Darbības ar dokumentu

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā veicamas pārbaudes no Kohēzijas fonda līdzekļiem finansēto vides un transporta infrastruktūras projektu un ar šo projektu īstenošanu un vadību saistītās tehniskās palīdzības projektu (turpmāk - projekts) īstenošanas vietās (turpmāk - pārbaudes).

2. Starpniekinstitūcija saskaņā ar apstiprināto pārbaužu plānu pārbauda visus ar finanšu memorandu vai Eiropas Komisijas lēmumu apstiprinātos projektus. Pēc projekta apstiprināšanas pārbaudes veic ne retāk kā reizi gadā.

3. Vadošā iestāde un maksājumu iestāde ir tiesīga izvēlēties projektus, kuriem veikt pārbaudes.

4. Vadošajai iestādei ir tiesības veikt pārbaudes:

4.1. maksājumu iestādē;

4.2. starpniekinstitūcijā;

4.3. ieviešanas iestādē;

4.4. pie atbalsta saņēmēja.

5. Maksājumu iestādei ir tiesības veikt pārbaudes:

5.1. vadošajā iestādē;

5.2. starpniekinstitūcijā;

5.3. ieviešanas iestādē;

5.4. pie atbalsta saņēmēja.

6. Ja starpniekinstitūcijas, ieviešanas iestādes un atbalsta saņēmēja funkci­jas vienlaikus veic viena iestāde, šī iestāde nodrošina tādu iekšējo funkciju sadalījumu, lai pārbaudes veiktu iestādes struktūrvienība, kas nepiedalās lēmumu pieņemšanā par projekta tehniskās, administratīvās un finanšu vadības jautājumiem un nenodrošina starpniekinstitūcijas, ieviešanas iestādes un atbalsta saņēmēja funkciju izpildi.

7. Starpniekinstitūcija līdz attiecīgā gada 30.janvārim sagatavo un iesniedz vadošajā iestādē pārbaužu plānu kārtējam gadam (turpmāk - pārbaužu plāns). Papildināto pārbaužu plānu starpniekinstitūcija iesniedz vadošajā iestādē divu nedēļu laikā pēc plāna papildināšanas.

8. Vadošā iestāde piecu darbdienu laikā pēc starpniekinstitūcijas pārbaužu plāna vai papildinātā pārbaužu plāna saņemšanas iesniedz tā kopiju maksājumu iestādē un Finanšu ministrijas struktūrvienībā, kuras funkcijas ir nodalītas no vadošās iestādes, maksājumu iestādes un starpniekinstitūcijas funkcijām un kura veic projekta noslēguma izdevumu deklarācijas neatkarīgu pārbaudi (turpmāk - neatkarīgā struktūrvienī­ba).

9. Ne vēlāk kā nedēļu pirms plānoto pārbaužu uzsākšanas vadošā iestāde par tām informē šo noteikumu 4.punktā minētās iestādes, maksājumu iestāde - šo noteikumu 5.punktā minētās iestādes, bet starpniekinstitūcija - ieviešanas iestādi un atbalsta saņēmēju.

10. Vadošā iestāde, maksājumu iestāde un starpniekinstitūcija nodrošina veikto pārbaužu uzskaiti, kā arī dokumentē pārbaužu norisi, aizpildot detalizētas pārbaudes lapas un sagatavojot ziņojumus. Par katru veikto pārbaudi norāda šādas ziņas:

10.1. projekta nosaukums un kods;

10.2. pārbaudes laiks, vieta un pārbaudes veicēju vārds, uzvārds un amats;

10.3. pārbaudītie darījumi, to apjoms un finansējums;

10.4. izlases metode, ja pārbaudi veic izlases veidā;

10.5. pārbaudes rezultāti un detalizēta informācija par konstatētajiem pārkāpumiem vai neatbilstībām;

10.6. priekšlikumi par pasākumiem konstatēto pārkāpumu vai neatbilstību novēršanai.

11. Vadošā iestāde, maksājumu iestāde un starpniekinstitūcija izmanto pārbaužu rezultātus par pamatu risku novērtējumam, plānojot Kohēzijas fonda vadības un kontroles sistēmas atbilstības un efektivitātes auditu un projekta izdevumu izlases pārbaudes.

12. Ziņojumu par attiecīgajā ceturksnī veiktajām pārbaudēm starpniek­institūcija līdz nākamā ceturkšņa pirmā mēneša desmitajam datumam iesniedz vadošajā iestādē. Vadošā iestāde piecu darbdienu laikā pēc minētā ziņojuma sa­ņemšanas iesniedz tā kopiju maksājumu iestādē un neatkarīgajā struktūrvienībā.

13. Ja pārbaužu laikā ir konstatēti būtiski pārkāpumi vai neatbilstības, starpniekinstitūcija un maksājumu iestāde nekavējoties, bet ne vēlāk kā triju darbdienu laikā no pārkāpumu vai neatbilstību konstatēšanas dienas informē par to vadošo iestādi.

14. Vadošā iestāde triju darbdienu laikā no pārkāpumu vai neatbilstību konstatēšanas dienas informē:

14.1. maksājumu iestādi un neatkarīgo struktūrvienību par vadošās iestādes vai starpniekinstitūcijas konstatētajiem pārkāpumiem vai neatbilstībām un turpmāk plānotajām darbībām;

14.2. starpniekinstitūciju par vadošās iestādes vai maksājumu iestādes konstatētajiem būtiskajiem pārkāpumiem vai neatbilstībām un turpmāk plānotajām darbībām.

15. Veicot projekta pārbaudes, izvērtē šādus aspektus:

15.1. ieviešanas iestādes un atbalsta saņēmēja funkciju izpilde projekta īstenošanā;

15.2. jebkura neparedzēta darba vai novirzes no projekta finanšu memoranda vai Eiropas Komisijas lēmuma, kā arī iepirkuma līguma atbilstīga apstiprināšana un pamatojums;

15.3. projekta ietvaros veikto darbu, piegāžu, sniegto pakalpojumu un veikto maksājumu atbilstība finanšu memorandam vai Eiropas Komisijas lēmumam un prasībām, kas noteiktas Kohēzijas fonda darbību reglamentējošos Eiropas Savienības un Latvijas tiesību aktos budžeta un finanšu, transporta, vides, industrijas un pakalpojumu jomā. Pārbauda arī, vai:

15.3.1. projekta ietvaros paredzētie darbi un piegādes nav veiktas un pakalpojumi nav sniegti pirms vai pēc noteiktā termiņa;

15.3.2. darbi un piegādes ir veiktas un pakalpojumi ir sniegti saskaņā ar noslēgtajiem līgumiem;

15.3.3. maksājumi ir veikti atbilstoši veiktajiem darbiem, piegādēm un pakalpojumiem un tos pamato attaisnojuma dokumenti;

15.4. projekta sagatavošanas un īstenošanas dokumentu uzglabāšana atbilstoši tiesību aktos par dokumentu uzglabāšanas termiņiem noteiktajai kārtībai. Pārbauda arī, vai ir:

15.4.1. projekta iesniegums un jebkura ar projekta iesniegumu saistīta korespondence;

15.4.2. iepirkuma dokumentācija, projekta ietvaros noslēgtie līgumi un jebkura ar iepirkumu un līgumiem saistīta korespondence;

15.4.3. veiktos darbus, piegādes un pakalpojumus apliecinoši dokumenti (pieņemšanas un nodošanas akti, preču pavadzīmes-rēķini), pieprasīto un veikto maksājumu dokumenti (izdevumu deklarācijas, rēķini, maksājuma uzdevumi, bankas izraksti par veiktajiem darījumiem un citi attaisnojuma dokumenti);

15.5. informācijas un publicitātes prasību ievērošana. Pārbauda arī:

15.5.1. tieši redzamu lielformāta stendu izvietošanu projekta īstenošanas vietās darbu laikā;

15.5.2. lielformāta stendu aizstāšanu ar informācijas plāksnēm projekta īstenošanas vietās ne vēlāk kā sešu mēnešu laikā pēc projekta darbu pabeigšanas;

15.5.3. skaidrojuma par Eiropas Savienības lomu ("Šis projekts palīdz mazināt ekonomiskās un sociālās atšķirības Eiropas Savienības pilsoņu vidū") un Eiropas Savienības karoga attēla (kam pievienots teksts "___ % no šī projekta kopējām attiecināmajām izmaksām finansē Eiropas Savienība") ietveršanu šo noteikumu 15.5.1.apakšpunktā minētajos lielformāta stendos un šo noteikumu 15.5.2.apakšpunktā minētajās informācijas plāksnēs.