26.2.1.3. pašvaldības budžets;

26.2.1.4. privātā sektora līdzekļi;

26.2.1.5. citi avoti, piemēram, Ziemeļu investīciju bankas vai Eiropas Investīciju bankas aizdevums, Zviedrijas Starptautiskās sadarbības attīstības aģentūras dāvinājums;

26.2.2. ja projekta ietvaros rodas sadārdzinājums, kas pārsniedz finanšu memorandā vai EK lēmumā noteikto finansējuma apjomu, tabulā iekļauj rindu “Pieejamais finansējums attiecināmajiem izdevumiem, kas pārsniedz finanšu memorandā vai EK lēmumā noteikto finansējuma apjomu”;

26.2.3. atbilstoši noslēgtajam finanšu memorandam vai EK lēmumam plānoto vai noslēgto līgumu attiecināmie izdevumi, sagrupējot atbilstoši plānotajiem vai noslēgtajiem līgumiem;

26.2.4. neattiecināmie izdevumi, atsevišķi norādot neattiecināmo izdevumu summu pievienotās vērtības nodokļa segšanai un pārējos neattiecināmos izdevumus. Pārējos neattiecināmos izdevumus atšifrē pa izdevumu veidiem;

26.3. ailes “Budžets pēc līguma noslēgšanas, tūkst. EUR” un “Budžeta struktūra pēc līguma noslēgšanas, %” aizpilda, kad ir noslēgts līgums. Ailes aizpilda saskaņā ar noslēgtajiem līgumiem, līgumu grozījumiem, ja tādi ir veikti, un izpildītajiem līgumiem;

26.4. ailē “Plānotās izmaiņas” norāda aktuālāko informāciju par plānotajām izmaiņām finanšu līdzekļos, norādot tabulas beigās izmaiņu pamatotību:

26.4.1. ja Eiropas Komisijā ir iesniegti projekta finanšu memoranda vai EK lēmuma grozījumi, ailē norāda projekta budžeta datus atbilstoši iesniegtajiem finanšu memoranda vai EK lēmuma grozījumiem. Kad Eiropas Komisija ir apstiprinājusi iesniegtos finanšu memoranda vai EK lēmuma grozījumus, tabulas ailēs “Apstiprinātais budžets, tūkst. EUR” un “Apstiprinātā budžeta struktūra, %” norāda informāciju atbilstoši apstiprinātajiem finanšu memoranda grozījumiem;

26.4.2. ja plānotas izmaiņas līguma ietvaros, norāda plānoto līguma summu attiecināmajiem izdevumiem. Kad līguma grozījumi ir apstiprināti, tabulas ailēs “Apstiprinātais budžets, tūkst. EUR” un “Apstiprinātā budžeta struktūra, %” norāda informāciju atbilstoši līguma grozījumiem;

26.5. starpniekinstitūcija, aprēķinot pieejamo finansējumu Kohēzijas fonda projektiem, ņem vērā šādus principus:

26.5.1. projekta avansa maksājumu no Kohēzijas fonda finansējuma pie­prasa pēc to iepirkumu līgumu parakstīšanas, kuru vērtība ir vismaz 20 % no projektam piešķirtā Kohēzijas fonda finansējuma summas, vienlaikus iesniedzot apliecinājumu par “m+24” nosacījuma izpildi, un pārskaita divu mēnešu laikā pēc avansa maksājuma pieprasījuma iesniegšanas Eiropas Komisijā;

26.5.2. avansa maksājumu un starpmaksājumu kopsummas maksimālais īpatsvars no kopējā projektam piešķirtā Kohēzijas fonda finansējuma ir 80 % (vai 90 %, ja tas ir noteikts attiecīgā projekta finanšu memorandā vai EK lēmumā);

26.6. paredzot pieejamā finansējuma izmantošanu no pārējiem avotiem kārtējā (“n”) periodā, ievēro principu, ka minētie avoti papildina iepriekšējā (“n–1”) perioda naudas līdzekļu atlikumu un periodā “n” plānotos Kohēzijas fonda līdzekļus līdz summai, kas ir nepieciešama attiecināmo izdevumu segšanai periodā “n”;

26.7. starpniekinstitūcija, aprēķinot Kohēzijas fonda projekta izdevumu bilanci, izmanto šādu aprēķina shēmu:

26.7.1. attiecināmo izdevumu bilanci pirmajam gadam aprēķina, izmantojot šādu formulu: attiecināmo izdevumu bilance (“n”) = papildu finansējums attiecināmo izdevumu segšanai (“n”) + pieejamais finansējums kopā (“n”) – attiecināmie izdevumi (“n”);

26.7.2. attiecināmo izdevumu bilanci nākamajiem gadiem aprēķina, izmantojot šādu formulu: attiecināmo izdevumu bilance (“n”) = attiecināmo izdevumu bilance (“n–1”) + papildu finansējums attiecināmo izdevumu segšanai (“n”) + pieejamais finansējums kopā (“n”) – attiecināmie izdevumi (“n”). Ja attiecināmo izdevumu bilance periodā “n” ir negatīva, tad šajā periodā paredz papildu finansējumu attiecināmo izdevumu segšanai tādā apjomā, kas likvidē negatīvo bilanci periodā “n”. Pozitīva attiecināmo izdevumu bilance periodā “n” nozīmē, ka šajā periodā ir izveidojies vai ir prognozējams Kohēzijas fonda līdzekļu atlikums;

26.7.3. kopējo bilanci aprēķina, izmantojot šādu formulu: kopējā bilance (“n”) = kopējā bilance (“n–1”) + papildu finansējums kopā (“n”) + pieejamais finansējums kopā (“n”) – attiecināmie izdevumi (“n”) – neattiecināmie izdevumi (“n”). Kopējā bilance nedrīkst būt negatīva, un Kohēzijas fonda līdzekļu atlikumu nedrīkst izmantot neattiecināmo izdevumu segšanai. Projekta kopējās bilances līdzsvarošanai paredz papildu finansējumu neattiecināmo izdevumu periodā “n” segšanai nepieciešamajā apjomā;

26.8. ja nepieciešams, projekta naudas plūsmas prognozes neattiecināmos izdevumus pievienotās vērtības nodokļa segšanai un citiem mērķiem norāda atsevišķi katram līgumam, iekļaujot tabulā attiecīgas papildu rindas. Ja iespējams, papildu rindās sniedz neattiecināmo izdevumu atšifrējumu pa kategorijām;

26.9. papildu finansējuma izmantošanu atspoguļo tabulas sadaļā “Papildu finansējuma avoti”, un papildu finansējuma avotus grupē šādā secībā:

26.9.1. valsts budžets;

26.9.2. aizņēmums no valsts budžeta;

26.9.3. citi avoti;

26.10. aizpildot tabulu, jāņem vērā, ka:

26.10.1. Kohēzijas fonda starpmaksājumu saņem divu mēnešu laikā pēc projekta starpposma izdevumu deklarācijas (maksājumu pieprasījuma) ie­sniegšanas Eiropas Komisijā. Projekta starpposma izdevumu deklarāciju (maksājumu pieprasījumu) parastajā kārtībā iesniedz trīs reizes gadā – līdz “n” gada 1.martam, 1.jūlijam un 1.novembrim – un pieņem, ka starpmaksājumi tiks saņemti gada “n” maijā, septembrī un “n+1” gada janvārī. Ja ir paredzama projekta starpposma izdevumu deklarācijas (starpmaksājuma pieprasījuma) iesniegšana citos termiņos, to atspoguļo naudas plūsmas prognozē, ievērojot parastajā kārtībā iesniedzamajām projekta starpposma izdevumu deklarācijām (starpmaksājumiem) paredzētos nosacījumus;

26.10.2. katrs starpmaksājums veido tādu procentuālo īpatsvaru šo maksājuma pieteikumu pamatojošos attiecināmajos izdevumos, kas nepārsniedz projekta finanšu memorandā vai EK lēmumā noteikto Kohēzijas fonda finansējuma īpatsvaru kopējos attiecināmajos izdevumos un ir atspoguļots naudas plūsmas tabulas ailē “Budžeta struktūra”. Katra starpmaksājuma aprēķina pamatā ir attiecināmie izdevumi, kurus plāno laikposmā no iepriekšējā izdevumu deklarācijā iekļauto attiecināmo izdevumu perioda beigām līdz kārtējās izdevumu deklarācijas iesniegšanas termiņam maksājumu iestādei (parastajā kārtībā – līdz kalendāra gada februārim, jūnijam un oktobrim);

26.10.3. noslēguma maksājumu aprēķina, no kopējā projektam apstiprinātā Kohēzijas fonda finansējuma vai, ja ir noslēgti visi projekta līgumi, no projekta ietvaros noslēgto līgumu summai atbilstošā Kohēzijas fonda finansējuma atņemot projekta īstenošanas gaitā saņemto vai plānoto avansa maksājumu un starpposma maksājumu kopsummu. Kohēzijas fonda noslēguma maksājumu saņem divu mēnešu laikā pēc projekta noslēguma izdevumu deklarācijas un projekta noslēguma ziņojuma iesniegšanas Eiropas Komisijā vai astoņu mēnešu laikā no finanšu memorandā vai EK lēmumā noteiktā projekta beigu datuma;

26.11. attiecināmo izdevumu segšanai papildus ieguldītā finansējuma at­maksāšanu paredz pēc Kohēzijas fonda kārtējā maksājuma saņemšanas, attiecīgo summu ar negatīvu zīmi norādot ailē “Papildu finansējums attiecināmo izdevumu segšanai”;

26.12. informācija par faktiski veiktajiem izdevumiem pārskata tabulā atbilst maksājumiem par attiecināmajiem izdevumiem, kurus maksājumu iestāde atzinusi vai faktiski veikusi projekta izpildītājam.

27. Starpniekinstitūcija tabulas beigās sadaļā “Informācija par līgumiem” norāda plānoto līguma parakstīšanas datumu vai, ja līgums ir noslēgts, līguma parakstīšanas datumu, kā arī grozījumu parakstīšanas datumu(-us) (ja attiecināms) sadalījumā pa līgumiem.

28. Projekta pirmo naudas plūsmas prognozi starpniekinstitūcija sagatavo mēneša laikā no dienas, kad starpniekinstitūcija ir saņēmusi EK lēmuma kopiju.

29. Pēc projekta pirmās naudas plūsmas prognozes nākamo naudas plūsmas prognozi starpniekinstitūcija iesniedz līdz pirmā līguma noslēgšanai, ja attiecīgā mēneša naudas plūsmas prognozē notikušas izmaiņas salīdzinājumā ar iepriekšējo prognozi un ir veikti izdevumi, tajā skaitā neattiecināmie izdevumi no valsts budžeta līdzekļiem.

30. Pēc pirmā līguma noslēgšanas projekta naudas plūsmas prognozi starpniek­institūcija iesniedz katru mēnesi. Iesniedzot naudas plūsmas prognozi, aktualizē tajā norādīto informāciju par iepriekšējo mēnesi un ņem vērā papildus iegūto informāciju, kas ietekmē projekta kopējo naudas plūsmu.

31. Starpniekinstitūcija iesniedz naudas plūsmas prognozi, kamēr projekta noslēguma izdevuma deklarācija un noslēguma ziņojums ir nosūtīti Eiropas Komisijai.

32. Starpniekinstitūcija ievēro šādus projekta starpposma vai noslēguma izdevumu deklarācijas (3.pielikums) sagatavošanas nosacījumus:

32.1. izdevumu deklarācijas 2.ailē “Kopējie veiktie izdevumi (no…līdz…), EUR” norāda kopējos projekta ietvaros līdz izdevumu deklarācijas sagatavošanas datumam veiktos attiecināmos izdevumus. Attiecināmie izdevumi attiecas uz maksājumiem, ko maksājumu iestāde faktiski veikusi projekta izpildītājam, sadalījumā pa 1.ailē “Izdevumu kategorija” norādītajām izdevumu kategorijām un līgumiem (turpmāk – izdevumu kategorijas un līgumi);

32.2. izdevumu deklarācijas 3.ailē “Sertificētie izdevumi kopš iepriekšējās apstiprinātās izdevumu deklarācijas, EUR” norāda projekta ietvaros kopš iepriekšējās apstiprinātās izdevumu deklarācijas līdz izdevumu deklarācijas sagatavošanas datumam veiktos attiecināmos izdevumus sadalījumā pa izdevu­mu kategorijām un līgumiem, t.i., izdevumus pārskata periodā. Noslēguma izdevumu deklarācijas 3.ailei jāsakrīt ar pārskata (kura pārskata periods sakrīt ar projekta noslēguma izdevumu deklarācijas periodu) par projekta ieviešanu (1.pielikums) 5.tabulas “Projekta finanšu izpilde” 7.aili “Izdevumi pārskata periodā”. Ja kopš iepriekšējās izdevumu deklarācijas ir konstatēti atgūstami neatbilstoši veiktie izdevumi, tad attiecīgi tiek samazināta 3.ailē norādītā izdevumu kategorijas summa;

32.3. izdevumu deklarācijas 4.ailē “Kopējie plānotie izdevumi, EUR” no­rāda projekta paredzamās attiecināmās izmaksas sadalījumā pa izdevumu kate­gorijām un līgumiem, kuru kopsumma sastāda projekta finanšu memorandā vai EK lēmumā noteikto;

32.4. izdevumu deklarācijas 5.ailē “Līdzšinējie veiktie izdevumi attiecībā pret sākotnējo budžetu (%)” norāda līdz izdevumu deklarācijas sagatavošanas datumam veikto attiecināmo izdevumu īpatsvaru kopējo plānoto attiecināmo izdevumu apjomā katras izdevumu kategorijas un līguma ietvaros, ko iegūst, 2.ailes datus dalot ar 4.ailes datiem un reizinot ar 100;

32.5. izdevumu deklarācijas 6.ailē “Projekta pabeigšanai nepieciešamie izdevumi, EUR” norāda projekta pabeigšanai nepieciešamo izdevumu apjomu katras izdevumu kategorijas un līguma ietvaros;

32.6. ja nepieciešams, izdevumu deklarācijā iekļauj papildu rindu, skaidri definējot izdevumu kategoriju, piemēram, ja pēc visu projekta līgumu noslēgšanas radies finanšu memorandā vai EK lēmumā apstiprināto līdzekļu ietaupījums;

32.7. ja faktiskie projekta attiecināmie izdevumi pārsniedz finanšu memorandā vai EK lēmumā noteikto projekta attiecināmo izdevumu summu, starpniekinstitūcija izdevumu deklarācijas sagatavošanai izmanto ar Eiropas Komisiju saskaņotu papildinātu izdevumu deklarācijas veidlapu (8.pielikums), kur:

32.7.1. izdevumu deklarācijas 6.ailē “Kopējie plānotie izdevumi (atbilstoši faktiski noslēgto līgumu summai), EUR” norāda projekta paredzamās attiecināmās izmaksas sadalījumā pa izdevumu kategorijām un līgumiem atbilstoši faktiski noslēgto līgumu summai;

32.7.2. izdevumu deklarācijas 7.ailē “Līdzšinējie veiktie izdevumi attiecībā pret faktiski noslēgto līgumu summu (%)” norāda līdz izdevumu deklarācijas sagatavošanas datumam veikto attiecināmo izdevumu īpatsvaru kopējo faktisko attiecināmo izdevumu apjomā katras izdevumu kategorijas un līguma ietvaros;

32.7.3. izdevumu deklarācijas 8.ailē “Projekta pabeigšanai nepieciešamie izdevumi, EUR” norāda projekta pabeigšanai nepieciešamo izdevumu apjomu katras izdevumu kategorijas un līguma ietvaros;

32.8. izdevumu deklarācijas pielikumā “Pielikums izdevumu deklarācijai: summas, kas atgūtas kopš iepriekšējās apstiprinātās izdevumu deklarācijas un ietvertas šajā izdevumu deklarācijā” norāda informāciju atbilstoši vadošās iestādes pieņemtajam lēmumam par neatbilstoši veikto izdevumu atgūšanu un no ieviešanas iestādes vai atbalsta saņēmēja faktiski atgūtajiem neatbilstoši veiktiem izdevumiem kopš iepriekšējās apstiprinātās izdevumu deklarācijas;

32.9. izdevumu deklarācijas pielikumā “Pieteikums starpposma vai no­slēguma maksājumam” norāda Eiropas Komisijai pieprasāmo summu, ko aprēķina šādi:

32.9.1. ja aizpilda projekta starpposma izdevumu deklarāciju, reizina izdevumu deklarācijas 3.ailē norādīto kopsummu ar finanšu memorandā vai EK lēmumā noteikto Kohēzijas fonda finansējuma īpatsvaru kopējos attiecināmajos izdevumos (%), kas precizēts, dalot kopējo projekta Kohēzijas fonda finansējuma summu ar kopējo projekta attiecināmo izdevumu summu un noapaļojot to līdz astoņām zīmēm aiz komata. Avansa un starpposma maksājumu summa, ieskaitot arī kārtējo ar izdevumu deklarāciju pieprasāmo starpposma maksājumu, nedrīkst pārsniegt finanšu memorandā vai EK lēmumā noteikto avansa un starpposma maksājumu summas maksimālo īpatsvaru kopējā projektam piešķirtā Kohēzijas fonda finansējuma apjomā;

32.9.2. ja aizpilda projekta noslēguma izdevumu deklarāciju, reizina izdevumu deklarācijas 2.ailē norādīto kopsummu ar finanšu memorandā vai EK lēmumā noteikto Kohēzijas fonda finansējuma īpat­svaru kopējos attiecināmajos izdevumos (%), kas precizēts, dalot kopējo projekta Kohēzijas fonda finansējuma summu ar kopējo projekta attiecināmo izdevumu summu un noapaļojot to līdz astoņām zīmēm aiz komata, un atņem projekta īstenošanas gaitā saņemto avansa maksājumu un starpposma maksājumu kopsummu. Ja noslēguma deklarācijā kopējie sertificētie projekta attiecināmie izdevumi pārsniedz finanšu memorandā vai EK lēmumā noteikto projekta attiecināmo izdevumu summu, aprēķinot pieprasāmo noslēguma maksājumu, nodrošina, ka avansa, starpmaksājumu un noslēguma maksājuma summa nepārsniedz finanšu memorandā vai EK lēmumā noteikto Kohēzijas fonda finansējuma summu.

33. Aizpildot projekta starpposma vai noslēguma izdevumu deklarāciju, ievēro vienotu stilu, rakstot summas un procentus, – divi cipari aiz komata (summām) un viens cipars aiz komata (procentiem).

34. Maksājumu iestāde, sagatavojot izdevumu deklarāciju iesniegšanai Eiropas Komisijā, var labot starpniekinstitūcijas izdevumu deklarācijā kļūdaini norādīto informāciju, izņemot izdevumu deklarācijas 3.ailē norādītos datus, elektroniski saskaņojot to ar starpniekinstitūciju. Ja ir labojumi, izlabotās projekta noslēguma izdevumu deklarācijas gala variantu elektroniski nosūta neatkarīgajai struktūrvienībai. Maksājumu iestādei ir tiesības bez saskaņošanas labot starpniekinstitūcijas deklarētos izdevumus, ja maksājuma iestādes pārbaudes laikā vai arī citu auditu un pārbaužu laikā tika konstatēts vai ir aizdomas, ka deklarētajā summā ir iekļauti neattiecināmie izdevumi.

35. Starpniekinstitūcija, sagatavojot ziņojumu uzraudzības komitejai (turpmāk – ziņojums) (5.pielikums), ņem vērā, ka ziņojuma pārskata periods ir pusgads, un norāda ziņojuma pārskata perioda beigu datumu. Ziņojumu paraksta starpniekinstitūcijas vadītājs vai atbildīgā amatpersona.

36. Starpniekinstitūcija ievēro šādus ziņojuma sagatavošanas nosacījumus saskaņā ar finanšu memorandu vai EK lēmumu:

36.1. ziņojuma 1A daļā “Pamatinformācija par projektu” norāda:

36.1.1. Kohēzijas fonda finansējuma summu (EUR);

36.1.2. Kohēzijas fonda finansējuma īpatsvaru attiecināmajās izmaksās (%);

36.1.3. Eiropas Komisijas parakstītā finanšu memoranda datumu vai EK lēmuma pieņemšanas datumu un grozījumu parakstīšanas datumu;

36.1.4. starpniekinstitūciju;

36.1.5. ieviešanas iestādi;

36.1.6. atbalsta saņēmēju;

36.2. ziņojuma 1B daļā “Ieviešanas iestāde” norāda ieviešanas iestādes nosaukumu, adresi, kontaktpersonas vārdu, uzvārdu, amatu, tālruņa numuru,
e-pasta adresi;

36.3. ziņojuma 2.daļā “Īss paveikto darbu hronoloģisks apraksts projekta ietvaros sadalījumā pa līgumiem” norāda vispārīgu informāciju par projektu kopumā un sadalījumā pa parakstītajiem un sagatavošanā esošajiem līgumiem;

36.4. ziņojuma 3.daļā “Finanšu memoranda vai EK lēmuma īpašo nosacījumu izpilde” norāda informāciju par nosacījumu izpildi (piemēram, tās Eiropas Komisijas vēstules datums, numurs un citi rekvizīti, kura apstiprina nosacījuma izpildi);

36.5. ziņojuma 4.daļā “Iepirkuma plāns” norāda:

36.5.1. līguma numuru, nosaukumu un veidu, norādot galveno līgumu, ja tāds ir paredzēts;

36.5.2. parakstītos līgumus un sagatavošanā esošos līgumus;

36.5.3. iepirkuma procedūras vai līguma veidu;

36.5.4. paziņojuma par līgumu publicēšanas datumu, norādot avotu;

36.5.5. sākotnējo līguma summu Eiropas Savienības valstu vienotajā valūtā bez pievienotās vērtības nodokļa vai, ja līgums nav noslēgts, tad paredzamo līguma summu saskaņā ar finanšu memorandu vai EK lēmumu;

36.5.6. faktisko līguma summu Eiropas Savienības valstu vienotajā valūtā bez pievienotās vērtības nodokļa saskaņā ar pēdējiem grozījumiem noslēgtajā līgumā;

36.5.7. līguma izpildītāju, līguma parakstīšanas datumu vai pašreizējo statusu. Ja kāds no līgumiem vēl tiek gatavots, sniedz informāciju par konkursa dokumentācijas vai līguma pašreizējo sagatavošanu;

36.6. ziņojuma 5.daļu “Projekta fiziskā izpilde pārskata periodā” un 6.daļu “Projekta finanšu izpilde pārskata periodā” aizpilda līdzīgi kā attiecīgo daļu pārskatā par projekta ieviešanu (1.pielikums);

36.7. ziņojuma 7.daļā “Finanšu izpilde (EUR)” norāda:

36.7.1. pārskata gadu un nākamo gadu (pa ceturkšņiem);

36.7.2. kopējās attiecināmās izmaksas saskaņā ar sākotnējo finanšu memorandu vai EK lēmumu un saskaņā ar finanšu memoranda vai EK lēmuma grozījumiem;

36.7.3. faktiskos maksājumus;

36.7.4. projekta pabeigšanai nepieciešamos izdevumus;

36.7.5. kopējos izdevumus, kurus iegūst, faktiskos maksājumus saskaitot ar projekta pabeigšanai nepieciešamajiem izdevumiem;

36.8. šīs instrukcijas 36.7.3. un 36.7.4.apakš­punktā norādītos izdevumus pārbauda, salīdzinot ar projekta naudas plūsmas pro­gnozi;

36.9. informācijai par faktiskajiem maksājumiem ziņojuma 6. un 7.daļā jāsakrīt ar faktiski veiktajiem maksājumiem no projekta konta;

36.10. ziņojuma 8.daļā “Galvenās tehniskās, finansiālās un juridiskās problēmas, kas ir radušās projekta ieviešanas gaitā, un to novērošanai veiktie pasākumi” norāda galvenās tehniskās, finansiālās un juridiskās problēmas, kas radušās projekta ieviešanas laikā, arī novirzes no sākotnējā finansēšanas plāna, un problēmu novēršanas pasākumus, norādot aizkavēšanos, finanšu korekcijas vai neatbilstību;

36.11. ziņojuma 9.daļā “Nacionālo un Eiropas Savienības revīzijas iestāžu konstatējumi un ieteikumi” norāda nacionālo un Eiropas Savienības revīzijas iestāžu konstatējumu un ieteikumu kopsavilkumu (ar atsaucēm uz attiecīgiem dokumentiem), kā arī sniedz pārskatu par minēto ieteikumu ieviešanu vai plānotajiem ieviešanas termiņiem;

36.12. ziņojuma 10.daļā “Publicitātes pasākumi” norāda pārskata periodā īstenotos publicitātes pasākumus katrā projekta īstenošanas posmā, norādot īstenotā publicitātes pasākuma nosaukumu, datumu, publikācijas veidu, plašsaziņas līdzekli un ziņojumam pielikumā pievienojot ar starpniekinstitūcijas starpniecību sagatavotās un izplatītās informācijas materiālu kopijas, kā arī lielformāta stendu un informācijas plākšņu fotogrāfijas;

36.13. ziņojuma 11.daļā “Darbu grafiks un tā izmaiņas” norāda darbu ka­tegorijas (būvdarbi, priekšizpēte, finanšu analīze), darbu uzsākšanas un beigu datumu saskaņā ar finanšu memorandu vai EK lēmumu un plānoto vai faktisko izpildi;

36.14. ziņojuma 12.daļā “Beigu datums” norāda sākotnējā finanšu me­morandā vai EK lēmumā noteikto beigu datumu, beigu datumu saskaņā ar finanšu memoranda vai EK lēmuma grozījumiem un paredzamo beigu datumu;

36.15. ziņojuma 13A daļā “Finanšu memoranda vai EK lēmuma grozījumi” norāda datumu, kad paredzēts iesniegt grozījumus Eiropas Komisijā, kā arī norāda, ko nepieciešams grozīt (piemēram, finansēšanas plānu, beigu datumu, fiziskos rādītājus, projekta aprakstu);

36.16. ziņojuma 13B daļā “Īss paskaidrojums” norāda, kāpēc ne­pieciešami grozījumi finanšu memorandā vai EK lēmumā;

36.17. ziņojumā neatstāj tukšas ailes. Ja datu nav, norāda “N/A” teksta daļā vai “–” skaitliskajā daļā. Izņēmums ir ziņojuma 6.daļa “Projekta finanšu izpilde pārskata periodā” un 7.daļa “Finanšu izpilde (EUR)”, kur, aizpildot tabulu, summas un procentus raksta ar diviem cipariem aiz komata, neatstājot tukšas ailes.

37. Starpniekinstitūcija pirmo ziņojumu uzraudzības komitejai iesniedz vadošajā iestādē par periodu, kurā projekta ietvaros noslēgts pirmais līgums. Starpniekinstitūcija pēdējo ziņojumu uzraudzības komitejai sagatavo par periodu, kurā starpniekinstitūcija iesniegusi vadošajā iestādē projekta noslēguma izdevumu deklarāciju un noslēguma ziņojumu.

38. Starpniekinstitūcija ievēro šādus projekta noslēguma ziņojuma (6.pielikums) sagatavošanas nosacījumus:

38.1. ziņojuma 1.daļā “Pamatinformācija par projektu” saskaņā ar finanšu memorandu vai EK lēmumu norāda projekta ilgumu, Kohēzijas fonda finansējuma īpatsvaru (%) projekta attiecināmajās izmaksās, Kohēzijas fonda finansējuma maksimālo summu (Eiropas Savienības valstu vienotajā valūtā), starp­niekinstitūciju, ieviešanas iestādi, atbalsta saņēmēju un projekta aprakstu;

38.2. ziņojuma 2.daļā “Informācija par līgumiem” norāda:

38.2.1. līguma numuru un nosaukumu;

38.2.2. līguma veidu (piemēram, publisks būvdarbu, piegādes vai pakalpojumu līgums);

38.2.3. paziņojuma par līgumu publicēšanas datumu (norādot avotu);

38.2.4. iepirkuma procedūras veidu;

38.2.5. līguma noslēgšanas datumu;

38.2.6. faktisko līguma izpildes datumu: būvuzraudzības līgumam – saskaņā ar audita sertifikātu, pakalpojumu un piegāžu līgumiem – saskaņā ar pieņemšanas un nodošanas aktu, būvdarbu līgumiem – saskaņā ar būvvaldes apstiprināto pieņemšanas un nodošanas aktu ekspluatācijā;

38.2.7. līguma izpildītāju;

38.2.8. līguma summu ar pievienoto vērtības nodokli un bez pievienotā vērtības nodokļa (Eiropas Savienības valstu vienotajā valūtā), ņemot vērā pēdējos grozījumus, ja attiecināms;

38.3. ziņojuma 3.daļā “Veiktie darbi un projekta īstenošanā sasniegtie mērķi” norāda, kā ir sasniegti finanšu memorandā vai EK lēmumā projektam izvirzītie mērķi, pamatojot to ar sasniegtajiem rezultātiem un īsumā aprakstot veiktos darbus mērķu sasniegšanā;

38.4. ziņojuma 4.daļā “Fiziskā izpilde” norāda:

38.4.1. fiziskos rādītājus;

38.4.2. vienības, kādās atbilstoši projekta finanšu memorandam vai EK lēmumam tiek mērīti fiziskie rādītāji;

38.4.3. finanšu memorandā vai EK lēmumā paredzēto fizisko rādītāju daudzumu;

38.4.4. fizisko rādītāju faktisko izpildi vai fizisko rādītāju izpildes īpatsvaru;

38.4.5. fizisko rādītāju daudzumu un izpildi norāda, noapaļojot līdz divām zīmēm aiz komata;

38.5. ziņojuma 5.daļā “Darbu grafiks un tā izpilde” norāda veikto darbu kategorijas (piemēram, būvdarbi, priekšizpēte, finanšu analīze), darbu uzsākšanas un beigu datumus saskaņā ar finanšu memorandu vai EK lēmumu, faktiskos darbu uzsākšanas datumus, kā arī faktiskos beigu datumus saskaņā ar šīs instrukcijas 38.2.6.apakš­punktu;

38.6. ziņojuma 6.daļā “Finanšu izpilde”, ailē “Izdevumu kategorija” norāda izdevumus sadalījumā pa darbu kategorijām. Izdevumus norāda saskaņā ar sākotnējo finanšu memorandu vai EK lēmumu un saskaņā ar pēdējiem grozījumiem finanšu memorandā vai EK lēmumā, kā arī norāda faktiski veiktos izdevumus un izpildi (%). Ja faktiskā izpilde atšķiras no finanšu memoranda vai EK lēmumā apstiprinātās, ir nepieciešams paskaidrot izmaiņas tabulas beigās. Tāpat tabulas beigās ir jānorāda informācija par projekta ietvaros uzkrātajiem procentiem un iegādāto pamatlīdzekļu tirgus vērtību uz projekta noslēguma datumu;

38.7. ziņojuma 7.daļā “Finanšu memoranda vai EK lēmuma īpašo nosacījumu izpilde” norāda informāciju par nosacījumu izpildi (piemēram, EK vēstules (kas apstiprina nosacījumu izpildi) numurs, datums un citi rekvizīti);

38.8. ziņojuma 8.daļā “Projekta rezultātu un turpmākās darbības novērtējums” norāda:

38.8.1. finanšu memorandā vai EK lēmumā noteikto projekta darbības uzsākšanas (objekta nodošana ekspluatācijā) datumu un projekta darbības uzsākšanas faktisko datumu. Ja projekta darbības uzsākšanas faktiskais datums atšķiras no finanšu memorandā vai EK lēmumā noteiktā projekta darbības uzsākšanas datuma, norāda šo noviržu pamatojumu;

38.8.2. informāciju par atbalsta saņēmēju, kas nodrošinās projekta eks­pluatāciju un vadību pēc tā pabeigšanas, un galvenajiem projekta ekspluatācijas aspektiem;

38.8.3. informāciju, vai projekts radīs ieņēmumus, no kādiem līdzekļiem tiks segtas ekspluatācijas izmaksas un kādi būs ieguvumi;

38.8.4. atkārtotu izvērtējumu finanšu memorandā vai EK lēmumā norādītajām sociālekonomiskajām izmaksām un ieguvumiem un to turpmākajām perspektīvām;

38.8.5. informāciju par ietekmes uz vidi novērtējumu, tajā skaitā atbilstību principam “piesārņotājs maksā”, un projekta īstermiņa un ilgtermiņa ietekmi uz vidi, kā arī informāciju par materiālu atkārtotu izmantošanu un satiksmes uzlabojumiem;

38.9. ziņojuma 8.daļā “Projekta rezultātu un turpmākās darbības novērtējums” tehniskās palīdzības projektiem norāda vispārīgu vērtējumu par projekta rezultātiem un turpmāko darbību. Uz tehniskās palīdzības projektiem neattiecas šīs instrukcijas 38.8.1., 38.8.3., 38.8.4. un 38.8.5.apakš­punkts;

38.10. ziņojuma 9.daļā “Projektā veiktais audits un pārbaudes” norāda audita vai pārbaudes ziņojuma datumu, nosaukumu, institūciju, kas veikusi auditu vai pārbaudi, un ieteikumu ieviešanas statusu;

38.11. ziņojuma 10.daļā “Publicitātes pasākumi” norāda īstenotos publicitātes pasākumus katrā projekta īstenošanas posmā, norādot īstenotā publicitātes pasākuma nosaukumu, datumu, publikācijas veidu, plašsaziņas līdzekli un noslēguma ziņojumam pielikumā pievienojot ar starp­niekinstitūcijas starpniecību sagatavotās un izplatītās informācijas materiālu kopijas, kā arī lielformāta stendu un informācijas plākšņu fotogrāfijas.

39. Noslēguma ziņojumu sagatavo par katru pabeigto projektu.

40. Starpniekinstitūcijas vadītājs vai atbildīgā amatpersona un vadošās iestādes vadītājs paraksta atbilstības apliecinājumu, ka projekts īstenots atbilstoši finanšu memorandam vai EK lēmumam.

(Nodaļa MK 25.06.2013. instrukcijas Nr. 6 redakcijā)

40.¹ Starpniekinstitūcija ievēro šādus apliecinājuma par projekta pēcuzraudzību (7.² pielikums) sagatavošanas nosacījumus:

40.¹ 1. norāda pārskata periodu – gadu, par kuru tiek sniegts apliecinājums;

40.¹ 2. norāda starpniekinstitūcijas nosaukumu, kas sniedz apliecinājumu;

40.¹ 3. norāda numuru un nosaukumu projektam, par kuru tiek sniegts apliecinājums;

40.¹ 4. apliecina projekta atbilstību apliecinājumam atbilstoši šādiem pārbaudāmajiem aspektiem (atbildot ar "Jā" vai "Nē"):

40.¹ 4.1. nodrošināta visu ar Kohēzijas fonda projekta īstenošanu saistīto dokumentu oriģinālu vai to atvasinājumu glabāšana atbilstoši normatīvajos aktos par dokumentu uzglabāšanas termiņiem noteiktajai kārtībai;

40.¹ 4.2. projekta dokumentācija ir nodalīta atsevišķi no pārējo atbalsta saņēmēja īstenoto projektu dokumentācijas un no pamatdarbības dokumentācijas, tai skaitā ir nodrošināta projekta dokumentācijas izsekojamība trešajām personām;

40.¹4.3. atbalsta saņēmēja saimnieciskās darbības apstākļi būtiski neatšķiras no sākotnējiem pieņēmumiem, uz kuriem pamatojoties tika noteikts līdzfinansējuma apjoms un pamatota apstiprinātā Kohēzijas fonda līdzfinansējuma likme;

40.¹ 4.4. projektā nav notikušas būtiskas izmaiņas, kas:

40.¹ 4.4.1. skar saimnieciskās darbības raksturu vai tās izpildes nosacījumus vai nodrošina nepamatotas priekšrocības kādai privātai vai valsts struktūrai;

40.¹ 4.4.2. radušās saistībā ar jebkuras finansētas infrastruktūras daļas īpašuma formu izmaiņām (piemēram, īpašums ticis pārdots, iemainīts, uzdāvināts, aizdots, patapināts, iznīcināts, iznomāts, izīrēts vai ieķīlāts) vai saimnieciskās darbības pārtraukšanas vai būtiskas pārveides dēļ (piemēram, atbalsta saņēmējs likvidēts, apvienots, pārveidots vai sadalīts);

40.¹ 4.5. projekta kvantitatīvie mērķi (ja attiecināms) saskaņā ar finanšu memorandu vai Eiropas Komisijas lēmumu ir pilnībā sasniegti, un to procentuālie rādītāji atbilst finanšu memorandam vai Eiropas Komisijas lēmumam;

40.¹ 4.6. projektā radītās vērtības un rezultāti tiek izmantoti saskaņā ar apstiprinātajā projekta iesniegumā (finanšu memorandā vai Eiropas Komisijas lēmumā) minētajiem mērķiem;

40.¹ 4.7. pamatlīdzekļi, kas radīti vai iepirkti, daļēji vai pilnībā izmantojot Kohēzijas fonda finansējumu, atrodas projekta īstenošanas vietā, nav atsavināti vai citādi norakstīti un tiek izmantoti atbilstoši projekta mērķim;

40.¹ 4.8. projekta ekspluatācija un vadība pēc tā pabeigšanas norit saskaņā ar noslēguma ziņojuma 8.sadaļā "Projekta rezultātu un turpmākās darbības novērtējums" (6.pielikums) norādīto informāciju;

40.¹ 4.9. tiek ievērotas normatīvajos aktos noteiktās informācijas un publicitātes prasības:

40.¹ 4.9.1. lielformāta stendi ir nomainīti ar informācijas plāksnēm projekta īstenošanas vietā (ne vēlāk kā sešu mēnešu laikā pēc projekta darbu pabeigšanas);

40.¹ 4.9.2. uz informācijas plāksnēm ir skaidrojums par projekta mērķi ("Šis projekts palīdz mazināt ekonomiskās un sociālās atšķirības Eiropas Savienības pilsoņu vidū") un Eiropas Savienības karoga attēls (kam pievienots teksts "__% no šī projekta kopējām faktiskajām attiecināmajām izmaksām finansē Eiropas Savienība");

40.¹ 4.9.3. uz projekta ietvaros iegādātajām kustamajām lietām ir izvietota Eiropas Savienības un Kohēzijas fonda simbolika;

40.¹ 4.10. ir aktuāli Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadības informācijas sistēmā (VIS) iekļautie projekta dati;

40.¹ 5. ja kāds no apliecinājumā minētajiem kritērijiem ir novērtēts ar "Nē", apliecinājuma beigās sniedz detalizētu informāciju par konstatētajiem trūkumiem vai neatbilstībām konkrētā projekta ietvaros, kā arī sniedz aprakstu par veiktajiem pasākumiem vai priekšlikumiem to novēršanai. Ja projekta ietvaros ir konstatētas citas tehniska, finansiāla vai juridiska rakstura problēmas, tās norāda, izdarot attiecīgu piezīmi apliecinājuma beigās par jau veiktajiem un plānotajiem pasākumiem to novēršanai.

40.² Starpniekinstitūcija apliecinājumu par projekta pēcuzraudzību sagatavo par tiem projektiem, kuriem nav beidzies piecu gadu pēcuzraudzības periods, izņemot tehniskās palīdzības projektus, par kuriem šajā punktā minēto apliecinājumu negatavo, bet informāciju par projekta ietvaros veiktajām pārbaudēm ievada Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadības informācijas sistēmā (VIS).

40.³ Apliecinājumu par projekta pēcuzraudzību paraksta starpniekinstitūcijas vadītājs, norādot vārdu, uzvārdu un datumu.

41. Atzīt par spēku zaudējušu Ministru kabineta 2006.gada 10.oktobra instrukciju Nr.12 “Kārtība, kādā starpniekinstitūcija iesniedz Kohēzijas fonda projekta pārskatus vadošajai iestādei un maksājumu iestādei” (Latvijas Vēstnesis, 2006, 164.nr.; 2007, 121.nr.).