Darbības ar dokumentu

1. Izdarīt Ministru kabineta 2004.gada 2.marta noteikumos Nr.117 "Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā" (Latvijas Vēstnesis, 2004, 36.nr.) šādus grozījumus:

1.1. papildināt nosaukumu aiz vārda "veidu" ar vārdiem "saglabāšanas kārtību";

1.2. papildināt 1.punktu aiz vārda "veidu" ar vārdiem "saglabāšanas kārtību";

1.3. aizstāt 17.punktā vārdu "(pielikums)" ar skaitli un vārdu "(1.pielikums)";

1.4. papildināt noteikumus ar VII nodaļu šādā redakcijā:

"VII. Elektronisko dokumentu saglabāšana institūcijas glabātavā

26. Atbilstoši valsts arhīvam nododamo ilgstoši un pastāvīgi glabājamo elektronisko dokumentu apjomam un finansējumam to saglabāšanai institūcija veido elektronisko dokumentu glabātavu, kas atbilst šo noteikumu 2.pielikumā noteiktajām prasībām, vai slēdz līgumu ar attiecīgu pakalpojumu sniedzēju par arhīvam nododamo elektronisko dokumentu un datu saglabāšanu līdz nodošanai valsts arhīvam.

27. Ja normatīvajos aktos noteikts, ka institūcija valsts arhīvam nododamos ilgstoši un pastāvīgi glabājamos elektroniskos dokumentus un datus glabā ilgāk nekā piecus gadus, institūcija veido pastāvīgu glabātavu, kas atbilst šo noteikumu 3.pielikumā noteiktajām prasībām, vai slēdz līgumu ar attiecīgu pakalpojumu sniedzēju par ilgstoši un pastāvīgi glabājamo elektronisko dokumentu saglabāšanu līdz nodošanai valsts arhīvam.

28. Institūcija regulāri, bet ne retāk kā reizi piecos gados nokopē valsts arhīvam nododamos ilgstoši un pastāvīgi glabājamos elektroniskos dokumentus vai pārnes uz jaunu informācijas nesēju. Pēc kopēšanas pārbauda jauno kopiju kvalitāti un atkārtoti izvērtē attiecīgos dokumentus.

29. Institūcija veic arhīvam nododamo ilgstoši un pastāvīgi glabājamo elektronisko dokumentu uzraudzību, katru gadu pārbaudot kvalitāti 10-12 % dokumentu no to kopskaita.";

1.5. aizstāt pielikumā vārdu "Pielikums" ar skaitli un vārdu "1.pielikums";

1.6. papildināt noteikumus ar 2.pielikumu šādā redakcijā:

"2.pielikums
Ministru kabineta
2004.gada 2.marta noteikumiem Nr.117

Prasības arhīvam nododamo ilgstoši un pastāvīgi glabājamo elektronisko dokumentu glabātavām, ja dokumentus glabā institūcijā divus līdz piecus gadus

1. Glabātavas telpas ir atdalītas no institūcijas apmeklētājiem pieejamām telpām. Glabātavas telpas ir nodrošinātas pret jebkāda veida neatļautu iekļūšanu, arhīva materiālu tīšu bojāšanu un neatļautu iegūšanu.

2. Glabātavā ir nodrošināts attiecīgajam informācijas nesējam atbilstošs mikroklimats:

2.1. magnētiskajiem informācijas nesējiem:

2.1.1. temperatūra 17-22 °C, pieļaujamās svārstības ± 1 °C/24 h;

2.1.2. relatīvais gaisa mitrums 35-45 %, pieļaujamās svārstības ± 5 %/24 h;

2.2. optiskajiem informācijas nesējiem:

2.2.1. temperatūra 18-20 °C, pieļaujamās svārstības ± 3 °C/24 h;

2.2.2. relatīvais gaisa mitrums 35-45 %, pieļaujamās svārstības ± 3 %/24 h.

3. Lai kontrolētu temperatūru un relatīvo gaisa mitrumu, glabātavā uzstā­da mēriekārtas (higrometrus vai psihrometrus un termometrus). Mēriekārtas uzstāda galvenajā ejā pie plauktiem un vietās, kur mikroklimats var būtiski atšķirties (piemēram, pie ventilācijas lūkām, apkures ierīču tuvumā, pie ārsienām).

4. Mēriekārtu rādītājus nolasa katru dienu. Kondicionējamās telpās mērījumus nolasa divreiz nedēļā.

5. Īpašā reģistrācijas žurnālā atzīmē mēriekārtu rādītājus, mēriekārtu pārbaužu rezultātus, pasākumus, kas veikti, lai stabilizētu mikroklimatu. Reizi gadā pārbauda mēriekārtu precizitāti.

6. Glabātavai ir nodrošināta aizsardzība pret ārkārtas apstākļiem (piemē­ram, plūdiem, ugunsgrēku) atbilstoši normatīvajiem aktiem par ugunsdrošību. Ievērojot būvnormatīvus, glabātavas projektē atbilstoši aizsardzības klasei C 60 D vai R 60 D (LVS EN 1047-2:2001 "Drošas uzglabāšanas telpas — Klasifikācija un ugunsdrošības testa metodes — 2.daļa: Datu uzglabāšanas telpas un konteineri").

7. Ja arhivētos dokumentus glabā tiešsaistes režīmā, nodrošina tiem loģisko aizsardzību. Telpām, kurās ekspluatē serverus, nodrošina tādu pašu fizisko aizsardzību kā īstermiņa glabātavām.";

1.7. papildināt noteikumus ar 3.pielikumu šādā redakcijā:

"3.pielikums
Ministru kabineta
2004.gada 2.marta noteikumiem Nr.117

Prasības arhīvam nododamo ilgstoši un pastāvīgi glabājamo elektronisko dokumentu glabātavām, ja dokumentus glabā institūcijā ilgāk nekā piecus gadus

1. Glabātavas telpas ir atdalītas no institūcijas apmeklētājiem pieejamām telpām. Glabātavas telpas ir nodrošinātas pret jebkāda veida neatļautu iekļūšanu, arhīva materiālu tīšu bojāšanu un neatļautu iegūšanu.

2. Glabātavai nav logu. Glabātavā izmanto gaisa apkures sistēmas ar piespiedu ventilāciju vai gaisa kondicionēšanas iekārtas.

3. Glabātavai ir nodrošināta aizsardzība pret ārkārtas apstākļiem (piemē­ram, plūdiem, ugunsgrēku) atbilstoši normatīvajiem aktiem par ugunsdrošību. Ievērojot būvnormatīvus, glabātavas projektē atbilstoši aizsardzības klasei C 60 D vai R 60 D (LVS EN 1047-2:2001 "Drošas uzglabāšanas telpas — Klasifikācija un ugunsdrošības testa metodes — 2.daļa: Datu uzglabāšanas telpas un konteineri").

4. Glabātavā uzstāda apsardzes un ugunsdrošības signalizācijas sistēmas. Ja apkurei izmanto ūdens apkures sistēmu, glabātavu aprīko ar signalizāciju, kas reaģē uz ūdens noplūdi.

5. Glabātavā ir nodrošināts attiecīgajam informācijas nesējam atbilstošs mikroklimats:

5.1. magnētiskajiem informācijas nesējiem:

5.1.1. temperatūra 5-10 °C, pieļaujamās svārstības ± 1 ^oC/24 h;

5.1.2. relatīvais gaisa mitrums 30 %, pieļaujamās svārstības ± 5 %/24 h;

5.2. optiskajiem informācijas nesējiem:

5.2.1. temperatūra 10-13 °C, pieļaujamās svārstības ±1 ^oC/24 h;

5.2.2. relatīvais gaisa mitrums 30 %, pieļaujamās svārstības ± 3 %/24 h.

6. Lai kontrolētu temperatūru un relatīvo gaisa mitrumu, glabātavā uzstā­da mēriekārtas (higrometrus vai psihrometrus un termometrus). Mēriekārtas uzstāda galvenajā ejā pie plauktiem un vietās, kur mikroklimats var būtiski atšķirties (piemēram, pie ventilācijas lūkām, apkures ierīču tuvumā, pie ārsienām).

7. Mēriekārtu rādītājus nolasa katru dienu. Kondicionējamās telpās mērījumus nolasa divreiz nedēļā.

8. Īpašā reģistrācijas žurnālā atzīmē mēriekārtu rādītājus, mēriekārtu pārbaužu rezultātus, pasākumus, kas veikti, lai stabilizētu mikroklimatu. Reizi gadā pārbauda mēriekārtu precizitāti.

9. Glabātavā regulāri kontrolē gaisa kvalitāti, ne retāk kā divas reizes gadā veic pārbaudes, lai noteiktu skābo un oksidējošo gāzu un putekļu daudzumu gaisā.

10. Svaiga gaisa padevei glabātavās izmanto filtru sistēmas. Filtros izmanto tādus materiālus, kas nav kaitīgi dokumentiem. Pieļaujamais āra gaisa apjoms kopējā gaisa plūsmā vasarā un ziemā ir līdz 10 % no kopējā gaisa daudzuma, pārejas periodos — līdz 25 %. Filtrus tīra divas reizes gadā.

11. Glabātavās, kurās elektroniskos dokumentus glabā magnētiskajos informācijas nesējos, maksimālā pieļaujamā magnētiskā intensitāte ir AC < 400 A/m un DC < 800 A/m.

12. Pieļaujamais apgaismojuma līmenis optiskajiem informācijas nesējiem ir 42000 lx x h/gadā, magnētiskajiem informācijas nesējiem — 600000 lx x h/gadā.

13. Arhivētos elektroniskos dokumentus glabā šādā veidā:

13.1. optiskos informācijas nesējus — oriģināliepakojumā vai ievietotus speciālos konteineros; plauktā ievieto vertikāli;

13.2. lentveida magnētiskos informācijas nesējus — tiem atbilstošās kasetēs vai īpaši izgatavotos konteineros; plauktā ievieto vertikāli;

13.3. plauktus novieto ne mazāk kā 0,7 m attālumā no sienām, ievēro viena metra attālumu starp plauktu rindām;

13.4. attālums starp konteineru un nākamo plauktu ir 25-50 mm;

13.5. magnētiskajos informācijas nesējos arhivētos datus glabā plauktos, kas nav izgatavoti no ferromagnētiskajiem materiāliem.

14. Ja informācijas nesēju glabāšanai izmanto seifus, tie atbilst aizsardzī­bas klasei S 120 DIS (LVS EN 1047-2:2001 "Drošas uzglabāšanas telpas — Klasifikācija un ugunsdrošības testa metodes — 1.daļa: Datu uzglabāšanas skapji")."

2. Noteikumi stājas spēkā ar 2006.gada 1.janvāri.