Darbības ar dokumentu

1. Valsts arhīvu ģenerāldirekcija (turpmāk — ģenerāldirekcija) ir kultūras ministra pārraudzībā esoša tiešās pārvaldes iestāde, kas īsteno valsts politiku arhīvu jomā.

2. Ģenerāldirekcija ir augstāka iestāde valsts arhīvu sistēmas iestādēm.

3. Ģenerāldirekcijai ir šādas funkcijas:

3.1. nodrošināt Latvijas nacionālā arhīva fonda (turpmāk — nacionālais arhīva fonds) uzraudzību un kontroli;

3.2. nodrošināt vienotas metodoloģijas izstrādi arhīvniecībā;

3.3. veikt valsts arhīvu sistēmas pārvaldi un koordinēt tās pilnveidošanu;

3.4. nodrošināt nacionālā arhīva fonda centrālā reģistra veidošanu un tajā uzkrātās informācijas bezmaksas pieejamību sabiedrībai;

3.5. organizēt dokumentu izvērtēšanu un lēmumu pieņemšanu par to glabāšanas termiņiem un/vai iznīcināšanu.

4. Lai nodrošinātu funkciju izpildi, ģenerāldirekcijai ir šādi uzdevumi:

4.1. atbilstoši kompetencei izstrādāt instrukcijas, norādījumus un metodis­kus ieteikumus valsts arhīvu sistēmas iestādēm to darbības nodrošināšanai;

4.2. koordinēt valsts arhīvu darbu ārpus Latvijas Republikas esošā Latvijas vēsturiskā mantojuma dokumentu apzināšanā, dokumentu vai to kopiju iegūšanā;

4.3. uzraudzīt valsts arhīvu fonda dokumentu izvešanu (uz laiku) ārpus Latvijas Republikas, kā arī arhīvu izziņu apliecināšanas kārtības ievērošanu;

4.4. nodrošināt valsts interešu ievērošanu valsts arhīvu fonda veidošanā, pieejamībā un saglabāšanā, kā arī valsts arhīvu lietošanā nodoto nekustamo īpašumu pārvaldīšanā;

4.5. kontrolēt nacionālā arhīva fonda veidošanu, uzskaiti, saglabāšanu, pieejamību un izmantošanu;

4.6. koordinēt nacionālā arhīva fonda veidotāju un valsts arhīvu sadarbību dokumentu izvērtēšanas un uzkrāšanas jautājumos, akceptēt nozaru dokumentu un informācijas glabāšanas termiņus;

4.7. atbilstoši kompetencei piedalīties politikas plānošanas dokumentu un normatīvo aktu projektu izstrādē, kā arī atzinumu sniegšanā par citu institūciju izstrādātajiem normatīvo aktu projektiem;

4.8. nodrošināt nacionālā arhīva fonda dokumentu uzskaiti, lai sekmētu uzkrāto arhīvu materiālu saglabāšanu un pieejamību sabiedrībai saskaņā ar normatīvajos aktos noteikto kārtību;

4.9. pārraudzīt normatīvo aktu ievērošanu nacionālā arhīva fonda veidošanā, saglabāšanā un izmantošanā un veikt pasākumus, lai nodrošinātu Latvijas Republikas Satversmē, citos Latvijas Republikas un Eiropas Savienības normatīvajos aktos, kā arī starptautisko tiesību normās noteikto principu ievērošanu informācijas saglabāšanā un pieejamībā, ievērojot fizisko personu datu aizsardzību;

4.10. koordinēt valsts arhīvu sistēmas iestāžu attīstības programmu īstenošanu, katru gadu izstrādāt un iesniegt apstiprināšanai kultūras ministram kārtējās darbības prioritātes un rezultatīvos rādītājus;

4.11. sagatavot kārtējā valsts budžeta un investīciju pieprasījuma projektus, izstrādāt un iesniegt noteiktā kārtībā Ministru kabinetā noteikumu projektu par valsts arhīvu sistēmas iestāžu sniegtajiem maksas pakalpojumiem arhīvu jomā un cenrādi;

4.12. izvērtēt valsts arhīvu sistēmas iestāžu plānus un darbības proce­dūras, veikt iestāžu iekšējo auditu;

4.13. nodrošināt vienotas personāla vadības sistēmas ieviešanu valsts arhī­vu sistēmas iestādēs, organizēt ierēdņu un darbinieku kvalifikācijas novērtēšanu un tālākizglītību arhīvniecībā;

4.14. veikt grāmatvedības uzskaiti un sastādīt finanšu pārskatu kopsavilkumu par līdzekļu izlietojumu valsts arhīvu sistēmas iestādēs saskaņā ar normatīvajiem aktiem grāmatvedības un finanšu jomā;

4.15. noteikt valsts arhīvu fonda dokumentu sadalījumu starp valsts arhīviem, kā arī pastāvīgi glabājamo dokumentu un informācijas glabāšanas termiņus publisko tiesību juridisko personu arhīvos;

4.16. veicināt valsts arhīvu darbu arhīvu zinātnē, dokumentu pārvaldē un arheogrāfijā;

4.17. organizēt un koordinēt reģistru darbību vienotas arhīvu informācijas sistēmas ietvaros;

4.18. nodrošināt vienotas valsts arhīvu pakalpojumu sniegšanas un arhīvos glabājamās informācijas pieejamības sistēmas veidošanu juridiskajām un fiziskajām personām;

4.19. vadīt arhīvniecības metodiskās un uzziņu literatūras bibliotēku;

4.20. veikt citus normatīvajos aktos noteiktos uzdevumus.

5. Ģenerāldirekcija ir tiesīga:

5.1. pieprasīt un bez maksas saņemt no nacionālā arhīva fonda veidotā­jiem un citām publiskajām institūcijām ģenerāldirekcijas uzdevumu izpildei nepieciešamo informāciju un dokumentus;

5.2. izmantot no nacionālā arhīva fonda veidotājiem saņemto informāciju nacionālā arhīva fonda centrālā reģistra papildināšanai un datu bāzu veidošanai;

5.3. pieaicināt ekspertus, veidot komisijas un darba grupas dokumentu un informācijas izvērtēšanai un citu arhīvniecībai aktuālu jautājumu izskatīšanai;

5.4. slēgt līgumus ar juridiskajām un fiziskajām personām ģenerāldirek­cijas un valsts arhīvu darbības nodrošināšanai;

5.5. izskatīt administratīvo pārkāpumu lietas un uzlikt administratīvos sodus Latvijas Administratīvo pārkāpumu kodeksā noteiktajā kārtībā;

5.6. atbilstoši kompetencei pārstāvēt Latvijas valsts arhīvus starptautiska­jās arhīvu organizācijās, Eiropas Savienības institūcijās, kongresos un konferen­cēs, kā arī piedalīties ārvalstu un starptautisko institūciju sadarbības projektos.

6. Ģenerāldirekciju un valsts arhīvu sistēmu vada valsts arhīvu ģenerāl­direktors (turpmāk — ģenerāldirektors). Ģenerāldirektoru ieceļ amatā un atbrīvo no amata Valsts civildienesta likumā noteiktajā kārtībā.

7. Ģenerāldirektors veic Valsts pārvaldes iekārtas likumā noteiktās tiešās pārvaldes iestādes vadītāja funkcijas, kā arī:

7.1. atbild par valsts arhīvu sistēmas darbu kopumā, nodrošina tā nepārtrauktību, lietderību un tiesiskumu;

7.2. nosaka valsts arhīvu sistēmas iestāžu finansējumu atbilstoši valsts budžetā kārtējam gadam sistēmas programmas vajadzībām paredzētajiem līdzekļiem, kā arī štata vienību (to skaitā ierēdņu) skaitu un darba samaksas fondu;

7.3. ieceļ amatā valsts arhīvu sistēmas iestāžu direktorus pēc attiecīgās kandidatūras apstiprināšanas Kultūras ministrijā, apstiprina viņu amatu aprakstus un nosaka darba samaksu;

7.4. saskaņo un iesniedz apstiprināšanai kultūras ministram valsts arhīvu sistēmas iestāžu nolikumus;

7.5. apstiprina ģenerāldirekcijas izstrādātās instrukcijas, norādījumus, metodiskos ieteikumus, kā arī arhīvu sistēmas iestādēs veicamo darbu normas un izcenojumus;

7.6. atbilstoši kompetencei dod norādījumus valsts arhīvu sistēmas iestāžu pārvaldes amatpersonām;

7.7. saskaņā ar ekspertu atzinumu izsniedz valsts arhīvos glabājamo doku­mentu iznīcināšanas atļaujas;

7.8. veic citus normatīvajos aktos noteiktos uzdevumus.

8. Ģenerāldirektoram ir vietnieki. Ģenerāldirektora vietnieku kompetenci nosaka ģenerāldirektors.

9. Ģenerāldirekcijas struktūrvienību funkcijas un uzdevumus nosaka struktūrvienību reglamentos. Struktūrvienības reglamentu pēc saskaņošanas ar ģenerāldirektoru izdod attiecīgās struktūrvienības vadītājs.

10. Ģenerāldirekcijas darbības tiesiskumu nodrošina ģenerāldirektors. Ģenerāldirektors ir atbildīgs par ģenerāldirekcijas lēmumu pārbaudes sistēmas izveidošanu un darbību.

11. Ģenerāldirektoram ir tiesības atcelt ģenerāldirekcijas un valsts arhīvu sistēmas iestāžu pārvaldes amatpersonu pieņemtos lēmumus un izdotos iekšējos normatīvos aktus.

12. Ģenerāldirektors pieņem lēmumu par privātpersonas apstrīdēto ģe­nerāldirekcijas vai valsts arhīvu sistēmas iestāžu pārvaldes amatpersonas izdoto administratīvo aktu, kā arī par pārvaldes amatpersonas un ģenerāldirekcijas darbinieka faktisko rīcību. Ģenerāldirektora lēmumu var pārsūdzēt tiesā.

13. Ģenerāldirektora izdotos administratīvos aktus un faktisko rīcību var apstrīdēt Kultūras ministrijā. Kultūras ministrijas lēmumu var pārsūdzēt tiesā.

14. Ģenerāldirekcija ne retāk kā reizi gadā iesniedz kultūras ministram pārskatu par ģenerāldirekcijas funkciju izpildi un budžeta līdzekļu izlietojumu, kā arī normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā sagatavo gada publisko pārskatu.

15. Ģenerāldirekcijas finanšu līdzekļus veido:

15.1. dotācija no valsts budžeta vispārējiem ieņēmumiem;

15.2. pašu ieņēmumi, arī ieņēmumi par sniegtajiem maksas pakalpoju­miem;

15.3. dāvinājumi un ziedojumi;

15.4. ārvalstu finanšu palīdzība.

16. Valsts arhīvu sistēmu veido ģenerāldirekcija un šādas valsts arhīvu sistēmas iestādes:

16.1. Latvijas Valsts vēstures arhīvs;

16.2. Latvijas Valsts arhīvs;

16.3. Latvijas Valsts kinofotofonodokumentu arhīvs;

16.4. Personāla dokumentu valsts arhīvs;

16.5. Centrālā mikrofotokopēšanas un dokumentu restaurācijas laborato­rija;

16.6. Valsts arhīvu speciālā bibliotēka;

16.7. Alūksnes zonālais valsts arhīvs;

16.8. Cēsu zonālais valsts arhīvs;

16.9. Daugavpils zonālais valsts arhīvs;

16.10. Jelgavas zonālais valsts arhīvs;

16.11. Jēkabpils zonālais valsts arhīvs;

16.12. Liepājas zonālais valsts arhīvs;

16.13. Rēzeknes zonālais valsts arhīvs;

16.14. Siguldas zonālais valsts arhīvs;

16.15. Tukuma zonālais valsts arhīvs;

16.16. Valmieras zonālais valsts arhīvs;

16.17. Ventspils zonālais valsts arhīvs.

17. Atzīt par spēku zaudējušiem Ministru kabineta 2001.gada 13.novembra noteikumus Nr.476 “Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas nolikums” (Latvijas Vēstnesis, 2001, 166.nr.).