Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā maksājumu iestāde, vadošā iestāde un otrā līmeņa starpniekinstitūcija nodrošina finanšu vadības pasākumus.

2. Informācijas apmaiņas kārtību starp maksājumu iestādi, vadošo iestādi un otrā līmeņa starpniekinstitūciju, tai skaitā struktūrfonda projekta finansējuma pieprasījuma (turpmāk - struktūrfonda pieprasījums) un maksājuma uzdevuma iesniegšanas termiņus (ciktāl tas nav noteikts šajos noteikumos), nosaka līgumā vai atbilstoši kārtībai, kāda paredzēta valsts pārvaldi regulējošos normatīvajos aktos.

3. Maksājumu iestāde nodrošina no Eiropas Komisijas saņemto un izlietoto līdzekļu uzskaiti par katru Eiropas Savienības struktūrfondu - Eiropas Sociālo fondu, Eiropas Reģionālās attīstības fondu, Eiropas Lauksaimniecības virzības un garantiju fonda Virzības daļu un Zivsaimniecības vadības finansēšanas instrumentu (turpmāk - struktūrfondi).

4. (Svītrots ar MK 31.03.2009. noteikumiem Nr.294.)

5. Par attiecīgā struktūrfonda pasākumu un aktivitāti atbildīgā otrā līmeņa starpniekinstitūcija iesniedz prognozes maksājumu iestādē šādos termiņos:

5.1. maksājumu iestādes un otrā līmeņa starpniekinstitūcijas sadarbības līgumā noteiktajos maksājuma uzdevumu iesniegšanas termiņos - attiecīgā struktūrfonda ietvaros iesniedzamo maksājuma uzdevumu īstermiņa prognozi (1.pielikums). Prognozē iekļauj informāciju par kārtējā prognozes iesniegšanas datumā maksājumu iestādē iesniegtajiem maksājuma uzdevumiem, kā arī informāciju par maksājuma uzdevumiem, kurus attiecīgā otrā līmeņa starpniekinstitūcija plāno iesniegt maksājumu iestādē nākamajos divos maksājuma uzdevumu iesniegšanas datumos, sadalījumā pa struktūrfonda finansējuma saņēmēju grupām (centrālā valsts iestāde, pašvaldība, citi) un finansējuma avotiem (latos);

5.2. līdz katra mēneša divdesmit piektajam datumam - attiecīgā struktūrfonda izdevumu prognozi nākamajiem 12 mēnešiem (2.pielikums). Prognozē iekļauj informāciju par izdevumiem (latos), kurus attiecīgā otrā līmeņa starpniekinstitūcija paredz veikt no attiecīgā struktūrfonda un valsts budžeta finansējuma nākamajos 12 mēnešos;

5.3. līdz katra gada 15.aprīlim - Eiropas Komisijā iesniedzamo struktūrfondu līdzekļu pieprasījumu prognozi kārtējam un nākamajam gadam (3.pielikums). Prognozē iekļauj informāciju par plānotajiem kopējiem attiecināmajiem izdevumiem, kurus otrā līmeņa starpniekinstitūcija paredz veikt attiecīgā struktūrfonda ietvaros kārtējā un nākamajā kalendāra gadā, kā arī informāciju par attiecīgā struktūrfonda izdevumu deklarācijām, kuras otrā līmeņa starpniekinstitūcija plāno iesniegt kārtējā un nākamajā kalendāra gadā.

6. Otrā līmeņa starpniekinstitūcija kontrolē administrējamā struktūrfonda finansējumu, ievērojot Padomes 1999.gada 21.jūnija Regulas (EK) Nr. 1260/1999, ar ko paredz vispārīgus noteikumus par struktūrfondiem, 31.panta nosacījumu.

(MK 31.03.2009. noteikumu Nr.294 redakcijā)

7. Izmaksa no Struktūrfonda finansējuma un, ja tas ir paredzēts struktūrfonda projekta iesniegumā, no valsts budžeta finansējuma tiek veikta, pamatojoties uz otrā līmeņa starpniekinstitūcijas sagatavoto maksājuma uzdevumu un apstiprinātu struktūrfonda finansējuma saņēmēja struktūrfonda pieprasījuma kopiju.

8. Otrā līmeņa starpniekinstitūcija iesniedz maksājumu iestādei to personu parakstu paraugus, kas ir tiesīgas apstiprināt struktūrfonda pieprasījumu, parakstīt izdevumu deklarāciju un apliecinājumu izdevumu deklarācijas apstiprināšanai, un nosūta kopiju vadošajai iestādei.

9. Otrā līmeņa starpniekinstitūcija atbilstoši administrējamā fonda pasākumu un aktivitāšu specifikai izstrādā struktūrfonda pieprasījuma veidlapu, izmantojot attiecīgu veidlapas paraugu (4.pielikums), un saskaņo to ar maksāju­mu iestādi. Saskaņotā struktūrfonda pieprasījuma veidlapa ir maksājumu iestādes un otrā līmeņa starpniekinstitūcijas sadarbības līguma pielikums.

10. Struktūrfonda pieprasījumu iesniegšanas kārtību projekta īstenošanas laikā, tai skaitā pasākumus, kas paredzēti par šīs kārtības neievērošanu, nosaka struktūrfonda finansējuma saņēmēja un otrā līmeņa starpniekinstitūcijas noslēgtajā līgumā.

11. Nosakot struktūrfonda pieprasījumu iesniegšanas kārtību, otrā līmeņa starpniekinstitūcija ievēro Padomes 1999.gada 21.jūnija Regulas (EK) Nr. 1260/1999, ar ko paredz vispārīgus noteikumus par struktūrfondiem, 31.panta nosacījumus. Vadošā iestāde sniedz skaidrojumus par Padomes 1999.gada 21.jūnija Regulas (EK) Nr. 1260/1999, ar ko paredz vispārīgus noteikumus par struktūrfondiem, 31.panta nosacījumiem.

12. Struktūrfonda finansējuma saņēmējs kopā ar struktūrfonda pieprasī­jumu iesniedz otrā līmeņa starpniekinstitūcijā aktuālo projekta progresa pārskatu. Ja struktūrfonda finansējuma saņēmējs projekta progresa pārskatu neiesniedz, otrā līmeņa starpniekinstitūcija struktūrfonda pieprasījumu neapstiprina.

13. Ja struktūrfonda finansējuma saņēmējs struktūrfonda projekta ietvaros veic izdevumus ārvalstu valūtā un darījuma veikšanai piemēro komercbankas noteikto valūtas maiņas kursu, kas ir:

13.1. lielāks par darījuma dienā noteikto Latvijas Bankas valūtas kursu, struktūrfonda pieprasījumā iekļauj summu, kas pārrēķināta latos, piemērojot Latvijas Bankas noteikto valūtas kursu maksājuma veikšanas dienā;

13.2. mazāks par darījuma dienā noteikto Latvijas Bankas valūtas kursu, struktūrfonda pieprasījumā iekļauj summu, kas pārrēķināta latos, piemērojot komercbankas noteikto valūtas maiņas kursu.

14. Otrā līmeņa starpniekinstitūcija pārbauda iesniegto struktūrfonda pieprasījumu, apstiprina attiecināmo izdevumu summu, paraksta struktūrfonda pieprasījumu un sagatavo maksājuma uzdevumu atbilstoši apstiprinātajā projekta iesniegumā noteiktajai struktūrfonda finansējuma un, ja tas paredzēts struktūrfonda projekta iesniegumā, valsts budžeta finansējuma proporcijai, norādot budžeta izdevumu ekonomiskās klasifikācijas kodu, un iesniedz maksājumu iestādē.

15. Maksājuma uzdevumu otrā līmeņa starpniekinstitūcija iesniedz maksājumu iestādē kopā ar apstiprināto struktūrfonda pieprasījuma kopiju un maksājuma uzdevumu kopsavilkumu (5.pielikums). Vienlaikus otrā līmeņa starpniekinstitūcija elektroniski nosūta maksājuma uzdevumu kopsavilkumu uz e-pasta adresi ND@kase.gov.lv.

16. Ja otrā līmeņa starpniekinstitūcijas apstiprinātā struktūrfonda pieprasījuma attiecināmo izdevumu summa ir mazāka par struktūrfonda finansējuma saņēmēja pieprasīto attiecināmo izdevumu summu, otrā līmeņa starpniekinstitūcija nodrošina uzskaiti par iepriekšminētajiem gadījumiem un kopā ar maksājuma uzdevumu iesniedz maksājumu iestādē sagatavotā pamatojošā dokumenta (aprēķins, lēmums vai cits dokuments) kopiju.

17. Ja otrā līmeņa starpniekinstitūcija ir apstiprinājusi mazāku struktūrfonda pieprasījuma attiecināmo izdevumu summu nekā pieprasījis struktūrfonda finansējuma saņēmējs, jo struktūrfonda finansējuma saņēmējs ir veicis neatbilstošus izdevumus, par iepriekšminēto summu tiek samazināta kopējā projekta attiecināmo izmaksu summa.

18. Maksājumu iestāde pārbauda iesniegto struktūrfonda pieprasījumu un maksājuma uzdevumu un veic maksājumu saskaņā ar likumu par valsts budžetu kārtējam gadam. Termiņš tiek pagarināts, ja maksājumu iestāde pieprasa papildu dokumentus vai informāciju. Neapstiprinātos maksājuma uzdevumus maksājumu iestāde iesniedz otrā līmeņa starpniekinstitūcijā atkārtotai pārbaudei un labošanai. Maksājumu iestāde pieņem no otrā līmeņa starpniekinstitūcijas struktūrfonda pieprasījumu un maksājuma uzdevumu līdz 2009.gada 9.februārim.

(Grozīts ar MK 15.04.2008. noteikumiem Nr.278; MK 21.10.2008. noteikumiem Nr.879)

19. Otrā līmeņa starpniekinstitūcija veic struktūrfonda finansējumu saņēmēja iesniegto struktūrfonda pieprasījumu un izdevumu uzskaiti vadības informācijas sistēmā.

20. Reizi mēnesī sadarbības līgumā starp maksājumu iestādi un otrā līmeņa starpniekinstitūciju noteiktajos termiņos maksājumu iestāde salīdzina informāciju ar otrā līmeņa starpniekinstitūciju par izmaksāto struktūrfonda finansējuma summu eiro, kas aprēķināta, ievērojot Eiropas Savienības tiesību aktus par eiro izmantošanas kārtību struktūrfondu budžeta pārvaldībā.

21. Otrā līmeņa starpniekinstitūcija sagatavo un iesniedz vadošajā iestādē:

21.1. starpposma izdevumu deklarāciju (6.pielikums), pievienojot aizpildītu apliecinājumu izdevumu deklarācijas apstiprināšanai (7.pielikums) šādos termiņos:

21.1.1. līdz kārtējā gada 20.janvārim, 20.maijam un 20.septembrim par Eiropas Reģionālās attīstības fondu;

21.1.2. līdz kārtējā gada 20.februārim, 20.jūnijam un 20.oktobrim par Eiropas Sociālo fondu;

21.1.3. līdz kārtējā gada 20.martam, 20.jūlijam un 20.novembrim par Eiropas Lauksaimniecības virzības un garantiju fonda Virzības daļu un Zivsaimniecības vadības finansēšanas instrumentu;

21.2. noslēguma izdevumu deklarāciju divos oriģināleksemplāros (6.pielikums), pievienojot aizpildītu apliecinājumu izdevumu deklarācijas apstiprināšanai (7.pielikums) līdz 2009.gada 1.jūlijam.

(Grozīts ar MK 21.10.2008. noteikumiem Nr.879; MK 31.03.2009. noteikumiem Nr.294)

22. Maksājumu iestādei ir tiesības pieprasīt otrā līmeņa starpniekinstitūcijai sagatavot un maksājumu iestādes noteiktajā termiņā iesniegt vadošajā iestādē starpposma izdevumu deklarāciju.

23. Otrā līmeņa starpniekinstitūcija var iesniegt starpposma izdevumu deklarāciju citā termiņā, nekā tas noteikts šo noteikumu 21.1.apakšpunktā, par to rakstiski vienojoties ar vadošo iestādi un maksājumu iestādi.

24. Otrā līmeņa starpniekinstitūcijas, kas administrē Eiropas Sociālo fondu, iesniedz izdevumu deklarāciju šo noteikumu 21.1.2.apakšpunktā, 22. vai 23.punktā minētajos termiņos par identisku izdevumu periodu.

25. Vadošā iestāde septiņu darbdienu laikā pēc izdevumu deklarācijas saņemšanas to pārbauda un kopā ar aizpildītu apliecinājumu izdevumu deklarācijas apstiprināšanai (8.pielikums) un otrā līmeņa starpniekinstitūcijas aizpildīto apliecinājumu izdevumu deklarācijas apstiprināšanai iesniedz maksājumu iestādē termiņos, kas noteikti vadošās iestādes un maksājumu iestādes sadarbības līgumā.

26. Vadošā iestāde iesniedz maksājumu iestādē to personu parakstu paraugus, kas ir tiesīgas parakstīt apliecinājumu izdevumu deklarācijas apstiprināšanai.

27. Maksājumu iestāde pēc šo noteikumu 25.punktā minēto dokumentu saņemšanas:

27.1. starpposma izdevumu deklarāciju pārbauda 23 darbdienu laikā (ja netiek veikti precizējumi vai pieprasīta papildu informācija);

27.2. noslēguma izdevumu deklarāciju pārbauda 40 darbdienu laikā (ja netiek veikti precizējumi vai pieprasīta papildu informācija).

28. Ja, pārbaudot izdevumu deklarāciju, tiek konstatētas neprecizitātes izdevumu deklarācijas datos vai rodas nepieciešamība saņemt skaidrojumus vai papildu informāciju, maksājumu iestāde informē par to otrā līmeņa starpniekinstitūciju un vadošo iestādi, kā arī pārtrauc izdevumu deklarācijas apliecināšanas procesu līdz skaidrojumu saņemšanai vai precizētās izdevumu deklarācijas (kopā ar otrā līmeņa starpniekinstitūcijas un vadošās iestādes aizpildītajiem apliecinājumiem izdevumu deklarācijas apstiprināšanai) saņemšanai. Par konstatētām neprecizitātēm noslēguma izdevumu deklarācijā vai nepieciešamību saņemt skaidrojumus vai papildu informāciju maksājumu iestāde informē arī Finanšu ministrijas struktūrvienību, kuras funkcijas ir nodalītas no vadošās iestādes un maksājumu iestādes funkcijām un kura veic neatkarīgu struktūrfonda noslēgumu izdevumu deklarācijas pārbaudi un sagatavo atzinumu (turpmāk - Finanšu ministrijas neatkarīgā struktūrvienība).

29. Ja maksājumu iestāde izdevumu deklarāciju apstiprina, tā apliecina veiktos izdevumus un:

29.1. attiecībā uz starpposma izdevumu deklarāciju sagatavo izdevumu sertifikātu, deklarāciju un maksājuma pieteikumu un divu darbdienu laikā pēc šo noteikumu 27.1.apakšpunktā minētās pārbaudes nosūta Eiropas Komisijai. Informāciju par pieprasītajiem līdzekļiem ievada vadības informācijas sistēmā;

29.2. attiecībā uz noslēguma izdevumu deklarāciju sagatavo izdevumu sertifikātu, deklarāciju un maksājuma pieteikumu un kopā ar Finanšu ministrijas neatkarīgās struktūrvienības atzinumu par noslēguma izdevumu deklarāciju un ziņojumu par veiktajām pārbaudēm līdz 2010.gada 30.septembrim nosūta Eiropas Komisijai.

(Grozīts ar MK 21.10.2008. noteikumiem Nr.879; MK 31.03.2009. noteikumiem Nr.294)

29.¹ Vadošā iestāde līdz 2010.gada 30.septembrim nosūta Eiropas Komisijai programmas noslēguma ziņojumu.

(MK 31.03.2009. noteikumu Nr.294 redakcijā)

30. Izdevumu sertifikāta, deklarācijas un maksājuma pieteikuma kopiju maksājumu iestāde nosūta otrā līmeņa starpniekinstitūcijai, vadošajai iestādei un Finanšu ministrijas neatkarīgajai struktūrvienībai.

31. Lai noteiktu izdevumu deklarācijā iekļaujamo izdevumu summu eiro, to pārrēķina atbilstoši Eiropas Savienības tiesību aktiem par eiro izmantošanas kārtību struktūrfondu budžeta pārvaldībā atsevišķi katram finansējuma avotam (Kopienas, citi publiskie vai privātie).