Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā Kohēzijas fonda projektu vadībā ie­sais­tītās institūcijas veic projektu izdevumu izlases pārbaudes.

2. Starpniekinstitūcijas iekšējā audita struktūrvienība, kas nav iesaistīta Kohēzijas fonda īstenošanas uzraudzības un maksājumu veikšanas kontrolē (turp­māk - starpniekinstitūcijas struktūrvienība), veic no Kohēzijas fonda līdzekļiem finansēta projekta (turpmāk - projekts) maksājuma pieprasījuma un izdevumu deklarācijas atbilstības izlases veida pārbaudi, lai nodrošinātu Eiropas Komisijas 2002.gada 29.jūlija Regulas (EK) Nr. 1386/2002, ar ko paredz sīki izstrādātus īstenošanas noteikumus Padomes regulai (EK) Nr. 1164/94 attiecībā uz tādas palīdzības pārvaldības un kontroles sistēmām, kura piešķirta no Ko­hēzijas fonda, kā arī kārtību finansiālu labojumu veikšanai, 9.pantā noteiktās prasības.

3. Finanšu ministrija veic projekta maksājuma pieprasījuma un izdevumu deklarācijas atbilstības izlases veida pārbaudes (turpmāk - izlases pārbaude) šo noteikumu III nodaļā no­teiktajā kārtībā.

4. Maksājumu iestāde var veikt izlases pārbaudes, lai pārliecinātos par šo noteikumu 13.punktā noteikto prasību izpildi.

5. Starpniekinstitūcija, ieviešanas iestāde un atbalsta saņēmējs nodrošina šo noteikumu 2., 3. un 4.punktā minētajiem izlases pārbaužu veicējiem neierobežotu pieeju visu veidu reģistriem, grāmatvedības dokumentācijai un citai ar Ko­hēzijas fonda projektu saistītai informācijai, kas nepieciešama izlases pārbaudes veikšanai.

6. Starpniekinstitūcija izstrādā metodiku, kādā veic izlases pārbaudes. Meto­dikā nosaka:

6.1. ieviešanas iestādes, projekta veidu un pārbaudāmā finansējuma ap­jomu noteikšanas kārtību;

6.2. personāla resursu noteikšanas kārtību pārbaužu veikšanai;

6.3. riska novērtējuma veikšanas kārtību;

6.4. pārbaužu plāna izpildes uzraudzības kārtību;

6.5. pārbaudes dokumentēšanas kārtību;

6.6. ziņojumā sniegto ieteikumu ieviešanas uzraudzības kārtību.

7. Starpniekinstitūcija, izstrādājot pārbaužu plānu, ņem vērā plānoto izde­vu­mu apjomu izlases pārbaudes veikšanas brīdī. Ja izlases pārbaudes laikā konstatē, ka maksājumu iestādes apliecināto izdevumu apjoms ir mazāks, starp­niekinstitūcija atbilstoši precizē pārbaužu plānu.

8. Starpniekinstitūcija nodrošina:

8.1. izlases pārbaužu plānu projektu (par nākamo gadu) iesniegšanu Finanšu ministrijā katru gadu līdz 15.novembrim;

8.2. aktualizētā izlases pārbaužu plāna iesniegšanu Finanšu ministrijā ne vēlāk kā divas nedēļas pēc tā apstiprināšanas.

9. Starpniekinstitūcijas struktūrvienība pārbauda ne mazāk kā 15% no kopējiem projektu attiecināmajiem izdevumiem, kurus maksājumu iestāde ir aplie­cinājusi. Veicamo pārbaužu apjomu sadala vienmērīgi programmēšanas pe­riodā.

10. Nosakot projektus izlases pārbaudei, ņem vērā:

10.1. projekta veidu;

10.2. projekta apjomu;

10.3. projekta riskantumu, krāpšanas un nelikumību iespējamību;

10.4. projekta sarežģītību un iespējamās atkāpes;

10.5. informāciju par veiktajām pārbaudēm projektu īstenošanas vietās;

10.6. atbalsta saņēmēju juridisko statusu;

10.7. projektā pārbaudāmā finansējuma apjomu.

11. Ja pārbaužu plānā neiekļauj augsta riska projektus, tas ir jāpamato rakstiski.

12. Izlases veidā atlasītajā projektā pārbaudāmo apjomu nosaka, veicot riska novērtējumu un ņemot vērā:

12.1. projekta īstenošanai piešķirto finansējuma apjomu;

12.2. atbalsta saņēmēju juridisko statusu;

12.3. projekta veidu;

12.4. iesaistīto institūciju skaitu;

12.5. plānotās un veiktās iekšējās pārbaudes un auditus;

12.6. informāciju par veiktajām pārbaudēm projektu īstenošanas vietās.

13. Izlases veidā atlasītajos projektos izlases pārbaudēs pārliecinās:

13.1. par starpniekinstitūcijā, ieviešanas iestādē un pie atbalsta saņēmēja izveidotās vadības un kontroles sistēmas efektivitāti un darbības atbilstību Kohēzijas fonda vadības un iekšējā audita jomu regulējošiem normatīvajiem ak­tiem un vadošās iestādes noteiktajām prasībām;

13.2. ka projekta maksājuma pieprasījums un izdevumu deklarācija ir sa­gatavota un pārbaudīta atbilstoši starpniekinstitūcijas, ieviešanas iestādes un at­balsta saņēmēja izstrādātajām iekšējām procedūrām;

13.3. ka grāmatvedības reģistros un maksājuma pieprasījumā fiksētie izdevumi ir samaksāti, pakalpojumi saņemti un materiālās vērtības ir izlietotas noteiktajā projekta ieviešanas periodā un saskaņā ar normatīvo aktu prasībām grāmatvedības jomā;

13.4. ka projekta maksājuma pieprasījumā un izdevumu deklarācijā no­rādītais attiecināmo izdevumu apjoms ir pamatots ar attaisnojuma dokumentiem un ir attiecināms finansējuma saņemšanai no Kohēzijas fonda saskaņā ar Eiropas Komisijas lēmumu vai finanšu memorandu;

13.5. par veikto izdevumu atbilstību Eiropas Komisijas lēmuma vai finanšu memoranda un attiecīgā projekta līguma prasībām, kā arī noslēgtajos līgumos noteiktajiem uzdevumiem un faktiski paveikto darbu;

13.6. par grāmatvedības uzskaites datu atbilstību attaisnojuma do­kumentiem;

13.7. ka projekta īstenošanai nepieciešamais finansējums nodrošināts laikus nepieciešamā apjomā, kā arī nodrošināts projektā apstiprinātā Kohēzijas fonda finansējums un nacionālā līdzfinansējuma apjoms;

13.8. par iepirkuma procedūras prasību ievērošanu;

13.9. par nacionālā līdzfinansējuma prasību ievērošanu;

13.10. par vides aizsardzības prasību ievērošanu;

13.11. par informācijas un publicitātes pasākumu ievērošanu;

13.12. ka attaisnojuma dokumenti starpniekinstitūcijā, ieviešanas iestādē un pie atbalsta saņēmēja tiek uzglabāti atbilstoši normatīvajos aktos par doku­mentu uzglabāšanas termiņiem noteiktajām prasībām.

14. Starpniekinstitūcija nodrošina veikto izlases pārbaudes dokumen­tēšanu saskaņā ar normatīvo aktu prasībām iekšējā audita jomā.

15. Starpniekinstitūcija pēc veiktās izlases pārbaudes sagatavo ziņojumu. Ziņojumā norāda:

15.1. pārbaudes mērķi;

15.2. pārbaudes apjomu, projekta nosaukumu;

15.3. pārbaudes laiku un veicējus;

15.4. informāciju par projektu:

15.4.1. projekta mērķi;

15.4.2. projekta apstiprināšanas datumu;

15.4.3. datumu, kad parakstīts līgums starp starpniekinstitūciju, atbalsta saņēmēju un ievie­šanas iestādi vai līgums starp starpniekinstitūciju un atbalsta saņēmēju;

15.4.4. izmaiņas, kas veiktas projekta īstenošanas laikā;

15.5. informāciju par pārbaudi projekta īstenošanas vietā, par izlases pārbaudi, kā arī par citām pārbaudēm projekta ietvaros (iekšējā audita, vadošās vai maksājumu iestādes veiktās pārbaudes);

15.6. informāciju par pārbaudē atklātajām kļūdām, to apjomu, veiktajām vai plānotajām korektīvajām darbībām;

15.7. specifiskos projekta ieviešanas aspektus, norāda informāciju par ko­pējo projekta progresu, vai tas tiks īstenots atbilstoši plānotajam finanšu memo­randā vai Eiropas Komisijas lēmumā, norāda konstatētās atkāpes un problēmas projekta ieviešanā;

15.8. īsu apkopojumu par izveidoto finanšu vadības un kontroles sistēmu un sniedz vērtējumu par izveidoto projekta vadības un ieviešanas sistēmu, pro­cesu izsekojamību (vai var salīdzināt izdevumu deklarāciju ar grāmatvedības uzskaiti, attiecīgajiem attaisnojuma dokumentiem). Norāda trūkumus, ja tādi tika konstatēti dokumentu uzglabāšanā un finanšu kontrolē;

15.9. īsu aprakstu par šo noteikumu 13.punktā noteikto prasību pārbaudes rezultātiem;

15.10. auditoru secinājumus par izdevumu deklarācijas atbilstību un patiesumu, norādot identificētās problēmas, kuras liecina par izveidotās sistēmas trūkumiem;

15.11. kopīgos secinājumus par pā­rējiem pārbaudītajiem jautājumiem;

15.12. projekta kopējo summu (latos un eiro);

15.13. deklarēto izdevumu summu (latos un eiro);

15.14. pārbaudīto deklarēto izdevumu summu (latos un eiro);

15.15. auditoru viedokli par pārbaudīto deklarēto izdevumu:

15.15.1. attiecināmo daļu (latos un eiro);

15.15.2. neattiecināmo daļu (latos un eiro);

15.16. ieteikumus un ieteikumu ieviešanas grafiku.

16. Starpniekinstitūcija katru gadu līdz 20.janvārim (par iepriekšējo kalendāra gadu) un 20.jūlijam (par pārskata gada pirmo pusgadu) iesniedz Finanšu ministrijā pārskatu par visām veiktajām izlases pār­baudēm, kurā iekļauj šādu informāciju:

16.1. projekta numurs;

16.2. ieviešanas iestādes un atbalsta saņēmēja nosaukums vai ieviešanas iestādes vai atbalsta saņēmēja nosaukums;

16.3. pārbaudes veikšanas datums;

16.4. projekta kopējā summa (latos un eiro);

16.5. apliecināto izdevumu summa (latos un eiro);

16.6. kopējie maksājumu iestādes apliecinātie izdevumi uz pārskata gada 31.decembri un 30.jūniju (latos un eiro);

16.7. pārbaudīto izdevumu summa un tās procentuālais apmērs no pār­skata periodā maksājumu iestādes apliecinātajiem attiecināmajiem izdevumiem (latos un eiro);

16.8. pārbaudīto izdevumu summa un tās procentuālais apmērs no kopējiem maksājumu iestādes apliecinātajiem attiecināmajiem izdevumiem (latos un eiro);

16.9. secinājumi, ieteikumi un informācija par ieteikumu izpildi.

17. Ja pārbaudes laikā ir konstatēti pārkāpumi un neatbilstības, starp­niekinstitūcija ziņo par to vadošajai iestādei saskaņā ar kārtību, kādā Kohēzijas fonda projektu vadībā iesaistītās institūcijas sniedz ziņas par konstatētajiem pārkāpumiem un neatbilstību projektu īstenošanā.