Darbības ar dokumentu

Nolikums

Par Baltijas asamblejas sekretariātu

Šis nolikums nosaka Baltijas asamblejas Sekretariāta struktūru, darbības principus, atbildību un pilnvaras.

Nolikumu par Baltijas asamblejas Sekretariātu apstiprina un grozījumus tajā izdara Baltijas asamblejas sesija.

Baltijas asamblejas Sekretariāts (turpmāk - BA Sekretariāts) atrodas Rīgā, Latvijā.

Baltijas asamblejas Sekretariāta darbības principi

BA Sekretariāts balstās uz tāda organizatoriskā darba principiem, kura gaitā, pildot BA Sekretariāta pienākumus un saistības, tiktu nodrošināta:

Baltijas asamblejas dalībvalstu interešu ievērošana, kā arī Baltijas asamblejas mantas un finansu līdzekļu likumīga izmantošana;

sadarbības nostiprināšana ar citām reģionālajām, starptautiskajām un starpparlamentu organizācijām.

Baltijas asamblejas S ekretariāta struktūra

BA Sekretariātu veido:

Baltijas asamblejas sekretārs;

Igaunijas, Latvijas un Lietuvas delegāciju sekretāri;

BA Sekretariāta (Rīgā) štata darbinieki.

Lai izraudzītos kandidātu BA sekretāra amatam, Baltijas asamblejas Prezidijs rīko atklātu konkursu. BA sekretāra amata pretendentam ir jāatbilst šādām prasībām - viņam:

jābūt Igaunijas, Latvijas vai Lietuvas pilsonim;

jāpārvalda viena no Baltijas asamblejas nacionālajām valodām un vismaz divas svešvalodas (angļu un krievu);

ir nepieciešamas zināšanas organizatoriskā darba sfērā;

jāizprot politiskā situācija un politiskie procesi Baltijas asamblejas dalībvalstīs un tajās valstīs, ar kuru organizācijām Baltijas asambleja uztur ciešus sakarus.

Konkursā uzvarējušo personu izvirza sesijā apstiprināšanai amatā.

BA sekretāru amatā ieceļ pēc nacionālo delegāciju konsensa principa. Pamatojoties uz Baltijas asamblejas sesijas lēmumu, Baltijas asamblejas Prezidija priekšsēdētājs noslēdz ar BA sekretāru darba līgumu.

BA sekretāru apstiprina uz trim gadiem ar tiesībām tikt ieceltam uz jaunu termiņu.

BA sekretāra un Baltijas asamblejas darba attiecības reglamentē šis nolikums un darba līgums, kā arī spēkā esošie Latvijas Republikas tiesību akti un Baltijas asamblejas dalībvalstu tiesību akti.

Baltijas asamblejas dalībvalsts delegācijas sekretārs (turpmāk - arī delegācijas sekretārs) tiek iecelts amatā un par savu darbu atbild saskaņā ar Baltijas asamblejas dalībvalsts likumdošanas aktiem un šo nolikumu.

Baltijas asamblejas dalībvalstu delegācijas par savu sekretāru iecelšanu vai nomainīšanu informē Baltijas asamblejas Prezidiju un BA sekretāru.

BA sekretārs sagatavo Baltijas asamblejas štata darbinieku sarakstu un iesniedz to apspriešanai Baltijas asamblejas Prezidijā. Štata darbinieku saraksts tiek sagatavots, ņemot vērā Baltijas asamblejas paredzamo darbību, noteiktās prioritātes un budžetu. Štata darbinieku sarakstu apstiprina Baltijas asamblejas Prezidijs.

BA Sekretariāta štata darbiniekus pieņem darbā un atbrīvo no darba BA sekretārs, pamatojoties uz BA Sekretariāta struktūru un budžetu.

BA Sekretariāta štata darbinieki ir pakļauti BA sekretāram. Viņu darba attiecības nosaka darba līgums, amatu apraksti, šis nolikums, Baltijas asamblejas Statūti un spēkā esošie Latvijas Republikas tiesību akti.

BA sekretārs sagatavo katra BA Sekretariāta štata darbinieka amata aprakstu. Amata apraksts nosaka attiecīgā štata darbinieka pienākumus un pilnvaras.

Baltijas asamblejas sekretāra pienākumi

BA sekretārs ir tieši atbildīgs Baltijas asamblejas Prezidija priekšsēdētājam.

Baltijas asamblejas sekretāra pienākums ir:

vadīt BA Sekretariāta darbu Rīgā, Latvijā;

rīkot apspriedes ar delegāciju sekretāriem un BA Sekretariāta štata darbiniekiem;

vākt, apkopot un izplatīt informāciju, kas saņemta no starptautiskajām un parlamentārajām organizācijām, ar kurām Baltijas asamblejai ir nolīgumi vai kuru darbā Baltijas asambleja piedalās kā organizācija, kā arī nodot šo informāciju Baltijas asamblejas Prezidijam un delegāciju sekretariātiem;

sadarboties un veikt informācijas apmaiņu ar Baltijas Ministru padomes Sekretariātu. Saņemto informāciju nodot Baltijas valstu delegāciju sekretāriem;

sagatavot publicēšanai Baltijas asamblejas sesiju dokumentus un materiālus par Baltijas asamblejas darbību;

pildīt sekretāra pienākumus Baltijas asamblejas Prezidija sēdēs;

krāt un uzglabāt Baltijas asamblejas arhīvu (dokumentus, protokolus u.c.);

apstiprināt un parakstīt finansu dokumentus (maksājumu uzdevumus, rēķinus utt.) Baltijas asamblejas un tās Sekretariāta budžeta līdzekļu, kā arī BA sekretāra pilnvaru ietvaros;

sagatavot kopā ar Baltijas asamblejas Prezidiju sākotnējo Baltijas asamblejas budžeta projektu;

organizēt grāmatvedības uzskaiti un darbu saskaņā ar prasībām un kārtībā, kādu nosaka Latvijas Republikas tiesību akti, kā arī Baltijas asamblejas Budžeta un kontroles komiteja;

saglabāt un likumīgi izmantot Baltijas asamblejas mantu un finansu līdzekļus;

uzraudzīt Baltijas asamblejas simbolikas likumīgu izmantošanu.

Baltijas asamblejas dalībvalsts delegācijas sekretāra pienākumi

Dalībvalsts delegācijas sekretāra pienākums ir:

sagatavot, koordinēt un tehniski apkalpot Baltijas asamblejas pasākumus, kas tiek rīkoti tā pārstāvamās valsts teritorijā;

sniegt palīdzību delegācijas vadītājam un viņa vietniekam delegācijas vadīšanā;

sniegt delegācijas locekļiem tehnisku palīdzību;

piedalīties Baltijas asamblejas Prezidija sēdēs un tā sanāksmēs, kuras notiek kopā ar sadarbības partneriem;

sniegt palīdzību, ja nepieciešams, Baltijas asamblejas Prezidija locekļiem oficiālās sarunās ar partneriem un organizācijām, kuru darbā Baltijas asambleja piedalās;

uzturēt sakarus un veikt informācijas apmaiņu ar BA sekretāru;

koordinēt un organizēt Baltijas asamblejas informatīvo darbību tā pārstāvamajā valstī;

uzturēt sakarus un sadarboties ar Baltijas Ministru padomes atbildīgajām amatpersonām attiecīgajā valstī;

sagatavot un protokolēt dalībvalsts delegācijas un ārvalstu delegāciju kopīgās sēdes;

organizēt un protokolēt Baltijas asamblejas komiteju oficiālās tikšanās ārvalstu braucienu laikā un sniegt tām tehnisko palīdzību;

tehniski organizēt un sagatavot Baltijas asamblejas sesijas tā pārstāvamajā valstī un piedalīties delegācijas darbā sesijās, kas notiek citās Baltijas valstīs;

organizēt Baltijas asamblejas literatūras, mākslas un zinātnes balvu nacionālās žūrijas darbu;

uzraudzīt Baltijas asamblejas simbolikas likumīgu izmantošanu tā pārstāvamās valsts teritorijā;

saglabāt un likumīgi izmantot Baltijas asamblejas mantu un finansu līdzekļus, kas nodoti viņa rīcībā.

Prezidējošās valsts delegācijas sekretāra pienākumi

Baltijas asamblejas prezidējošās valsts delegācijas sekretārs ir atbildīgs par Baltijas asamblejas sesijas, Prezidija, komiteju, Redakcijas komisijas un partijas grupu (frakciju) darba tehnisko un organizatorisko apkalpošanu. Prezidējošās valsts delegācijas sekretāram ir šādi papildu pienākumi:

kopā ar BA sekretāru vadīt Baltijas asamblejas sesijas darba organizēšanu un sagatavošanu;

organizēt Baltijas asamblejas sesijas, komiteju un Redakcijas komisijas tehnisko apkalpošanu;

sniegt tehnisko un organizatorisko palīdzību Baltijas asamblejas literatūras, mākslas un zinātnes balvu apvienotās žūrijas darbā;

koordinēt kopīgos pasākumus ar Baltijas asamblejas partneriem.

Baltijas asamblejas Sekretariāta štata darbinieku pienākumi

BA Sekretariāta štata darbinieku pienākumi ir šādi:

attiecīgi pildīt savus darba pienākumus, kā tas paredzēts viņu darba līgumos un amatu aprakstos;

sniegt palīdzību citiem BA Sekretariāta štata darbiniekiem, kā arī Baltijas asamblejas Prezidija, komiteju un dalībvalstu delegāciju locekļiem, ja tas nepieciešams;

saglabāt un likumīgi izmantot viņiem nodoto Baltijas asamblejas mantu un līdzekļus.

Nobeiguma noteikumi

Šis Nolikums par Baltijas asamblejas Sekretariātu ir Baltijas asamblejas Statūtu pielikums un stājas spēkā ar brīdi, kad tas tiek apstiprināts Baltijas asamblejas sesijā.

Visi šā nolikuma grozījumi un papildinājumi jāapstiprina Baltijas asamblejas sesijā.

Viļņā 2000.gada 9.decembrī