Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā Finanšu ministrija veic iekšējā audita struktūrvienību darba salīdzinošo pārbaudi (turpmāk - pārbaude).

2. Noteikumi attiecas uz ministrijām, īpašu uzdevumu ministru sekreta­riātiem un Valsts kanceleju (turpmāk - ministrija), kā arī uz ministrijas padotībā esošajām iestādēm (turpmāk - iestādes).

3. Pārbaudes mērķis ir uzlabot un attīstīt ministriju un iestāžu darba kvalitāti iekšējā audita jomā un nodrošināt vienotas iekšējā audita metodikas piemērošanu ministrijās un iestādēs.

4. Pārbaudes uzdevumi ir:

4.1. sniegt atzinumu par iekšējā audita sistēmas darbības atbilstību iekšējo auditu regulējošiem normatīvajiem aktiem;

4.2. noteikt jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi vai pastiprināta kontrole;

4.3. salīdzināt darba metodes un rezultātus, kā arī apkopot labāko iekšējā audita praksi.

5. Veicot pārbaudes iestādēs, Finanšu ministrija pieaicina attiecīgās ministrijas iekšējā audita struktūrvienības pārstāvi.

6. Pārbaudi Finanšu ministrijā ne retāk kā reizi divos gados veic neatkarīgi eksperti.

7. Pārbaude sastāv no šādiem posmiem:

7.1. pārbaudes plānošana;

7.2. pārbaudes veikšana un pārbaudē iegūtās informācijas izvērtēšana;

7.3. pārbaudes ziņojuma sagatavošana, saskaņošana un ieteikumu ieviešanas grafika apstiprināšana;

7.4. pārbaudes ieteikumu ieviešanas uzraudzība.

8. Pārbaudes plānošana ietver pārbaudes apjoma noteikšanu, pārbaužu plāna apstiprināšanu un aktualizāciju, ministrijas un iestādes informēšanu par pārbaudi, kā arī pārbaudes apjoma precizēšanu.

9. Nosakot pārbaudes apjomu, Finanšu ministrija izvērtē tās rīcībā esošo dokumentāciju, ņem vērā laiku kopš iekšējā audita struktūrvienības izveidoša­nas, iekšējā audita struktūrvienības struktūru, laiku kopš pēdējās pārbaudes veikšanas, iekšējo auditoru skaitu, personāla mainību un informāciju par iepriek­šējās pārbaudes ieteikumu ieviešanu. Finanšu ministrija var arī veikt ministriju un iestāžu aptauju.

10. Pēc pārbaudes apjoma noteikšanas Finanšu ministrija izstrādā un apstiprina pārbaužu plānu divu gadu periodam. Pārbaužu plānā norāda minis­trijas, iestādes un pārbaudes veikšanas laiku.

11. Divu nedēļu laikā pēc pārbaužu plāna apstiprināšanas vai aktualizā­cijas Finanšu ministrija nosūta to visām ministrijām informācijai.

12. Finanšu ministrija vismaz 10 darbdienas pirms pārbaudes uzsākšanas nosūta ministrijai vēstuli, kurā:

12.1. informē par pārbaudi;

12.2. norāda pārbaudes uzdevumus;

12.3. norāda pārbaudes apjomu;

12.4. lūdz aizpildīt vēstulei pievienoto pārbaudes anketu par ministrijas vai iestādes iekšējā audita struktūrvienības galvenajiem darba organizācijas posmiem;

12.5. lūdz sniegt pārbaudei nepieciešamo informāciju un dokumentāciju, kas raksturo ministrijas vai iestādes iekšējā audita struktūrvienības darba organi­zāciju;

12.6. lūdz nodrošināt pārbaudāmo darba dokumentu kopiju iesniegšanu Finanšu ministrijā;

12.7. norāda darbiniekus, kuri veiks pārbaudi.

13. Ministrija nodrošina to iestāžu informēšanu par paredzamo pārbaudi, kurās ir izveidota iekšējā audita struktūrvienība, kā arī ministrijas un iestāžu aizpildīto anketu un pārbaudes veikšanai nepieciešamās dokumentācijas apkopo­šanu un iesniegšanu Finanšu ministrijā līdz šo noteikumu 12.punktā minētajā vēstulē norādītajam termiņam.

14. Pēc saņemto anketu un pārbaudes veikšanai nepieciešamās informāci­jas izvērtēšanas Finanšu ministrija var precizēt pārbaudes apjomu un informē par to ministriju un iestādi.

15. Pēc aizpildīto anketu saņemšanas un izvērtēšanas šo noteikumu 12.7.apakšpunktā minētie darbinieki vienojas par tikšanos ar ministrijas un iestādes iekšējā audita struktūrvienību pārstāvjiem. Tikšanās laikā:

15.1. pārrunā un precizē pārbaudes anketas atbildes;

15.2. pārbauda darbības plānus un to izpildi;

15.3. izvērtē iekšējā audita lietā ietverto konstatējumu, secinājumu un sniegto ieteikumu atbilstību, kā arī visu iekšējā audita posmu izsekojamību;

15.4. izvērtē izstrādātos iekšējos normatīvos aktus, kuri nosaka iekšējā audita veikšanas kārtību ministrijā vai iestādē, un to piemērojumu iekšējā audita struktūrvienības darbā;

15.5. sniedz nepieciešamos skaidrojumus un papildu informāciju.

16. Finanšu ministrija nodrošina pārbaudē iegūtās informācijas ierobežotu pieejamību.

17. Finanšu ministrija 10 darbdienu laikā pēc pārbaudes veikšanas un pārbaudē iegūtās informācijas izvērtēšanas sagatavo pārbaudes ziņojuma projektu, kurā norāda pārbaudes apjomu, pārbaudes apjoma ierobežojumus, konstatētos faktus, secinājumus un ieteikumus, un iesniedz to saskaņošanai ministrijā.

18. Lai nodrošinātu pārbaudes ziņojuma projekta saskaņošanu, ministrija:

18.1. pārbaudes ziņojuma projektu nosūta komentāru sniegšanai iestādēm, kurās veikta pārbaude;

18.2. piecu darbdienu laikā pēc šo noteikumu 18.1.apakšpunktā minēto komentāru saņemšanas nosūta tos un ministrijas komentāru Finanšu ministrijai.

19. Finanšu ministrija izvērtē sniegtos komentārus par pārbaudes ziņojuma projektu, nodrošina pārbaudes ziņojuma projekta apspriešanu un, ja nepieciešams, precizēšanu, kā arī izstrādā pārbaudes ziņojumu un iesniedz to ministrijā (pārbaudes ziņojuma kopijas - iestādēm).

20. Ministrijas valsts sekretārs vai iestādes vadītājs 10 darbdienu laikā pēc pārbaudes ziņojuma saņemšanas apstiprina iekšējā audita struktūrvienības sagatavoto pārbaudes ieteikumu ieviešanas grafiku, kurā norādīti ieteikumi, to ieviešanas termiņi un par ieviešanu atbildīgās personas.

21. Ministrijas valsts sekretārs 10 darbdienu laikā pēc pārbaudes ieteikumu ieviešanas grafika apstiprināšanas un iestādes apstiprināto pārbaudes ieteikumu ieviešanas grafiku saņemšanas iesniedz tos Finanšu ministrijā.

22. Šo noteikumu 6.punktā minētie eksperti 10 darbdienu laikā pēc pārbaudes ieteikumu ieviešanas grafika apstiprināšanas nosūta Finanšu ministrijas pārbaudes rezultātus visām ministrijām zināšanai.

23. Līdz kārtējā gada 30.janvārim ministrija iesniedz Finanšu ministrijā informāciju par ministrijas un iestāžu apstiprināto pārbaudes ieteikumu ieviešanu.

24. Finanšu ministrija nodrošina ministrijas un iestāžu apstiprināto pārbaudes ieteikumu ieviešanas uzraudzību.

25. Līdz kārtējā gada 15.martam Finanšu ministrija apkopo informāciju par iepriekšējā gadā veikto salīdzinošo pārbaužu rezultātiem un iesniedz to izvērtēšanai Iekšējā audita padomē.

26. Finanšu ministrija apkopoto informāciju par veikto salīdzinošo pārbaužu rezultātiem iekļauj pārskatā par iekšējā audita sistēmas darbību ministrijās un iestādēs.